SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software - Volksbank Erft eG

SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software
1 Voraussetzungen.
2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto
3 Der SEPA-Zahlungsverkehr
3.1 Die Euro-Überweisung „SEPA Credit Transfer“ (SCT)
3.2 SEPA-Lastschriften „SEPA Debit Transfer“ (SDD)
3.2.1 Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI)
3.2.2 SEPA-Mandate
3.2.3 Mandatsverwaltung
3.2.3.1 Erfassen von SEPA Mandaten
3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten
3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten
3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung
3.2.3.5 Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften
3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])
3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschriften
3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehen Dauerlastschriften
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch). WICHTIG!!!
3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA-Lastschriften
3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand
3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA-Format
3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format
3.3.2 SEPA-Dateien importieren
3.3.3 SEPA-Dateien zur Übertragung einlesen
3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger
3.3.5 SEPA-Datei erstellen
3.3.6 Sonderfunktionen SEPA-Datenverkehr.
3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen
3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 1

1 Voraussetzungen
Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR VR-Networldversionen 4.4 oder höher.
Bitte prüfen Sie über den Fragezeichen (?) -Button in der oberen Taskleiste Auswahlfeld „Über VR VR-
Networld“ , den Versionsstand Ihrer Software:
Ist hier eine niedrigere Version angegeben führen Sie bitte ein Online Online-Update durch.
2 Allgemeine SEPA-Einstellungen Einstellungen am Konto
Grundsätzlich ist Ihre VR-Networld Networld Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA SEPA-
Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden.
Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihren Konto zu überprüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor:
Markieren Sie in der „Kontoübersicht“ Ihr SEPA SEPA-fähiges fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie
anschließend das Konto-Kontextmenü Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die
Auswahl „Konto bearbeiten“ (Bild unten):
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 2

Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld „Eigenschaften des Kontos“ Kontos“, dass die Haken in
den Feldern „SEPA bevorzugt“ und „SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt“ gesetzt sind. Ist die dies nicht der Fall,
setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt:
Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button „Geschäftsvorfälle“ ob hier die Haken im
Feld „durch das Kreditinstitut verwaltete SEPA SEPA-Auftrage“ für SEPA-Überweisungsverkehr verkehr und bei
Lastschrifteinreichungen noch zusätzlich die terminierten Lastschriften und Sammellastschriften angehakt sind
(Bild unten):
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 3

Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button „OK“
Info: Sind diese Felder nicht angehakt kt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung um
den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen.
Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Networld Software geschaffen.
3 Der SEPA-Zahlungsverkehr
Zahlungsverkehr
Der SEPA-Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr in der VR VR-Networld Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige
Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technische Änderungen sind in den einzelnen
folgenden Zahlungstypen beschrieben.
3.1 Die Euro-Überweisungen - „SEPA-Credit-Transfer“ (SCT)
Die Euro-Überweisung Überweisung ist ab 01.02.2014 für Firmen Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden
können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und
Bankleitzahl ankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet die VR VR-Networld Networld Software folgende Möglichkeit an:
Öffnen Sie ein Überweisungsformular, links oben befindet sich ein Auswahlbutton (Bilder unten). Über diesen
steuern Sie einfach durch anklicken, ob Sie ei eine SEPA-Überweisung Überweisung oder ein nationale Überweisung
durchführen möchten.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 4

Überweisung national (Kto./BLZ.) Euro-Überweisung
Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und
der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt
Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von der VR-
Networld Software in das SEPA-Format umgewandel (Bild unten).
INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün
hervorgehoben.
Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten.
3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD)
Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen
und Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen
Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als
Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 5

3.2.1 Gläubiger-Identifikation – Creditor Identifier (CI)
Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese
Gläubiger Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der deutschen Bundesbank beantragen. Auch
die VR-Networld Software stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung.
Über die Reiter Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation (Bild 1), gelangen Sie in die Übersicht der
Gläubiger-Identifikation (Bild 2).
Bild 1: Gläubiger-Identifikation
Bild 2: Gläubiger-Identifikation
Mit dem Button „Eigenschaften“ können Sie eine bestehende Gläubiger-ID bearbeiten und über den Button
„NEU“ gelangen Sie in die Erfassungsmaske eine neuen Gläubiger-Identifikation.
Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben oder über
den hier integrierten Link (blaue Schrift) direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank aufrufen um
eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen.
Ist diese rechnerisch richtig wird sie Grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button „OK“ um diese zu
speichern.
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3.2.2 SEPA-Mandate
Neben der Gläbuiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und
Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul „SEPA Mandats-
Verwaltung“ zur Verfügung.
Klicken Sie hierzu auf „Stammdaten SEPA Mandate“
3.2.3 Mandatsverwaltung
Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der
aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr.
Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E-Mail
an Ihre Zahlungspflichtigen versenden.
Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines
Hakens erzeugt (Button „Drucken“) oder per E-Mail versandt (Button „versenden“) werden.
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3.2.3.1 Erfassen von SEPA-Mandaten
Mandaten
Über den Button „NEU“ erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate.
Feld Bezeichnung:
Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur
innerhalb der VR-Networld Networld Software unterschieden.
Feld Referenz:
Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen.
Über „Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen“ legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest.
Bei einer numerischen Referenz, zählt die VR VR-Networld Networld Software bei jeden neuem Mandat aautomatisch
hoch.
Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 8

Feldbereich Gläubiger:
Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software
erfasst haben (siehe Seite 5). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen.
Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button
„...“ erstellen.
Feld Gläubiger-Identifikationsnummer:
Hier wird die Gläubiger-ID angezeigt, die sie zuvor unter Stammdaten – SEPA – Gläubiger-Identifikation
abgespeichert haben.
Feld Konto:
Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus.
Feld Name:
Erfassen Sie hier den Namen auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist.
Feld Adresse:
Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt.
Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software
automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben.
Feldbereich Zahlungspflichtiger:
Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen
Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen.
Angaben zum Lastschriftverfahren:
Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet
werden soll.
Feld Sequenz:
Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei
wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift.
Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende
Lastschrift.
Feld Status:
Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet
wurden, haben den Status „vorbereitet“, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden,den Status „aktiv“.
Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status „aktiv“ sind nur noch bei ausgewählten
Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem
Mandat eine Mandatsänderung versendet wird.
Feld Auftragsvorlage:
Hier können Sie eine zuvor unter „Stammdaten Auftragsvorlagen“ erstellte SEPA Lastschrift hinterlegt
werden. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift, werden alle Felder mit den Mandat automatisch ausgefüllt.
Feld Ausstellungsdatum:
Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat.
Feld Anmerkung:
Hinterlegen Sie hier Ihre Individuellen Anmerkungen zum Mandat
Feld Zuordnungsschlüssel:
Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format
mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen
Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck.
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3.2.3.2 Bearbeiten von SEPA-Mandaten
Über den Button „Eigenschaften“ bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das
gespeicherte Mandat zum Bearbeiten.
Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies
führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden
muss.
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3.2.3.3 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten
Über den Button „Drucken“ erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und
übergeben dies an Ihre Druckersteuerung.
Über den Button „Versenden“ stellen Sie das Mandat zum E-Mail Versand bereit.
3.2.3.4 Drucken und Versenden der Umdeutungslösung
Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die
vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Wählen Sie anschließend das
entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl „Umdeutung Einzugsermächtigung“ und
Klicken Sie anschließend auf den Button „Drucken“ bzw. den Button „Versenden“ und die Umdeutung wird für
den Zahlungspflichtigen erstellt.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 11

3.2.3.5 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften
Markieren rkieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den
Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA SEPA-Konvertierung. Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button
„SEPA-Lastschriftmandat Lastschriftmandat erstellen“. Die VR VR-Networld orld Software erstellt nun automatisch für alle
Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über „Stammdaten SEPA Mandate“ aufrufen
und ggf. bearbeiten können.
3.2.4 SEPA-Lastschriften Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])
3.2.4.1 Anlegen einer SEPA-Lastschrift
Lastschrift
Die SEPA-Lastschriften Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch
Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz.
Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihren
Berater die Details hierzu vorher klären.
Die SEPA-Basislastschrift Basislastschrift (kurz SDD core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung.
Die SEPA-Firmenlastschrift Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zw zwischen ischen Unternehmen angewandt werden.
Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem
Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte
Zahlung.
Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften Lastschriften in der VR VR-Networld Networld Software technisch, gem. HBCI HBCI-Spezifkation, als
bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum
Erfassen, Ändern und Löschen, wie sie bei bankve bankverwalteten Aufträge bestehen.
Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA SEPA-Lastschrift Lastschrift Art.
Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, Lastschrift, erfolgt analog der Einzugsermächtigung über den roten Button
„Lastschrift“ in der Symbolleiste oder über Kontauswahl „Neu anlegen“ „Lastschrift“
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 12

Im rechten Bereich, erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis-
oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen.
Im Feldbereich „Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin“, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin.
Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-Networld
Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus.
Im Bereich „SEPA Details“, erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht
die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen.
Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu
identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist.
3.2.4.2 SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften
Die SEPA-Konvertierung für bestehende Dauerlastschriften wird mit der VR-Networld Software Version 5.0 zur
Verfügung gestellt.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 13

3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch)
3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA
Das bisherige Format „DTAUS“ kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus den
Datenbestand der VR-Networld Software bzw. oder externen Programmen (Überweisungen oder
Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.B. das Mandat bei
Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt.
Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der
automatisch erzeugten Daten!
Auszug aus dem VR-Networld Software Handbuch:
3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR-Networld Software
„....Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden
Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Menüpunkt „SEPA
Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln“.
Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können.
In dem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und ermittelte
Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen.
Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software können Überweisungen und
Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden.
In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die
Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie
geändert werden mussten (z.B. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen
Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben.
Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button „Alle Bestätigen“ in
die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen.
Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung
direkt in der Übersicht editiert werden.
Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte „Konvertieren“. Der Auftrag
wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert.
Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button „Vorschau“ in
diese Ansicht wechseln.
Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die Aufträge importiert.
3.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien / WICHTIG !!!
Über den Menüpunkt „Datei Import Aufträge DTA Format nach SEPA „ starten Sie den Import und die Konvertierung.
Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierente DTA-Datei aus, die dann nach einem Klick auf den Button
„Importieren“ eingelesen wird. Die Aufträge stehen anschließend im „Ausgangskorb“.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 14

Im Ausgangskorb markieren Sie bitte alle Aufträge und gehen wie in Kapitel 3.2.3.5 beschrieben vor
Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden
können.
Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details.
Kontrolle der konvertierten Überweisungen
In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die
Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie
geändert werden mussten (z.B. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen
Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben.
Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button „Alle Bestätigen“ in
die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen.
Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz
und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden.
Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte „Konvertieren“. Der Auftrag
wird dann nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 15

Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button „Vorschau“ in
diese Ansicht wechseln.
Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die Aufträge importiert.
Kontrolle der konvertierten Lastschriften
Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge
tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt.
Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z.B. Informationen zum
Mandat und dem Lastschrifttyp.
Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der
Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften sollte hier der Sequenztyp
auf erstmailig (erste) gesetzt werden!!!
Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte „Konvertieren“. Der Auftrag
wird anschließend nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert.
Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button „Vorschau“ in
diese Ansicht wechseln.
Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die Aufträge importiert.
3.3.1.3 Konvertierung von Aufträgen im freien Format
Über den Menüpunkt „Datei Import Aufträge Freies Format“ starten Sie den Import.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 16

Nach einem Klick auf den Button „…“ öffnet sich der Dateidialog, in dem Sie die Datei mit den zu importierenden
Aufträgen auswählen können.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 17

Mit einem Klick auf „Importieren“, wird die ausgewählte Datei zum Import übernommen.
Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR VR-NetWorld NetWorld Software soweit wie möglich alle zum
Import notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie bitte alle Informationen und korrigieren oder ergänzen
Sie diese gegebenenfalls.
Feld Datei Importieren:
Feld Format: Wählen Sie hier das Datei-Format Format der zu importierenden Datei.
Feldbereich Import Einstellungen:
Feld Vorlage verwenden:
Haben Sie für die zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen.
Feld Auftragsformat festlegen:
Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPA-
Überweisung oder SEPA Lastschrift)
Wichtig: Um die zu importierenden Aufträge direkt in SEPA Aufträge konvertieren zu können, müssen Sie beim
Auftragsformat als Zielformat „als Euro-Überweisung Überweisung (SEPA)“ oder „als Euro Euro-Lastschrift Lastschrift (SEPA)“ auswählen
Feld Empfänger-/Belastungskonto /Belastungskonto festlegen:
Bestimmen Sie das Auftraggeber Konto, zu denen di die Aufträge importiert werden sollen.
Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift:
Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spalten Spalten- überschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung
erfolgt dann ebenfalls automatisch.
Vorlage für spätere Verwendung speichern:
Aktivieren Sie diese Option um die Einstellungen als Vorlage zu speichern.
beginnen bei Zeile 1:
Ab welcher Zeile soll der Import beginnen (inklusive Spaltenüberschrift)
Trennzeichen:
Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 18

Erfolgt der Import aus einer Excel-, , oder einer Accessdatei oder enthält die erste Zeile eine Spaltenüberschrift, versucht die
VR-NetWorld NetWorld Software die zu importierenden Spalten automatisch richtig zuzuordnen.
Korrigieren, ergänzen oder entfernen Sie die Zuordnungen über die DropDown Auswahl. In der Spalte „Inhalt des
Datensatzes“ können Sie sehen, welche Daten Sie zuordnen wollen. Wenn Sie alle zu importierenden Spalten richtig
zugeordnet haben, können Sie sich das Ergebnis in einer „Vo „Vorschau rschau als Auftrag“ anzeigen lassen, oder den Import und die
Konvertierung mit „OK“ starten.
Bestätigen Sie zum Abschluss noch die Erfolgsmeldung mit der Information über den erfolgreichen Import.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 19

3.3.2 SEPA-Datei importieren
Analog zum Import von DTA-Dateien, Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA SEPA-Datei Datei importiert werden. Über den
Menüpunkt „Datei Datenträgeraustausch SEPA Datei importieren“ wird der Datei Datei-Dialog Dialog geöffnet, mit dem die zu
importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann.
Mit einem Klick auf „Öffnen“, werden die Aufträge aus der gewählten Datei importiert. Anschließend finden Sie die
Zahlungen im Ausgangskorb
3.3.3 SEPA-Datei Datei zur Übertragung einlesen
Um eine SEPA-Datei Datei zur Übertragung einzulesen, ggehen
ehen Sie auf den Menüpunkt „Datei Datenträgeraustausch SEPA
Zur Übertragung einlesen“. Im folgenden Dialog können Sie die SEPA SEPA-Datei Datei auswählen, die sie zur Übertragung einlesen
wollen (siehe auf Punkt 3.3.2)
Klicken Sie nach der Dateiauswahl auf „Importieren“.
mportieren“.
Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie die SEPA-Datei Datei im Ausgangskorb.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 20

Hinweis:
Die Freiheiten bei der Verwendung von SEPA Formaten sind bei der Übertragung mit HBCI HBCI\FinTS FinTS eingeschränkt. So können
z.B. nur Dateien in einem XML-Format Format zur Übertragung eingelesen werden.
3.3.4 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger
Die Ausgabe von Aufträgen (DTA und SEPA) ist über die verschiedensten Wege möglich. Ausgangspunkt sind in der Regel
die aktiven Aufträge im Ausgangskorb.
Die Einreichen von SEPA-Zahlungen Zahlungen auf einem Datenträger sind ab 1. Februar 2014 nicht mehr möglich.
3.3.5 SEPA Datei erstellen
Über das Menü „Datei Datenträgeraustausch SEPA Dateierstellen“ starten SSie
ie die Ausgabe von Aufträgen in einem
SEPA Format (Überweisungen und Lastschriften).
Es öffnet sich das Fenster „Informationen zum Sendevorgang“ in der alle Aufträge noch mal aufgelistet sind.Klicken Sie „Ja“,
um die ausgewählten Aufträge auszugeben. Klicken Sie „Nein“, um diesen Dialog abzubrechen.
Im nächsten Schritt können Sie die Version des SEPA SEPA-Formats Formats wählen, in das die Aufträge exportiert werden sollen.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 21

Die Versionsnummern beziehen sich h auf die Version der Anlage 3 des DFÜ Abkommens, in der die SEPA SEPA-Formate
spezifiziert werden. Sollen SEPA Lastschriften ausgegeben werden, steht die Version 2.3 nicht als Ausgabeformat zur
Verfügung. Wählen Sie an sonsten immer das höchste (zahlenmäßige) Format aus.
Nach der Auswahl der Version des SEPA--Formates
öffnet sich der Datei-Dialog, Dialog, in dem Sie den Speicherort und den
Dateinamen vergeben können.
Die VR-NetWorld Software schlägt automatisch einen eindeutigen Namen für die SEPA Datei vor. Schließen Sie den
Vorgang mit „Speichern“ ab.
Der Dateiname setzt sich dabei zusammen aus:
SEPA_AUFTRAGSART (Lastschrift oder Überweisung)_CT (Überweisung) oder DD (Lastschrift (Lastschrift)
SEPA-VERSION_V23 VERSION_V23 (Version 2.3), V24 (Version 2.4) oder V25 (Version 2.5)
BIC_BIC der Auftraggeber Bankverbindung
DATUM_Erstellungsdatum im Format JJJJMMTT
UHRZEIT_Uhrzeit der Dateierstellung im Format HHMMSS
Wurden zum Versenden Aufträge von verschi verschiedenen edenen Konten einer Bank, oder unterschiedliche Auftragsarten ausgewählt,
wird für jede Variante eine eigene Datei erstellt.
3.3.6 Sonderfunktionen Datenträgeraustausch
3.3.6.1 SEPA-Datei anzeigen
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 22

Möchten Sie sich den Inhalt einer DTA-Diskette Diskette anzeig anzeigen en lassen, haben Sie die Möglichkeit über den Menüpunkt „Datei
Datenträgeraustausch Diskette anzeigen“ den Dateiinhalt aufrufen. Sollten in der DTA DTA-Diskette Diskette mehrere logische Dateien
enthalten sein (mehrere DTA-Dateien Dateien in einer Datei), können Sie die einzelnen logischen DTA-Sätze Sätze über das entsprechende
Eingabefeld zur Ansicht auswählen.
3.3.6.2 SEPA-Datei prüfen
Um eine SEPA-Diskette/Datei Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei
Datenträgeraustausch SEPA Datei prüfen“. Das Ergebnis der Prüfung wird ihnen anschließend angezeigt.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Stand: Mai 2013 23

Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und derer
Aktualisierung, sowie zu SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im
Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung.
Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über das „?“-Fragezeichen
Handbuch“ zur Verfügung.
Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr, erhalten
Sie auf unserer Homepage unter: www.voksbank-erft.de/sepa
Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und
anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht
ganz auszuschließen.
Die Volksbank Erft eG kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung
für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen.
SEPA-Leitfaden VR-Networld Software 4.4 -Stand: Mai 2013 24