Bitzan, Karin ; Gumpenberger, Christian ; Kromp, Brigitte

THEMEN Ausland
Leistungsmessung in Rot-Weiß-Rot
Erfahrungen an wissenschaftlichen Bibliotheken in Österreich
Robert Horvath, Karin Bitzan, Christian Gumpenberger,
Brigitte Kromp, Maria Seissl
Auf Initiative des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur
(BMBWK) wurde im April 2000 die „ARGE Leistungsmessung an wissenschaftlichen
Bibliotheken“ gegründet. Auslöser waren:
Vollrechtsfähigkeit der Universitäten
Sparmaßnahmen/Budgetkürzungen im Bibliotheksbereich
Peer-Evaluationen an mehreren wissenschaftlichen Bibliotheken
selbstkritische Reflexion der eigenen Leistungen
Die ARGE bestand zunächst aus einer 5 Personen-Kerngruppe. Dieser gehörten
ein Vertreter des BMBWK (Leitung) sowie je ein(e) VertreterIn der Universitätsbibliothek
Wien (UBW), der Österreichischen Zentralbibliothek für Physik
(ÖZBPH), der Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität
Wien (UBVUW) sowie der Universitätsbibliothek der Wirtschaftuniversität
Wien (UBWW) an. Damit bestand die ARGE aus VertreterInnen einer Universalbibliothek,
einer Spezialbibliothek mit interuniversitären Aufgaben sowie
zweier Spezialbibliotheken, die aus organisatorischen und zeitlichen Gründen
aus der mittleren Führungsebene rekrutiert wurden.
Nach Ausarbeitung eines einheitlichen Benutzerfragebogens hatte es sich die
Kerngruppe zum Ziel gesetzt, Leistungsindikatoren der ISO Norm 11620 so
auszuarbeiten, dass nachvollziehbare und standardisierte Erhebungen anhand
dieser Indikatoren möglich waren.
Zur Feststellung der Praxistauglichkeit der vorbereiteten Indikatoren konnten
VertreterInnen sogenannter Testbibliotheken gewonnen werden. Diese bildeten
gemeinsam mit den Mitgliedern der Kerngruppe die erweiterte „Großgruppe“,
die zum ersten Mal im Februar 2001 tagte.
Im Herbst 2001 wurde im Rahmen der 3. Sitzung der erweiterten Großgruppe
aufgrund der Komplexität des Themas die Gründung des untergeordneten
Arbeitskreises „Nutzung elektronischer Medien“ beschlossen.
Die Mitglieder der Kerngruppe trafen sich in regelmäßigen Abständen und erarbeiteten
gemeinsam einzelne Indikatoren der ISO Norm 11620. Diese wurden
den VertreterInnen der Testbibliotheken im Rahmen der Sitzungen der
Großgruppe in ca. zweimonatigen Intervallen präsentiert und anschließend zur
Diskussion gestellt. Nach Einigung auf bestimmte Vorgehensweisen wurden
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die SitzungsteilnehmerInnen beauftragt, die Indikatoren in einem definierten
Zeitraum in der eigenen Bibliothek zu testen, die Ergebnisse an den Leiter der
ARGE weiterzuleiten und bei der nächsten Sitzung über ihre Erfahrungen zu
berichten.
Die Auswahl der zu erarbeitenden Indikatoren ergab sich aus einem Ranking,
dem eine Umfrage unter den BibliotheksdirektorInnen vorangegangen war.
Kerngruppe und erweiterte Großgruppe beschäftigten sich mit der Leistungsmessung
im „konventionellen“ Bibliotheksbereich, während der Arbeitskreis
„Nutzung elektronischer Medien“ – wie der Name bereits sagt – ausschließlich
den elektronischen Bereich abdeckt und Indikatoren gemäß ISO Norm 2789
TC 46 SC 8, WG 4 behandelt. Da konventionelle und elektronische Angebote
oft eng miteinander verbunden sind (Bsp. Print- und Online-Journal), war jeweils
ein Repräsentant der elektronischen Gruppe bei der Sitzung der erweiterten
Großgruppe anwesend und umgekehrt.
Gleiche Methoden, größere Akzeptanz durch Mitspracherecht und Synergieeffekte
durch Austausch (z.B. SQL-Abfragen) – nach dem Motto: „Nicht jeder
muss das Rad neu erfinden!“ – sind die Vorteile einer österreichweiten Initiative.
Nachteilhaft ist die eher langsame Entwicklung durch die oft schleppende
Konsensfindung.
Nichtsdestotrotz mündete die Arbeit in einen Leitfaden, der den Bibliotheken
als Arbeitsbehelf zur Verfügung gestellt wurde.
Intention der Arbeitsgruppe war, kurzfristig zu greifbaren Ergebnissen zu
kommen und den Bibliotheken ein Managementinstrument in die Hand zu geben.
Dieses soll primär wertvolle Informationen über die eigene Dienstleistungsqualität
liefern und bei wiederholter Anwendung intrabibliothekarische
Leistungsunterschiede offen legen. Weiter eignet sich Leistungsmessung hervorragend
zur Dokumentation der eigenen Leistungen nach außen (Öffentlichkeitsarbeit)
und Verteidigung der Ressourcen gegenüber dem Unterhaltsträger.
Die von der Kerngruppe ausgearbeiteten Indikatoren nach ISO Norm
11620 im Überblick:
B.1.1.1 Benutzerzufriedenheit
B.2.1.1 Prozentsatz der erreichten primären Nutzergruppe
B.2.1.4 Kosten pro Bibliotheksbesuch
B.2.2.2 Verfügbarkeit von nachgefragten Titeln
B.2.2.3 Anteil der nachgefragten Titel im Bestand
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B.2.2.6 Dokumentnutzungsrate
B.2.3.1 Mittlere Dauer der Dokumentbeschaffung
aus geschlossenen Beständen
B.2.4.1 Bestandsumsatz
B.2.5.1 Geschwindigkeit des Leihverkehrs
(Fernleihegeschwindigkeit)
B.2.9.3 Besetzungsrate der Sitzplätze
B.3.2.1 Durchschnittliche Dauer der Dokumentbearbeitung
Verstellung in den Regalen (shelving accuracy B.2.2.8;
scheint in der dt. Übersetzung von ISO 11620 nicht auf)
Anzahl der Auskünfte (in Anlehnung an B.2.6.1)
Grundsätzlich kamen die Indikatoren aus der Norm unverändert zur Anwendung.
In folgenden Fällen allerdings wurde an österreichische Verhältnisse
angepasst:
Beim gemeinsam erarbeiteten Fragebogen zur Benutzerzufriedenheit wurde
absichtlich eine Skala von 1-4 gewählt, um indifferente BenutzerInnen
zu einer eher positiven oder eher negativen Beurteilung zu veranlassen.
Beim Indikator „Prozentsatz der erreichten primären Nutzergruppe“ wurde
der Beobachtungszeitraum aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen auf
3 Semester ausgedehnt. Die primäre Benutzergruppe wurde bei Bibliotheken
mit übergreifenden Aufgaben erweitert (z.B. niedergelassene Tierärzte
oder Ärzte).
Den Indikator „Durchschnittliche Dauer der Dokumentbearbeitung“
bestimmen wir als durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem Zeitpunkt,
an dem ein Dokument nach dem Einlangen im System bearbeitet wird („arrival
date“) und dem Zeitpunkt, an dem das Buch den Bearbeitungsstatus
„entlehnbar/verfügbar“ erhält.
Als Erhebungsmethode bevorzugte man prinzipiell den Datenexport aus dem
Österreichischen Bibliothekenverbund ALEPH, für notwendige manuelle Datenerfassung
entwickelte die ARGE elektronische Formulare (Fernleihegeschwindigkeit,
Besetzungsrate der Sitzplätze, Anzahl der Auskünfte).
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Ausblick
In Zukunft sollen die Ergebnisse der konventionellen Leistungsmessung mit
den Erkenntnissen der elektronischen Leistungsmessung zusammen geführt
werden. Weiter wird bei der Überarbeitung der Österreichischen Bibliotheksstatistik
darauf geachtet, dass die erhobenen Statistikdaten direkt in die Leistungsmessung
einfließen können.
Erste Ergebnisse der Österreichischen Leistungsmessung wurden bereits am
Deutschen Bibliothekartag 2002 in Augsburg präsentiert. Erhebungsformulare
sowie anonymisierte Ergebnisse sollen in absehbarer Zeit auch elektronisch
zugänglich gemacht werden (Die Webadresse wird in einem der folgenden
Hefte bekannt gegeben.).
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