4.2. EDL-/LLZ-Abwicklung/ Konsignationslager - ABAS Software AG

abas-ERP/Automotive
Leistungsbeschreibung abas-ERP/Automotive
Version 2009
Für die Automobilindustrie
Stand: März 2009
Änderungen vorbehalten

Inhaltsverzeichnis
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2009
1. Einführung........................................................................... 3
2. EDI .................................................................................... 4
3. Vertrieb-Automotive .............................................................. 8
3.1. Rahmenaufträge..................................................................9
3.2. Abrufverwaltung ................................................................10
3.3. Preishistorie ......................................................................11
4. Versand-Automotive ............................................................ 12
4.1. Versandplanung ................................................................12
4.2. EDL-/LLZ-Abwicklung/ Konsignationslager ...........................14
4.3. Behältermanagement / Packmittelverwaltung .......................15
5. Fakturierung - Automotive .................................................... 17
5.1. Gutschriftsverfahren...........................................................17
5.2. Nachfaktura......................................................................17
5.3. Zahlungsavis.....................................................................17
6. Lieferantenanbindung.......................................................... 18
6.1. Lieferabruf ........................................................................18
7. Kontakt............................................................................. 19

2009
1. Einführung
Unter der Dachmarke abas-Business-Software werden die Produkte
abas-ERP für die Fertigung, abas-Handel für Handels- und
Dienstleistungsunternehmen und die eBusiness-Lösung abas-eB
zusammengefasst.
Das Leistungsspektrum der abas-Business-Software umfasst neben
Verkauf/Auftragswesen/Versand, Einkauf, Bestellwesen, Lagerwesen,
Disposition, Logistik, Materialwirtschaft/WWS, Fertigung/PPS,
Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling,
eBusiness, Portal auch die Funktion EDI.
Speziell für Automobilzulieferer steht Ihnen optional abas-
ERP/Automotive zur Verfügung. Das hoch flexible ERP-System abas-
Business-Software ist die Basis für viele Anwendungen in abas-
ERP/Automotive und punktet durch einfache Individualisierungs- und
Erweiterungsmöglichkeiten – egal, wie Ihre Anforderungen für die Zukunft
aussehen, die abas-Business-Software unterstützt Ihren Erfolg!
(Weitere Informationen zu Funktionen entnehmen Sie bitte der separaten
Leistungsbeschreibung zu abas-ERP.)
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2. EDI
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2009
Elektronischer Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) ist der
automatische Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen
den betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen mehrerer
Geschäftspartner über Medien der Telekommunikation.
Der Einsatz von EDI bietet die volle Kontrolle des gesamten Waren-,
Daten- und Geldflusses. Dadurch ist ein flexibles Partnernetzwerk
ganzheitlich steuerbar.
Im Gegensatz zur Übermittlung von Geschäftsdokumenten per Post oder
Fax, bei der es durch den Transport und die Neuerfassung der Daten zu
Zeitverlusten und Erfassungsfehlern kommen kann, werden mit EDI die
Daten in Sekundenschnelle und in elektronischer Form übermittelt.
Mit Hilfe von EDI werden beispielsweise Abrufe vom ERP/PPS-System des
Kunden direkt zum ERP/PPS-System des Lieferanten übertragen.
Die EDI-Funktionen im System unterstützen das Datenaustauschformat
der deutschen Automobilindustrie VDA, ANSI X.12, EDIFACT-Subset der
europäischen Automobilindustrie ODETTE (Organisation for Data
Exchange and Tele Transmission Europe) und EDIFACT (Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport). So können
beispielsweise Lieferabrufe und Feinabrufe nach VDA-Standard
empfangen und Rechnungen und Lieferscheine in diesen Formaten
abgeschickt werden.

Geschäftsprozesse im Überblick
Datenaustauschformate
Geschäftsprozesse
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2009
VDA Odette EDIFACT ANSI X.12
Lieferabrufe 4905 DELINS DELFOR 830
Feinabrufe 4915 DELINS DELJIT 862
Lieferschein- / Transportdaten 4913 AVIEXP DESADV 856
EDL – Abwicklung 4913 ­ - ­
Warenanhänger 4902 - ­ -
Warenbegleitschein 4912 ­ ­ ­
Speditionsauftrag 4922 ­ ­ ­
Rechnungen 4906 INVOIC INVOIC 820
Zahlungsavis 4907 ­ ­ ­
Gutschriften 4908 INVOIC CREADV 820
Ladungsträger – Kontoauszug 4927 ­ ­ ­
EDI-Abwicklung und EDI-Datenbank
Unabhängig davon, ob
es sich bei einer EDI-
Abwicklung um eingehende
oder ausgehende
Inhouse-Dateien handelt,
ist die EDI-
Datenbank die zentrale
Stelle im System. Sie
bietet vor allem eine
komfortable Fehlerbearbeitung,
ist aber auch
eine Archiv-Stelle für alle
ein- und ausgehenden
Dateien.

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2009
In der EDI-Datenbank werden alle ein- und ausgehenden Inhouse-
Dateien als Datensätze gespeichert und auf Datenkonsistenz geprüft. Ist
ein fehlerhafter Datensatz vorhanden, befindet sich z. B. in einem
eingehenden Auftrag eine unbekannte Artikelnummer, wird der Fehler
vom System gemeldet.
Eingehende EDI-Nachrichten
Das Empfangen einer EDI-Nachricht gliedert sich in zwei Etappen: Erstens
die Übernahme der Nachricht (Lieferabruf, Gutschrift) in die EDI-
Datenbank, und zweitens das Verarbeiten des EDI-Datensatzes.
Verarbeiten des EDI-Datensatzes
Was durch das Verarbeiten eines EDI-Vorgangs im System geschehen
soll, ist abhängig von der eingehenden Nachricht. Bei eingehendem
Lieferabruf wird beispielsweise ein Auftrag in der Verkaufs-Datenbank
angelegt.
Ausgehende EDI-Nachrichten
Das Senden einer EDI-Nachricht gliedert sich in zwei Etappen: Erstens die
Übernahme der Nachricht (Lieferschein, Rechnung) in die EDI-
Datenbank, und zweitens das Senden des EDI-Datensatzes.

2009
EDI-Zentrale (Automotive)
Die EDI-Zentrale ist ein EDI-Überwachungswerkzeug, das Ihre EDI-
Datenbank für den gewünschten Zeitraum prüft und die Ergebnisse
auflistet.
Das Infosystem EDI-Zentrale gibt einen Überblick über das Geschehen im
Bereich EDI. Durch dieses Monitorwerkzeug wird Ihnen mehr Transparenz
über den Arbeitsablauf im Bereich EDI angeboten. Die Visualisierung der
eingehenden und ausgehenden EDI-Nachrichten hilft u.a. bei der
Fehlerbeseitigung.
Sie sind in der Lage die Original-Nachrichten und Protokolle
auszudrucken oder den EDI-Import und -Export sehr einfach zu
konfigurieren. Die Darstellung der aktuellen Ergebnisse oder der
Vergangenheitsdaten führt zu einer spürbaren Erleichterung bei der
Informationsbeschaffung.
"EDI einrichten/testen" und "EDI-Stammdaten Import/Export"
EDI ist in wenigen Arbeitsschritten in einem neuen Mandanten
eingerichtet. Weiterhin können EDI-relevante Teststammdaten angelegt
werden, die eine schnelle Erfassung der EDI-Stammdaten für Schulungen,
Präsentationen und Funktionstests ermöglichen.
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3. Vertrieb-Automotive
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Die Geschäftsprozesse der Automobilhersteller stellen höchste Anforderungen
an die Lieferbereitschaft, Zuverlässigkeit, Qualität und Flexibilität ihrer
Lieferanten.
abas-ERP/Automotive ist eine spezielle Komplettlösung für mittelständische
Automobil-Zulieferer. Angepasst an die organisatorischen Bedürfnisse
der Automobil-Zulieferer ist die ERP-Standard-Software flexibel und
reagiert schnell auf aktuelle Marktanforderungen.
abas-ERP/Automotive unterstützt Unternehmen beim Management der
Abwicklung in einer komplexen Zulieferkette und koordiniert alle
vereinbarten logistischen Prozesse zwischen Zulieferer/Unterlieferant und
Automobilhersteller. Zudem stellt die Online-Integration der
standardisierten EDI-Prozesse einen erheblichen Wettbewerbsvorteil dar.
abas-ERP/Automotive

2009
3.1. Rahmenaufträge
In abas-ERP/Automotive werden die in der Automotive-Branche üblichen
Rahmenkontrakte verwaltet. Zugrunde liegen die Vereinbarungen über
die Abnahmemenge von Artikeln zu festgelegten Konditionen zwischen
Lieferanten und Kunden.
Die Rahmenvereinbarungen werden in gesonderten Datenobjekten
verwaltet, die das sogenannte Rahmenauftragsobligo bilden. In den
Rahmenaufträgen werden die Fortschrittszahlen (bereits gelieferte
Mengen, abgerufene Mengen und die Restbestände je Artikel) geführt.
Eine Kontrolle und Überwachung der mit dem Kunden vereinbarten
Verträge ist somit jederzeit möglich.
Rahmenauftrag im Überblick
�� Erfassen der Abrufaufträge, Lieferabrufe, Feinabrufe usw.
�� Überwachung der Rahmenaufträge, Preise, Mengen und Gültigkeitsdauer
�� Fortschrittszahlenverwaltung im Rahmenauftrag
�� Preishistorie
�� Lieferhistorie
�� Berücksichtigung der Lieferzeit in der Disposition
�� Warnhinweis bei Über-/Unterschreitung bei Abrufmengendifferenzen
�� Verwaltung der Konstruktionsänderungsstände
�� Verwaltung von Packmittelstrukturen
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3.2. Abrufverwaltung
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Die Komponente zur Verwaltung von Lieferabrufen/Feinabrufen bietet das
Erstellen und Ändern von Abrufaufträgen über die
Schnellerfassungsmaske im Dialog oder automatisch per EDI. Die
übermittelten Planmengen werden durch das System automatisch in den
Produktionsplan anhand von Schlüsselkriterien eingelastet. Die
Visualisierung der aktuellen Abrufsituation wird in der
Abrufinformationsmaske dargestellt. Hier sehen Sie neben den aktuellen
Einteilungen mit Fortschrittszahlen auch die Lieferfortschrittszahl, die
Eingangsfortschrittszahl, sowie die Transitmenge (Unterwegsbestand).
Die per EDI eingehenden Feinabrufe werden automatisch im System an
die Versandsteuerung zur Feinplanung übergeben. Neben dem
Eintrefftermin wird auch die Eintreffzeit verwaltet und sichergestellt.
Abrufverwaltung im Überblick
�� Erstellen von Lieferabrufen/Feinabrufen über die Schnellerfassungsmaske
�� Erstellen und Aktualisieren von Lieferabrufen/Feinabrufen automatisch per EDI
�� Darstellung der Lieferabrufe/Feinabrufe (Liefereinteilung) im Abgleich
Lieferabruf/Feinabruf alt zu neu im Dialog
�� Verwaltung von Lieferabrufen/Feinabrufen zu den Rahmenaufträgen
�� Berücksichtigung von Transitmengen (Unterwegsbestand)
�� Lieferabrufhistorie/Feinabrufhistorie

2009
3.3. Preishistorie
Bei Preisverhandlungen mit Kunden ist es wichtig, einen Überblick über
alle bisher ausgehandelten Preise zu haben. Wenn die Preise über
mehrere Jahre festgelegt worden sind, müssen bei der
Auftragserfassung immer die richtigen Preise in Abhängigkeit des
gewünschten Liefertermins einbezogen werden.
Die abas-Preishistorie zeigt Ihnen die Preise eines Artikels inklusive des
Gültigkeitsdatums. Sie können die Gültigkeitsangaben der vorhandenen
Preise ändern oder auch schon heute zukünftige Preise anlegen. Mit der
abas-Funktion Preishistorie verschaffen Sie sich schnell einen Überblick
über die Preisentwicklung eines bestellten Artikels.
Preishistorie im Überblick
�� Schnelle Information über historische oder zukünftige Artikelpreise eines Kunden
�� Überblick über die Preisentwicklung eines Artikels
�� Preisinformationen sind stets auf dem aktuellsten Stand
�� Keine Verluste durch falsche Preisinformationen
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4. Versand-Automotive
4.1. Versandplanung
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Die Versandplanung kombiniert alle Arbeitsschritte für Ihren Versand.
Hier wird Ihnen ein weiteres Tool zur Verfügung gestellt, das den
wachsenden Anforderungen der Automotive-Branche gerecht wird und
die effiziente Bearbeitung bei der Versandplanung und -abwicklung
gewährleistet.
Der Versand umfasst Funktionen für die Versandplanung, die
Packmittelverwaltung, die Kommissionierung, sowie die Zoll- und
Exportabwicklung.
Aktuelle und übersichtliche Dialoginformationen der lieferfähigen
Aufträge, deren Bearbeitungsstatus und der Zugriff zu Liefer- und
Versandbedingungen sorgen dafür, dass Ihre Versandabteilung immer
bestens informiert ist.
Durch den Einsatz der Versandplanung ist es möglich, die logistischen
Prozesse durch eine größere Überschaubarkeit und die Schaffung eines
besseren Transportumfelds in Einklang zu bringen, wobei auch eine
Kosten- und Zeitersparnis durch die Verkürzung der Lagerhaltung erzielt
wird. Eine effiziente Versandplanung garantiert dadurch die
schnellstmögliche Lieferung zum Kunden.
Mit der Versandplanung bearbeiten Sie Gesamtlieferungen,
Teillieferungen, Restlieferungen und Sammellieferungen über eine
Dialogmaske. Alle damit verbundenen Arbeiten wie "Speditionsaufträge
anlegen", "Packmittel eintragen", "Lieferscheine anlegen", "Versandpapiere
drucken" (z. B. Frachtbrief, Warenbegleitschein, Warenanhänger inklusive
Barcode, Paketaufkleber) werden dabei unterstützt.

2009
Mit Hilfe der Kommissionierliste kann die Lieferung im Lager
zusammengestellt werden. Anhand der Ladeliste wissen Sie, wie die Ware
verpackt und dem Logistikdienstleister zu übergeben ist. Durch die
integrierte Anzeige der Verfügbarkeit haben Sie stets einen Überblick der
aktuellen Bestände. Kurzfristige Änderungen können selbst nach Erstellen
der Lieferscheine noch berücksichtigt werden. Die automatische
Verbuchung im Lager gewährleistet stets aktuelle Lagerbestände.
Somit erreichen Sie ein hohes Maß an Flexibilität und Liefertreue.
Versandplanung im Überblick
�� Versandavis
�� Versandvorschlagsliste
�� Abfrage und Analyse des Lieferobligos
�� Selektion und Gruppierung von Lieferpositionen nach verschiedenen Kriterien
�� Tourenplanung
�� Gesamtlieferungen, Teillieferungen, Restlieferungen, Sammellieferungen
�� Rückstandsverwaltung
�� Retouren
�� Verfügbarkeitsprüfung
�� Erstellen von Lieferscheinen und Speditionsaufträgen
�� Erstellen von Sammellieferscheinen und Sammelspeditionsaufträgen
�� Laden und Speichern von Versandplänen
�� Nachträgliches Ändern bereits erstellter Lieferscheine
�� Automatische Verbuchung im Lager
�� Umlagerungen an andere Lager
�� Automatisches Ermitteln der benötigten Packmittel laut Packanweisung
�� Ändern der Packanweisungen
�� Drucken der benötigten Papiere
�� Kommissionierlisten (Picklisten)
�� Versandpapiere wie zum Beispiel:
- Lieferscheine
- Speditionsaufträge
- Paketaufkleber
- Frachtbriefe
- Versandetiketten
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4.2. EDL-/LLZ-Abwicklung/
Konsignationslager
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Die Anlieferung der abgehenden Sendungen erfolgt nicht direkt beim
Kunden (Automobilhersteller), sondern an einen externen Dienstleister
(EDL). Auch die per EDI übermittelten Unterlagen, wie der DFÜ-
Warenbegleitschein oder das Lieferavis, werden direkt an den externen
Dienstleister übermittelt.
Der externe Dienstleister bietet sein Lager für die Abwicklung der
Warenlieferungen an. Der Kunde wird nur durch den externen
Dienstleister beliefert.
Die Verwaltung von Konsignationslagern bei externen Dienstleistern bzw.
bei Lieferanten-Logistik-Zentren (LLZ) für den Kunden wird in abas-ERP
nach VDA 4913 unterstützt. Dazu gehören beispielsweise die direkte
Belieferung dieser Lager, die Abwicklung über Speditionen, die
Bestandsführung und die Überwachung eingestellter Mindestbestände,
sowie die Abrechnung nach der Entnahme mit dem Kunden.
EDL-/LZZ-Abwicklung/Konsignationslager
�� Umbuchung und Verwaltung der Artikel und Packmittel auf das EDL-Lager
�� Lieferschein/Lieferavis an EDL/Versandpapiere
�� Rechnungsstellung an den Kunden nach der Entnahmemeldung durch den EDL
�� Automatische Verarbeitung aller Vorgangsschlüssel nach VDA 4913

2009
4.3. Behältermanagement /
Packmittelverwaltung
In zahlreichen Branchen werden Materialien und Produkte in
Mehrwegbehältern befördert. Die Verfügbarkeit geeigneter Behälter ist
folglich die Bedingung für die Funktionsfähigkeit des Materialflusses. Mit
dem Behältermanagement der abas-Business-Software können Sie Ihr
Unternehmen organisieren und auf diese Weise nicht nur Ihre Kosten
senken, sondern darüber hinaus auch Ihre Versorgungsqualität steigern.
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Durch den modularen Aufbau der Packmittelverwaltung von abas-ERP
werden komplexe Packmittelstrukturen gemäß den Packmittelvorschriften
der Automobilhersteller verwaltet. Diese Strukturen berücksichtigen
beispielsweise die Innenverpackung, Deckel, Böden, Trennmittel,
Rahmen, Kleinladungsträger, Paletten, Gitterboxen, etc.
Um ein hohes Maß an Flexibilität bei der Versandplanung zu
gewährleisten, können Sie Varianten von Packmittelstrukturen hinterlegen.
Es ist möglich einen Bestandsabgleich nach VDA 4927 durchzuführen.
Neben den aktuellen Beständen werden auch die einzelnen Bewegungen
festgehalten.
Packmittelverwaltung im Überblick
�� Definition der Packmittelvorschriften der Kunden im Rahmenauftrag
�� Vorschlag der Packmittelstruktur bei der Versandplanung
�� Automatische Vergabe der Packstücknummern
�� Brutto-/Nettogewichtberechnung
�� Druck aller relevanten Warenanhänger gemäß VDA 4902
�� Packmittelbestandsführung
�� Ladungsträger-Kontoauszug nach VDA 4927
�� Automatisches Ermitteln der benötigten Packmittel laut Packanweisung
�� Ändern der Packanweisungen

2009
5. Fakturierung - Automotive
5.1. Gutschriftsverfahren
Durch das Gutschriftsverfahren wird die Fakturierungsabwicklung
zwischen Ihnen und Ihrem Kunden effizienter: Denn die Kunden sind
direkt am Fakturierungsprozess beteiligt, es muss keine Rechnung gestellt
werden. Fakturabelege werden vom Kunden vorbereitet und Sie
vergleichen diese entweder mit Ihren eigenen bereits erstellten
Rechnungen (Standard-Gutschriftsverfahren) oder verwenden Belege des
Kunden (Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung) für die Erstellung
interner Rechnungen.
5.2. Nachfaktura
Aufgrund der langen Laufzeiten von Lieferplänen kann sich der Preis eines
Materials nach Fakturierung und Abrechnung ändern. In diesem Fall
müssen die Fakturabelege mit dem neuen Preis umgewertet werden. Mit
der Nachfaktura wird bei der Fakturierung eine neue Preisfindung
durchgeführt und somit sichergestellt, dass alle Änderungen an
Preisvereinbarungen berücksichtigt werden.
5.3. Zahlungsavis
Das Zahlungsavis ist eine Mitteilung vom Kunden an den Lieferanten. Es
enthält die Detailinformationen zu einer Eingangszahlung, die für die
Zuordnung und den Ausgleich der offenen Posten benötigt werden. Die
Informationen beziehen sich auf Zahlungen von Rechnungen bzw.
Gutschriften.
In abas-ERP/Automotive können Zahlungsavise automatisch empfangen
und ausgedruckt werden. So stehen Ihnen alle Angaben wie
Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und weitere Informationen zu den
bezahlten Positionen (z. B. Bruttobetrag, Nettobetrag, Skontobetrag)
sofort zur Verfügung. Sie erhalten Informationen über die Differenzgründe
sowie Angaben, die Sie zur Identifizierung des offenen Postens brauchen,
wie z. B. Belegnummer, Referenznummer, Fakturanummer.
Fakturierung im Überblick
�� Automatischer Abgleich der Gutschriftdaten mit den internen Belegen
(Lieferschein/Rechnung)
�� Darstellung der Preis-/Mengen-/Aufrundungsdifferenzen von Gutschriften
�� Darstellung der Preisdifferenzen für die Nachfaktura
�� Abgleich der Zahlungsavisdaten mit den internen Belegen
(Rechnung/Gutschrift)
�� JasperReport-Rechnungslayout nach DIN 4991 und VDA
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6. Lieferantenanbindung
6.1. Lieferabruf
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abas-ERP/Automotive ermöglicht das Erstellen und Senden von
Abrufbestellungen an den Lieferanten. Die von der Disposition
übermittelten Bestellvorschläge werden übersichtlich visualisiert und Sie
können diese in Lieferabrufbestellungen umwandeln und automatisch per
EDI an den Lieferanten senden.

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7. Kontakt
ABAS Software AG
Südendstraße 42
76135 Karlsruhe
GERMANY
Tel. +49 7 21 / 9 67 23 -0
Fax +49 7 21 / 9 67 23 -100
info@abas.de
www.abas.de
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