Elektronisches Managementsystem für die ... - fme AG

Elektronisches Managementsystem für die
Der Großanlagenbau steht unter Druck. Wettbewerber aus China und Südkorea gewinnen Marktanteile
und drücken die Preise. Eine bessere Integration der Zulieferer könnte die Projekte beschleunigen und Kosten
senken. Doch bisher entstehen bei Planung, Aufbau und Inbetriebnahme industrieller Großanlagen
durch fehlende Interoperabilität von Verfahren, Programmen und Dokumenten Mehrkosten in Milliardenhöhe.
Ein Lösungsansatz verspricht hier Abhilfe: das elektronische Lieferanten-Dokumentations-Managementsystem.
Wettbewerber aus China und
Südkorea haben ihren Weltmarktanteil
seit 2006 von
10 auf 20% verdoppelt, so eine Studie
von Management Engineers und
VDMA. Deutsche Anlagenbauer wollen
deshalb stärker an der Kosteneffizienz
arbeiten und u.a. Zulieferer frühzeitiger
und umfassender integrieren. Eine der
großen Hürden dabei ist allerdings,
dass es bei der Planung und Realisierung
von Großanlagen an Standards
für die Kommunikation und den Datenaustausch
zwischen den beteiligten
Akteuren fehlt. Dadurch entstehen
hohe Mehrkosten. Sie werden verursacht
in den Bereichen Entwicklung,
Konstruktion, Einkauf, Errichtung und
Inbetriebsetzung, durch inkompatible
Software-Systeme und ineffiziente Pa-
pier-basierende Dokumentations- und
Freigabeprozesse (laut einer Studie des
U.S. Department of Commerce Technology
Administration, DoC).
Herausforderung
Zuliefererdokumentation
Bei der Zusammenarbeit mit Zulieferern
entstehen allein schon durch die riesigen
Mengen an gelieferten Gewerken,
Aggregaten, Komponenten und den
dazu gehörenden vertraglichen Details
und Dokumenten große Herausforderungen
für das Projekt-Management.
Für das Dokumentenmanagement werden
ganze Stäbe von Mitarbeitern beschäftigt.
Es geht um 100.000de von
Zeichnungen, 1.000de von ein- und
ausgehenden Dokumentationspaketen
Lieferantenmanagement
Lieferantendokumentation
Lieferanten bei industriellen
Großanlagen besser integrieren
(Transmittals), die zuverlässige Validierung
der großen Zahl empfangener
Dokumente, die korrekte interne Verteilung
an die zuständigen Fachbereiche
und die Verwaltung unzähliger Dokumentversionen
und Referenzdateien.
In den Projektbüros und Document
Centern der Anlagenbauer und deren
Kunden wird ein beträchtlicher Aufwand
allein dafür verwendet, ausgehende
Planungsunterlagen zu kopieren
und an den richtigen Adressaten zu
versenden. Eingehende Dokumente
müssen importiert, klassifiziert, gespeichert,
verteilt, geprüft, freigegeben und
evtl. zurückgesendet werden. Dabei
wird dokumentiert, was wann an wen
geschickt wurde und wie oft z.B. Zeichnungen,
Teilelisten oder Pläne geändert
wurden. Dafür werden oftmals noch
SPS-Magazin Ausgabe 6/2012
Bild 1: Die Lieferantendokumentation
mit tausenden
von Einzel-Dokumenten
mit häufigen Änderungen
über den langen Anlagenlebenszyklus
konsistent
und Up-to-Date zu halten,
ist ohne Dokumentenmanagement
teuer und mit
hohen Haftungsrisiken verbunden.
179

Lieferantenmanagement
Bild 2: Mit einem Managementsystem für die Lieferantendokumentation steht erstmals ein vollständiger Verwaltungsprozess für Zulieferer-Dokumente
zur Verfügung. Prozesse können so beschleunigt, transparenter gestaltet und standardisiert werden.
Papier-basierte oder manuell geführte
EDV-Listen (wie Excel-Sheets) verwendet,
die fehleranfällig und aufwändig
sind und deshalb keine ausreichende
Rechtssicherheit und keine schnellen
Prozesse gewährleisten.
Verwaltung von Zulieferer-
Dokumenten
Bei der Verwaltung der Lieferantendokumentation
geht es darum, alle Prozessschritte
vollständig elektronisch zu
unterstützen. Dies gilt für alle Stadien
des Anlagenlebenszyklus – von der Planung
bis zur Übergabe, der Wartung,
den Betrieb, den Umbau und schließlich
den Rückbau. Zu den wichtigsten
unterstützten Prozessen gehören:
• Verträge, Unterverträge & Bestellungen analysieren
• Dokumentationsverpflichtungen identifizieren
• Einstellen der elektronischen Prozesse für die
Lieferantendokumentation
• Zusenden der Zulieferer-Dokumentation durch
den Zulieferer
• Massenimport der Zulieferdokumentation
• Dokumente intern verteilen
• Dokumente innerhalb vertraglicher Umlaufzeiten
prüfen und kommentieren
• Kommentare zu nicht freigegebenen Dokumenten
zusammenführen
• Rücksenden der Änderungswünsche innerhalb
vereinbarter Vertragszeiträume
• Fortschrittskontrolle gegenüber geplanten Lieferterminen
(Projektstatus)
180 SPS-Magazin Ausgabe 6/2012
Ein elektronisches
Lieferantendokumentations-
Managementsystem
Mit dem Lösungsansatz eines Dokumenten-Managementsystems
(DMS)
für die Lieferantendokumentation steht
erstmals ein vollständiger Verwaltungsprozess
für Zulieferer-Dokumente zur
Verfügung. Das Ziel ist, die Prozesse zu
beschleunigen, transparenter zu gestalten
und zu standardisieren. Verfügbare
Best-Practice-Erfahrungen sind
dabei sehr hilfreich. Die einzelnen Prozessschritte
bei der Verwaltung von Zulieferer-Dokumenten
können mit einem
DMS elektronisch unterstützt und weitgehend
automatisiert werden. So ist es
erstmals möglich, automatisierte Reports
für das Nachverfolgen und Überwachen
der vertraglich zugesicherten
Zulieferer-Dokumentation zu nutzen.
Manuelle Reports waren bisher mit
einem sehr großen Aufwand verbunden.
Die automatischen Reports zeigen
z.B., welche Dokumente überfällig sind
und zusätzliche Warnmeldungen informieren
über nicht eingehaltene Fristen.
Dadurch können korrigierende Maßnahmen
frühzeitiger eingeleitet werden.
Ein weiterer Ansatzpunkt für Kostensenkungen
ist das automatische Validieren
von Metadaten empfangener
Dokumente. Bisher mussten diese Do-
kumente manuell auf die Übereinstimmung
mit den Geschäftsregeln überprüft
werden. Das DMS übernimmt im
nächsten Schritt das Management der
internen Prüf- und Freigabeprozesse.
Das umfasst die interne Verteilung, den
internen elektronischen Workflow, das
Überwachen von Abgabeterminen
sowie die Kontrolle von Vertragsverpflichtungen
für Einreichung, Prüfung,
Zusammenführung, Freigabe und
Überarbeitung. Durch die elektronische
Steuerung werden die Prozesse schneller
und effizienter abgearbeitet. Liegezeiten
lassen sich so minimieren und
Terminverzögerungen frühzeitiger erkennen.
Auch der anschließende Dokumenten-Transfer
von und zu Zulieferern
wird schneller, elektronisch eindeutig
dokumentiert und damit jederzeit
nachvollziehbar. Forderungen von
Lieferanten oder Forderungen an Lieferanten
lassen sich besser durchsetzen
bzw. abwehren.
Effizientere und schnellere
Prozesse
Nach den Erfahrungen der fme AG
können mit einem Lieferanten-DMS
fünf grundlegende Vorteile erreicht
werden:
• Vollständig elektronische Prozesse – erstmals
wird der Verwaltungsprozess für Zulieferer-

Dokumente vollständig elektronisch unterstützt.
• Schnellere Prozesse – die Abläufe werden effizienter,
Prozesse verkürzt und Durchlaufzeiten
verringert.
• Bessere Kontrolle – es wird sichergestellt, dass
die vertraglich zugesicherte Zulieferer-Dokumentation
lückenlos nachverfolgt und überwacht
wird.
• Größere Transparenz – Vertragsverpflichtungen
sowie Liefer- und Abgabetermine werden
automatisiert überwacht und ihr Status ist jederzeit
nachvollziehbar.
• Geringere Haftungs- und Schadenersatzrisiken
– durch den lückenlosen elektronischen
Nachweis aller Freigabe- und Dokument-
Transfer-Prozesse von und zu Zulieferern wer
den auch die rechtlichen Risiken minimiert.
Einführung eines Lieferanten-DMS
Bei der Einführung eines Lieferanten-
DMS empfiehlt die fme AG zu Beginn
die Durchführung eines Best-Practice-
Workshops. Hier kann der aktuelle Status
anhand eines Reifegrad-Modells
bestimmt, der daraus resultierende
Handlungsbedarf ermittelt und ein
Maßnahmenkatalog definiert werden.
Im 5-stufigen Reifegrad-Modell stellen
der rein elektronische Austausch und
dessen Dokumentation die höchste
Stufe dar. Der zunehmende Reifegrad
von der Stufe 1 (Austausch von Papier)
bis zur höchsten Stufe wird durch vier
Faktoren bestimmt:
1.Dem Wandel vom Papier zum elektronischen
Austausch
2.Dem Wandel vom Papier-gestützten zum
elektronischen Nachweis
3.Dem Wandel von der Bringschuld zur Holpflicht
4.Die zunehmende Automatisierung des Prozesses
(vgl. Abbildung ‘Reifegrad-Modell’).
Mit dem Reifegradabgleich wird ermittelt,
wo das Unternehmen aktuell
steht und in welchem Zeitrahmen das
Ziel-Level erreicht werden soll („wir
sind heute auf Level 2 und wollen in
drei Jahren Level 4 erreichen“). Aus
diesem Schritt ergeben sich der Handlungsbedarf
und ein Maßnahmenplan,
Lieferantenmanagement
Bild 3: In einem Best-Practice-Workshop kann der aktuelle Status im Unternehmen anhand eines Reifegrad-Modells bestimmt, der daraus
resultierende Handlungsbedarf ermittelt und ein Maßnahmenkatalog definiert werden.
um das Ziel-Level zu erreichen. Orientiert
am Reifegrad-Modell ergibt sich
der größte Nutzen im Level 5, wenn
der Empfänger direkt auf relevante
Dokumente im PDMS (Plant-Documentation-Management-System)zugreifen
kann; wo Dokumente aus-
/eingecheckt werden und die Zugriffs-
/Empfangsbestätigung automatisch
beim Check-out/in erfolgt. Stehen diesem
Ansatz sicherheitstechnische Bedenken
im Weg, empfiehlt sich eine
portalbasierende Lösung (Level 4). ■
www.fme.de
Autor: Martin Ortgies, Fachjournalist
SPS-Magazin Ausgabe 6/2012
181