Elektronisches Managementsystem für die ... - fme AG
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Lieferantenmanagement<br />
Bild 2: Mit einem <strong>Managementsystem</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> Lieferantendokumentation steht erstmals ein vollständiger Verwaltungsprozess <strong>für</strong> Zulieferer-Dokumente<br />
zur Verfügung. Prozesse können so beschleunigt, transparenter gestaltet und standardisiert werden.<br />
Papier-basierte oder manuell geführte<br />
EDV-Listen (wie Excel-Sheets) verwendet,<br />
<strong>die</strong> fehleranfällig und aufwändig<br />
sind und deshalb keine ausreichende<br />
Rechtssicherheit und keine schnellen<br />
Prozesse gewährleisten.<br />
Verwaltung von Zulieferer-<br />
Dokumenten<br />
Bei der Verwaltung der Lieferantendokumentation<br />
geht es darum, alle Prozessschritte<br />
vollständig elektronisch zu<br />
unterstützen. Dies gilt <strong>für</strong> alle Sta<strong>die</strong>n<br />
des Anlagenlebenszyklus – von der Planung<br />
bis zur Übergabe, der Wartung,<br />
den Betrieb, den Umbau und schließlich<br />
den Rückbau. Zu den wichtigsten<br />
unterstützten Prozessen gehören:<br />
• Verträge, Unterverträge & Bestellungen analysieren<br />
• Dokumentationsverpflichtungen identifizieren<br />
• Einstellen der elektronischen Prozesse <strong>für</strong> <strong>die</strong><br />
Lieferantendokumentation<br />
• Zusenden der Zulieferer-Dokumentation durch<br />
den Zulieferer<br />
• Massenimport der Zulieferdokumentation<br />
• Dokumente intern verteilen<br />
• Dokumente innerhalb vertraglicher Umlaufzeiten<br />
prüfen und kommentieren<br />
• Kommentare zu nicht freigegebenen Dokumenten<br />
zusammenführen<br />
• Rücksenden der Änderungswünsche innerhalb<br />
vereinbarter Vertragszeiträume<br />
• Fortschrittskontrolle gegenüber geplanten Lieferterminen<br />
(Projektstatus)<br />
180 SPS-Magazin Ausgabe 6/2012<br />
Ein elektronisches<br />
Lieferantendokumentations-<br />
<strong>Managementsystem</strong><br />
Mit dem Lösungsansatz eines Dokumenten-<strong>Managementsystem</strong>s<br />
(DMS)<br />
<strong>für</strong> <strong>die</strong> Lieferantendokumentation steht<br />
erstmals ein vollständiger Verwaltungsprozess<br />
<strong>für</strong> Zulieferer-Dokumente zur<br />
Verfügung. Das Ziel ist, <strong>die</strong> Prozesse zu<br />
beschleunigen, transparenter zu gestalten<br />
und zu standardisieren. Verfügbare<br />
Best-Practice-Erfahrungen sind<br />
dabei sehr hilfreich. Die einzelnen Prozessschritte<br />
bei der Verwaltung von Zulieferer-Dokumenten<br />
können mit einem<br />
DMS elektronisch unterstützt und weitgehend<br />
automatisiert werden. So ist es<br />
erstmals möglich, automatisierte Reports<br />
<strong>für</strong> das Nachverfolgen und Überwachen<br />
der vertraglich zugesicherten<br />
Zulieferer-Dokumentation zu nutzen.<br />
Manuelle Reports waren bisher mit<br />
einem sehr großen Aufwand verbunden.<br />
Die automatischen Reports zeigen<br />
z.B., welche Dokumente überfällig sind<br />
und zusätzliche Warnmeldungen informieren<br />
über nicht eingehaltene Fristen.<br />
Dadurch können korrigierende Maßnahmen<br />
frühzeitiger eingeleitet werden.<br />
Ein weiterer Ansatzpunkt <strong>für</strong> Kostensenkungen<br />
ist das automatische Vali<strong>die</strong>ren<br />
von Metadaten empfangener<br />
Dokumente. Bisher mussten <strong>die</strong>se Do-<br />
kumente manuell auf <strong>die</strong> Übereinstimmung<br />
mit den Geschäftsregeln überprüft<br />
werden. Das DMS übernimmt im<br />
nächsten Schritt das Management der<br />
internen Prüf- und Freigabeprozesse.<br />
Das umfasst <strong>die</strong> interne Verteilung, den<br />
internen elektronischen Workflow, das<br />
Überwachen von Abgabeterminen<br />
sowie <strong>die</strong> Kontrolle von Vertragsverpflichtungen<br />
<strong>für</strong> Einreichung, Prüfung,<br />
Zusammenführung, Freigabe und<br />
Überarbeitung. Durch <strong>die</strong> elektronische<br />
Steuerung werden <strong>die</strong> Prozesse schneller<br />
und effizienter abgearbeitet. Liegezeiten<br />
lassen sich so minimieren und<br />
Terminverzögerungen frühzeitiger erkennen.<br />
Auch der anschließende Dokumenten-Transfer<br />
von und zu Zulieferern<br />
wird schneller, elektronisch eindeutig<br />
dokumentiert und damit jederzeit<br />
nachvollziehbar. Forderungen von<br />
Lieferanten oder Forderungen an Lieferanten<br />
lassen sich besser durchsetzen<br />
bzw. abwehren.<br />
Effizientere und schnellere<br />
Prozesse<br />
Nach den Erfahrungen der <strong>fme</strong> <strong>AG</strong><br />
können mit einem Lieferanten-DMS<br />
fünf grundlegende Vorteile erreicht<br />
werden:<br />
• Vollständig elektronische Prozesse – erstmals<br />
wird der Verwaltungsprozess <strong>für</strong> Zulieferer-
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