Airbus optimiert sein Travel-Management mit ExenseFlo

Expenseflo bietet dem Reisenden Übersicht und
Vertrauen in die Abwicklung.
Die Lösung
Expenseflo hat Airbus geholfen, einen einzigen Back-Office
Prozess einzurichten, der die Daten von der Reisebuchung, dem
Kostenmanagement und der Kreditkartendaten zusammenführt.
Es wurde ein zentraler Platz für Kosten- und Prozessmanagement
geschaffen.
Mit der Fachkenntnis von Meridian’s Service Team wurde eine
erstklassige „end-to-end“-Abwicklung eingerichtet, die die
reibungslose und effiziente Durchführung von elektronischen und
nichtelektronischen Kostenforderungen vom Einreichen bis zur
Auszahlung sicherstellt. Expenseflo bietet Airbus erstklassige
Leistungen hinsichtlich seinem SAP TM System und anderen
Zulieferern, um eine volle Prüfung und Regelüberwachung aller
Reisekosten zu gewährleisten.
Expensflo liegt eine hundertprozentige Überprüfung aller von
Geschäftsreisenden beantragten Reisekostenerstattungen
zugrunde. Durch die Prüfung der physischen Belege gegen die
beantragte Summe können Fehler, die aus Missachtung der
Reiserichtlinien, aber auch durch einfache Falscheingaben
resultieren, identifiziert und behoben werden. Diese
Berichtigungen haben beachtliches Einsparpotential offen gelegt.
Jede Korrektur wird dem betreffenden Mitarbeiter kommuniziert,
so dass dieser versteht und lernt, aus welchen Gründen
Änderungen vorgenommen und wie die Reiserichtlinien
eingehalten werden.
Potentielle Ersparnis pro
Spesenabrechung
€19
€52
Automatisierung Voller Reisekostenservice
3
Ein Schlüssel in der Sicherstellung der Eigenverantwortlichkeit des
Reisenden und dessen Zufriedenheit ist der an Kommunikation
und Transparenz orientierte Prozess. Zu jedem Zeitpunkt der
Abwicklung wird dem Angestellten der Status seines
Kostenantrages mitgeteilt. In der Vergangenheit geschah die
Abwicklung völlig manuell, mit wenig oder überhaupt keiner
Kommunikation mit dem Angestellten. Von dem Zeitpunkt der
Antragsstellung bis zur Kostenerstattung auf dem Konto des
Reisenden lagen alle Informationen in einer Art Black Box.
Expenseflo gibt dem Reisenden völlige Transparenz und damit
Vertrauen in die Abwicklung. Dies führte dazu, dass die
Zufriedenheit der Airbusangestellten mit dieser Lösung
bedeutend gestiegen ist.
Erstattung der Mehrwertsteuer
Expensflo integriert nahtlos die Identifizierung und Erstattung von
Mehrwertsteuer, was zur tatsächlichen Effizienz und Ersparnis
erheblich beiträgt. Meridian ist der unbestrittene Weltmarktführer
in Sachen Mehrwertsteuereridentifizierung und –rückerstattung
und durch die Kombination von VATflo und Expenseflo profitiert
Airbus von beachtlichen Summen an erstattungsfähiger
Mehrwertsteuer, Summen die nie zuvor zurück gefordert wurden.
The Benefits
Die Vorteile
● Bedeutende Reduzierung der Wartezeit von Einreichen des
Antrags bis zur Rückerstattung
● Klare, konsequente und unabhängige Einhaltung der
Reiserichtlinien
● Mehrsprachiger Helpdesk
● Volle Transparenz hinsichtlich des Antragsstatus
Airbus Genehmigungsprozess
● Einfacher „Ein Klick“ Genehmigungsprozess
● Erweiterte Kontrolle und Transparenz
● Hundertprozentige Prüfung bereits vor der Genehmigung
● Bedeutende Zeitersparnis im Genehmigungsprozess