Airbus optimiert sein Travel-Management mit ExenseFlo

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Expenseflo bietet dem Reisenden Übersicht und Vertrauen in die Abwicklung. Die Lösung Expenseflo hat Airbus geholfen, einen einzigen Back-Office Prozess einzurichten, der die Daten von der Reisebuchung, dem Kostenmanagement und der Kreditkartendaten zusammenführt. Es wurde ein zentraler Platz für Kosten- und Prozessmanagement geschaffen. Mit der Fachkenntnis von Meridian’s Service Team wurde eine erstklassige „end-to-end“-Abwicklung eingerichtet, die die reibungslose und effiziente Durchführung von elektronischen und nichtelektronischen Kostenforderungen vom Einreichen bis zur Auszahlung sicherstellt. Expenseflo bietet Airbus erstklassige Leistungen hinsichtlich seinem SAP TM System und anderen Zulieferern, um eine volle Prüfung und Regelüberwachung aller Reisekosten zu gewährleisten. Expensflo liegt eine hundertprozentige Überprüfung aller von Geschäftsreisenden beantragten Reisekostenerstattungen zugrunde. Durch die Prüfung der physischen Belege gegen die beantragte Summe können Fehler, die aus Missachtung der Reiserichtlinien, aber auch durch einfache Falscheingaben resultieren, identifiziert und behoben werden. Diese Berichtigungen haben beachtliches Einsparpotential offen gelegt. Jede Korrektur wird dem betreffenden Mitarbeiter kommuniziert, so dass dieser versteht und lernt, aus welchen Gründen Änderungen vorgenommen und wie die Reiserichtlinien eingehalten werden. Potentielle Ersparnis pro Spesenabrechung €19 €52 Automatisierung Voller Reisekostenservice 3 Ein Schlüssel in der Sicherstellung der Eigenverantwortlichkeit des Reisenden und dessen Zufriedenheit ist der an Kommunikation und Transparenz orientierte Prozess. Zu jedem Zeitpunkt der Abwicklung wird dem Angestellten der Status seines Kostenantrages mitgeteilt. In der Vergangenheit geschah die Abwicklung völlig manuell, mit wenig oder überhaupt keiner Kommunikation mit dem Angestellten. Von dem Zeitpunkt der Antragsstellung bis zur Kostenerstattung auf dem Konto des Reisenden lagen alle Informationen in einer Art Black Box. Expenseflo gibt dem Reisenden völlige Transparenz und damit Vertrauen in die Abwicklung. Dies führte dazu, dass die Zufriedenheit der Airbusangestellten mit dieser Lösung bedeutend gestiegen ist. Erstattung der Mehrwertsteuer Expensflo integriert nahtlos die Identifizierung und Erstattung von Mehrwertsteuer, was zur tatsächlichen Effizienz und Ersparnis erheblich beiträgt. Meridian ist der unbestrittene Weltmarktführer in Sachen Mehrwertsteuereridentifizierung und –rückerstattung und durch die Kombination von VATflo und Expenseflo profitiert Airbus von beachtlichen Summen an erstattungsfähiger Mehrwertsteuer, Summen die nie zuvor zurück gefordert wurden. The Benefits Die Vorteile ● Bedeutende Reduzierung der Wartezeit von Einreichen des Antrags bis zur Rückerstattung ● Klare, konsequente und unabhängige Einhaltung der Reiserichtlinien ● Mehrsprachiger Helpdesk ● Volle Transparenz hinsichtlich des Antragsstatus Airbus Genehmigungsprozess ● Einfacher „Ein Klick“ Genehmigungsprozess ● Erweiterte Kontrolle und Transparenz ● Hundertprozentige Prüfung bereits vor der Genehmigung ● Bedeutende Zeitersparnis im Genehmigungsprozess
Airbus Verwaltung ● Steigerung der Effizienz und Reduzierung der Prozesskosten ● Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer eines Antrags von 15 Tagen auf weniger als 4,5 Tagen ● Bearbeitung von 85% aller Anträge innerhalb von 3 Tagen ● Klare, konsequente und unabhängige Einhaltung der Reiserichtlinien Airbus Management ● Integrierte inländische und ausländische Mehrwertsteuererstattungen entsprechen 1% der Reisekosten ● Verbesserte Benutzerzufriedenheit und Einhaltung der Reisekostenrichtlinien ● Reduzierung von Betriebs- und Verwaltungskosten ● Transparenz aller tatsächlichen Ausgaben ● Einsicht in das tatsächliche Reiseverhalten der Mitarbeiter. Im ersten Jahr wurden 20 – 25 % aller Anträge identifiziert, in denen die Reiserichtlinien nicht vollständig eingehalten wurden. ● Transparenz und aussagekräftige Reports in allen Bereichen Tax ermögichen strategische Entscheidungen. ● Comprehensive VAT compliant reporting on recoverable VAT expenses ● Accurate local VAT calculated reports ● Maximised recovery of T&E VAT ● Reliable data ● Fiscal protection Finance ● Reduced actual T&E spend by 5% ● VAT recovery (cash inflow), 1% of total T&E spend ● Reduced administration costs ● For every €1 spent on this solution over €6 have been returned in direct savings. 4 Die wichtigsten Ergebnisse: ● 5% Kostenersparnis auf die gesamten Reisekosten ● 1% der Reisekosten wurden zur Mehrwertsteuerrückerstattung geführt ● Reduzierung der Kostenerstattung von 15 auf 4,5 Tage ● 85% aller Anträge werden innerhalb 3 Tagen bearbeitet ● Verbesserte Einhaltung der Reiserichtlinien ● Steigerung der Mitarbeiterakzeptanz und Prozesstransparenz ● Prozessvereinheitlichung über alle Unternehmenseinheiten hinweg ● Aussagekräftiges Reporting zur optimalen Steuerung und als Grundlage von strategischen Entscheidungen des Managements 15 10 5 0 4.5 Prozessdauer 15 mit Expensflo ohne Expensflo
Seite 1 und 2: Airbus optimiert sein Travel-Manage
Seite 3: „Die Zusammenarbeit mit Meridian

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