Baubegleitendes CAFM - Aperture -- Software Gmbh

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später Access“, erinnert sich Herrmann. „Die Basis für die Berechnung bildete eine von uns entwickelte Arbeitsplatztypologie. Je nach Funktion des Mitarbeiters haben wir den individuellen Platzbedarf definiert und dabei notwendige Verkehrsflächen sowie die verschiedenen Vorschriften zu Arbeitsstätten berücksichtigt. So kamen wir zu insgesamt 22 Arbeitsplatztypen“, erläutert er. Sehr bald zeigte sich jedoch, dass eine visuelle Darstellung der Informationen zum Flächenmanagement und damit die Übernahme der Daten und Zeichnungen des Architekten vorteilhaft und für diverse Auswertungen unverzichtbar waren. Mit dem Baufortschritt in Bonn standen zudem immer mehr Gebäudeinformationen zur Verfügung, die für eine künftige Bewirtschaftung festgehalten werden sollten. In diesem Zusammenhang begann 1996 die Zusammenarbeit mit dem Aperture-Partner SD Solutions. Die Software-Firma hatte bereits ein CAFM-System bei RTL, ebenfalls in Köln, eingeführt. „In den Jahren 1996/97 haben mein Kollege Horst Tabatt und ich uns einen Überblick über am Markt erhältliche Systeme verschafft und einige bei Referenzkunden angesehen, bevor wir uns im April 1998 für Aperture mit der SD Solutions als Implementierungspartner entschieden haben“, fasst Herrmann die weitere Entwicklung zusammen. „An Aperture hat uns besonders gefallen, dass es keine speziellen CAD-Kenntnisse des Mitarbeiters voraussetzt. Dies war ein wesentliches Kriterium, da es hausweit eingesetzt werden sollte.“ Seitdem wird die Datenbank des CAFM-Systems kontinuierlich mit den Daten des neuen Bonner Funkhauses gefüttert und gleichzeitig für die Bewirtschaftung der Standorte Köln und Berlin genutzt. Praxiserfahrungen in Köln Entsprechend haben Herrmann und die SD Solutions mittlerweile umfangreiche CAFM-Erfahrungen gesammelt. Haupteinsatzgebiete von Aperture sind das Flächenmanagement, das Umzugsmanagement, das Reinigungsmanagement und das Schlüsselmanagement, für das Big Key als Subsystem per Schnittstelle an Aperture angebunden ist. „Das Flächenmanagement und die damit verknüpften Informationen sind hier unser Ausgangspunkt für die weiteren Tätigkeiten. So bezieht etwa das Umzugsmanagement seine Informationen aus den hinterlegten Daten zu Räumen, Arbeitsplatztypen und Mitarbeitern oder die Leistungsverzeichnisse für das Reinigungsmanagement bauen auf den Flächen und Bodenbelägen auf“, erläutert Herrmann. „Gleichzeitig nutzen wir die vorhandenen Bits & Bytes Informationen für die Belegungsplanung im neuen Funkhaus in Bonn.“ Automatische Plausibilitätsberechnungen auf der Basis der Arbeitsplatztypologien erleichtern hier die Feinplanung, da über eine Einbindung der Mobiliarbibliothek Inventario bereits alle notwendigen Flächen rund um die Möbel berücksichtigt werden, um den Zugang zu Schreibtischen und Schränken zu gewährleisten. „Dies ist für uns besonders wichtig, da ein großer Teil des Mobiliars nach Bonn mitgenommen wird. Ebenso können wir aus den vorhandenen Daten die Volumina berechnen, die beim Umzug zu bewegen sind“, so Herrmann. Ein weiterer Nutzen entstand aus der Inventarisierung der im Kölner Funkhaus vorhandenen Kunstwerke. „Vor allem die Geschäftsführung war beeindruckt, dass auf Knopfdruck ein Überblick über den Bestand möglich ist, nachdem es sich um beträchtliche Werte handelt, die zum Teil in Lagerräumen schlummern“, schmunzelt er. Eine Anbindung der Telefonanlage an Aperture ermöglicht die automatische Übergabe der Telefonnummer sowie die Zuordnung von Fax und E-Mail beim Umzug eines Mitarbeiters. Auch die Pflege des internen Telefonbuchs erfolgt aus dem System. Alle relevanten Mitarbeiterdaten sowie die Kostenstellenzuordnung stammen aus SAP, das allerdings nicht über eine Schnittstelle an Aperture angebunden ist. „Hier lesen wir die Daten aus SAP aus und in den Datenbanksatz Mitarbeiterliste unter Aperture ein. Dabei übernehmen wir auch die Funktion, die für die Zuweisung des Arbeitsplatztyps entscheidend ist“, erklärt Herrmann. Integration der Gebäudetechnik Sammelten gemeinsam umfangreiche Erfahrungen in der Gebäudebewirtschaftung mit Aperture: Raoul Dominick von der SD Solutions und Burkhard Herrmann von der Deutschen Welle. Mit dem Voranschreiten dieser von der kaufmännischen Betriebsverwaltung vorangetriebenen Entwicklungen wurden die für den technischen Gebäudebetrieb zuständigen Bereiche auf die CAFM-Aktivitäten aufmerksam. „Zunächst waren die Kollegen aus der Technik noch etwas skeptisch, was wir da mit einem CAFM- System machten, aber sie wurden neugierig, wie wir Informationen in unserem System hinterlegen und daraus Berichte erstellen konnten“, erinnert sich Herrmann. Im Jahr 2000 schließlich wurde dann eine Arbeitsgruppe FM ins Leben gerufen. „Diesen Zeitpunkt könnte man als Beginn einer FM-Organisation im modernen Sinn bezeichnen.“ Der so angestoßene Prozess des Umdenkens schlug sich bald auch in der Organisationsstruktur nieder. Die Abteilung der gebäudetechnischen Betriebsführung wurde aus dem technischen Bereich, der in erster Linie die komplexe Rundfunktechnik betreut, her- www.facility-manager.de Januar/Februar 2003 SONDERDRUCK Bildnachweis: Der Facility Manager
Bits & Bytes ausgelöst und der Verwaltungsdirektion zugeordnet. „Die endgültige Aufstellung des Facility Managements innerhalb der Deutschen Welle ist zwar noch nicht abgeschlossen, aber damit war ein wesentlicher Schritt in der Organisationsstruktur vollzogen und viele Überschneidungen in den Tätigkeiten der verschiedenen Abteilungen konnten abgebaut werden.“ Wichtig werden diese Veränderungen besonders für den Neubau in Bonn. Denn hier soll neben dem Flächenmanagement mit seinen angegliederten Funktionen auch das komplette technische Gebäudemanagement im CAFM-System abgebildet und betrieben werden. „Vom Funkhaus Bonn liegen derzeit rund 1.300 Pläne für die verschiedenen Gewerke in der Datenbank vor“, berichtet Raoul Dominick von der SD Solutions. Die Einpflege der Anlagendaten läuft immer noch. Nach Vorgaben der Abteilung Gebäudetechnik wurde für das neue Funkhaus Bonn von der SD Solutions eine auf Aperture basierende Instandhaltungsapplikation in das bestehende Gebäudeinformationssystem integriert und über eine Schnittstelle an die Gebäudeleittechnik angebunden. Diese Applikation verwaltet alle regelmäßigen und maschinenlaufzeitabhängigen Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsleistungen der gebäudetechnischen Anlagen und basiert auf dem redundanzfreien Datenbestand, den die Anlagenerrichter in alphanumerischer Form und als CAD-Pläne zur Verfügung stellen. Auch die gesamte interne Leistungsverrechnung für die Instandhaltung und die Verbräuche ist bereits im System angelegt. „Bei dieser Gelegenheit haben wir sogar den einen oder anderen Fehler in den alten Umlageformeln gefunden und korrigiert“, betont Dominick. Breites Einsatzspektrum Darüber hinaus verfügt die Applikation über eine Historienführung und Erinnerungsfunktionen sowie über ein ausführliches Berichtswesen zur Erzeugung von Auftrags- oder Schadensstatistiken und verschiedensten Berichten und Analysen. Weitere Aperture-Einsatzgebiete bilden das Energiemanagement, das Verfolgen der technischen Gewährleistung, die Steuerung der Sicherheitstechnik sowohl im Hinblick auf den Brandschutz als auch auf die Zutrittskontrolle und Videoüberwachung sowie schließlich die Bereitstellung von Informationen und Plänen für Umbaumaßnahmen und deren Begleitung und Dokumentation. Die unter Aperture realisierte Visualisierung der Gebäudeinformationen bezeichnet Herrmann unter zwei Gesichtspunkten Die Mitarbeiter der Deutschen Welle hatten schon mehrfach die Möglichkeit, sich vor dem Umzug mit dem Funkhaus Bonn vertraut zu machen als besonders wichtig: „Für das Funkhaus in Bonn ist ein Outsourcing der technischen Gebäudedienstleistungen geplant. Die Ausschreibungen hierfür laufen bereits. Der Gebäudekomplex besteht allerdings aus insgesamt neun Häusern mit bis zu vier Obergeschossen, zwei Erdgeschossen und bis zu fünf Untergeschossen. Diese Gebäudestruktur führt zu langen und mitunter auch recht komplizierten Wegen. Deshalb müssen wir einem externen Techniker eine so genannte ‚Wanderkarte‘ an die Hand geben, damit er sich schnell zurechtfindet. Wir erzeugen diese Karten mit Hilfe eines speziellen Wegeleitsystems, das von der SD Solutions in Zusammenarbeit mit der Deutschen Welle unter Aperture entwickelt wurde. Gleichzeitig nutzen wir die Wanderkarten natürlich auch als Wegbeschreibung für Besucher im neuen Funkhaus.“ Zudem besteht bereits heute für alle Mitarbeiter über einen Smart Picture Server und das Intranet die Möglichkeit, die Raumbelegungspläne des neuen Funkhauses einzusehen. „So können sich die Mitarbeiter schon jetzt mit ihrem zukünftigen Arbeitsplatz anfreunden. Das senkt die Hemmschwelle vor dem Umzug.“ Die Aperture-Anwendung deckt also ein umfangreiches Aufgabenspektrum ab, das bei der Deutschen Welle mit insgesamt 25 Lizenzen, von denen drei Vollversionen mit Adminstratorrechten sind, bearbeitet wird. Die Frage nach realisierten Einsparpotenzialen ist laut Herrmann dabei allerdings genauso schwer zu beantworten wie die Frage nach den exakten Kosten für die CAFM- Einführung. „Was jedoch die Vereinfachung der Arbeit angeht, da kann ich gerne ein plakatives Beispiel anführen: An der ursprünglichen Raumplanung für das neue Funkhaus waren zeitweise bis zu sieben Mitarbeiter beschäftigt. Später habe ich das alleine mit Unterstützung durch die SD Solutions gemacht. Zum Ende der Feinplanung für Bonn bekam ich noch Hilfe von einem Kollegen aus dem Hause.“ Auf einen weiteren Aspekt weist Dominick hin: „Durch die Vollversionen sind eine Reihe von Möglichkeiten ja schon da und brauchen quasi nur zum Leben erweckt werden. Hier entsteht also kein weiterer Investitionsbedarf in neue Softwaremodule und ihre Implementierung.“ Zudem, so Herrmann, müsse man berücksichtigen, dass über die Zeit eine Menge von Informationen in das System eingeflossen seien, die anderen Bereichen zugute kommen und deren Nutzen man nicht in Zahlen fassen könne. Er ist sich jedenfalls sicher, dass sich das CAFM-System schon mehrfach bezahlt gemacht hat, „denn auch wir müssen mit immer weniger Personal auskommen und brauchen daher jede Vereinfachung und Unterstützung unserer Arbeit.“ Robert Altmannshofer ■ SONDERDRUCK Januar/Februar 2003 www.facility-manager.de
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