Baubegleitendes CAFM - Aperture -- Software Gmbh

Bits & Bytes
Baubegleitendes CAFM
Die Deutsche Welle hat ihr zukünftiges Funkhaus schon jetzt fest im CAFM-Griff
Noch hat die Deutsche Welle ihre neue Zentrale in Bonn gar nicht bezogen. Im CAFM-System ist sie aber schon umfassend
abgebildet. Profitiert hat die Rundfunkanstalt dabei von ihren langjährigen CAFM-Erfahrungen im alten Kölner Funkhaus.
BNW: Deutsche Welle (3)
Ein umfassendes Bild des politischen, kulturellen und wirtschaftlichen Lebens in Deutschland vermitteln – das ist der gesetzliche Auftrag der Deutschen
Welle. Die DW ist öffentlich-rechtlich organisiert und Mitglied in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der
Bundesrepublik Deutschland (ARD). Die Finanzierung erfolgt aus Steuermitteln. Im Jahr 2003 zieht der Sender von Köln (li.) nach Bonn (re.).
Im Jahr 2003 stehen zwei große Ereignisse auf dem Programm
der Deutschen Welle, wenn auch nicht im engen Sinne auf dem
Radioprogramm. Am 3. Mai wird der Auslandsfunk 50 Jahre alt
und bis in den Spätsommer soll der Umzug in das neue Funkhaus
in Bonn vollzogen sein. Derzeit operiert der Sender noch vom
Raderberg im Süden Kölns aus. 30 Hörfunkprogramme in ebenso
vielen Sprachen, ein deutschsprachiges Radioprogramm, das aktuelle
Auslandsfernsehen DW-TV, das Internet-Informationsportal
unter www.dw-world.de und seit 2001 das in den USA als Pay-TV
gestartete GERMAN-TV bilden das Informationsangebot. DW-TV
und GERMAN-TV werden dabei am Standort Berlin produziert.
Die symbolische Schlüsselübergabe für das neue Domizil hat
bereits am 26. Juni letzten Jahres stattgefunden. Das „Funkhaus
Bonn“, wie es im offiziellen Sprachgebrauch der Deutschen Welle
heißt, ist wahrscheinlich bekannter unter dem Namen, mit dem es
für zahlreiche Schlagzeilen gesorgt hat: Schürmann-Bau.
Ursprünglich für die Abgeordneten des Deutschen Bundestags
geplant, wurde das Projekt nicht nur ein Opfer des Berlin-Umzugs
der Bundesregierung. Im Dezember 1993 beschädigte das
Rheinhochwasser den Rohbau so stark, dass er in großen Teilen
rückgebaut werden musste. Der vom Architekturbüro Professor
Schürmann entworfene Gebäudekomplex in der heutigen
Bundesstadt Bonn wurde dennoch weitergebaut, nach einem
Regierungsbeschluss vom Oktober 1995 jedoch als Zentrale des
Deutschen Auslandsrundfunks neu konzipiert. Denn für die
Deutsche Welle musste ein neues Funkhaus errichtet werden,
nachdem in Köln Asbestfunde eine langfristige Nutzung der bisherigen
Zentrale unmöglich gemacht hatten.
Vom Verwaltungsbau zum Funkhaus
Für die 1.200 Kölner Mitarbeiter der Deutschen Welle war Bonn
das kleinste mehrerer möglicher Übel, lauteten die
Alternativstandorte doch Berlin oder Leipzig. Eine Ideallösung war
es aber nicht: „Hier hatten wir das Problem, dass wir unsere
Nutzeranforderungen als Rundfunkanstalt mit dem Gebäude und
seinen architektonischen Vorgaben in Einklang bringen mussten.
Das war nicht einfach, denn der Komplex war ja als reines
Verwaltungsgebäude geplant worden“, bringt Burkhard Herrmann
von der Betriebsverwaltung der Deutschen Welle die Problematik
auf den Punkt. „Weitere Kompromisse resultierten aus dem Umstand,
dass mit dem Bundesamt für Bauordnung und Raumwesen
der Bund der Bauherr ist und sich manche unserer Wünsche aufgrund
des ‚Kostendeckels‘ beim Bau nicht realisieren ließen.“
Raumbedarfsplanung
mit Excel und Access
Parallel zur politischen Entscheidungsfindung über den
Schürmann-Bau wurde bereits im Dezember 1994 die erste
Nutzeranforderung seitens der Deutschen Welle mit
Raumstrukturen und dem Raumbedarf verabschiedet. „Unsere
wichtigsten Softwaretools zu dieser Zeit waren zunächst Excel und
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später Access“, erinnert sich Herrmann. „Die Basis für die
Berechnung bildete eine von uns entwickelte Arbeitsplatztypologie.
Je nach Funktion des Mitarbeiters haben wir den individuellen
Platzbedarf definiert und dabei notwendige Verkehrsflächen sowie
die verschiedenen Vorschriften zu Arbeitsstätten berücksichtigt. So
kamen wir zu insgesamt 22 Arbeitsplatztypen“, erläutert er. Sehr
bald zeigte sich jedoch, dass eine visuelle Darstellung der
Informationen zum Flächenmanagement und damit die Übernahme
der Daten und Zeichnungen des Architekten vorteilhaft und für
diverse Auswertungen unverzichtbar waren.
Mit dem Baufortschritt in Bonn standen zudem immer mehr
Gebäudeinformationen zur Verfügung, die für eine künftige
Bewirtschaftung festgehalten werden sollten. In diesem
Zusammenhang begann 1996 die Zusammenarbeit mit dem
Aperture-Partner SD Solutions. Die Software-Firma hatte bereits ein
CAFM-System bei RTL, ebenfalls in Köln, eingeführt. „In den Jahren
1996/97 haben mein Kollege Horst Tabatt und ich uns einen
Überblick über am Markt erhältliche Systeme verschafft und einige
bei Referenzkunden angesehen, bevor wir uns im April 1998 für
Aperture mit der SD Solutions als Implementierungspartner entschieden
haben“, fasst Herrmann die weitere Entwicklung zusammen.
„An Aperture hat uns besonders gefallen, dass es keine speziellen
CAD-Kenntnisse des Mitarbeiters voraussetzt. Dies war ein
wesentliches Kriterium, da es hausweit eingesetzt werden sollte.“
Seitdem wird die Datenbank des CAFM-Systems kontinuierlich mit
den Daten des neuen Bonner Funkhauses gefüttert und gleichzeitig
für die Bewirtschaftung der Standorte Köln und Berlin genutzt.
Praxiserfahrungen in Köln
Entsprechend haben Herrmann und die SD Solutions mittlerweile
umfangreiche CAFM-Erfahrungen gesammelt. Haupteinsatzgebiete
von Aperture sind das Flächenmanagement, das
Umzugsmanagement, das Reinigungsmanagement und das
Schlüsselmanagement, für das Big Key als Subsystem per
Schnittstelle an Aperture angebunden
ist. „Das Flächenmanagement
und die damit verknüpften
Informationen sind hier
unser Ausgangspunkt für die
weiteren Tätigkeiten. So bezieht
etwa das Umzugsmanagement
seine Informationen aus den hinterlegten
Daten zu Räumen,
Arbeitsplatztypen und Mitarbeitern
oder die Leistungsverzeichnisse
für das Reinigungsmanagement
bauen auf den Flächen
und Bodenbelägen auf“, erläutert
Herrmann. „Gleichzeitig
nutzen wir die vorhandenen
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Informationen für die Belegungsplanung im neuen Funkhaus in
Bonn.“ Automatische Plausibilitätsberechnungen auf der Basis der
Arbeitsplatztypologien erleichtern hier die Feinplanung, da über
eine Einbindung der Mobiliarbibliothek Inventario bereits alle notwendigen
Flächen rund um die Möbel berücksichtigt werden, um
den Zugang zu Schreibtischen und Schränken zu gewährleisten.
„Dies ist für uns besonders wichtig, da ein großer Teil des Mobiliars
nach Bonn mitgenommen wird. Ebenso können wir aus den vorhandenen
Daten die Volumina berechnen, die beim Umzug zu
bewegen sind“, so Herrmann. Ein weiterer Nutzen entstand aus
der Inventarisierung der im Kölner Funkhaus vorhandenen
Kunstwerke. „Vor allem die Geschäftsführung war beeindruckt,
dass auf Knopfdruck ein Überblick über den Bestand möglich ist,
nachdem es sich um beträchtliche Werte handelt, die zum Teil in
Lagerräumen schlummern“, schmunzelt er.
Eine Anbindung der Telefonanlage an Aperture ermöglicht die
automatische Übergabe der Telefonnummer sowie die Zuordnung
von Fax und E-Mail beim Umzug eines Mitarbeiters. Auch die
Pflege des internen Telefonbuchs erfolgt aus dem System. Alle relevanten
Mitarbeiterdaten sowie die Kostenstellenzuordnung stammen
aus SAP, das allerdings nicht über eine Schnittstelle an
Aperture angebunden ist. „Hier lesen wir die Daten aus SAP aus
und in den Datenbanksatz Mitarbeiterliste unter Aperture ein.
Dabei übernehmen wir auch die Funktion, die für die Zuweisung
des Arbeitsplatztyps entscheidend ist“, erklärt Herrmann.
Integration der Gebäudetechnik
Sammelten gemeinsam umfangreiche Erfahrungen in der Gebäudebewirtschaftung
mit Aperture: Raoul Dominick von der SD Solutions und
Burkhard Herrmann von der Deutschen Welle.
Mit dem Voranschreiten dieser von der kaufmännischen
Betriebsverwaltung vorangetriebenen Entwicklungen wurden die
für den technischen Gebäudebetrieb zuständigen Bereiche auf die
CAFM-Aktivitäten aufmerksam. „Zunächst waren die Kollegen aus
der Technik noch etwas skeptisch, was wir da mit einem CAFM-
System machten, aber sie wurden neugierig, wie wir Informationen
in unserem System hinterlegen und daraus Berichte erstellen konnten“,
erinnert sich Herrmann. Im
Jahr 2000 schließlich wurde
dann eine Arbeitsgruppe FM ins
Leben gerufen. „Diesen Zeitpunkt
könnte man als Beginn
einer FM-Organisation im
modernen Sinn bezeichnen.“
Der so angestoßene Prozess des
Umdenkens schlug sich bald
auch in der Organisationsstruktur
nieder. Die Abteilung
der gebäudetechnischen Betriebsführung
wurde aus dem
technischen Bereich, der in
erster Linie die komplexe
Rundfunktechnik betreut, her-
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Bildnachweis: Der Facility Manager

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ausgelöst und der Verwaltungsdirektion zugeordnet. „Die endgültige
Aufstellung des Facility Managements innerhalb der
Deutschen Welle ist zwar noch nicht abgeschlossen, aber damit
war ein wesentlicher Schritt in der Organisationsstruktur vollzogen
und viele Überschneidungen in den Tätigkeiten der verschiedenen
Abteilungen konnten abgebaut werden.“
Wichtig werden diese Veränderungen besonders für den Neubau in
Bonn. Denn hier soll neben dem Flächenmanagement mit seinen
angegliederten Funktionen auch das komplette technische
Gebäudemanagement im CAFM-System abgebildet und betrieben
werden. „Vom Funkhaus Bonn liegen derzeit rund 1.300 Pläne für
die verschiedenen Gewerke in der Datenbank vor“, berichtet Raoul
Dominick von der SD Solutions. Die Einpflege der Anlagendaten
läuft immer noch. Nach Vorgaben der
Abteilung Gebäudetechnik wurde für das
neue Funkhaus Bonn von der SD
Solutions eine auf Aperture basierende
Instandhaltungsapplikation in das bestehende
Gebäudeinformationssystem integriert
und über eine Schnittstelle an die
Gebäudeleittechnik angebunden. Diese
Applikation verwaltet alle regelmäßigen
und maschinenlaufzeitabhängigen Wartungs-,
Inspektions- und Instandhaltungsleistungen
der gebäudetechnischen
Anlagen und basiert auf dem redundanzfreien
Datenbestand, den die Anlagenerrichter
in alphanumerischer Form und
als CAD-Pläne zur Verfügung stellen.
Auch die gesamte interne Leistungsverrechnung
für die Instandhaltung und
die Verbräuche ist bereits im System
angelegt. „Bei dieser Gelegenheit haben wir sogar den einen oder
anderen Fehler in den alten Umlageformeln gefunden und korrigiert“,
betont Dominick.
Breites Einsatzspektrum
Darüber hinaus verfügt die Applikation über eine Historienführung
und Erinnerungsfunktionen sowie über ein ausführliches
Berichtswesen zur Erzeugung von Auftrags- oder Schadensstatistiken
und verschiedensten Berichten und Analysen. Weitere
Aperture-Einsatzgebiete bilden das Energiemanagement, das
Verfolgen der technischen Gewährleistung, die Steuerung der
Sicherheitstechnik sowohl im Hinblick auf den Brandschutz als
auch auf die Zutrittskontrolle und Videoüberwachung sowie
schließlich die Bereitstellung von Informationen und Plänen für
Umbaumaßnahmen und deren Begleitung und Dokumentation.
Die unter Aperture realisierte Visualisierung der Gebäudeinformationen
bezeichnet Herrmann unter zwei Gesichtspunkten
Die Mitarbeiter der Deutschen Welle hatten schon
mehrfach die Möglichkeit, sich vor dem Umzug mit dem
Funkhaus Bonn vertraut zu machen
als besonders wichtig: „Für das Funkhaus in Bonn ist ein
Outsourcing der technischen Gebäudedienstleistungen geplant.
Die Ausschreibungen hierfür laufen bereits. Der Gebäudekomplex
besteht allerdings aus insgesamt neun Häusern mit bis zu vier
Obergeschossen, zwei Erdgeschossen und bis zu fünf
Untergeschossen. Diese Gebäudestruktur führt zu langen und mitunter
auch recht komplizierten Wegen. Deshalb müssen wir einem
externen Techniker eine so genannte ‚Wanderkarte‘ an die Hand
geben, damit er sich schnell zurechtfindet. Wir erzeugen diese
Karten mit Hilfe eines speziellen Wegeleitsystems, das von der SD
Solutions in Zusammenarbeit mit der Deutschen Welle unter
Aperture entwickelt wurde. Gleichzeitig nutzen wir die Wanderkarten
natürlich auch als Wegbeschreibung für Besucher im neuen
Funkhaus.“ Zudem besteht bereits heute für alle Mitarbeiter über
einen Smart Picture Server und das
Intranet die Möglichkeit, die Raumbelegungspläne
des neuen Funkhauses
einzusehen. „So können sich die Mitarbeiter
schon jetzt mit ihrem zukünftigen
Arbeitsplatz anfreunden. Das senkt die
Hemmschwelle vor dem Umzug.“
Die Aperture-Anwendung deckt also ein
umfangreiches Aufgabenspektrum ab,
das bei der Deutschen Welle mit insgesamt
25 Lizenzen, von denen drei
Vollversionen mit Adminstratorrechten
sind, bearbeitet wird. Die Frage nach realisierten
Einsparpotenzialen ist laut
Herrmann dabei allerdings genauso
schwer zu beantworten wie die Frage
nach den exakten Kosten für die CAFM-
Einführung. „Was jedoch die Vereinfachung
der Arbeit angeht, da kann ich gerne ein plakatives
Beispiel anführen: An der ursprünglichen Raumplanung für das
neue Funkhaus waren zeitweise bis zu sieben Mitarbeiter beschäftigt.
Später habe ich das alleine mit Unterstützung durch die SD
Solutions gemacht. Zum Ende der Feinplanung für Bonn bekam ich
noch Hilfe von einem Kollegen aus dem Hause.“ Auf einen weiteren
Aspekt weist Dominick hin: „Durch die Vollversionen sind eine
Reihe von Möglichkeiten ja schon da und brauchen quasi nur zum
Leben erweckt werden. Hier entsteht also kein weiterer
Investitionsbedarf in neue Softwaremodule und ihre Implementierung.“
Zudem, so Herrmann, müsse man berücksichtigen, dass
über die Zeit eine Menge von Informationen in das System eingeflossen
seien, die anderen Bereichen zugute kommen und deren
Nutzen man nicht in Zahlen fassen könne. Er ist sich jedenfalls
sicher, dass sich das CAFM-System schon mehrfach bezahlt
gemacht hat, „denn auch wir müssen mit immer weniger Personal
auskommen und brauchen daher jede Vereinfachung und
Unterstützung unserer Arbeit.“
Robert Altmannshofer ■
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