Machen Sie sich ein Bild von Ihrer Arbeit? Kritzeln Sie Wo

Arbeitstechnik Autorin
Visualisierung von Arbeitsabläufen
Sagen Sie: Machen Sie sich ein Bild von Ihrer Arbeit? Kritzeln Sie Worte bei einer
Projektbesprechung hin, ohne sie je wieder zur Hand zu nehmen? Haben Sie das Projekt
sozusagen vor Augen? Dann gehören Sie wahrscheinlich zu den Menschen, bei denen die
Anregung dieses Beitrags offene Türen einrennt.
Warum visualisieren?
Menschen sind sehr unterschiedlich. Hinsichtlich der Wahrnehmung der Welt lassen sie sich
aber grob in drei Typen mit spezifischen Wahrnehmungsstilen einteilen: Monika Radecki
Visuelle Menschen nehmen ihre Umwelt als Erstes über die Augen wahr. Und
ebenso machen Sie sich auch ein Bild von der Welt (sie sehen Bilder und Farben)
oder äussern sich bildlich («der blickt durch»).
Auditive Menschen nehmen ihre Umwelt als Erstes über die Ohren wahr. Und
ebenso ist ihr Abbild von der Welt (sie hören Geräusche und Stimmen) oder
äussern sich auditiv («das ist Musik in meinen Ohren»).
Kinästhetische Menschen nehmen ihre Umwelt als Erstes über die Sinne wahr. Und
ebenso ist ihr Zugang zur Welt (sie fühlen und tasten zum Beispiel Wärme oder
Kälte) oder äussern sich kinästhetisch («die Sache lässt mich kalt»).
Diese Unterscheidung kann nicht die Erfahrungswelt von Menschen abbilden, sie
verdeutlicht aber, dass «Bilder» und Visualisierungen unterschiedliche Funktionen haben:
Für visuelle Menschen kann eine Visualisierungsmethode ein gutes Strukturmittel
sein. Sie arbeiten damit bereits in ihrer Vorstellung. Sobald sie ihre inneren Bilder
auf Papier bringen, werden diese noch sichtbarer und nutzbarer. Plötzlich zeigen
sich offene Stellen (blinde Flecken). Potenzial von Anschlussstellen präsentiert sich
sozusagen von selbst.
Für auditive Menschen sind Visualisierungsmethoden hilfreich, weil mit ihnen etwas
zutage tritt, was sonst oft ungenau bleibt: Wer genau hinhört, berücksichtigt
vielleicht durch ein Verlaufsdiagramm Stellen, die bisher unerwähnt blieben.
Auditive Menschen können ihre Effizienz durch Bildereinsatz steigern.
Kinästhetische Menschen wollen «fühlen». Eine Pinnwand, ein Flipchart oder ein
Wandplaner, zu dem sie hinlaufen können, sich bewegen und durch das Abhaken
einer erledigten Aufgabe einen Bezug zum Projekt und Prozess gewinnen, kann
auch für sie ein nützliches Instrument werden.
Lesen Sie weiter: Checkliste «Wahrnehmungsstile»
So unterschiedlich wir Menschen sind, so ist uns doch eines gleich: Wir nutzen nicht die
Möglichkeiten, die wir haben. Wir können eindeutig alle sehen, hören, fühlen, auch riechen
und schmecken. (Und möglicherweise haben wir einen mehr oder weniger gut ausgeprägten
weiteren Sinn: den «7. Sinn».) Dieser Beitrag beschäftigt sich vor allem mit den
Möglichkeiten, die in Visualisierungen liegen. Lädt Sie der Gedanke ein, wie es wäre, wenn
Sie den von Ihnen gewohnten Sinneskanal systematisch stärken könnten?
Visualisieren?
Wir alle nutzen bereits Arbeitstechniken. Wir habens «drauf», unsere Arbeit zu machen.
Oftmals schränken wir aber unser Repertoire ein. Zum Beispiel nehmen wir für eine
Präsentation eine alte Präsentationsvorlage und arbeiten dort das neue Projekt ein. Oder wir
nutzen immer die gleiche Visualisierungsmethode. Der Vorteil: Zeitersparnis. Der Nachteil:
Wir nutzen nicht den Kreativitätsschub, den ein weisses Blatt oder ein leerer Bildschirm
bringt.
Apropos weisses Blatt Papier
Das weisse Blatt Papier ist sozusagen die Urmutter der Visualisierungsmethoden. Aus ihm
lassen sich alle Methoden ableiten und nutzen. Dieser Beitrag möchte Sie anregen, die
Bandbreite Ihrer Visualisierungsmöglichkeiten zu erweitern oder zumindest zu aktualisieren.
Denn man braucht nicht immer in der gleichen Suppe zu rühren: Es kann sehr anregend
sein, den eigenen Methodentopf mit neuen Zutaten zu füllen und dann in der konkreten
Situation sinnvoll aus ihm zu schöpfen.
Im Folgenden finden Sie eine kleine Sammlung von Methoden zur Visualisierung von
Arbeitsabläufen – sie lässt sich beliebig erweitern. Ausgangspunkt für jede Visualisierung ist
ein weisses Blatt Papier, ein leeres «Blatt» auf dem Bildschirm, ein leeres Flipchart, eine
Kommunikationsberatung,
D-Heidelberg
Gelernte Kauffrau; Studium
(Germanistik/Sprachwissenschaft,
Soziologie, Psychologie),
DAAD-Auslandsstipendium,
Abschluss M. A.; Bertelsmann-
Auslandsstipendium; Aus- und
Weiterbildungen im Trainingsbereich.
Als Lektorin/Produktmanagerin
in der Verlagsgruppe
Beltz und als freie
Kommunikationsberaterin tätig.
Weitere Informationen erhalten
Sie hier.
E-Mail an die Autorin.

freie Pinnwand. Auch manche Spezialsoftware hilft bei der bildlichen Darstellung von
Arbeitsabläufen (googeln Sie zum Beispiel unter «Mind Map Software»).
Mind Map: ein Gedankenbaum, mit dem komplexe Zusammenhänge darstellbar
sind.
Fischgräte: eine Strukturhilfe, mit der die Lösungsfindung optimiert wird.
Balkendiagramm: eine Möglichkeit, Fakten rasch sichtbar zu machen.
Liniendiagramm: mit ihm werden im Projektplan Meilensteine und Ergebnistermine
strukturiert.
Pinnwand: gibt Überblick über die gesammelten Fakten.
To-Do-Flipchart: erleichtert die Präsentation von «unerledigten Geschäften».
Lesen Sie weiter: Checkliste «Methodentopf»
Was passiert beim Visualisieren?
Wichtig ist beim Thema «Arbeitsabläufe visualisieren», dass Sie eine Methode sinnvoll und
zielführend einsetzen. Machen Sie sich dazu klar, was beim Visualisieren passiert:
Wenn wir visualisieren, lassen wir Daten weg.
Ein Kontext ist nicht mehr sichtbar (zum Beispiel der Urlaub eines Zulieferers oder
Mitarbeiters), oder aber der Kontext ist bewusst sichtbar.
Wenn wir wollen, können wir mit Visualisierungen «Politik machen». (Achtung:
Gelingt es, Inhalte und Prozesse rein illustrativ abzubilden, hat man im Team die
Chance, dass jeder mitmacht. Gelingt es nicht, verprellt man sich evtl. die
Mitspieler.)
Wir können nur sichtbar machen, was wir verstehen. Unsere Verständnislücken
sind für Mitdenker oft weder sichtbar noch auffindbar. Andererseits werden
Ungenauigkeiten oft erst für den kundigen Aussenstehenden bemerkbar. (Ob wir
das wollen?)
Achtung: Verkürzungen verzerren. Dadurch entstehen Missverständnisse und ggf.
falsche Entscheidungen. (Wenn Sie zum Beispiel einen Produktionsplan skizzieren,
ohne die Daten mit dem Team abzusprechen, kann der unbeteiligte
Entscheidungsstab davon ausgehen, dass hier eine Faktensammlung vorliegt -
Fehlentscheidungen sind dann vorprogrammiert.)
Visualisierungen von Arbeitsabläufen dienen häufig dem folgenden Ziel: dem
Betrachter möglichst schnell Überblick über die Datenlage verschaffen. (Ob das
gelingt?)
Bilder werden schneller aufgenommen als Schrift und Wort. Voraussetzung: Eine
visualisierte Information muss griffig sein.
Was tun, damit Visualisierung gelingt?
Mit Visualisierungsmethoden können Ideen und Workflows festgehalten und priorisiert
werden. Dieser Prozess geschieht im Team wie auch in Eigenregie. Einige Antworten sind
hilfreich auf dem Weg, erfolgreich Arbeitsprozesse zu visualisieren. Stellen Sie sich folgende
Fragen:
Verstehen Sie die Zusammenhänge?
Wissen Sie, für wen die Zeichnung gemacht ist?
Was soll der Nutzer dieser Zeichnung verstehen können?
Kennen Sie Möglichkeiten und Grenzen Ihres Visualisierungswerkzeugs?
Wissen Sie, wie «Sehen» funktioniert? Das heisst hier: Haben Sie Kenntnis davon,
wie ein Betrachter Ihre Darstellung aufnimmt?
Vermögen Sie, den Inhalt faktisch darzustellen, ohne «Politik» zu machen? Oder,
sofern Sie Letzteres beabsichtigen: Können Sie noch intern (sozusagen geheim)
zwischen Fakten und Politik unterscheiden?
Haben Sie einen Ausgangspunkt und ein Ziel im Auge? Wird der Verlauf
erkennbar?
Kennen Sie den Wahrnehmungsstil der Teilnehmer der Gruppe? (Lesen Sie weiter
oben und Checkliste 1: Visualisierung von Arbeitsabläufen: Wahrnehmungsstile
kennen und nutzen.)
Chancen nutzen, Ergebnisse steigern
In Visualisierungen stecken also viele Möglichkeiten. Nutzen Sie diese – und das nicht nur
Ihrem Typ entsprechend, sondern auch Ihrem Gegenüber entsprechend. Verabschieden Sie
sich von eingeschliffenen Arbeits- und Kommunikationsformen, und entdecken Sie neu, was
in Ihnen und in Ihrem Projekt steckt. Ihre Ideen haben verdient, dass sie ohne
Reibungsverlust ihren Empfänger erreichen – ein gut gepackter und angemessen genutzter
Methodenkoffer wird Sie ein Stück weiter bringen. Der Volksmund sagt nicht ohne Grund: Ein
Bild sagt mehr als tausend Worte. Viel Freude beim Ausprobieren!
© Monika Radecki, Kommunikationsberatung, D-Heidelberg, 2008, www.monika-radecki.de