Belegliste (PDF) - esf-epm

01/2012 V1.0
Belegliste
Belegliste
ArbeitshilfeN
In ESF-Projekten müssen bei der Abgabe von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen
zusätzlich zum elektronischen Versand mittels der iFH2@-Anwendung unterschiedliche Dokumente in
Schriftform bei der L-Bank eingereicht werden, darunter in jedem Fall ein Ausdruck einer sogenannten
„Belegliste“. In diese Belegliste müssen sämtliche Einzelbuchungen, die zu dem abgerechneten ESF-
Projekt gehören, aufgenommen werden. Auf der Ausgabenseite sind dies Personalausgaben, Ausgaben für
die Teilnehmenden sowie Sachausgaben. Auf der Einnahmeseite sind dies Eigenmittel sowie öffentliche
oder private Zuwendungen. Sofern entstanden, müssen auch Projekterträge in die Belegliste aufgenommen
werden. Erträge verringern die förderfähigen Aufwendungen des Projekts.
Für jedes Kalenderjahr ist eine Belegliste (fortlaufend) zu führen. In der Belegliste müssen alle Einzelbelege
aufgelistet werden. Dabei sind die einzelnen Kosten- und Finanzierungspositionen nach dem Kosten- und
Finanzierungsplan zu gliedern. Für jede Buchung müssen aus der Belegliste mindestens folgende Angaben
hervorgehen:
• laufende Nummer,
• Beleg-Nummer,
• Rechnungsdatum,
• Zahlungsdatum,
• Empfänger/in bzw. Einzahler/in,
• Grund der Zahlung (Buchungstext),
• Buchungsbetrag.
Jeder ESF-Projektträger hat nun die Wahl, entweder eine eigene Belegliste zu entwickeln (z.B. im Rahmen
eines Datenexports aus dem individuell verwendeten Buchhaltungsprogramm) oder vorhandene Vorlagen
zu verwenden, entweder
• die von der ESF-Verwaltungsbehörde autorisierten Vorlagen, die Sie auf der offiziellen Webseite für
den ESF in Baden-Württemberg unter www.esf-bw.de herunterladen können, oder
• die von EPM speziell für die Bedürfnisse von „kleineren“ ESF-Trägern entwickelte Vorlage, die wir
Ihnen im Folgenden vorstellen.
Grundsätzliches über die EPM-Belegliste
Die EPM-Belegliste ist eine Excel-Datei, die aus je einem Tabellenblatt zu jeder Ausgabe- und
Einnahmeziffer des Antragsformulars, einem Deckblatt sowie einem Zusammenfassungsblatt („Zsf“)
besteht. Die einzelnen Tabellenblätter sind so miteinander verknüpft, dass die jeweiligen Summen
automatisch in das Zusammenfassungsblatt übernommen werden. In das Zusammenfassungsblatt
sind die bewilligten Antragsdaten für das betreffende Projektjahr und in das Deckblatt sowie in das
Zusammenfassungsblatt die noch fehlenden Angaben zum Projektjahr, Träger, Projektname, usw.
einzutragen. Das Tabellenblatt „Zusammenfassung“ enthält außerdem eine Zeile in welcher der jeweils
aktuelle Interventionssatz (inkl. Hochrechnung) und der Interventionssatz laut Antrag angezeigt wird.
Am Ende der Zusammenfassungsseite findet sich eine Übersicht, in die die jeweiligen IST- und
Hochrechnungszahlen (wie abgegeben), sowie das Eingangsdatum der Zahlung eingetragen werden
können. Darin wird auch der maximale Auszahlungsbetrag (max. 85 Prozent der bewilligten Mittel)
angezeigt. Diese Zahlen werden automatisch in das Deckblatt übertragen.
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Umgang mit der EPM-Belegliste
Für die Arbeit mit der EPM-Belegliste beachten Sie bitte folgende Anmerkungen:
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• In der EPM-Vorlage Belegliste sind grundsätzlich weder Tabellenblätter noch einzelne Zellbereiche
gesperrt. Dies soll Ihnen die Arbeit insofern erleichtern, als dass Sie die Möglichkeit haben, die
Zelleneigenschaften an Ihre Bedürfnisse anzupassen (z.B. die Zellenbreite oder Schriftgröße zu
verändern).
• Bitte beachten Sie, dass alle Angaben grundsätzlich nur in die weißen Felder eingegeben
werden. Die blau, gelb und grau unterlegten Felder in der Belegliste enthalten Verknüpfungen,
die nicht überschrieben werden dürfen, da die Belegliste sonst nicht mehr richtig
funktionieren kann.
• Die EPM-Belegliste ist so aufgebaut, dass sie während eines Projektjahrs (vom Zeitpunkt des
Projektbeginns, z.B. 1. Januar oder 15. März, bis zum Projekt- oder Jahresende, z.B. 31.08. oder
31.12.,) kontinuierlich fortgeschrieben werden kann. Das bedeutet, dass die Belegliste kalenderjährlich
geführt wird und alle Mittelanforderungen und der Verwendungsnachweis eines Projektjahres
eingeben werden.
• Zu Beginn des zweiten und jedes weiteren Projektjahrs bei mehrjährigen Projekten sowie bei
allen neuen Projekten ist eine neue Belegliste anzulegen.
• Einmal für einen bestimmten Abrufzeitraum, z.B. die zweite Mittelanforderung, eingegebene
Daten dürfen nach Abgabe der Belegliste nicht mehr verändert werden, sondern müssen, falls
diese fehlerhaft sind, im nächsten Abrufzeitraum, z.B. dritte Mittelanforderung, zunächst komplett
storniert und danach erneut eingeben werden.
• Der jeweilige Buchungsbetrag wird zunächst in die Spalte J „Gesamt“ (ganz rechts) in einem
Tabellenblatt eingetragen. In der Spalte „%“ links davon (Spalte I) wird dann der Prozentsatz
eingeben, mit dem der Buchungsbetrag dem ESF-Projekt zugerechnet werden soll. Ein Beispiel:
In das Tabellenblatt „1.1 Personal“ soll das Januargehalt der Mitarbeiterin A eingegeben werden.
Diese Mitarbeiterin ist mit 100 Prozent Stellenumfang beim Träger angestellt und kostet diesen
für die gesamte Stelle, inkl. der Arbeitgeber/innenanteile zur Sozialversicherung, 3.200 Euro.
Dieser Betrag wird in die Spalte „Gesamt“ eingetragen. Da die Mitarbeiterin im konkreten ESF-
Projekt jedoch nicht mit 100 Prozent ihres Stellenumfangs mitarbeitet, sondern lediglich mit
65 Prozent wird dieser Prozentsatz in das Feld links daneben eingegeben. Aufgrund dieser
Angaben wird der zutreffende ESF-Betrag (im Beispiel 2.080 Euro) automatisch berechnet und
erscheint in der Spalte H.
• Nach der Eingabe der sogenannten IST-Zahlen haben Sie am Ende jedes einzelnen Tabellenblattes
die Möglichkeit eine Hochrechnung zu den voraussichtlich in den nächsten zwei Monaten anfallenden
Ausgaben bzw. Einnahmen einzugeben. Denn im Rahmen von Mittelanforderungen
besteht die Möglichkeit, zusätzlich zur Abschlagszahlung für Ihre bereits verausgabten bzw. vereinnahmten
IST-Zahlen, einen weiteren Zuschussbetrag anzufordern. Bitte beachten Sie dabei,
dass Beträge, die nicht in den kommenden zwei Monaten verausgabt werden können, einschließlich
Zinsen an die L-Bank zurückerstattet werden müssen. Die im jeweiligen Tabellenblatt eingetragenen
Hochrechnungszahlen werden kumuliert und automatisch auf die Seite „Zusammenfassung“
in die Spalte „Hochrechnung“ übertragen.
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