GPK Ettingen - Bericht über Prüfungen 2011/2012 - Gemeinde ...

GPK Ettingen
GPK Ettingen - Bericht über Prüfungen 2011/2012
Versionierung
Datum Version Beschreibung Autoren
26.10.2011 0.1 Entwurf/Thema 1 (Muntwiler)
A.Peter/ P.Keusch/
B.Muntwiler
15.11.2011 0.2 Anpassungen/Thema 1 (Keusch)
08.01.2012 0.3 Konsolidierung/Thema 1 (alle)
22.01.2012 0.4
Überarbeitung gem. Feedback (Grünblatt/Linder/Lüthi)
26.03.2012 0.5 Entwurf/Thema 2 (Keusch)
A.Peter/ P.Keusch/ D.Bolliger/
B.Muntwiler
28.03.2012 0.6 Review/Thema 2 (Muntwiler)
10.04.2012 0.7 Konsolidierung/Thema 2 (alle)
30.04.2012 0.8
Überarbeitung gem. Feedback (Grünblatt/Hügin)
03.05.2012 0.9
Entwurf z.H. Gemeinderat / zur Stellungnahme
28.05.2012 1.0 Definitive Version
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 1 / 16

GPK Ettingen
Inhalt
1 EINLEITUNG ...................................................................................................................................... 3
1.1 AUFGABE ...................................................................................................................................... 3
1.2 AUSWAHL DER THEMEN .............................................................................................................. 3
1.3 SITZUNGEN ................................................................................................................................... 3
1.4 GLOSSAR...................................................................................................................................... 3
2 UNTERSUCHTES THEMA 1: WAHLBÜRO ................................................................................. 4
2.1 AUSGANGSLAGE .......................................................................................................................... 4
2.1.1 Ziel der Prüfung ................................................................................................................. 4
2.1.2 Verwendete Unterlagen .................................................................................................... 4
2.1.3 Vorgehen ............................................................................................................................. 4
2.2 ABWICKLUNG DER WAHLEN UND DER ABSTIMMUNG ................................................................. 5
2.2.1 Vorbereitung ....................................................................................................................... 5
2.2.2 Durchführung: Ablauf Wahlbüro am Sonntag 23.10.2011 .......................................... 5
2.2.3 Zusätzliches Thema: Abpacken der Abstimmungs-/Wahlpropaganda ..................... 6
2.3 BEURTEILUNG .............................................................................................................................. 6
2.3.1 Vorbereitung ....................................................................................................................... 6
2.3.2 Durchführung: Ablauf Wahlbüro am Sonntag 23.10.2011 .......................................... 6
2.3.3 Unstimmigkeit bezüglich Versand Wahlpropaganda ................................................... 7
2.4 EMPFEHLUNGEN .......................................................................................................................... 7
3 UNTERSUCHTES THEMA 2: PRÜFUNG FINANZ- UND ZAHLUNGSKOMPETENZEN UND
SPESENABWICKLUNG .......................................................................................................................... 8
3.1 AUSGANGSLAGE .......................................................................................................................... 8
3.1.1 Ziel der Prüfungen ............................................................................................................. 8
3.1.2 Verwendete Unterlagen .................................................................................................... 8
3.1.3 Vorgehen ............................................................................................................................. 8
3.2 PROZESSVORGABEN ................................................................................................................... 9
3.2.1 Finanz- und Zahlungskompetenzen ................................................................................ 9
3.2.2 Spesenabwicklung ............................................................................................................. 9
3.3 BEURTEILUNG ............................................................................................................................ 10
3.3.1 Finanz- und Zahlungskompetenzen .............................................................................. 10
3.3.2 Spesenabwicklung ........................................................................................................... 10
3.4 EMPFEHLUNGEN ........................................................................................................................ 11
4 ZUSAMMENFASSUNG .................................................................................................................. 12
4.1 THEMA 1 / WAHLBÜRO .............................................................................................................. 12
4.2 THEMA 2 / PRÜFUNG FINANZ- UND ZAHLUNGSKOMPETENZEN UND SPESENABWICKLUNG... 12
5 ANHÄNGE ........................................................................................................................................ 13
5.1 ANHANG 1: ARTIKEL REFERENDUMSKOMITEE BIBO 06.10.2011 ........................................... 13
5.2 ANHANG 2: ARTIKEL GEMEINDERAT BIBO 13.10.2011 .......................................................... 14
5.3 ANHANG 3: ARTIKEL REFERENDUMSKOMITEE BIBO 20.10.2011 ........................................... 15
5.4 ANHANG 4: ARTIKEL NZZ AM SONNTAG VOM 20.11.2011 ..................................................... 16
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 2 / 16

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1 E I N L E I T U N G
1.1 Aufgabe
Die Geschäftsprüfungskommission ist beauftragt, zuhanden der Einwohnergemeindeversammlung
jeweils im ersten Halbjahr über ihre das verflossene Jahr betreffenden Feststellungen zu
Geschäften Bericht zu erstatten (Gemeindegesetz § 102, Abs. 2). Mit dem hier vorliegenden
Bericht erfüllt die Geschäftsprüfungskommission ihren diesbezüglichen Auftrag für das Jahr
2011/2012.
1.2 Auswahl der Themen
Thema 1: Wahlbüro
Thema 2: Prüfung Finanz- und Zahlungskompetenzen und Spesenabwicklung
1.3 Sitzungen
09.08.2011 Kickoff-Meeting Thema „Wahlbüro“ (Silvia Wetzel, Aldo Grünblatt, Matthias
Lüthi, Anton Peter, Peter Keusch, Beat Muntwiler)
22.08.2011 Vorbereitungssitzung GPK "Wahlbüro" (Keusch/Muntwiler)
12.09.2011 Vorbereitungs-Sitzung GPK "Wahlbüro" (J. Linder, Peter/Keusch/Muntwiler)
23.10.2011 Beobachtung der Wahlbüroaktivitäten am Abstimmungssonntag
(Peter/Keusch/Muntwiler)
05.01.2012 Konsolidierung GPK-intern (Peter/Keusch/Muntwiler + Bolliger/Rusch)
26.01.2012 Vorbereitungssitzung GPK "Finanz- und Zahlungskompetenzen und Spesen-
abwicklung" (Bolliger/Keusch/Muntwiler)
20.03.2012 Meeting Thema „Finanz- und Zahlungskompetenzen und Spesenabwicklung“
(Silvia Wetzel, Aldo Grünblatt, Marc Hügin, Anton Peter, Dieter Bolliger, Peter
Keusch, Beat Muntwiler)
10.04.2012 Konsolidierung GPK-intern (Peter/Bolliger/Keusch/Muntwiler)
1.4 Glossar
Abkürzung Bedeutung
JL Jörg Linder (Gemeindepolizist)
ML Matthias Lüthi (Präsident Wahlbüro)
VpR Verordnung über die politischen Rechte
GpR Gesetz über die politischen Rechte
GR Gemeinderat
NR Nationalrat
SR Ständerat
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 3 / 16

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2 U N T E R S U C H T E S THEMA 1: WAH L B Ü R O
2.1 Ausgangslage
Untersucht wird, ob die Vorbereitung und die Durchführung von Wahlen/Abstimmungen durch
die jeweiligen Verantwortlichen gemäss den entsprechenden Gesetzen und Verordnungen korrekt
durchgeführt werden. Die Prüfung haben wir anhand der Stände-/Nationalratswahl vom
23.10.2011 vorgenommen, wo kommunal auch noch über das Referendum zum Beschluss der
Gemeindeversammlung über die Einführung von "Tempo 30" abgestimmt wurde.
2.1.1 Ziel der Prüfung
Ziel der Prüfung ist
Sichtung der Vorbereitungsarbeiten rund um eine Wahl/Abstimmung zwecks Beurteilung
o des Prozessablaufs gemäss den gesetzlichen Grundlagen
o ob die Unterlagen fristgerecht, vollständig und richtig an die Stimmberechtigten ver-
schickt werden;
Beobachtung der Aktivitäten am Wahlsonntag zwecks Beurteilung
o des Prozessablaufs gemäss den gesetzlichen Grundlagen
o der Zweckmässigkeit der eingesetzten Mittel.
2.1.2 Verwendete Unterlagen
Gesetz über die politischen Rechte (GpR)
Verordnung über die politischen Rechte( VpR)
Kursunterlagen Landeskanzlei BL "Wahlen/Abstimmungen in den Gemeinden
(22.10.2010)".
2.1.3 Vorgehen
Kickoff-Meeting mit Silvia Wetzel (Gemeindepräsidentin), Aldo Grünblatt (Gemeindeverwal-
ter), Matthias Lüthi (Präsident Wahlbüro)
Sichtung GpR/VpR, Erstellung Checkliste mit Prüfpunkten
Besprechung mit Jörg Linder (Gemeindepolizist) am 12.09.2011
Beobachtung der Wahlbüroaktivitäten am Sonntag, 23.10.2011 (08:00 - 13:00)
Klärung noch offener Fragen per Email (Aldo Grünblatt)
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2.2 Abwicklung der Wahlen und der Abstimmung
2.2.1 Vorbereitung
JL ist verantwortlich für den Versand von Stimmunterlagen. Basierend auf dem in der Einwohnerkontrolle
geführten Stimmregister (aktuell ca. 3450 stimmberechtige Einwohner + 73 gemeldete
Auslandschweizer) lieferte die Landeskanzlei anfangs September 2011 das Abstimmungs-
Material. Die Stimmrechtsausweise (SRA) erstellte er mittels der Software SESAM. ML organisierte
das Aufgebot für die Wahlbüro-Kommission, JL dasjenige für das bei "Wahlen" benötigte
zusätzliche Personal, welches aus der Gemeindeverwaltung rekrutiert wird.
Spezielle Fälle, wie Personen, welche in der Zeit vom SRA-Abruf bis zum Abstimmungswochenende
volljährig/stimmberechtigt geworden sind, wurden dabei berücksichtigt.
Personen, welche innerhalb dieses Zeitraums neu in Ettingen wohnhaft und damit stimmberechtigt
sind, werden auf Anfrage und nach Prüfung auf allfällige bereits am alten Wohnort erhaltene
Wahl-/Stimmunterlagen mit dem Stimmmaterial beliefert.
Die Stimmrechtsausweise, die offiziellen Stimmunterlagen (National- und Ständeratswahlen
sowie Tempo-30-Abstimmung) sowie die Wahlpropaganda-Unterlagen (vgl. zu diesem Thema
Kapitel 2.2.3) wurden dann an das Mattenheim geliefert, wo die Verpackung erfolgte. Die Qualitätskontrolle
(Vollständigkeit des eingepackten Materials) erfolgte durch maschinelles Wägen.
Der Versand erfolgte über die Schweizerische Post. Bei den GPK-Mitgliedern wurden die Unterlagen
am 28.09.2011 angeliefert, die Kontrolle ergab Vollständigkeit.
Die brieflich abgegebenen Stimmkuverts wurden gesammelt (verantwortlich JL) und sicher
verwahrt. Am Samstag, 21.10.2011 um 17:00 Uhr leere JL zum letzten Mal das Postfach und
den Briefkasten der Gemeinde. Später eingeworfene Kuverts werden erst am Montag abgeholt
und korrekterweise nicht mehr berücksichtigt.
2.2.2 Durchführung: Ablauf Wahlbüro am Sonntag 23.10.2011
Um 07:55 Uhr trafen sich die Wahlbüro-Mitglieder (9 inkl. Präsident + 3 "Springer") vor der
Gemeindeverwaltung. Die brieflich abgegebenen Kuverts lagen verschlossen in Kisten im Zählraum.
ML hatte einen schriftlichen Zeitplan erstellt, wo die Aktivitäten mit Zeitfenster und Zuordnung
aufgeführt waren. Mit dem Auspacken der Kuverts wurde sofort begonnen. Folgende
Schritte wurden durchgeführt:
Öffnen der Stimmrechtskuverts (eine Person)
Auspacken (alle)
Sortieren nach Farbe (alle)
Nummerierung der NR-Zettel mit Stempel (eine Person)
Kontrolle NR-Wahlzettel
Zählung SR-Wahlzettel
Zählung "Tempo 30"-Abstimmung
Um 10:00 Uhr wurde im Parterre der Gemeindeverwaltung die Türe geöffnet. Vorgängig wurden
die Urnen aufgestellt und verschlossen. Jeweils 2 Mitglieder wechselten sich im Schichtbe-
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trieb ab, um die Wahlunterlagen entgegen zu nehmen, währenddessen oben weitergezählt
wurde. Um 12:00 Uhr wurde das Wahlbüro geschlossen.
Die Zählung der SR-Wahlzettel und "Tempo 30"-Abstimmung wurden direkt durch das Wahlbüro
getätigt. Die NR-Wahlzettel wurden in einem separaten Raum von 6 zusätzlichen Personen
unter Leitung von JL auf 3 PC's mittels der Software SESAM erfasst. Diese Erfassung generiert
Summendaten, mit Hilfe derer Querchecks gemacht werden können, um eine komplette und
korrekte Erfassung aller gültigen Stimmen zu ermöglichen.
Für das Zählen der Stimmzettel steht grundsätzlich eine Maschine zur Verfügung. Nur konnte
diese nicht eingesetzt werden, weil die Papierdicke der Stimmzettel dies nicht zuliess.
2.2.3 Zusätzliches Thema: Abpacken der Abstimmungs-/Wahlpropaganda
Im BiBo vom 06.10.2011 (vgl. Anhang 1) warf das Referendumskomitee "gegen Tempo 30" der
Gemeinde vor, dass sie dem Komitee verweigert habe, Propaganda in das Kuvert einzupacken.
Es folgte eine Gegendarstellung des Gemeinderats (BiBo 13.10.2011, vgl. Anhang 2), worauf
das Referendumskomitee nochmals ihren Vorwurf wiederholte (BiBo 20.11.2011, vgl. Anhang
3). Die GPK nahm diesen Leserbrief zum Anlass, das Thema mit zu begutachten.
2.3 Beurteilung
2.3.1 Vorbereitung
Die GPK hat bei ihren Prüfungen keine Mängel festgestellt. Die Wahlunterlagen wurden den
Stimmberechtigten termingerecht und vollständig zugestellt. Eine Schwachstelle sieht die GPK
in der Tatsache, dass aktuell keine Stellvertretung für JL besteht. Bei einem kurzfristigen Ausfall
seiner Person wäre die fristgerechte Zustellung der Wahlunterlagen u.U. gefährdet. Gemäss
Auskunft JL gibt es aktuell keine Checklisten, welche die Vorbereitungsarbeiten und Tätigkeiten
während des Abstimmungstags sowie die Nachbearbeitung aufzeigen. Es wird aber
eine Mitarbeiterin der Gemeindeverwaltung, Frau Mendelin, als Stellvertreterin für das Thema
Wahlen/Abstimmungen aufgebaut.
2.3.2 Durchführung: Ablauf Wahlbüro am Sonntag 23.10.2011
Wir erachten die Vorbereitung des Wahlsonntags durch die Verantwortlichen (Matthias Lüthi
und Jörg Linder) als ausgezeichnet. Die Arbeitsplätze waren bestens vorbereitet und ein Termin-
und Ablaufplan vorbereitet. Die Organisation und Abwicklung der Tätigkeiten im Wahlbüro
wurden korrekt und gemäss den gesetzlichen Vorschriften umgesetzt.
Der schriftliche Termin- und Ablaufplan ist eine wichtige Hilfe. Als verbesserungswürdig hält die
GPK den Abschnitt "Hinweise", wo die Gültigkeit der Nationalrats-Wahlzettel beschrieben wird.
Dies ist auch wichtig, da für neue Wahlbüro-Mitglieder der Besuch eines Kurses (wie z.B. von
der Landeskanzlei BL angeboten) nicht zwingend ist und auch weil es offenbar jeweils sehr
viele ungültige Stimmzettel gibt - nach offiziellem Zählstand waren davon schweizweit alleine
für diese Wahlen 33000 Stimmzettel betroffen (vgl. Zeitungsartikel Anhang 4).
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 6 / 16

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Die Komplexität bei Wahlen (Landrat/Nationalrat) aufgrund der Möglichkeit von Streichungen,
Panaschierungen etc. führt dazu, dass die Wahlzettel in allen Facetten ausgefüllt werden. Die
Kontrolle auf Gültigkeit resp. Nicht-Gültigkeit ist nicht einfach. Die GPK stellte fest, dass in
Zweifelsfällen Rückfragen bei anderen Wahlbüro-Mitgliedern und/oder beim
-präsidenten getätigt wurden. Stichproben der GPK ergaben, dass diese Bewertungen korrekt
durchgeführt wurden.
Ebenfalls wurde die Erfassung der NR-Zettel in SESAM stichprobenweise geprüft; auch dort
verlief alles korrekt.
Beim Druck von Abstimmungsunterlagen sollte darauf geschaut werden, dass Papier gewählt
wird, welches einen Einsatz der Zählmaschine zulässt.
2.3.3 Unstimmigkeit bezüglich Versand Wahlpropaganda
Die Gemeinde bietet den politischen Parteien die Möglichkeit, bei Wahlen Propagandamaterial
in einem separaten Kuvert zu verschicken. Dabei handelt es sich um einen Anlass der Parteien:
Sie müssen sich im Vorfeld einigen, welche zusätzlichen Unterlagen mitabgepackt werden sollen.
Zudem müssen die Parteien Personal stellen, welches die Unterlagen abpackt.
Da bei Abstimmungen bisher nie Propagandamaterial beigelegt wurde und nur die Befürworter
des Referendums eine Beilage vorbereitet hatten, konnten die Parteien diesbezüglich keine
Einigung erzielen. Der Gemeindeverwalter hat aus unserer Sicht mit dem Stoppen der Aktion
korrekt und angemessen gehandelt und keine politischen Rechte verletzt. Zudem erachtet die
GPK die Abstimmungsvorlage für das Referendum als ausgewogen, da auch eine ausführliche
Stellungnahme des Referendumskomitee dort abgedruckt wurde.
2.4 Empfehlungen
Die GPK empfiehlt, dass eine Checkliste für die Vorbereitung von Wahlen/Abstimmungen
erstellt wird, damit die Abwicklung nicht nur von einer Person (JL) abhängig ist. Die Einarbeitung
einer Stellvertreterin bietet dazu eine gute Gelegenheit.
Im Wahlbüro sollte die Anweisung an die Mitglieder erweitert werden; die Regeln für die
Beurteilung von Gültigkeit/Nicht-Gültigkeit von Wahlzetteln (wie z.B. Nationalratswahl) sollten
umfassender beschrieben und ggf.mit Beispielen unterlegt werden.
Versand Wahl-/Abstimmungspropaganda: Das Erstellen eines Reglements erachten wir als
zu bürokratisch. Wir empfehlen jedoch dem Gemeinderat, diese Abmachung mit den politischen
Parteien zu überprüfen, insbesondere auch bezüglich Wahlpropaganda für Abstimmungen.
Einen allfälligen Beschluss empfehlen wir zur Aufschaltung im Gemeinde-Internet.
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 7 / 16

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3 U N T E R S U C H T E S THEMA 2: PRÜFUNG FINAN Z- UND
Z AH L U N G S K O M P E T E N Z E N U N D SPESENAB W I C K L U N G
3.1 Ausgangslage
Das Thema 2 der Prüfungsperiode 2011/2012 sind die Finanz- und Zahlungskompetenzen sowie
die Spesenabwicklung der Gemeinde Ettingen. Inhalt der Prüfung ist die Beurteilung der
Prozessvorgaben und Kontrollaktivitäten sowie deren Einhaltung.
3.1.1 Ziel der Prüfungen
Ziele der Prüfung sind,
Finanz- und Zahlungskompetenzen
Erhebung und Beurteilung der Regelung der Finanz- und Zahlungskompetenzen der Gemeinde
Ettingen
Aufnahme und Beurteilung der Wirksamkeit der Prozesse (inkl. Kontrollaktivitäten) Rechnungsprüfung,
Kontierung und Zahlungsfreigabe von Lieferantenrechnungen
Spesenabwicklung
Erhebung und Beurteilung des Spesenreglements der Gemeinde Ettingen
Aufnahme und Beurteilung Wirksamkeit Prozess (inkl. Kontrollaktivitäten) Spesenabwicklung
3.1.2 Verwendete Unterlagen
Weisung des GR Ettingen zum Auftrags- und Bestellwesen vom 30. September 2011
Weisung des GR Ettingen zur Unterschriftenregelung vom 8. September 2011
Personalverordnung / Fassung vom 5. November 2007
Protokollauszug / Sitzung des Gemeinderates Nr. 09/09 vom 9. März 2009 betreffend Entschädigungen
der Mitglieder des Gemeinderates
3.1.3 Vorgehen
Sichtung relevante Unterlagen, Erstellung Checkliste mit Prüfpunkten
Meeting mit Silvia Wetzel (Gemeindepräsidentin), Aldo Grünblatt (Gemeindeverwalter),
Marc Hügin (Leiter Finanzen)
Einsichtnahme in Ordner mit allen Zahlungsaufträgen des Monats Januar 2012
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 8 / 16

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3.2 Prozessvorgaben
3.2.1 Finanz- und Zahlungskompetenzen
Gestützt auf § 6 Abs. 2 des Verwaltungs- und Organisationsreglements hat der Gemeinderat
eine Weisung zur Unterschriftenregelung erlassen, in welcher das Auftrags- und Bestellwesen
sowie die Berechtigungen für den Zahlungsverkehr geregelt sind.
Betreffend der manuellen Rechnungsprüfung, Kontierung und Zahlungsfreigabe von Lieferantenrechnungen
hat die Gemeinde Ettingen eine Weisung erlassen, welche die Erteilung von
Aufträgen, die Prüfung und Kontierung von Lieferantenrechnungen und die Zahlungsfreigabe
regelt.
Kontierung Lieferantenrechnungen
Eingehende Lieferantenrechnungen werden in einem ersten Schritt von der Buchhaltungsabteilung
(Marc Hügin und Carole Thüring) rechnerisch geprüft und gemäss Budget kontiert - im
gleichen Arbeitsschritt wird jede Rechnung mit einem Stempel versehen, welcher als Laufzettel
für die Rechnung dient.
Materielle Rechnungsprüfungen
Anschliessend überprüft die verantwortliche Stelle die Rechnung, ob diese materiell korrekt ist
und bestätigt dies mittels Visum auf dem Laufzettel.
Zahlungsanweisung
Anschliessend wird die Rechnung noch dem zuständigen Gemeinderat vorgelegt, welcher diese
visiert. Die Zahlungsfreigabe erfolgt schliesslich durch den Gemeindeverwalter Aldo Grünblatt.
Rechnungen unter CHF 3000.- dürfen von den Mitarbeitern direkt freigegeben werden,
bei höheren Beträgen muss der Gemeindeverwalter die Freigabe erteilen.
Zahlungsverkehr
Anschliessend werden die visierten Lieferantenrechnungen an die Buchhaltungsabteilung zurück
gegeben. Ungefähr wöchentlich werden die freigegebenen Rechnungen (das Volumen
beträgt ca. 50 Rechnungen pro Woche) mittels "Vergütungsauftrag Pronto" für den Zahlungsverkehr
erfasst. Gemäss Vorgaben sind Zahlungsaufträge an die Bank resp. Post immer kollektiv
zu zweien (berechtigte Vertreter aus GR und/oder Verwaltung) zu unterzeichnen. Berechtigt
dazu sind Gemeindepräsidentin, Vizepräsident, Gemeindeverwalter und bevollmächtigte Abteilungsleiter.
Zurzeit sind fünf Personen der Gemeinde Ettingen berechtigt, Zahlungsaufträge
auszulösen.
3.2.2 Spesenabwicklung
In der Personalverordnung der Gemeinde Ettingen vom 5. November 2007 ist in den §§ 11 – 14
die Abgeltung von Spesenauslagen geregelt. Insbesondere ist geregelt, bei welchen Arten von
dienstlichen Tätigkeiten Spesenauslagen geltend gemacht werden können und welche Ansprüche
für Kilometerentschädigungen und Entschädigungen für Verpflegung und Unterkunft bestehen.
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 9 / 16

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Für die Erfassung von Spesenabrechnungen steht den Mitarbeitenden ein Excel-Formular zur
Verfügung, in welchem Spesenauslagen erfasst werden können. Mindestens einmal jährlich
müssen allfällige Spesenauslagen von den Mitarbeitenden geltend gemacht werden und werden
vor Auszahlung vom Gemeindeverwalter geprüft und mittels Visum zur Zahlung freigegeben.
Die Auszahlung der Spesen erfolgt in der Regel bar durch den Leiter Finanzen.
3.3 Beurteilung
3.3.1 Finanz- und Zahlungskompetenzen
Die GPK beurteilt die Vorgaben und die Handhabung im Zusammenhang mit der Prüfung und
Zahlungsfreigabe von Lieferantenrechnungen als angemessen. Alle eingehenden Lieferantenrechnungen
werden formal und materiell von unterschiedlichen Mitarbeitenden geprüft, es besteht
ein klares und wirksames 4-Augen-Prinzip bei der manuellen Rechnungsprüfung. Bei der
von der GPK durchgeführten Stichprobenkontrolle, waren alle Rechnungen vollständig und richtig
visiert.
Gemäss Weisung werden Lieferantenrechnungen vom ressortverantwortlichen Gemeinderatsmitglied
und vom Gemeindeverwalter zur Zahlung freigegeben. Für eine nachhaltig wirkungsvolle
Plausibilitätsprüfung der Lieferantenrechnungen kann aus Sicht der GPK geprüft werden,
ob nicht eine Betragsgrenze festgelegt werden soll, bis zu welcher Rechnungen auch von den
Abteilungsleitern zur Zahlung freigegeben werden könnten - immer unter Wahrung des 4-
Augen-Prinzips. Dadurch könnte der Gemeindeverwalter entlastet werden und er hätte mehr
Zeit, die Rechnungen mit grossen Beträgen effektiver zu beurteilen.
Die Bankvollmachten für den Zahlungsverkehr werden zentral bewirtschaftet, sind aktuell und
der Bank resp. Postfinance bekannt. Bei allfälligen Wechseln von Unterschriftsberechtigten
wird das Unterschriftenverzeichnis aktualisiert.
Wenn es ausreicht, dass lediglich 5 Personen Zahlungsaufträge auslösen können, sollte dies
so beibehalten werden.
3.3.2 Spesenabwicklung
Die Spesenregelung und die Abwicklung der Spesenabrechnungen erachtet die GPK als angemessen.
Es besteht Klarheit, welche Auslagen und bis zur welcher Höhe sich die Mitarbeitenden
als Spesen zurückerstatten lassen können.
Im Grundsatz gelten die gleichen Prozessvorgaben und Kontrollaktivitäten wie bei der Abwicklung
von Lieferantenrechnungen. Der Gemeindeverwalter prüft die Berechtigung der Geltendmachung
von Spesen und der Leiter der Finanzabteilung prüft vor der Auszahlung, ob die Prozessvorgaben
eingehalten sind und die notwendigen Unterschriften vorliegen.
In vielen Betrieben werden Spesen nicht mehr in bar aus bezahlt, sondern aufs Lohn- und Gehaltkonto
überwiesen. Wir überlassen jedoch der Gemeindeverwaltung, die für sie zweckmässigste
Variante anzuwenden.
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 10 / 16

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3.4 Empfehlungen
Finanz- und Zahlungskompetenzen
Die GPK empfiehlt dem Gemeinderat zu prüfen, ob für die Zahlungsfreigabe analog der
Kompetenzen für die Erteilung von Aufträgen für die Abteilungsleiter Betragsgrenzen eingeführt
werden könnten, damit nicht alle Kleinstrechnungen vom Gemeindeverwalter zur Zahlung
freigegeben werden müssen.
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 11 / 16

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4 Z U S AM M E N FAS S U N G
Die GPK prüfte im 2011/2012 die unten aufgeführten Geschäfte und kam zu folgenden Schlüssen:
4.1 Thema 1 / Wahlbüro
Die Vorbereitung der Wahl/Abstimmung wurde korrekt und gemäss den gesetzlichen
Grundlagen durchgeführt
Die Aufgaben am Wahlsonntag wurden effizient und gemäss den gesetzlichen Grundlagen
durchgeführt
4.2 Thema 2 / Prüfung Finanz- und Zahlungskompetenzen und Spesenabwicklung
Die Regelungen und Prozessvorgaben im Bereich der Finanz- und Zahlungskompetenzen
und der Spesenabwicklung sind angemessen
Es existieren angemessene und wirksame Kontrollaktivitäten, so dass nur bewilligte Lieferantenrechnungen
durch berechtigte Mitarbeitende zur Zahlung freigegeben werden
Die durchgeführte Stichprobenkontrolle zeigte, dass die Vorgaben eingehalten werden
Die GPK dank den involvierten Gemeinderätinnen und Gemeinderäten, den Kommissions- und
Behördenmitglieder sowie der Gemeindeverwaltung für die konstruktive Zusammenarbeit in der
vergangenen Berichtsperiode.
Wir sind gerne bereit, die unterbreiteten Empfehlungen mit den Betroffenen zu diskutieren. Wir
bitten den Gemeinderat, diesen Bericht in geeigneter Weise zu veröffentlichen.
Ettingen, 28. Mai 2012
Für die GPK
Toni Peter Peter Keusch Beat Muntwiler
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 12 / 16

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5 AN H Ä N G E
5.1 Anhang 1: Artikel Referendumskomitee BiBo 06.10.2011
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 13 / 16

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5.2 Anhang 2: Artikel Gemeinderat BiBo 13.10.2011
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 14 / 16

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5.3 Anhang 3: Artikel Referendumskomitee BiBo 20.10.2011
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 15 / 16

GPK Ettingen
5.4 Anhang 4: Artikel NZZ am Sonntag vom 20.11.2011
GPK-Bericht-2011_2012_Definitiv_V1-0.doc 23.05.2012 Seite 16 / 16