Acrobat - INtex Publishing

INtex Fahrtenbuch 9
Copyright INtex Publishing GmbH & Co. KG 2011
INtex Publishing GmbH & Co. KG
Jakobstr. 9
53783 Eitorf
Deutschland
www.fahrtenbuch-pc.de
INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
Inhaltsverzeichnis
Installation! 6
Apple Macintosh! 6
Windows ! 6
Bedienelemente! 8
Navigation! 8
Daten erfassen und löschen! 9
Daten suchen und finden! 9
Daten sortieren! 9
Programmfunktionen! 10
Infos! 10
Snapback-Navigation! 10
Standard Symbole in INtex Software! 10
Wiedervorlage Kalender! 12
Wichtige Tasten und Befehle! 13
Dateneingabe! 14
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Neuer Datensatz! 14
Datensatz löschen! 14
Datensatz ändern! 14
Datensatz vorblättern! 14
Datensatz zurückblättern! 14
Datensatz ausblenden! 14
Datensätze suchen! 15
Datensätze sortieren! 16
Sicherungskopie anlegen! 16
Datensätze importieren! 16
Datensätze exportieren! 16
Daten drucken! 17
Begrifflichkeit! 17

INtex Fahrtenbuch 9
Dateneingabe! 18
Rechtschreibprüfung! 18
Drag & Drop und die Zwischenablage! 18
Datumsangaben eingeben! 18
Wiederkehrende Daten eingeben! 19
Feldwerte berechnen! 21
Inhalte austauschen! 22
Bilder und Multimedia-Daten eingeben! 23
Größere Datenmengen erfassen! 25
Daten schützen! 25
Layoutänderungen! 26
Konstanten und Variablen! 26
Textformatierung! 26
Ränder und Tabulatoren! 27
Tabulatoren nutzen! 28
Fazit! 28
Layoutänderungen über FileMaker! 29
Hilfe und Dokumentation! 30
Datenübernahme (Import)! 31
Datenaufbereitung! 31
Import starten! 31
Import definieren! 32
Sonderfälle! 34
Importieren! 35
Stammdaten! 35
Datenweitergabe (Export)! 36
Zwischenablage! 36
Feldinhalt exportieren! 36
Mail senden! 36
Daten an Excel weitergeben! 38
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INtex Publishing
Daten als PDF/Acrobat-Datei weitergeben! 38
Datensätze exportieren! 39
Schnelleinstieg Fahrtenbuch vX! 42
Vorarbeiten! 42
Fahrtenbuch führen! 44
Kosten buchen! 49
Druck-Assistenten! 50
Datensätze filtern! 50
Drucklayout wählen! 51
Drucklayout prüfen! 51
Blättern! 51
Zoomen! 52
Papierformat ändern! 52
Druckoptionen einstellen! 53
Der Exportassistent! 55
Datensätze filtern! 55
Exportformat festlegen! 56
Exportdatei benennen! 56
Exportfelder aussuchen! 56
Exportieren! 57
Der Suchassistent! 58
Dokumente und Bilder! 61
Dokumentbefehle! 62
Bildbefehle! 65
FileMaker Go für iOS! 68
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INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
Installation
Apple Macintosh
Legen Sie die CD ein. Ziehen Sie den gesamten Programm-Ordner von der CD in
den Programme-Ordner oder eigentlich besser in den Dokumente-Ordner auf Ihrer
Festplatte (Dokumente deshalb, weil der vX-Programmordner auch Ihre Datenbankdatei
enthält, also Ihre Daten). Werfen Sie die CD aus und bewahren Sie diese an
einem sicheren Ort auf. Fahren Sie mit der Freischaltung fort.
Hinweis: Die Software kann auf der CD (CD ROM=Read only memory, nur Lesezugriff)
wegen des Schreibschutzes nicht freigeschaltet und benutzt werden. Sie muß
unbedingt von der CD herunterkopiert werden.
Wenn Sie die Software heruntergeladen haben, entpacken Sie das Zip-Archiv und
ziehen Sie den darin enthaltenen Programmordner in Programme oder Dokumente.
Das Zip-Archiv können Sie in einem Download-Ordner speichern oder löschen. Fahren
Sie mit der Freischaltung fort.
Enthält das Zip-Archiv ein Disk-Image (dmg), dann öffnen Sie dieses - sofern dies
nicht automatisch geschieht - per Doppelklick. Ziehen Sie den Programmordner des
gekauften Programms in Applications/Programme. Von dort starten Sie dann die
Software. Disk-Image und Zip-Archiv können ausgeworfen/gelöscht werden.
Hinweis zur Datensicherung: Die vX Datenbank-Programme speichern alle Daten in
einer zentralen Datenbankdatei. Diese befindet sich wie das Programm ebenfalls im
Programmordner der jeweiligen Anwendung. Bedenken Sie dies bei der Datensicherung.
Am einfachsten sichern Sie den kompletten Programmordner der vX Software,
dann haben Sie immer eine auch vom Sicherungsmedium aus startfähige Version.
Windows
Legen Sie die CD ein, das Setup-Programm startet automatisch. Folgen Sie den Anweisungen
auf dem Bildschirm. Am Ende der Installation finden Sie die vX-Software
im Start-Menü in einer eigenen Programmgruppe. Fahren Sie mit der Freischaltung
fort.
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INtex Fahrtenbuch 9
Wenn Sie die Software heruntergeladen haben, entpacken Sie das Zip-Archiv mit einem
Doppelklick und starten die darin enthaltene Setup.exe mit einem Doppelklick.
Am Ende der Installation finden Sie die vX-Software im Start-Menü in einer eigenen
Programmgruppe. Fahren Sie mit der Freischaltung fort.
Hinweis zur Datensicherung: Die vX Datenbank-Programme speichern alle Daten in
einer zentralen Datenbankdatei. Diese befindet sich wie das Programm ebenfalls im
Programmordner der jeweiligen Anwendung. Bedenken Sie dies bei der Datensicherung.
Am einfachsten sichern Sie den kompletten Programmordner der vX Software,
dann haben Sie immer eine auch vom Sicherungsmedium aus startfähige Version.
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INtex Publishing
Bedienelemente
Navigation
Zwischen den Modulen wechseln Sie über die Modul-Wechselleiste links. Das aktive
Modul wird gefettet dargestellt.
Der Name des aktiven Moduls steht rechts oben.
Die Blättern-Pfeile navigieren zwischen einzelnen Datensätzen.
Der Statusbereich unten links zeigt Ihnen an, welcher Datensatz gerade angezeigt
wird und wieviele Datensätze insgesamt in der Datenbank sind. Außerdem sehen Sie
rechts, ob eine Abfrage aktiv ist, die Datensätze also gefiltert wurden.
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Daten erfassen und löschen
Die Plus-Taste legt einen neuen Datensatz an (Strg-N bzw. Apfel-N).
Die Minus-Taste löscht den aktuellen Datensatz – es erfolgt eine Sicherheitsabfrage
(Apfel-E bzw. Strg-E)
Wenn der Datensatz geschützt wurde, können Sie ihn nicht löschen. Datensatzschutz
erkennen Sie am Vorhängeschloß oben.
Eine Eingabe wird mit dem grünen Häkchen bestätigt, mit dem roten x abgebrochen.
Für Teildaten wie Bildfelder oder Datenreihen werden Daten mit diesen Symbolen
angelegt oder entfernt:
Daten suchen und finden
Die Lupe wechselt in den Suchmodus. Geben Sie einen Suchbegriff in der leeren
Eingabemaske ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Die auf die Suche passenden
Datensätze werden angezeigt.
Der Statusbereich zeigt dann an, wieviele von allen Datensätzen auf die Suchabfrage
gepaßt haben.
Ein erneuter Klick auf die Lupe zeigt wieder alle Datensätze an.
Daten sortieren
Die Sortieren-Taste ruft den Sortieren-Dialog auf. Hier können Sie nach allen Datenfeldern
sortieren und die Sortierung auch wieder aufheben.
Der Statusbereich zeigt an, ob die Daten sortiert wurden oder nicht.
INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
Programmfunktionen
Schalter. Führt programmspezifische Aufgaben aus.
Infos
Die INtex Datenbanken schreiben zu jedem Datensatz mit, wer den Datensatz wann
erfaßt und wer ihn wann bearbeitet hat. Diese Information stehen oben in der Info-
Leiste und im Info-Tab rechts.
Snapback-Navigation
Mit der Snapback Navigation können Sie einen Rücksprungpunkt (Formular und Datensatz)
setzen und später mit einem Mausklick wieder dorthin zurückkehren.
Snapback-Punkt setzen
Snapback-Punkt ansteuern
Standard Symbole in INtex Software
(Nicht alle Symbole tauchen in jedem Programm auf.)
öffnet eine Tabellen- oder erweiterte Ansicht
schließt eine erweiterte oder Tabellenansicht
zeigt einen Monatskalender als HUD Display
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zeigt Informationen zum Datensatz als HUD Display
wechselt zur Formularansicht
wechselt zur Navigationsliste
wechselt in die Tabellenansicht
zeigt das Werkzeug zur Verwaltung und Erzeugung von Seriennummern
wechselt zu Funktionsassistenten
zeigt das Tagging-Werkzeug an
zeigt das Lineal an mit dem Tabulatoren und Ränder gesetzt werden
legt einen Favoriten an
öffnet die Favoriten
druckt Layouts, Berichte etc bzw. zeigt den Druckassistenten.
wechselt zum Export-Assistenten
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INtex Publishing
zeigt statistische Daten
öffnet das Aufgabenfenster
öffnet das Notizenfenster
öffnet die Übersicht
öffnet den Programmassistenten
öffnet den programminternen Kalender
wählt die Farbe eines Etiketts
Wiedervorlage Kalender
Für jede Datumseingabe können Sie mit einem Klick auf
den Wiedervorlage Kalender aufrufen. Dieser zeigt Ihnen Werktage in 5, 10, 20, 30,
40, 60 und 90 Tagen sowie die dazugehörigen Kalenderwochen und Quartale. Außerdem
können die entsprechenden Monate in iCal angezeigt werden. Ein Klick auf
das gewünschte Datum und dieses wird in das aktuelle Feld eingefügt.
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Wichtige Tasten und Befehle
INtex Fahrtenbuch 9
Zwischen den Datenfeldern navigieren Sie mit der Tabulator-Taste. Kreuzfelder werden
mit der Leertaste ein- oder ausgeschaltet. Das aktuelle Tagesdatum geben Sie in
Datumsfeldern mit Strg+Minus bzw. Apfeltaste+Minus ein. Nach Datumsbereichen
wird mit Anfangsdatum...Enddatum (drei Punkte dazwischen) gesucht. In der Registerkarte
Interna wird immer festgehalten, wer wann welchen Datensatz erfaßt oder
geändert hat. Außerdem sind hier programmspezifische Einstellungen zu finden. Besondere
Befehle eines Programms sind im Kurzbefehle-Menü zusammengefaßt.
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INtex Publishing
Dateneingabe
Neuer Datensatz
Sie legen einen neuen Datensatz mit dem Befehl Datensätze/Neuer Datensatz,
Strg-/Apfel+N oder dem Plus-Symbol oben rechts an. Es erscheint eine leere Datenmaske,
in der Sie Ihre Daten eingeben können. Die Speicherung sowohl des neuen
Datensatzes als auch der gesamten Datenbank erfolgt automatisch.
Sie können neue Datensätze auch auf Basis vorhandener Datensätze erstellen, indem
Sie einen Datensatz kopieren (Befehl Datensätze/Datensatz duplizieren, Strg-/
Apfel-D).
Beim Hinzufügen neuer Datensätze ändert sich in der Statuszeile oben die Gesamtzahl
der Datensätze (letzte Zahl) automatisch.
Datensatz löschen
Sie können einen Datensatz jederzeit auch wieder entfernen. Wählen Sie Datensätze/Datensatz
löschen oder drücken Sie Strg-/Apfel-E. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage,
ob Sie den Datensatz tatsächlich löschen möchten.
Sie können über das Datensätze-Menü auch alle Datensätze einer Auswahl löschen,
was bei Anzeige aller Datensätze die Datenbank komplett leerräumt – also Vorsicht.
Natürlich erfolgt auch hier eine Sicherheitsabfrage.
Die Zahl der in der Statuszeile angezeigten Datensätze reduziert sich automatisch
um die Zahl der gelöschten Datensätze.
Datensatz ändern
Um Datensätze zu ändern, klicken Sie einfach in das zu ändernde Feld oder springen
mit der Tabulatortaste dorthin. Gespeichert werden die Änderungen automatisch.
Datensatz vorblättern
Um in der Liste der Datensätze vorzublättern, weiterzugehen, klicken Sie auf den
Rechtspfeil links oben oder drücken Strg-Pfeilab. Der Doppelpfeil rechts bringt Sie
zum letzten Datensatz. In der Statusleiste (erste Zahl) sehen Sie, auf welcher Datensatznummer
Sie sich befinden.
Datensatz zurückblättern
Um in der Liste der Daten zurückzublättern, klicken Sie auf den Linkspfeil links oben
oder drücken Strg-Pfeilauf. Der Doppelpfeil links führt Sie zum ersten Datensatz. Die
Statusleiste zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes.
Datensatz ausblenden
Sie können jederzeit einzelne Datensätze ausblenden. Wählen Sie dazu Datensätze/
Datensatz ausschließen oder drücken Sie Strg-/Apfel-T. Der Datensatz wird hierbei
nicht gelöscht, aber vorübergehend nicht mehr angezeigt und in der Statusleiste
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(zweite Zahl) auch nicht mehr mitgezählt. Sie können beliebig viele Datensätze ausblenden
bis keiner mehr angezeigt wird.
Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen Sie im Datensätze-Menü den Befehl
Ausschluß anzeigen. Alternativ können Sie das Stern-Symbol oben rechts anklicken.
Datensätze suchen
Wenn Sie einzelne oder mehrere Datensätze suchen, klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol
rechts oben oder wählen im Ansicht-Menü den Suchen-Modus oder
drücken Strg-/Apfel-F. Die Datenmaske leert sich und Sie können einen Suchbegriff
eingeben. Dabei können in mehrere Datenfelder gleichzeitig Suchbegriffe eingegeben
werden. Sie können nach Text, Zahlen, Datumsangaben und vielem mehr suchen.
Suchbegriff
Test ! !
Sucht nach dem Wort „Test“ oder dem Wortbestandteil „Test“ in einem Textfeld.
5 ! !
Sucht nach der Zahl 5 in einem Zahlen- oder Textfeld.
>5 ! !
Sucht nach Zahlen größer 5 in einem Zahlenfeld
1.1.2005!
Sucht nach Datumsangaben nach dem 1.1.2005 in einem Datumsfeld

INtex Publishing
Um wieder alle Datensätze zu sehen, wählen Sie im Datensätze-Menü den Befehl
Ausschluß anzeigen. Alternativ können Sie das Stern-Symbol oben rechts anklicken.
Datensätze sortieren
Das Sortieren von Daten ist in den Tabellenansichten am einfachsten. Hier klicken
Sie einfach den Spaltentitel einer Spalte an, um danach zu sortieren. Wollen Sie in
Formularen sortieren oder komplexere Sortierfolgen bewirken, drücken Sie auf das
Sortiersymbol oben rechts oder wählen im Datensätze-Menü den Befehl Datensätze
sortieren (Strg-/Apfel-S).
Sicherungskopie anlegen
Wenn Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank anlegen möchten, wählen Sie aus
dem Ablage/Datei-Menü den Befehl Kopie speichern unter. Damit wird die gesamte
Datenbankdatei incl. aller Datensätze gespeichert. Derartige Sicherungskopien sollten
Sie regelmäßig vornehmen.
Datensätze importieren
Wechseln Sie zunächst zu einer Ansicht der Daten, in die Sie Daten importieren
möchten. Sollen etwa Adressen importiert werden, sollten Sie zur Adreßansicht
wechseln.
Rufen Sie dann im Ablage/Datei-Menü den Befehl Datensätze importieren/Datei auf.
Wählen Sie die zu importierende Datei. Importiert werden können ASCII-Dateien,
Excel-Tabellenblätter, DBF-Datenbankdatei und viele andere Dateiformate wie etwa
FileMaker 7.
In einem Dialog Zuordnung der Importfelder bestimmen Sie, welche Felder der Importdatei
welchen Datenbankfeldern zuzuordnen ist. Unten links sind Pfeilschalter,
mit denen Sie durch die Daten durchblättern können, was dabei hilft festzustellen, ob
die Feldzuordnung stimmig ist.
Haben Sie den Eindruck, das alles stimmt, importieren Sie die Daten. Diese werden
automatisch als Abfrage angezeigt, so daß Sie nur die importierten Datensätze sehen
und nicht mehr die schon vorher vorhandenen Daten. Sie können jetzt die importierten
Daten durchblättern und gegebenenfalls korrigieren. Anschließend können Sie
sich alle Datensätze anzeigen lassen.
Sollte der Import Datenmüll erzeugt haben, können Sie auch schnell über Datensätze/Alle
Datensätze löschen nur die importierten Daten wieder löschen.
Datensätze exportieren
Datensätze können zur Verwendung etwa im Microsoft Office in diversen Formaten
wie ASCII, Excel und DBF exportiert werden. Wechseln Sie zunächst zu einer Ansicht,
die die zu exportierenden Datensätze zeigt und machen Sie eine Abfrage, so
daß nur die Datensätze zu sehen sind, die Sie auch exportieren möchten.
Wählen Sie im Ablage/Datei-Menü den Befehl Datensätze exportieren. In einem Dialog
bestimmen Sie zunächst Name und Ort der Exportdatei und das Exportformat.
Anschließend wird in einem zweiten Dialog festgelegt, welche Datenfelder der gewählten
Datensätze exportiert werden sollen.
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Daten drucken
Normalerweise sind für den Druck von Daten in Form von Briefen, Listen und Auswertungen
vorgefertigte Funktionen in der jeweiligen vX-Software vorhanden. Sollten
Sie dennoch einmal selbständig Daten drucken wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie zu einer Ansicht der Daten, die Sie drucken möchten in einer Layoutform,
die Sie möchten (Formular oder Tabelle). Fragen Sie auf die Daten, die Sie
drucken möchten zuvor ab, wenn nicht alle Daten gedruckt werden sollen.
Wählen Sie im Ablage/Datei-Menü den Befehl Papierformat, um sicherzustellen, daß
auf die richtige Papiergröße in der richtigen Ausrichtung (quer, hoch) gedruckt wird.
Wählen Sie schließlich im Ablage/Datei-Menü den Befehl Drucken. Stellen Sie den
gewünschten Drucker ein, nehmen Sie druckerspezifische Einstellungen vor, entscheiden
Sie über den Druck von Kopien etc.
Wie Daten in einem Layout gedruckt aussehen, können Sie vorab sehen, indem Sie
im Ansicht-Menü den Befehl Seitenansichtsmodus wählen. Diese Vorschau kann über
die Symbole links unten am Fensterrand gezoomt werden. Zurück zur normalen
Datenansicht gelangen Sie mit Ansicht/Blätternmodus.
Begrifflichkeit
INtex Fahrtenbuch 9
Folgende Datenbankbegriffe sollten Sie kennen:
• Datenfeld: Die Karteikartenzeile mit Informationen zu einem Punkt. Inhalt kann
Text, Zahlen, Datumsangaben, Bilder oder andere Multimedia-Elemente sein.
• Datensatz: Mehrere Datenfelder, die eine Einheit bilden – eine Karteikarte.
• (Daten-)tabelle: Mehrere Datensätze – Karteikasten. Gemeint ist aber auch die
Listenansicht von Datensätze.
• Formular, Layout, Karteikarte: Die Ansicht eines einzelnen Datensatzes auf dem
Bildschirm.
• Relationen: Beziehungen zwischen Datentabellen. So stehen Kontakte etwa in
Beziehung zu Personen.
• Datenbank: Eine Datei, die ein oder mehrere Tabellendefinitionen samt ihren
Datensätzen und gespeicherten Beziehungen enthält. Sozusagen der elektronische
Aktenschrank.
• Abfrage: Möglichkeit zur Suche nach Datensätze bzw. die Ergebnismenge einer
Suche.
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INtex Publishing
Dateneingabe
Wir wollen Ihnen etwas die Möglichkeiten effektiver Dateneingabe und Datenbearbeitung
näher bringen. Viele alltägliche Aufgaben lassen sich nämlich schneller bewerkstelligen,
als Sie vielleicht denken.
Rechtschreibprüfung
Unsere Produkte beherrschen eine automatische Rechtschreibprüfung. Bei der Eingabe
längerer Texte wie Produktbeschreibungen, Briefen etc. mag dies hilfreich sein,
beim Erfassen kurzer Angaben oder Zahlen kann dies aber möglicherweise hinderlich
sein. Über Dateioptionen im Datei/Ablage-Menü können Sie dieses Feature an
und ausschalten. Auch ohne diese Automatik können Sie über Rechtschreibung im
Text-Menü jederzeit den Text einer Kontrolle unterziehen.
Drag & Drop und die Zwischenablage
Selbstverständlich unterstützen die vX Programme Drag&Drop und die Zwischenablage
mit Kopieren und Einsetzen von Elementen. Das Drag&Drop kann über Einstellungen
ein- und ausgeschaltet werden.
Datumsangaben eingeben
Sehr häufig müssen Sie Datumsangaben eingeben. Am einfachsten geben Sie das
Tagesdatum von heute mit Strg/Apfel und der Minustaste ein. Sie können auch über
das Kalendersymbol im Datenfeld einen Aufklappkalender einblenden und hier ein
Datum auswählen.
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Über die Schalter oben links und rechts können Sie dabei durch die Monate blättern.
Befinden Sie sich in einem Datumsfeld und wollen bestimmte Wiedervorlage-Termine
etwa heute in 90 Werktagen eingeben, dann rufen Sie den Kalender mit einem Klick
auf das Kalendersymbol auf.
Es erscheint ein Kalender und hier können Sie durch Klick auf die entsprechende
Datumsangabe die üblichen Wiedervorlage-Termine unter Auslassung von Samstagen
und Sonntagen auswählen.
Wiederkehrende Daten eingeben
INtex Fahrtenbuch 9
Häufig müssen Sie immer dieselben Daten eingeben, etwa gleiche Kategorisierungen.
In solchen Fällen finden Sie über das Pfeilunten-Symbol zumeist eine Liste mit
Vorgabewerten, die Sie auswählen können.
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INtex Publishing
Und meist enthalten diese Listen am Ende den Eintrag Bearbeiten... Damit ist es Ihnen
möglich, die Liste umzuordnen, zu löschen, zu ergänzen oder komplett zu ändern.
Diese Mühe sollten Sie sich machen, denn es lohnt sich später bestimmt.
Aber selbst dann, wenn es eine solche Vorgabeliste nicht gibt, können Sie auf frühere
Eingaben zurückgreifen. Wählen Sie dazu im Bearbeiten-Menü den Befehl Aus
Index einfügen... Es erscheint eine Liste mit bereits früher in dieses Feld eingegeben
Daten. Wissen Sie genau, daß Sie die Daten aus dem vorherigen Datensatz übernehmen
wollen, können Sie im Bearbeiten-Menü auch den Befehl Aus zuletzt besuchten
Datensatz wählen.
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Haben Sie mehrere sehr ähnliche Datensätze zu erfassen, können Sie sich natürlich
auch von einer Vorlage eine Kopie ziehen. Dazu dient die Tastenkombination Apfel-/
Strg-D bzw. der Befehl Datensatz duplizieren im Datensätze-Menü.
Feldwerte berechnen
INtex Fahrtenbuch 9
Feldinhalte wie Preise oder Umlagefaktoren möchten Sie möglicherweise erst nach
einer Berechnung von x und y eingeben. Natürlich können Sie das auch mit dem Taschenrechner
des Systems machen, vielfach ist in unserer Software aber bereits ein
Formelrechner eingebaut.
Wenn Sie sich in einem Zahlenfeld befinden und auf das X+Y-Symbol klicken, erhalten
Sie die Möglichkeit zur Eingabe einer Rechenformel. Gleich wie komplex und mit
oder ohne Klammern, die Formel wird korrekt berechnet. Feldinhalte können über
den Feldnamen ebenfalls eingerechnet werden.
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INtex Publishing
Inhalte austauschen
Häufiger kommt es vor, daß man die Inhalte einer Gruppe von Datensätzen in gleicher
Form austauschen möchte. So soll vielleicht die Produktbeschreibung für alle
Varianten eines Modells in gleicher Weise geändert werden, die Adresse aller Mitarbeiter
einer Firma hat sich geändert oder die Preise bestimmter Produkte sollen in
gleicher Form angehoben werden. All das ist viel einfacher möglich, als Sie vielleicht
denken.
Wichtig ist zunächst, daß Sie über eine Suche dafür sorgen, daß auch wirklich nur
die zu ändernden Datensätze angezeigt werden. Sonst ändern Sie möglicherweise
auch Daten, die Sie gar nicht ändern wollten. Ist das geschehen, können Sie nur
noch auf eine Sicherungskopie zurückgreifen.
Werden nur die zu ändernden Datensätze angezeigt, dann ändern Sie zunächst ein
Feld wie gewünscht. Wählen Sie dann im Suchen-Menü den Befehl Feldinhalt ersetzen.
Über die erste Option können Sie nun alle anderen Feldinhalte der aufgerufenen Datensätze
in gleicher Weise ändern. Drücken Sie dazu auf Ersetzen.
Bei Seriennummern-Feldern ist Option 2 interessant. Hier können Sie bestimmen,
bei welcher Zahl beginnend und mit welchem Intervall neu gezählt werden soll.
Am leistungsstärksten ist Option 3. Hier können Sie eine Formel zur Änderung eingeben.
Sollen etwa die Verkaufspreise um 20% angehoben werden, dann lautete die
Ersatzformel
Verkaufspreis * 1,2
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Bestätigen Sie mit OK und drücken Sie dann Ersetzen.
Wie Sie in dem Formel angeben Dialog sehen, stehen Ihnen für die Berechnungen
alle Felder der Datenbank und eine Fülle von Datenbankfunktionen zur Verfügung.
Diese hier alle zu erläutern, würde zu weit führen - Fachliteratur zur Datenbank File-
Maker oder die Hilfe von FileMaker kann Sie hier weiterbringen.
Bilder und Multimedia-Daten eingeben
INtex Fahrtenbuch 9
Selbstverständlich können Sie in die entsprechenden Bild- und Multimedia-Felder
Bilder, Videos, Dokumente wie PDF-Dateien und Tonaufzeichnungen eingeben. Vielfach
finden Sie + und - Schalter neben den Feldern, um die Eingabe zu erleichtern.
Außerdem finden Sie entsprechende Einfüge-Befehle im Bearbeiten-Menü.
Selbstverständlich können Bilder auch über die Zwischenablage eingefügt werden.
Lesen Sie Bilder ein, können Sie entscheiden, ob die Bilddatei tatsächlich physikalisch
in die Datenbank importiert werden soll (Datenbankgröße !!!) oder nur ein Verweis
auf die Bilddatei auf Ihrer Festplatte zu speichern ist (Dateiverknüpfung kann
bei Umbenennen, Verschieben, Löschen der Originaldatei verloren gehen).
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INtex Publishing
Sehr schön für Telefonnotizen etc. ist auch die Möglichkeit der direkten Aufnahme
von Tonaufzeichnungen. Dazu brauchen Sie bei einem Multimedia-Feld lediglich auf
das Feld doppelt zu klicken.
Starten Sie die Aufnahme mit der runden Taste, beenden Sie sie mit der Viereck-Taste
und sichern Sie. Natürlich geht das alles nur, wenn Sie über ein Headset verfügen
oder Ihr Computer mit einem Mikrofon oder einer Webcam ausgestattet ist.
Multimedia-Felder, die Tonaufzeichnungen enthalten, werden mit einem Lautsprecher
gekennzeichnet. Doppelklick und Sie hören, was gesagt wurde.
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Größere Datenmengen erfassen
Natürlich können Sie auch extern erfaßte größere Datenmengen übernehmen, ohne
diese abzutippen. Lesen Sie dazu die Anleitung Datenübernahme.
Daten schützen
INtex Fahrtenbuch 9
Datenverlust ist ein wichtiges Thema und umso wichtiger ist die Frage, wie Sie Ihre
wichtigen Daten schützen können. Natürlich sollten Sie Ihre Datenbank in Ihr tägliches
Backup einbeziehen. Außerdem können Sie über Ablage/Datei und den Befehl
Sicherungskopie jederzeit eine Kopie der Datenbankdatei speichern.
Zu Ihrem Schutz dient auch die Sicherheitsabfrage nach dem Editieren eines Datensatzes,
die Ihnen ein Speichern der Änderungen explizit abverlangt. Haben Sie nur
versehentlich etwas geändert, drücken Sie auf Nicht speichern.
Und natürlich gibt es vor dem Löschen von Datensätzen auch eine Sicherheitsabfrage,
damit nicht versehentlich Daten abhanden kommen.
Wollen Sie sicherstellen, daß bestimmte Datensätze nicht dennoch versehentlich gelöscht
werden, können Sie diese mit einem Schreibschutz versehen. Dies ist etwa
bei Adreßdaten möglich und in den Demos mit der Adresse von INtex Publishing geschehen.
Geschützte Datensätze sind mit einem Vorhängeschloß gekennzeichnet.
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INtex Publishing
Layoutänderungen
Sind innerhalb der Programme Layoutänderungen möglich, so finden Sie die Optionen
dazu immer unter "Stammdaten". Dies trifft etwa auf die Firma vX, Jobs vX und
Fahrtenbuch vX zu. Am Beispiel der Firma vX erklären wir die grundsätzliche Vorgehensweise,
die auch für die anderen Programme gilt. Versuchen wir uns an einer
Änderung der Positionszeilendefinition in der Registerkarte Stammdaten/Fakturlayout.
Die Vorgabedefinition sieht so aus:
Konstanten und Variablen
In diese Definitionsfelder können Sie feststehenden, konstanten Text eingeben oder
Variablen. Im Beispiel sind lediglich die Trennpunkte oben sowie das Prozentzeichen
hinter der Variable #M%# konstant, alle anderen Inhalte sind Variablen. Welche Variablen
zur Verfügung stehen und welche Bedeutung diese haben, hängt vom Layoutbereich
ab, der verändert wird. Für die Positionszeilen in der Firma etwa stehen die
folgenden Variablen zur Verfügung.
Achten Sie darauf, die Variablennamen exakt wie angegeben zu schreiben und in #
Lattenkreuze zu setzen. Sonst erkennt die Software nicht, daß es sich um eine Variable
handeln soll. Sobald etwas fehlt, erscheint die Variable als konstanter Text im
späteren Layout. Wollen Sie Variablen wieder löschen, müssen Sie alles inclusive
der Lattenkreuze löschen. Im späteren Ausdruck werden die Variablen komplett
durch entsprechende Datenbankinhalte wie etwa Produktbezeichnungen und Preise
ersetzt.
Textformatierung
Natürlich können konstante Texte und Variablen formatiert werden. Sie können also
die Schrift ändern, Farben wählen, Größen bestimmen und vieles mehr. Entsprechende
Befehle finden Sie im Text-Menü. Über Fenster/Werkzeugleisten/Textformatierung
können Sie zudem eine Werkzeugleiste zur Formatierung einblenden.
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Formatiert wird immer der gerade markierte Text, d.h. Sie können mit Apfel-/Strg-A
das gesamte Feld markieren oder nur Teile davon und formatieren dann entsprechend
nur Teile des Textes. Im Beispiel wurde die Trennlinie grau gefärbt und die Variable
#BEMERKUNG# kursiv gesetzt.
Ränder und Tabulatoren
Für tabellarische Auflistungen wie etwa in den Positionszeilen einer Rechnung können
Sie linke und rechte Ränder bestimmen und Tabulatoren verwenden. Schalten
Sie hierfür das Textlineal ein. Wählen Sie dazu "Text/Textlineal" oder klicken Sie auf
das Lineal Symbol.
Oben am Fensterrand erscheint daraufhin ein Textlineal.
INtex Fahrtenbuch 9
Sie sehen darin linke und rechte Ränder, einen eventuellen Erstzeilen-Einzug oder
-Auszug sowie die Tabulatoren. Mit Ctrl-Klick oder Rechtsklick über dem Textlineal
können Sie die Einheitenanzeige von Pixel über Inch auf Zentimeter umstellen.
Die vorhandenen Greifer für Einzüge und Tabulatoren können Sie mit der Maus ergreifen
und verschieben. Die Tabulatoren gelten dabei entweder für die aktuelle Zeile
oder den markierten Textbereich. Soll Ihre Tabulatoränderung für den gesamten
Block gelten, denken Sie daran, diesen vorher mit Apfel-/Strg-A auch komplett zu
markieren.
Neue Tabulator-Positionen setzen Sie, indem Sie an der gewünschten Position in
das Textlineal klicken. Genauer arbeiten Sie aber, wenn Sie auf das Textlineal doppelt
klicken. Dann erscheint nämlich der Tabulatoren-Dialog.
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INtex Publishing
in diesem Dialog können Sie je nach gewählter Einheit zentimeter- oder pixelgenau
Tabulatoren setzen. Dabei gibt es Tabulatoren für linksbündige (der Standardtabulator),
rechtsbündige, zentrierte und Dezimal-Tabulatoren. Letztere sind vor allem zur
bündigen Ausrichtung von Euro und Cent Beträgen interessant. Die Leerräume zwischen
den Tabulatoren können zudem mit einem Füllzeichen angereichert werden.
Wenn Sie auch die linken und rechten Ränder sowie Einzüge genauer bestimmen
wollen, wählen Sie im Text-Menü unter Format den Befehl Text und klicken auf den
Schalter Absatz. Es erscheint der Absatz-Dialog, der die gewünschten Einstellungen
bereit hält.
Zeilenabstände und Ausrichtung können Sie hier für den markierten Textbereich auch
noch beeinflussen.
Tabulatoren nutzen
Um nun konstanten Text oder Variablen auf eine Tabulator-Position auszurichten,
drücken Sie im Text Wahl-Tab/Alt-Tab - die Tabulatortaste selbst steht hier nicht zur
Verfügung, da diese ja schon zwischen den Datenbankfeldern wechselt.
Fazit
Hinweis: Unter Umständen umbricht der Text mit Tabulatoren und Variablen anders
(unschön) als später der tatsächliche Ausdruck. Das hängt mit der Länge
und Größe der Variablennamen zusammen. Sie können etwa bei einem Auftrag
die Spalte für die Menge, wenn diese immer nur einstellig ist, sehr schmal machen.
Eine 1, 2, 3 bis 9 paßt da immer noch rein. Der Variablenname #MEN-
GE# ist möglicherweise aber breiter als Ihre Tabulatorpositionen und überspringt
dann schon die nächste Tabulatorposition. Trotzdem müssen Sie noch
mit Wahl-/Alt-Tab einen Tabulator benutzen, um den weiteren Text auf die
nächste Tabulatorposition zu bringen, auch wenn Sie davon scheinbar nichts
sehen. Natürlich könnten wir zur Umgehung des Problems kürzere Variablennamen
wählen, doch schienen uns Klartextvariablen wichtiger. Im Zweifel hilft
aber etwa Ausprobieren, was Sie dank der Möglichkeit, in OS X auch jederzeit
in eine PDF-Datei zu drucken, keinerlei Toner und Papier kostet.
Somit bieten Ihnen die vX Programme eine breite Palette an Möglichkeiten zur
Layout-Änderungen. Vor allem können Sie die Ausdrucke mit Blick auf Ihre Corporate
Identity in Sachen Schrift, Farben und Größen anpassen und die Inhalte auch weitgehend
auf Ihre Erfordernisse adaptieren.
Folgendes geht aber nicht:
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• Komplette Umordnung der Layouts
• Einbau von Grafiken innerhalb der Textblöcke
• Größenänderung und Neuplazierung der Layoutblöcke
Wenn Sie auch hier eingreifen möchten, müssen Sie im folgenden weiterlesen.
Layoutänderungen über FileMaker
In den Programmen der vX-Reihe haben Sie zudem die Möglichkeit, alle Bildschirmformulare,
Drucklayouts und Tabellen mit einer Vollversion oder Demo der Datenbank
FileMaker 7 oder 8 zu verändern und zu erweitern. So können Sie etwa zusätzliche
Tabellen erstellen, Berichte generieren oder andere Etikettengrößen anlegen.
Folgende Elemente lassen sich verändern:
• Größe, Auswahl, Ausrichtung und Auszeichnung aller Texte
• Farben und Schraffuren aller grafischen Elemente und Hintergründe
• Textfarben
• Positionierung aller Texte, grafischen Elemente, Bilder und Schalter, Skalierung
• Die Tab-Reihenfolge der Datenbankfelder.
Und diese Elemente können Sie ergänzen:
• Bereits definierte Datenbankfelder
• Tasten zur Automatisierung einfacher Aufgaben
• Texte, z.B. Absenderangabe auf der Faxvorlage
• Grafiken und Bilder, z.B. Logo auf dem Briefkopf
• Neue Layouts für Eingaben, Ausdrucke oder Auswertungen
Hinweis: Die Änderung der Formulare stellt keine Geheimwissenschaft dar.
Dennoch sollten Sie vorsichtshalber nur mit Kopien der Datenbankdateien arbeiten,
um nicht eventuelle Schäden zu produzieren. Wir von Intex Publishing
übernehmen keine Gewähr für das Funktionieren der Software mit geänderten
Layouts, noch können wir mißglückte Änderungen korrigieren. Im Zweifel müssen
Sie also auf die Ursprungsfassung auf der CD zurückgreifen.
Und so gehen Sie vor, um ein Layout zu verändern:
• Verlassen Sie die vX-Anwendung.
• Starten Sie Ihre FileMaker Vollversion.
Wählen Sie im Ablage/Datei-Menü den Befehl Öffnen.
•
• Im Öffnen-Dialog aktivieren Sie unter Dateiformat den Eintrag Alle verfügbaren.
•
INtex Fahrtenbuch 9
Wechseln Sie im Öffnen-Dialog in den Ordner, in dem sich die zu ändernde vX-
Anwendung befindet.
• Laden Sie die zu ändernde Datei.
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INtex Publishing
• Sie erhalten nun die gewohnte Programmoberfläche. Wechseln Sie mit den bekannten
Schaltflächen zur Navigation zu der Stelle im Programm, an der Sie
etwas ändern möchten.
• Dort angelangt, wählen Sie im Ansicht-Menü den Befehl Layout oder drücken
Apfel-L/Strg-L. Um die Layoutwerkzeuge zu sehen, klappen Sie links die Werkzeugleiste
über das kleine Symbol links unten am Fenster auf.
Sie haben nun ähnliche Werkzeuge wie in einem Grafikprogramm zur Verfügung.
Außerdem finden Sie diverse Formatierungsbefehle im Format-Menü. Anzeigeoptionen
sind im Ansicht-Menü zu finden. Mehr Informationen zum Layout-Modus erhalten
Sie in der Hilfe von FileMaker, die Sie der FileMaker-Download-Seite herunterladen
können.
Sie müssen Ihre Änderungen nicht explizit speichern. Es reicht, wenn Sie in den Blättern-Modus
wechseln, FileMaker verlassen und wieder die vX-Anwendung starten.
Diese arbeitet automatisch mit den geänderten Formularen.
Hilfe und Dokumentation
Mehr Hilfe und Dokumentation zu FileMaker finden Sie hier:
http://www.filemaker.de/help/index.htm
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Datenübernahme (Import)
Wenn Sie vX Programme updaten oder von anderer Software wie DeltaWorx, Mono,
OfficeWarp oder MSUFakt auf ein INtex Produkt umsteigen, dann wollen Sie höchstwahrscheinlich
Ihre Daten wie Adressen, Preise und Produktinformationen übernehmen.
Hier beschreiben wir Ihnen, wie dieser Datenimport vonstatten geht.
Datenaufbereitung
Zunächst müssen Sie dafür sorgen, daß die zu übernehmenden Daten in einem von
den vX Programmen lesbaren Format vorliegen - Daten der vX Programme müssen
für ein Update nicht aufbereitet werden, sie können direkt importiert werden. Empfehlenswert
sind folgende Formate:
• ASCII mit Tabulator getrennt (heißt bisweilen auch Text mit Tabulator getrennt,
dabei sind die Datenfelder durch Tabulatoren, die Datensätze durch Zeilenumbrüche
(Returns) getrennt.)
• ASCII mit Semikolon getrennt (heißt oft auch Text mit Semikolon getrennt. Hier
ist das Trennzeichen eben ein Semikolon).
• Excel Tabellen
• FileMaker Datenbank Dateien, möglichst in Formaten ab Version 6 aufwärts
Die erste Zeile der Daten sollte die Feldnamen/-bezeichner aufführen, damit Sie und
die vX Programme erkennen können, welche Inhalte in welcher Datenspalte folgen -
bei FileMaker Datenbanken ist das automatisch so.
Import starten
INtex Fahrtenbuch 9
Nun starten Sie die vX Software und wechseln in das Modul, in welches Sie Daten
importieren wollen. Bei den größeren Anwendungen wie Firma vX und Hausverwaltung
vX sind alle Importieren-Befehle im Administration-Menü des Stammdaten-Moduls
zusammengefaßt.
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INtex Publishing
Die vX Programme erwarten in der Regel spezifische Dateiendungen für die verschiedenen
Importdateiformate. Da die Endungen davon aber abweichen können, ist
es ratsam in dem Datei öffnen-Dialog unter Anzeigen den Eintrag Alle Dateien zu
wählen. Wählen Sie dann die Datei aus, aus der Sie Daten importieren möchten.
Import definieren
Links oben unter Quelle wählen Sie bei zu importierenden Dateien im FileMaker 7
oder 8 Format (das sind meist vX Anwendungen) die zu importierende Tabelle. Partner
sollten logischerweise in Partner, Produkte in Produkte importiert werden. Andere
Datenbankdateien (FileMaker 6 etwa) und ASCII-Tabellen enthalten nur eine Quelle.
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INtex Fahrtenbuch 9
Es erscheint dann in der Mitte des Dialogs links eine Liste der Quellfelder - die Felder
der zu importierenden Datentabelle - und rechts eine Liste der Felder in der aktuellen
Datentabelle des vX Programm-Moduls. Die Feldnamen des vX Programms sind in
jedem Fall Klartext, bei der Importquelle muß das nicht so sein.
Sollten Sie ein vX Programm updaten, dann erreichen Sie eine Übereinstimmung
und passende Zuordnung der Feldnamen rechts und links am einfachsten, indem Sie
unter Anzeige den Eintrag Passende Feldnamen wählen.
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INtex Publishing
Importieren Sie aus Fremdhersteller-Anwendungen muß nun ein leider recht mühseliger
Prozeß stattfinden. Sie müssen sehen, welche Felder links zu welchen Feldern
rechts passen, über die Aufwärts-/Abwärts-Pfeile mit der Maus ergreifen und entsprechend
verschieben. Über die Blättern-Schalter links unter den Quelldaten können
Sie dabei durch die tatsächlichen Daten der zu importierenden Tabelle durchblättern
und erkennen so vielleicht eher als an den Namen der Datenfelder, ob die Import-Zuordnung
Sinn macht.
Sonderfälle
Es gibt einige Sonderfälle in der Feldzuordnung:
• Es gibt in der Quelldatei ein Feld, für das es in der Zieldatei kein passendes
Zielfeld gibt. Dann müssen Sie dieses unzugeordnet lassen, indem Sie auf das
Zuordnungssymbol solange klicken, bis dieses auf dem ausgegrauten Bindestrich
steht. Dieser symbolisiert, daß das Feld nicht zugeordnet werden kann.
• vX Programme weisen in den Datentabellen auch immer Felder auf, die ausgegraut
sind, in die nicht importiert werden kann. Das ist kein Fehler, sonder liegt
daran, daß es sich hierbei um berechnete Felder handelt. Diese Felder haben
also keinen festen Inhalt, der durch Import geändert werden könnte, sondern
basieren auf einer Berechnung, die sich dynamisch verändert. Hier kann nichts
importiert werden. Das Feld Status etwa ist der Datensatzstatus der Ihnen oben
in den vX-Bildschirmen angezeigt wird.
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• In der Regel möchten Sie bei einem Import Neue Datensätze hinzufügen. Es ist
über den Import aber auch ein Datenabgleich (Synchronisierung) möglich, etwa
dann, wenn Sie mit einer zweiten Version eines vX Programms zusätzliche Adressen
erfaßt haben. Für diese Fälle gibt es die Importaktionen Vorhandene Datensätze
in Ergebnismenge aktualisieren und Passende Datensätze in Ergebnismenge
aktualisieren, empfehlenswert ist eigentlich nur der Abgleich passender
Daten. Um zu aktualisieren, müssen beide Tabellen ein Abgleichfeld aufweisen,
also ein Feld, daß bestimmt, welche Datensätze als gleich anzusehen
sind. Würden Sie zwei vX Partner-Tabellen abgleichen wollen, wäre das Abgleichfeld
der Kurzname. Es ist dann noch festzulegen, ob nicht passende, verbleibende
Daten als neue Datensätze hinzugefügt werden sollen. Sollen also
nur vorhandene Daten synchronisiert werden, oder soll die gesamte Datentabelle
auf den gleichen Stand gebracht werden.
Importieren
Sind alle Einstellungen getroffen, brauchen Sie nur noch den Importieren-Schalter zu
drücken. Selbst größere Datenmengen sind dann im Nu übernommen.
Sollten Sie jetzt feststellen, daß doch irgendetwas beim Import nicht gestimmt hat,
können Sie noch alles rückgängig machen. Solange Sie keine Suche ausführen oder
Datensätze ausblenden, zeigt das vX Programm nämlich nur die importierten Datensätze.
Sind diese falsch importiert, können Sie sie über Datensätze/Alle Datensätze
löschen schnell wieder entfernen. Da ja über Alle Datensätze löschen nur die aktuell
angezeigten Daten und nicht wirklich alle Daten gelöscht werden, entfernen Sie dadurch
den letzten Import. Sie können den Import wiederholen und da sich die vX Anwendungen
die letzte Importfolge merken, müssen Sie nicht wieder bei Null beginnen.
Natürlich können Sie auch nach erfolgreichem Import zum nächsten Modul wechseln
und hier hinein Daten übernehmen.
Stammdaten
INtex Fahrtenbuch 9
Die Stammdaten bestehen nur aus einem Datensatz - hier lohnt sich ein Import in
der Regel nicht. Trotzdem können Sie Stammdaten wie Logo und Adresse übernehmen,
indem Sie diese Daten über die Zwischenablage kopieren und einfügen.
Profis können allerdings auch Stammdaten importieren. Dazu aktivieren Sie unter
Spezial die Standard-FileMaker-Menüs und wählen dann unter Ablage/Datei-Menü
den Befehl Datensätze importieren. Stammdaten müssen mit der Option Vorhandene
Datensätze in Ergebnismenge aktualisieren importiert werden.
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INtex Publishing
Datenweitergabe (Export)
Mit den Daten in den vX-Datenbanken können Sie eine Menge machen: Durchsuchen,
Sortieren, Ändern, Löschen, Ergänzen, Ausdrucken, Auswerten etc. Doch bisweilen
brauchen Sie die Daten auch in anderen Programmen oder wollen die Daten
an jemand anders weitergeben. Dann müssen Sie die Daten exportieren.
Zwischenablage
Der einfachste Weg des Exports ist sicherlich das Kopieren von Daten über die Zwischenablage.
Markieren Sie etwa einen Feldinhalt und wählen Sie Bearbeiten/Kopieren.
In jedem anderen Programm kann dieser Inhalt mit Bearbeiten/Einfügen wieder
eingesetzt werden. Für größere Datenmengen oder Daten aus mehreren Datenbankfeldern
eignet sich dieses Vorgehen natürlich nicht, aber um einen Namen oder eine
Produktbeschreibung etwa in einer Mail zu verwenden, ist dies der beste Weg.
Feldinhalt exportieren
Brauchen Sie den Inhalt eines Feldes erst später oder auf einem anderen Rechner,
dann können Sie den Feldinhalt in eine Datei exportieren. Diese läßt sich dann als
Mail-Anhang versenden, über das Netzwerk kopieren oder auf CDR brennen. Wählen
Sie dazu mit rechter Maustaste oder Ctrl-Klick über dem betreffenden Feld aus
dem Kontextmenü den Befehl Feldinhalt exportieren. Sie geben den gewünschten
Speicherort an und können auch gleich auswählen, ob die exportierte Datei gleich
geöffnet oder vermailt werden soll.
Dies ist besonders interessant für Multimedia-Felder, Bildfelder und Bemerkungen-
Felder mit viel Text.
Mail senden
Im ecommerce geht immer mehr per Mail. Da ist es hilfreich, daß Sie Datenbankinhalte
direkt eine Mail mit Feldinhalten des aktuellen Datensatzes erstellen können -
dieser Befehl steht nur bei aktivierten FileMaker-Menüs zur Verfügung.
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INtex Fahrtenbuch 9
Über die Rechtspfeil-Symbole können Sie für alle Mail-Header-Felder und die eigentliche
Mail (Meldung) Einträge aus der Datenbank auswählen.
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INtex Publishing
Zudem ist es möglich, auf diesem Weg eine Rundmail an mehrere Empfänger zu
senden, wobei wir hierfür aber unsere Newsletter-Funktion empfehlen. Bevor Sie eine
Massenmail "raushauen" (achten Sie darauf nicht zum Spammer zu werden) sollten
Sie sicherstellen, daß tatsächlich nur die Adressaten angezeigt werden, an die
Sie auch eine Mail schicken wollten.
Daten an Excel weitergeben
Sollen Daten in anderen Programmen weiterverarbeitet werden, dann ist das Zielprogramm
sehr häufig Excel. Interessant ist der Excel-Export besonders, um Zahlen
in Diagrammen darzustellen. Das Excel-Format taugt aber auch gut zur Weitergabe
von Daten, da Excel sehr weit verbreitet ist.
In jedem Fall können Sie über Datensätze/Datensätze speichern/senden unter/Excel
den aktuellen oder alle gerade angezeigten Datensätze in das Excel-Format überführen.
Dieser Befehl steht nur bei aktivierten FileMaker-Menüs mit einer Filemaker
Vollversion bei FLEX und NET Lizenzen zur Verfügung. Sie können aber auch über
den normalen Exportieren-Befehl ins Excel-Format exportieren.
Daten als PDF/Acrobat-Datei weitergeben
Da Sie am Mac alle Drucke auch in eine PDF-Datei umleiten können, ist der Druck
natürlich auch ein Weg zur Weitergabe von Daten. Schließlich kann mit der Vorschau
oder dem kostenlosen Acrobat Reader jeder die PDF-Dateien lesen. Bedenken Sie
aber, daß ohne teure Zusatzsoftware PDF Dateien nicht mehr editiert werden können
- sie taugen nur zum Lesen. Vielleicht ist das aber im Falle von Reports, Preislisten
oder anderen Ausgaben auch gut so.
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Datensätze exportieren
INtex Fahrtenbuch 9
Natürlich gibt es auch noch den "echten" Datenexport, letztlich die aufwendigste, aber
auch flexibelste und leistungsfähigste Möglichkeit zur Datenweitergabe.
Zunächst sollten Sie a) immer in das Modul des vX Programms wechseln, aus dem
Sie Daten exportieren möchten und b) über eine Abfrage die Daten herausfiltern, die
Sie im Export wiedersehen wollen. Es werden nämlich immer nur die gerade angezeigten
Datensätze exportiert. Bei den größeren Anwendungen wie Hausverwaltung
vX und Firma vX sind die Export-Befehle im Administration-Menü des Stammdaten-
Moduls zusammengefaßt oder in den jeweiligen Funktionsmenüs der Module durch
Spezialbefehle ersetzt.
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INtex Publishing
Sie geben einen Speicherort an und wählen das Datenformat des Exports. Zur Verfügung
stehen:
• Tabulatorgetrennter Text: ASCII oder ANSI formatierter Text, Felder sind durch
Tabulatoren getrennt, Datensätze durch Zeilenumbruch. Dies ist das gängigste
Format zum Datenaustausch und kann von fast jedem Zielprogramm gelesen
werden.
• Kommagetrennter Text: Wie oben, nur werden die Felder durch Komma getrennt.
Da viele Programme aber lieber ein Semikolon sehen, nicht unbedingt
empfehlenswert.
• SYLK - Alternative zum originären Excel-Format, aber warum, wenn direkt in
Excel exportiert werden kann
• Nicht mehr allzu gebräuchliches Format - ursprünglich von der Tabellenkalkulation
Lotus 1-2-3.
• DBF - altertümliches Datenbankformat von Dbase-Datenbanken, im PC-Bereich
immer noch relativ häufig anzutreffen. Hierbei bleiben Datums- und Zahlenformate
möglicherweise besser erhalten als beim Text-Export.
• DIF - ziemlich uninteressant
• WKS Nicht mehr allzu gebräuchliches Format - ursprünglich von der Tabellenkalkulation
Lotus 1-2-3.
• Basic - Exportformat für Basic-Interpreter, möglicherweise bisweilen Alternative
für das nicht vorhandene Text mit Semikolon getrennt
• Serienbrief - Format etwa für Serienbriefsteuerdateien in Word. Enthält als erste
Zeile die Feldnamen
• HTML-Tabelle - nicht zur gewöhnlichen Weiterverarbeitung geeignet, aber ideal
wenn etwa Preislisten als WebSite veröffentlicht werden sollen.
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INtex Fahrtenbuch 9
• FileMaker - Datenbank Format unserer Entwicklungsumgebung FileMaker. Ideal
auch zum Datenaustausch zwischen vX Programmen, da hier auch Bilder und
Multimedia ausgetauscht werden können
• XML Standardformat der Zukunft, aber noch nur bei Vorhandensein von entsprechenden
XML Grammatiken interessant
• Excel - Tabellenkalkulationsformat
Sind Speicherort und Format gewählt, erscheint der Export-Dialog.
Links oben wählen Sie zunächst am besten Aktuelle Tabelle, um nicht unerwartete
oder schwer nachvollziehbare Ergebnisse zu bekommen. Sie sehen dann links die
Datenfelder der aktuelle gewählten Datentabelle und rechts unten die nach gegenwärtigen
Einstellungen zu exportierenden Felder. Mit den Schaltern Kopieren, Alle
kopieren und Alle löschen sowie über die Pfeil-Schieber können Sie ganz genau bestimmen,
welche Felder in welcher Reihenfolge im Export vorkommen sollen.
Als Zeichensatz sollten Sie je nach Zielrechner Macintosh (ASCII-Format) oder
Windows (ANSI-Format) auswählen. Es steht auch Unicode zur Verfügung.
Exportieren schließlich schreibt die gewünschte Exportdatei. Wie Sie einen solchen
Export wieder in Ihr vX Programm hineinbekommen, lesen Sie im Kapitel Datenübernahme.
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INtex Publishing
Schnelleinstieg Fahrtenbuch vX
In dieser Kurzanleitung möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie schnell und einfach ein
Fahrtenbuch führen.
Vorarbeiten
Nach der Freischaltung sollten Sie zunächst das Programm auf Ihre Bedürfnisse hin
einrichten. Dazu sind folgende Arbeitsschritte notwendig:
1. Löschen Sie alle Musterfahrten - Sie werden nach der Freischaltung automatisch
danach gefragt. Alternativ können Sie in der Navigationsleiste links auf Fahrtenbücher
klicken und die Option Neues Jahr aktivieren.
2. Wechseln Sie in der Navigation zu den Einstellungen, um die Daten des Fahrzeugs
zu ändern, also vor allem Kennzeichen und Anfangskilometerstand und eventuell
die Anschaffungskosten, wenn Sie auch Kostenerfassung betreiben möchten.
Auch die KFZ-Daten wie Hersteller, Modell, etc. können hier erfaßt werden.
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INtex Fahrtenbuch 9
3. Löschen Sie die Standardfahrten und erfassen Sie eigene neue Standardfahrten
über die Option Std-Fahrten in der Navigation. In diesem Programm-Modul sollten
Sie wichtige Fahrten wie etwa vom und zum Arbeitsplatz oder zu regelmäßig besuchten
Kunden als Muster/Standardfahrt eingeben. Mit dem Neu-Schalter unten links
(bezeichnet mit einem grünen Pluszeichen) legen Sie beliebig viele solcher Standardfahrten
an. Die Eingaben dürften sich von selbst erklären, die Bezeichnung der
Fahrt muß eindeutig sein und dient zum späteren Abruf der Standardfahrten.
4. Die Listen für Fahrer, Fahrtgründe und Stunden können Sie über die Einstellungen,
Registerkarte Wertelisten auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
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INtex Publishing
Fahrtenbuch führen
Nun sind Sie bereit, Ihr Fahrtenbuch zu beginnen. Klicken Sie auf Fahrten, um zur
Dateneingabe zu kommen. Mit dem Neu-Schalter (Plus-Symbol unten links) legen
Sie neue Fahrten an.
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INtex Fahrtenbuch 9
Die Angaben für die Fahrt dürften sich von selbst erklären: private Fahrten, geschäftliche
Fahrten, Fahrten von und zur Arbeit sowie Fahrten aus Standardfahrten (s.o.).
Wenn Sie die gefahrenen Kilometer nicht auswendig wissen oder private Wochenendfahrten
zusammenaddieren möchten, können Sie über den km addieren-Schalter
rechts vom Feld Gefahrene Kilometer den Formelrechner aufrufen und die Kilometer
berechnen.
Ist eine Fahrt einzubuchen, die Sie bereits als Standardfahrt hinterlegt haben, dann
wählen Sie einfach mit einem Klick auf das Neu-Symbol Neue Fahrt aus Standardfahrt
die entsprechende Standardfahrt aus der Liste, die dann auf dem Bildschirm
erscheint, aus.
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INtex Publishing
Über die chronologische Fahrtenliste rechts oben können Sie eine Fahrt in der Vergangenheit
ansteuern und mit Apfel-D/Strg-D duplizieren, um eine neue Fahrt mit
ähnlichen Daten einzubuchen. Oder klicken Sie einfach auf den Linkspfeil vor der
Fahrt in der Liste.
Das Finanzamt verlangt, daß das Fahrtenbuch manipulationssicher ist, also nicht
nachträglich nach Belieben Fahrten verändert oder gar Fahrten ergänzt werden können.
Damit Sie dieser Bestimmung Folge leisten, müssen Sie die Fahrten als Archiviert
markieren, indem Sie das Symbol Archivieren anklicken.
Archivierte Fahrten sind nicht mehr änderbar.
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Die Datenbank speichert die Daten chronologisch, daher ist auch kein Einfügen von
Fahrten möglich - schließlich müssen Sie das Fahrtenbuch gemäß Rechtsprechung
zeitnah und chronologisch führen. Sie können aber vorhandene Fahrten korrigieren.
Für die Anerkennung durch das Finanzamt ist es aber wichtig, daß die Änderungen
protokolliert werden. Dafür sorgen die Korrektur-Befehle im Fahrten-Menü automatisch.
Alternativ genügt auch ein Klick auf das entsprechende Feld, z.B. Datum oder Zeit,
um einen Korrektur-Dialog aufzurufen.
Um ein Fahrtenbuch auszudrucken, klicken Sie auf das Drucken-Symbol.
INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
In der Navigation im Bereich Einstellungen, Registerkarte Druck-Layouts können Sie
das Aussehen im Layouteditor des Fahrtenbuchs frei bestimmen - siehe hierzu auch
unsere Anleitung Layoutänderungen.
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Kosten buchen
Zusammen mit dem Auto und Ihren Fahrten entstehen Kosten und auch diese können
Sie im Modul Kosten erfassen, das Sie links in der Navigation finden. Die Kosten
können in die Blöcke Finanzierung, laufende Kosten (Benzin, Öl, Wäsche)und Unterhaltung
(Reparaturen, Inspektionen) aufgeteilt werden.
Bei jeder Fahrt und auch sonst können Sie neue Kosten erfassen.
INtex Fahrtenbuch 9
Um einen Kostenbericht auszudrucken, klicken Sie auf das Drucken-Symbol. Im
Layout-Editor können Sie das Aussehen des Kostenberichts frei bestimmen - siehe
hierzu auch unsere Anleitung Layoutänderungen. In den Layouteditor wechseln Sie
über die Einstellungen in der Navigation und die Registerkarte Druck-Layouts.
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INtex Publishing
Druck-Assistenten
Alle Druckoptionen werden in den Druckassistenten zentral bereitgestellt. Den
Druckassistenten des jeweiligen Programm-Moduls erreichen Sie mit Klick auf das
Drucken-Symbol.
Die Druckassistenten haben eigene Bildschirme, die funktional immer gleich aufgebaut
sind.
Datensätze filtern
Im oberen schwarzen Bereich sehen Sie die zum Druck ausgewählten Datensätze.
In dieser Auswahl wird der aktuelle Filter berücksichtigt. Wenn Sie andere als die angezeigten
Datensätze drucken möchten, haben Sie dazu mehrere Möglichkeiten:
Schränken Sie die Auswahl der Datensätze über das InstantSearch-Feld oben links
mit einer Suchabfrage ein.
Treffen Sie eine Auswahl mit den QuickSearch-Links (sofern vorhanden) oben neben
dem InstantSearch-Feld.
Aktivieren Sie über die Schalter bei "2 Druckauswahl" entweder alle Datensätze (Alle
DS), nur die aufgerufenen Datensätze (Aufgeruf. DS) oder nur den aktuell blau unterlegten
Datensatz (Nur dieser DS). Der aktuelle Datensatz kann über die Pfeiltasten
unten links oder durch Anklicken in der Liste geändert werden.
Komplexere Auswahlen erledigen Sie über den Suchassistenten, indem Sie auf die
blaue Lupe unten rechts klicken.
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Durch Blättern und Sortieren (über das Sortieren-Symbol unten rechts oder Klick auf
die Spaltentitel oben) können Sie sich einen Überblick über die zum Druck ausgewählten
Datensätze verschaffen.
Drucklayout wählen
In welcher Form die Datensätze zu Papier gebracht werden, entscheiden Sie im unteren
Bereich Drucklayout. Je nach Programm-Modul stehen hier unterschiedliche
Layouts zur Verfügung. Klicken Sie auf den Schalter für den gewünschten Druckbefehl.
Drucklayout prüfen
Es erscheint nun eine Seitenvorschau des gewählten Drucklayouts mit den Daten
des ersten Datensatzes aus der Datensatzauswahl.
In der Druckvorschau haben Sie folgende Möglichkeiten:
Blättern
INtex Fahrtenbuch 9
Blättern Sie durch die Seiten/Datensätze mit Cmd-Pfeil rechts nach vorn und Cmd-
Pfeil links wieder zurück. Alternativ auch über das Ansicht-Menü.
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INtex Publishing
Zoomen
Zoomen Sie die Seitenansicht über die Zoom-Symbole unten links am Fensterrand
oder das Ansicht-Menü.
Papierformat ändern
Ändern Sie das Papierformat über Drucken/Papierformat, wenn z.B. von Hoch- auf
Querformat umgestellt werden muß.
Um den Druck zu beginnen, drücken Sie eine beliebige Taste, Cmd-P oder wählen im
Drucken-Menü den Befehl Drucken. Es erscheint der Drucken-Dialog. Sollten Sie
den Druck nicht wünschen, können Sie über das Drucken-Menü auch abbrechen.
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Druckoptionen einstellen
Im Drucken-Dialog können Sie sowohl druckerspezifische Einstellungen (Farbe, Kopien
etc.) einstellen, als auch programmspezifische Voreinstellungen treffen.
Wichtig ist, daß bei den programmspezifischen Einstellungen unter Druck auch immer
Alle aufgerufenen Datensätze aktiviert ist, weil Sie sonst die Datensatzauswahl
aus dem Druckassistenten zunichte machen.
Unter Mac OS X können Sie über den Schalter PDF die Druckausgabe auch in eine
PDF-Datei, eine Email mit PDF Anhang oder auf ein Fax umleiten.
Der Schalter Drucken bringt die ausgefilterten Datensätze im gewählten Layout
schließlich zu Papier, Abbrechen stoppt den gesamten Vorgang. Nach Druck oder
Abbruch kommen Sie zurück in den Druckassistenten. Diesen verlassen Sie über die
Ansicht-Symbole unten zur Formular-, Listen- oder Tabellenansicht hin.
wechselt zur Formularansicht
INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
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wechselt zur Navigationsliste
wechselt in die Tabellenansicht

Der Exportassistent
Alle Exportoptionen werden in den Exportassistenten zentral bereitgestellt. Den Exportassistenten
des jeweiligen Programm-Moduls erreichen Sie mit Klick auf das Exportieren-Symbol.
Die Exportassistenten haben eigene Bildschirme, die funktional immer gleich aufgebaut
sind.
Datensätze filtern
INtex Fahrtenbuch 9
Im oberen schwarzen Bereich sehen Sie die zum Export ausgewählten Datensätze.
In dieser Auswahl wird der aktuelle Filter berücksichtigt. Wenn Sie andere als die angezeigten
Datensätze exportieren möchten, haben Sie dazu mehrere Möglichkeiten:
• Schränken Sie die Auswahl der Datensätze über das InstantSearch-Feld oben
links mit einer Suchabfrage ein.
• Treffen Sie eine Auswahl mit den QuickSearch-Links (sofern vorhanden) oben
neben dem InstantSearch-Feld.
• Komplexere Auswahlen erledigen Sie über den Suchassistenten, indem Sie auf
die blaue Lupe unten rechts klicken.
Durch Blättern und Sortieren (über das Sortieren-Symbol unten rechts oder Klick auf
die Spaltentitel oben) können Sie sich einen Überblick über die zum Export ausgewählten
Datensätze verschaffen.
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INtex Publishing
Exportformat festlegen
Die zu exportierenden Daten werden als Textdatei auf Ihren Schreibtisch/Desktop
geschrieben. Beim Textformat gibt es allerdings mehrere Varianten, aus denen Sie
wählen können.
Wählen Sie aus den üblichen Trennzeichen zur Trennung der Datenfelder: Komma,
Semikolon oder Tabulator oder wählen Sie mit Sonstiges ein eigenes Trennzeichen,
wie etwa das Pipe-Symbol |.
Entscheiden Sie, ob die Feldinhalte mit Anführungsstrichen eingefaßt werden sollen.
Bestimmen Sie, ob in der ersten Zeile der Exportdatei die Namen der zu exportierenden
Felder stehen oder gleich die Daten kommen.
Exportdatei benennen
Geben Sie hier der Exportdatei einen Namen.
Exportfelder aussuchen
Bestimmen Sie die Auswahl und Reihenfolge der zu exportierenden Felder.
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Auf Basis der getroffenen Einstellungen erhalten Sie links unten eine Vorschau, wie
der aktuell blau markierte Datensatz exportiert erscheinen wird. Mit den Pfeiltasten
unten links können Sie durch die Datensätze blättern.
Exportieren
Den tatsächlichen Export lösen Sie durch einen Klick auf das Exportieren-Symbol
unten aus. Je nach Datenmenge kann der Export durchaus etwas Zeit in Anspruch
nehmen. Der Fortschritt wird Ihnen aber angezeigt.
Den Exportassistenten verlassen Sie über die Ansicht-Symbole unten zur Formular-,
Listen- oder Tabellenansicht hin.
wechselt zur Formularansicht
wechselt zur Navigationsliste
wechselt in die Tabellenansicht
INtex Fahrtenbuch 9
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INtex Publishing
Der Suchassistent
Für komplexere Auswahlen von Datensätzen und Suchabfragen, für die die Instant-
Search-Funktionalität in Tabellen- und Listenansichten nicht mächtig genug ist, gibt
es die Suchassistenten. Die Suchassistenten erreichen Sie mit dem blauen Lupen-
Symbol unten rechts.
Es erscheint der Bildschirm des Suchassistenten des jeweiligen Moduls. Im oberen
Teil des Bildschirm definieren Sie Ihre Suchabfrage, im unteren Teil erhalten Sie umfangreiche
Hilfe.
Die abfragbaren Datenfelder sind über Registerkarten in Gruppen geordnet. Geben
Sie in die Felder oben Ihren Suchbegriff ein. Der Suchbegriff kann ein Wort, eine
Zahl, ein Datum oder eine Zeitangabe oder ein Teil davon sein. Der Suchbegriff kann
auch mit Suchvariablen kombiniert werden.
Test
Sucht nach dem Wort „Test“ oder dem Wortbestandteil „Test“ in
einem Textfeld.
5
Sucht nach der Zahl 5 in einem Zahlen- oder Textfeld.
=
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Sucht nach einem leeren Feld
a*
Sucht nach Text, der mit a beginnt
*a
Sucht nach Text, der mit a endet
>5
Sucht nach Zahlen größer 5 in einem Zahlenfeld
1.1.2010
Sucht nach Datumsangaben nach dem 1.1.2010 in einem Datumsfeld

INtex Publishing
Wenn die Suche mehrere Treffer bringt, erscheint das Ergebnis in der Tabellenansicht.
Kommt nur ein Datensatz als Treffer heraus, wird dieser direkt in der Formularansicht
gezeigt. Zwischen den Ansichten wechseln Sie über die Ansicht-Symbole unten:
wechselt zur Formularansicht
wechselt zur Navigationsliste
wechselt in die Tabellenansicht
Bei allen Wechseln über die Ansichten bleibt der Abfragefilter erhalten. Sie erkennen
das am roten Filter aktiv Eintrag neben der blauen Lupe unten rechts.
Wieviele Datensätze gefunden wurden, sehen Sie unter den Blättern-Schaltern links
unten. Die zweite Zahl gibt die Anzahl gefundener Datensätze wieder, die dritte Zahl
die Gesamtzahl der Datensätze in der Datentabelle.
Die Filterung kann über Alle anzeigen jederzeit wieder aufgehoben werden.
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Dokumente und Bilder
INtex Fahrtenbuch 9
Der Umgang mit Dokumenten und Bildern (Multimedia-Elementen) ist in der INtex
Software standardisiert, gleich ob es sich um Bilder für die Ergänzung von Drucklayouts
oder um Bildmaterial oder Dokumente als Teile von Datensätzen handelt.
Dokument- und Bildfelder sind entsprechend betitelt und bei leeren Feldern umrahmt.
Sämtliche Befehle, die auf Dokumente und Bilder anwendbar sind, erscheinen in einem
Popup-Menü, wenn das betreffende Datenbankfeld angeklickt wird.
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INtex Publishing
Dokumentbefehle
Dokumente wie etwa Excel-Tabellen, Word-Dateien oder PDFs können Sie über Einfügen
aus Datei ... importieren. Es erscheint ein Datei-Öffnen-Dialog.
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INtex Fahrtenbuch 9
Hier wählen Sie auf betriebssystem-typische Art und Weise eine Datei aus einem
Ordner und Laufwerk aus. Welche Dateien dabei gewählt werden können, entscheidet
sich über die Aufklappliste Anzeigen. Bei Dokumenten sind immer alle Dateiarten
möglich.
Das Kreuzfeld Nur Verweis auf die Datei speichern entscheidet darüber, ob das Dokument
tatsächlich physisch in die Datenbank übernommen wird, oder ob in der Datenbank
nur ein Link auf die Datei auf der Festplatte gespeichert wird. Beide Verfahren
haben Vor- und Nachteile. Bei der physischen Übernahme ist das Dokument immer
verfügbar, auch wenn sich die Platzierung von Datenbank oder Dokument auf
der Festplatte ändert, ja selbst dann, wenn das Ursprungsdokument auf der Festplatte
umbenannt oder gelöscht wird. Schließlich steht eine Kopie in der Datenbank.
Diese Kopie bläht aber bei vielen und großen Dokumenten die Datenbank auch auf
und macht sie auf Dauer langsamer. Bei der Verlinkung über Verweise bleibt die Datenbank
knackig klein und flink, die Verknüpfung zum Dokument kann aber durch
Reorganisation der Festplatte verlorengehen.
Das importierte Dokument erscheint mit Namen und Dokumentsymbol im Dokument-
Datenbankfeld. Eine Vorschau auf das Dokument ist aufgrund der vielfältig möglichen
Dokumentarten nicht in der Datenbank möglich.
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INtex Publishing
Eine in die Datenbank physisch importierte Dokumentdatei kann über Exportieren in
Datei... jederzeit wieder auf den Desktop oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl herausgeschrieben
werden. Dadurch ist sowohl die externe Weiternutzung als auch eine Vorschau
auf das Dokument über QuickView (Mac OS X) oder das jeweilige Erzeugerprogramm
möglich.
Mit Datei automatisch öffnen wird das Dokument unmittelbar nach dem Export mit
einem passenden Programm geöffnet.
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Mit Entfernen können Sie schließlich sowohl verlinkte als auch importierte Dokumente
wieder aus der Datenbank löschen - ein Rückgängig gibt es hier aber nicht.
Bildbefehle
INtex Fahrtenbuch 9
Bilder wie etwa TIFF-Dateien, Jpeg-Bilder und PNGs können Sie über Einfügen aus
Datei ... importieren. Es erscheint ein Datei-Öffnen-Dialog.
Hier wählen Sie auf betriebssystem-typische Art und Weise eine Bilddatei aus einem
Ordner und Laufwerk aus. Welche Bilder dabei gewählt werden können, entscheidet
sich über die Aufklappliste Anzeigen. Bei Bildern sind immer folgende Dateiarten
möglich.
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Das Kreuzfeld Nur Verweis auf die Datei speichern entscheidet darüber, ob das Bild
tatsächlich physisch in die Datenbank übernommen wird, oder ob in der Datenbank
nur ein Link auf die Datei auf der Festplatte gespeichert wird. Beide Verfahren haben
Vor- und Nachteile. Bei der physischen Übernahme ist das Bild immer verfügbar,
auch wenn sich die Platzierung von Datenbank oder Bild auf der Festplatte ändert, ja
selbst dann, wenn das Ursprungsbild auf der Festplatte umbenannt oder gelöscht
wird. Schließlich steht eine Kopie in der Datenbank. Diese Kopie bläht aber bei vielen
und großen Bildern die Datenbank auch auf und macht sie auf Dauer langsamer. Bei
der Verlinkung über Verweise bleibt die Datenbank knackig klein und flink, die Verknüpfung
zum Bild kann aber durch Reorganisation der Festplatte verlorengehen.
Über Einfügen aus der Zwischenablage können Sie auch jedes im Clipboard befindliche
Bild als physisches Bild importieren.
Das importierte Bild erscheint mit Namen und Miniatur im Bild-Datenbankfeld.
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Eine Vorschau erhalten Sie über den Befehl Vergrößern ...
Ein Klick auf das Bild genügt, um die Vorschau zu verlassen.
Eine in die Datenbank physisch importierte Bilddatei kann über Exportieren in Datei...
jederzeit wieder auf den Desktop oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl herausgeschrieben
werden. Dadurch ist sowohl die externe Weiternutzung als auch eine Vorschau auf
das Dokument über QuickView (Mac OS X) oder das jeweilige Erzeugerprogramm
möglich.
Mit Datei automatisch öffnen wird das Dokument unmittelbar nach dem Export mit
einem passenden Programm geöffnet.
Mit Entfernen können Sie schließlich sowohl verlinkte als auch importierte Bilder wieder
aus der Datenbank löschen - ein Rückgängig gibt es hier aber nicht.
Mit Kopieren läßt sich jedes Bild in die Zwischenablage stellen.
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FileMaker Go für iOS
Die INtex Datenbanken können Sie auch am iPad, iPhone oder iPod Touch mit File-
Maker Go für iOS nutzen.
Um die INtex Datenbanken auf das Mobilgerät zu bekommen, gehen Sie wie folgt
vor:
Schritte am Mac
• Starten Sie iTunes.
• Schließen Sie das Mobilgerät an.
• In iTunes wählen Sie das Mobilgerät aus und klicken auf die Registerkarte
Apps.
• Aktivieren Sie unten unter Apps den Eintrag FileMaker Go. Mit dem Schalter
Hinzufügen können Sie nun FileMaker Datenbankdateien zur Synchronisation
auswählen. Dazu öffnet sich ein Öffnen-Dialog. Markieren Sie die gewünschten
Dateien und drücken Sie Auswählen. Für INtex Hausverwaltung müssen Sie die
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Dateien hausverwaltung.db, gui.db und buchhaltung.db zur Synchronisation
auswählen.
• Drücken Sie Synchronisieren rechts unten. Die Dateien werden auf das Mobilgerät
übertragen.
• Beenden Sie die Synchronisation und stecken Sie das Mobilgerät ab.
Schritte am Mobilgerät
• Starten Sie FileMaker Go.
• Klicken Sie im Auswahlbildschirm die Datei an, die Sie öffnen möchten. Im Falle
von INtex Hausverwaltung ist dies hausverwaltung.db.
• Die Meldung, daß keine Sicherungskopie erstellt werden konnte, können Sie
übergehen. Unter iOS gibt es ja kein klassisches Dateisystem und deswegen ist
auch die Anlage einer Sicherungskopie hier nicht möglich.
• Die Datenbank kann nun mit FileMaker Go genutzt werden.
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Sie sollten vor Beendigung der Arbeit mit FileMaker Go immer die Datenbank richtig
schließen. Klicken Sie dazu auf die Fenstersymbole oben links und schließen die
einzelne oder alle Datenbankdateien.
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