SERVICE- UND VERTRAGSMANAGEMENT - customize

SERVICE- UND VERTRAGSMANAGEMENT

KUNDENORIENTIERUNG

SCHAFFT MEHRWERT
Service – ein Produkt wie jedes andere
Der Service ist in vielen Unternehmen als eigenständiges Produkt etabliert,
losgelöst von der Fertigungs- oder Produktionsabteilung. Angesichts immer
kürzerer Lebenszeiten der Produkte sowie verschärften Konkurrenzsituationen
dürfen die Kosten für Service und Unterhalt nicht mehr in die Produktionskosten
einkalkuliert werden, sondern müssen als Produkt beworben und
verkauft werden. Ein perfektes Servicemanagement bringt einem Unternehmen
vielfältigen und nachhaltigen Nutzen: Die Servicedienstleistungen
werden verbessert, Kosten und Mitarbeitereinsatz optimiert.
Die Anforderungen an ein zeitgemässes Service- und Vertragsmanagement
sind hoch: eine leistungsfähige Lösung muss mit den Modulen der Materialbewirtschaftung
und Lagerbuchhaltung, mit Rechnungsstellung, Mitarbeiter-
Stundenkontrolle und Finanzbuchhaltung integriert sein. Erst die nahtlose
Integration ins ERP ist der Schlüssel zum Erfolg.
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ABACUS IST MEHR ALS NUR SOFTWARE
Leistungsfähig und bewährt
ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 30’000 Betrieben
im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit
beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als
auch im Einsatz in grösseren Betrieben. ABACUS-Software wird von den grössten
und renommierten schweizerischen Treuhandgesellschaften selber eingesetzt
und empfohlen.
Integriert und flexibel
Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, die ABACUS-Programme als Einplatzlösung
oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine
nachträgliche Erweiterung der Anwendung. Der Betrieb kann so die ABACUS-
Software seinen wachsenden Anforderungen anpassen. Erst die Möglichkeit,
die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen,
stellt den optimal abgestimmten Einsatz der Software sicher.
Modernste Technologien
Funktionen, die im Rahmen des ABACUS auch im Service- und
Vertragsmanagement zum Tragen kommen, sind:
> Erstellung von Verträgen/Serviceaufträgen etc. als PDF
> Dokumente mit digitaler Signatur und Public-Key-Kryptografie für maximale
Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften
> Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv
oder Dossier
> Leistungsfähige Suchmaschine AbaSearch für ein schnelles Auffinden von
Daten und zugeordneten Originalbelegen

PROFESSIONAL
ABACUS
HÄNDLER
ABACUS
Weiterentwicklung
Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und
Ausbildung getätigten Investitionen.
Hotline
ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent
unterstützt.
Vertriebspartner
ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche
und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den
Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den
Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse,
beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen
Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen
zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an.
Schulungsangebot
Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen
und produktives Einsetzen der Programme.
Software-Zertifikat
Durch eine grosse Buchprüfungsfirma wurde die ABACUS-Finanzsoftware auf
die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.
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NEUE CHANCEN IM SERVICEGESCHÄFT
Die Zeiten, in denen die Servicedienstleistungen
als notwendiges Übel angesehen und von der
Fertigungs- oder Produktionsabteilung nebenbei
durchgeführt wurden, sind längst vorbei. Der
Service muss als eigenständige Marktleistung verstanden
und angeboten werden, denn über den
Service kann sich ein Unternehmen gegenüber den
Mitbewerbern profilieren und positiv abheben.

ABACUS Service- und Vertragsmanagement –
vielseitig und flexibel
Zielpublikum der Lösung sind kleine und mittlere Unternehmen,
die ein kundenorientiertes Servicegeschäft betreiben
wollen. Die Branchen, in denen das ABACUS Service-
und Vertragsmanagement eingesetzt wird, sind
vielfältig:
> Informatik (Hard- und Software)
> Gastronomie (Verpflegungs- und Kaffeemaschinen)
> Bürotechnik (Kopierer und Drucker)
> Feuerbekämpfung
> Alarmanlagen
> Heizung / Lüftung / Klima
> Dokumentenarchivierung
> Dachpflege
> Parkgaragen
Integriert im ABACUS
Die Software für das Service- und Vertragsmanagement ist
nahtlos in die Auftragsbearbeitung (Verkauf und Materialwirtschaft),
AbaProject (Leistungs- und Projektabrechnung)
sowie Adressverwaltung integriert, mit denen es
sich auch Grundstammdaten und Systemeinstellungen
teilt.
Mit der direkten Verbuchung der Geschäftsfälle in die
Debitoren- und Finanzbuchhaltung sowie die Kostenrechnung
werden selbstverständlich auch die buchhalterischen
Anforderungen erfüllt.
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INTEGRIERTE SERVICEMANAGEMENTLÖSUNG FÜR ALLE ANSPRÜCHE
Das ABACUS Service- und Vertragsmanagement trägt durch die
strukturierte Verwaltung wichtiger Serviceinformationen und die
Bereitstellung prozessunterstützender Funktionen wesentlich zum
Betrieb eines erfolgreichen, kundenorientierten und effizienten
Servicemanagements bei. Dabei lässt die Software Spielraum für die
Abbildung individueller Serviceprozesse und bleibt trotzdem einfach
zu bedienen.
Die ABACUS-Software unterstützt die folgenden Kernprozesse des
Servicemanagement-Geschäfts:
> Serviceauftragsmanagement
> Servicevertragsmanagement
> Serviceobjektmanagement

Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglichkeiten
des Service- und Vertragsmanagements und
dessen Highlights. Optionale Programmmodule sind in
der Beschreibung als solche gekennzeichnet.
Weitere Optionen finden sich auf den Zusatzseiten im
Anhang.
Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der
ABACUS-Homepage unter dem Link
www.abacus.ch/links/systemempfehlungen
> Serviceauftragsmanagement
> Vertragsmanagement
> Objektmanagement
> Verkaufsmodul-Integration
> Auswertungen
> Guthabenverwaltung
> Fremdwährungen
> Schnittstellen
> AbaView Report Writer
> ABACUS Tool-Kit
> ABACUS Tools
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SERVICEAUFTRAGSMANAGEMENT
Mit dem Serviceauftragsmanagement lassen sich
geplante und ungeplante Servicemassnahmen effizient
abwickeln. Der Serviceauftrag übernimmt die
Identifikation des Kunden und des Objekts, die
Prüfung auf die Vertragsleistungen, die Informationsverteilung
und die Eskalation. Ebenfalls
unterstützt wird damit die Disposition von Mitarbeitern,
die Zuweisung von Material, die Überwachung
der Ausführung, sowie die Rückmeldung
und Rapportierung der Leistungen.

Geplante und ungeplante Serviceaufträge
Das Servicemanagement stellt für die Abwicklung von geplanten Wartungsund
ungeplanten Störungsaufträgen gleichermassen geeignete Funktionen
zur Verfügung. So können für die unterschiedlichen Anwendungen und damit
Auftragsarten separate Erfassungsmasken und Workflows definiert werden.
Störungsaufträge rasch erfassen
Störungs- und Fehlermeldungen können in speziell dafür vorgesehenen Textfeldern
als Fliesstext erfasst werden. Eine Kommentarfunktion erlaubt es dem
jeweiligen Bearbeiter des Serviceauftrags zudem, einen Kommentar mit Zeitstempel
zu hinterlassen. Das Dossier schliesslich dient als Ablage für in Dokumentenform
erhaltene Störungsmeldungen oder Dokumente, die zum Serviceauftrag
gehören.
Reaktions- und Wiederherstellungszeiten
Vertraglich festgelegte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden beim
Erstellen des Serviceauftrags für die Terminierung verwendet und helfen den
Serviceauftrag vertragsgerecht abzuwickeln.
Auftragshistorie
Auf dem Serviceauftrag werden wahlweise alle auf dem Auftrag ausgeführten
Aktionen in einem Protokoll festgehalten. Diese Auftragshistorie hält Daten
wie die letzte Bearbeitung, einen Bearbeiterwechsel, den Druck von Dokumenten
oder Statusänderungen mit einem Zeit- und Benutzerstempel fest. So
kann jederzeit nachvollzogen werden, wann der Auftrag welche Schritte
durchlaufen und wer diese ausgelöst hat.
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SERVICEAUFTRAGSMANAGEMENT
Bearbeiter- und Profilzuweisungen
Mit dieser Zuweisung stellt das Programm sicher, dass die Serviceaufträge von
den dafür geeigneten Personen (Bearbeiter) oder Personengruppen (Bearbeiterprofile)
bearbeitet werden. Jeder Bearbeiter oder auch jedes Mitglied
eines Bearbeiterprofils kann so die ihm zugewiesenen Serviceaufträge einsehen
und bearbeiten.
Rückmeldung und Leistungserfassung
Erbrachte Leistungen in Form von Zeit, Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien etc.
können direkt auf dem Serviceauftrag erfasst werden. Bei installierter Leistungs-/Projektabrechnungssoftware
AbaProject werden die erfassten Zeiten
direkt in die Mitarbeiterstundenkontrolle und wahlweise auch in die Lohnbuchhaltungssoftware
übertragen.
Servicelagerverwaltung
Bei installierter Lagerverwaltungssoftware der ABACUS Auftragsbearbeitung
kann auf dem Serviceauftrag verwendetes Material direkt vom Lager abgebucht
werden. Zudem ist es möglich spezielle Servicelager zu definieren, die
nur vom Servicemanagement bewirtschaftet werden dürfen. Dies können fixe,
aber auch mobile Lagerorte wie Servicefahrzeuge sein. Die Lagerorte können
zudem mit einem Mitarbeiter und einer Adresse verknüpft werden.
Objekthistorie aktualisieren
Sobald Servicearbeiten über einen Serviceauftrag für ein Objekt ausgeführt
wurden, führt das System dessen Objekthistorie automatisch nach. Somit ist
sichergestellt, dass alle relevanten Informationen über behobene Störungen,
ausgeführte Wartungen und Reparaturen auf der Historie ersichtlich sind.
Fakturierung
Die Fakturierung eines einzelnen Serviceauftrags ist ebenso möglich wie die
Abrechnung der Leistungen und des Materials über die Leistungs-/Projektabrechnungssoftware
AbaProject. Im letzteren Fall werden die Leistungen an
AbaProject übergeben und dort mit der Abrechnung des Projekts fakturiert.

HIGHLIGHTS 13
Kunden- und Objektidentifikation mit Volltextsuche
Wenn der Kunde am Telefon wartet, muss er und das
betroffene Objekt sekundenschnell identifiziert werden
können. Die integrierte Volltextsuche erlaubt das Suchen
mit beliebigen Suchbegriffen wie Name des Anrufers,
Standort, Objektbezeichnung oder Seriennummer, damit
der Serviceauftrag sofort erfasst werden kann.
Workflow
Serviceaufträge durchlaufen nach ihrer Erstellung einen
Prozess, der aus verschiedenen Schritten bestehen kann.
Welche Schritte in welcher Reihenfolge durchlaufen werden,
bestimmt weitgehend der Anwender. In einem
Workflow können die Aktionstypen Statuswechsel, Dokument
drucken, Programm ausführen, Entscheidung, Reaktionszeit
setzen, Wiederherstellungszeit setzen und Fakturierung
beliebig aneinandergereiht werden.
Überwachung der Serviceaufträge
Damit die mit dem Kunden vereinbarten Reaktions- und
Wiederherstellungszeiten eingehalten werden und keine
Aufträge vergessen gehen, stellt das System eine Benachrichtigungsfunktion
zur Verfügung. Beim Erreichen eines
kritischen Werts versendet das System eine E-Mail mit
Angaben zum betroffenen Auftrag an die zuständigen
Personen.
Automatische Vertragsverknüpfung
Das System prüft bei der Erfassung einer Leistung auf dem
Serviceauftrag automatisch, ob eine Abdeckung durch
einen Vertrag besteht und schlägt in diesem Fall vor, dass
die Position nicht fakturiert wird. Auf der Auftragsposition
wird festgehalten, durch welchen Vertrag die Leistung abgedeckt
ist. So lassen sich Verträge bezüglich ihrer Rentabilität
entsprechend auswerten.

VERTRAGSMANAGEMENT
Das Verkaufen und Verwalten von Serviceleistungen
oder vertraglichen Vereinbarungen ist die
Kernfunktion des Vertragsmanagements. Dabei
wird der Prozess von der Angebotserstellung von
Vertragsleistungen mit der Übernahme in einen gültigen
Vertrag bis hin zur Fakturierung und Erneuerung
sowie der Kündigung und Archivierung
unterstützt.

Serviceobjekte unter Vertrag
Auf einem Servicevertrag können für ein bestimmtes oder auch für mehrere Objekte eines Servicekunden
unterschiedliche Serviceleistungen erfasst werden. Jede Vertragsposition ist eine Kombination
aus Serviceobjekt und einer bestimmten Serviceleistung. Ist eine entsprechende Kombination
in den Preisstammdaten erfasst, schlägt das System den entsprechenden Preis oder den
Zeitaufwand vor.
Preisdefinitionen
Preise für Serviceleistungen können für Kombinationen aus Objekttyp und Leistung definiert werden.
Dieser servicespezifische Mechanismus erlaubt es, gleiche Leistungen für verschiedene Arten
von Objekten anzuwenden und dabei unterschiedliche Preise zu definieren. Neben der Angabe
eines Preises in einer bestimmten Währung ist auch eine Prozentberechnung vom Objektwert oder
die Angabe von Aufwand in Stunden und Minuten möglich. Im letzteren Fall wird der Aufwand mit
dem auf dem Vertrag angegebenen Ansatz multipliziert.
Vertragsangebote und Verträge
Das System unterscheidet Vertragsangebote und aktive Verträge. Vertragsangebote können in
einen Vertrag umgewandelt werden oder auch einen bereits bestehenden Vertrag erweitern.
Freie Fakturierungsdefinition
Auf jedem Vertrag kann eine Fakturierungsdefinition mit einem frei definierbaren Fakturierungszyklus
– beispielsweise jährlich, monatlich oder quartalsweise – hinterlegt werden. Der Vertrag wird
in der Folge nach diesem Schema fakturiert.
Variable Gültigkeit/Laufzeit
Die Gültigkeit resp. die Laufzeit kann auf dem Vertrag festgelegt werden. Diese Laufzeit gilt, wenn
nichts Abweichendes definiert ist, auch für die entsprechenden Vertragspositionen. Bei Bedarf
kann jedoch auf den einzelnen Vertragspositionen ein Start- und Enddatum angegeben werden.
Beispielsweise ist dies dann nützlich, wenn während der Laufzeit des Vertrags Leistungen hinzukommen
oder wegfallen.
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VERTRAGSMANAGEMENT
Kündigungsdefinitionen
Frei definierbare Kündigungsdefinitionen warnen den Anwender, wenn eine
Partei versucht, den Vertrag zu einem nicht zulässigen Zeitpunkt zu beenden.
Die Kündigungsdefinitionen kennen Kündigungsfristen, Sperrfristen und Kündigungstermine.
Verträge und Vertragsangebote drucken
Die eigentlichen Verträge wie auch die Vertragsangebote können über den
Report Writer AbaView oder Microsoft Word gedruckt werden. Über die
Word-Schnittstelle kann die Ausgabe des Vertrags ähnlich einem Serienbrief
gesteuert werden. AbaView-Dokumente können ebenfalls frei nach den Bedürfnissen
des Anwenders gestaltet werden.
Wartungsaufträge generieren
Auf Wartungsverträgen können periodisch auszuführende Arbeiten mit dem
Ausführungszyklus und wahlweise dem zuständigen Mitarbeiter erfasst werden.
Einzeln oder in einer Stapelverarbeitung können für diese Wartungsverträge
automatisch Wartungsaufträge erstellt werden. Dabei kann die Generierung
nach Mitarbeiter und Ausführungsperiode eingeschränkt werden.
Erneuerung und Neuberechnung
Verträge können nach dem Ende ihrer Laufzeit systemunterstützt erneuert
werden. Der Anwender entscheidet, ob dazu ein neues Vertragsangebot oder
direkt ein Folgevertrag angelegt werden soll. Bei der Erneuerung eines Vertrags
können auch die Preise neu berechnet werden.
Vertragsfakturierung
Zu den umfangreichen Fakturierungsfunktionen gehören die Möglichkeiten,
einzelne Verträge zu fakturieren oder Serienfakturierungen nach bestimmten
Selektionskriterien wie Fakturierungszyklus, Fakturierungsperiode oder Servicekunde
durchzuführen. Dabei lassen sich hinzugekommene oder weggefallene
Vertragspositionen durch Nachfakturierung oder Gutschrift berücksichtigen.

HIGHLIGHTS
Pro-Rata-Fakturierung und -Gutschrift
Während der Laufzeit eines Vertrages hinzugekommene
Vertragspositionen, z.B. durch Zusatzverkäufe auf einen
bestehenden Vertrag oder weggefallene Geräte infolge
Defekts, können taggenau nachfakturiert beziehungsweise
gutgeschrieben werden. Die Pro-Rata-Funktion
ermittelt den fälligen Betrag und erstellt eine entsprechende
Fakturierungs- oder Gutschriftsposition.
Flexible Servicepreise
Preise für Serviceleistungen sind direkt vom Serviceobjekt
und dessen Konfiguration abhängig. Das System unterstützt
solche Definitionen, die mit der Angabe von fixen
Preisen, Prozentsatzberechnungen vom Objektwert oder
Angabe von Aufwand verwendet werden können. Die
Definitionen für Servicepreise sind immer mit einem
Gültig-ab-Datum versehen.
Überwachung der Verträge
Damit der Überblick über auslaufende oder auszuführende
Wartungsverträge nicht verloren geht, stellt das
System eine komfortable Benachrichtigungsfunktion zur
Verfügung. Sie ermöglicht es, für Verträge zuständige Personen
per E-Mail über den Status des Vertrags zu informieren.
Wahlweise können die Vertragsdetails als PDF mit
der E-Mail versendet werden.
Individueller Workflow
Verträge beginnen mit einem Vertragsangebot und enden
mit der Archivierung des Vertrags. Welche Schritte dazwischen
durchlaufen werden, bestimmt weitgehend der
Anwender. In einem Workflow können die Aktionstypen
Statuswechsel, Dokument drucken, Programm ausführen,
Entscheidung, Teuerung/Erneuerung ausführen und Offerte
übernehmen beliebig kombiniert werden.
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OBJEKTMANAGEMENT
Immer wissen, was wann, wo, in was für einer
Konfiguration bei welchem Kunden installiert
wurde; ob Serviceverträge bestehen, mit welchen
Leistungen und für welche Laufzeit. Alle diese
Informationen lassen sich bequem und schnell aus
dem Objektmanagement entnehmen.

Servicekunden
Jedes Serviceobjekt wird einem Servicekunden zugeordnet. Ist eine Adresse
bereits im System vorhanden, kann diese einfach als Servicekunde aktiviert
werden. Fehlende Adressen für Servicekunden können direkt im Programm
erfasst werden.
Standorte
Einem Servicekunden können mehrere Standorte zugeteilt werden, um beispielsweise
ein Filialsystem abzubilden. Pro Kunde und Standort können
zuständige Kontaktpersonen zugewiesen werden. Die postalischen Standorte
besagen, wo sich Serviceobjekte des Kunden befinden. Diese Information wird
für die Serviceauftragsausführung benötigt.
Objektplätze
Objektplätze teilen einen Standort räumlich in kleinere Einheiten. Jedes Serviceobjekt
kann einem Objektplatz zugewiesen werden. Die Objektplatzstruktur
ist hierarchisch und kann mehrere Ebenen aufweisen. Objektplätze
können, müssen aber nicht definiert werden.
Umfangreiche Serviceobjektdaten
Ein Serviceobjekt wird durch die Angabe von Objektnummer, Objekt-ID (Suchschlüssel),
Objektbezeichnung oder Seriennummer eindeutig identifiziert. Daneben
können verschiedene weitere Daten zur Beschreibung des Serviceobjekts
verwaltet werden.
Artikelverknüpfung
Ein Serviceobjekt wird mit einem Artikelstammdatensatz verknüpft, um es
genau zu spezifizieren. Damit können Verbindungen zwischen Material- und
Lagerwirtschaft und Service- und Vertragsmanagement hergestellt werden.
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OBJEKTMANAGEMENT
Installationsstruktur / Objektbaum
Serviceobjekte lassen sich funktionsorientiert in einer variabel tiefen Baumstruktur
anlegen. Die mehrstufige Struktur wird aus verschiedenen Objekttypen
mit entsprechenden Eigenschaften gebildet. Das “Serviceobjekt“ stellt
dabei die unterste Stufe in der Hierarchie dar.
Das Installationsobjekt beispielsweise fasst mehrere Serviceobjekte zu einer
Installation zusammen. Eine Struktur hilft die Übersicht über die Objekte zu
behalten und vereinfacht Auswertungen.
Individuelle Daten und Maskendesign
Der Objektstamm kann mit selbstdefinierten Feldern erweitert und individualisiert
werden. Neben den gängigen Feldtypen lassen sich auch weitere Fliesstextfelder
definieren und verwenden. Das individuelle Maskendesign erlaubt
das Anpassen der Erfassungsmaske an die Wünsche des Anwenders.
Dossier für Dokumentenverwaltung
Bilder, PDF-, Word-, Excel- oder beliebige andere Dokumente lassen sich auf
jeder Ebene der Objektstruktur den Objekten zuordnen. In einer Vorschau (bei
gängigen Dateitypen) oder im geöffneten Originalprogramm können die
Dossiereinträge jederzeit wieder angezeigt werden.
Verträge und Fakturierungen
Für jedes Objekt werden die laufenden Verträge tabellarisch mit Angabe der
Vertragsleistung und der Vertragslaufzeit sowie die ausgeführten Fakturierungen
angezeigt. Durch einen Link lässt sich direkt auf den Vertrag oder auf
den Fakturierungslauf wechseln.

HIGHLIGHTS 21
Objekthistorie als Informationssystem
Die wichtigsten Informationen zu einem Objekt finden
sich in seiner Historie. Sie ist das Logbuch eines Objekts,
enthält alle zugehörigen Aktivitäten und zeigt auf einen
Blick, was zuletzt auf dem Objekt passiert ist. Beispielsweise,
dass eine Störung aufgetreten ist und mit welchen
Massnahmen sie behoben wurde.
Objektdaten auf Zeitachse
Die Eigenschaften eines Objekts wie z.B. die Softwareversion,
der Zustand etc. können sich im Laufe der Zeit
verändern, der Eigentümer oder der Kunde können wechseln.
Damit die Objekthistorie nicht verloren geht, werden
diese Änderungen auf dem Objekt datumsbezogen verwaltet
und lassen sich auf ein bestimmtes Datum bequem
und nachvollziehbar ändern.
Variable Objektstruktur
Die baumartige Objektstruktur erlaubt es, Serviceobjekte
nach Funktion gegliedert, strukturiert zu verwalten und
darzustellen – von ganz einfach mit bis zu 9 Ebenen.
Damit bleibt die Übersicht auch bei einer grossen Anzahl
von Objekten erhalten. Zudem können die verschiedenen
Ebenen in den Auswertungen als Gruppierungskriterium
verwendet werden.
Serviceauftrag ad hoc erstellen
Das Objektmanagement enthält viele Informationen, die
während eines Kundengesprächs – beispielsweise bei
einer Störungsmeldung – wichtig sind. Über eine spezielle
Funktion, die auch über einen Tastaturbefehl ausgeführt
werden kann, lässt sich für das ausgewählte Objekt direkt
ein Serviceauftrag mit allen notwendigen Angaben erfassen.
Dieser muss dann nur noch ergänzt und ausgelöst
werden.

VERKAUFSMODUL-INTEGRATION DER AUFTRAGSBEARBEITUNG
Bereits beim Verkauf von Geräten, Software oder
anderen Handelsgütern sollte der Grundstein für
das Servicegeschäft gelegt werden. Die Option
”Verkaufsintegration“ verbindet das Verkaufsmodul
der ABACUS Auftragsbearbeitung mit dem Serviceund
Vertragsmanagement nahtlos und komfortabel.

Automatische Objektgenerierung
Artikel können im Produktestamm so markiert werden, dass bei einem Verkauf
automatisch ein Serviceobjekt im Objektstamm des Kunden angelegt wird.
Wahlweise wird dieser Vorgang durch einen Assistenten unterstützt. Diese
Funktion macht eine nachträgliche manuelle Erfassung der Objekte und die
Zuordnung zum Kunden überflüssig.
> Flexible Übergabedefinition
Durch eine flexible Definition für die Feldwertübergabe kann bestimmt
werden, welche Daten des Verkaufsauftrags in welche Felder des Serviceobjektstamms
kopiert werden. Individuelle Angaben zu einem Serviceobjekt
wie zum Beispiel eine Seriennummer werden so direkt vom Verkaufsauftrag
in die Objektstammdaten übertragen. Die Einstellungen können für
den Verkaufs-, Projekt- und Kassenauftrag separat definiert werden. Bestimmte
Grunddaten wie Artikelverknüpfung, Menge oder Seriennummer werden
automatisch übertragen.
> Strukturierte Ablage
Wenn das Inventar des Kunden in einer komplexen Objektstruktur abgelegt
ist, sorgt eine Vorgabe dafür, dass neu hinzukommende Serviceobjekte am
richtigen Ort in der Struktur abgelegt werden – und das ohne Zutun des
Anwenders.
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VERKAUFSMODUL-INTEGRATION DER AUFTRAGSBEARBEITUNG
Serviceleistungen direkt verkaufen
Mit dem Verkauf von Handelsprodukten lassen sich gleichzeitig auch
Serviceleistungen anbieten und verkaufen. Die Integration sorgt dafür, dass
aus Verkaufsangeboten automatisch auch entsprechende Vertragsangebote
und aus Verkaufsaufträgen Verträge erstellt werden. Die Gebühren für die
erste Fakturierungsperiode des Vertrags werden dabei direkt im Rahmen des
Verkaufsauftrags fakturiert.

HIGHLIGHTS
Assistent für Verkaufsintegration
Der Assistent erstellt je nach Konfiguration in 1 bis
5 Schritten Servicekundenstammdaten, Standorte, Objekte
und Verträge. Im Assistenten kann der Anwender
Einfluss auf die Bezeichnung und die Einordnung der
Objekte in die Objektstruktur nehmen.
Automatische Vertragserstellung und -erweiterung
Serviceleistungen können zusammen mit den Handelsprodukten
angeboten und verkauft werden. Das System
legt dazu im Hintergrund ein Vertragsangebot oder einen
Vertrag an. Es ist zudem auch möglich, bestehende Verträge
mit Verkäufen von weiteren Produkten zu erweitern.
Vertragsfakturierung über Verkaufsauftrag
Damit der Kunde nicht zwei Rechnungen für die erworbenen
Artikel und für die Servicevertragsgebühren erhält,
können die Gebühren zusammen mit dem Artikelverkauf
fakturiert werden. Erst für die Folgeperiode werden die
Vertragsgebühren separat fakturiert.
Nachverfolgung von Seriennummern
Seriennummern können in der Lagerbuchhaltung der
Auftragsbearbeitung bei einem Lagereingang oder einem
Lagerausgang ins System eingepflegt werden. Wird aus
einem Artikel mit Serien- oder Chargennummer dann ein
Serviceobjekt, übernimmt es diese Referenz. So kann für
eine Serien- oder Chargennummer jederzeit die Herkunft
und Historie ermittelt werden.
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AUSWERTUNGEN
Damit das Servicegeschäft optimal gesteuert werden
kann, bietet das Programm frei gestaltbare
Auswertungen, mit denen sich in Kombination mit
umfangreichen Selektionskriterien aussagekräftige
Kennzahlen und Listen erstellen lassen. Aus der
Vielzahl von Daten im Programm Service- und Vertragsmanagement
werden so wertvolle Informationen.

Vertragslisten
Auswertungen über Verträge und Vertragsangebote lassen sich in folgenden
Variationen anzeigen: zu fakturierende Verträge, auszuführende Verträge, auslaufende
Verträge sowie alle aktiven Verträge oder Vertragsangebote. Die
Auswertungen lassen sich auf ein bestimmtes Datum und pro Kunde aufbereiten.
Objektlisten
Alle Serviceobjekte eines Kunden oder die Details zu einem bestimmten Objekt
können über Objektlisten ausgedruckt werden. Für selektive Auswertungen
lassen sich Vorgaben bezüglich Serviceobjekt, Datum und Kunde vornehmen.
Gestaltbarkeit
Alle Auswertungen lassen sich mit dem Report Writer auf individuelle Bedürfnisse
anpassen. Dabei können auch zusätzlich benötigte Informationen hinzugefügt
oder nicht benötigte Daten entfernt werden. Auch eine Anpassung der
Auswertungen an das Corporate Design des Unternehmens ist möglich.
Individuelle Sortierung und Selektion
Über frei definierbare Indizes und Selektionen lassen sich die Listen auf einfache
Art bezüglich Reihenfolge der Datensatzanzeige beziehungsweise Filterkriterien
durch den Anwender individualisieren.
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HIGHLIGHTS
Auslaufende Verträge
Diese Auswertung zeigt alle innerhalb eines bestimmten
Datumbereichs auslaufenden Verträge. Sie kann auch als
Basis für die Vertragserneuerung verwendet werden.
Auszuführende Serviceaufträge
Auf Basis der im Vertrag angegebenen Zyklen für periodische
Wartungen zeigt diese Auswertung alle für einen
bestimmten Datumbereich auszuführenden Servicearbeiten.
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HIGHLIGHTS
Verbreitung der Produkte
Anhand der im System erfassten Serviceobjekte kann eine
Auswertung über deren Verbreitung und Häufigkeit erstellt
werden. Als Selektionskriterium dient die Artikelnummer;
die Liste zeigt dabei ein Total pro Artikel. So
kann ermittelt werden, wo überall ein bestimmter Gerätetyp
installiert ist.
Serviceobjekte pro Kunde
Die Auswertung zeigt datumbezogen pro Kunde alle
installierten Serviceobjekte und ihre Details inklusive
Standort- und Objektplatzangaben. Die Auswertung verschafft
einen schnellen Überblick über die installierte Basis
eines Kunden.
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INTEGRIERTE SOFTWARE FÜR ALLE ANSPRÜCHE
Standard-
Schnittstellen
Suchmaschine
Meldesystem
Rapport-Scanning
Fremdprodukte /
Individual-Lösungen
E-Commerce
Auftragsbearbeitung
Leistungs- /
Projektabrechnung
Debitorenbuchhaltung
Finanzbuchhaltung
Electronic Banking
Lohnbuchhaltung
Archivierung /
Digitale Signatur
Mail-Programme
Intranet
Internet
E-Business
EBPP
Produktionsplanung
und -steuerung
Service- und
Vertragsmanagement
Kreditorenbuchhaltung
Kostenrechnung
Anlagenbuchhaltung
Human Resources
Adressverwaltung /
CRM
Zeiterfassungs-
Systeme
Informationsmanagement
Workflow

Guthabenverwaltung
GUTHABENVERWALTUNG
Die Option ”Guthaben” umfasst folgende Funktionen:
> Verschiedene Guthabenarten: Vorauszahlung, Leistungsvereinbarung und Kostendach
> Betrags- und Mengenguthaben
> Buchhalterisch korrekte Abgrenzung
> Abbuchung über Serviceauftrag und AbaProject mit Anzeige des Restguthabens
> Benachrichtigung über auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben
> Auswertungs- und Kontrollprogramm
Beträge und Mengen
Um die unterschiedlichen Bedürfnisse abzudecken, ermöglicht die Option sowohl die Definition von Mengenals
auch Betragsguthaben. Bei Mengenguthaben wird eine Einheit wie Stunden, Stück, Punkte etc. festgelegt
und das Guthaben dann in dieser Einheit verwaltet. Betragsguthaben werden in der auf dem Vertrag angegeben
Währung festgelegt und verwaltet.
Vorauszahlung mit Abgrenzung
Der klassische Typ für Guthaben ist die Vorauszahlung. Der Kunde bezahlt für eine Dienstleistung im Voraus
und braucht das Guthaben über eine bestimmte Periode hinweg auf.
Auf dem Vertrag wird das Guthaben definiert und fakturiert. Bei Vorauszahlungsguthaben wird der Fakturierungsbetrag
auf ein Vorauszahlungskonto gebucht. Die Ertragsbuchung wird in der Folge erst bei einer
Abbuchung vom Guthaben vorgenommen. Aufwand und Ertrag sind so korrekt abgegrenzt.
Guthabenabbuchung
Die Abbuchung von Guthaben kann über den Serviceauftrag oder über die Erfassung im Programm Aba-
Project erfolgen. Bei der Abbuchung wird dem Anwender das Restguthaben angezeigt. Reicht der Restbetrag
nicht aus, um die bezogenen Leistungen abzudecken, kann das Guthaben überzogen oder der nicht abgedeckte
Teil separat verrechnet werden.
Benachrichtigungen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben
frühzeitig erkannt werden können. Über Schwellenwerte kann gesteuert werden, unter welchen Bedingungen
(z.B. 95 % aufgebraucht) über den Guthabenzustand benachrichtigt werden soll.
Auswertungen
Über ein Kontrollprogramm, das auch Korrekturbuchungen zulässt, und über einen Report können die einzelnen
Guthaben und deren Ab- und Zubuchungen jederzeit eingesehen werden. Bei der Erstellung des Reports
können die Daten nach Guthaben, Kunde und Auswertungsperiode selektiv ausgewertet werden.

Fremdwährungen
FREMDWÄHRUNGEN
Mit der Option ”Fremdwährungen” können Servicespezifikationen, Serviceverträge und
Serviceaufträge in verschiedenen Währungen erfasst werden.
Fremdwährungstabelle
In der zentral für alle ABACUS-Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind
mehr als 150 Fremdwährungen nach dem ISO-Code definiert.
Kurstabelle
Die Kurstabelle enthält datumabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven
Währungen.
Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann die Kurstabelle mandantenspezifisch
oder zentral für alle Mandanten geführt werden. Neben den globalen Buch- und
Bewertungskursen sind für die Bereiche Aktiven, Passiven, Erfolgsrechnung, Debitoren
und Kreditoren spezifische Bewertungskurse möglich.
Servicespezifikationen
Die Preisdefinitionen für Serviceleistungen können in verschiedenen Währungen
geführt werden. So kann der Preis für eine Serviceleistung in jeder Währung separat
angegeben werden.
Verträge und Serviceaufträge
Beim Erfassen eines Vertrags oder Serviceauftrags wird automatisch die Kundenwährung
übernommen und gespeichert. Für Serviceleistungen auf dem Vertrag oder
dem Serviceauftrag wird bei der Preisfindung automatisch der Preis in der entsprechenden
Währung gesucht und übernommen. Falls kein Preis in der Währung des
Kunden gefunden wird, rechnet das Programm diesen in die Vertrags- oder Serviceauftragswährung
um. Bei der Umrechnung wird auf einen Fremdwährungskurs zurückgegriffen,
der auf dem Vertrag oder Serviceauftrag festgehalten ist.

Schnittstellen
SCHNITTSTELLEN
Mit den AbaConnect-Schnittstellen des Service- und Vertragsmanagements können Servicekunden-, Serviceobjekt-
und Serviceauftragsdaten sowie Vertragsdaten ein- und ausgelesen werden.
Folgende Funktionsarten stehen zur Verfügung
> Dateischnittstelle im XML-Format
> WebService-Schnittstelle via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol)
Funktionsweise
Für die verschiedenen Datenarten (Servicekunden, Serviceobjekte, Serviceaufträge und Verträge) wird eine
Schnittstellendefinition mit einem Standard-Mapping bereitgestellt. In einem Mapping ist festgelegt, welche
Datenbankfelder importiert und exportiert werden können und welche Aktionen (Import und/oder Export)
zulässig sind. Mappings können kopiert und an Kundenbedürfnisse angepasst werden. Der Datenaustausch
erfolgt im XML-Format.
Dateischnittstelle
Die Dateischnittstelle eignet sich für den unkomplizierten Datenaustausch, da sie sehr einfach zu bedienen
ist. Diese Schnittstelle exportiert und importiert XML-Dateien, deren Struktur einem der verfügbaren Mappings
entsprechen muss.
WebService
Für die professionelle Anbindung von Um- oder Fremdsystemen zwecks Datenaustausch kann die Web-
Service-Schnittstelle verwendet werden. Die Schnittstellen von AbaConnect können so direkt über eine HTTP-
Verbindung unter Verwendung von SOAP verwendet werden. Diese Technologie ermöglicht es, dass eine
fremde Anwendung ohne grossen Programmieraufwand die AbaConnect-Schnittstellen verwenden kann.
Servicekundendaten
Mit dieser Schnittstelle können Servicekunden-, Standort- und Objektplatzdaten importiert und exportiert werden.
Serviceobjektdaten
Damit lassen sich alle Serviceobjektdaten inklusive Objektstruktur und Zeitachsendaten importieren und
exportieren.
Verträge
Diese Schnittstelle ist für den Export von Vertragsdaten inklusive Positionen verfügbar.
Serviceaufträge
Diese Schnittstelle ist für den Export und Import von Serviceauftragsdaten inklusive Positionen verfügbar.

AbaView Report Writer
ABAVIEW REPORT WRITER /
FORMULARDESIGN
AbaView ist ein Formular- und Reportgenerator mit vielfältigen Funktionen. Mit AbaView können frei gestaltbare
Listen für alle ABACUS-Applikationen, mit Ausnahme der Finanzbuchhaltung, erstellt werden.
AbaView für das Service- und Vertragsmanagement
AbaView kann im Service- und Vertragsmanagement sowohl für das Gestalten von externen Dokumenten
(Kundendokumenten) als auch für individuelle Auswertungen verwendet werden. Die benötigten Dokumente
lassen sich mit AbaView sowohl inhaltlich als auch bezüglich CI den Bedürfnissen des Kunden anpassen.
Beispiele für die beiden Arten von Dokumenten sind:
Externe Dokumente Individuelle Auswertungen
> Verträge und Vertragsangebote > Kundeninventarblätter
> Serviceaufträge > Gerätestammblätter
> Wartungsaufträge > Vertragsauswertungen
> Besuchsanzeigen
> Kundenbenachrichtigungen (E-Mail, Post)
> Guthabenauswertungen
Dokumentstruktur
Die Dokumentstruktur definiert den Aufbau und somit auch die Ausgabe eines Dokuments. Das Dokument
ist in Sektionen unterteilt. Innerhalb jeder Sektion werden Bausteine definiert, welche die auszugebenden
Felder enthalten.
Folgende Sektionen werden unterschieden:
> Reportkopf beinhaltet Adressdaten und Kundeninformationen sowie Angaben zu Vertrag oder Serviceauftrag
> Seitenkopf wird ab der zweiten Seite verwendet und kann die gleichen Informationen enthalten wie der
Reportkopf
> Detail enthält die Positionsdaten wie Produkt, Menge, Einheit, Preis, Rabatt und Texte
> Total wird im Anschluss an das letzte Detail ausgegeben und enthält Informationen wie Vertragsbetrag oder
Gesamtrabatt
> Seitenfuss wird bei mehrseitigen Dokumenten bis zur vorletzten Seite ausgegeben
> Reportfuss schliesst das Dokument ab und enthält z.B. Zeilen für die Unterschrift oder Vertragsbedingungen
Mehr als 30 Tabellen
Aus dem Service- und Vertragsmanagement lassen sich über 30 Tabellen für Dokumente und Auswertungen
verwenden. Nachstehend ein kleiner Auszug aus dem Tabellenkatalog des Service- und Vertragsmanagements:
> Serviceobjektstammdaten > Vertrags- und Serviceauftragsfakturierungen
(fix oder datumsorientiert) > Teuerungs-/Erneuerungsdefinitionen
> Objektstruktur > Kündigungsdefinitionen
> Serviceaufträge (Kopf und Positionen) > Workflow der Verträge und Serviceaufträge

Servicepreise > Verträge und Vertragsangebote (Kopf und Positionen)
> Serviceaufträge (Kopf und Positionen) > Workflow der Verträge und Serviceaufträge
> Servicepreise > Verträge und Vertragsangebote (Kopf und Positionen)
> Guthabendefinitionen und -buchungen > Servicekunden, Standorte und Objektplätze
Relationen
Über Tabellenverknüpfungen ermöglicht es AbaView, Daten aus verschiedenen Tabellen und verschiedenen
Applikationen in einem Report zu verwenden. Menügeführt können neue Relationen angelegt oder bestehende
verändert werden.
Datenselektionen
Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die Selektionen
können untereinander mit ”UND“ und ”ODER“ verknüpft sein.
Gestaltungsfunktionen
Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbaren Spaltentiteln und
automatischen Rahmenfunktionen stehen dem Anwender verschiedene Reportbausteine wie Reportkopf/
-fuss, Detail, Titel/Total auf beliebigen Ebenen, sowie frei definierbare Bausteine zur Verfügung.
Die Gestaltung wird durch folgende Funktionen weiter unterstützt:
> Truetype- und Druckerschriften > Schriftattribute wie fett, kursiv etc.
> Felder löschen, einfügen, verschieben > Verwendung von komplexen Ausdrücken
> Felder vergrössern, verkleinern > Beliebige Summenfelder
> Unbenennung von Feldern > Tabulatoren aller Art
> Verwendung von Systemvariablen wie > Grafische Elemente wie Linien,
Seitennummer, Tagesdatum etc. Rechtecke oder Ellipsen
Unterstützte Dateiformate
Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden:
> ABACUS-Tabellen > ANSI, ASCII
> Pervasive.SQL > xFlex
> ODBC-Datenquellen > dBase
> ADO > Paradox
> BDE > Lotus 1-2-3
> SQL-Datei > DIF, SYLK
Unterstützte Ausgabeformate
Die Ausgabe der Daten kann in folgenden Formaten erfolgen:
> AbaView-Report > Excel 4
> PDF > ODBC
> ADF > BDE
> xFlex > ADO
> RTF > dBase
> HTML > Paradox
> XML > Lotus 1-2-3
> ANSI, ASCII > DIF
> Microsoft Excel > Windows Meta File

ABACUS TOOL-KIT
ABACUS Tool-Kit
Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlichkeit und
Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch modernste Technologien gewinnbringend
ergänzt:
ABACUS-Menüsystem
Mit dem modernen AbaMenu verfügen die ABACUS-Programme über ein Hauptmenü, das einen schnellen
und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermöglicht.
> Mandantenspezifische Programmauswahl
Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im Menü angezeigt,
die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind.
> Benutzerspezifische Programmauswahl
Dem Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der Zugriffsberechtigung
entsprechende Rechte besitzt.
> Rollenbasierte Programmmenüs
Der Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie bestimmen die angezeigten
Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit erhält er genau diejenigen
Programme zur Auswahl, die er gemäss der gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt.
> QuickSearch-Funktion
Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen und abfragen.
> Suche in Handbüchern
Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden.
> Favoriten
Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionieren.
> Dossierverwaltung
Die Dossierverwaltung ermöglicht alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel Lieferscheine,
Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem Dossier zu archivieren
und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.

AbaVision
AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Aufbauend auf
den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informationssystem mit Online-
Zugriff bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene.
Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und umgekehrt.
Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können beispielsweise Budgets wahlweise
im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert.
Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision:
> Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS realisierbar
> Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informationen
> Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch aktualisiert
werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Datenübertragung.
> Online-Zugriff auf ABACUS-Daten

ABACUS TOOLS
ABACUS Tools
Archivierung
Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-Kit verfügbar ist, bietet das
Modul “ABACUS Archivierung” eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen
und Dokumenten – erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit Fremdprogrammen.
> Nahtlos integriert in ABACUS-Software
Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme integriert. Beim Ausdruck einer Auswertung
kann automatisch eine elektronische Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert
werden. Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so vom System automatisch
archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher – eine
umfassende Datenintegrität ist damit gewährleistet.
> Archivierung aus Office-Programmen
Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme bietet die Möglichkeit, direkt aus
der Office-Umgebung Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Powerpoint-Vorträge in ein ABACUS-Archiv abzuspeichern.
> Scannen und Archivieren von Originaldokumenten
Die Option ”AbaScan” bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen Dokumente wie z.B. Lieferscheine,
Lieferantenrechnungen, Werkstattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente
können anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten Dokumente werden
automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaSearch.
> Vollständigkeit, Unveränderbarkeit
Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten bleiben unveränderbar gespeichert.
Sie können also auch nicht mehr selektiv gelöscht oder geändert werden.
> Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung
Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so geregelt, dass nur Berechtigte
Informationen abfragen können und niemand Daten aus dem Archiv löschen kann.
Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen Archiven und auch durch Zugriffsrechte
der Benutzerverwaltung gewährleistet.
> Komfortables Suchen von Informationen
Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb weniger Augenblicke das
gesuchte Dokument auch aus Tausenden von Daten gefunden werden. Sie bietet dazu:
- Suche nach Wortfragmenten
- Kombination von verschiedenen Textelementen

AbaPilot: Such- und Navigationssystem
Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender einen
schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und Informationen,
die in der ABACUS-Software gespeichert sind.
Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle entsprechenden
Datensätze mit allen verknüpften Informationen,
Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, gescannte Originale)
angezeigt.
Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen
Datensatz zu erhalten. Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungsprogramm
direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen vorgenommen werden können.
Rapport-Scanning
Handgeschriebene Arbeitsrapporte können mit dem ABACUS
Rapport-Scanning-Modul “AbaForm” gescannt und die Daten
automatisiert weiterverarbeitet werden.
Durch die nahtlose Integration in die ABACUS-Software kann
das Rapport-Scanning-Modul als vorgelagertes Erfassungsmodul
für die Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Projektabrechnung,
Adressverwaltung und Auftragsbearbeitung eingesetzt werden.
Der grosse Nutzen besteht in der Zeitersparnis durch die
Automatisierung und der Vermeidung von Erfassungsfehlern.
Stammdaten der nachgelagerten Applikationen, z.B. AbaProject, stehen für Plausibilitätsprüfungen online zur
Verfügung und haben so einen unmittelbaren Einfluss auf die Datenerfassung mit AbaForm.
Mit Branchenlösungen kann AbaForm ebenfalls eingesetzt werden.
AbaNotify:
Informations- und Benachrichtigungssystem
Mit AbaNotify wird der zeitgesteuerte Versand per E-Mail oder
Speicherung von ABACUS-Listen und AbaView-Reports an beliebige
Personen möglich. Die Aufbereitung von Listen und
Reports kann pro Objektverantwortliche inkl. Versand oder
Speicherung erfolgen. Unterstützt werden verschiedenen
Datei-Formate wie PDF, XLS, DOC, HTML, TXT.
Bei Ereignissen wie ein neuer, geänderter oder gelöschter Datensatz
erfolgt durch das Programm eine sofortige Information.
Auch der Export und die Sammlung von Datenbankänderungen in den Datei-Formaten XML, HTML, TXT, DAT
ist möglich.
AbaNotify kann diverse applikationsspezifische Automatismen übernehmen wie z.B. in der Lohnbuchhaltung
die Überwachung von ablaufenden Kinderzulagen, Aufenthaltsbewilligungen oder der Prüfung von bevorstehenden
Geburtstagen. Ebenfalls kann die Benachrichtigung bei Änderungen von heiklen Lohndaten über
AbaNotify erfolgen.

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software
Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen
Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00
www.abacus.ch info@abacus.ch
Ecknauer + Schoch ASW / OS 2’000-2.08