SERVICE- UND VERTRAGSMANAGEMENT - customize

Guthabenverwaltung
GUTHABENVERWALTUNG
Die Option ”Guthaben” umfasst folgende Funktionen:
> Verschiedene Guthabenarten: Vorauszahlung, Leistungsvereinbarung und Kostendach
> Betrags- und Mengenguthaben
> Buchhalterisch korrekte Abgrenzung
> Abbuchung über Serviceauftrag und AbaProject mit Anzeige des Restguthabens
> Benachrichtigung über auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben
> Auswertungs- und Kontrollprogramm
Beträge und Mengen
Um die unterschiedlichen Bedürfnisse abzudecken, ermöglicht die Option sowohl die Definition von Mengenals
auch Betragsguthaben. Bei Mengenguthaben wird eine Einheit wie Stunden, Stück, Punkte etc. festgelegt
und das Guthaben dann in dieser Einheit verwaltet. Betragsguthaben werden in der auf dem Vertrag angegeben
Währung festgelegt und verwaltet.
Vorauszahlung mit Abgrenzung
Der klassische Typ für Guthaben ist die Vorauszahlung. Der Kunde bezahlt für eine Dienstleistung im Voraus
und braucht das Guthaben über eine bestimmte Periode hinweg auf.
Auf dem Vertrag wird das Guthaben definiert und fakturiert. Bei Vorauszahlungsguthaben wird der Fakturierungsbetrag
auf ein Vorauszahlungskonto gebucht. Die Ertragsbuchung wird in der Folge erst bei einer
Abbuchung vom Guthaben vorgenommen. Aufwand und Ertrag sind so korrekt abgegrenzt.
Guthabenabbuchung
Die Abbuchung von Guthaben kann über den Serviceauftrag oder über die Erfassung im Programm Aba-
Project erfolgen. Bei der Abbuchung wird dem Anwender das Restguthaben angezeigt. Reicht der Restbetrag
nicht aus, um die bezogenen Leistungen abzudecken, kann das Guthaben überzogen oder der nicht abgedeckte
Teil separat verrechnet werden.
Benachrichtigungen
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass auslaufende und fast aufgebrauchte Guthaben
frühzeitig erkannt werden können. Über Schwellenwerte kann gesteuert werden, unter welchen Bedingungen
(z.B. 95 % aufgebraucht) über den Guthabenzustand benachrichtigt werden soll.
Auswertungen
Über ein Kontrollprogramm, das auch Korrekturbuchungen zulässt, und über einen Report können die einzelnen
Guthaben und deren Ab- und Zubuchungen jederzeit eingesehen werden. Bei der Erstellung des Reports
können die Daten nach Guthaben, Kunde und Auswertungsperiode selektiv ausgewertet werden.