Gahn, Philipp ; Schmid, Harald ; Wagner-Döbler, Roland

Erschließung THEMEN
Die Retrokonversion an der Bibliothek der Philosophisch-Theologischen
Hochschule der Salesianer Don
Boscos in Benediktbeuern
Philipp Gahn, Harald Schmid, Roland Wagner-Döbler
I. Die Bibliothek der Philosophisch-Theologischen Hochschule 1
Die Geschichte der Bibliothek der Philosophisch-Theologischen Hochschule in
Benediktbeuern geht wie die Hochschule selbst auf das Jahr 1931 zurück, als
die Salesianer Don Boscos, eine Ordensgemeinschaft der katholischen Kirche,
das ehemalige Kloster Benediktbeuern, welches zum Säkularisationsgut
geworden war, vom Staat erwarben, um dort eine theologische Studienanstalt
für den eigenen Nachwuchs einzurichten. Daraus ist mittlerweile eine staatlich
anerkannte Hochschule mit Promotions- und Habilitationsrecht geworden. Und
ebenso hat sich auch die Hochschulbibliothek über die nun mehr als siebzig
Jahre ihres Bestehens aus den bescheidenen Anfängen heraus zu einem der
zahlreichen modernen, wenn auch kleinen Dienstleistungsbetrieben, die die
kirchlichen Bibliotheken in der Bibliothekslandschaft des deutschsprachigen
Raums darstellen, entwickelt.
Keinem der großen Bibliotheksverbünde aktiv angeschlossen umfasst sie derzeit
über 330.000 Bände, hält ca. 650 laufende Zeitschriften und verfügt über
einen Vermehrungsetat für Bücher und Zeitschriften von rund 77.000 €. 3,3
Personalstellen sind für die Neueinstellung von ca. 6.000 Einheiten, die Bearbeitung
von ca. 1.000 passiven Fernleihen, etwa 13.000 Ortsausleihen und für
die Versorgung von ca. 650 Benutzern zweier Hochschulen mit weiteren Informationen
zuständig; denn neben der PTH hat sich seit 1970 in Benediktbeuern
auch eine Abteilung der Katholischen Stiftungsfachhochschule München
in den Räumen des Klosters eingemietet, um ein gemeinsames und
bundesweit einmaliges Doppelstudium von Diplom-Theologie und Sozialer Arbeit
anzubieten.
Außer den Angehörigen der beiden Hochschulen versorgt sie, da sie bis zum
S-Bahnbereich Münchens hin die einzige wissenschaftliche Bibliothek ist, die
an wissenschaftlicher Literatur interessierten Benutzer aus den drei Landkreisen
Bad Tölz/Wolfratshausen, Weilheim/Schongau und Garmisch-Partenkirchen.
Zu den gewöhnlichen Funktionen einer Gebrauchsbibliothek tritt noch
die Archivfunktion für die Literatur der Salesianer Don Boscos im deutschsprachigen
Raum hinzu.
1 Im folgenden PTH und PTH-Bibliothek
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II. Der Katalog der Bibliothek
Die Verzeichnung im Katalog beginnt mit dem Jahr 1931. Bis 1982 wurde die
Erfassung der Bestände nach oft schwankenden Hausregeln geführt. Die
Qualität dieser Aufnahmen ist nach heutigen Gesichtspunkten betrachtet sehr
gering. Hier ein freilich recht extremes Beispiel:
Gut sichtbar wird dabei, dass all denjenigen, die nicht eingehend geschult
sind, nur schwer zu vermitteln ist, in welcher Weise sie die Signaturen auf die
einzelnen Bände zu beziehen haben, geschweige denn wie sie aus den Angaben
einen Standort des Buches ermitteln sollen.
Seit 1983 wird nach den RAK-WB katalogisiert.
Der Kartenbestand insgesamt umfasst 324.424 Katalogkarten, davon sind ca.
154.000 seit dem Jahr 1983 hinzugekommen. Mit Beginn des Jahres 1997
werden die Katalogdaten mit Hilfe des EDV-Programms Allegro erfasst. Das
Nachlegen der Katalogkarten für alle Bücher, die nach 1996 erschienen sind,
wurde abgebrochen. Für die neu hinzukommenden Bücher mit einem Erscheinungsjahr
vor 1997 wurden bis zum Beginn der Retrokonversion weiterhin
Karten in den Zettelkatalog nachgelegt.
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III. Das Projekt der Retrokonversion in Benediktbeuern
In dem Maße, in welchem die Daten im EDV-Katalog zunahmen, ließ sich
feststellen, wie immer weniger Benutzer den Kartenkatalog, der aber nach wie
vor rund 90 % des Bestandes verzeichnet, zu Rate zogen. So wurde es notwendig
darüber nachzudenken, wie eine Konversion des Kartenkatalogs, ohne
die üblicherweise anfallenden und für den Träger der PTH jede Relation
sprengenden Kosten zu verursachen, möglich sein könnte.
Wer sich mit den Problemen einer Retrokonversion befasst hat, weiß: Es gibt
im Wesentlichen zwei methodische Zugänge. Der erste arbeitet mit dem
Scannen der Katalogkarten, die dann mittels einer OCR-Software maschinenlesbar
gemacht werden können. In der zweiten Variante werden Titelkarten
mehr oder weniger vollständig abgeschrieben. Beide Möglichkeiten sind bei
akzeptablen Qualitätsstandards mit einem hohem Aufwand und also auch mit
den entsprechenden Kosten, die nicht weit auseinanderliegen, verbunden.
Der Vorteil der zweiten Variante gegenüber der ersten ist jedoch der, dass der
Aufwand an Schreibarbeiten eine Variable bleibt, die die Handelnden dann
verändern und also verkürzen können, wenn die Daten auf andere Weise zu
ergänzen sind.
In unserem Fall versuchten wir deshalb nicht die Daten der gesamten Katalogkarten
oder zumindest ihrer wesentlichsten Bestandteile abschreiben zu
lassen, sondern lediglich Suchschlüssel für eine automatisierte Suche in einer
externen Bibliotheksdatenbank zu bilden. Denn grundsätzlich gingen wir von
der Überlegung aus, dass kleinere wissenschaftliche Bibliotheken von der großen
Menge der elektronisch bereits zur Verfügung stehenden Daten stärker
als das bisher möglich war, profitieren sollten. In ihrer bisherigen Form war die
massenweise manuelle Übernahme von Fremddaten ein durchaus schwerfälliges,
zeit- und damit kostenintensives Instrument der Retrokonversion. Unser
Ziel hingegen war es, auszutesten inwieweit sich die dabei zu leistenden
Arbeitsvorgänge automatisieren ließen. So entstand in Zusammenarbeit mit
dem EDV-Betreuer der Bibliothek, Harald Schmid, und dem für den
deutschsprachigen Raum verantwortlichen Vertreter der inzwischen in Konkurs
gegangenen Firma DMP, Roland Wagner-Döbler, der, wie sich nun sagen
lässt, geglückte Versuch, Fremddaten massenweise und weitgehend automatisiert
aus einem zur Verfügung stehenden Datenpool zu übernehmen –
gegenwärtig die wohl bei hoher Qualität kostengünstigste Variante einer
Retrokonversion.
Das an unserer Bibliothek erprobte Verfahren arbeitet mit den folgenden Elementen:
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A. Die Suchschlüssel
Bei der Konstruktion von rationellen Suchschlüsseln bewegt man sich bekanntlich
stets zwischen zwei Extremen: Man kann einerseits einen Suchschlüssel
zu einem vorliegenden Titel so umfangreich gestalten, daß die Selektion
eines unzutreffenden Titels aus einer bibliographischen Datenbank mit
an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden kann.
Das hat allerdings den (sicherlich geringen) Nachteil, dass Titel mit Schreibfehlern
im Katalogisat nicht gefunden werden. Auf der anderen Seite führt ein
zu kurzer Suchschlüssel – z.B. aus Familienname des Urhebers und erstem
Wort des Sachtitels bestehend – zwar zu geringerem Erfassungsaufwand,
aber zu einer zu großen Treffermenge, aus der dann intellektuell ausgewählt
werden muß. Es war unser Ziel, diesen intellektuellen Auswahlvorgang für die
Fremddatenübernahme weitgehend zu vermeiden.
Mit einer ähnlichen, aber schwieriger zu bewältigenden Situation ist man konfrontiert,
wenn Suchschlüssel für einen automatisierten Dublettenabgleich
konstruiert werden sollen. Die Erschwernis gegenüber unserer Situation besteht
hier darin, dass beim Dublettenausgleich ein Suchschlüssel einerseits
so umfangreich sein muss, dass falsche Titelzuordnungen weitestgehend
vermieden werden, dies auf der anderen Seite durch die Variabilität der Aufnahmen
ein und desselben Titels aber gleichzeitig dazu führt, dass zahlreiche
Titelidentitäten nicht (automatisch) erkannt werden. Dies ist für Verbundkataloge
sicher nicht akzeptabel (Fabian 1990). In unserem Fall war die Nicht-
Selektion eigentlich identischer Titel problemlos, solange sich dies auf eine
kleine Zahl von Titelaufnahmen beschränken würde.
Die Durchsicht einer Reihe von Veröffentlichungen über Analysen und Experimente,
die insbesondere im angloamerikanischen Raum – z.T. schon vor
längerer Zeit – angestellt wurden, sowie eigene Erfahrungen zeigten, dass der
kürzeste Erfolg versprechende Suchschlüssel aus folgenden Elementen
bestand:
��die ersten 5 Buchstaben des Autorennamens bei einem Verfasserwerk,
��Sachtitel: die ersten beiden Wörter nach einem Artikel; gibt es keinen Autor,
die ersten drei Wörter,
��Erscheinungsjahr,
��erste Ziffer einer Auflagenbezeichnung,
��arabische Ziffern der Seitenzahl,
��soweit vorhanden die ISBN, die dann natürlich die Erfassung der
Suchschlüssel für die Verfasser und die Sachtitel ersetzt.
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Experimente von Williams/MacLaury (1979) und andere Arbeiten deuteten
darauf hin, dass falsche Zuordnungen weit unterhalb des Promillebereichs liegen
würden, und von diesen wenigen Fällen – wie bei Williams/MacLaury –
die meisten große bibliographische Verwandtschaft aufweisen würden.
Über den Suchschlüssel hinaus wurden von DMP für jeden Titel zugleich Exemplardaten
erfasst, um diese im Trefferfall automatisch nutzen zu können.
Auf Einzelheiten der Erfassungsanweisung sowie Erfassungsvarianten etwa
bei mehrbändigen Werken oder Sachtitelwerken kann an dieser Stelle nicht
eingegangen werden.
B. Der Datenpool
Da die Steuerung der automatisierten Suche vom jeweiligen Datenpool abhängig
ist, muss hier kurz etwas zu diesem gesagt werden. Unsere ursprüngliche
Planung rechnete zunächst mit dem baldigen Erscheinen des Retro-
Verbund-kataloges des EDBI auf DVD oder CD, der die von den regionalen
Bibliotheksverbünden an den DBI-VK gelieferten Daten enthalten soll. Bedauerlicherweise
konnte diese Ausgabe des Retro-VK bis heute nicht verwirklicht
werden. So blieb nichts anderes übrig, als die im Internet verfügbaren Datenbanken
auf ihre Tauglichkeit hin zu überprüfen. Wegen der differenzierten
Suchmöglichkeiten und der Behandlung der mehrbändigen Werke kam für
uns vor allem der Bibliotheksverbund Bayern in Betracht, mit dem sogleich,
um rechtlichen Einwänden vorzubeugen, eine passive Mitgliedschaft, die das
Recht der Weiternutzung der angebotenen Daten einschließt, vereinbart wurde
2 .
C. Die automatisierten Arbeitsvorgänge
Die Mitte unseres Projekts ist das vom EDV-Betreuer der PTH-Bibliothek entwickelte
RETROBIB genannte Programm, das die bei der Retrokonversion
anfallenden Arbeitsvorgänge so weit wie möglich automatisiert. Das auf einer
so genannten Winsock-Bibliothek basierende Delphiprogramm stellt aufgrund
der vorhandenen Suchschlüssel selbständig URLs her – auf diese Weise werden
Titel im WWW-OPAC des BVB gesucht – und erhält daraufhin ein
2 Für das ganz unkomplizierte Entgegenkommen und die Abwicklung dieser Formalität
dankt die PTH-Bibliothek dem Generaldirektor der Bayerischen Staatsbibliothek,
Dr. Hermann Leskien, sehr.
Zum Umgang mit mehrbändigen Werken: In BVB werden, anders als in den übrigen
Web-Darstellungen im Kategorienformat die Bände als Untersätze zusammen mit
dem jeweiligen Hauptsatz angezeigt.
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Suchergebnis. Ist die Treffermenge desselben größer als 1 und kleiner als 31,
d.h. besteht dieses aus der von BVB angebotenen ersten Seite der Kurztitelliste,
wird jede als Link „hinter“ dem angezeigten Kurztitel verschlüsselte Identifikationsnummer
vom Programm herausgefiltert. Daraufhin steuert
RETROBIB erneut in BVB mittels der Identifikationsnummern die im MAB-
Format angebotenen Volltitel an und extrahiert diese. Handelt es sich nur um
einen gefundenen Treffer, so entfällt der Schritt des Herausfilterns, und die
Volldaten im MAB-Format können sofort heruntergeladen werden. Im
RETROBIB werden die Titeldaten anhand der Seitenzahlen und Auflagen daraufhin
überprüft, ob sie den verschlüsselten Katalogaufnahmen entsprechen.
Mehrfacheintragungen in BVB werden durch eine vorher festgelegte Bewertung
derjenigen Bibliotheken, von denen die Daten stammen, in ihrer Priorität
unterschieden. Die als eindeutig und korrekt identifizierten Titel (s.o. Suchschlüssel)
stehen nun für den Vorgang des Einspielens zur Verfügung. Dabei
kommt wiederum der BVB-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle zu. Denn
vor jedem Einspielen überprüft RETROBIB, ob diese im Benediktbeurer Katalog
bereits vorhanden ist. Wenn nein, sind die Daten zum Einspielen freigegeben.
Ist es jedoch der Fall, dürfen die bibliographischen Daten nicht eingespielt
werden und es wird weiter untersucht, ob nicht auch die Signatur aus
dem dazugehörigen Exemplarsatz bereits vorhanden ist. Trifft auch dies zu,
so sind Titel- und Exemplardaten als doppelte Aufnahmen erkannt und werden
ausgeschieden. Solche Doppelerfassungen entstehen vor allem bei einem
Fehler in der Selektion von Haupt- und Nebeneintragungen. Existiert hingegen
nur die Signatur noch nicht, so wird sie als eine weitere zu dem im Katalog
bereits bestehenden Titelsatz angehängt.
D. Bearbeitung der Restmenge an uneindeutigen Treffern
Nicht für alle gefundenen Titel reichen die in den Suchschlüsseln erfassten
Daten zur eindeutigen Identifikation aus. Für uns blieb noch eine Restmenge
von ca. 15 % (s.u.), die alternative Titel zur Auswahl anbietet. Meist handelt es
sich dabei um Titel, bei denen die Auflage divergiert. Bei solcher Art von Sätzen
muss intellektuell entschieden werden, welchem der Vorzug beim Einspielen
gegeben werden soll. Dabei werden im RETROBIB das Image der Benediktbeuerer
Katalogaufnahme und die MAB-Daten des BVB-Katalogisats einander
gegenüber gestellt. Ein einfacher Knopfdruck setzt die Einspielung des
Einzeltitels in Gang.
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IV. Die einzelnen Schritte im Benediktbeurer Projekt
1. Abtransport von 373 mit 324.424 Katalogkarten gefüllten Schubladen
nach Barendrecht zum Sitz der Firma DMP in den Niederlanden.
2. Sämtliche Katalogkarten wurden gescannt und zusammen mit den
Images wieder nach Benediktbeuern zurückgeschickt.
3. Wegen der teils schwierig zu interpretierenden Titelaufnahmen der Bestände,
die vor 1983 in die Bibliothek gelangten, beschränkte sich die
Retrokonversion mittels automatisierter Fremddatenübernahme nur auf
die Katalogisate der Erwerbungsjahre 1983-1996. Für das Katalogsegment
1930-1982 sowie für diejenigen Daten, die erfolglos gesucht wurden,
musste ein eigener Imagekatalog mit Blätterfunktion erstellt werden 3 .
Die Katalogkarten mussten also selektiert werden, wobei
3 WWW-OPAC und IMAGE-Katalog finden sich unter http://www.pthbibliothek.de/katalog/katalog.html.
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4. für die Suchschlüsselerfassung in eine einfache Textdatei nur Haupteintragungen
der Erwerbungsjahre 1983-1996 ausgewählt wurden. Da das
Erwerbungsjahr in der Signatur mit festgehalten wird, waren dabei keine
größeren Schwierigkeiten zu überwinden.
5. Die Dateien wurden per Email an die PTH-Bibliothek versandt.
6. Die Rohdaten der Suchschlüssel wurden ins RETROBIB kopiert.
7. Die Rohdaten wurden auf ihre Plausibilität hin überprüft.
8. Die gegebenenfalls korrigierten Rohdaten wurden ins RETROBIB importiert.
9. Die importierten Suchschlüssel wurden an den WWW-OPAC von BVB
gesandt und in der beschriebenen Weise abgearbeitet.
10. Die eindeutig identifizierten Treffer wurden eingespielt. Die alternativ angebotenen
Titel wurden manuell nachbearbeitet und je einzeln eingespielt.
11. Die von DMP vergebenen Karten-Identifikationsnummern der in BVB nicht
gefundenen Katalogisate wurden an DMP rückgemeldet.
12. Zusammen mit dem Segment der ausselektierten Images (s. 3) wurden
für diese Karten-Identifikationsnummern in Fünfzigerschritten Sucheinstiege
in der Reihenfolge des alten Kartenkatalogs gebildet.
13. Die Sucheinstiege wurden wiederum per Email nach Benediktbeuern versandt.
14. Aus den erfassten Sucheinstiegen und dem Pool der Images wurde ein
Imagekatalog aufgebaut.
V. Statistische Daten und Kosten, Qualitätskontrolle
Durch die Kategorisierung der Daten sind im Programm Plausibilitätskontrollen
möglich, die einen guten Teil der Qualitätskontrollen ausmachen, da beinahe
alle vereinbarten Formalia überprüfbar sind (Plausibilität der Karten-
Identnummer, ISBN-Kontrolle, Anzahl der Wörter im Sachtitel oder der Buchstaben
beim Verfasser, Hinweis auf fehlende Seitenzahlen etc.). Bei der Entdeckung
echter Schreibfehler ist man natürlich auch hier auf den Zufall angewiesen.
Insgesamt wurden von den 324.424 Karten des gesamten Katalogs für 97.492
Karten Suchschlüssel erstellt. Insgesamt 65.237 Suchanfragen, das sind ca.
67 % führten zu einem positiven Ergebnis. Fast 50 % der gesuchten Datensätze
wurden eindeutig identifiziert und konnten so automatisch eingespielt
werden. 16.587 Titelsätze, für die von RETROBIB zwei und mehr Titel ununterschieden
aus BVB herausgesucht wurden, muss noch eine intellektuelle
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Entscheidung darüber erfolgen, welcher der gefundenen Titel in die Datenbank
eingespielt werden soll. Im einzelnen verteilt sich die Trefferzahl wie
folgt.
Häufigkeit Treffer
32.255 0
48.650 1
11.008 2
2.897 3
928 4
432 5
244 6
154 7
133 8
101 9
75 10
690 11 und mehr
Die Kosten für das gesamte Projekt sind nicht nur abhängig davon, für wie viele
Titelkarten Suchschlüssel zu erstellen sind, sondern auch davon, wie viele
Treffer erzielt werden konnten. Je nach dem verringert sich nämlich die Zahl
derjenigen Titel, die für einen Imagekatalog aufbereitet werden müssen. Ein
großer Vorteil unseres Projekts besteht jedoch darin, dass das hauptsächliche
Element der Retrokonversion, das Programm RETROBIB, auch unabhängig
von einer extern beauftragten Firma verwendet werden kann. Bibliotheken
z.B., die nicht unter einem gewissen Zeitdruck für die Umwandlung ihres EDV-
Katalogs zu leiden haben, wäre sicherlich schon geholfen, wenn dort gewissermaßen
„nebenbei“ in längeren Ruhephasen der Benutzung Suchschlüsseldateien
selbständig erstellt werden könnten. Kosten würden dabei lediglich
für den Erwerb des Programms anfallen.
Der ungefähre Mittelwert, der sich aus dem bei uns durchgeführten Projekt
ergab lag bei 0,25 € pro Datensatz für den ein Suchschlüssel erfasst wurde.
Hinzu kamen noch 0,035 €pro gescannte Titelkarte.
Literatur
Fabian, Claudia (1990). Der Duplication-Check im neuen Bayerischen Verbundkatalog:
Definitionen und Verfahren aus bibliothekarischer Sicht. In: Bibliotheksforum
Bayern 18, S. 272-294.
Williams, Martha E.; MacLaury, Keith D. (1979). Automatic merging of monographic
data bases – identification duplicate records in multiple files: the IUCS
scheme. In: Journal of Library Automation 12, S. 156-168.
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