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Sarbanes-Oxley Act: aktuelle Herausforderung für die ... - PwCPlus

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titelthema<br />

<strong>Sarbanes</strong>-<strong>Oxley</strong> <strong>Act</strong>:<br />

<strong>aktuelle</strong> <strong>Herausforderung</strong><br />

<strong>für</strong> <strong>die</strong> Steuerabteilungen<br />

deutscher Unternehmen<br />

In Europa könnten in naher Zukunft Corporate-Governance-Regelungen erlassen<br />

werden, <strong>die</strong> sich an den Vorgaben der Section 404 des <strong>Sarbanes</strong>-<strong>Oxley</strong> <strong>Act</strong>s (SOA)<br />

orientieren. Einzelne Regelungen des SOA, wie etwa zur Unabhängigkeit von Wirtschaftsprüfern,<br />

wurden in Deutschland bereits durch neue Gesetze, beispielsweise das Bilanzkontrollgesetz,<br />

übernommen. Über <strong>die</strong> Anforderungen an das interne Kontrollsystem, <strong>die</strong><br />

Auswirkungen auf europäische Unternehmen haben, informiert Sie <strong>die</strong>ser Beitrag.<br />

Die Konsequenzen der fortschreitenden<br />

Umsetzung des SOA in deutsches Recht<br />

<strong>für</strong> (Konzern-)Steuerabteilungen deutscher<br />

Unternehmen werden häufig unterschätzt,<br />

obwohl gerade Prozesse der Steuerabteilungen<br />

in aller Regel Auswirkungen auf <strong>die</strong><br />

Finanzberichterstattung haben. Denn auch<br />

<strong>für</strong> <strong>die</strong> Wirksamkeit der internen Kontrollen<br />

der Steuerabteilung sind der Vorstandsvorsitzende<br />

(CEO) und der Finanzvorstand<br />

(CFO) verantwortlich. Sie müssen sich<br />

persönlich davon überzeugen, dass <strong>die</strong><br />

Kontrollen – auch der Steuerabteilungen<br />

– wirksam sind. Interne Kontrollsysteme<br />

in Steuerabteilungen rücken damit in den<br />

Fokus der Finanzberichterstattung, insbesondere<br />

wenn <strong>die</strong> Kontrollsysteme von<br />

Steuerabteilungen häufig von Abschlussprüfungen<br />

nicht erfasst waren.<br />

Anforderungen des SOA 404<br />

Der als Reaktion auf <strong>die</strong> Finanzskandale<br />

der letzten Jahre in Kraft getretene SOA<br />

gilt <strong>für</strong> Unternehmen, <strong>die</strong> einen Jahresabschluss<br />

an <strong>die</strong> Securities and Exchange<br />

Commission (SEC) übermitteln müssen. Er<br />

verfolgt im Interesse der Anleger das Ziel<br />

einer verlässlicheren Berichterstattung.<br />

Das Gleiche möchte auch Section 404 (a)<br />

des SOA erreichen, und zwar durch <strong>die</strong><br />

Einrichtung und vor allem auch Dokumentation<br />

von internen Kontrollen. Hierbei<br />

haben Entscheidungsträger des berichtenden<br />

Unternehmens nach Section 302 mit<br />

ihrer Unterschrift zu versichern, dass<br />

keine unwahren und irreführenden Informationen<br />

im Abschluss enthalten sind,<br />

Kontrollen zum Schutz vor <strong>die</strong>sen<br />

Falschaussagen implementiert sind und<br />

sie sich von der Wirksamkeit <strong>die</strong>ser<br />

Kontrollen persönlich überzeugt haben.<br />

Diese Verpflichtung betrifft originär den<br />

Vorstand (CEO/CFO). Die Unterstützung<br />

<strong>die</strong>ser Einschätzung wird in der Regel<br />

auf <strong>die</strong> einzelnen Unternehmensbereiche<br />

heruntergebrochen.<br />

Nachweis wirksamer interner<br />

Kontrollsysteme<br />

Auch der Steuerbereich und damit <strong>die</strong><br />

Leiter der Steuerabteilung können Adressaten<br />

derartiger interner Bestätigungen<br />

sein. Die Praxis zeigt: Der CFO befragt<br />

zunehmend <strong>die</strong> Leiter von Steuerabteilungen<br />

darüber, ob ein ordnungsmäßiges<br />

internes Kontrollsystem eingerichtet und<br />

funktionsfähig ist.<br />

Die Leiter der Steuerabteilung müssen<br />

dann sichergestellt haben, dass ein effektives<br />

internes Kontrollsystem eingerichtet<br />

ist. Zudem ist <strong>die</strong>ses interne Kontrollsystem<br />

im Steuerbereich angemessen zu<br />

dokumentieren. Eine mangelnde Dokumentation<br />

ist mindestens als signifikantes<br />

Defizit, wenn nicht sogar als wesentliche<br />

Schwäche des internen Kontrollsystems<br />

zu deuten. Der Vorstand kann in <strong>die</strong>sen<br />

Fällen keine positive Einschätzung<br />

über das eigene Kontrollsystem treffen.<br />

Insoweit kommt der Dokumentation des<br />

internen Kontrollsystems eine erhebliche<br />

Bedeutung zu.<br />

Typische Formen derartiger Dokumentationen<br />

sind:<br />

Tax Manuals<br />

Prozessdokumentationen<br />

Ablaufdiagramme<br />

Flowcharts<br />

Eine Verletzung der nach Section 302 auferlegten<br />

Pflichten – hierzu kann auch eine<br />

mangelhafte Dokumentation führen – kann<br />

erhebliche zivil- und strafrechtliche Folgen<br />

haben. Bei vorsätzlicher Missachtung können<br />

etwa Freiheitsstrafen bis zu 20 Jahren<br />

verhängt werden.<br />

Der Abschlussprüfer testiert in Zukunft<br />

neben dem Jahresabschluss auch <strong>die</strong> Einschätzung<br />

des Managements zu internen<br />

Kontrollen und <strong>die</strong> Wirksamkeit des Kontrollsystems.<br />

Insgesamt liegen demnach<br />

pwc: Februar 2005<br />

5


titelthema<br />

drei Testate vor, <strong>die</strong> völlig unterschiedlich<br />

ausfallen können. Die SEC verweist explizit<br />

darauf, dass Abschlussprüfer und Unternehmen<br />

im Zusammenhang mit SOA 404<br />

zusammenarbeiten sollen. Der Abschlussprüfer<br />

kann zum Beispiel bei der Dokumentation<br />

der bestehenden Kontrollen<br />

unterstützen. Er kann auch Vorschläge <strong>für</strong><br />

eine Verbesserung des internen Kontrollsystems<br />

machen. Dadurch wird deutlich:<br />

Unternehmen und Abschlussprüfer sollten<br />

in dem Rahmen, der durch <strong>die</strong> erforderliche<br />

Unabhängigkeit des Abschlussprüfers<br />

gegeben ist, zusammenarbeiten.<br />

Anforderungen an <strong>die</strong> Steuerabteilung<br />

durch SOA 404<br />

Die SEC schlägt <strong>für</strong> <strong>die</strong> Beurteilung der<br />

Effektivität interner Kontrollen eine<br />

Orientierung am Konzept des Committee<br />

of Sponsoring Organizations of the<br />

Treadway Commission (COSO) vor, das <strong>für</strong><br />

<strong>die</strong> Definition und Bewertung des internen<br />

Kontrollsystems entwickelt wurde. Alternativ<br />

sind auch andere Richtlinien denkbar,<br />

an <strong>die</strong> von der SEC jedoch zahlreiche<br />

restriktive Bedingungen geknüpft worden<br />

sind. Deshalb wird sich das COSO-Modell<br />

vermutlich in der Praxis durchsetzen.<br />

Die Bausteine des COSO-Modells<br />

Das COSO-Modell beschreibt fünf Komponenten,<br />

<strong>die</strong> im Rahmen der Prüfung des in-<br />

Komponenten des<br />

COSO-Modells<br />

Kontrollumgebung<br />

Risikobewertung<br />

Information und<br />

Kommunikation<br />

Überwachung<br />

Kontrollaktivitäten<br />

Abb. 1: COSO-Modell in Steuerabteilungen<br />

6 pwc: Februar 2005<br />

Sachliche Aufteilung<br />

(Zielkategorien)<br />

Tax Accounting and<br />

Reporting<br />

Tax Compliance and<br />

Compilation<br />

Tax Strategy and Risks<br />

Tax Policy and Guidance<br />

ternen Kontrollsystems erfüllt sein müssen.<br />

Auch <strong>die</strong> Steuerabteilung, deren internes<br />

Kontrollsystem zu überprüfen ist, wird in so<br />

genannte Zielkategorien zerlegt, welche <strong>die</strong><br />

(Haupt-)Prozesse in <strong>die</strong>sem Bereich sachlich<br />

untergliedern. Eine weitere Zerlegung<br />

ist in bestehenden organisatorischen Einheiten<br />

vorzunehmen. Die organisatorischen<br />

Einheiten stellen <strong>die</strong> einzelnen Abteilungen<br />

der Steuerabteilung oder auch andere Abteilungen<br />

(Rechnungswesen, Controlling)<br />

dar. Die organisatorische Zuordnung der<br />

Schritte in den Prozessen <strong>für</strong> den Steuerbereich<br />

stellt dar, wer <strong>für</strong> <strong>die</strong> Schritte <strong>die</strong><br />

Verantwortung trägt (zum Beispiel: Steuerabteilung<br />

1 erstellt einen Buchungsbeleg,<br />

<strong>die</strong>ser wird an das Rechnungswesen<br />

gegeben und dort verarbeitet). Durch <strong>die</strong>se<br />

organisatorische Dimension können <strong>die</strong><br />

Schnittstellen zwischen den Abteilungen<br />

im Bereich Steuern und weiteren Abteilungen<br />

fixiert werden. Insbesondere <strong>die</strong><br />

Untersuchung der Schnittstellen ist unter<br />

Kontrollaspekten von großer Bedeutung.<br />

Die Kontrollen müssen sicherstellen, dass<br />

ein ordnungsmäßiger Ablauf zwischen den<br />

Abteilungen gewährleistet ist. Bitte vergleichen<br />

Sie dazu Abb. 1.<br />

Kontrollumgebung<br />

Sie gibt <strong>die</strong> Grundeinstellung des Unternehmens<br />

vor und beeinflusst das Kontrollbewusstsein<br />

unter den Mitarbeitern.<br />

Organisatorische Aufteilung<br />

der jeweiligen Abteilungen<br />

Abteilung Steuern 1<br />

Abteilung Steuern 2<br />

Abteilung Rechnungswesen<br />

Abteilung Controlling<br />

Faktoren <strong>für</strong> Steuerabteilungen sind, in<br />

welcher Weise steuerlich strittige Sachverhalte<br />

zwischen Steuerabteilung und<br />

Vorstand diskutiert werden und ob das<br />

Risikomanagement von Steuerabteilungen<br />

ein regelmäßiger Prozess ist, wie etwa <strong>die</strong><br />

klare Definition und Dokumentation von<br />

steuerlichen Abläufen.<br />

Risikobewertung<br />

Sie liefert <strong>die</strong> Identifikation und Analyse<br />

steuerlich relevanter Sachverhalte und Prozesse,<br />

deren Klassifizierung nach Wesentlichkeit<br />

und <strong>die</strong> Überprüfung auf Übereinstimmung<br />

mit der Unternehmensstrategie.<br />

Die Risikobewertung liefert <strong>die</strong> Basis <strong>für</strong><br />

<strong>die</strong> Festlegung von Kontrollaktivitäten.<br />

Information und Kommunikation<br />

Diese Komponente identifiziert, erfasst<br />

und kommuniziert einschlägige Informationen<br />

zeitnah. Sie verschafft Zugang zu<br />

intern und extern erhobenen steuerlichen<br />

Informationen. Ferner stellt sie den<br />

Informationsfluss sicher, der erfolgreiche<br />

Kontrollaktivitäten ermöglicht. Steuerabteilungen<br />

weisen besonders in der Finanzberichterstattung<br />

sehr viele Schnittstellen auf<br />

(etwa zum Rechnungswesen, Controlling<br />

oder zur Planung). Die Informationsflüsse<br />

und <strong>die</strong> Kontrollen zur Sicherstellung<br />

<strong>die</strong>ser Informationen müssen ihrerseits<br />

gewährleistet sein durch Kontrollen, <strong>die</strong><br />

sicherstellen, dass andere Abteilungen<br />

– beispielsweise bei Akquisitionen – zwingend<br />

<strong>die</strong> Steuerabteilung einbeziehen.<br />

Überwachung<br />

Durch eine Überwachung der Effektivität<br />

der Kontrollen kann <strong>die</strong> Leistung eines<br />

steuerlichen Kontrollsystems über <strong>die</strong> Zeit<br />

bewertet werden. Inhaltlich umfasst <strong>die</strong>se<br />

Komponente eine Kombination von permanenter<br />

und separater Bewertung. Die<br />

Kontrollaktivitäten sollten laufend einem<br />

internen und externen Review unterliegen.<br />

Kontrollaktivitäten<br />

Sie schließlich garantieren <strong>die</strong> Umsetzung<br />

der obigen Grundsätze und Vorgehenswei


Zielkategorie Inhalte<br />

Tax Accounting and Reporting tatsächliche Steuerermittlung<br />

latente Steuerermittlung<br />

sonstige Steuern<br />

Tax Compliance and Compilation Erstellung von Steuererklärungen<br />

quantitative Daten des Anhangs<br />

qualitative Daten des Anhangs<br />

Tax Strategy and Risks Risikoberichterstattung im Konzern<br />

Bewertung von steuerlich relevanten<br />

Sachverhalten und Prozessen<br />

Tax Policy and Guidance Umsetzung neuer Gesetzgebung, Standards<br />

Abb. 2: Typische Zielkategorien einer Steuerabteilung<br />

sen. Typische Zielkategorien einer Steuerabteilung<br />

entnehmen Sie bitte der Abb. 2.<br />

Innerhalb <strong>die</strong>ser Zielkategorien sind nach<br />

SOA 404 <strong>die</strong> jeweils vorliegenden signifikanten<br />

Prozesse zu identifizieren.<br />

Ein solches Vorgehen teilt <strong>die</strong> Prüfung der<br />

Effektivität des internen Kontrollsystems<br />

in Cluster auf, <strong>die</strong> eine systematische<br />

Prüfung und Dokumentation der Prozesse<br />

erleichtern. Die Dokumentation wiederum<br />

sorgt auch da<strong>für</strong>, dass eine Beurteilung<br />

der Vollständigkeit von erforderlichen Kontrollprozessen<br />

möglich ist.<br />

Praktische Aspekte <strong>für</strong> <strong>die</strong> Umsetzung des<br />

SOA 404 in Steuerabteilungen<br />

Ausgangspunkt <strong>für</strong> <strong>die</strong> Dokumentationen<br />

sind <strong>die</strong> bestehenden Prozessbeschreibungen<br />

der Steuerabteilungen, häufig als<br />

Tax Manual bezeichnet. Gegebenenfalls<br />

sind <strong>die</strong> Tax Manuals, <strong>die</strong> beispielsweise<br />

<strong>die</strong> Bilanzierungsrichtlinie <strong>für</strong> den Teilbereich<br />

Steuern, <strong>die</strong> Organisationscharts <strong>für</strong><br />

<strong>die</strong> Steuerabteilung, Stellenbeschreibungen<br />

und so weiter enthalten, aufzubauen.<br />

In einem weiteren Schritt sind <strong>die</strong> im<br />

jeweiligen Unternehmen signifikanten<br />

(Teil-)Prozesse der Steuerabteilung innerhalb<br />

der Zielkategorien zu definieren.<br />

Beispiele <strong>für</strong> signifikante Prozesse einer<br />

Steuerabteilung sind:<br />

<strong>die</strong> Ermittlung der laufenden Steuerrückstellung<br />

<strong>die</strong> Berechnung latenter Steuern auf<br />

Verlustvorträge oder<br />

<strong>die</strong> Erstellung der steuerlichen Überleitungsrechnung<br />

als Anhangangabe<br />

<strong>die</strong> Berechnung von periodenfremden<br />

Steuern<br />

<strong>die</strong> Jahressteuerplanung im Zusammenhang<br />

mit Steuern in der Quartalsberichterstattung<br />

<strong>die</strong> Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen<br />

und<br />

<strong>die</strong> Ermittlung der Lohnsteuer insbesondere<br />

vor dem Hintergrund von möglichen<br />

Haftungsrisiken<br />

Unternehmensindividuelle Festlegung<br />

signifikanter Prozesse<br />

Nachdem <strong>die</strong> signifikanten Prozesse<br />

identifiziert sind, müssen sie auch dokumentiert<br />

werden. Die Prozessdokumentation<br />

kann dabei durch Flowcharts oder<br />

Ablaufdiagramme vorgenommen werden.<br />

Dabei sollten <strong>die</strong> einzelnen Prozessschritte<br />

kurz beschrieben sein und auch involvierte<br />

Unternehmensbereiche (also <strong>die</strong> Schnittstellen)<br />

berücksichtigen, zum Beispiel das<br />

Rechnungswesen, das Controlling/<strong>die</strong><br />

Unternehmensplanung oder auch externe<br />

Tochtergesellschaften.<br />

Der SAS-70-Report<br />

Eine besondere Problematik liegt in der<br />

Einschaltung von externen Steuerberatern,<br />

<strong>die</strong> häufig <strong>für</strong> Konzerngesellschaften<br />

<strong>die</strong> Steuerrückstellungen berechnen.<br />

Diese müssen durch eigene Kontrollen<br />

sicherstellen, dass eine zutreffende<br />

Berechnung von abschlussrelevanten<br />

Positionen erfolgt – und das ist anhand<br />

einer Stellungnahme gegenüber dem Unternehmen<br />

auch darzustellen: im SAS-70-<br />

Report. SAS 70 ist ein US-Standard, der<br />

<strong>die</strong> Inhalte eines derartigen Bestätigungsbeschreibens<br />

in den wesentlichen Zügen<br />

charakterisiert. Ein wesentlicher Aspekt<br />

<strong>die</strong>ses SAS-70-Reports ist: er bestätigt<br />

Dritten (zum Beispiel einen externen<br />

Steuerberater), dass er mit den Regelungen<br />

des Public Company Accounting<br />

Oversight Board (PCAOB) vertraut ist und<br />

<strong>die</strong>se <strong>für</strong> seine internen Kontrollsysteme<br />

anwendet. Dies wird voraussichtlich bei<br />

vielen Steuerberatern zu Verwirrungen<br />

führen, insbesondere bei denen, <strong>die</strong> sich<br />

mit US-Standards bisher noch überhaupt<br />

nicht auseinander gesetzt haben.<br />

Die Anforderungen des SOA 404 können<br />

nur dann erfüllt werden, wenn <strong>die</strong> Kontrollen<br />

innerhalb der dokumentierten Teilprozesse<br />

herausgefiltert werden können. Die<br />

Kontrollen selbst werden später durch das<br />

Unternehmen und unabhängig davon auch<br />

durch den Abschlussprüfer kontrolliert.<br />

Kontrollaktivitäten<br />

Liegen alle signifikanten Teilprozesse<br />

und Prozessschritte (vergleichen Sie<br />

dazu bitte Abb. 3, zum Beispiel .01 bis<br />

.28) dokumentiert vor, so sind <strong>die</strong> darin<br />

identifizierten Kontrollen (vergleichen Sie<br />

bitte Abb. 3, zum Beispiel 1005 bis 1007)<br />

zu erläutern und mit den Konten und Disclosures<br />

der Finanzberichterstattung zu<br />

verknüpfen. Die Kontrollen sind weiterhin<br />

darauf zu prüfen, ob sie das oben beschriebene<br />

COSO-Konzept erfüllen. Damit<br />

muss zum Beispiel auch mit Kontrollen<br />

sichergestellt sein, dass eine angemessene<br />

Kontrollumgebung geschaffen ist<br />

(„tone of the top“). Gleichermaßen muss<br />

<strong>die</strong> Steuerabteilung auch gewährleisten,<br />

dass langfristig <strong>die</strong> eigenen Kontrollen<br />

überwacht und bei Bedarf auch angepasst<br />

pwc: Februar 2005<br />

7


titelthema<br />

werden. Entscheidend <strong>für</strong> <strong>die</strong> Dokumentation<br />

ist eine klare und eindeutige Beschreibung<br />

der Kontrollaktivitäten. Wird eine<br />

derartige Dokumentation nicht vorgenommen,<br />

ist das gesamte Verfahren <strong>für</strong> das<br />

Unternehmen und den Abschlussprüfer<br />

sehr schwer durchzuführen.<br />

Bei den Updates der Verfahren/Kontrollaktivitäten<br />

und dem Testen der Kontrollen<br />

könnten in den kommenden Jahren immer<br />

wieder erneut viele Fragen auftauchen,<br />

<strong>die</strong> zu einem nicht effektiven Umgang mit<br />

SOA 404 führen könnten. Daher ist auch<br />

bei der ersten Umsetzung von SOA 404 in<br />

Steuerabteilungen darauf zu achten, dass<br />

<strong>die</strong> Bereiche der Steuerabteilungen intensiv<br />

und im Detail in <strong>die</strong> Dokumentation der<br />

Prozesse eingebunden sind. Nebenprodukte<br />

<strong>die</strong>ser intensiven Auseinandersetzung<br />

mit den Prozessen sind:<br />

ein erneutes Überdenken von bestehenden<br />

Prozessen<br />

<strong>die</strong> Bereinigung von gegebenenfalls<br />

vorliegenden Doppelarbeiten<br />

<strong>die</strong> Ergänzung um zweckmäßige Kontrollaktivitäten<br />

sowie<br />

8 pwc: Februar 2005<br />

<strong>die</strong> Dokumentation von sensiblen<br />

Aspekten, wie der Umgang mit steuerlichen<br />

Risiken, um <strong>die</strong> Vorgehensweisen<br />

<strong>für</strong> einen Dritten transparent zu machen<br />

und damit ein kontinuierliches Controlling<br />

der Prozesse zu erreichen<br />

Test der Kontrollen<br />

Die Dokumentation der internen Kontrollen<br />

erfolgt am besten anhand von standardisierten<br />

Formularen. Für <strong>die</strong> Bewertung des internen<br />

Kontrollsystems der Steuerabteilung<br />

sollten Abschlussprüfer und Management<br />

nicht ausschließlich <strong>die</strong> Dokumentation der<br />

Prozessketten und Kontrollmaßnahmen heranziehen.<br />

Vielmehr sind der Aufbau und <strong>die</strong><br />

Funktionen der internen Kontrollen umfangreichen<br />

Tests (etwa dem „Walkthrough“) zu<br />

unterziehen. Zudem können während des<br />

Geschäftsjahres aufgetretene Fehler in der<br />

Rechnungslegung auf Mängel im internen<br />

Kontrollsystem hindeuten. Für Bereiche,<br />

in denen erhebliche Mängel festgestellt<br />

wurden und eine Verbesserung erforderlich<br />

ist, sollten der Abschlussprüfer und <strong>die</strong><br />

Mitarbeiter der Steuerabteilung Verbesserungsvorschläge<br />

erarbeiten.<br />

1. Prozessdokumentation 2. Kontrollbeschreibung<br />

Tax Accounting and Reporting Kontrollbeschreibung<br />

Teilprozess 014: Ermittlung latenter Steuern<br />

Abb. 3: Dokumentation von Prozessen und Kontrollen<br />

Heterogenität von EDV-Lösungen<br />

in Steuerabteilungen<br />

In Steuerabteilungen werden eine Vielzahl<br />

von EDV-Programmen verwendet, um<br />

abschlussrelevante Daten zu ermitteln.<br />

Während im Rechnungswesen häufig nur<br />

ein EDV-System zum Einsatz kommt (zum<br />

Beispiel SAP), werden in Steuerabteilungen<br />

<strong>für</strong> diverse Tätigkeiten verschiedene<br />

Tools eingesetzt: <strong>für</strong> <strong>die</strong> Ermittlung von<br />

Rückstellungen, <strong>die</strong> Steuerplanungsrechnung,<br />

<strong>die</strong> Ermittlung latenter Steuern oder<br />

den Steuerbilanzansatz von Anteilen an<br />

Spezialfonds.<br />

Eingrenzung von EDV-Risiken<br />

Diese Heterogenität birgt aus Sicht der<br />

Kontrollen ein hohes Risiko zur Sicherstellung<br />

eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses,<br />

wird aber in der Praxis häufig<br />

unterschätzt. Um <strong>die</strong>ses EDV-Risiko<br />

einzugrenzen, ist zunächst eine Inventur<br />

der verwendeten Programme – inklusive<br />

Excel-Dateien – erforderlich, <strong>die</strong> abschlussrelevante<br />

Daten ermitteln. Diese<br />

Daten sind in ihrer Qualität zu sichern<br />

(beispielsweise durch Kontrolle der For-<br />

Prozessschritte Involvierte Bereiche Kontrolle Nr. Kontrollaktivität Beschreibung .... Risiken<br />

Steuerabt. 1 ... Nr.<br />

Rechnungswesen<br />

.01 Anforderung der Handelsbilanz 1005 Kontrolle auf Aktualität Abstimmung Unzutreffende<br />

.02 Kontrolle, ob letzte Fassung 1005 der Handelsbilanz mit Rechnungs- Ermittlung<br />

... wesen lat. Steuern<br />

.04 Gegenüberstellung HB StB 1006 Kontrolle auf Richtigkeit<br />

... der Qualifizierung<br />

.09 Qualifizierung der Differenz<br />

in permanent oder temporär 1007 Freigabe des<br />

.10 Kontrolle auf Richtigkeit durch Teilprozesses 014<br />

zweiten Sachbearbeiter 1006<br />

.11 Dokumentation<br />

...<br />

.23 Buchungsanweisung<br />

...<br />

.28 Freigabe durch Abteilungsleiter 1007


meln und Aktivierung des Zellschutzes).<br />

Darüber hinaus sind Lese- und Schreib-<br />

berechtigungen zu vergeben<br />

und schließlich mit Plausibilitätschecks<br />

zu versehen. Für<br />

Aktualisierung und Pflege der<br />

entsprechenden Dateien sollten<br />

verschiedene Mitarbeiter<br />

verantwortlich sein. Letztlich<br />

sind <strong>für</strong> komplexe EDV-Anwendung<br />

(darunter fallen auch<br />

aufwändige Excel-Dateien,<br />

<strong>die</strong> beispielsweise Steuerberechnungen<br />

zum Jahresende<br />

durchführen) Prozesse mit Kontrollaktivitäten<br />

einzurichten, <strong>die</strong> zur Freigabe von<br />

einheitlich zu verwendenden Tools führen.<br />

Einbindung aller relevanten Bereiche<br />

in das interne Kontrollsystem<br />

Der Umgang mit steuerlichen Risiken ist<br />

sicherlich ein zentrales Thema <strong>für</strong> SOA 404.<br />

Insbesondere Risiken aus Steuerplanungsstrategien<br />

sind dabei zu untersuchen. Das<br />

interne Kontrollsystem muss sicherstellen,<br />

dass an der Planung von steuerlichen Gestaltungsmodellen,<br />

auch <strong>die</strong> relevanten Bereiche<br />

(zum Beispiel M&A, Controlling) beteiligt<br />

sind. Eine fehlende Beteiligung würde<br />

zu erheblichen Risiken führen, daher ist eine<br />

zwingende Einbindung aller Bereiche erforderlich.<br />

Häufig erstellen <strong>die</strong> Unternehmen<br />

Leitfäden, <strong>die</strong> genau regeln, welche Dinge<br />

bei dem Aufsetzen einer Steuerplanungsstrategie<br />

zu beachten sind. Allerdings sind<br />

<strong>die</strong>se Richtlinien häufig nicht auf Prozesse<br />

ausgerichtet. Interne Kontrollen in Prozessen<br />

machen es beispielsweise notwendig,<br />

dass alle Beteiligten ihre Kenntnisnahme<br />

der Eckpunkte der Strategie dokumentieren.<br />

Weiterhin muss der Vorstand zwingend<br />

in <strong>die</strong>se Überlegungen einbezogen werden.<br />

Dieser Informationsprozess ist schriftlich zu<br />

erfassen, um den Anforderungen des SOA<br />

404 gerecht werden zu können.<br />

Ausblick <strong>für</strong> Europa und auf Steuerabteilungen<br />

deutscher Unternehmen<br />

Verschiedene Gesetze und Gesetzesentwürfe,<br />

wie das Gesetz zur Unternehmen-<br />

Erfahrene Praktiker<br />

informieren Sie gern<br />

zur <strong>aktuelle</strong>n Entwicklung<br />

von Steuer-<br />

prozessen. Bitte beachten<br />

Sie hierzu <strong>die</strong><br />

angebotene Tagung<br />

„Internationale Rechnungslegung<br />

und<br />

Steuern“ auf Seite 45.<br />

sintegrität und der Modernisierung des<br />

Anfechtungsrechts, das Bilanzrechtsreform-<br />

gesetz vom Dezember 2004<br />

und das im Dezember 2004 verabschiedeteBilanzkontrollgesetz<br />

wollen <strong>die</strong> Unabhängigkeit<br />

des Abschlussprüfers stärken<br />

und <strong>die</strong> Pflichten <strong>für</strong> Vorstände<br />

konkretisieren. Die selben Ziele<br />

verfolgt der <strong>Sarbanes</strong>-<strong>Oxley</strong><br />

<strong>Act</strong> seit 2002. Im März 2004<br />

folgte dann <strong>die</strong> Konkretisierung<br />

der Section 404 des <strong>Sarbanes</strong>-<br />

<strong>Oxley</strong> <strong>Act</strong>s durch <strong>die</strong> Schaffung<br />

einer neuen Kontrollbehörde, des PCAOB<br />

<strong>für</strong> interne Kontrollsysteme.<br />

Auch der Vorschlag des europäischen Parlaments<br />

und des Rates über <strong>die</strong> Prüfung<br />

des Jahresabschlusses und des konsoli<strong>die</strong>rten<br />

Abschlusses vom Februar 2004<br />

formuliert als Ziel des Vorschlages: Es<br />

handele sich um eine Grundlage <strong>für</strong> <strong>die</strong> erfolgreiche<br />

und ausgewogene Zusammenarbeit<br />

mit den Berufsaufsichten (PCAOB).<br />

Nach den Abschnitten a und b des Artikels<br />

39 Nr. 2 hat künftig ein Prüfungsausschuss<br />

– als Gremium des Aufsichtsrates – da<strong>für</strong><br />

zu sorgen, dass <strong>die</strong> Rechnungslegungsprozesse<br />

überwacht werden.<br />

Nach Artikel 39 Nr. 3 soll der Abschlussprüfer<br />

künftig dem Prüfungsausschuss über<br />

<strong>die</strong> wesentlichen Schwächen der internen<br />

Kontrollen des Rechnungslegungsprozesses<br />

berichten und den Prüfungsausschuss<br />

bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben<br />

unterstützen. Im Kapitel XI des Vorschlages<br />

wird erläutert, dass <strong>die</strong> internen Kontrollen<br />

<strong>für</strong> <strong>die</strong> Qualität des Abschlusses von<br />

grundlegender Bedeutung seien und der<br />

Berichterstattung über interne Kontrollen<br />

künftig ein höheres Gewicht beizumessen<br />

sei. Diese Ausführungen zeigen, wie nahe<br />

<strong>die</strong> Überlegungen der Europäischen Kommission<br />

an den US-Regelungen liegen.<br />

Eine Berichterstattung über substanzielle<br />

Schwächen im internen Kontrollsystem<br />

wird künftig vorgeschrieben. Sicher<br />

werden deshalb in naher Zukunft auch<br />

<strong>für</strong> europäische Unternehmen vergleichbareCorporate-Governance-Regelungen<br />

in Kraft treten und damit ähnliche<br />

Anforderungen an interne Kontrollsysteme<br />

bestehen. Die Steuerabteilungen<br />

deutscher Unternehmen sollten darauf<br />

vorbereitet sein.<br />

Sie haben Fragen oder sind an weiteren<br />

Informationen zum Thema interessiert?<br />

Bitte rufen Sie uns an oder mailen Sie uns.<br />

Ihre Ansprechpartner/-innen<br />

ruediger.loitz@de.pwc.com<br />

Tel.: (02 11) 9 81-28 39<br />

christian.sekniczka@de.pwc.com<br />

Tel.: (02 11) 9 81-14 42<br />

cornelia.wendt@de.pwc.com<br />

Tel.: (02 11) 9 81-11 48<br />

andrea.vitale@de.pwc.com<br />

Tel.: (02 11) 9 81-72 15<br />

ivan.racic@de.pwc.com<br />

Tel.: (02 11) 9 81-73 09<br />

Fundstellen<br />

Rüdiger Loitz, Latente Steuern und steuerliche<br />

Überleitungsrechnung bei der Umstellung<br />

auf IAS/IFRS, in: KOR, 01/2003<br />

Rüdiger Loitz, <strong>Sarbanes</strong>-<strong>Oxley</strong> <strong>Act</strong> 404<br />

<strong>für</strong> Steuerabteilungen, in: Der Betrieb,<br />

erscheint im April 2005<br />

pwc: Februar 2005<br />

9

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