c // mag - Fachzeitschrift für Informationstechnologien, Themenheft: Compliance

Briefe an den IT-Leiter
die Berechnung und Zahlbarmachung der Beamtenbesoldung in allen
Dienststellen einsetzen, die hierfür im Geltungsbereich unseres
Grundgesetzes zuständig sind. Könnte man, geht aber nicht. Bund,
Länder und Kommunen haben jeweils verfassungsrechtlich verankerte
eigene und originäre Zuständigkeiten für die Regelung ihrer
Angelegenheiten. Und darunter fällt natürlich auch das Recht,
darüber zu entscheiden, ob man eine Software einsetzt, die sich
bereits im Nachbarland bewährt hat, oder ein anderes Produkt. So
sind in allen drei Verwaltungsebenen unterschiedliche Anwendungen
im Einsatz, die für Beamte, Angestellte und Arbeiter Monat
für Monat das ihnen zustehende Salär berechnen und überweisen.
Die Beamtenbesoldung ist kein Einzelfall. Der Katalog der infrage
kommenden denkbaren Gemeinsamkeiten ist nach oben hin offen.
Aber warum, so fragen sich viele Kenner der Materie innerhalb
und außerhalb dieses rechtsgeregelten Dienstleistungssektors,
warum arbeitet die Verwaltung hier nicht Hand in Hand? Neben
dem bereits genannten Grund gibt es weitere Elementarregeln. Die
erste lautet: Die IT passt sich der Organisation an, nicht umgekehrt.
Schon allein deswegen, weil viele Verwaltungen nicht die
Möglichkeit – aus welchen Gründen auch immer – haben, ihre von
der IT unterstützten oder für dieses aufregende Ereignis vorgesehenen
Verwaltungsprozesse gründlich auf Verschlankungen und
andere ökonomisch wirkende Verbesserungen hin zu untersuchen.
Diese in der Privatwirtschaft prosaisch als Business Process
Re-Engineering bezeichnete Organisationsverbesserung erfordert
viel Geduld, Überzeugungsfähigkeit, Aufwand und Kosten. Informationstransparenz
und intensive Einbindung der Betroffenen sind
ebenso unerlässlich. Wo hierfür weder die instrumentalen noch
die psychologischen Möglichkeiten vorhanden sind, fängt man gar
nicht erst an. Dass der – noch – vorhandene, Jahr um Jahr allerdings
durch linearen Stellenabbau oder sonstige politisch motivierte
Erfindungen immer stärker reduzierte Personalkörper sich
einem immer stärker wachsenden Aufgabenberg gegenüber sieht, dem
er nicht entweichen kann, ist als Randbemerkung zu verstehen.
Eine weitere Regel besagt, dass Beschaffungen von IT-Komponenten
sowie von Dienst- und Werkleistungen im Regelfall nur auf Grund
eines förmlichen Ausschreibungsverfahrens erfolgen dürfen. Dafür
gibt es ein Vergaberecht, das nicht unbedingt als projektfreundlich
betrachtet werden kann. Theoretisch könnten Bund und
Länder – bleiben wir beim einmal gewählten Beispiel der Beamtenbesoldung
– eine Ausschreibung zur Überlassung von geeigneter
Software gemeinsam durchführen. Auch die Finanzierung dieses
gemeinsamen Vorhabens dürfte keine Schwierigkeiten bereiten. Wo
also liegt das Problem? Im Pflichtenheft, jener fachlichen Vorgabe,
die genau beschreibt, was der Auftraggeber will. Dieses
Anforderungsprofil muss so detailliert sein, dass es später bei
der Validierung angebotener Produkte einen exakten Vergleich
zwischen Soll und Ist ermöglicht. Da bei solchen Aktionen (fast)
jeder einzelne Sachverhalt von (fast) jedem Konsortialmitglied
in eine (fast) andere Prozesssicht gerückt wird, kann eine fachliche
Einigung bei komplexen gemeinsamen Vorhaben (fast) nur
mit einem erheblichen Abstimmungs- und Koordinierungsaufwand
erreicht werden.
Wie gesagt, wir sind etwas anders.
Es schrieb Ihnen Wilhelm Kruth, Leiter des Landesbetriebes Gemeinsames Gebietsrechenzentrum
(GGRZ) Köln.