Einladung zum Seminar „Nationalpark Eifel – Wildnis wagen“ in ...

Hinweise für die Fahrtkostenabrechnung Stand 20.1.2009
Zur Abrechnung der Fahrtkosten ist der Termin, der auf der Seminareinladung vermerkt ist,
einzuhalten. Danach besteht kein Anspruch mehr auf Erstattung.
Das Abrechnungsformular muss vollständig ausgefüllt werden.
Deine Angaben zum Wohnort, Abfahrts- und Zielort müssen mit Unterschrift auf dem Formular
bestätigt werden. Wenn die Erstattung an die Einsatzstelle überwiesen werden soll, weil
sie dir das Geld vorgestreckt hat, dann muss an dieser Stelle auch ein Zuständiger der
Einsatzstelle (Träger der Einsatzstelle) unterschreiben.
Es können nur Fahrten abgerechnet werden, die auch tatsächlich stattgefunden haben.
Hierzu musst du die Belege aufbewahren und uns dann mit dem Formblatt zusenden.
Die Belege (Originale) klebst du bitte auf weißes Papier (DIN A4) auf, weil sie sonst schnell
in unserer Poststelle beim Auspacken verloren gehen.
Die Belege müssen mit Anreise- und Abreisedatum übereinstimmen.
Die Belege müssen entwertet sein (z.B. Einzelfahrscheine für Busfahrten, die man entwerten
muss).
Abgerechnet werden können nur Kosten bis zur Höhe von max. 51 Euro:
• Bahnfahrt 2.Klasse in Regionalzügen;
• regionale ÖPNV mit S-Bahn und Bussen.
Grundsätzlich muss für jede Fahrt das kostengünstigste Angebot gewählt werden.
Kosten für Taxifahrten, IC/EC oder ICE können nicht erstattet werden.
Durch den Einsatz von Vergünstigungen (Sparpreise, Bahncard 25 und 50) können die Kosten
eines IC/EC oder ICE unter denen des Regionalzugs liegen (müssen aber nicht).
Wenn du, warum auch immer, ein IC/EC oder ICE Fahrtbeleg hast, kannst du diesen als
Beleg für die Fahrt selber einreichen. Es werden dann aber nur die Kosten des Regionalzuges
erstattet. Die Kostenangabe für den Regionalzug muss von dir der Abrechnung beigefügt
werden (Ausdruck aus dem Internet – am besten direkt nach der Fahrt besorgen, da die
Angaben von der Bahn AG ständig geändert werden)
Ebenso können Gruppentickets und Sondertickets abgerechnet werden, wenn der Originalbeleg
beigefügt wird und die Kosten nicht höher sind wie bei einer regulären Fahrt (kostengünstigstes
Angebot).
Solltest du an einem anderen, wie deinem Wohnort oder dem Standort deiner Einsatzstelle,
abfahren bzw. wieder ankommen, kannst du den Beleg zum Nachweis der Fahrt einreichen.
Abrechnen kannst du aber nur die Strecke zwischen tatsächlichen Wohnort/Einsatzstelle und
Seminarort. Falls du eine Unterkunft bei der Einsatzstelle gestellt bekommst bzw. einen Mietzuschuss
für eigene vier Wände, dann ist der Wohnort der Ort der Einsatzstelle.
Die Kosten für diese Strecke müssen nachgewiesen werden (Ausdruck aus dem Internet
am besten direkt nach der Fahrt besorgen, da die Angaben von der Bahn AG ständig geändert
werden).
Wenn du bei der Anfahrt mit dem Auto auch eine Kostenerstattung beantragst, musst du auf
dem Formular das Autokennzeichen angeben, auch wenn zum ersten Seminar deine Eltern
dich bringen. Es wird keine Kilometerpauschale abgerechnet, sondern wir können nur den
Preis der Bahnfahrt erstatten. Als Beleg leg der Fahrtkostenerstattung bitte einen Ausdruck
aus dem Internet mit einem Preisnachweis für die Bahnfahrt 2. Klasse bei. Auch hier gilt,
dass du günstigste Angebot wählen musst.
Kurzgefasst: 1. Belege aufheben und aufkleben
2. Fahrtkostenerstattung vollständig ausfüllen
3. Belege und Fahrtkostenabrechnung rechtzeitig an uns schicken (Termin in
der Einladung beachten