Administration am Arbeitsplatz

Roger Sachser
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9620 Lichtensteig
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Bildungsdepartement
Amt für Volksschule
Davidstr. 31
9001 St.Gallen
Administrative Arbeiten
Sehr geehrte Damen und Herren
Vor einiger Zeit wurden wir gebeten/aufgefordert, uns zum Thema „Administration“ und „administrativer
Aufwand in der Volksschule“ zu äussern. Weil uns das Thema sehr betrifft, sind wir an einer Klärung und
einer damit verbundenen Optimierung im Arbeitsalltag sehr interessiert. Wir haben uns (neben einer
Mitglieder-Umfrage per Blog auf der KMK-Homepage) mit dem Thema „administrativer Aufwand im
Schulalltag konkret“ auseinandergesetzt und informieren hier gerne über unsere Erkenntnisse.
Grundsätzliche Erkenntnisse
• Es war spannend zu sehen, was unter „Administration“ verstanden wird. Auch wenn der Begriff in
letzter Zeit in verschiedenen Zusammenhängen (Politik, Finanzdiskussionen,
Lehrerzimmergesprächen, ...) häufig verwendet wird, so ist doch keine einheitliche Definition
auszumachen. Es gibt verschiedenste Meinungen, was unter „Administration im Schulalltag“ zu
verstehen sei. Zudem sind die Unterschiede von Gemeinde zu Gemeinde erheblich, was die
Handhabung von Administration betrifft.
• Seit der Einführung des Lehrplans 1997 kamen zum Arbeitspensum einer klassenverantwortlichen
Mittelstufenlehrperson diverse Arbeiten dazu, welche nirgends einen „pensenrelevanten“
Niederschlag finden: Neues Promotionsfach Englisch, vermehrte integrative Schulung, intensivere
Formen von Zusammenarbeit (Fach Gestalten, HP, Teamteaching,...), SLQ, schulhausinterene Q-
Entwicklung, um einige zu nennen. Diese führen zu einem markant höheren Koordinations- und
Zeitaufwand.
• Im Zusammenhang mit administrativen Arbeiten werden oft „Entlastungen“ und „effizientere
Erledigungsformen“ (Team-Ressourcen, EDV-Unterstützung, einheitliche Formulare,...) gewünscht
und gefordert - damit lasse sich viel Zeit und somit auch Geld und Energie sparen. Die unentgeltliche
Verfügbarkeit des LehrerOffice ist ebenso ein Indikator für dieses Bestreben wie auch die vielen zur
Verfügung stehenden Checklisten und Unterrichtshilfen. Ob aus diesen Massnahmen eine echte
Entlastung resultiert, bleibt jedoch fraglich. Oft bieten diese Instrumente viele Möglichkeiten, den
administrativen Aufwand zu vergrössern (LehrerOffice).
• Der Begriff „Kerngeschäft“ fällt ebenfalls oft im Zusammenhang mit „Administration“ – oft werden
diese Begriffe als „Gegenpole“ oder sogar als „Gegenteil“ verstanden. Aufgrund unserer Umfrage
lassen sich Arbeiten jedoch nicht so kategorisieren.
• Der heutige e-mail-Verkehr und die Möglichkeit, alle Beteiligten (und Unbeteiligten) per CC zu
informieren, steigt ( - und die Zahl der Personen, die aufgrund zu vieler Informationen nicht mehr
informiert sind, auch...) Das Aufräumen und Aktuell-halten des e-mail-Briefkastens ist mit einem
beträchtlichen zeitlichen Aufwand verbunden, der nirgends „verrechnet“ und auch nicht in die
Arbeitszeit eingeplant wird – er läuft einfach nebenbei.
• Das Kollegialitätsprinzip („Die anderen machen das ja auch...“) und das Traditionalitätsprinzip („Das
habe ich, das haben wir in unserem Schulhaus schon immer so gemacht...“) können beim
Verschlanken von administrativen Arbeiten sehr hinderlich sein.

• Administration kommt auf den Ebenen Klasse, Schulhaus, Gemeinde und Kanton vor – und sind
daher unterschiedlich einfach zu verändern.
• Da administrative Arbeiten oft ein Papier zur Folge haben, lässt sich auf sie verweisen, sie lassen
sich vorzeigen, oft auch statistisch auswerten und werden daher oft als Indikator für geleistete Arbeit
nach aussen (Behörden, Eltern, ...) verwendet. Dies wird dann absurd, wenn solche Arbeiten
lediglich noch diesem „Präsentationszweck“/“Selbstzweck“ („Standortmarketing“) dienen.
• Schuleinheiten und –apparate werden tendenziell zusammengefasst und vergrössert, was eine
Vereinheitlichung und Zentralisierung von Administration, aber auch eine zunehmende
Verschriftlichung der Prozesse zur Folge hat. (Bei verbindlichen Abmachungen wird der mündliche
Weg nicht mehr beschritten.) Dies hat neben einem grösseren Aufwand auch längere Fristen zur
Folge.
Klärung / Abgrenzung / Definition
Im Verlaufe der Diskussion kristallisierten sich verschiedene Kategorien heraus – bei welchen sich über
den Grad der „Administration“ streiten lässt.
Unter „administrative“ Arbeit verstehen wir Arbeiten, welche...
... an eine Klasse (ein Schulhaus), jedoch nicht an eine „Lehrperson“ gebunden sind und die man
ohne viel Erklärungsaufwand an eine Drittperson abgeben kann. Bei administrativer Arbeit an einer
Klasse ist dies oft nicht der Fall, da diese ein persönliches Kennen der Klasse voraussetzt.
„echte administrative Arbeiten“
... an eine Klasse und an deren verantwortliche Lehrperson gebunden sind und oft regelmässig
wiederkehren, z.B. im Zusammenhang mit dem Oberstufenübertritt.
„klassenspezifische administrative Arbeiten“
... alleine an einem Computer erledigt werden können.
„EDV Arbeiten“
.., vor allem einen „Archiv-Wert“ (Vergangenheit) oder eine Wirkung nach aussen haben und somit
auf den konkreten Unterrichtsalltag (Zukunft) wenig messbaren Einfluss haben.
„irrelevante administrative Arbeiten“
... von Lehrpersonen erledigt werden, weil dies schon immer so war
„traditionelle administrative Arbeiten“
Aufgrund dieser Definitionen ergibt sich folgende Arbeitsauflistung:
1. Echte administrative Arbeiten (delegierbar)
• „Schultabellen“, „Klassenspiegel“ und Archivlisten führen und bereit stellen
• An die Schule delegierte „Briefträger-“ und Informationsaufträge (Licht am Velo, Klassenfotos für
Amtsberichte, Pausenapfelaktion, Swissmilk, Gottesdienste und Ministrantendienste, Pfadi-Infos,
lokale Sozialarbeiter, ...)
• Organisation Schulzahnarzt, Schularztuntersuchung (bereitstellen von Unterlagen, Impfausweise,
Durchführungs-Absprache, ...)
• Abrechnungen (Klassen-, Skilager, Klassenkredit,...)
• Durchführung eines Qualitätszyklusses (in einem solchen fällt enorm viel Papier an...)
• Inventarlisten führen.
• Lehrmittelbestellungen
2. Klassenspezifische administrative Arbeiten (nicht delegierbar)
• Beurteilungslisten, -notizen führen
• Einholen von Offerten (Skilager, Sonderwochen, ...)

• Schriftliche Information an die Eltern über Cockpit-Resultate (Einsicht ermöglichen)
• Zahnpflege
• Schulhausinterne Absprachen für Alltagsplanung (Computer, Musikräume, Zimmerreservationen,
Instrumente, allgemeines Material, Gruppenräume...)
• Planen und Informieren über besondere Unterrichtstage (Schulreisen, Aufführungen, Lager,
Spaziergang im Rahmen des Unterrichts,...) Der Kreis der zu Informierenden wird zudem immer
grösser (Behörden, Eltern, Musikschule, Mittagstisch, Heilpädagogen, TT-Personen), die Arbeit
gerade in Zusammenhang mit Verschiebedaten immer komplexer.
• Anmeldungen SPD, ISF, Daz, ... (grosser Papier-Aufwand)
• Gestiegener Aufwand bei Beurteilungs- und Elterngesprächen: Einladung, Terminkoordination
mit allen Beteiligten (Teamteaching-Lehrpersonen, Englischlehrpersonen, Heilpädagogen,
Handarbeitslehrpersonen, u.U. getrennt lebende Elternpaare), Vorbereitung, Notentabellen,
Vereinbarungen, Fremd- und Eigenbeurteilungen einholen, Nachbereitung, ...
• Die Administration beim Oberstufenübertritt (6. Klasse) hat zugenommen (Angeben von ersten
Tendenzen, individuelle Informationen zu einzelnen Schülerinnen und Schülern mit ILZ,
speziellen Familiensituationen, Therapien, ...). Dieser wird wohl vor allem in Zusammenarbeit mit
Oberstufen mit differenzierten Fächer-Niveaus noch grösser werden.
• Führen von Klassenübergabenotizen (-ordnern)
• Notfall-Lektionen (Beschäftigung der Klasse im Krankheitsfall)
3. EDV-Arbeiten (Archiv)
• E-mail Verkehr bearbeiten: Informationen SL, Schulhausinterne Informationen, Anliegen Dritter
(Kulturelle Institutionen, Schülerturniere, Informationen BLD, ...)
• Führen regelmässiger Notizen für Elterngespräche (Beobachtungen, Telefonprotokolle,
Aktennotizen,...)
4. Irrelevante administrative Arbeiten (nicht klassen- und unterrichtsrelevant)
• Verfassen von Berichten (Amtsberichte, Mitteilungsblätter, Homepages, ...)
• Informationen (selbst kleinste) werden den Eltern nur noch schriftlich nicht mehr mündlich
kommuniziert – oft muss auch mit zusätzlichem Aufwand kontrolliert werden, ob wesentliche
Informationen auch angekommen sind.
• Doppelte Informationsfluss und Kommunikation an getrennt lebende Elternpaare.
• Archiv-Führung der eigenen Weiterbildungsaktivitäten zu Handen Schulleitung und Schulrat
(Formulare ausfüllen, Berichte schreiben)
• Schriftliche Berichte über Klassen- und Skilager
5. Traditionelle administrative Arbeiten (gemeinde- oder schulhausintern)
• Protokollführung in Arbeitsgruppen
• Organisieren und durchführen von Anlässen, welche die eigene Klasse oder das Schulhaus
betreffen (Lager, Gemeindeinterne Sportanlässe, Sportturniere, CS-Cup, Fides-Turnier,
Räbeliechtliumzug, Rorate, Weihnachtsspiele, Altersnachmittage im Altersheim, Sporttage,
gemeinsame Schuljahresrituale,...)
• Führen von verschiedenen Listen in der Klasse

• Leitung und Organisation von Klassenlagern (eine Vor- und Nachbereitung eines Lagers zeitigt
gerne einen Aufwand von 40 Stunden.)
Fazit
Aus der Zusammenstellung wird deutlich, dass es nur wenige „echte administrative Arbeiten“ im
eigentlichen Sinn gibt. Oft sind Arbeiten gemeint, welche von aussen an die Schule getragen werden,
einiges an Zeitaufwand bedeuten und nichts oder nur am Rande mit dem Kerngeschäft Unterricht zu tun
haben.
Vor allem im Bereich der traditionellen administrativen Arbeiten besteht lokal ein grosses
„Entrümpelungspotential“.
Das Verhältnis von Aufwand und Ertrag bei der SLQ – für alle Beteiligten – muss aus unserer Sicht
hinterfragt werden.
Uns stellen sich folgende Fragen: welche Arbeiten...
... lassen sich effizienter erledigen? (Selbstkompetenz/-verantwortung?)
... können in einem Team „zentralisiert“, einer Person delegiert werden?
... liessen sich sinnvollerweise an ein Arbeitspensum anrechnen? (der „neue Berufsauftrag“
bietet dahingehend eine Chance.)
... lassen sich ohne qualitative Einbussen ersatzlos „über Bord werfen“?
Zu prüfende Optionen
• Jährlich nur noch einen Bericht für Schülerinnen und Schüler mit ILZ (nicht semesterweise)
• Nur noch ein Jahreszeugnis in der Mittelstufe
• Das Prozedere bei einer zweitmaligen (oder drittmaligen) Anmeldung eines Kindes beim SPD
könnte vereinfacht werden.
• Das Delegieren von Arbeiten an eine Lehrperson im Schulhaus im Rahmen einer
pensenrelevanten entschädigten Arbeit birgt Ausbaupotential. (Als Beispiel seien Informatik und
Bibliothek genannt.)
• Die Verantwortlichkeit betreffend Zahnpflege liegt nicht mehr bei der Klassenlehrperson, sondern
bei den Eltern (Systemwechsel)
Soweit unsere Ausführungen. Gerne sind wir bereit für weitere – unkompliziert-unadministrativmündliche
– Erläuterungen.
Freundliche Grüsse
Roger Sachser,
Präsident Mittelstufenkonvent
Geht an:
• Konventspräsidenten
• PK III
• KLV