Erstellte ELDA Meldungen löschen

Inhaltsverzeichnis 

Einleitung ................................................................................................................................... 1 

Lohn-Menü ................................................................................................................................ 3 

Benutzer ................................................................................................................................. 3 

Anmeldung ........................................................................................................................ 3 

Verwaltung ........................................................................................................................ 3 

Datenbank ............................................................................................................................ 4 

Auswahl .............................................................................................................................. 4 

Sichern/Wiederherstellen ................................................................................................. 4 

Kopie der Lohnverrechnung ........................................................................................... 5 

Löschen .............................................................................................................................. 5 

Datenbank Server wechseln ........................................................................................... 5 

Lizenz/Update ....................................................................................................................... 5 

Lizenz .................................................................................................................................. 5 

Update ............................................................................................................................... 6 

Drucken ................................................................................................................................. 7 

Drucken .............................................................................................................................. 7 

Seitenansicht ..................................................................................................................... 7 

Admin ..................................................................................................................................... 7 

Monatssperre aufheben .................................................................................................. 8 

Kollektivverträge bestellen .............................................................................................. 8 

Erstellte ELDA Meldungen löschen ................................................................................. 8 

Automatische Sicherung ................................................................................................. 8 

Alle Datenbanken umwandeln .................................................................................... 10 

Zugriffssperren aufheben ............................................................................................... 10 

Benutzeranmeldung zurücksetzen ............................................................................... 10 

Zugriffsberechtigung für SQL-Server ............................................................................. 10 

Proxyeinstellungen .......................................................................................................... 11 

Einstellungen ........................................................................................................................... 12 

Einstellungen ....................................................................................................................... 12 

Lohnarten ............................................................................................................................ 15 

Daten synchronisieren ....................................................................................................... 17 

Einstellungen drucken ........................................................................................................ 17 

Kollektivverträge ................................................................................................................. 17 

Laufend ................................................................................................................................... 18 

Monat .................................................................................................................................. 18 

Dienstnehmer ...................................................................................................................... 18 

Stammdaten ................................................................................................................... 18 

DN Suche ..................................................................................................................... 18 

DN anlegen.................................................................................................................. 18 

DN löschen ................................................................................................................... 21 

Stammdaten drucken ................................................................................................ 21 

Anzeige Lohnkonto ..................................................................................................... 22 

Anzeige Abrechnungen (Abrechnungen löschen) ............................................... 22 

Zeitenauswertung ....................................................................................................... 23 

Kollektivvertrag ............................................................................................................ 23 

Abrechnung .................................................................................................................... 23 

Abrechnung erstellen ................................................................................................. 24 

Abrechnung wiederholen/überschreiben .............................................................. 27 

Abrechnung löschen .................................................................................................. 28 

Automatisches Abrechnen ....................................................................................... 28 

ii

Inhaltsverzeichnis 

Rollungen ......................................................................................................................... 28 

Rollungsreihe beginnen ............................................................................................. 29 

Rollung korrigieren ...................................................................................................... 32 

Rollungsreihe löschen ................................................................................................. 33 

Lohnkonten ...................................................................................................................... 34 

DN Auswahl .................................................................................................................. 34 

Drucken / Daten ausgeben ...................................................................................... 34 

Ausgabe für den Betriebsprüfer ................................................................................ 34 

Listen ................................................................................................................................. 35 

Übersicht Abrechnungen/Rollungen ........................................................................... 36 

DN Suche ..................................................................................................................... 36 

Rollungen nach Monaten.......................................................................................... 36 

SV-Gruppen Wechsel ..................................................................................................... 36 

Netto- Bruttoberechnung .............................................................................................. 37 

Informationen bei Abrechnung .................................................................................... 37 

Für den Dienstnehmer ....................................................................................................... 37 

Lohnzettel (L16) ............................................................................................................... 37 

Lohnbestätigung/Dienstzettel ....................................................................................... 38 

Arbeitsbescheinigung .................................................................................................... 38 

Zeiten.................................................................................................................................... 38 

Zeitenerfassung ............................................................................................................... 38 

Zeitenauswertung ........................................................................................................... 40 

Import ............................................................................................................................... 41 

Schwerarbeitszeit ............................................................................................................... 42 

ELDA-Meldungen ............................................................................................................... 42 

Vorgemerkte Meldungen .............................................................................................. 43 

Erstellte Meldungen ........................................................................................................ 43 

Monatsabschluss .................................................................................................................... 44 

Monat .................................................................................................................................. 44 

Monatsabschluss Assistent ................................................................................................ 44 

Monatliche Arbeiten .......................................................................................................... 45 

Finanzamtabgaben ....................................................................................................... 45 

Gemeindeabgaben ...................................................................................................... 45 

GWB/BRU ......................................................................................................................... 45 

Beitragsnachweisung ..................................................................................................... 45 

Meldungen ausgeschiedene DN ................................................................................. 46 

ELDA-Meldungen ............................................................................................................ 46 

Vorgemerkte Meldungen .......................................................................................... 46 

Erstellte Meldungen .................................................................................................... 47 

Überweisungen ............................................................................................................... 47 

Dienstnehmer .............................................................................................................. 47 

Lohnabhängige Abgaben ........................................................................................ 48 

Zahlscheindruck .......................................................................................................... 48 

Buchungsbeleg ............................................................................................................... 49 

Einstellungen ................................................................................................................ 49 

Buchungsbeleg ........................................................................................................... 50 

Beleg für bestimmte DN Gruppen ............................................................................ 51 

Brutto- Nettolisten ........................................................................................................... 51 

Kostenrechnung ............................................................................................................. 52 

Abrechnungen drucken ................................................................................................ 52 

Gesammelter ELDA Versand......................................................................................... 53 

Monatssperre ...................................................................................................................... 53 

iii

Programmbeschreibung rza®lohn.easy 

Bemessungen...................................................................................................................... 54 

Krankenkasse ................................................................................................................... 54 

Finanzamt ........................................................................................................................ 54 

Gemeinde ....................................................................................................................... 54 

Jahresabschluss ...................................................................................................................... 55 

Monat .................................................................................................................................. 55 

Jahresabschluss Assistent .................................................................................................. 55 

Jährliche Arbeiten .............................................................................................................. 55 

Meldungen für DN .......................................................................................................... 55 

Kommunalsteuererklärung ............................................................................................ 56 

Dienstgeberabgabeerklärung ...................................................................................... 58 

ELDA-Meldungen ............................................................................................................ 58 

Vorgemerkte Meldungen .......................................................................................... 58 

Erstellte Meldungen .................................................................................................... 58 

Unternehmenslohnkonto ............................................................................................... 59 

Jahreswechsel .................................................................................................................... 59 

iv

Einleitung 

Sehr geehrter rza®lohn.easy Anwender! 

Wir freuen uns, dass Sie sich für unser Produkt entschieden bzw. Interesse daran 

haben. Sie erhalten mit der rza®lohn.easy eine Personalverrechnungssoftware, mit 

der die Abrechnungen Ihrer Dienstnehmer auf einfachste Weise durchgeführt 

werden können. Die Software unterstützt Sie nicht nur bei der Abrechnung, sondern 

stellt Programmfunktionen zur Verfügung mit denen wiederkehrende Tätigkeiten wie 

z.B. die Meldungen für ausgeschiedene Dienstnehmer, Überweisungen an 

Dienstnehmer oder Behörden usw. schnellstmöglich erledigt werden können. 

Bei der Entwicklung wurde großes Augenmerk auf ein modernes und übersichtliches 

Design gelegt. Dies bedingt eine bedienerfreundliche und logische Handhabung. 

Durch die Verwendung bereits vorgegebener Lohnarten können auch nicht so 

versierte Mitarbeiter die Personalverrechnung problemlos durchführen. Den Profis 

unter Ihnen ermöglicht die eigene Erfassung von Lohnarten Flexibilität. 

Unsere Software basiert auf modernsten Entwicklungssystemen. Somit sind wir auf 

zukünftige Veränderungen bestens vorbereitet, damit wir Ihnen immer zeitgerecht 

Up-Dates mit den gesetzlichen Änderungen anbieten können. 

Sie können als Anwender zwischen zwei Installationsarten wählen. Einmal die 

„klassische“ Variante bei der Sie von uns eine DVD für die Grundinstallation erhalten 

und somit die Software auf Ihrer unternehmenseigenen IT installieren. Die zweite 

„moderne“ Variante ist die rza®lohn.web Version. Bei dieser Variante benötigen Sie 

nur einen Computer mit Breitbandinternetzugang und über diese Verbindung starten 

Sie einfach die Software ohne sich um Installationen oder Datensicherungen 

kümmern zu müssen. Das alles erledigt das RZA-Team für Sie. Ein weiterer Vorteil ist die 

komplette Ortsunabhängigkeit beim Zugriff auf Ihre Daten. Egal für welche Variante 

Sie sich entscheiden, die Software ist immer die gleiche, somit ist auch ein späterer 

Umstieg auf die Web Version jederzeit möglich. 

Bevor wir mit der Erklärung der einzelnen Programmpunkte beginnen, möchten wir 

Sie auf einige grundlegende optische Aufbauten der Software hinweisen, die sich 

wie ein roter Faden durch das Programm ziehen werden. Um Ihnen die Arbeit so weit 

wie möglich zu erleichtern, haben wir uns in Bezug auf die Darstellung für einige neue 

und sinnvolle Wege entschieden. 

Beginnen wir mit dem Menü, auch Multifunktionsleiste genannt. Die 

Multifunktionsleiste bietet uns die Möglichkeit Gruppierungen von 

zusammengehörigen Programmteilen optisch durchzuführen. Somit erhält der User 

einen besseren Überblick und kann einzelne Programmteile besser zuordnen. 

1


Eine weitere Darstellungsart die im gesamten Programm auftauchen wird, ist die 

Navigationsleiste. Diese befindet sich am linken Bildschirmrand. Die 

Navigationsleisten bieten meist eine Mehrfachauswahl von Programmfunktionen an. 

Als Beispiel sehen Sie hier die Navigationsleiste des Lohnartenfensters, in welcher Sie 

zwischen „Lohnartensuche“ und „Drucken / Daten ausgeben“ wählen können. 

Klicken Sie mit der Maus auf eine dieser Leisten, so ändert sich in der rechten 

Programmhälfte die Darstellung. Somit können auch komplexe Programmfunktionen 

übersichtlich dargestellt werden und der Bedienkomfort für den Anwender bleibt 

erhalten. 

Wie bereits seit unseren ersten DOS Versionen unterstützt Sie das Programm mit Hilfe 

von Kommentarzeilen. Diese Zeilen werden - wenn nötig - im untersten Bereich der 

Fenster dargestellt. Darin finden Sie, je nach dem wo Sie sich im Programm gerade 

befinden, Informationen über die korrekte Eingabe, Programmfunktionen usw. 

Die Programmbeschreibung können Sie entweder über die Multifunktionsleiste „Hilfe“ 

oder durch Betätigen der Funktionstaste F1 aufrufen. 

Um die Programmbeschreibung nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen 

wechseln Sie in das Register „Suchen“. Durch Eingabe des gewünschten 

Suchbegriffes wird die Schaltfläche „Themenliste“ aktiv. Betätigen Sie diese, so 

erscheint im unteren Bereich eine Liste mit allen Themen in denen der angegebene 

Suchbegriff aufscheint. 

Um nach einzelnen Wortteilen zu suchen fügen Sie am Beginn bzw. am Ende des 

Begriffes einen Stern an. Wollen Sie zum Beispiel alle Themen sehen, in denen Wörter 

vorkommen die mit „Dienstgeber“ beginnen, so geben Sie als Suchbegriff 

„Dienstgeber*“ ein. 

Es ist natürlich nicht möglich sämtliche Funktionen in einer Programmbeschreibung 

unterzubringen. Zusätzlich sind sehr viele Funktionen selbstbeschreibend und ergeben 

sich aus dem Kontext heraus. Sollten Sie weiterführende Informationen benötigen, so 

steht Ihnen natürlich unser Support Team telefonisch oder per Mail zur Verfügung. 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Arbeiten mit rza®lohn.easy 

Ihr rza®software Team 

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Lohn-Menü 

Benutzer 

Anmeldung 

Dieser Programmpunkt ermöglicht das Wechseln zwischen verschiedenen Benutzern 

die für rza®lohn.easy angelegt wurden. 

Um administrative Tätigkeiten ausführen zu können, tragen Sie den Benutzernamen 

„Administrator" und das entsprechende Kennwort ein (standardmäßig ist das 

Kennwort „admin" hinterlegt). 

Verwaltung 

Folgende Einstellungen können im Punkt „Allgemein“ vorgenommen werden: 

Wollen Sie die Benutzeranmeldung beim Programmstart anzeigen? 

Ist diese Checkbox aktiviert, so erscheint bei jedem Start der rza®lohn.easy das 

Fenster für die Benutzeranmeldung. 

Wollen Sie Benutzerberechtigungen verwalten? 

Sobald die Checkbox aktiviert wurde, erscheint der Punkt „Berechtigungen“ in der 

Baumstruktur. Hier können Benutzergruppen angelegt werden, die mit spezifischen 

Rechten versehen sind. Die Rechteverwaltung bietet nun die Möglichkeit bestimmte 

Menüpunkte in der Multifunktionsleiste zu deaktivieren, sodass diese nicht mehr 

auswählbar sind. Anschließend werden diesen Gruppen einzelne Benutzer 

zugeordnet, welche somit die Rechte der Gruppe übernehmen. 

Wollen Sie die Benutzerliste anzeigen? 

3


Sobald dieser Punkt aktiviert ist, wird bei der Benutzeranmeldung ein zusätzlicher 

Button angezeigt, der alle angelegten Benutzer auflistet. 

Wollen Sie den Benutzern Datenbanken zuweisen? 

Ist diese Option ausgewählt, so haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden welche 

Datenbanken ein bestimmter Benutzer auswählen kann. Wenn Sie einen Benutzer 

bearbeiten, erscheint zusätzlich eine tabellarische Darstellung, die in der ersten 

Spalte die Datenbank anzeigt. In der zweiten Spalte kann ausgewählt werden, ob 

diese für den Benutzer bearbeitbar sein sollen oder nicht. 

Datenbank 

Hinweis: Jede Datenbank entspricht einem Mandanten (einer Firma). 

Auswahl 

Hier sehen Sie in tabellarischer Darstellung alle Datenbanken die Sie in rza®lohn.easy 

bereits angelegt haben. Dieser Programmpunkt ermöglicht das Anlegen einer 

Datenbank (über den Button „neue Datenbank“) bzw. das Umbenennen einer 

bestehenden Datenbank (über den Button „Umbenennen“). 

Sichern/Wiederherstellen 

Dieser Programmteil beinhaltet zwei unterschiedliche Funktionalitäten. 

Das Register „Sicherung erstellen“ erstellt eine aktuelle Sicherung der Datenbank in 

ein von Ihnen auswählbares Verzeichnis. Die zwei anderen Register ermöglichen die 

Wiederherstellung vorhandener Datenbanksicherungen. Der Punkt 

„Sicherungsdateien“ listet dabei alle vorhandenen Sicherungsdateien des 

4

Lohn-Menü 

ausgewählten Verzeichnisses auf, während das Register „Sicherungsverlauf“ 

sämtliche Datensicherungen, sowie Zusatzinformationen wie das Datum der 

Sicherung oder den User der die Sicherung angefertigt hat, anzeigt. 

Komplettsicherung 

Sind Sie als Administrator angemeldet, so sind die Register „Komplettsicherung 

erstellen“ und „Komplettsicherung wiederherstellen“ ersichtlich. 

Diese Funktion dient als Umzugshilfe (z.B. wenn Sie einen neuen PC anschaffen) und 

ermöglicht das gleichzeitige Sichern bzw. Rücksichern von mehreren Datenbanken. 

Achtung: Beim Wiederherstellen einer Komplettsicherung werden alle Datenbanken 

gelöscht und danach die in der Sicherung enthaltenen Datenbanken eingelesen. 

Kopie der Lohnverrechnung 

Jeder Anwender der rza®lohn.easy kann von seiner Lohnverrechnung eine Kopie 

herstellen und in ihr Probeabrechnungen und/oder Auswertungen vornehmen 

lassen. 

Der Punkt „Neue Testdatenbank (Kopie) Ihrer Lohnverrechnung herstellen“ erzeugt 

eine 1:1 Kopie Ihrer aktuellen Datenbank, während der Punkt „Leere Testdatenbank 

erstellen“ eine neue Datenbank ohne Einträge anlegt. 

Löschen 

Dieser Programmpunkt ermöglicht das Löschen von Datenbanken. Um einem 

unbeabsichtigten Entfernen einer Datenbank vorzubeugen, erscheint nach dem 

Klick auf den Button „Löschen“ eine Abfrage, ob die ausgewählte Datenbank 

wirklich gelöscht werden soll. 

Hinweis: Sie müssen als Administrator angemeldet sein, um diesen Programmpunkt 

bedienen zu können! (siehe Anmeldung) 

Datenbank Server wechseln 

Sie können hier aus dem Programm heraus Ihren Datenbank Server wechseln. Das 

Klicken auf den Button in der Zeile „Datenbankserver“ erzeugt eine Liste aller 

vorhandenen Datenbankserver. 

Weiters kann hier die Authentifizierungsmethode die verwendet wird, um auf den 

SQL Server zuzugreifen, verändert werden. 

Lizenz/Update 

Lizenz 

Im Lohn-Menü unter „Lizenz/Update“ finden Sie den Programmpunkt „Lizenz“. Geben 

Sie hier Ihren von uns erworbenen Lizenznamen, den Lizenzort und Ihre Lizenznummer 

5


ein. Bitte achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Sollten Sie mit der Demo-Version 

arbeiten wollen, so aktivieren Sie den Punkt „Demo“. Abschließend klicken Sie auf 

den Button „Speichern“ und Sie können mit rza®lohn.easy arbeiten. Weitere 

Informationen zu Ihrer Lizenz finden Sie im Lohn-Menü im Punkt „Info über 

rza®lohn.easy“. 

Update 

Im Lohn-Menü unter „Lizenz/Update“ können Sie im Programmpunkt „Update“ die 

neueste Version der rza®lohn.easy downloaden. 

Wenn Sie das Fenster „Update“ öffnen, sehen Sie unter dem Punkt „Versionsnummer“ 

ob eine aktuellere Version verfügbar ist. Sollte eine aktuellere Version verfügbar sein, 

so wählen Sie das Verzeichnis aus, in welchem Ihre Update-Dateien liegen sollen und 

klicken Sie auf den Button „Update herunterladen & installieren“. Sobald das Update 

heruntergeladen ist, schließt sich das Lohnverrechnungsprogramm und es werden 

die neuen Update-Dateien umkopiert. Anschließend öffnet sich die rza®lohn.easy 

wieder und Sie können weiterarbeiten. 

Bei Windows XP kann es beim Download des Updates zu folgender Meldung 

kommen. Deaktivieren Sie unbedingt die Checkbox "Computer und Daten vor nicht 

autorisierter Programmaktivität schützen" 

Bei Windows Vista und Windows 7 öffnet sich die Benutzerkontensteuerung welche 

Sie lediglich mit „Ja“ bestätigen müssen. 

Arbeiten im Netzwerk: 

Sollten Sie im Netzwerk arbeiten, so können Sie das Verzeichnis auch auf einem 

Netzlaufwerk definieren. Sobald Sie das Update auf einen Computer 

heruntergeladen haben und rza®lohn.easy auf einem anderen Computer im 

Netzwerk gestartet wird, wird automatisch das Update eingespielt - vorausgesetzt 

alle User haben dasselbe Verzeichnis ausgewählt. 

6

Lohn-Menü 

Drucken 

Je nach dem welches Fenster geöffnet ist, können Sie die Punkte „Drucken“ oder 

„Seitenansicht“ im Lohn-Menü unter „Drucken“ oder in der Multifunktionsleiste 

ansteuern. Wenn diese Punkte bedienbar sind, haben sie folgende Funktionen: 

Drucken 

Hier wird nicht auf den Drucker gedruckt, der in den Einstellungen gespeichert ist, 

sondern es wird ein Druckdialog geöffnet, wie Sie ihn von Word, Excel usw. gewohnt 

sind. 

Seitenansicht 

Wenn Sie auf Seitenansicht klicken, wird Ihnen die Tabelle oder das Dokument 

angezeigt, welches Sie gerade ausgewählt haben. 

Sie haben hier die Möglichkeit auf Ihren Standarddrucker zu drucken, per 

Druckdialog zu drucken, das Dokument in PDF auszugeben oder das Dokument zu 

zoomen. 

Mit dem erweiterten Modul kann jede Seitenansicht als PDF per E-Mail versendet 

werden. Wurde der E-Mail Versand unter "Einstellungen" - "E-Mail Versand" aktiviert, so 

öffnet sich mittels Klick auf den Button "PDF als E-Mail versenden" ein Fenster in 

welchem der Empfänger, ein Betreff und eine Nachricht erfasst werden können. 

Nähere Informationen zum E-Mail Versand finden Sie 

unter folgendem Link 

http://www.rzasoftware.at/Mailversand.php 

Überblick zum erweiterten Modul: 

http://www.rzasoftware.at/erwModul.php 

Admin 

Hinweis: Der Zugriff auf die hier angeführten Programmpunkte ist lediglich dem 

Administrator gestattet. 

Um sich als Administrator anzumelden, wählen Sie im Lohn-Menü unter „Benutzer“ 

den Punkt „Anmeldung“ und tragen Sie als Benutzernamen „Administrator" ein. 

Standardmäßig ist das Kennwort „admin" hinterlegt. Dieses kann jederzeit im Lohn- 

Menü abgeändert werden (siehe Benutzer - Verwaltung). Dieses Schutzwort sollte - 

aus Sicherheitsgründen - immer nur eine Person im Betrieb kennen - eben der 

Administrator. Somit kann nur eine Person die nachfolgenden Einstellungen 

7


bearbeiten. Da es sich dabei um diverse heiklere Arbeiten handelt, ist es sinnvoll 

diese Arbeiten einer Person anzuvertrauen, welche die Betriebsabläufe kennt und 

daher in der Lage ist die Programme richtig einzustellen. Wird das Passwort aus 

Sicherheitsgründen geändert, muss dieses gut aufbewahrt werden, um jederzeit auf 

dieses zurückgreifen zu können 

Monatssperre aufheben 

Es kann passieren, dass Sie die Monatssperre irrtümlich setzen. Damit Sie diese wieder 

aufheben können, muss zuerst sichergestellt werden, dass im aktuellen Monat noch 

keine Abrechnung(en) existiert(en). Sollte dies der Fall sein, muss/müssen diese zuvor 

gelöscht werden (siehe DN-Stammdate - Abrechnungen). 

Um die Monatssperre aufzuheben, melden Sie sich bitte als Administrator an. Im 

Lohn-Menü finden Sie unter „Admin“ den Programmpunkt „Monatssperre aufheben“. 

Klicken Sie auf den Button „Sperre aufheben“. Sind alle Voraussetzung wie z.B. keine 

vorhandenen Abrechnungen erfüllt, so wird die Monatssperre aufgehoben und das 

Programm wechselt automatisch in das Vormonat. 

Kollektivverträge bestellen 

Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können Sie sich als Administrator im 

Lohn-Menü unter „Admin" - „Kollektivverträge bestellen" für die 

Kollektivvertragsverwaltung registrieren, indem Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen 

und den Button „Zugangsdaten anfordern" betätigen. Benutzername und Passwort 

erhalten Sie sodann per E-Mail. Nachdem die Daten hinterlegt und gespeichert 

wurden können Sie, ebenfalls über das Menü „Admin" - „Kollektivverträge bestellen", 

die von Ihnen benötigten Kollektivverträge erwerben. 

Damit die Kollektivverträge in den Stammdaten zugewiesen werden können, müssen 

sie zuvor in den Einstellungen hinzugefügt werden (siehe Einstellungen - 

Kollektivverträge) 

Erstellte ELDA Meldungen löschen 

Wurden ELDA Meldungen irrtümlich mehrfach aus der Lohnverrechnung 

ausgegeben (erstellt), so scheinen diese auch mehrfach im Navigationspunkt 

„Erstellte Meldungen" auf. Die erstellten Meldungen können als Administrator im 

Lohn-Menü unter „Admin" - „Erstellte Meldungen löschen" entfernt werden. Beachten 

Sie, dass dies nicht die Stornomeldung für die Krankenkasse ersetzt. 

Automatische Sicherung 

Die rza®lohn.easy bietet die Funktionalität der automatischen Sicherung von 

Datenbanken an. Standardmäßig wird die aktuelle Datenbank bei folgenden 

Aktionen gesichert: 

• beim Wechsel in eine andere Datenbank 

• beim Beenden des Programms 

8

Lohn-Menü 

In dem Programmpunkt „Automatische Sicherung“ lässt sich weiters einstellen in 

welches Verzeichnis die Datenbanksicherung gespeichert werden soll. 

Mit Hilfe der Checkbox „Alte Datensicherungen löschen“ können Sie festlegen, ob 

alte Datensicherung gelöscht werden sollen. Sollten Sie diese Option aktivieren, kann 

zusätzlich angegeben werden wie alt die Sicherungen sein müssen um gelöscht zu 

werden. 

Sollten Sie das „erweiterte Modul“ der rza®lohn.easy verwenden, gibt es noch 

weitere Möglichkeiten der Sicherung. Sie haben dann die Auswahlmöglichkeit 

zwischen „Vollautomatik“, was der oben beschriebenen Funktion entspricht und 

dem Punkt „Sicherungsintervall“, der exklusiv dem erweiterten Modul zur Verfügung 

steht. 

Der grundsätzliche Unterschied zur Vollautomatik besteht darin, dass nicht einzelne 

Datenbanken gesichert werden, sondern beim Beenden des Programms ein Fenster 

erscheint, in dem Sie die Möglichkeit haben alle Datenbanken die gesichert werden 

sollen auszuwählen. 

Der Punkt „Intervall (in Tagen) zwischen zwei Sicherungen“ gibt an nach welchem 

Zeitraum das Fenster (siehe Grafik) beim Beenden des Programms erscheint. 

Zusätzlich dazu besteht die Möglichkeit auch auf die Uhrzeit Rücksicht zu nehmen. 

Sollte eine Sicherung laut Intervall anstehen und Sie haben den Punkt „Jederzeit“ 

aktiviert, erscheint das Sicherungsfenster (siehe Grafik) sobald Sie das Programm 

schließen. Ist hingegen die Option „ab Uhrzeit“ aktiviert und beispielsweise 15 Uhr 

eingetragen, dann erscheint das Sicherungsfenster nur wenn Sie das Programm nach 

15 Uhr beenden. 

Weitere Informationen zum erweiterten Moduls finden Sie 

unter folgendem Link: 


9


Alle Datenbanken umwandeln 

Verwalten Sie mehrere Klienten, so kann das Umwandeln der Datenbanken nach 

Einspielen eines neuen Updates über das Lohn-Menü unter „Admin" - „Alle 

Datenbanken umwandeln" für alle Datenbanken auf einmal vorgenommen werden. 

Beachten Sie, dass dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen kann. 

Zugriffssperren aufheben 

Um etwaige Fehler, die durch das gleichzeitige Arbeiten von mehreren Usern in der 

rza®lohn.easy entstehen könnten zu verhindern, wurden diverse Sperren in das 

Programm integriert. So ist es beispielsweise nicht möglich, dass die Stammdaten 

eines Dienstnehmers von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden. Dasselbe 

gilt auch für die Einstellungen und die Lohnarten. 

Sollten die Programmsperren durch einen Programmabsturz oder einen 

Programmfehler nicht korrekt gelöst worden sein, kann dies zur Folge haben, dass 

nicht mehr die gesamte Funktionalität zur Verfügung steht. 

In diesem Programmpunkt können Sie diese Sperren aufheben. 

Der Punkt „Sperre der Einstellungen aufheben“, hebt sämtliche Sperren der 

Einstellungen auf, die Punkte „Sperre der Lohnarten aufheben“ bzw. „Sperre von 

Dienstnehmern aufheben“ lösen die Sperren der Lohnarten und der Dienstnehmer. 

Benutzeranmeldung zurücksetzen 

Um ein mehrmaliges Anmelden eines Users zu vermeiden, wird bei jedem Start der 

rza®lohn.easy der aktuelle User gespeichert. Sollte das Programm nicht 

ordnungsgemäß geschlossen werden, bleibt dieser User jedoch als angemeldet 

gespeichert. Das hat zur Folge, dass dieser Benutzer das Programm nicht mehr 

starten kann. 

Um dieses Problem zu lösen, zeigt dieser Programmpunkt eine tabellarische 

Darstellung aller im Programm angemeldeten User. Sollte hier ein Benutzer 

aufscheinen der nicht ordnungsgemäß angemeldet ist, kann dies korrigiert werden. 

Zugriffsberechtigung für SQL-Server 

Unter folgenden Voraussetzungen kann es bei der Anlage von Datenbanken dazu 

kommen, dass eine erstellte Datenbank nur von jenem Benutzer angesprochen 

werden kann, der diese Datenbank angelegt hat: 

1) manuell konfigurierter SQL Server (dh der SQL Server wurde nicht mit der 

mitgelieferten CD installiert) 

2) Anmeldung am SQL Server erfolgt über Windows Authentifizierung 

3) die Verwendung von Active Directory Gruppen 

10

Lohn-Menü 

Um dieses Problem zu lösen, muss in diesem Fenster der Name der Active Directory 

Gruppe angegeben werden, dessen Mitglieder Zugriff auf die Datenbanken haben 

sollen. 

Die Aktivierung der Checkbox „Mitgliedern folgender Active Directory Grupppe 

Zugriffsberechtigungen für rza®lohn.easy Datenbanken gewähren" erlaubt die 

Eingabe des Namens, der wie folgt aufgebaut ist : „Domäne\Name der 

Sicherheitsgruppe". 

Nachdem diese Einstellung mit OK bestätigt wird, sind Datenbanken, die von einem 

Mitglied der Gruppe erstellt wurden, auch allen anderen Mitgliedern zugänglich. 

Proxyeinstellungen 

Um den Update-Download mit einem Proxyserver durchführen zu können, sind 

einmalig Einstellungen zu treffen. Melden Sie sich als Administrator an und starten Sie 

im Lohnmenü unter "Admin" den Punkt "Proxyeinstellungen". Geben die notwendigen 

Daten ein und starten sie die rza®lohn.easy neu damit die Einstellungen wirksam 

werden. 

11

Einstellungen 

Einstellungen 

Programmumfang 

Hier können Sie den Umfang den Ihre rza®lohn.easy haben soll steuern. Durch 

Auswahl der unterschiedlichen Abfragen wird der gewünschte Funktionsumfang 

erweitert und zur Verfügung gestellt. So haben Sie die Möglichkeit wirklich nur jene 

Funktionen zu aktivieren, die Sie auch wirklich benötigen. 

Krankenkassen 

Legen Sie hier die in Ihrem Unternehmen vorhanden Krankenkassen an. Sie können 

bei jeder Krankenkasse zusätzlich zu den Sozialversicherungsdaten auch die 

Bankdaten der Kasse hinterlegen. Diese kann später für eine automatische 

Überweisung genutzt werden. Werden geringfügige Dienstnehmer in Ihrem 

Unternehmen abgerechnet, so müssen Sie die „Art der Verrechnung“ 

bekanntgeben. 

Finanzamt 

Erfassen Sie Ihr Betriebsfinanzamt. Die Checkboxen „DB-pflichtig“ und „DZ-pflichtig“ 

dienen als Vorschlag bei der Neuanlage von Dienstnehmer. Die Bankdaten dienen 

zur Überweisung der lohnabhängigen Abgaben. 

Gemeinden 

Bei diesem Programmpunkt können beliebig viele Gemeinden hinterlegt werden. 

Diese bilden die Grundlage für die Berechnung der Kommunalsteuer und des DZ. 

Deshalb wird auch das Bundesland abgefragt. 

Arbeitsstätten 

Die Erfassung der Arbeitsstätten ist für die Meldung der Arbeitsstätte zwingend 

notwendig. Diese wird mittels ELDA an die Statistik-Austria versandt und ist Teil des 

Papier-Lohnzettels L16. 

Arbeitszeitmodelle 

Die hier erfassten Arbeitszeitmodelle stehen später beim Dienstnehmer zur Auswahl. 

Auf der einen Seite werden diese Informationen für die Versichertenmeldungen 

benötig, weiters fließen Informationen betreffend Überstunden in die Berechnung der 

Überstundenbasis mit ein. Sie können beliebig viele Arbeitszeitmodelle erfassen. 

Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen mit dem Sie diese in den 

Dienstnehmerstammdaten in Verbindung bringen. 

Finanz-Online/ELDA 

Wenn Sie die elektronische Kommunalsteuererklärung direkt aus dem Programm 

heraus über das Webservice von Finanz-Online versenden möchten, müssen Sie hier 

die Webbenutzerdaten erfassen. 

Ähnlich wie bei Finanz-Online können Sie auch bei ELDA die Meldungen direkt aus 

der rza®lohn.easy versenden. Hierfür ist die Bekanntgabe des Verzeichnisses 

notwendig, in dem sich die ELDA Software befindet. 

12

Einstellungen 

SZ-Berechnungsmodelle 

Mithilfe der Sonderzahlungsberechnungsmodelle können Sie die unterschiedlichsten 

Berechnungsarten, die in Ihrem Unternehmen anfallen, definieren. Wählen Sie einen 

aussagekräftigen Namen, den Sie später bei den DN-Stammdaten auswählen. Durch 

die Auswahl der einzelnen Lohnarten können Sie sich Ihre eigenen 

Berechnungsmodelle ganz individuell „zusammenbauen“. 

Bankdaten 

Die Bankdaten stehen Ihnen in späterer Folge für die Überweisungen der Löhne und 

Gehälter sowie der lohnabhängigen Abgaben zur Verfügung. Erfassen Sie Ihre IBAN 

und BIC, so können Sie auch die moderne SEPA Überweisung durchführen. Die 

Kennung und Absenderkennung wird für den elektronischen Datenaustausch mit 

den Banken benötigt. Erfragen Sie diese bei Ihrer Hausbank. 

Kollektivverträge 

Die hier erfassten Kollektivverträge scheinen zur Auswahl bei den 

Dienstnehmerstammdaten auf. 

Verwenden Sie die Kollektivvertragsverwaltung des erweiterten Moduls, so können 

hier die von Ihnen erworbenen Kollektivverträge hinzugefügt werden. 

Datenverarbeiter 

Füllen Sie diese Felder nur aus, wenn Sie Personalverrechnungen im Auftrag für Dritte 

durchführen. Diese Angaben werden mit den elektronischen Meldungen an ELDA 

bzw. Finanz-Online übermittelt, damit die Behörden den Ersteller bzw. Versender der 

Meldung identifizieren können. 

DG Abgabeerklärung 

Die Dienstgeberabgabe, auch U-Bahn Steuer genannt, wird nur an die Wiener 

Gemeinde abgeführt. Haben Sie eine solche Gemeinde angelegt, müssen Sie diese 

Eingabefelder ausfüllen. Je nachdem ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein 

Einzelunternehmen oder eine Kapitalgesellschaft handelt, müssen Sie zwischen 

Firmenbuchnummer bzw. Geburtsdatum des Dienstgebers wählen. Diese 

Informationen werden auf der Dienstgeberabgabeerklärung angeführt. 

Neugründung 

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Neugründer von DB, DZ, WB u. UV befreit. 

Um diese Befreiung im Programm zu automatisieren, erfassen Sie in diesen 

Eingabefeldern bitte entsprechende Modelle mit den Zeitraum der Befreiung. Die 

Modelle können in den Dienstnehmerstammdaten im Punkt "Neufög" zugeordnet 

werden. 

Druckereinstellungen 

Der hier von Ihnen ausgewählte Drucker dient als Standarddrucker für den 

„Schnelldruck“ in rza®lohn.easy. Sie haben jedoch später die Möglichkeit immer 

zwischen Schnelldruck, d.h. der Druck wird sofort ohne Rückfrage gestartet, oder 

dem Druckdialog zu wählen. In diesem Fall wird ein Druckfenster mit allen 

verfügbaren Druckern geöffnet. 

Zahlscheindruck 

Hier treffen Sie die Einstellungen zu Ihrem Zahlscheindruck. 

13


GWB/BRU 

Für die Abrechnung von Gewerkschaftsbeiträgen und Betriebsratsumlagen 

definieren Sie hier, ähnlich den Sonderzahlungsberechnungsmodellen oder 

Arbeitszeitmodellen, ein Modell mit einer aussagekräftigen Bezeichnung, welches Sie 

später in den Stammdaten dem Dienstnehmer zuweisen können. Wählen Sie die Art 

des Modelles und hinterlegen Sie ob ein Betrag oder ein Prozentsatz abgerechnet 

werden soll. Diese Einstellungen werden bei der späteren Abrechnung 

berücksichtigt. 

Filialen 

Wenn Sie beim Programmumfang bekannt gegeben haben, dass Sie mit Filialen 

arbeiten wollen, wird die Möglichkeit der Bearbeitung sichtbar. Es können beliebig 

viele Filialen angelegt werden. Pro Dienstnehmer kann eine Filiale hinterlegt werden. 

Sind diese Einstellungen vorgenommen, können die unterschiedlichsten 

Auswertungen wie z.B. Finanzamtabgaben, Gemeindeabgaben oder 

Kostenstellenauswertungen nach Filialen getrennt dargestellt werden. 

Kostenstellen 

Wenn Sie unter Programmumfang bekannt gegeben haben, dass Sie mit 

Kostenstellen arbeiten wollen, wird die Ansicht erweitert und Sie haben die 

Möglichkeit Kostenstellen zu erfassen. Die Kostenstelle mit der Nr. -1 wird vom System 

automatisch angelegt und kann auch nicht korrigiert werden. Sollten Sie die 

Kostenstellenfunktion nicht aktiviert haben, werden auf dieser Kostenstelle sämtliche 

Kosten vorgemerkt. Dadurch ist es möglich, Ihnen eine Kostenübersicht zu 

generieren, ohne dass Sie die Kostenstellen aktiviert haben. Die von Ihnen 

angelegten Kostenstellen können später den einzelnen Dienstnehmern prozentuell 

zugeordnet werden. 

Mitteilungen an alle DN 

Die hier erfassten Texte werden im ausgewählten Zeitraum auf den Abrechnungen 

gedruckt. 

Briefkopf 

Unter diesem Programmpunkt haben Sie die Möglichkeit Briefköpfe Ihres 

Unternehmens zu erfassen. Diese Briefköpfe können später für die Gestaltung von 

Lohnbestätigungen bzw. Dienstzettel herangezogen werden. 

Lohnkonten 

Sie können hier Zusatzeinstellungen für die Ausgabe Ihrer Dienstnehmerlohnkonten 

treffen. 

E-Mail Versand 

Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können Sie hier die nötigen 

Grundeinstellungen für den E-Mail Versand treffen. 

Unter folgendem Link finden Sie ein Video, welches 

Ihnen bei den Einstellungen behilflich ist 


14

Einstellungen 

Lohnarten 

Die Lohnarten bilden neben den Einstellungen und Dienstnehmerstammdaten das 

Herz der Personalverrechnung. Aufgrund der Vielfalt von unterschiedlichsten 

Abrechnungsmöglichkeiten, entwickelt sich eine gewisse Komplexität, welche den 

Umfang und die Definition der Lohnarten betrifft. Damit Sie als Anwender so wenig 

wie möglich mit irgendwelchen Lohnartendefinitionen zu tun haben, wurde ein 

neuer Weg in der Lohnartengestaltung eingeschlagen. 

Wenn Sie eine neue Datenbank anlegen, werden bereits vollautomatisch die 

wichtigsten bzw. meistverwendeten Lohnarten für Sie angelegt. Diese werden in zwei 

unterschiedlichen Farben dargestellt. Alle Lohnarten die blau markiert sind, sind 

sogenannte „fixe“ Lohnarten. Diese Lohnarten können von Ihnen nicht verändert 

bzw. gelöscht werden. Lohnarten die gelb markiert sind, können verwendet, 

verändert oder gelöscht werden. Eine Veränderung oder Löschung einer Lohnart ist 

jedoch nur möglich, solange diese noch nicht in irgendeiner Form verwendet wurde. 

Damit Sie aber auch selbst Lohnarten einfach und ohne großes 

Personalverrechnungswissen anlegen können, wurden diese von uns in Gruppen und 

Typen unterteilt. 

Die Gruppen und Typen schaffen eine übersichtliche Gliederung und Sie als 

Anwender müssen bzw. können nur zwischen diesen auswählen, wenn Sie eine neue 

Lohnart erfassen. Bis auf einige wenige Einstellungen die von Ihnen noch gewählt 

werden müssen, ist nichts weiter erforderlich um mit rza®lohn.easy korrekte 

Abrechnungen durchführen zu können. 

Wenn Sie neue Lohnarten anlegen, oder wenn Sie „Alle Lohnarten“ anzeigen lassen, 

haben Sie die Möglichkeit Lohnarten als „Meine Lohnart(en)“ zu kennzeichnen. 

Damit geben Sie bekannt, welche Lohnarten Sie generell benötigen. 

15


In weiterer Folge bedingt diese Auswahl, dass bei sämtlichen Programmfunktionen 

bei welchen die Lohnarten zur Auswahl stehen, nur mehr jene angezeigt werden, die 

Sie als Ihre gekennzeichnet haben. Somit wird Ihre Lohnverrechnung schlanker und 

übersichtlicher. Wenn Sie eine neue Datenbank eingerichtet haben, so sind noch 

keine Lohnarten als „meine“ gekennzeichnet. Dieser Schritt muss von Ihnen 

durchgeführt werden. Aktivieren Sie zu Beginn wirklich nur jene, die Sie auch wirklich 

benötigen. Sollten später weitere Lohnarten benötig werden, so können diese 

jederzeit nachträglich aktiviert werden. 

Folgelohnarten 

Mit dem erweiterten Modul kann unter „Einstellungen“ – „Einstellungen“ – 

„Programmumfang“ die Abfrage „Sie möchten Folgelohnarten definieren?“ aktiviert 

werden. Dies ermöglicht Ihnen für Lohnarten wie z.B. Urlaubsentgelt einen Prozentsatz 

oder einen Durchschnitt aus anderen Lohnarten ermitteln zu lassen. 

Markieren Sie unter „Einstellungen“ – „Lohnarten“ die gewünschte Lohnart und 

betätigen Sie den Button „Bearbeiten“. Sie können nun zwischen „Durchschnitt“ oder 

„Prozentsatz“ wählen. 

Möchten Sie einen Durchschnitt von diversen Lohnarten errechnen lassen, so 

hinterlegen Sie die Anzahl der Monate und wählen sodann alle Lohnarten, welche in 

die Berechnung mit einfließen sollen. Aktivieren Sie in der Spalte „Regelmäßigkeit“ all 

jene Lohnarten, welche bei der Berechnung nur berücksichtigt werden sollen, wenn 

diese in mindestens der Hälfte der angegebenen Monate vorkommt. 

Möchten Sie die Folgelohnart anhand eines Prozentsatzes ermitteln lassen, 

hinterlegen Sie den gewünschten Prozentsatz und wählen Sie zwischen „Basis KV- 

Bezug“ oder „Basis Lohnart“. 




16

Einstellungen 

Sortierung für Abrechnung 

Im Navigationspunkt „Sortierung für Abrechnung" kann die Anordnung der Lohnarten 

für Abrechnung definiert werden. Hierfür wählen Sie die Lohnart und betätigen 

sodann den entsprechenden Pfeil. Nach Betätigen des Buttons „Speichern" wird 

diese Sortierung für alle künftigen Lohnabrechnungen herangezogen. 

Daten synchronisieren 

Der Menüpunkt „Daten synchronisieren“ ist nur bedienbar, wenn Sie das erweiterte 

Modul erworben haben. Das Menü dient zur Übernahme von Einstellungen wie 

Lohnarten, Arbeitszeitmodellen, SZ-Berechnungsmodellen, Kollektivverträgen, 

GWB/BRU Modellen, Briefköpfen, Kostenstellen, Datenverarbeiterstammdaten und 

Buchungsbelegen von einer in eine beliebig andere Datenbank. 

Einstellungen drucken 

Der Menüpunkt „Einstellungen drucken“ ist nur bedienbar, wenn Sie das erweiterte 

Modul erworben haben. Sie können hier die Einstellungen (Firmentsammdaten) 

drucken oder als PDF ausgeben. 

Kollektivverträge 

Der Menüpunkt „Kollektivverträge" ist nur mit dem erweiterten Modul bedienbar. Hier 

können die von Ihnen erworbenen (siehe Admin - Kollektivverträge bestellen) und in 

den Einstellungen angelegten (siehe Einstellungen - Kollektivverträge) 

Kollektivverträge jederzeit abgerufen werden. 




17

Laufend 

Monat 

Wenn Sie das Programm starten, befinden Sie sich immer im zuletzt bearbeiteten 

Monat. Dieser wird in jedem Multifunktionspunkt, also unter „Laufend“, 

„Monatsabschluss“, und "Jahresabschluss", angezeigt. Der eingestellte Monat wirkt 

sich auf Listen wie Gemeindeabgaben, Finanzamtabgaben usw. aus. Bei Auswahl 

des Programmpunktes „Monat“ kann immer der aktuelle Monat bzw. alle 

davorliegenden Monate, welche bereits gesperrt wurden, (siehe Monatssperre) 

ausgewählt werden. Möchten Sie in den nächsten, noch nicht bedienbaren Monat 

wechseln, so müssen Sie zuerst die Monatssperre bedienen. 

Dienstnehmer 

Stammdaten 

DN Suche 

Sie können den Dienstnehmer mit der Dienstnehmer-Nummer, mit dem Zunamen 

(eventuell auch nur mit Anfangsbuchstaben) oder mit der Versicherungsnummer 

suchen und durch Doppelklick aufrufen. 

Weiters haben Sie die Möglichkeit zwischen folgenden Punkten zu wählen: 

Beachten Sie bitte, dass Sie nach der Auswahl den Button „Aktualisieren“ betätigen 

müssen. 

Wenn Sie bereits Stammdaten eines Dienstnehmers für einen Folgemonat erfasst 

haben, so wird dieser im aktuellen Monat nicht automatisch angezeigt. Sie müssen 

hierfür „letztes DV aller DN“ aktivieren. 

DN anlegen 

Zur Durchführung der Lohnabrechnung muss eine Reihe von Informationen zur 

Verfügung stehen. Diese laufend benötigten Informationen nennen wir 

„Dienstnehmer-Stammdaten“. 

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit beim Erfassen der Stammdaten. Die erste Anlage 

der Stammdaten dauert sicher etwas länger. Hat man diese dann vollständig 

ausgefüllt, geht die Abrechnung sehr schnell. Viele Felder sind sogenannte 

18

Laufend 

Pflichtfelder, d.h. wenn diese nicht ausgefüllt sind, können die Stammdaten auch 

nicht gespeichert werden. 

Um einen neuen Dienstnehmer anzulegen, wählen Sie zunächst in der 

Multifunktionsleiste „Laufend“ den Punkt „Stammdaten“ und wechseln Sie in den 

Navigationspunkt „Neuer DN“. 

Es wird Ihnen die nächst freie DN-Nr. vorgeschlagen, die Sie auch abändern können. 

Sie können bis zu 9999 Dienstnehmer erfassen. 

Nach Eingabe der Grunddaten, wie Name, Adresse und Eintrittsdatum, gelangen Sie 

zu der Maske, in der folgende Baumstruktur angezeigt wird. 

19


Gehen Sie bei der ersten Anlage der Stammdaten bitte alle Punkte der Baumstruktur 

(wie z.B. Angehörige, Lohnsteuer, Gemeinde, Bezug/Lohnarten usw.) der Reihe 

nach durch und erfassen Sie die Stammdaten vollständig. Geben Sie unbedingt die 

Versicherungsnummer, die Krankenkasse und die Beschäftigungsart ein. 

Dort, wo die Baumstruktur ein + anzeigt, können noch mehrere Punkte geöffnet 

werden. So z.B. bei „+SV“ die „Zusätzlichen SV-Daten“ und den Punkt „Altersteilzeit“. 

Bitte füllen Sie auch die zusätzlichen SV-Daten vollständig aus. Beachten Sie, dass das 

Feld „Tätigkeit“ ein Pflichtfeld ist. 

Unter „Bezug/Lohnarten“ werden die Lohnarten angelegt, die regelmäßig zur 

Auszahlung gelangen. Wenn der Betrag immer gleichbleibend ist, kann dieser auch 

im Stamm hinterlegt werden. Alle diese Lohnarten werden dann in die Abrechnung 

übernommen. Hier können selbstverständlich noch Änderungen vorgenommen oder 

andere Lohnarten hinzugefügt werden. 

Zeiten 

Im Punkt „Zeiten“ können Sie den Urlaubsanspruch des Dienstnehmers erfassen sowie 

die Normalstunden definieren. Wenn Zeiten erfasst und in die Abrechnung 

übernommen werden, muss festgelegt werden, welcher Lohnart die Normalstunden 

zuzuordnen sind. Die Urlaubsverwaltung ist entweder in Tagen oder Stunden sowie 

nach Kalenderjahr, Arbeitsjahr, oder sonstigem Beginn möglich. 

ELDA-Meldungen 

Öffnen Sie in der Baumstruktur den Punkt „ELDA-Meldungen“ um 

Versichertenmeldungen wie Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungsmeldungen, 

Arbeits- und Entgeltbestätigungen sowie Anträge auf Zuschuss für Entgeltfortzahlung 

für den Dienstnehmer zu erstellen. Alle Meldungen die Sie vorgemerkt haben, 

werden im Menü ELDA-Meldungen gesammelt und können gemeinsam übermittelt 

werden. (siehe ELDA-Meldungen) 

20

Laufend 

ELDA-Journal 

Im ELDA-Journal sehen Sie alle personenbezogenen ELDA-Meldungen, die entweder 

vorgemerkt oder bereits erstellt (übermittelt) wurden. 

Hier können Sie auch Meldungen anzeigen lassen, stornieren, richtigstellen oder 

löschen. 

Bitte beachten Sie, dass eine Richtigstellung nur bei An- bzw. Abmeldungen wegen 

eines falschen An- bzw. Abmeldedatums möglich ist. Ansonsten erstellen Sie eine 

Stornomeldung und anschließend eine korrekte Versichertenmeldung. 

DN löschen 

Sie können einen Dienstnehmer nur löschen, solange keine Abrechnung vorhanden 

ist. 

Öffnen Sie den Dienstnehmer in den Stammdaten und betätigen Sie den Button 

„Löschen“. 

Stammdaten drucken 

Öffnen Sie in der Multifunktionsleiste „Laufend“ den Punkt „Stammdaten“ und 

wechseln Sie in den Navigationspunkt „Stammdaten Ausdruck“. 

21


Hier können Sie die gewünschten Dienstnehmer auswählen und deren Stammdaten 

drucken oder durch Betätigen des Buttons „Anzeigen“ in die Seitenansicht wechseln. 

Anzeige Lohnkonto 

Wenn Sie den gewünschten Dienstnehmer in den Stammdaten aufgerufen haben, 

können Sie im Navigationspunkt „Lohnkonto“ das Lohnkonto dieses Dienstnehmers 

aufrufen. 

Anzeige Abrechnungen (Abrechnungen löschen) 

Wenn Sie den betreffenden DN in den Stammdaten aufgerufen haben, können Sie 

im Navigationspunkt „Abrechnungen anzeigen/löschen“ alle Abrechnungen von 

diesem Dienstnehmer für das entsprechende Dienstverhältnis anzeigen lassen. 

Mit Doppelklick auf die entsprechende Zeile, können Sie die Abrechnung bzw. die 

Rollung nochmals aufrufen. 

Ist das Abrechnungsmonat noch nicht gesperrt, so können Sie hier auch 

Abrechnungen und Rollungen löschen. (Siehe auch Rollungen - Rollungsreihe 

löschen) 

22

Laufend 

Zeitenauswertung 

Im Navigationspunkt „Zeitenauswertung“ können die erfassten Zeiten des 

Dienstnehmers in übersichtlicher Form wiedergegeben werden. 

Sie haben die Wahl zwischen dem Journal, den Arbeitszeiten, dem Urlaub, der 

Krankheit, dem Zeitausgleich und den sonstigen Lohnarten. Haben Sie in den 

„Einstellungen“ im „Programmumfang“ festgelegt, dass Sie nur Urlaub und Krankheit 

verwalten, so stehen Ihnen bei der Zeitenauswertung nur das Journal für Urlaub und 

Krankheit zur Verfügung. 

Die Auswertungen erfolgen grundsätzlich über den Jahreszeitraum. Die Auswahl 

eines anderen Zeitraums, auch jahresüberschreitend, ist jedoch möglich. Eine 

Ausnahme stellt die Urlaubsverwaltung dar, hier können Sie zwischen allen 

Aufzeichnungen und dem aktuellen Urlaubsjahr wählen. 

Jede Auswertung kann sowohl gedruckt als auch in eine Datei ausgegeben werden. 

Kollektivvertrag 

Wurden mit dem erweiterten Modul Kollektivverträge bestellt (siehe Admin - 

Kollektivverträge bestellen) und diese in den Einstellungen angelegt (siehe 

Einstellungen - Kollektivverträge), so können Sie in den Stammdaten den jeweiligen 

Kollektivvertrag sowie die zutreffende Lohngruppe auswählen. Aktivieren Sie die 

Abfrage „Beim Monatswechsel soll auf eventuelle Vorrückungen innerhalb der 

Lohngruppe bzw. allgemeine Lohnerhöhungen im nächsten Monat geprüft werden", 

um bei der Monatssperre einen Hinweis bezüglich kollektivvertraglicher 

Lohnerhöhungen zu erhalten. Wenn zusätzlich das Datum der 1. Vorrückung 

hinterlegt wurde, erhalten Sie außerdem einen Hinweis wenn sich für den 

Dienstnehmer innerhalb der Lohngruppe die Vorrückungsstufe ändert. 

Über den Navigationspunkt „Kollektivvertrag" ist der beim Dienstnehmer zugeordnete 

Kollektivvertrag ersichtlich. 

Abrechnung 

Unter folgendem Link finden Sie ein Video zur 

Abrechnung von Sonderzahlungen: 

http://www.rzasoftware.at/Sonderzahlungen.php 

23


Abrechnung erstellen 

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste „Laufend“ den Punkt „Abrechnen“. Im ersten 

Schritt haben Sie die Möglichkeit links in der Navigationsleiste die Dienstnehmer- 

Suche einzuschränken. Im Arbeitsbereich werden Ihnen in tabellarischer Form die zur 

Abrechnung möglichen Dienstnehmer angezeigt. Hier erhalten Sie neben den 

Dienstnehmerdaten auch Informationen, ob bereits Abrechnungen bzw. 

Aufrollungen durchgeführt wurden. 

Im rechten Bereich können Sie nach Auswahl eines Dienstnehmers eine Abrechnung 

durch Betätigen des Buttons „Abrechnen“ durchführen. Wählen Sie die Checkbox 

„Nur SZ“, so können Sie eine separate Abrechnung nur für die Sonderzahlungen 

durchführen. Dies ist jedoch nur vor der laufenden Abrechnung möglich. 

Haben Sie einen Dienstnehmer ausgewählt, so gelangen Sie zu dem 

Navigationspunkt „Lohnarten“. Hier erhalten Sie in übersichtlicher, tabellarischer 

Darstellung alle Lohnarten angezeigt, die zuvor von Ihnen in den Stammdaten erfasst 

wurden. Damit weitere Lohnarten auf einfache Weise hinzugefügt werden können, 

wurde eine Baumstruktur eingefügt. 

24

Laufend 

Durch Auswahl eines Punktes in der Baumstruktur, welcher gleichzeitig die Gruppen 

der Lohnart darstellt, wechselt die tabellarische Darstellung und es werden nur mehr 

jene Lohnarten angezeigt, die zu dieser Gruppe gehören und als Ihre Lohnarten 

gekennzeichnet sind (siehe Lohnarten). 

Möchten Sie alle Lohnarten, die bei dieser Abrechnung hinterlegt sind angezeigt 

bekommen, so wählen Sie einfachen den Punkt „Gesamt“. 

Die Ansicht der Lohnarten wird zweifärbig dargestellt. Entweder gelb oder weiß. Für 

Sie als Anwender bedeutet dies, dass Sie alle Felder die weiß dargestellt werden, 

bearbeiten können. Die mögliche Bearbeitung ist abhängig vom ausgewählten 

Lohnartentyp, der in jeder Lohnart enthalten ist. Sollten Bezeichnungen weiß 

dargestellt werden, so können Sie durch Klicken auf die Bezeichnung und den 

danach aufscheinenden Pfeil weitere Abrechnungsinformationen zu dieser Lohnart 

erfassen. Diese Technik wurde von uns dann gewählt, wenn die Spalten „Anzahl“, 

„Einheit“, „Satz“ und „Betrag“ nicht mehr ausreichend sind, wie zum Beispiel bei der 

Urlaubsersatzleistung. 

25


Wenn Sie alle Lohnarten erfasst haben, die Sie zur Abrechnung bringen wollen, 

wählen Sie den Navigationspunkt „Abrechnung“. Es wird Ihnen sofort eine 

Druckvorschau der durchgeführten Dienstnehmerabrechnung angezeigt. 

Diese können Sie nun „Speichern“ oder „Drucken/Speichern“. Sollten Sie die 

Funktionalität des Monatsabschluss Assistenten (siehe Monatsabschluss Assistent) 

nutzen wollen, so empfehlen wir die Abrechnungen nur zu Speichern um diese dann 

gemeinsam mit sämtlichen Auswertungen und Listen auf einmal zu drucken. 

26

Laufend 

Mit der Auswahl „weitere Vorgehensweisen“, haben Sie die Möglichkeit, sofort 

weitere Aktivitäten wie zum Beispiel den automatischen Aufruf des nächsten 

Dienstnehmers anzustoßen. Damit wird Ihnen ein lästiger Arbeitsschritt abgenommen 

und Sie sparen wieder etwas mehr Zeit durch die Verwendung unserer 

rza®lohn.easy. 

Abrechnung wiederholen/überschreiben 

Wenn Sie eine Abrechnung durchgeführt haben und Sie befinden sich in einem noch 

nicht gesperrten Monat, so haben Sie die Möglichkeit diese Abrechnung nochmals 

zu verändern. Wählen Sie einen Dienstnehmer aus, den Sie bereits abgerechnet 

haben, wird Sie die Software darauf aufmerksam machen und die Möglichkeit des 

Wiederholens bzw. des Überschreibens anbieten. 

Beim Wiederholen wird die zuvor erstellte Abrechnung 1:1 eingelesen und zur 

Bearbeitung angezeigt. D.h. sämtliche erfasste Lohnarten werden angezeigt und die 

Abrechnungsparameter (Stammdaten) entsprechen jenen der ursprünglichen 

Abrechnung. 

Beim Überschreiben wird die zuvor erstellte Abrechnung gelöscht und die 

Abrechnungsparameter (Stammdaten) werden aus den aktuell vorhandenen 

Stammdaten neu eingelesen. Allfällig geänderte Werte bei den Lohnarten müssen 

wieder erfasst werden. 

27


Für die Praxis: Haben Sie sich nur bei Beträgen der Lohnarten geirrt, können Sie 

problemlos „Wiederholen" wählen. Hatten Sie aber vergessen vor der Abrechnung 

Änderungen in den Stammdaten durchzuführen, so müssen Sie „Überschreiben" 

wählen, damit diese wirksam werden. 

Abrechnung löschen 

Siehe DN-Stammdaten - Abrechnungen anzeigen/löschen 

Automatisches Abrechnen 

Im erweiterten Modul steht in den Dienstnehmerstammdaten im Punkt 

„Bezug/Lohnarten" die Abfrage „Dienstnehmer automatisch abrechnen" zur 

Verfügung. Wurde diese Abfrage aktiviert, können Sie im Menü „Laufend" - 

„Abrechnungen" den Button „Automatisch Abrechnen" betätigen und somit alle 

gewünschten Abrechnungen mittels einem einzigen Mausklick speichern lassen. 

Für die Abrechnungen relevante Fehlermeldungen bzw. Hinweise und Informationen, 

wird eine separate Tabelle ausgeworfen welche auch gedruckt oder exportiert 

werden kann. 

Die automatische Abrechnung kann auch mit dem Monatsabschlussassistenten 

durchgeführt werden. 

Weitere Informationen zur automatischen Abrechnung 

finden Sie unter folgendem Link: 

http://www.rzasoftware.at/autoAbrechnen.php 



Rollungen 

Mit Hilfe von Rollungen können Abrechnungen von bereits abgeschlossen Monaten 

verändert werden. Die daraus entstandenen Differenzbeträge werden 

vollautomatisch im aktuellen Abrechnungsmonat berücksichtigt. 

Unter folgendem Link finden Sie ein Video zum Thema 

Monatssperre/Aufrollung: 

http://www.rzasoftware.at/MonatAufr.php 

28

Laufend 

Rollungsreihe beginnen 

Veränderungen von Abrechnungen aus Vormonaten müssen immer vor der 

aktuellen Abrechnung im eingestellten Monat erfolgen. Pro Dienstnehmer und 

eingestellten Monat ist nur eine Rollungsreihe möglich, mit welcher jedoch mehrere 

Monate verändert werden können. 

Um eine Rollung zu starten wählen Sie bitte den Button „Rollungsreihe beginnen“. 

Sie erhalten nun in Form einer tabellarischen Darstellung, eine zeitliche Übersicht des 

eingestellten Abrechnungsjahres. Diese gliedert sich in Dienstverhältnisse und 

Abrechnungsmonate die vor dem aktuellen Monat liegen und somit veränderbar 

sind. 

Sie müssen nun eine Auswahl treffen, mit der Sie den Zeitpunkt (Monat) bekannt 

geben mit welchem die Rollungsreihe beginnen soll. Je nachdem ob in diesem 

Monat bereits eine Abrechnung vorhanden ist oder nicht, wählen Sie bitte den 

Button „Abrechnung“ oder „Abrechnung einfügen“. 

29


Danach erhalten Sie eine weitere Ansicht, in der Sie zur bereits durchgeführten 

Auswahl weitere Abrechnungen bekanntgeben können, die ebenfalls im Zuge dieser 

Rollungsreihe verändert werden sollen. Sind Monate ohne Abrechnungen 

vorhanden, so können Sie „Abr. einfügen“ auswählen. Weiters erhalten Sie die 

Information welche Abrechnungen automatisch gerollt werden. Dies ist dann der 

Fall, wenn diese Abrechnung(en) mit Sonderzahlungen in Verbindung stehen. 

Wenn Sie den Navigationspunkt „Lohnarten“ wählen, so befinden Sie sich in der 

gewohnten Erfassung der abrechenbaren Lohnarten. Hierbei handelt es sich um jene 

Lohnarten die zum damaligen Zeitpunkt abgerechnet wurden. Führen Sie hier 

Änderungen der abzurechnenden Beträge durch. 

Bearbeiten Sie eine Rollung, so ist dies durch die färbige Darstellung der 

Informationszeile zu erkennen. 

30

Laufend 

Neben den Lohnarten können bei Rollungen auch die Abrechnungsparameter 

verändert werden. Wählen Sie den Navigationspunkt „Abrechnungsparameter“, so 

werden jene Einstellungen angezeigt, welche zu der ursprünglichen Abrechnung 

geführt haben. 

Eine weitere Besonderheit ist die Funktion „weitere Vorgehensweisen“. Enthält die 

bearbeitete Rollungsreihe mehr als eine Abrechnung, so wird die Funktion „weitere 

Vorgehensweisen“ automatisch mit „nächste Abr. in Rollungsreihe“ vorgeschlagen, 

damit Sie schnellstmöglich die Rollungsreihe durcharbeiten können. 

Die weiteren Schritte entsprechen der gewohnten Arbeitsweise der Abrechnung. Das 

heißt, Sie erhalten für jede korrigierte Abrechnung einen neuen Abrechnungsdruck. 

Wenn Sie nach der Rollungsreihe die Abrechnung für den aktuellen Monat 

durchführen, erscheint auf dieser Abrechnung zusätzlich eine Information über die 

Differenzen der Zahlbeträge aus den Rollungen. 

31


Wie bereits zu Beginn beschrieben werden die Differenzen, die sich aufgrund der 

Rollungen ergeben, im aktuellen Monat bei den unterschiedlichen Auswertungen 

automatisch berücksichtigt. 

Rollung korrigieren 

Sollte Ihnen bei einer Rollung ein Fehler unterlaufen sein, so können Sie, solange im 

aktuellen Monat für diesen Dienstnehmer noch keine Abrechnung existiert, diese 

Rollung korrigieren. Wählen Sie hierzu den Button „Rollung korrigieren“. 

Sie erhalten eine Übersicht aller verfügbaren Abrechnungen in der vorhandenen 

Rollungsreihe. Wählen Sie eine Abrechnung in der Tabelle aus und klicken Sie auf 

den Button „Korrigieren“. 

32

Laufend 

Die Abrechnung wird aufgerufen und Sie können, wie zuvor bei den Rollungen 

beschrieben, weiter vorgehen. 

Rollungsreihe löschen 

Sollten Sie eine Rollungsreihe löschen wollen, so wechseln Sie in den 

Dienstnehmerstammdaten zu dem Navigationspunkt „Abrechnungen 

anzeigen/löschen“. Da eine Zusammengehörigkeit zwischen allen durchgeführten 

Abrechnungen einer Rollungsreihe besteht, können diese nur kollektiv gelöscht 

werden. Dies ermöglichen Sie indem Sie einfach die zeitlich letzte Abrechnung der 

Rollungsreihe auswählen und den Button „Löschen“ betätigen. 

33


In diesem Beispiel wird automatisch durch das Löschen der Rollung im Monat Juni, 

die Rollung im Monat Mai ebenfalls gelöscht, da sich diese in derselben Rollungsreihe 

befunden hat. 

Lohnkonten 

In der Multifunktionsleiste „Laufend“ finden Sie im Punkt „Lohnkonten“ die 

Lohnkonten aller im eingestellten Jahr beschäftigten Dienstnehmer, für welche 

Abrechnungen vorhanden sind. 

DN Auswahl 

Wenn Sie im Navigationspunkt „DN Auswahl“ auf einen Dienstnehmer doppelklicken, 

so öffnet sich das betreffende Lohnkonto und Sie gelangen automatisch in den 

Navigationspunkt „Drucken / Daten ausgeben". 

Möchten Sie die Lohnkonten für mehrere oder alle Dienstnehmer drucken bzw. 

exportieren, so aktivieren Sie in der Spalte „Ausgeben“ die gewünschten Zeilen und 

wechseln anschließend in den Navigationspunkt „Drucken / Daten ausgeben“. 

Gibt es im eingestellten Jahr Dienstnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen, so 

können Sie diese Dienstverhältnisse zusammenfassen – alle Dienstverhältnisse werden 

sodann in einem Lohnkonto dargestellt. 

Drucken / Daten ausgeben 

Hier können Sie die zuvor ausgewählten Lohnkonten drucken bzw. exportieren. 

Außerdem können Sie entscheiden, welchen Zeitraum Sie auswerten möchten und 

wie die Abrechnungen angezeigt bzw. die Werte dargestellt werden sollen. 

Ausgabe für den Betriebsprüfer 

Möchten Sie die Lohnkonten für den Betriebsprüfer ausgeben, so wählen Sie im 

Navigationspunkt „DN Auswahl“ den Button „Alle auswählen“. Danach klicken Sie im 

Navigationspunkt „Drucken / Daten ausgeben“ auf den Button „Exportieren“, 

vergeben einen Dateinamen und wählen den Dateityp „TXT-Datei“. Bitte beachten 

Sie, dass die Ausgabe in eine Textdatei nur mit der Abrechnungs-Anzeige 

„Letztstand“ möglich ist. Auch ist es sicherlich ausreichend, in die Datei nur die 

tatsächlich abgerechneten Werte aufzunehmen. 

34

Laufend 

Listen 

Die Dienstnehmer-Listen spiegeln sämtliche, bei den einzelnen Dienstnehmern in 

deren Stammdaten hinterlegten Daten wider. Welche Dienstnehmer in der Liste 

enthalten sein sollen, kann durch Einstellungen unter „DN-Auswahl“ eingeschränkt 

werden. Unter „Standard“ können alle Daten, die nur einmal pro Dienstnehmer 

vorkommen können, ausgewertet werden. 

Außerdem können hier verschiedene Listen definiert werden. Die Liste „Standard“ ist 

automatisch vorhanden, kann jedoch bearbeitet werden. Soll die Auflistung einmalig 

anders aufgebaut sein, so kann dies direkt in der Tabelle mit den einzelnen Feldern, 

die entsprechend den DN-Stammdaten gruppiert sind, passieren. Solche 

Änderungen werden nicht gespeichert. 

Über den Button „Listen bearbeiten“ kommt man zum Bearbeiten bzw. Hinzufügen 

von Listen. Die möglichen Punkte werden ebenfalls strukturiert angezeigt. 

Daten, die mehrfach vorkommen können, werden in den separaten Listen 

„Lohnarten“, „Gemeinden“, „Kostenstellen“, „Angehörige“, „Urlaubsansprüche“ und 

„Dienstverhältnisse“ dargestellt. 

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Übersicht Abrechnungen/Rollungen 

DN Suche 

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste „Laufend“ den Punkt „Übersicht 

Abrechnungen/Rollungen“ aus, so wird Ihnen in der Navigationsleiste die „DN 

Suche“ und die Auswahl „Rollungen nach Monate“ angezeigt. 

Markieren Sie einen bestimmten Dienstnehmer, so werden durch Doppelklick bzw. 

durch Klick auf den Button, „Abr./Rollungen anzeigen“ sämtliche Abrechnungen und 

Rollungen des jeweiligen Jahres, die bei diesem Dienstnehmer durchgeführt wurden, 

übersichtlich angezeigt. Sie können genau erkennen, in welchem Monat die Rollung 

stattgefunden hat und zusätzlich wird immer die aktuelle Abrechnung des Monats 

mit einem Häkchen gekennzeichnet. 

Durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile bzw. Klick auf den Button „Anzeigen“ 

ist es möglich die markierte Abrechnung aufzurufen und wenn nötig auch neuerlich 

auszudrucken. 

Rollungen nach Monaten 

Hier erhalten Sie eine Darstellung gereiht nach Monaten. Es werden Ihnen sämtliche 

Dienstnehmer und Abrechnungen, die in diesem Monat gerollt wurden, angezeigt. 

Auch hier können Sie durch Doppelklick bzw. Klick auf den Button „Anzeigen“ die 

markierte Abrechnung aufrufen und neuerlich drucken. 

SV-Gruppen Wechsel 

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Laufend 

Kommt es bei einem Dienstnehmer anhand des Alters zu einem Wechsel in der 

Sozialversicherungsgruppe, so wird der jeweilige Dienstnehmer in der 

Multifunktionsleiste „Laufend“ im Punkt „SV-Gruppen Wechsel“ angezeigt. Sie müssen 

anschließend in den DN-Stammdaten eine Änderungsmeldung erstellen und diese 

mittels ELDA übermitteln. 

Netto- Bruttoberechnung 

Wird ein Nettobezug mit einem Dienstnehmer vereinbart, so kann rza®lohn.easy den 

Monatsbezug ermitteln. In der Multifunktionsleiste „Laufend" - „Netto- 

Bruttoberechnung" hinterlegen Sie die Daten des Dienstnehmers und betätigen dann 

den Navigationspunkt "Berechnung". Die Abrechnung kann sodann gedruckt oder 

als PDF ausgegeben werden. 

Informationen bei Abrechnung 

In den Dienstnehmerstammdaten können im Punkt „Notizen/Mitteilungen" 

Informationen für einen Dienstnehmer hinterlegt werden. Diese Informationen 

scheinen nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch beim Monatswechsel auf. 

Zusätzlich kann eine Liste der hinterlegten Mitteilungen unter „Laufend" - 

„Informationen bei Abrechnungen" aufgerufen und gedruckt/exportiert werden. 

Für den Dienstnehmer 

Lohnzettel (L16) 

In der Multifunktionsleiste „Laufend“ finden Sie im Punkt „Lohnzettel (L16)“ das 

Formular L16 aller im eingestellten Jahr beschäftigten Dienstnehmer, für die es 

lohnzettelrelevante Daten gibt. 

Möchten Sie den Lohnzettel eines einzelnen Dienstnehmers am Bildschirm darstellen, 

so markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken anschließend auf den Button 

„Anzeigen“. Das Formular kann auch durch Doppelklick auf den gewünschten 

Dienstnehmer geöffnet werden. 

Möchten Sie die Lohnzettel für mehrere oder alle Dienstnehmer drucken bzw. als PDF 

ausgeben, so aktivieren Sie in der Spalte „Ausgeben“ die gewünschten Zeilen und 

betätigen anschließend den Button „Drucken“ bzw. „Exportieren“. 

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Lohnbestätigung/Dienstzettel 

In der Multifunktionsleiste „Laufend“ finden Sie die Punkte Lohnbestätigung und 

Dienstzettel. Die Lohnbestätigung ist nach dem gleichen Prinzip aufgebaut wie der 

Dienstzettel. Wenn Sie den Programmpunkt öffnen, finden Sie die DN-Suche in der Sie 

Ihren gewünschten Dienstnehmer aufrufen können. Bevor Sie aber einen 

Dienstnehmer aufrufen, sollten Sie im Navigationspunkt „Einstellungen“ Ihre Modelle 

definieren (Standardmodelle sind angelegt). Sie sehen hier bereits eine 

Seitenvorschau, wie Ihr Dokument aussehen wird. Wenn Sie auf den Button „Modell 

bearbeiten“ klicken, können Sie Modelle hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Wenn 

Sie ein Modell bearbeiten oder hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre 

Lohnbestätigung bzw. den Dienstzettel nach Ihren Wünschen zu definieren. Sie 

können einen Text oder Grafiken einfügen und die angelegten Platzhalter (Tags, z.B. 

) in das Textfeld ziehen. Wenn Sie später eine 

Lohnbestätigung/Dienstzettel für einen Dienstnehmer erstellen, wird der Platzhalter 

durch den Vornamen des gewählten Dienstnehmers ersetzt. Für Ihr 

Modell können Sie auch einen Briefkopf auswählen. Diese können in den 

Einstellungen angelegt werden. Wenn Ihr(e) Modell(e) fertig sind, wählen Sie einen 

Dienstnehmer, kontrollieren nochmals die Textfelder und klicken auf „Zeige 

Vorschau“. Schon können Sie Ihre Lohnbestätigung oder Ihren Dienstzettel drucken. 

Arbeitsbescheinigung 

In der Multifunktionsleiste "Laufend" finden Sie das Menü "Arbeitsbescheinigung". 

Wenn Sie den Programmpunkt öffnen, gelangen Sie zu einer Übersicht in der Sie den 

gewünschten Dienstnehmer mittels Doppelklick aufrufen können. Haben Sie alle 

Einstellungen vorgenommen, so betätigen Sie den Button "Zeige Vorschau" um die 

Arbeitsbescheinigung zu drucken. 

Zeiten 

Zeitenerfassung 

Möchten Sie Zeiten erfassen, so aktivieren Sie zunächst in der Multifunktionsleiste 

„Einstellungen“, Punkt „Einstellungen“ im „Programmumfang“ die Checkbox „Sie 

möchten Zeiten erfassen?“. Wenn Sie nur Urlaub und/oder Krankenstand verwalten 

wollen, so aktivieren Sie bitte die darunterliegende Abfrage ebenfalls – die Anzeige 

in der Zeitenerfassung ist dann nicht so umfangreich und nur auf die für die Urlaubsund 

Krankenstandsverwaltung benötigten Lohnarten beschränkt. 

Möchten Sie die Zeitenerfassung in vollen Umfang nutzen, so ist es notwendig, den 

Dienstnehmern in den „Stammdaten“ im Punkt „Zeiten“ Normalstunden zuzuweisen 

(siehe Stammdaten). Dies ist erforderlich, damit wir bei Übernahme der Zeiten in die 

38

Laufend 

Abrechnung feststellen können, welcher Lohnart die erfassten Normalstunden 

zuzuordnen sind. Verwalten Sie nur Urlaub bzw. Krankenstand, so ist die Definition der 

Normalstunden nicht zwingend durchzuführen. 

Gehen Sie nun in der Multifunktionsleiste „Laufend“ zum Punkt „Erfassung“ und rufen 

Sie den gewünschten Dienstnehmer durch Doppelklick auf. Wählen Sie aus, für 

welchen Monat Sie Zeiten erfassen möchten, geben Sie den Zeitraum an und 

wählen Sie die betreffende Lohnart aus. Es werden nur die für die Zeitenerfassung 

relevanten Lohnarten angezeigt – vorausgesetzt, Sie haben diese in der 

Multifunktionsleiste „Einstellungen“ im Punkt „Lohnarten“ als „Meine Lohnarten“ 

definiert (siehe Lohnarten). 

Nun geben Sie die Anzahl ein und entscheiden außerdem, ob der Eintrag in die 

Abrechnung übernommen werden soll. Bevor Sie Ihre Eingabe über den Button 

„Speichern“ bestätigen, können Sie noch auswählen, ob Sie den Zeitraum für die 

nächste Eingabe beibehalten oder einen neuen Zeitraum eingeben möchten. 

Die im ausgewählten Monat erfassten Zeiten werden in Tabellenform dargestellt und 

können sowohl bearbeitet als auch gelöscht werden. 

Über den Button „Nächster DN“ gelangen Sie zum nächsten Dienstnehmer, ohne 

diesen über die DN-Suche aufrufen zu müssen. 

Zeitausgleich 

Bitte beachten Sie, dass eingearbeitete Stunden mit einem Minuswert und 

verbrauchte Zeitausgleichsstunden mit einem positiven Wert zu erfassen sind. 

Übernahme in die Abrechnung 

Handelt es sich um einen Dienstnehmer, bei dem in den Stammdaten ein 

Monatsbezug hinterlegt ist, so werden Zeiten betreffend Urlaub, Krankheit, Unfall, 

Zeitausgleich und Arzt/Behörden nicht in die Abrechnung übernommen, auch wenn 

beim Zeiteneintrag die entsprechende Abfrage aktiviert ist. 

Minuswerte können generell nicht in die Abrechnung übernommen werden. 

39


Zeitenauswertung 

In der Multifunktionsleiste „Laufend“ können Sie im Punkt „Auswertung“ die 

Zeitenauswertung für alle Dienstnehmer aufrufen. 

Abhängig davon, für welche Variante Sie sich bei den „Einstellungen“ im 

„Programmumfang“ entschieden haben, haben Sie entweder die Wahl zwischen 

Journal, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich und Sonstige Lohnarten oder 

nur Journal, Urlaub und Krankheit. 

Die Auswertungen erfolgen grundsätzlich über den Jahreszeitraum, die Auswahl 

eines anderen Zeitraums, auch jahresüberschreitend, ist jedoch möglich. Lediglich 

die Urlaubsauswertung ist auf das aktuelle Urlaubsjahr beschränkt. 

Jede Auswertung kann sowohl gedruckt als auch in eine Datei ausgegeben werden. 

Journal 

Das Journal dient der Wiedergabe aller erfassten Zeiten im ausgewählten Zeitraum, 

wobei sämtliche Einträge einzeln angeführt werden. 

Arbeitszeiten 

Hier werden die im ausgewählten Zeitraum erfassten Normal-, Mehrarbeits- und 

Überstunden ausgewiesen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit gibt es pro 

Dienstnehmer und Monat nur eine Zeile, in welcher die einzelnen Einträge des 

jeweiligen Monats summiert werden. 

Urlaub 

Diese Auswertung enthält die Daten des aktuellen Urlaubsjahres, welches wiederum 

vom eingestellten Monat abhängig ist. Angeführt werden der Anspruch des 

aktuellen Urlaubsjahres, das Datum, mit welchem dieser Anspruch entsteht, der 

Vortrag (= Resturlaub aus vorangegangenen Urlaubsjahren), der Verbrauch 

innerhalb des aktuellen Urlaubsjahres sowie der sich ergebende Resturlaub. 

Die Angabe der Einheit (Tage oder Stunden) ist davon abhängig, welche Auswahl 

Sie bei der Eingabe des Urlaubsanspruches in den Stammdaten getroffen haben. 

40

Laufend 

Krankheit 

In dieser Tabelle werden die erfassten Zeiten hinsichtlich Krankheit, Unfall, 

Arzt/Behörden und Teilentgelt ausgewiesen. Auch hier wird pro Dienstnehmer 

anstelle der einzelnen Eintragungen nur eine Summe je Monat angeführt, um die 

Auswertung übersichtlicher zu gestalten. Eine Anspruchsverwaltung ist in diesem 

Bereich nicht vorgesehen. 

Zeitausgleich 

Hier sind die eingearbeiteten und verbrauchten Zeitausgleichsstunden sowie der sich 

daraus ergebende Rest ersichtlich. Der Vortrag beinhaltet den Stand des 

Zeitguthabens vor Beginn des ausgewählten Zeitraums. 

Sonstige Lohnarten 

In dieser Auswertung finden Sie sämtliche Lohnarten, die außer im Journal noch in 

keiner anderen Auswertung Eingang gefunden haben – wie z.B. Zulagen oder 

Reisespesen. Auch hier erfolgt die Darstellung pro Dienstnehmer und Monat, die 

einzelnen Einträge werden also monatsweise zusammengefasst. 

Detaillierte Auswertungen für einen einzelnen Dienstnehmer erhalten Sie über die 

Stammdaten des jeweiligen Dienstnehmers im Navigationspunkt „Zeitenauswertung“ 

(siehe Stammdaten). 

Import 

Möchten Sie Zeiten aus einem Fremdprogramm in die rza®lohn.easy importieren, so 

wählen Sie in der Multifunktionsleiste „Laufend“ den Punkt „Import“. Voraussetzung 

dafür ist, dass Sie in der Multifunktionsleiste „Einstellungen“, Punkt „Einstellungen“ im 

„Programmumfang“ die Checkbox „Sie möchten Zeiten erfassen?“ aktiviert haben. 

Vor der erstmaligen Übernahme definieren Sie zunächst im Navigationspunkt 

„Einstellungen“ Ihre Schnittstellenzuordnung, dh. Sie geben bekannt, wo sich in Ihrer 

Datei die einzelnen Angaben befinden bzw. unter welcher Nummer die einzelnen 

Lohnarten in der Datei zu finden sind. 

Ihre Schnittstellendatei muss folgende Felder enthalten: Dienstnehmer-Nummer, von 

Tag, bis Tag, Lohnart-Nummer und Menge. Die Datei kann auch weitere Angaben 

enthalten, die jedoch von rza®lohn.easy ignoriert werden. Bitte beachten Sie, dass 

wir zur Übernahme eine Textdatei benötigen. 

Die Daten in der Schnittstellendatei müssen durch Tabulator, Beistrich oder 

Strichpunkt getrennt sein (keine feste Datensatzlänge) und jeder Datensatz 

(bestehend aus Dienstnehmer-Nummer, von Tag, bis Tag, Lohnart-Nummer und 

Menge) muss sich in einer eigenen Zeile befinden. 

Enthält die Schnittstellendatei im ersten Datensatz Informationen über den Inhalt der 

Schnittstelle, so aktivieren Sie bitte die Abfrage „1. Datenzeile ist Infozeile“. 

Werden die Mengen mit 100 multipliziert übergeben, so aktivieren Sie die Abfrage 

„Menge ohne Kommazeichen (durch 100 dividieren)“. 

41


Bitte vergessen Sie nicht, die Einstellungen nach erfolgter Zuordnung speichern zu 

lassen. 

Anschließend wählen Sie im Navigationspunkt „Zeitenübernahme“ jenes Monat aus, 

in welches Sie die Zeiten übernehmen möchten, suchen Ihre Importdatei und lassen 

die „Datei lesen“. Das Ergebnis wird in der darunter befindlichen Tabelle angezeigt. 

Durch Klick auf den Button „Übernehmen“ werden die in der Tabelle angezeigten 

Zeiten übernommen und bei den jeweiligen Dienstnehmern gespeichert. Werden 

fehlerhafte Zeilen vorgefunden, so haben Sie die Möglichkeit, diese Zeilen beim 

Import zu ignorieren und nur die fehlerfreien Zeilen zu übernehmen. 

Nach erfolgreicher Übernahme können Sie die übernommenen Zeiten in der 

Multifunktionsleiste „Laufend“ im Punkt „Erfassung“ einsehen und gegebenenfalls 

bearbeiten, indem Sie den gewünschten Dienstnehmer durch Doppelklick aufrufen. 

Schwerarbeitszeit 

Um Schwerarbeitszeiten zu erfassen, aktivieren Sie zunächst in der Multifunktionsleiste 

„Einstellungen“, Punkt „Einstellungen“ im „Programmumfang“ die Checkbox „Sie 

möchten Schwerarbeitszeiträume erfassen?“. 

Nun können Sie über die Multifunktionsleiste „Laufend“, Punkt „Erfassen“ den 

gewünschten Dienstnehmer durch Doppelklick aufrufen. Betätigen Sie den Button 

„Hinzufügen“ und geben Sie den gewünschten Zeitraum, die Art der Schwerarbeit 

und die Krankenkasse an. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“. 

Die erfassten Schwerarbeitszeiträume können sowohl bearbeitet als auch gelöscht 

werden. Sie können die Tabelle außerdem drucken oder in eine Datei exportieren. 

Möchten Sie einen weiteren Dienstnehmer aufrufen, klicken Sie in der 

Navigationsleiste auf den Punkt „DN Suche“ und wählen sodann den nächsten 

Dienstnehmer mit Doppelklick aus. 

Die Schwerarbeitsmeldungen können über die Multifunktionsleiste „Jahresabschluss“, 

Punkt „Meldungen für DN“ erstellt werden. 



ELDA-Meldungen: 

http://www.rzasoftware.at/ELDA.php 

42

Laufend 

Vorgemerkte Meldungen 

In den Multifunktionsleisten „Laufend“, „Monatsabschluss“ und „Jahresabschluss“ 

finden Sie jeweils den Punkt „ELDA-Meldungen“. Hier werden Ihre vorgemerkten 

Meldungen angezeigt und können erstellt/gesendet, angezeigt, gedruckt oder 

gelöscht werden. Wurde in den Einstellungen der automatische ELDA-Versand 

aktiviert, so werden die ausgewählten Meldungen mittels Betätigung des „Erstellen 

und Senden"-Buttons unmittelbar an ELDA gesendet. Verwenden Sie ELDA-Online, so 

können Sie durch Klick auf den „Erstellen"-Button die Datei im angegebenen 

Verzeichnis speichern. 

Durch den Button „Anzeigen“ können Sie den Inhalt einer Meldung anzeigen und 

drucken bzw. als PDF ausgeben. Sollten Sie irrtümlich eine Meldung vorgemerkt, und 

diese noch nicht erstellt bzw. gesendet haben, so können Sie diese über den 

„Löschen“-Button entfernen und gegebenenfalls neu erstellen. 

Erstellte Meldungen 

Gesendete bzw. erstellte Meldung werden im Navigationspunkt „Erstellte 

Meldungen" angezeigt. Hier finden Sie alle Meldungen die als Datei erstellt wurden. 

Sollten Sie eine Meldung irrtümlich oder fehlerhaft übermittelt haben, so können Sie 

hier über den Button „Stornieren“ auf einfachste Weise eine Stornomeldungen 

vormerken und diese anschließend erstellen und senden. 

43

Monatsabschluss 

Monat 









Monatsabschluss Assistent 

Der Monatsabschluss Assistent soll Ihnen helfen, monatliche Arbeiten mit einem 

Knopfdruck zu erledigen. Sie wählen einfach jene Punkte aus, die der Assistent für Sie 

erledigen soll, wie beispielsweise Tabellen drucken und exportieren, Meldungen 

vormerken oder Überweisungsdateien erstellen. Geben Sie einen Speicherpfad an 

und wählen Sie die Anzahl der Ausdrucke. Mit Betätigen des Buttons „Ausführen“ 

werden nun die vorgemerkten Punkte ausgeführt. Im ausgewählten Speicherpfad 

finden Sie einen Ordner (Monatsabschlussassistent Monat/Jahr DB Nr.), der die von 

Ihnen ausgewählten PDF-Dateien, ELDA-Meldungen und Überweisungsdateien 

enthält. Die Einstellungen des Assistenten werden nach erstmaliger Durchführung 

gespeichert. Beim nächsten Einstieg in den Programmpunkt können Sie 

gegebenenfalls Änderungen vornehmen oder die gespeicherten Punkte des 

Vormonats durch Klick auf den Button „Ausführen“ vornehmen. 

Mit dem erweiterten Modul bietet der Monatsabschluss Assistent zusätzlich die 

Möglichkeit diverse PDF und Exportdateien per E-Mail zu versenden. Die 

Grundeinstellungen für den Mailversand sind unter "Einstellungen" - "E-Mail Versand" 

zu treffen. 






44


Monatliche Arbeiten 

Finanzamtabgaben 

In dieser Liste finden Sie alle Abgaben, die an das Finanzamt abgeführt werden 

müssen. Es handelt sich hierbei um die Lohnsteuer, den Dienstgeberbeitrag (DB) und 

den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ). 

Kommt der Freibetrag zu tragen, so wird dieser in der Liste angezeigt, die neue 

Bemessung berechnet und je nach Prozentsatz der Zahlbetrag und die 

Gesamtsumme ermittelt. 

Gemeindeabgaben 

Hier wird Ihnen die zu zahlende Kommunalsteuer je Gemeinde unter 

Berücksichtigung eines allfälligen Freibetrages ermittelt. 

Die sogenannte U-Bahn-Steuer (Dienstgeberabgabe der Gemeinde Wien) ist nur in 

Wien für jede angefangene Woche eines Dienstverhältnisses zu entrichten. 

GWB/BRU 

Im Punkt „GWB, BRU“ Gewerkschaftsbeitrag/Betriebsratsumlage werden Ihnen in der 

Navigationsleiste beide Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 

Durch Auswahl des jeweiligen Navigationspunktes sehen Sie sämtliche Dienstnehmer 

und Beträge, die bei den Abrechnungen im jeweiligen Monat zu tragen kamen. 

Beitragsnachweisung 

Es werden Ihnen sämtliche in den Einstellungen erfasste Krankenkassen mit den 

ermittelten Zahlbeträgen angezeigt. Wurde eine Rollung durchgeführt, so können Sie 

dies in der Spalte „Art“ erkennen. Der Text lautet in diesem Fall 

„Nachtrag/Gutschrift“. 

Wählen Sie jene Meldung aus, die übermittelt werden soll. Nun müssen Sie nur noch 

die Meldung vormerken und über den Punkt „ELDA-Meldungen“ senden (siehe 

ELDA-Meldungen). 

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Meldungen ausgeschiedene DN 

Scheiden Dienstnehmer während des Jahres aus dem Dienstverhältnis aus, so ist es 

notwendig, bis zum Letzten des Folgemonats einen Lohnzettel Finanz und/oder einen 

Beitragsgrundlagennachweis (Lohnzettel SV) sowie eine Arbeitsstätten-Meldung für 

diese Dienstnehmer zu übermitteln. 

Die Meldungen können Sie über die Multifunktionsleiste „Monatsabschluss“ im Punkt 

„Meldungen ausgeschiedene DN“ aufrufen. In den Navigationspunkten „Lohnzettel 

Finanz“, „Lohnzettel SV“ und „Arbeitsstätten-Meldung“ sind jeweils jene Dienstnehmer 

ersichtlich, für die im eingestellten Monat entsprechende Meldungen vorhanden 

sind. 

Über den Navigationspunkt „Drucken / Dateien vormerken“ können Sie sowohl die 

einzelnen Tabellen drucken oder in PDF ausgeben als auch alle Meldungen 

vormerken lassen. Der Druck bzw. die Ausgabe in PDF kann auf bestimmte Tabellen 

beschränkt werden, indem Sie die entsprechenden Checkboxen aktivieren bzw. 

deaktivieren. Betätigen Sie den Button „Vormerken“, so werden immer sämtliche 

Meldungen vorgemerkt, hier ist keine Einschränkungsmöglichkeit vorgesehen. 

Ihre vorgemerkten Meldungen finden Sie sodann in der Multifunktionsleiste 

„Laufend“, „Monatsabschluss“ oder „Jahresabschluss“ im Punkt „ELDA-Meldungen“. 

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass der Lohnzettel Finanz, der Lohnzettel SV sowie die 

Arbeitsstätten-Meldung gemeinsam abzusenden sind. 

Bei Fehlübermittlungen ist ein Storno der betroffenen Meldung(en) zu erstellen und zu 

senden. Nach Richtigstellung der Daten muss die Meldung nochmals erstellt und 

übermittelt werden. (siehe ELDA-Meldungen) 








46


















Überweisungen 

In der Multifunktionsleiste „Monatsabschluss“ im Menüpunkt „Überweisungen“ haben 

Sie die Möglichkeit, sowohl die Löhne und Gehälter an Ihre Mitarbeiter als auch die 

lohnabhängigen Abgaben an die jeweiligen Behörden zu überweisen. 

Dienstnehmer 

Zur Überweisung der Bezüge an Ihre Dienstnehmer wählen Sie zunächst die Art der 

Auszahlung (Inlands-, Auslands-, EU- oder SEPA-Überweisung bzw. Barauszahlung). 

Zusätzlich können Sie die Anzeige weiter einschränken, indem Sie z.B. nur Ihre 

Angestellten oder Arbeiter bzw. nur die laufende Abrechnung oder die SZ- 

Abrechnung anzeigen lassen. Vergessen Sie bitte nicht, nach Abänderung Ihrer 

Auswahl den Button „Aktualisieren“ zu betätigen. 

Wählen Sie nun aus, an welche Dienstnehmer Sie überweisen bzw. auszahlen 

möchten, indem Sie die Checkbox in der Spalte „überweisen“ bzw. „auszahlen“ 

aktivieren. Der von Ihnen unterhalb des Abbuchungsdatums eingegebene 

Verwendungszweck gilt für alle Dienstnehmer, es kann jedoch auch für jeden 

Dienstnehmer ein eigener Verwendungszweck definiert werden, indem Sie diesen in 

der Zeile des jeweiligen Dienstnehmers eintragen. Die Überweisungs- 

/Auszahlungsbeträge sind durch Doppelklick abänderbar. 

Bei der Inlandsüberweisung ist es möglich, zusätzlich zum Verwendungszweck auch 

die Abrechnungsdetails auszugeben. 

Nach Angabe des Ausstellungs- und Abbuchungsdatums klicken Sie nun auf den 

Button „Überweisung durchführen“ bzw. „Barliste anzeigen“. Es öffnet sich die 

Seitenvorschau mit den von Ihnen ausgewählten Angaben. Die Überweisungs- 

47


/Barliste kann nun gedruckt oder in PDF ausgegeben werden. Klicken Sie auf den 

Button „Datei erstellen und als überwiesen vormerken“ bzw. „Als bezahlt vormerken“, 

so wird die Überweisungsdatei (nicht bei Barauszahlung) erstellt und die Beträge 

werden als bezahlt vermerkt. 

Wurden die Beträge bereits als bezahlt/überwiesen vermerkt und möchten Sie aus 

irgendeinem Grund nochmals eine Datei erstellen bzw. eine Überweisungs- oder 

Barliste drucken, so aktivieren Sie zunächst die betroffenen Dienstnehmer in der 

Spalte „überweisen“ bzw. „auszahlen“ und klicken anschließend auf den Button 

„Spalte 'Bereits überwiesen' zurücksetzen“. Nun ist die neuerliche Durchführung der 

Überweisung/Barauszahlung möglich. 

Lohnabhängige Abgaben 

Für die Überweisung der lohnabhängigen Abgaben, wechseln Sie in den 

entsprechenden Navigationspunkt. 

Auch bei den lohnabhängigen Abgaben haben Sie die Wahlmöglichkeit zwischen 

der herkömmlichen Überweisung im Edifact-Datenformat und der SEPA-Überweisung. 

Wählen Sie sodann aus, welche Abgaben überwiesen werden sollen, die Werte sind 

ebenfalls abänderbar. Im Gegensatz zu den Überweisungen an die Dienstnehmer, 

werden die in die Überweisungsdatei ausgegebenen Beträge nicht als überwiesen 

vermerkt, der Verwendungszweck wird automatisch generiert. 

Zahlscheindruck 

Definieren Sie bitte zunächst in der Multifunktionsleiste „Einstellungen“ im Punkt 

„Einstellungen“ die Druckereinstellungen für Ihren Zahlscheindruck. 

Im Rahmen der SEPA-Überweisung besteht bei den Überweisungen an die 

Dienstnehmer und der lohnabhängigen Abgaben die Möglichkeit des 

Zahlscheindrucks. 

Zahlscheindruck für Dienstnehmer 

Hinterlegen Sie Auszahlungsart SEPA und gehen Sie zunächst bei der Auswahl der zu 

überweisenden Beträge usw. wie bereits beschrieben vor. 

Über den Button „Überweisung oder Zahlscheindruck“ gelangen Sie zur 

Überweisungsliste. Klicken Sie auf „Alle Zahlscheine drucken und als überwiesen 

vormerken“, um Ihre Zahlscheine zu drucken und gleichzeitig die Beträge als bezahlt 

vormerken zu lassen. 

Zahlscheindruck für lohnabhängige Abgaben 

Ist als Überweisungsart „SEPA" eingestellt, so erscheint nach Betätigen des Buttons 

„Aktulaisieren" im rechten unteren Bereich der Button „Zahlschein drucken". 

48


Buchungsbeleg 

Einstellungen 

Pro Datenbank können bis zu drei Buchungsbelege für „alle DN“, „Angestellte“ und 

„Arbeiter“ definiert werden. Wählen Sie unter Navigationspunkt „Einstellungen“ in der 

Combobox die gewünschte Zeile und erfassen Sie die Buchungszeilen. 

Lohnarten 

Im oberen Teil erfolgt die Anlage des Buchungssatzes der Lohnarten. Mit dem Button 

„Hinzufügen“ kommt man in ein Fenster, in dem der Buchungstext, die Kontonummer, 

Soll oder Haben und die dazugehörigen Lohnarten bzw. Ergebnislohnarten 

ausgewählt werden. In der tabellarischen Darstellung werden all jene Lohnarten bzw. 

Ergebnislohnarten angezeigt, die sich am Buchungsbeleg auswirken können und die 

noch keiner anderen Buchungszeile zugeordnet sind. 

49


Um bei der Auswertung des Buchungsbeleges keine Soll-/Habenungleichheit 

aufgrund unvollständig hinterlegter Lohnarten bzw. Ergebnislohnarten zu erhalten, ist 

es sinnvoll, sämtliche Lohnarten bzw. Ergebnislohnarten zuzuweisen, auch wenn sie 

im Moment nicht verwendet werden. Kommen im Laufe der Zeit weitere Lohnarten 

hinzu, so können diese jederzeit am Buchungsbeleg ergänzt werden. 

Lohnabhängige Abgaben 

Fügt man eine Buchungszeile bezüglich der lohnabhängigen Abgaben hinzu, ist die 

Abgabenart auszuwählen und die Konten für Soll und Haben anzugeben. Gibt es in 

der Datenbank mehrere Gemeinden, so kann die Kommunalsteuer getrennt 

gebucht werden. In diesem Fall ist bei der Abgabenart „KommSt“ die jeweilige 

Gemeinde zu hinterlegen. 

Anhand der blauen Pfeile kann die Reihenfolge der einzelnen Zeilen verändert 

werden. Jeder Eintrag kann geändert bzw. gelöscht werden. 

Buchungsbeleg 

Der Buchungsbeleg wird entsprechend den Einstellungen gebildet. Er kann für den 

eingestellten Monat ohne Rollungen bzw. mit Rollungen oder für die Werte eines 

einzelnen aufgerollten Monats gelesen werden, je nachdem wie die Verbuchung 

erfolgt. Gibt es Filialen, so kann danach eingeschränkt werden. Wird die 

Kostenstellenrechnung verwendet, so kann der Buchungsbeleg mit 

Kostenstellenbuchungen ermittelt werden. Neben dem Ausdruck und der 

herkömmlichen Datenausgabe, kann der Beleg auch für rza®fibu exportiert werden. 

Kommt es beim Erstellen des Belegs zu keiner Soll-/Habengleichheit, werden Sie 

darauf aufmerksam gemacht. Die Behebung des Problems hat im Navigationspunkt 

„Einstellungen“ zu erfolgen. 

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Beleg für bestimmte DN Gruppen 

Ein Beleg für bestimmte Dienstnehmergruppen kann nur angelegt werden, wenn das 

erweiterte Modul erworben wurde. 

Sie erhalten so die Möglichkeit, Buchungsbelege für einzelne Beschäftigungsgruppen 

oder Filialen anzulegen. Wurde im Navigationspunkt „Beleg für bestimmte DN 

Gruppen" eine Auswahl vorgenommen, so kann unter „Einstellungen" der 

Buchungsbeleg definiert werden. 




Brutto- Nettolisten 

Die Brutto- und Nettoliste ist eine Auflistung aller Abrechnung und zeigt diese in 

komprimierter Form. In der Übersicht „Summen Dienstnehmer“ wird dargestellt, wie 

sich die einzelnen in der Brutto- Nettoliste enthaltenen Werte pro Dienstnehmer 

zusammensetzen. Für Kontrollen mit anderen Auswertungen erhält man unter 

„Summen Lohnarten“ eine Übersicht aus welchen Abrechnungen sich diese Summen 

ergeben. 

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Kostenrechnung 

Der Punkt „Kostenrechnung“ in der Multifunktionsleiste „Monatsabschluss“ beinhaltet 

unterschiedliche Auswertungen für die Kostenrechnungen. Arbeiten Sie nicht mit 

Kostenstellen, haben Sie trotzdem die Möglichkeit eine Auswertung nach 

Dienstnehmern durchzuführen um so die Gesamtkosten zu ermitteln. Weisen Sie Ihren 

Dienstnehmern Kostenstellen zu, so erweitert sich die Navigationsleiste. Sie haben die 

Möglichkeit die Auswertungen nach Dienstnehmern bzw. nach Kostenstellen 

durchzuführen. Führen Sie Auswertungen über einen Zeitraum von mehreren 

Monaten durch, so kann die Checkbox „Summierte Darstellung“ hilfreich sein. Durch 

Betätigung dieser und einem neuerlichen Klick auf den Button „Aktualisieren“ 

werden nur die Summen der Dienstnehmer bzw. der Kostenstellen dargestellt. 

Damit Sie einen Überblick erhalten, wie sich die Dienstgebergesamtkosten 

zusammensetzten, werden die Kostenarten SV-DGA, BV, DB, DZ, U-Bahn-Steuer und 

KommSt separat berechnet und angezeigt. 

Im Navigationspunkt „3-Jahres-Vergleich" kann eine Gegenüberstellung der letzten 3 

Jahre (insofern diese in der rza®lohn.easy abgerechnet wurden) aufgerufen werden. 

Abrechnungen drucken 

In der Multifunktionsleiste „Monatsabschluss“ Punkt „Abrechnungen drucken“ 

werden Ihnen alle Abrechnungen aus diesem Monat angezeigt. In der tabellarischen 

Darstellung können Sie alle Abrechnungen auswählen, die Sie drucken bzw. 

exportieren wollen. Mit einem Doppelklick in der weißen Zeile der Tabelle bzw. mit 

Betätigen des Button „Anzeigen“ können Sie die Abrechnung des Dienstnehmers 

nochmals explizit ansehen. Klicken Sie auf Seitenansicht, so sehen Sie alle 

Abrechnungen, die Sie ausgewählt haben. 

Wurde das erweiterte Modul erworben und in den Einstellungen der E-Mail Versand 

aktiviert, so kann in den Dienstnehmerstammdaten im Punkt „Notizen" die E-Mail 

Adresse hinterlegt und die Abfrage „Abrechnung per Mail versenden" aktiviert 

werden. Im Menü „Abrechnungen drucken" haben Sie sodann die Möglichkeit die 

Abrechnungen dieser Dienstnehmer einzulesen und mittels Button „E-Mail versenden" 

direkt an die Arbeitnehmer zu mailen. 




52


Gesammelter ELDA Versand 

Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können unter „Monatsabschluss“ – 

„Gesammelter ELDA Versand“ alle vorgemerkten ELDA-Meldungen, unabhängig 

vom eingestellten Abrechnungsmonat, ordnerübergreifend (für alle Datenbanken) 

erstellt bzw. direkt an ELDA versendet werden. 

Markieren Sie zunächst alle Datenbanken, für welche der Versand durchgeführt 

werden soll. Hinterlegen Sie das gewünschte Verzeichnis, in welches die Datei 

gespeichert werden soll und ändern Sie gegebenenfalls den Dateinamen. Ist in den 

Einstellungen unter „Finanz-Online/ELDA“ der automatische ELDA-Versand aktiviert, 

so kann mit der Abfrage „an ELDA direkt senden“ der Direktversand aus dem 

Programm durchgeführt werden. 




Monatssperre 

Die Monatssperre dient zum „Einfrieren“ der bis zur Sperre durchgeführten 

Abrechnungen eines Monats. Durch diese Sperre ist es möglich Differenzen 

auszuweisen, die in späteren Monaten durch Aufrollungen von Vormonaten 

entstehen. Die Monatssperre bewirkt jedoch, dass nach Bestätigung dieser, die 

Abrechnungen der Vormonate nicht mehr verändert werden können. Außer in Form 

von Aufrollungen (siehe Rollungen) in einem der folgenden Monate. Sie müssen 

deshalb den Monat abgeschlossen haben, bevor Sie in den nächsten wechseln. Dies 

betrifft nur die Abrechnungen, sämtliche Auswertungen wie z.B. Beitragsnachweis, 

Lohnzettel usw. können auch dann durchgeführt werden, wenn ein Monat gesperrt 

wurde. Auch die Erstellung einer Anmeldung bzw. die Erfassung von Zeiten für den 

darauffolgenden Monat ist möglich. 


Monatssperre/Aufrollung: 

http://www.rzasoftware.at/MonatAufr.php 

53


Bemessungen 

Krankenkasse 

Hier erhalten Sie je Dienstnehmer die Bemessungen, die sich anhand der 

Abrechnung für die jeweiligen Gruppen ergeben. Weiters wird eine Monatssumme, 

eine Summe pro gerolltem Monat bzw. eine Gesamtsumme gebildet. Wurden 

Rollungen durchgeführt, so wird Ihnen beim einzelnen Dienstnehmer immer die 

Differenz zur vorhergehenden Abrechnung angezeigt. Wie auch in den anderen 

Modulen können die Daten „wie abgerechnet“ oder als „Letztstand“ dargestellt 

werden. 

Aktivieren Sie die Abfrage „Summierung pro Dienstnehmer“, so wird immer der 

Letztstand vom ausgewählten Zeitraum gelesen. Um eine möglichst übersichtliche 

Liste zu erhalten, kann die Abfrage „Spalten ohne Werte nicht anzeigen“, 

ausgewählt werden. 

Finanzamt 

Bei den Bemessungen Finanzamt erhalten Sie je Dienstnehmer die Lohnsteuer, die 

Beitragssumme für den Dienstgeberbeitrag (DB), den Zuschlag zum 

Dienstgeberbeitrag (DZ) und den prozentuellen Anteil beim DZ angezeigt. Anhand 

der Daten werden unter Berücksichtigung eines allfälligen Freibetrages die 

Bemessungen für DB bzw. DZ ermittelt. Wurden Rollungen durchgeführt, so wird Ihnen 

beim einzelnen Dienstnehmer immer die Differenz zur vorhergehenden Abrechnung 

angezeigt und die Summen vor bzw. nach der Rollung. Wie auch in den anderen 

Modulen können die Daten „wie abgerechnet“ oder als „Letztstand“ dargestellt 

werden. 


Letztstand vom ausgewählten Zeitraum gelesen. Um eine möglichst übersichtliche 

Liste zu erhalten, kann die Abfrage „Spalten ohne Werte nicht anzeigen“, 

ausgewählt werden. 

Gemeinde 

Bei den Bemessungen Gemeinde erhalten Sie je Dienstnehmer den prozentuellen 

Anteil der Gemeinde und in Wien die U-Bahn-Steuer angezeigt. Es wird je Monat eine 

Summe ermittelt und in dieser Zeile wird bei zutreffen der gesetzlichen Bestimmungen 

ein etwaiger Freibetrag und die neue Bemessung für die Kommunalsteuer ermittelt. 

Wurden Rollungen durchgeführt, so wird Ihnen beim einzelnen Dienstnehmer immer 

die Differenz zur vorhergehenden Abrechnung angezeigt und die Summen vor bzw. 

nach der Rollung. Wie auch in den anderen Modulen können die Daten „wie 

abgerechnet“ oder als „Letztstand“ dargestellt werden. 


Letztstand vom ausgewählten Zeitraum gelesen. 

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Jahresabschluss 

Monat 









Jahresabschluss Assistent 

Der Jahresabschluss Assistent soll Ihnen helfen, die jährlichen Arbeiten mit einem 

Knopfdruck zu erledigen. Sie wählen einfach die Punkte aus, welche der Assistent für 

Sie erledigen soll. Geben Sie einen Speicherpfad und die Anzahl der Ausdrucke an 

und betätigen Sie den Button „Ausführen“. Nun führt der Assistent die gewünschten 

Punkte aus. Im ausgewählten Speicherpfad finden Sie einen Ordner 

(Jahresabschlussassistent Monat/Jahr DB Nr.), in welchem Sie gegebenenfalls Ihre 

PDF-Dateien, Kommunalsteuererklärungen und ELDA-Meldungen finden. 

Auswertungen bzw. Formulare werden auf dem von Ihnen in den Einstellungen 

festgelegten Drucker gedruckt. Wurden die gewünschten Punkte beim 

Jahresabschluss einmal durchgeführt, so werden diese gespeichert. Beim nächsten 

Einstieg in den Programmpunkt können Sie gegebenenfalls Änderungen vornehmen 

oder die gespeicherten Arbeitsschritte durch Klick auf den Button „Ausführen“ 

vornehmen. 

Jährliche Arbeiten 

Meldungen für DN 

Für all jene Dienstnehmer, die über den Jahreswechsel hinaus beschäftigt sind, muss 

bis Ende Februar des Folgejahres ein Lohnzettel Finanz und/oder ein 

Beitragsgrundlagennachweis (Lohnzettel SV) sowie eine Arbeitsstätten-Meldung 

übermittelt werden. Handelt es sich um einen freien Dienstnehmer, so ist anstelle des 

Lohnzettel Finanz eine Mitteilung gem. § 109 zu erstellen. 

Gibt es Dienstnehmer, die der Schwerarbeitsregelung unterliegen, so ist für diese 

ebenfalls bis Ende Februar des Folgejahres eine Schwerarbeitsmeldung zu 

übermitteln. 

55


Die Meldungen können Sie über die Multifunktionsleiste „Jahresabschluss“ im Punkt 

„Meldungen für DN“ aufrufen. In den Navigationspunkten „Lohnzettel Finanz“, 

„Lohnzettel SV“, „Arbeitsstätten-Meldung“, „Mitteilungen gemäß § 109“ und 

„Schwerarbeitsmeldungen“ sind jeweils jene Dienstnehmer ersichtlich, für die 

entsprechende Meldungen vorhanden sind. 

Über den Navigationspunkt „Drucken / Dateien vormerken“ können Sie sowohl die 

einzelnen Tabellen drucken oder in PDF ausgeben als auch alle Meldungen 

vormerken lassen. Der Druck bzw. die Ausgabe in PDF kann auf bestimmte Tabellen 

beschränkt werden, indem Sie die entsprechenden Checkboxen aktivieren bzw. 

deaktivieren. Betätigen Sie den Button „Vormerken“, so werden immer sämtliche 

Meldungen vorgemerkt, hier ist keine Einschränkungsmöglichkeit vorgesehen. 

Ihre vorgemerkten Meldungen finden Sie sodann in der Multifunktionsleiste 

„Laufend“, „Monatsabschluss“ oder „Jahresabschluss“ im Punkt „ELDA-Meldungen“. 

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass Lohnzettel Finanz, Lohnzettel SV, die 

Arbeitsstätten-Meldung und die Mitteilungen § 109 gemeinsam abzusenden sind. 

Bei Fehlübermittlungen ist ein Storno der betroffenen Meldung(en) zu erstellen und zu 

senden. Nach Richtigstellung der Daten muss die Meldung nochmals erstellt und 

übermittelt werden. (siehe ELDA-Meldungen) 

Kommunalsteuererklärung 

Die Kommunalsteuererklärung ist bis Ende März für das vorangegangene 

Kalenderjahr abzugeben. Die Erklärung hat jahresbezogen die gesamte auf das 

Unternehmen entfallende Bemessungsgrundlage, aufgeteilt auf die beteiligten 

Gemeinden, zu enthalten. (Formular KommSt1) 

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Im Falle der Schließung der einzigen Betriebsstätte in der Gemeinde ist zusätzlich eine 

Steuererklärung binnen einem Monat ab Schließung dieser Betriebsstätte abzugeben 

(Formular KommSt 2). Diese Frist ist somit nicht bedeutsam, wenn das Unternehmen in 

der Gemeinde weiterhin noch eine oder mehrere Betriebsstätten unterhält. 

Wählen Sie die gewünschte Erklärungsart KommSt 1 oder KommSt 2 und die 

Hauptgemeinde bei welcher die Kommunalsteuererklärung eingereicht wird. Müssen 

Sie für eine Ihrer Gemeinden eine Nullmeldung übermitteln, so aktivieren Sie dies in 

der tabellarischen Darstellung. Für die KommSt 2 wählen Sie zusätzlich den Monat der 

Schließung. Durch Bedienung des Buttons „Aktualisieren“ wird die Erklärung 

entsprechend dargestellt. 

Bei Rückziehung einer bereits gemeldeten Gemeinde bedienen Sie den Button 

„Rückziehung“, wählen die betroffene(n) Gemeinde(n) aus und bestätigen dies. 

Ist alles wie benötigt vorgegeben, können Sie mit dem Button „Erstellen“ eine Datei 

ausgeben und durch Klick auf das Symbol BMF gelangen Sie direkt zu Finanz-Online. 

Dort geben Sie die Ihnen zugewiesenen Daten ein und drücken „Login“, damit Sie zur 

Übermittlung der Kommunalsteuererklärung gelangen. 

Im Navigationspunkt „Abgerechnete Gemeinden“ finden Sie eine Darstellung der 

auf die einzelnen Gemeinden entfallenden Kommunalsteuer. 

Gesammelter Versand von Kommunalsteuererklärungen 

Haben Sie das erweiterte Modul erworben, so können Kommunalsteuererklärungen 

datenbankübergreifend erstellt und an Finanz-Online übermittelt werden. Wechseln 

Sie hierfür im Menü „Jahresabschluss" - „Kommunalsteuererklärung" in den 

Navigationspunkt „Gesammelter Versand", aktivieren Sie die gewünschten 

Datenbanken und betätigen Sie den Button „Erstellen". 

Ist in den Einstellungen unter „Finanz-Online/ELDA" die automatische Übermittlung 

per Webservice aktiviert, so kann mittels Klick auf den Button "Datei erstellen und 

senden" der Direktversand aus dem Programm durchgeführt werden. 




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Dienstgeberabgabeerklärung 

Unter dem Navigationspunkt „Übersicht“ erhält man eine Monatsübersicht, auf der 

die Anzahl der befreiten und pflichtigen Dienstverhältnisse, sowie der Betrag (U-Bahn- 

Steuer) ersichtlich sind. Die Erklärung, die bis Ende März für das vorangegangene 

Kalenderjahr bei der Stadtkasse einzureichen ist, kann unter dem Navigationspunkt 

„Erklärung“ gedruckt werden. 
























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Unternehmenslohnkonto 

Das Unternehmenslohnkonto dient zum Abgleich mit der Buchhaltung bzw. als 

Vorlage der Daten bei einer Prüfung durch die Behörden. Es ist entsprechend dem 

Dienstnehmerlohnkonto aufgebaut und enthält monatliche Summen von Lohnarten 

und Ergebnislohnarten, sowie eine Summierung aller ausgewerteten Monate. 

Jahreswechsel 

Hinweis: Fertigen Sie vor dem Jahreswechsel jedenfalls eine Datensicherung an! 

Um das Abrechnungsjahr abzuändern, öffnen Sie in der Multifunktionsleiste 

„Jahresabschluss" den Punkt „Jahreswechsel". Betätigen Sie den Button 

„Jahreswechsel durchführen" um in das gewünscht Jahr zu wechseln. 

Die Monate Jänner und Februar können Sie ohne Eingabe der neuen 

Registriernummer bedienen. Um den März abrechnen zu können erhalten Sie nach 

Zahlungseingang der vereinbarten Betreuungs-, Update- bzw. Nutzungsgebühr Ihre 

neue Registriernummer. 

Um Ihnen den Jahresabschluss in rza®lohn.easy zu 

erleichtern, haben wir ein Video zur Vorgehensweise 

beim Jahresabschluss für Sie erstellt, welches Sie über 

folgenden Link öffnen können: 

http://www.rzasoftware.at/Jahresabschluss.php 

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