Drs. 16/5559 - Niedersächsischer Landtag

Niedersächsischer Landtag – 16. Wahlperiode Drucksache 16/5559
Unterrichtung
Der Präsident Hannover, den 19.12.2012
des Niedersächsischen Landtages
– Landtagsverwaltung –
Haushaltsrechnung für das Haushaltsjahr 2007
Archivierung von Grundbüchern und Grundbuchakten - Archivverwaltung vor neuer Herausforderung
Beschlüsse des Landtages
a) vom 29.10.2009 (Nr. 11 der Anlage zu Drs. 16/1764)
b) vom 10.11.2010 (II Nr. 4 f der Anlage zu Drs. 16/2937)
c) vom 12.10.2011 (II Nr. 3 c der Anlage zu Drs. 16/4055)
d) vom 08.11.2012 (II Nr. 1 c der Anlage zu Drs. 16/5263 - nachfolgend nochmals abgedruckt)
Der Landtag erwartet den Bericht der Landesregierung nunmehr bis zum 31.12.2012.
Antwort der Landesregierung vom 18.12.2012
Die Antwort der Landesregierung vom 25.08.2010 in der Drucksache 16/2792 wird wie folgt abschließend
ergänzt:
Das von der Landesregierung vorgelegte „Rahmenkonzept für die Übernahme von Grundbüchern
und Grundakten durch das Niedersächsische Landesarchiv“ wird modifiziert. Bislang war vorgesehen,
dass das Niedersächsische Landesarchiv (NLA) bereits zeitnah damit beginnt, sowohl Grundbücher
als auch Grundakten von den Grundbuchämtern sukzessive in die Magazine der jeweils regional
zuständigen Archivstandorte zu übernehmen. Nach vertiefter Prüfung und Abstimmung zwischen
Justiz- und Archivverwaltung sollen nunmehr mittelfristig ab 2014 nur noch Grundbücher und
keine Grundakten übernommen werden. Außerdem soll die Übernahme nicht mehr in die regionalen
Magazinstandorte des NLA erfolgen, sondern allein in das Magazin des neuen Gebäudes in
Stade. Die Übernahme von Grundakten wird auf unbestimmte Zeit zurückgestellt.
Begründung
Eine umfassende Lösung, wie sie im Rahmenkonzept vom August 2010 beschrieben worden ist,
wird weiterhin für grundsätzlich richtig erachtet, schon weil sie als mittel- bis langfristige Lösung
weiterhin die optimale Handlungsalternative darstellt, denn die Bestandspflege von Schriftgut gehört
zu den Kernaufgaben des NLA. Nur dieses besitzt umfängliche Erfahrungen in der dauerhaften
Aufbewahrung von Schrift- und Archivgut. Jedoch haben sich neue Erkenntnisse ergeben, die -
auch auf längere Sicht - eine differenziertere Vorgehensweise verlangen. So wurden im Rahmen
der weiteren Feinkonzeptionierung für eine Hochrechnung der Bedarfe zunächst die Bestände von
18 von MJ benannten Amtsgerichten genauer untersucht. Untersuchungsgegenstand waren Ordnungszustand,
Kapazitäten, Lagerbedingungen, Zustand des Schriftgutes (insbesondere Art und
Umfang vorhandener Schäden wie Schimmelpilz, Feuchtigkeit, Verschmutzung). Daneben wurde
ein neues NLA-weites Magazinbelegungskonzept erarbeitet, um unter Berücksichtigung der erheblichen
neuen Magazinkapazitäten am Standort Stade zu einer möglichst ausgewogenen NLAweiten
Auslastung unter Berücksichtigung der zu erwartenden regelmäßigen Zuwächse zu gelangen.
Ergebnis aus diesen beiden Untersuchungen ist, dass eine differenzierte Betrachtung und Bewertung
zwischen Grundbüchern einerseits und Grundakten andererseits erforderlich ist.
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Grundbücher
Zu unterscheiden ist im ersten Schritt zwischen laufenden und geschlossenen Grundbüchern. Nur
die geschlossenen Grundbücher, die in der Justizverwaltung nicht mehr permanent benötigt werden,
sind für eine Übernahme in das NLA in Betracht zu ziehen. Es sind sodann zwei Arten von geschlossenen
Grundbüchern zu unterscheiden:
Zum einen gibt es die geschlossenen Grundbücher, die bei der Einführung des maschinell geführten
Grundbuches eingescannt worden sind. Bei diesen Grundbüchern gibt es eine neue Entwicklung,
denn MJ erwägt deren Aussonderung und Vernichtung. Rechtsgrundlage dafür ist § 128
Abs. 3 Grundbuchordnung, wonach Grundbücher dann ausgesondert werden können, wenn die
Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs in der Weise erfolgt ist, dass der gesamte Inhalt
der bisherigen (papierenen) Grundbuchblätter in den für das maschinell geführte Grundbuch bestimmten
Datenspeicher aufgenommen wurde und die Wiedergabe auf dem Bildschirm bildlich mit
den bisherigen Grundbuchblättern übereinstimmt. Es gibt Anlass zu der Vermutung, dass Substanz
und Qualität der elektronischen Speicherung der Grundbuchblätter dieser Anforderung inzwischen
umfassend und dauerhaft gerecht werden. Die Größenordnung, um die es hier geht, beläuft sich
auf ca. 3 000 lfd. Meter.
Zum anderen gibt es die Grundbücher, die bereits vor der Übernahme in das maschinelle Grundbuch
geschlossen waren. Für diese - nur in der Papierform existierenden - Grundbücher wird weiterhin
davon ausgegangen, dass sie dauerhaft als aufbewahrungspflichtig und auch grundsätzlich
als archivwürdig angesehen werden müssen 1 . Hier geht es um eine Größenordnung von ca. 5 000
lfd. Meter.
Die Übernahme dieser Bestände in das NLA erscheint möglich und sinnvoll. Denn die Bestände in
den vorgenannten Amtsgerichten weisen einen weitgehend einwandfreien Erhaltungszustand auf,
und es ist davon auszugehen, dass dies auch für die Grundbücher in den restlichen Amtsgerichten
gilt.
Es ist daher vorgesehen, dass die Archivverwaltung sukzessiv diese Bestände übernehmen wird
und damit gewährleistet, dass der gute Zustand dieses Schriftgutes auch für die Zukunft gesichert
wird. Hierdurch wird zugleich für die Amtsgerichte eine Entlastung bei den vielerorts bestehenden
räumlichen Engpässen erreicht.
Abweichend von der bisherigen Rahmenkonzeption sollen die Grundbücher nicht dezentral an den
regionalen Archivstandorten, sondern zentral untergebracht werden, und zwar von 2014 an am
Standort Stade (Neubau nach Inbetriebnahme). Soweit bereits in der Vergangenheit geringe Mengen
Grundbücher (ca. 700 lfd. Meter) und einige wenige Grundakten in einzelne Standorte übernommen
wurden, werden diese voraussichtlich ebenfalls sukzessiv nach Inbetriebnahme des
Standortes Stade dorthin verlagert.
Grundakten
Deutlich anders stellt sich die Situation bei den geschlossenen Grundakten dar:
In vielen Amtsgerichten muss der Zustand dieses Schriftgutes als unbefriedigend bezeichnet werden.
Infolge der jahrzehntelangen Aufbewahrung unter immer schwierigeren, aus der vorhandenen
Bausubstanz resultierenden Lagerungsbedingungen weisen die Bestände Feuchtigkeit und
Schimmelpilzbefall auf. Der Aufwand zur Beseitigung der Schriftgutschädigungen wird nach den Erfahrungen
des NLA selbst bei nur punktuellem Befall von bis zu 20 % erheblich sein - und dies bei
einer Gesamtgrößenordnung an Grundakten, die bei ca. 83 000 lfd. Meter liegt.
Maßgeblich für die Übernahme durch die Archivverwaltung ist aber - neben dem grundbuch- und
archivrechtlichen Rechtsrahmen - vor allem der Zustand des angebotenen Schriftgutes. Übernahmen
größerer Mengen geschädigten Schriftgutes kann die Archivverwaltung auf absehbare Zeit unter
keinen Umständen bewältigen. Wie die Erfahrungen im Magazin des Hauptstaatsarchivs Hannover/Pattensen
gezeigt haben, ist der Befall mit Schimmelpilz in Magazinen für das gesamte
Schriftgut - also auch für das nicht geschädigte Schriftgut - ein potenziell nicht beherrschbarer Gefahrenherd.
Die Ausbreitung der Schimmelpilze, insbesondere bei einzusetzender Klimatechnik,
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Rechtsänderungen sind insoweit derzeit nicht erkennbar und erwartbar.
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schreitet derart schnell voran, das mit Schutzmaßnahmen und Maßnahmen zur Beseitigung der
Schäden kaum Schritt gehalten werden kann. Für das Archivgut im Magazin in Pattensen zum Beispiel
werden seit 2002 die eingetretenen Schäden an ca. 20 000 lfd. Meter wertvollsten Archivgutes
durch Einsatz von sieben Vollzeiteinheiten mit hohem Aufwand beseitigt; und diese Maßnahme
wird erst 2023 abgeschlossen sein. Dies zeigt, dass das NLA nicht in der Lage ist, weitere Schimmelpilzentfernungen
- zumal in der sich bei den Grundakten andeutenden Größenordnung, an welchem
Standort auch immer - mit eigenen Mitteln vorzunehmen. Das NLA muss - auch im Interesse
der Bestandspflege des vorhandenen Archivgutes von rd. 91 000 lfd. Meter an allen NLA-
Standorten - zwingend bei der Übernahme von Schriftgut darauf achten, dass dieses in einem ordnungsgemäßen
Zustand ist.
Festgestellt werden muss allerdings zugleich, dass sich die Schädigungen auch für die Justizverwaltung
als äußerst schwierig darstellen: Nicht nur dass die Justizverwaltung - anders als das
NLA - über keine eigenen Erfahrungen im Umgang mit der Beseitigung derartiger Schäden verfügt
und deswegen auf externe Dienstleister angewiesen ist; auch die Justizverwaltung hat keine finanziellen
Ressourcen, um derartige Mengen in absehbarer Zeit zu entschimmeln, um sie (erst) dann
dem Archiv in einem geordneten Zustand zu übergeben. Soweit in der Vergangenheit im Einzelfall
solche Maßnahmen durchgeführt wurden, war der Mitteleinsatz beträchtlich; ein größerer finanzieller
Aufwand ist im Rahmen des MJ-Haushaltes nicht finanzierbar.
Weder die Justiz- noch die Archivverwaltung sehen also mit Blick auf die unvermindert erforderliche
weitere Haushaltskonsolidierung realistische Möglichkeiten, die erforderlichen finanziellen Mittel für
eine zeitnahe, zielgerichtete und konsequente bestandspflegerische Aufbereitung des gesamten
Grundaktenbestandes (ca. 83 000 lfd. Meter) und für eine anschließende Übernahme durch das
NLA im jeweils eigenen Haushalt bereitzustellen.
Auch ein Zusammenführen aller Grundaktenbestände in einer sonstigen Liegenschaft außerhalb
von Justiz- und Archivverwaltung - etwa vergleichbar der Konzeption in Baden-Württemberg mit einem
zentralen Grundbucharchiv - ist aus Sicht von MJ und StK derzeit weder realisierbar noch
überhaupt sinnvoll. Denn selbst wenn entsprechende Liegenschaften für ein Mengengerüst von
rd. 90 000 lfd. Meter verfügbar wären, würde das Problem der Schädigungen des Schriftgutes nur
räumlich verlagert und im Zweifel sogar verschärft, weil dann das Risiko einer noch umfassenderen
Verschimmelung des Gesamtbestands entstünde.
Im Ergebnis ist daher zu konstatieren, dass die Rahmenkonzeption zum Thema Grundbücher/Grundakten
anders als noch 2010 vorgesehen, bis auf Weiteres beschränkt werden muss auf
die sukzessive Übernahme der Grundbücher der Justizverwaltung durch das NLA und dass in Bezug
auf die Grundakten, die auch den deutlich größeren Teil des Materials ausmachen, eine Übernahme
und damit Entlastung der Justizverwaltung durch das NLA auf absehbare Zeit ausscheiden
muss.
Immerhin aber werden die zweifelsfrei bestehenden Kapazitätsengpässe in einer Reihe von Amtsgerichten
auch bereits durch die Übernahme der Grundbücher mittelfristig zu Entlastungen führen,
und zwar in einem Gesamtvolumen von ca. 5 000 lfd. Meter. Kurzfristige Engpässe in einzelnen
Amtsgerichten wird allerdings auch dies nicht lösen, denn eine Übernahme auch der Grundbücher
durch das NLA ist erst ab 2014 nach und nach möglich (Inbetriebnahme Stade). Es werden daher
aktuell innerhalb der Justizverwaltung kurzfristige Lösungen gesucht, zum Beispiel durch Umlagerungen
(etwa freiwerdende Justizvollzugseinrichtungen, die gemeinsam betrieben werden könnten).
Zugleich steht das NLA der Justizverwaltung mit seinem Fachwissen zur Schimmelpilzbekämpfung
und insgesamt zur Bestandspflege über die Zentrale Werkstatt des NLA zur Verfügung.
Eine gewisse Hoffnungsperspektive entsteht daneben aus der aktuellen technischen Entwicklung
bei der maschinellen Reinigung und Entfernung von Schimmelpilzsporen. Es deuten sich verbesserte
technische Verfahren an, mit deren Hilfe den genannten Herausforderungen gegebenenfalls
schneller und kostengünstiger begegnen werden könnte.
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Und abschließend ist auch nicht gänzlich auszuschließen - wenn auch derzeit schwer abschätzbar
-, dass eventuell die in den einschlägigen bundesrechtlichen Vorschriften enthaltene Pflicht zur
dauerhaften Aufbewahrung auch der Grundakten durch die technische Entwicklung und die Umstellung
auf elektronische Verfahren vielleicht doch eines Tages modifiziert werden könnte.
Angesichts dieser Befundlage und Aussicht erscheint es gerechtfertigt und vertretbar, die Übernahme
der Grundakten bis auf Weiteres zurückzustellen und diese in den Amtsgerichten zu belassen.
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(Ausgegeben am 27.12.2012)