3 Fortschritt durch Cloud - Comarch

Mittelstand Success Story
Mittelstand Success Story
Digitaler Workflow
für schnelle Prozesse
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Digitalisierung von Dokumenten und deren Integration in die täglichen Arbeitsabläufe.
Das spart Zeit und Kosten und macht die Prozesse einfach und transparent. Das Hamburger Autohaus
B&K, einer der führenden Händler für BMW und MINI in Deutschland, setzt auf aktives Dokumentenmanagement mit
Comarch ECM und optimiert so Zug um Zug seine betriebswirtschaftlichen Prozesse.
Die Optimierung von Prozessen erforderte schon früh den Einstieg in die digitale Archivierung
von Eingangsrechnungen bei der B&K GmbH & Co. KG. Der Vertragshändler für BMW und MINI
zählt heute mit 16 Filialen zu den größten Autohäusern dieser Markengruppe. „Wir wollten nicht
weiter nur auf die Digitalisierung und reine Archivierung von bearbeiteten Vorgängen setzen,
sondern die Vorzüge digital basierter Workflows für unser Alltagsgeschäft in einem hart umkämpften
Markt nutzen“, sagt Carsten Stock, kaufmännischer Leiter bei B&K. Das bisher eingesetzte
Archivsystem war jedoch nicht leistungsstark genug für die neuen Anforderungen. Da
B&K in der Buchhaltung stets auf die Rechnungswesenlösung Comarch Financials Schilling
Ergonomie und schnelle Abläufe
Comarch ECM. Über den angeschlossenen Dokumentenscan-
Carsten Stock
vertraut hatte, war der Umstieg auf Comarch ECM für die Archivierung und Bearbeitung digitaler
Dokumente nur ein logischer Schritt – bietet doch die abgestimmte Schnittstellentechnologie
Die Workflows für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen
hat Comarch nach den Erfordernissen bei B&K konfiguriert.
ner werden alle Papierdokumente eingelesen und verschlagwortet.
„Comarch ECM hat eine leistungsfähige Technologie,
beider Lösungen ideale Voraussetzungen für optimale Abläufe.
Zudem wurden unterschiedliche Rechnungstypen definiert, je
die die tägliche Arbeit in diesem Bereich beschleunigt hat“, so
Kaufmännischer Leiter
B&K GmbH & Co. KG
Automatisierte und fehlerfreie Dokumentenvorbereitung
nachdem wie viele Genehmigungsschritte nötig sind, um einen
Zahlungslauf anzustoßen. Nach der Bearbeitung und Frei-
Carsten Stock, der auch Leiter der gesamten Verwaltung bei
B&K ist.
Zusätzlich wurde das Tool SmartFix des Herstellers Insider Software durch Comarch integriert.
Dieses dient dazu, die Rechnungsdaten zu erfassen und in maschinenlesbare Sprache umzuwandeln.
Damit wird eine hohe Automatisierung erreicht. Der Dokumentenscanner versieht
gabe werden die erfolgten Buchungen in Comarch Financials
Schilling gespeichert.
Vorteile durch die Bereitstellung von Spool-
Dateien
alle Dokumente mit Barcodes und unterscheidet sie so voneinander. Das Verfahren der soge-
Comarch ECM erweist sich dank der einfachen Bedienbarkeit
Auch die Speicherung ausgehender Rechnungen und Doku-
nannten Früharchivierung angewendet: jedes Dokument wird erst archiviert und dann an die
als beste Lösung für die Mitarbeiter bei B&K. Seit 2012 ist Co-
mente in Form von Spool-Dateien aus den Drucksystemen
OCR-Software übergeben. Auf diese Weise kann keine Datei verloren gehen. Dank spezieller
march ECM bei B&K im produktiven Einsatz. Sämtliche Debito-
erfolgt heute mit Comarch ECM. Da diese Daten täglich neu
Anpassungen werden die erfassten Daten der Rechnungen zudem besonders zeitnah mit den
renrechnungen werden mit Dokumentenscannern erfasst und
entstehen, ist es ein Leichtes, sie über die dafür vorhandene
Datensätzen in Comarch Financials Schilling synchronisiert: SmartFix synchronisiert die Daten
stehen direkt für die Bearbeitung in der Buchhaltung zur Ver-
Schnittstelle zu speichern und den betreffenden Vorgängen
bei B&K stündlich – üblich sind tägliche Synchronisierungsschritte der Stammdaten. Da bei
fügung, auch in den 16 Filialen. Dort werden die Belege für die
zuzuordnen. Jede Spool-Datei wird beim Druck automatisch
jeder Belegerfassung immer der Abgleich mit der Datenbank in Comarch Financials Schilling
Zahlung bearbeitet und erfasst. Die Übertragung in die Ham-
archiviert und kann jederzeit aufgerufen werden. Gleiches gilt
erfolgt, gehen Änderungen nicht verloren. Direkt nach der Erfassung erledigt Comarch ECM au-
burger Zentrale erfolgt über die Web oberfläche von Comarch
schon heute für Aufrufe von Belegen mit Comarch Financials
tomatisch dann die früher per Hand geleisteten Vorarbeiten. Geprüft wird, ob die jeweilige Rech-
ECM. Anschließend kann dann direkt die Zahlung veranlasst
Schilling: Musste die Buchhaltung früher eine externe Soft-
nung den Anforderungen nach dem UStG entspricht. Auch werden die Buchungssätze nach
werden – mit positiven Effekten für die Nutzung von Skonti,
ware für den Aufruf der Archivdateien nutzen, um Belege zu
Projekten, Sachkonten und Kostenstellen geordnet. Damit wird die Plausibilität einer Rechnung
denn die Zahlungen erfolgen auf diese Weise schnellstmög-
einem Konto einzusehen, so geschieht dies heute über einen
bereits bei der Erfassung nachgewiesen, so dass sie schnell für die Bearbeitung bereitsteht.
lich. Die Basis der Erfassung ist das Modul Workstation Scan in
Shortcut aus Comarch Financials Schilling heraus.
48 49