Erfassen von SEPA-Lastschriften (und Mandaten)

PROFI cash
Erfassung von SEPA-Lastschriften (und Mandanten)
Voraussetzung für den SEPA-Zahlungsverkehr ist die Nutzung von PROFI cash 10
Sollten Sie derzeit noch eine ältere Version (z.B. 9.6) im Einsatz haben, wenden Sie sich bitte
direkt an Ihre VR-Geschäftsstelle.
1. Prüfen Sie ob ein Update vorliegt
Unter Datei -> Programmupdate -> Prüfen und laden -> Folgen Sie den Anweisungen
2. Erfassung der Gläubiger-ID
unter Stammdaten -> Gläubigeridentifikationsnummern ->Leeren/Neu -> hinterlegen Sie
Ihre Gläubiger-ID -> Speichern -> Beenden.
-> Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Falls Sie
noch keine besitzen, beantragen Sie diese bitte direkt bei der Deutschen Bundesbank (unter
www.glaeubiger-id.bundesbank.de) und melden diese dann Ihrer VR-Geschäfts-stelle.
3. Prüfen Sie ob bei Ihren eigenen Konten IBAN und BIC hinterlegt sind
Unter Stammdaten -> Konten Auftraggeber -> Prüfen Sie ob bei jedem Konto die Felder
IBAN und BIC gefüllt sind, falls nicht holen Sie dies bitte nach. Dann Speichern -> Beenden.
-> Auf unserer Internetseite (www.vb-rb.de/sepa) finden Sie einen IBAN Rechner für das
Umrechnen der Kontonummer.
4. Erfassung der Mandate
Für jede Lastschrifteinreichung muss ein sog. Mandat mit eindeutiger
Mandatsreferenznummer vorliegen (Allgemeine Infos zum Mandat finden Sie auf www.vbrb.de/sepa).
Die Mandatsreferenznummer ist bei jeder erstellten Lastschrift anzugeben und
wird im Online-Auftrag mitgesendet.
Entweder Sie erfassen die Mandate vorab für Ihre Bestandskunden oder Sie erfassen das
Mandat erst im Zuge der Auftragserfassung (dann weiter bei 5. Auftragserfassung).
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So erfassen Sie für Ihre Bestandskunden ein Mandat:
Stammdaten -> Zahlungsempfänger/-pflichtige -> Suchen -> Auswahl des Kunden
Klicken Sie auf Ändern
(Falls keine Bankverbindung
hinterlegt ist, können Sie diese mit
Neu anlegen)
Dann auf Neu
Geben Sie in der Maske SEPA-
Lastschrift-mandat (neu) folgende
Daten an:
- Ihre Gläubiger-ID
- Mandatsreferenz (frei wählbar,
z. B. Kundennummer)
- Mandatsdatum (das
Ausstelldatum des Mandats)
- Lastschriftsequenz und
Lastschriftart prüfen
(Standardverfahren ist Basis-
Lastschrift)
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-> Beachten Sie: jedes erfasste Mandat muss auch in Schriftform vorliegen, PROFI cash bietet
die Möglichkeit angelegte Mandate auszudrucken (unter Stammdaten -> Mandate).
5. Auftragserfassung
5.1 Klicken Sie auf Tagesgeschäft -> ZV-Aufträge -> neu erfassen
Wählen Sie unter Art das gewünschte Verfahren:
SEPA-Basis-Lastschrift (oder SEPA-Firmen-Lastschrift)
-> Die SEPA-Basis-Lastschrift ist das neue Standard-Lastschriftverfahren und ersetzt das
bisherige Einzugsermächtigungs-Verfahren. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur zwischen
Firmen möglich und ersetzt das bisherige Abbuchungsauftrags-Verfahren.
5.2 Geben Sie Kontodaten des Zahlungspflichtigen ein (inkl. IBAN/BIC) bzw. wählen Sie
einen Bestandskunden aus.
5.3 Erfassen Sie die weiteren Daten (Betrag, Verwendungszweck).
6. Erfassen Termin/Fälligkeit
6.1 Unter Lastschriftsequenz wählen Sie die gewünschte aus (Einmalig, erste,
wiederkehrend, letzte) -> Die Auswahl der Sequenz wirkt sich auf das mögliche
Fälligkeitsdatum aus.
6.2 Unter Termininformationen wählen Sie den Turnus aus (z.B. einmalig).
6.3 Unter Fälligkeit erfassen Sie den gewünschten Ausführungstag
Das späteste Versanddatum bedeutet das die Zahlung an diesem Tag spätestens an die
Bank gesendet werden muss damit der angegebne Fälligkeitstag eingehalten wird.
Beachten Sie unsere Cut-Off Zeit von 15 Uhr.
Beispiel (siehe Screenshot): Die Lastschrift soll am 27.02.2013 gebucht werden, also muss sie
spätestens am 19.02.2013 vor 15:00 an die Bank gesendet werden. Sollten Sie also die
Online-Transaktion erst nach 15:00 durchführen können/wollen, dann wählen Sie
Fälligkeitsdatum +1 Tag (also 28.02.2013).
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6.4 Ende-zu-Ende-Referenz: Das Feld kann leer bleiben. Optional kann eine eindeutige
Referenz bzw. Identifikatonsmerkmal für diesen Auftrag hinterlegt werden.
7. Erfassung Mandatsreferenz
Unter SEPA-Zusatzinformationen klicken Sie auf nachfolgendes Feld
(siehe Abb.).
Sie können jetzt ein bereits angelegtes Mandat auswählen oder falls noch kein Mandat
erfasst wurde dieses jetzt neu anlegen. Geben Sie folgende Daten an:
- Ihre Gläubiger ID
- Vergeben Sie eine
Mandatsreferenznummer (frei
wählbar, z. B. Kundennummer)
- Geben Sie das Mandatsdatum an
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-> Beachten Sie jedes erfasste Mandat muss auch in schriftform vorliegen, PROFI cash bietet
die Möglichkeit angelegte Mandate auszudrucken (unter Stammdaten -> Mandate)
Nach Erfassung der Mandatsdaten klicken Sie auf Speichern -> Beenden.
Wenn jetzt alle folgenden Daten erfasst wurden,
- IBAN/BIC des Zahlungspflichtigen
- Betrag, Verwendungszweck
- Fälligkeitsdatum
- Mandatsreferenznummer
- Mandatsdatum
können Sie die Maske „Zahlungsverkehrsaufträge“ Speichern und Beenden.
7. Lastschrift an Bank senden
Nach Erstellung der SEPA Lastschrift können Sie, wie gewohnt, den Job erstellen (1.) und
anschließend durch Starten der Datenübertragung (2.) die Zahlung senden.
1. 2.
Weitere Informationen zu SEPA finden Sie unter www.vb-rb.de/sepa.
Fragen beantworten wir Ihnen gerne unter 08031/185-300 oder benutzen Sie unser
Kontaktformular unter www.vb-rb.de/hilfe.
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