DHL Versandsoftware Intraship Kurzhandbuch
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Seite 1 von 20<br />
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong><br />
<strong>Kurzhandbuch</strong><br />
Stand Januar 2013<br />
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong><br />
<strong>Intraship</strong><br />
<strong>Kurzhandbuch</strong><br />
Einstufung des Dokuments lt. SHB IT:<br />
<br />
Version 1.2/Stand: Januar.2013
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 2 von 20<br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Zusammenfassung..........................................................................................................................4<br />
2 Systemvoraussetzung ....................................................................................................................4<br />
3 Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> ...............................................................................................................4<br />
3.1 Anmelden..................................................................................................................................4<br />
3.1.1 Passwort ändern................................................................................................................5<br />
4 Menüstruktur..................................................................................................................................6<br />
5 Produktinformationen ...................................................................................................................7<br />
6 Versandabwicklung Paket .............................................................................................................7<br />
6.1 Neuer Auftrag ...........................................................................................................................7<br />
6.1.1 Pflichtreiter........................................................................................................................7<br />
6.1.1.1 Reiter Absender.............................................................................................................7<br />
6.1.1.2 Reiter Empfänger...........................................................................................................7<br />
6.1.1.3 Reiter Sendungsdaten....................................................................................................7<br />
6.1.2 Optionale Reiter ................................................................................................................8<br />
6.1.2.1 Reiter Benachrichtigung.................................................................................................8<br />
6.1.2.2 Reiter Exportdokument..................................................................................................8<br />
6.2 eBay-Datenimport .....................................................................................................................8<br />
6.2.1 Import von Aufträgen........................................................................................................9<br />
6.3 Übersicht ...................................................................................................................................9<br />
6.3.1 Dropdownliste Übersicht (bitte wählen).............................................................................9<br />
6.3.2 Button Auswahl aufheben.................................................................................................9<br />
6.3.3 Button Alle auswählen.......................................................................................................9<br />
6.3.4 Button Label Drucken ........................................................................................................9<br />
6.3.5 Löschen .............................................................................................................................9<br />
6.3.6 Ungedruckte Aufträge anzeigen........................................................................................9<br />
6.3.7 Button <strong>DHL</strong> Retoure erstellen ..........................................................................................10<br />
6.3.8 Spalte Auswahl................................................................................................................10<br />
6.3.9 Spalte Sendung duplizieren .............................................................................................10<br />
6.3.10 Spalte Email.....................................................................................................................10<br />
6.4 Tagesabschluß.........................................................................................................................10<br />
6.4.1 Button Neu erzeugen ......................................................................................................10<br />
6.4.2 Button Nachdruck ...........................................................................................................10<br />
6.4.3 Button Zurück..................................................................................................................10<br />
6.5 Abholung ................................................................................................................................11<br />
6.5.1 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket:..............................................................................................11<br />
6.5.2 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure: ..........................................................................................11<br />
7 Versandabwicklung Express........................................................................................................12<br />
7.1 Neuer Auftrag .........................................................................................................................12<br />
7.2 Auftragsimport........................................................................................................................12<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 3 von 20<br />
7.3 Übersicht .................................................................................................................................12<br />
7.4 Tagesabschluß.........................................................................................................................12<br />
7.5 Abholung Express....................................................................................................................12<br />
7.5.1 Abholung Express national ..............................................................................................13<br />
7.5.1.1 Adresse auswählen......................................................................................................13<br />
7.5.1.2 Abholung beauftragen ................................................................................................13<br />
7.5.1.3 Abbrechen...................................................................................................................13<br />
7.5.1.4 Aktualisieren................................................................................................................13<br />
7.5.2 Abholung Express international .......................................................................................13<br />
7.5.2.1 Abholung anfragen .....................................................................................................13<br />
7.5.2.2 Zurück .........................................................................................................................13<br />
7.5.2.3 Protokoll Abholung .....................................................................................................13<br />
7.5.3 Abholung Economy Select Pickup....................................................................................14<br />
7.5.3.1 Abholungen laden.......................................................................................................14<br />
7.5.3.2 Zurück .........................................................................................................................14<br />
8 Auftragsarchiv ..............................................................................................................................15<br />
8.1 Sendungsverfolgung................................................................................................................15<br />
8.2 Suche Paket.............................................................................................................................15<br />
8.2.1 Button Laden...................................................................................................................15<br />
8.2.2 Button Suche löschen & zurück .......................................................................................15<br />
8.2.3 Button Eingaben leeren ...................................................................................................15<br />
8.3 Suche Express..........................................................................................................................15<br />
8.4 Statistik ...................................................................................................................................16<br />
8.4.1 Statistik ...........................................................................................................................16<br />
8.4.2 Sendungsdaten exportieren.............................................................................................16<br />
9 Stammdatenverwaltung..............................................................................................................17<br />
9.1 Voreinstellungen .....................................................................................................................17<br />
9.2 Benutzerverwaltung ................................................................................................................17<br />
9.3 Adressbuch..............................................................................................................................17<br />
9.3.1 Button Suchen.................................................................................................................17<br />
9.3.2 Button Neue Adresse.......................................................................................................17<br />
9.3.3 Button Adressen Import/Export........................................................................................17<br />
9.3.4 Button Alle auswählen.....................................................................................................18<br />
9.3.5 Button Auswahl aufheben...............................................................................................18<br />
9.3.6 Button Löschen................................................................................................................18<br />
9.4 Senderadressverwaltung..........................................................................................................18<br />
10 Info.............................................................................................................................................19<br />
11 Abmelden ..................................................................................................................................19<br />
12 Abbildungsverzeichnis .............................................................................................................20<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 4 von 20<br />
1 Zusammenfassung<br />
Dieses Dokument richtet sich an <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> Benutzer. Es vermittelt einen Überblick über die Neuerungen in der<br />
Menüstruktur in der aktuellen Version.<br />
2 Systemvoraussetzung<br />
MS Windows 2000, XP oder Vista mit Internetzugang<br />
Webbrowser (optimiert für MS Internet Explorer ab Version 5.5, Firefox ab Version 3.x)<br />
Adobe Reader ab Version 5.05<br />
Gültiger Benutzername / gültiges Kennwort<br />
3 Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong><br />
Der Zugang zu <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> erfolgt über https://www.intraship.de.<br />
Wenn Sie keine SSL-Verschlüsselung verwenden möchten, können Sie auch über http zugreifen.<br />
3.1 Anmelden<br />
Abbildung 1: Anmeldemaske <strong>Intraship</strong><br />
Geben Sie im Anmeldefenster Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken Sie anschließend auf<br />
Anmelden.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 5 von 20<br />
3.1.1 Passwort ändern<br />
Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Geben Sie hierzu Ihren Benutzernamen sowie Ihr altes Kennwort ein und<br />
aktivieren Sie die Option Kennwort ändern und klicken Sie anschließend auf Anmelden. Es öffnet sich die<br />
folgende Seite:<br />
Abbildung 2: Passwort vergessen - Maske <strong>Intraship</strong><br />
Geben Sie das neue Kennwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie anschließend auf OK. Das geänderte Kennwort<br />
wird sofort übernommen und Sie sind angemeldet.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 6 von 20<br />
4 Menüstruktur<br />
Das Hauptmenü auf der linken Seite verfügt über die folgende Struktur:<br />
Abbildung 3: Menüstruktur <strong>Intraship</strong><br />
Bei der Erfassung von Sendungen wird nun direkt auf oberster Ebene zwischen der Versandabwicklung Paket und<br />
Versandabwicklung Express unterschieden, welches den Einstieg in die jeweilige Sendungserfassung vereinfacht.<br />
Unter der Versandabwicklung Paket finden Sie die nationalen und internationalen Paketprodukte, d.h. die<br />
Produkte <strong>DHL</strong> Paket, <strong>DHL</strong> EUROPAKET und das Weltpaket.<br />
Unter der Versandabwicklung Express die nationalen und internationalen Expressprodukte, d.h. die Produkte <strong>DHL</strong><br />
DOMESTIC EXPRESS, Officepack, Express Ident, <strong>DHL</strong> EXPRESS WORLDWIDE (EU), <strong>DHL</strong> EXPRESS WORLDWIDE (DOC),<br />
EXPRESS 12:00, EXPRESS ENVELOPE, und ECONOMY SELECT/<strong>DHL</strong> EUROPLUS.<br />
Nach erfolgreicher Anmeldung an <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> gelangen Sie immer in die Übersicht.<br />
Wenn Sie eine neue Sendung erfassen wollen, gehen Sie unter der jeweiligen Versandabwicklung Paket oder<br />
Express in den Menüpunkt „Neuer Auftrag“.<br />
Weitere Informationen zur Benutzung von <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> erhalten Sie, in dem Sie in der Anwendung auf das rechts<br />
oben vorhandene Fragezeichen gehen.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 7 von 20<br />
5 Produktinformationen<br />
Im Menüpunkt Produktinformationen können Sie sich einen Überblick über alle Produkte der <strong>DHL</strong> Paket und der<br />
<strong>DHL</strong> Express verschaffen.<br />
Hierzu wählen Sie einfach den jeweiligen Bereich durch anklicken aus.<br />
6 Versandabwicklung Paket<br />
Unter dem Menüpunkt Versandabwicklung Paket finden Sie alles, was Sie für das Versenden von Paketen<br />
benötigen.<br />
Um Ihre Sendungen vorzubereiten und das Sendungslabel sowie die gegebenenfalls benötigten Exportdokumente<br />
zu erzeugen, gehen Sie in den Menüpunkt „Neuer Auftrag“.<br />
6.1 Neuer Auftrag<br />
Der Menüpunkt „Neuer Auftrag“ dient zur Eingabe aller für den Versand erforderlichen Informationen. Die<br />
Eingabemaske besteht aus drei Pflichtreitern und 2 optionalen Reitern.<br />
6.1.1 Pflichtreiter<br />
6.1.1.1 Reiter Absender<br />
In dieser Eingabemaske werden alle relevanten Angaben zum Absender der Sendung eingegeben. Sie haben die<br />
Möglichkeit neue Absender im Adressbuch zu speichern, bereits gespeicherte Absender für die Erstellung einer<br />
Sendung auszuwählen, gespeicherte Absender zu ändern.<br />
Sollten Sie getätigte Eingaben verwerfen wollen, können Sie dieses durch Betätigen des Buttons „Eingaben leeren“.<br />
6.1.1.2 Reiter Empfänger<br />
Der Reiter dient der Angabe des Empfängers der erfassten Sendung. Hierzu stehen Ihnen grundsätzlich die gleichen<br />
Funktionen wie beim Absender zur Verfügung. Sie können einen bereits gespeicherten Empfänger suchen, neue<br />
Empfänger im Adressbuch speichern, bereits gespeicherte Empfänger ändern.<br />
Zur Vereinfachung der Suche haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, jedem Empfänger ein eigenes<br />
Identifizierungsmerkmal hinzuzufügen, um so bei der Suche nach Empfängern schneller fündig zu werden. Machen<br />
Sie Ihre Angaben hierzu im Feld Matchcode.<br />
6.1.1.3 Reiter Sendungsdaten<br />
In diesem Reiter können Sie alle relevanten Daten zur Sendung eingeben. Sie können eine eigene Referenznummer<br />
vergeben, das Produkt und gewünschte Services auswählen, das Versanddatum auswählen und bei<br />
mehrpaketfähigen Produkten angeben, wie viele Packstücke Sie erfassen wollen.<br />
Während der Erfassung einer Sendung stehen Ihnen, unabhängig vom Reiter, folgende Funktionen durch Betätigen<br />
der entsprechenden Buttons zur Verfügung:<br />
Button „Speichern und zurück“: Speichert die getätigten Eingaben und kehrt zurück zur Übersicht.<br />
Button „Speichern und Drucken“: Speichert die getätigten Eingaben und druckt das Label.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 8 von 20<br />
6.1.2 Optionale Reiter<br />
6.1.2.1 Reiter Benachrichtigung<br />
Im Reiter Sendungsdaten kann die Option „ E-Mail Benachrichtigung“ aktiviert werden. Bei aktivierter Option<br />
können im neuen Reiter „Benachrichtigung“ pro Sendung mehrere E-Mail Adressen hinterlegt, sowie ein E-Mail<br />
Text vordefiniert werden. Voraussetzung für den E-Mail Versand ist eine hinterlegte E-Mail Adresse des Absenders.<br />
Dieser Service ist kostenfrei.<br />
6.1.2.2 Reiter Exportdokument<br />
Bei internationalen Sendungen in zollpflichtige Länder erscheint ein zusätzlicher Reiter „Exportdokument“.<br />
Sollten Sie ein Exportdokument (Proforma- bzw. Handelsrechnung) über Ihr Warenwirtschaftssystem bzw. ein<br />
anderes Tool erstellt haben, ist das Ausfüllen des Exportdokumentes im Reiter „Exportdokument“ nicht erforderlich.<br />
Wenn Sie ein Exportdokument mit <strong>Intraship</strong> adhoc erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:<br />
Hier sollen alle Pflichtfelder, welche benötigt werden, um eine Zollinhaltserklärung zu erstellen, ausgefüllt werden.<br />
Ausgedruckte Zollinhaltserklärung ist zwingend der Sendung, z.B. in einer Versandtasche, beizufügen.<br />
6.2 eBay-Datenimport<br />
Über den eBay-Datenimport können Empfängeradressen zu abgeschlossenen eBay-Auktionen abgerufen werden.<br />
Im Menü Versandabwicklung Paket (neue Menüstruktur) wird der eBay-Datenimport angeboten bzw. im Menü<br />
Spezialauftrag (alte Menüstruktur) in der Transportart Straße angeboten.<br />
Der Benutzer kann den Zeitraum der abzurufenden Auktionen selbst bestimmen.<br />
Beim ersten Klick auf Adressen aus eBay beziehen wird die eBay-Anmeldeseite als Popup-Fenster angezeigt. Folgen<br />
Sie bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm.<br />
Nach erfolgreicher Anmeldung müssen Sie die Verbindung zwischen <strong>Intraship</strong> und eBay mit „I agree“ bestätigen. Es<br />
erscheint daraufhin die Meldung „eBay Authentifizierung erfolgreich durchgeführt.“.<br />
Nachdem die Authentifizierung erfolgreich abgeschlossen wurde, können nun die Adressen abgerufen werden.<br />
Hierzu müssen Sie erneut auf Adressen aus eBay beziehen klicken. Nun werden Ihnen die übernommenen Adressen,<br />
versehen mit Status „verkauft“ oder „bezahlt“, in einer Liste angezeigt. Dies kann per Check-Box ausgewählt<br />
werden, auch beide Varianten können gewählt werden. Beinhalten die eBay-Adressdaten eine Email-Adresse des<br />
Käufers, sofern vorhanden, wird diese mit übernommen und für die eMail-Benachrichtigung vorbelegt.<br />
Wenn "Packstation 999" (999 = Packstationsnummer) in der eBay-Adresse im Feld „Straße 1“ oder „Straße 2“<br />
gefunden wird, dann muss das Wort „Packstation“ in das Feld „Straße“ und die Packstationsnummer in das Feld<br />
„Hausnummer“ übernommen werden. Die Postnummer, die in eBay im jeweils anderen Straßenfeld steht (Straße 1<br />
oder 2), muss in das Feld „Name 2“ übernommen werden.<br />
Über die Dropdownliste Adressenauswahl können Sie Ihre Auswahl anpassen. Sie können zwischen „National“,<br />
„International“ oder einem spezifischen Land wählen. Dementsprechend passt sich die Liste der angebotenen<br />
Adressen an. Unter Sendungsdaten werden nur die Produkte angeboten, die zur Adressauswahl passen. Es werden<br />
allerdings nur Paket-Produkte angeboten.<br />
Optional können Sie einen Zeitraum eingeben. Wenn Sie einen Zeitraum eingeben, werden nur Auktionen, die<br />
innerhalb dieser Zeit beendet wurden, importiert.<br />
Die Auktionen gemäß voreingestelltem Status („verkauft“ und/oder „bezahlt“) oder Zeitraum werden importiert.<br />
Hierzu werden die verfügbaren Adressdaten aus eBay herangezogen. Nicht vollständige Adressen erscheinen in der<br />
Liste mit dem Status „unvollständig“ und können manuell vervollständigt werden. Nicht vollständig sind alle<br />
Adressen, bei denen Pflichtangaben fehlen.<br />
Bei Klick auf Speichern und Zurück erzeugt <strong>Intraship</strong> eine sog. Mailingliste. Pro Adresse wird eine separate Sendung<br />
mit dem gewählten Produkt erzeugt. Bei Bedarf kann eine Sendung dupliziert werden. Die Sendungen werden in<br />
der eBay-Übersicht angezeigt und können von dort aus einzeln oder gemeinsam gedruckt werden. Fehlerhafte<br />
Sendungen erscheinen mit Status „freigegeben, unvollständig“ in der Liste.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 9 von 20<br />
Der Druck der Labels erfolgt aus der eBay-Übersicht heraus.<br />
Nach erfolgreichem Etikettendruck wird der Status der Sendung in eBay automatisch auf „versendet“ gesetzt.<br />
Achtung: Diese Sendungen sind bei einem späteren Import nicht mehr zu importieren!<br />
Sie müssen sich jedes Mal, wenn Sie Adressdaten aus eBay abrufen möchten, anmelden. Damit haben Sie die<br />
Möglichkeit, Adressen aus mehreren eBay-Accounts abzurufen. Sollten Sie nur über einen eBay-Account verfügen,<br />
können Sie mit der Option „eBay-Authentifizierung speichern“ auf Ihre Adressdaten aus eBay zugreifen, ohne sich<br />
erneut anmelden zu müssen.<br />
6.2.1 Import von Aufträgen<br />
Über den Menüpunkt Import von Aufträgen können Sie Aufträge in Form von Textdateien im CSV Format<br />
importieren.<br />
Bei Fragen zum Import wenden Sie sich bitte an den technischen Support unter 0180 5 00 33 21* * (Drücken Sie<br />
hierzu bitte die Option „3“) oder lesen Sie die Kurzanleitung zum eBay-Datenimport. Nähere Informationen erhalten<br />
Sie hier: <strong>Intraship</strong> – eBay Datenimport.<br />
6.3 Übersicht<br />
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in die Übersicht. In diesem Menüpunkt werden alle Ihre Sendungen<br />
angezeigt, die am selben Tag gespeichert oder bereits gedruckt, aber noch nicht an <strong>DHL</strong> übertragen wurden.<br />
Bereits erfasste Sendungen können in der Übersicht geöffnet und weiter bearbeitet werden. Dabei stehen Ihnen<br />
folgende Funktionen zur Verfügung:<br />
6.3.1 Dropdownliste Übersicht (bitte wählen)<br />
Wählen Sie aus der hinterlegten Liste aus, was sie in der Übersicht angezeigt bekommen wollen.<br />
6.3.2 Button Auswahl aufheben<br />
Hebt die vorher durch Markierung getroffene Auswahl wieder auf.<br />
6.3.3 Button Alle auswählen<br />
Markiert alle in der Übersicht sichtbaren Sendungen als ausgewählt.<br />
6.3.4 Button Label Drucken<br />
Druckt die Sendungslabel aller zuvor markierten Sendungen. Hierzu öffnet sich ein Vorschaufenster mit dem PDF-<br />
Label, welches Sie aus dem Adobe-Reader drucken können.<br />
6.3.5 Löschen<br />
Löscht alle zuvor markierten Sendungen<br />
6.3.6 Ungedruckte Aufträge anzeigen<br />
Zeigt alle Sendungen an, die gespeichert aber noch nicht gedruckt wurden<br />
**-0,14 Euro pro angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen, höchstens 0,42 Euro pro angefangene Minute aus den<br />
deutschen Mobilfunknetzen.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 10 von 20<br />
6.3.7 Button <strong>DHL</strong> Retoure erstellen<br />
Erzeugt aus einer erfassten Sendungen des Produktes <strong>DHL</strong> Paket ein zweites Label für die Rücksendung als Produkt<br />
<strong>DHL</strong> Retoure.<br />
6.3.8 Spalte Auswahl<br />
Beinhaltet die Checkboxen zum Markieren einer oder mehrerer Sendungen.<br />
6.3.9 Spalte Sendung duplizieren<br />
Durch das Anklicken des Symbols wird die entsprechende Sendung dupliziert, d.h. es wird automatisch eine weitere<br />
Sendung mit den gleichen Eingaben erzeugt.<br />
6.3.10 Spalte Email<br />
Wenn diese Funktion freigeschaltet ist, können Sie das Sendungslabel als pdf-Dokument per Mail an die Email-<br />
Adresse versenden, die bei der Sendungserfassung eingegeben wurde.<br />
Alle Ihre älteren oder vordatierten Paket- oder Express-Sendungen finden Sie über den Menüpunkt Auftragsarchiv.<br />
6.4 Tagesabschluß<br />
Der Tagesabschluss dient dazu, die Daten aller gedruckten Sendungen an <strong>DHL</strong> zu übertragen.<br />
Ihnen stehen folgende Aktionen durch Betätigen der Buttons zur Verfügung<br />
6.4.1 Button Neu erzeugen<br />
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit den Tagesabschluss / Erstellung der Ladeliste) durchzuführen. Hierzu<br />
wählen Sie aus der Dropdownliste einen EKP aus, für die Sie den Tagesabschluss durchführen wollen. Die Liste<br />
enthält alle EKPs, unter denen Sendungen erzeugt und gedruckt wurden, also zur Übertragung bereitstehen.<br />
Nach Auswahl der EKP wird eine Liste mit allen unter dieser EKP erfassten Sendungen erzeugt.<br />
Zur Erstellung einer Ladeliste können sie ein oder mehrere Sendungen in der Spalte Auswahl durch Aktivieren der<br />
Checkbox oder über den Button Alle auswählen auswählen.<br />
Für diese gewählten Sendungen können Sie mittels des Buttons Ladeliste erzeugen den Tagesabschluss durchführen.<br />
Sie können eine Markierung jederzeit vor Erzeugen der Ladeliste rückgängig machen, indem sie die einzelne<br />
Checkbox deaktivieren oder den Button Alle abwählen betätigen.<br />
Bitte beachten Sie dass Sie die Ladeliste am besten zweifach ausdrucken. Ein Exemplar übergeben Sie an den <strong>DHL</strong><br />
Kurier und das andere Exemplar behalten Sie als Übergabebeleg.<br />
6.4.2 Button Nachdruck<br />
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit einen bereits erzeugten Tagesabschluss nachzudrucken.<br />
Zum Nachdrucken wählen Sie einen Zeitraum aus und betätigen den Button Laden. Die gefundenen Sendungen<br />
können mittels einer Dropdownliste nach Absender getrennt selektiert werden. Durch Betätigen des Buttons<br />
Ladeliste erzeugen wird die entsprechende Ladeliste zum Nachdruck erzeugt und Ihnen als PDF-Dokument zum<br />
Ausdruck angezeigt.<br />
6.4.3 Button Zurück<br />
Hiermit gehen Sie in der Anwendung zurück in die Übersicht.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 11 von 20<br />
6.5 Abholung<br />
Infofern Sie eine Abholvereinbarung haben, können Sie die Abholung Ihrer Sendungen online beauftragen. Alle<br />
beauftragten Abholungen werden im Menüpunkt Übersicht aufgelistet.<br />
Im Menüpunkt Abholung werden Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl angeboten:<br />
6.5.1 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket:<br />
Sie haben hierüber die Möglichkeit, Einzelabholung für versandbereite nationale Paketsendungen zu veranlassen.<br />
Auftraggeberadresse: Adresse des Beauftragenden<br />
Abholadresse: Adresse, von der die Sendung abgeholt werden soll<br />
Sendungsdaten: Eingabe Abholdatum und ggf. Nachnahmebetrag<br />
Mit dem Button Einzelabholung <strong>DHL</strong> Paket beauftragen übertragen Sie den Auftrag an <strong>DHL</strong>.<br />
Wenn die Buchung erfolgreich war, erhalten Sie die Bestätigungsnummer.<br />
6.5.2 Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure:<br />
Im Menü Abholung finden Sie die Option Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure, wenn diese frei geschaltet wurde. Sie haben<br />
hierüber die Möglichkeit, Retouren für nationale Paketsendungen zu veranlassen.<br />
Auftraggeberadresse: Adresse des Beauftragenden<br />
Abholadresse: Adresse, von der die Sendung abgeholt werden soll<br />
Lieferadresse: Adresse, an die die Sendung geliefert werden soll<br />
Sendungsdaten: Eingabe von Gewicht und Abholdatum<br />
Mit dem Button Einzelabholung <strong>DHL</strong> Retoure beauftragen übertragen Sie den Auftrag an <strong>DHL</strong>.<br />
Wenn die Buchung erfolgreich war, erhalten Sie die Bestätigungsnummer. Ein Retourenetikett wird zur Verfügung<br />
gestellt bzw. mitgebracht.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 12 von 20<br />
7 Versandabwicklung Express<br />
Unter dem Menüpunkt Versandabwicklung Express finden Sie alles, was Sie für das Versenden von<br />
Expresssendungen benötigen.<br />
7.1 Neuer Auftrag<br />
Der Menüpunkt Neuer Auftrag dient zur Eingabe aller für den Versand erforderlichen Informationen.<br />
Um einen neuen Auftrag eingeben zu können, müssen Sie zuerst auswählen, ob Sie eine nationale, eine<br />
internationale oder eine Economy Select Sendung erfassen wollen.<br />
Danach erhalten Sie eine, für die jeweilige Transportart spezifische, Eingabemaske bestehend aus drei Reitern,<br />
welche die Bereiche Absender, Empfänger und Sendungsdaten gliedern.<br />
Für die weiteren Beschreibungen siehe auch 6.1 Neuer Auftrag in der Versandabwicklung Paket.<br />
7.2 Auftragsimport<br />
Um einen Auftragsimport starten zu können, müssen Sie zuerst auswählen, ob Sie eine nationale, eine<br />
internationale oder eine Economy Select Sendung erfassen wollen.<br />
Danach können Sie jeweils Aufträge für die einzelnen Transportarten in Form von Textdateien im CSV Format<br />
importieren.<br />
Bei Fragen zum Import wenden Sie sich bitte an den technischen Support.<br />
7.3 Übersicht<br />
Der Menüpunkt Übersicht in der Versandabwicklung Express enthält alle Express-Sendungen, die am selben Tag<br />
gespeichert oder bereits gedruckt, aber noch nicht an <strong>DHL</strong> Express übertragen wurden.<br />
Bereits erfasste Sendungen können in der Übersicht geöffnet und weiter bearbeitet werden.<br />
Für eine Beschreibung der Funktionalitäten sehen Sie bitte unter der 6.3 Übersicht in der Versandabwicklung Paket<br />
nach.<br />
7.4 Tagesabschluß<br />
Der Tagesabschluss dient dazu, die Daten aller gedruckten Sendungen an <strong>DHL</strong> zu übertragen. Zuerst müssen Sie<br />
auswählen, ob Sie den Abschluss für Express national, international oder für Economy Select durchführen wollen.<br />
Für die Beschreibung der Funktionalitäten sehen Sie bitte unter 6.4 Tagesabschluß Versandabwicklung Paket nach.<br />
7.5 Abholung Express<br />
Unter dem Menüpunkt Abholung Express finden Sie die Möglichkeit die Abholung Ihrer Express-Sendungen zu<br />
beauftragen. Hierzu wählen Sie zuerst bitte, ob es sich um einen nationalen oder einen internationalen Express<br />
Versand von Sendungen handelt.<br />
Sollten Sie bereits für den Versand Ihrer Sendungen eine regelmäßige Abholung mit der <strong>DHL</strong> Express vereinbart<br />
haben, benötigen Sie die Nutzung dieser Funktionalität nicht.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 13 von 20<br />
7.5.1 Abholung Express national<br />
Über den Button National erhalten Sie eine Eingabemaske für die Beauftragung einer nationalen Abholung von<br />
Express-Sendungen. Hierzu können Sie als Abholdatum den aktuellen oder einen in der Zukunft liegenden Tag<br />
auswählen.<br />
Achtung: Sie können die Abholung nur für die Produkte Officepack und Express Paket beauftragen!<br />
Folgende Funktionen stehen Ihnen unter diesem Menüpunkt zur Verfügung:<br />
7.5.1.1 Adresse auswählen<br />
Durch Betätigen des Buttons Adresse auswählen gelangen Sie in Ihr Adressbuch und können aus Ihren bereits<br />
gespeicherten Adressen eine auswählen und dort die Abholung der Sendungen veranlassen. Aus dem Adressbuch<br />
übernehmen Sie die gewünschte Adresse durch Anklicken des Firmennamens.<br />
7.5.1.2 Abholung beauftragen<br />
Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie durch Betätigen des Buttons Abholung beauftragen, die<br />
Anfrage abschicken. Das System meldet Ihnen zurück ob die Abholung an den von Ihnen gewünschten Tag, in dem<br />
gewünschten Zeitfenster möglich ist oder nicht.<br />
7.5.1.3 Abbrechen<br />
Durch wählen des Buttons Abbrechen gelangen Sie wieder in die Übersicht ihrer Express-Sendungen.<br />
7.5.1.4 Aktualisieren<br />
Bei nachträglichen Änderungen erreichen Sie hierdurch eine Aktualisierung Ihrer Daten.<br />
7.5.2 Abholung Express international<br />
Folgende Funktionen stehen Ihnen unter diesem Menüpunkt zur Verfügung:<br />
Absender auswählen<br />
Über diese Funktion können Sie eine Abholadresse aus Ihren, im Adressbuch hinterlegten Adressen, auswählen.<br />
Bitte beachten Sie dass Sie nur aus den in Ihrem Adressbuch hinterlegten Adressen auswählen können und eine<br />
Neueingabe von Abholadressen unter dem Menüpunkt Abholung Express nicht möglich ist. Bitte gehen Sie hierzu<br />
direkt in Ihr Adressbuch und hinterlegen die Adresse dort.<br />
7.5.2.1 Abholung anfragen<br />
Durch Betätigen dieses Buttons wird Ihre Anfrage an <strong>DHL</strong> übertragen. Sollte das gewünschte Zeitfenster der<br />
Abholung in ein gültiges Abholzeitfenster der <strong>DHL</strong> fallen, erhalten Sie eine Bestätigungsnummer, mit der Sie sich bei<br />
Rückfragen an den Kundenservice der <strong>DHL</strong> Express wenden können.<br />
Mittels des Buttons Fortfahren gelangen Sie zurück in die Übersicht über Ihre Express-Sendungen<br />
7.5.2.2 Zurück<br />
Hierüber gelangen Sie zurück zur Übersicht.<br />
7.5.2.3 Protokoll Abholung<br />
Über die Funktion Protokoll Abholung haben Sie die Möglichkeit sich eine Zusammenstellung über alle Ihre, aus <strong>DHL</strong><br />
<strong>Intraship</strong> heraus, veranlassten Abholungen zu verschaffen. Hierzu haben Sie die Möglichkeit einen Zeitraum für die<br />
Zusammenstellung fest zu legen. Optional können Sie die Liste ausdrucken.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 14 von 20<br />
7.5.3 Abholung Economy Select Pickup<br />
In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit alle Economy Select Abholungen innerhalb eines Zeitraums anzuzeigen.<br />
7.5.3.1 Abholungen laden<br />
Mit dem Klick auf den Button erhalten Sie eine Liste aller Abholungen zu dem genannten Produkt.<br />
7.5.3.2 Zurück<br />
Hierüber gelangen Sie zurück zur Übersicht.<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 15 von 20<br />
8 Auftragsarchiv<br />
Über den Menüpunkt Auftragsarchiv können Sie sich archivierte oder vordatierte Sendungen anhand<br />
unterschiedlicher Kriterien anzeigen lassen.<br />
Hier finden Sie alle Ihre Sendungen, die Sie bereits per Tagesabschluss an <strong>DHL</strong> übertragen haben.<br />
8.1 Sendungsverfolgung<br />
Unter dem Menüpunkt Sendungsverfolgung können Sie Ihre internationalen Express Sendungen verfolgen.<br />
Betätigen Sie hierzu den Button International und geben Sie Ihre Sendungsnummer ein.<br />
Durch Betätigen des Buttons Abbrechen gelangen Sie zurück in die Übersicht.<br />
8.2 Suche Paket<br />
Im Menüpunkt Suche Paket können Sie archivierte oder vordatierte Sendungen anhand unterschiedlicher Kriterien<br />
suchen und anzeigen lassen.<br />
Suchkriterien sind u.a. der Zeitraum in dem gesucht werden soll, eine bestimmte Kundennummer, ein bestimmter<br />
Empfänger, eine eingegebene Sendungsreferenz oder Packstückreferenz oder der Status einer Sendung.<br />
In der Suche stehen Ihnen folgende Aktionen durch Betätigen Buttons zur Verfügung:<br />
8.2.1 Button Laden<br />
Erzeugt die Trefferliste nach den eingegebenen Suchkriterien und zeigt diese in der Übersicht an<br />
8.2.2 Button Suche löschen & zurück<br />
Löscht die eingegebene Suche und kehrt zurück zur Übersicht<br />
8.2.3 Button Eingaben leeren<br />
Löscht die eingegebenen Felder<br />
8.3 Suche Express<br />
Siehe 8.2 Suche Paket<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc
<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 16 von 20<br />
8.4 Statistik<br />
Im Menüpunkt Statistik haben Sie die Möglichkeit Ihre eigenen Versandstatistiken zu beziehen oder Ihre<br />
Sendungsdaten zu exportieren, um diese in Excel oder Access weiter zu bearbeiten. Hierzu müssen sie als erstes<br />
zwischen Paket, Express national, Express international oder Europlus auswählen, für welche Transportart Sie eine<br />
Statistik erstellen wollen.<br />
8.4.1 Statistik<br />
Sie können sich Ihre Analysen Ihrer Aufträge nach verschiedenen Kriterien auswerten lassen.<br />
Für die Transportarten Paket, Express national oder Europlus können Sie Ihre Analysen nach folgenden Kriterien<br />
zusammenstellen:<br />
Produkt<br />
Kundennummer/EKP<br />
Teilnahme<br />
Datum von/bis<br />
Matchcode<br />
PLZ von/bis<br />
Land Empfänger und/oder<br />
Gewicht von/bis<br />
Für die Transportart Express international lauten die Kriterien wie folgt:<br />
Kundennummer/EKP (Rechnungsempfänger)<br />
Sendungsreferenz<br />
Zusatzfeld 1<br />
Sendungsnummer<br />
Firmenname des Empfängers<br />
Matchcode<br />
Destinationscode<br />
Land Empfänger<br />
Produktcode<br />
Inhaltsbeschreibung<br />
Sendungsdatum von/bis<br />
Status und/oder<br />
Benutzer<br />
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit für die Transportart Express International ein Reportschema festzulegen.<br />
Das Reportschema ist eine Vorlage, mit der Sie definieren, welcher Inhalt in welcher Spalte abgebildet werden soll.<br />
8.4.2 Sendungsdaten exportieren<br />
Um Sendungsdaten zu exportieren, müssen Sie zunächst einen Zeitraum festlegen für den der Datenexport erfolgen<br />
soll. Darüber hinaus wird eine Emailadresse benötigt, an die der Datenexport als Datei versendet werden soll.<br />
Optional können Sie die Sendungsdaten im gewählten Zeitraum durch Ihren Status einschränken.<br />
Die zuvor beschriebenen Funktionalitäten sind bei allen Transportarten gleich.<br />
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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 17 von 20<br />
9 Stammdatenverwaltung<br />
9.1 Voreinstellungen<br />
Unter dem Menüpunkt Voreinstellungen können Sie die Einstellungen für die Versandvorbereitung vordefinieren<br />
und so individuelle Vorlagen für die verschiedenen Transportarten Paket, Express national, Express international<br />
und/oder Economy Select/Europlus festlegen.<br />
Unter den jeweiligen Transportarten haben sie verschiedene Möglichkeiten Bereiche als Vorlage zu hinterlegen.<br />
Sie können u.a. folgende Bereiche vorbelegen:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Standard Maße und Gewichte<br />
Bankverbindungen<br />
Benachrichtigungs-Emails und die<br />
Standard-Einstellungen für<br />
o Inhaltsbeschreibungen<br />
o Zolltarifnummer<br />
o Sendungsart (Zollfrei/zollpflichtig)<br />
o Exportgrund<br />
o Handelsbedingungen<br />
o Warenwert und Währung<br />
o Anzahl Packstücke<br />
o Ursprungsland<br />
o <strong>DHL</strong> Account<br />
9.2 Benutzerverwaltung<br />
In der Benutzerverwaltung können Sie neue Benutzer anlegen, kopieren oder löschen und für jeden Benutzer das<br />
Passwort und die Berechtigungen ändern.<br />
9.3 Adressbuch<br />
Unter dem Menüpunkt Adressbuch haben sie folgende Funktionen:<br />
9.3.1 Button Suchen<br />
Über den Button Suchen können Sie bereits hinterlegte Adressen nach verschiedenen Kriterien suchen und einer<br />
weiteren Aktion zuführen.<br />
9.3.2 Button Neue Adresse<br />
Durch betätigen des Buttons Neue Adresse erhalten Sie ein leeres Eingabeformular zum Erfassen einer Adresse.<br />
9.3.3 Button Adressen Import/Export<br />
Sie können Ihre Adressen sowohl importieren als auch exportieren. Zur Vereinfachung können Sie für die Importe<br />
ein Schema hinterlegen, welches die notwendige Zuordnung der zu importierenden Felder der Datei zu den Feldern<br />
der Anwendung beinhaltet.<br />
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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 18 von 20<br />
Nähere Informationen sind unter dem Menüpunkt „Info“ zu finden.<br />
9.3.4 Button Alle auswählen<br />
Markiert alle Adressen als ausgewählt<br />
9.3.5 Button Auswahl aufheben<br />
Hebt die getätigte Auswahl wieder auf<br />
9.3.6 Button Löschen<br />
Löscht den oder die ausgewählte Adresse<br />
9.4 Senderadressverwaltung<br />
Der Menüpunkt Senderadressverwaltung beinhaltet für Express international den Absenderimport und -Export.<br />
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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 19 von 20<br />
10 Info<br />
Im Menüpunkt Info finden Sie wichtige Kontaktdaten und Kontaktlinks zum technischen <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> Support und<br />
zum <strong>DHL</strong> Kundenservice.<br />
Darüber hinaus finden Sie hier alle aktuellen Importspezifikationen zum Herunterladen sowie weiter nützliche Links<br />
auf Internetseiten, die Ihnen wichtige Informationen zur Versandvorbereitung liefern.<br />
11 Abmelden<br />
Benutzen Sie zum Abmelden aus <strong>DHL</strong> <strong>Intraship</strong> die Schaltfläche Abmelden.<br />
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<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> <strong>Kurzhandbuch</strong> Seite 20 von 20<br />
12 Abbildungsverzeichnis<br />
Abbildung 1: Anmeldemaske <strong>Intraship</strong> ......................................................................................................4<br />
Abbildung 2: Passwort vergessen - Maske <strong>Intraship</strong>...................................................................................5<br />
Abbildung 3: Menüstruktur <strong>Intraship</strong>.........................................................................................................6<br />
20130124_<strong>DHL</strong> <strong>Versandsoftware</strong> <strong>Intraship</strong> - <strong>Kurzhandbuch</strong>.doc