Anleitung zum DATEV-Export - Lexware Online Support

Anleitung zum DATEV-Export
1. Voraussetzungen
Bevor Sie einen DATEV-Export durchführen, vergewissern Sie sich, dass folgende Voraussetzungen
erfüllt worden sind:
a) Sie haben beim Neuanlegen Ihrer Firmendatei einen DATEV-konformen Kontenrahmen und
die Soll-Besteuerung gewählt. Zurzeit stehen Ihnen diese DATEV-konformen Kontenrahmen
zur Verfügung:
• Basiskontenrahmen
• SKR03 - Standard und kurz
• SKR04 - Standard und kurz
Bei älteren Firmendateien wird der DATEV-Export zusätzlich für folgende Kontenrahmen
unterstützt:
• Handwerk/Baugewerbe
• Hotel/Gaststätten
• Großhandel/Einzelhandel
Bei selbstdefinierten Kontenrahmen müssen die Konten DATEV-Konten entsprechen und ggf.
als DATEV-Automatikkonten gekennzeichnet sein.
Bearbeiten Sie - wenn notwendig - die Einstellungen der Konten entsprechend. Wählen Sie
hierfür das Menü: Firma - Kontenrahmen - bearbeiten.
b) Beachten Sie: Buchen Sie ausschließlich auf Konten mit Nummern. Konten ohne
Nummer dienen einer besseren Übersicht im Kontenplan, indem sie Unterkategorien ermöglichen,
werden aber nicht von DATEV erkannt.
Tipp: Über Menü Firma – Einstellungen – Buchhaltung können Sie den Punkt Kontonummern
verwenden aktivieren. Hierüber können Sie die Nummern der bereits mit dem gewählten
Kontenrahmen mitgelieferten Konten anzeigen.
Für selbst angelegte Konten müssen Sie die Kontonummer selbst eingeben.
c) Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Kunden und Lieferanten Debitoren- bzw. Kreditorennummern
vergeben haben. Sollte dies nicht der Fall sein, geben Sie unter folgendem Menüpunkt
die entsprechende DATEV-Nummer Ihres Kunden bzw. Lieferanten an:
• Menü: Kunden - Kunden-/Projektlisten - Kunden-/Projektverwaltung – Zusatzinfo DATEV-
Nummer
• Menü: Lieferanten - Lieferantenlisten - Lieferantenverwaltung bearbeiten – Zusatzinfo
DATEV-Nummer
Hinweis:
• Die DATEV-Nummer für Kunden (Debitorennnummer) ist in der Regel 5-stellig von
10000 bis 69999.
• Die DATEV-Nummer für Lieferanten (Kreditorennummer) ist in der Regel 5-stellig von
70000 bis 99999.
d) In den Buchungen, die exportiert werden sollen, wurden nur Belegnummern verwendet, die
von DATEV zugelassen sind:
• Ziffern: 0123....9
• Großbuchstaben: ABC...Z
• Kleinbuchstaben: abc...z
• Sonderzeichen: $ & % * + - /
Alle anderen Zeichen sind nicht erlaubt (inklusive Leerzeichen, Umlauten sowie den
Interpunktionszeichen Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt).
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2. Vorgehen
Öffnen Sie im Menü Extras den Befehl DATEV...
• Kontenzuordnung: Wenn Sie neue Konten ohne Nummer erstellt und verwendet haben,
werden diese Konten (rot markiert) in einer Tabelle aufgeführt. Vor dem DATEV-Export
erscheint diese Zuordnungstabelle, um Ihnen die Eingabe von Nummern zu ermöglichen. Sie
können ansonsten die Tabelle jederzeit aufrufen, indem Sie den DATEV-Export Assistent
aufrufen und auf die Schaltfläche Konten zuordnen klicken. Die in der Tabelle rot markierten
Konten benötigen eine Nummer.
• Automatik: aktivieren Sie die Automatik, wenn es sich um ein DATEV-Konto mit Automatik
handelt.
• Alle anzeigen: Hier können Sie sich alle bebuchten Konten anzeigen lassen.
• Bebuchte Konten anzeigen: Wählen Sie diesen Punkt, um sich ausschließlich die bebuchten
Konten ohne Nummer anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie die fehlenden Kontonummern eingetragen haben, klicken Sie auf OK.
Es öffnet sich der DATEV-Export-Assistent für Buchungsdaten.
Füllen Sie die für DATEV notwendigen Informationsfelder folgendermaßen aus:
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• Beraternummer: 4 bis 6-stellige Nummer welche von DATEV oder Ihrem Steuerberater
vergeben werden.
• Beratername: Frei wählbarer Text bis zu 7 Stellen.
• Mandantennummer: 3 bis 5-stellige Zahl; wird von Ihrem Steuerberater vergeben.
Abrechnungsnummer: 1- bis 2-stellig; fortlaufende DATEV-Abrechnungsnummer (von 1 bis
69).
• Datenträgernummer: Frei wählbare max. 3-stellige Nummer.
• Ohne Kontennummererweiterung: wenn Sie mit 4-stelligen Kontonummern arbeiten,
entfernen sie das Häkchen im Kontrollkästchen Kontonummererweiterung (KNE) und geben
Sie 0 bei Länge ein.
Ausnahme: Wenn Sie alphanumerische Belegnummern verwenden, setzen Sie das Häkchen
im Kontrollkästchen Kontonummererweiterung (KNE) auch bei Verwendung von 4-stelligen
Kontonummern und geben Sie 4 bei Länge ein.
• Mit Kontennummererweiterung: Wenn Sie nicht mit 4-stelligen, sondern längeren
Kontonummern (max. 8 Ziffern für Sachkonten / 9 Ziffern für Debitoren und Kreditoren)
arbeiten, klicken Sie das Kontrollkästchen Kontonummererweiterung (KNE) an und geben
Sie bei Länge den entsprechenden Wert (5 bis 8) ein.
• Datum von/bis: Format TT.MM.JJJJ.
Achten Sie gegebenenfalls auf das abweichende Wirtschaftsjahr. Exportieren Sie keinen
jahresüberschreitenden Zeitraum.
• Dateipfad: Wenn Sie die Daten Ihrem Steuerberater per Diskette weitergeben möchten,
geben Sie A:\ ein.
• DFV-Kennzeichen und Passwort: optional.
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Klicken Sie auf OK um den DATEV-Export durchzuführen.
Es werden 2 Dateien erzeugt und im von Ihnen gewählten Verzeichnis gespeichert. Die Dateinamen
hängen von der gewählten Option ab:
• ohne Kontonummerweiterung (KNE): DE001 und DV01
• mit Kontonummerweiterung (KNE): ED00001 und EV01.
Diese beiden Dateien können Sie nun auf einem Speichermedium oder per E-Mail Ihrem
Steuerberater übergeben.
Wichtig: für einen erfolgreichen Import Ihrer Daten in das DATEV-Programm Ihres Steuerberaters
müssen die von Ihnen gewählten Einstellungen beim DATEV-Export mit den Einstellungen Ihres
Steuerberaters beim DATEV-Import übereinstimmen. Sprechen Sie die Einstellungen wie z.B.
Mandantennummer deshalb unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab.
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