Alle Frachtpapiere von zentraler Stelle im Zugriff - intex Informations ...

Referenzbericht
Integrierte
Lösung aus
Speditionssoftware
C-Logistic
und EASY-
Archiv von
intex
Alle Frachtpapiere von
zentraler Stelle im Zugriff
Als Logistiker, der sowohl im Sammelgutverkehr wie im Bereich Teil-/
Komplettladungen tätig ist, musste sich WECK+POLLER seine Lieferpapiere
lange Zeit von verschiedensten Stellen zusammensuchen: Sie lagen
als PDF auf den EDV-Systemen der Kooperationspartner ebenso wie in
Papierform im heimischen Archiv in Zwickau. Um hier einen „single point
of entry“ zu schaffen, hat das sächsische Unternehmen 2010 ein Dokumenten-Management-System
der intex Informations-Systeme GmbH installiert.
Es basiert auf den Lösungen der EASY Software AG und ist durch
die Anbindung an die bei WECK+POLLER eingesetzte Speditionssoftware
C-Logistic auf die Belange der Branche zugeschnitten. Direkt aus C-Logistic
können die Angestellten nun auf alle Frachtpapiere sofort zugreifen.
Kennzahlen
Beschäftigte: rd. 500
Umsatz (2012):
86 Mio. €
Fuhrpark:
328 Fahrzeuge,
264 Hänger/Lafetten
Logistikflächen:
200.000 qm
Branchen:
Automotive, Logistik-
Dienstleister,
Nahrungsmittel u.a.
Kennzahlen im Projekt:
Digitalisierte
Frachtpapiere mtl.:
~ 5.200
Digitalisierte
Rechnungen mtl.:
~ 4.000
Kooperationen, also Verbünde mehrerer Speditionsgesellschaften mit einer einheitlichen
Systematik, sind die strukturelle Basis im Sammelgutverkehr. In diesem
Segment werden Sendungen transportiert, die der Kunde aus Kostengründen nicht
selbst verschicken kann, die aber aufgrund ihrer Größe auch kein Paketdienst
annimmt. WECK+POLLER ist Teil zweier solcher Netzwerke: S.T.a.R. und VTL.
Nach dem Nabe-Speichen-Prinzip bilden die Kooperationen ein deutschlandweites
Netz mit mehreren Hubs, an denen die Speditionen Ware ihrer Partner aufnehmen
und im eigenen Gebiet ausliefern sowie umgekehrt eigene Sendungen ihren Partnern
übergeben. An den Hubs gehen mit den Transporten auch die dazugehörigen
Frachtpapiere (Lieferschein und ggf. Gefahrgutpapiere) von einem zum nächsten
Fahrer über.
„Dies führt dazu, dass wir regelmäßig fremde Frachtbriefe erhalten und eigene aus
der Hand geben“, erklärt Mirko Dominiak, Organisationsleiter bei WECK+POLLER.
Damit der aufnehmende Spediteur seinem Kunden jederzeit die Empfangsbestätigung
übermitteln kann, scannt der ausliefernde Partner die vom Empfänger quittierten
Lieferscheine ein und legt sie im EDV-System der Kooperation ab. Von dort
kann sie der WECK+POLLER-Disponent dann herunterladen.
Mit digitalen Dokumenten allein ist es nicht getan – der Zugriff entscheidet
Digitale Dokumente sind im Sammelgut also nichts Neues. Doch eine Verbindung
zwischen ihnen und der eigenen Speditionssoftware gibt es nicht, die Systeme
laufen völlig getrennt voneinander. Weil auf der anderen Seite Frachtpapiere
hinzukommen, die im eigenen Archiv liegen (Papier oder elektronisch), musste
WECK+POLLER nach Lieferpapieren zu einem bestimmten Auftrag immer an
verschiedensten Stellen suchen. Systemadministrator Sebastian Paesold: „Unser
Problem war, dass wir unsere Dokumente nicht an die Auftragsvorgänge binden
konnten, solange wir sie nicht selbst archivieren, sondern nur vom Partner-Hub
abholen.“
Wunsch war es also, eine Verbindung zwischen Archiv und dem Auftrag in C-Logistic
zu schaffen, so dass sich aus der Speditionssoftware heraus alle zu einem Auftrag
bestehenden Unterlagen mit einem Mausklick heraus anzeigen und bei Bedarf
verschicken oder ausdrucken lassen. Deshalb hat das Unternehmen im Jahr 2010
ein eigenes Dokumenten-Management- und Archivsystem eingeführt, das direkt in
die C-Logistic integriert ist.

Integrierte
All-in-One
Lösung
Integrierte All-in-One Lösung
Intex hat bereits für die VTL-Sammelgutkooperation EDV-Systeme in Fulda eingerichtet
und ist auch Partner von C-Logistic, deren Branchensoftware WECK+POLLER
seit 2008 einsetzt. Mit Einführung des Speditionssystems lag es nahe, auch das
Thema zentrale Archivierung anzugehen, weil mit intex und den EASY-Produkten
ein bereits in C-Logistic integriertes DMS zur Verfügung stand. „Damit haben wir
keine stand-alone-Lösung mehr, sondern alles aus einer Hand“, sagt Sebastian Paesold.
Zum Warmwerden startete WECK+POLLER im Jahr 2010 zunächst ein Projekt zur
E-Mail-Archivierung mit dem Out-of-the-Box-Produkt EASY-xBase. Dieses überträgt
die E-Mails aller Postfächer des Exchange Servers nach einer vorgegebenen
Zeit automatisch auf einen separaten Dokumenten-Server und führt sie damit einer
rechtssicheren Archivierung zu. Auch in einer Spedition werden heute per E-Mail
wichtige Informationen und Dokumente transportiert, die wie andere Geschäftsunterlagen
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Mit dem üblichen individuellen
Anlegen von pst-Dateien der einzelnen Nutzer kommt ein Unternehmen diesen
Aufbewahrungspfl ichten nicht ordnungsgemäß nach. Durch die automatische
Archivierung aller E-Mails am Server hingegen schon, und es entlastet zudem den
Mail-Server von der Datenfl ut. WECK+POLLER-Mitarbeiter müssen sich nicht mehr
mit dem zeitraubenden Anlegen von pst-Dateien befassen und archivierte E-Mails
recherchieren sie direkt über ihren Outlook-Client.
Mirko Dominiak, Organisationsleiter und Sebastian Paesold, Systemadministrator bei WECK+POLLER
Frachtpapiere
werden an
drei Standorten
gescannt
Frachtpapiere werden an drei Standorten gescannt
Nach dem E-Mail-Archivprojekt als Kick-off richtete intex im Jahr 2011 das DMS
für die Ablieferbelege in der Zwickauer Zentrale des Logistikers ein. Eine digitale
Personalakte auf EASY-Basis wurde quasi parallel im Vorbeigehen aufgebaut. Die
von den Partnern gescannten Ablieferbelege überträgt Mirko Dominiak nun täglich
per FTP-Verbindung vom EDV-System der Kooperation in das eigene, in C-Logistic
integrierte EASY-Archiv. Rund 2.200 Belege sind es pro Monat. Weitere 3.000 in
Papier vorliegende Frachtpapiere werden nach Auftragsabschluss gescannt und
ebenfalls ins zentrale Archiv übertragen. Analog zum Sammelbelegbereich werden
die normalen Einzelaufträge behandelt: Auch bei ihnen übergibt der Fahrer die quittierten
Lieferbelege nach Abschluss der Fahrt der Zentrale, wo sie gescannt und ins
Archiv übermittelt werden. EASY-Capture-Clients hat WECK+POLLER am Standort
Zwickau sowie in Plauen und Kirchberg eingerichtet. Die Fahrer können ihre Papiere
damit auch dort abgeben und sie sind kurze Zeit darauf im Archiv verfügbar.
Alle zu einer Sendung gehörenden Dokumente sind im EASY-System nun zentral
unter der Klammer „Sendungsakte“ zusammengefasst. Beim Scannen wird jedem
Papier ein Deckblatt mit aufgedrucktem Barcode vorangestellt, der die in C-Logistic
angelegte Sendungsnummer enthält. Diese fl ießt damit automatisch in den Dateinamen
ein. Die Verbindung zwischen dem Auftrag in der Speditionssoftware und
den Dokumenten in der Sendungsakte ist auf diese Weise eindeutig herstellbar. Der
Vorteil für Disponenten, Buchhalter und sonstige Beschäftigte: Sie müssen nicht
mehr auf dem getrennten Partnersystem oder in Aktenordnern nach Sendungsdokumenten
suchen, sondern fi nden die Belege zentral über ihre C-Logistic-Maske.

Ein- und
Ausgangsrechnungen
fließen ins
Archiv ein
Ein- und Ausgangsrechnungen fließen ins Archiv ein
Neben den Ablieferbelegen werden mit der neuen Lösung die speditionsbezogenen
Rechnungen zentral archiviert, sowohl aus- wie eingehende. Die monatlich
zwischen 3.000 und 4.000 ausgehenden Frachtfahrer-Rechnungen werden aus C-
Logistic heraus zweimal ausgegeben: Einmal in Papier für den Versand an den
Kunden, parallel wird ein PDF ans Archiv übergeben.
Die zwischen 300 und 500 Eingangsrechnungen stammen von den Frachtführern,
also beauftragten Speditionsunternehmen, es sind aber auch Schadens- oder ähnliche
Rechnungen darunter. Sie durchlaufen zunächst in Papierform den üblichen
Prüfungsprozess. Im Verlauf dessen gehen sie in der Leistungsabrechnungs-Abteilung
ein, welche im Rahmen der Vereinnahmung die Rechnungsdaten mit dem
Auftrag in C-Logistic abgleicht. Gibt es Mengen- oder Preisabweichungen, erhält
der Disponent in der Fachabteilung die Papierrechnung zur Prüfung. Ist alles in
Ordnung, legt der Mitarbeiter der Leistungsstelle einen Rechnungsdatensatz in der
Speditionssoftware an, die Rechnung wird gebucht und abschließend gescannt. Dabei
erhält auch sie einen Barcode mit der Rechnungsnummer aus C-Logistic und
wird der Sendungsakte im Archiv zugeordnet.
Seit 2012 ist die WECK+POLLER Spedition dabei, für die nicht-speditionsbezogenen
eingehenden Kostenrechnungen zusätzlich einen digitalen Workfl ow zu installieren.
Technische Basis dafür ist EASY-DOCUMENTS. Die Kostenrechnung scannt
ein Mitarbeiter dabei über EASY-CAPTURE vorab ein und über den webbasierten
Workfl ow wird sie anschließend als Scan zusammen mit den dazugehörigen Rechnungsdaten
zur Freigabe an die verschiedenen Stellen im Unternehmen verschickt.
Für Mirko Dominiak ist der sofortige Zugriff auf alle mit einer Sendung verbundenen
Dokumente aus C-Logistic heraus der große Vorteil des intex-Systems. „Unseren
Kunden gegenüber sind wir nun viel schneller auskunftsfähig“, so der Organisationsleiter.
Diese werden ab Mitte 2013 noch einmal mehr von dem System profi tieren:
Derzeit bereitet das Speditionsunternehmen die Einrichtung einer internationalen
Plattform für die Auftragsabwicklung vor. Auf dieser können WECK+POLLER-Kunden
per Browser ihre Bestellungen als Datensatz über den Fortras-Standard übermitteln.
Im Gegenzug erhalten sie im Portal Statusnachrichten über den Verlauf
ihrer Sendung und können dann auch auf die Lieferdokumente im EASY-Archiv zugreifen.

Kontakt
Das Unternehmen
WECK+POLLER entstand im Jahr 2007 durch die Fusion der Poller Systemlogistik
GmbH und der WECKTRANS Spedition GmbH. Unter dem gemeinsamen Dach
der Holding gruppieren sich heute die drei Geschäftsbereiche Spedition, Logistik
und Service. Auf über 200.000 Quadratmetern an neun Standorten in Sachsen und
der Slowakei realisiert die Holding speziell auf die Logistikanforderungen ihrer Kunden
zugeschnittene Lösungen. Hauptsitz ist Zwickau. Das Unternehmen bietet seinen
Kunden umfassende Transportleistungen für Industrie- und Handelsgüter. Im
Bereich Sammelgut werden 90.000 Sendungen pro Jahr transportiert, hier verfügt
WECK+POLLER als Partner im S.T.a.R.- und VTL-Netzwerkverbund über eine leistungsfähige
(euro-)nationale Anbindung. Im Bereich Teil-/Komplettladungen werden
220.000 Sendungen pro Jahr transportiert.
Weck+Poller Spedition GmbH
Reichenbacher Straße 67
08056 Zwickau
Telefon +49 375 30353-300
Telefax +49 375 30353-330
www.weckpluspoller.de
intex Informations-Systeme GmbH
Am Winkelsteig 1a
91207 Lauf bei Nürnberg
Telefon +49 9123 9896-0
Telefax +49 9123 9896-29
www.intex-online.de
Geschäftsstelle München
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