Produktbroschüre - intex Informations-Systeme GmbH

Dokumente und Prozesse
erfolgreich managen.
Ganz EASY

EASY Dokumenten-
Management
Befreien Sie sich von Ihrem Papier!
DMS
Ihr Nutzen
• Verringerung von Liegeund
Transportzeiten
• Aktualität und Vollständigkeit
aller Unterlagen zu
einem Fall
• Ortsunabhängige,
parallele Nutzbarkeit
von Dokumenten
• Beschleunigung des
Posteingangs
• Bessere Nachvollziehbarkeit
von Prozessen
• Kontrollierte Bearbeitungsvorgänge
Machen Sie Schluss mit überfüllten Ablagefächern, platzraubenden Aktenschränken
und vollen Schreibtischen. Mit der EASY-Software werden Dokumente elektronisch
strukturiert, revisionssicher abgelegt und sind sodann unternehmensweit abrufbar.
Dabei verarbeiten Sie ebenso elektronische Dokumente wie auch Papierbelege mit
Integration in alle wichtigen IT-Landschaften und Applikationen.
Die Produkte der EASY SOFTWARE AG befreien Sie von der täglichen Papierfl ut
und erleichtern den Unternehmensalltag spürbar.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
• Effi zienter Informationsfl uss
• Ad-hoc-Versendung und regelbasierte Workfl ows
• Umfangreiche DMS-Funktionen per Browser
• Volltextsuche in Dokumenteninhalten
• Gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender
• Direkter Zugriff auch auf archivierte Dokumente
• Volltextsuche in aktuellen und archivierten Vorgängen
• Höchste Sicherheit (SSL) bei der Übertragung der Daten
• Online-Zugang über Internet, Intranet oder Extranet
• Benutzerfreundliche Web-Oberfl äche
• Interne Anzeige von gescannten oder Offi ce-Dokumenten im Web-Browser

EASY SOFT-
WARE mit
dem höchsten
Marktanteil
in der ama-
Studie
EASY SOFTWARE mit
dem höchsten Marktanteil
in der ama-Studie
Der nach der Anzahl installierter Systeme im deutschen Markt
führende DMS/ECM-Anbieter ist eindeutig EASY SOFTWARE.
17,9 % der von ama ermittelten Installationen entfallen auf
diesen Hersteller.

Automatisierte
Eingangsrechnungsverarbeitung
Ihr Nutzen
• Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
• Verbesserung der Qualität
von verbuchten Rechnungen
• Transparenz durch einheitlichen
Bearbeitungsprozess
• Schneller Return on
Investment
• Minimierung der Prozesskosten
und Effi zienzsteigerung
• Kostenoptimierung durch
kurze Durchlaufzeiten,
volle Skontonutzung
• Standardisiertes Produkt
mit geringen Implementierungszeiten
Automatisierte
Eingangsrechnungsverarbeitung
Abläufe beschleunigen, Prozesse optimieren, Kosten reduzieren.
Bisher war die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit erheblichem Aufwand verbunden:
Rechnungen gehen in den verschiedensten Formaten im Unternehmen ein,
werden manuell erfasst, durchlaufen die Rechnungskontrolle und den Freigabeprozess.
Wertvolle Zeit geht verloren, da Rechnungen mehrere Abteilungen durchlaufen.
Skonti können nicht mehr in Anspruch genommen werden und sogar Mahnungen
sind die Folge.
Daher liegt in der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und der automatisierten
Übergabe an das ERP-System für die meisten Unternehmen ein enormes
Wertschöpfungspotenzial:
Aufwändige manuelle Tätigkeiten werden ebenso überfl üssig wie das zeitraubende
Weiterleiten von Papier zwischen den verschiedenen Abteilungen.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
• Freiformerkennung ohne Trainieren von Lieferanten
• Gleichbleibende Qualität bei der Rechnungsprüfung unabhängig von
Arbeitslast und Personal
• Revisionssichere Archivierung der Rechnungsoriginale

Digitale Kundenund
Vorgangsakte
Digitale
Kunden- und
Vorgangsakte
Ihr Nutzen
• Kostenminimierung bei der
Aktenverwaltung
• Ortsunabhängige Verfügbarkeit
• Erhöhte Kundenzufriedenheit
durch kürzere Reaktionszeiten
• Drastische Reduzierung
der Kosten für Drucken und
Kopieren
• Vermeidung von Dubletten
• Zentrale und revisionssichere
Datenhaltung
• Zusammenführen von
Teilakten
Wissen auch Sie nicht mehr, wohin mit Ihren Aktenordnern?
Wünschen Sie sich, auf Ihre Dokumente jederzeit und ohne langes Suchen zugreifen
zu können?
Mit EASY können Sie nicht nur Ihre Dokumente revisionssicher ablegen, sondern
auch die Effi zienz Ihrer Arbeit steigern und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken
reduzieren.
Durch den Einsatz von EASY werden z. B. kaufmännische Belege aus ERP-Systemen
oder E-Mails automatisch und/oder manuell in einer prüfungssicheren Weise abgelegt
und das aus den verschiedensten Quellen Ihrer vorhandenen Systeme. Natürlich
bestehen auch bei den digitalen Dokumenten mindestens dieselben Bearbeitungsmöglichkeiten
wie bei Papierbelegen (Anmerkungen, Post-It, Schwärzung, usw.).
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die vorhandenen Anwendungsoberfl ächen
oder einen Browser.
Mit den digitalen Akten von EASY verbinden Sie das Arbeiten in gewohnten Strukturen
mit den Vorteilen einer innovativen Software, die es Ihnen somit ermöglicht,
Kosten und Unternehmensrisiken zu reduzieren.

Digitales Vertragsmanagement
Digitales
Vertragsmanagement
Ihr Nutzen
• Schnelles Auffi nden von
Informationen und Dokumenten
durch komfortable
Such- und Filterfunktionen
• Einhaltung von Kündigungen
und Verlängerungen
• Übersicht über Vertragskosten
und -einnahmen
• Detaillierte Informationen
zu Vertragspartnern
• Sicherheit bei vertraulichen
Vertragsdokumenten
„Unternehmen, die es nicht schaffen, ihre Verträge effektiv zu managen,
werden zukünftig enormen Wettbewerbsnachteilen ausgesetzt sein!“
Tim Cummins, President/CEO der Internationalen Association for Contract &
Commercial Management
Verträge regeln unser geschäftliches Handeln und entscheiden über Erfolg oder
Misserfolg eines Unternehmens. Sie defi nieren die Grundlage für jede Geschäftsbeziehung,
ob zu den internen oder externen Partnern eines Unternehmens. Jede
Abteilung hat Verträge und jedes Glied der Wertschöpfungskette ist in der einen oder
anderen Weise von Verträgen betroffen. Verträge sind also wichtig; ihre Bedeutung
nimmt weiter zu.
Managed ein Unternehmen die Geschäftsverträge richtig, so erhält das Unternehmen
eine solide Plattform für profi tablen Wachstum. Wenn hingegen ein Unternehmen
Geschäftsverträge falsch oder schlecht managed, so riskiert das Unternehmen
nicht nur die Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern, sondern setzt auch seine
eigene Zukunft aufs Spiel.
Zusätzliche Probleme entstehen durch die Internationalisierung des operativen
Geschäfts, die Auslagerung von Unternehmensteilen und -prozessen oder die stetig
steigenden rechtlichen Anforderungen. Sowohl die Zahl, als auch die Komplexität
der Vertäge wächst zunehmend.
Es vergeht kaum eine Woche, ohne dass Projekte auf Vertragsbasis aus den falschen
Gründen Schlagzeilen machen. Doch die Auswirkungen eines mangelhaften
Vertragsmanagements sind nicht auf großangelegte Outsourcing- oder Bauprojekte
beschränkt. Dies ist das Ergebnis einer Untersuchung von PricewaterhouseCoopers
LLP (PwC). Die Studie mit dem Titel „Contract Management: Control Value and
Minimize Risks“ unterstreicht die geschäftliche Bedeutung von effektivem, prozessbasiertem
Vertragsmanagement für Unternehmen jeder Größe und geht von
potenziellen Einsparungen von bis zu 69% (Risikomanagement) und 89% (Kostensenkung)
aus.
CONTRACT „LifeCycle“

E-Mail-Management
Reibungslose Geschäftsabläufe sind in jedem Unternehmen ohne die Korrespondenz
per E-Mail nicht mehr denkbar.
E-Mail-
Management
Ihr Nutzen
• Entlastung der Serverund
Postfächer
• Zentrale, regelbasierte
Archivierung
• Erfüllung der Compliance-
Anforderungen
• Transparenz über die
Unternehmensvorgänge
• Recherche nach E-Mails
inklusive angehängter
Dokumente
• Einfache Administration
• Zahlreiche Konfi gurationsmöglichkeiten
• Anbindung an bestehende
Benutzerverwaltungen
• Optionale Konvertierung
in Langzeitformate
• Revisionssicherheit
• Auffi nden von E-Mails
nach Jahren
E-Mail-Management ist somit eine komplexe Herausforderung an die Organisation
und Technologie eines Unternehmens.
Gefragt sind leistungsstarke Lösungen, die da weitermachen, wo andere aufhören:
Solche, die sich nahtlos in den gesamten E-Mail-Geschäftsprozess integrieren.
Mit EASY wird das Managen von E-Mails leicht gemacht.
Viele Unternehmen verstehen die E-Mail-Archivierung und das Dokumenten-
Management nicht nur als lästige Pfl icht, sondern auch als Chance: Die Einführung
und Verwendung von Archivsystemen kann sich sehr schnell amortisieren, denn gut
durchdachte Lösungen ersparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit für Recherche
und Suche nach Informationen im Unternehmen.
So haben Sie für die Archivierung von Lotus Notes und MS-Exchange mit unseren
bewährten EASY-Produkten die Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe einfacher und effektiver
zu gestalten.
Mit EASY gehören überfüllte Postfächer nicht mehr zu Ihrem Alltag!
EASY xBase - Transparenz durch Technologische Integration
EASY xBASE - Archivzugriff (RECHERCHE ADD-IN)

Digitale
Personalakte
und Bewerbermanagement
Ihr Nutzen
Finanzielle Vorteile
• Weniger Kosten
• Keine Transport- und
• Lagerzeiten
• Effi zienter Zugriff und
Bearbeitung
Rechtliche Vorteile
• Revisionssichere Ablage
• Zuverlässige Einhaltung
von Fristen
• Eindeutige Berechtigungskonzepte
mit Zugriffsprotokollierung
Operative Vorteile
• Keine Redundanzen
• Alle Informationen in
einer Akte
• Schnelle Informationsgewinnung
Bewerbermanagement
• Prüfungs- und Freigabeprozess
für Bewerbungen
vom Eingang bis zur Absage
oder Einstellung
• Ausschreibungen
• Bewerbungen
• Dublettenprüfung (Bewerber
bereits bekannt?)
• Transparente Fortschrittsverwaltung
• Statusfeld
• Ampelfunktion
• Kommentarfeld
• Historie
Digitale Personalakte
und Bewerbermanagement
Ob personalbezogene Steuer-, Sozialversicherungs- oder Vertragsunterlagen,
führt ein Unternehmen einmal eine Personalakte, fallen eine Vielzahl von
wichtigen Informationen an, die abgelegt werden müssen. In zeitlich kurzem
Abstand müssen die einzelnen Akten zudem ergänzt und angepasst werden.
Die digitale Personalakte macht diese Arbeit so einfach wie noch nie!
RECHT EINFACH
Die Personalakten eines Unternehmens sind ein besonders sensibles Gut, da sie
viele persönliche Informationen enthalten. Im Hinblick auf den vom Grundgesetz
gewährleisteten Schutz der Persönlichkeit gilt es einige Grundregeln bei der Verwaltung
zu beachten. So dürfen die Akten nicht allgemein zugänglich aufbewahrt
werden und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit Personalakten befassen, sollte
so gering wie möglich gehalten werden. Darüber hinaus müssen besonders sensible
Informationen gesondert geschützt werden. Mit der digitalen Personalakte werden
die rechtlichen Vorschriften mit spielender Leichtigkeit dauerhaft gewahrt. So kann
die Fachabteilung Änderungen der Organisation oder Dokumentarten sowie die
Zuordnung von Zugriffsrechten selbstständig vornehmen und das Einsichtsrecht
berechtigter Personen einfach freischalten. Dabei sind die Zugriffsrechte für Mitarbeiter
wie auch für Vorgesetzte zeitlich begrenzt.
FLEXIBEL UND INTUITIV
Die zeitintensive Suche nach konventionellen Akten, die in Reihen von Aktenschränken
ruhen, gehört mit den digitalen Akten der Vergangenheit an. Aufgrund der einfachen,
intuitiven Menüführung moderner Softwarelösungen sind die wichtigen Informationen
nur wenige Klicks entfernt. Sie sparen Zeit und können sich auf die wesentlichen
Tätigkeiten konzentrieren.
Auch von unterwegs können Akten, durch ein ausgefeiltes Zugriffssystem gesichert,
eingesehen und Veränderungen vorgenommen werden. Webbasierte Anwendungen
gewährleisten einen ortsunabhängigen Zugriff, der sogar die Verwaltung von der
Struktur und der Zugriffsrechte auch von beliebigen anderen Standorten möglich
machen.
Die Digitale Personalakte

Die Formularerkennung
Automatisiertes Auslesen digitaler Geschäftsdokumente
AUSGANGSSITUATION
Abläufe beschleunigen, Prozesse optimieren, Kosten reduzieren
Die Formularerkennung
Ihr Nutzen
• Automatisierte Bearbeitung
Ihrer Bilddateien (24 x 7)
• Entlastung von zeitraubenden
Routinearbeiten
• Hohe Erkennungsraten auf
Feld- und Belegebene
• Automatisierte Überprüfung
der erkannten Daten
• Normalisierte Daten bzw.
Begriffl ichkeiten
• Manuelles Eingreifen nur
bei Abweichungen
• Zeitgewinn durch kurze
Einarbeitung des Personals
• Vermeidung von aufwändigen
Datenerfassungstätigkeiten
• Unbegrenztes Belegvolumen
je CPU
Dokumente verschiedenster Formate begleiten Geschäftsprozesse in steigendem
Umfang. Bisher war die Klassifi zierung, Inhaltserfassung bzw. Indizierung mit erheblichem
Aufwand verbunden.
Dadurch ging wertvolle Zeit verloren und die Ergebnisse waren nicht immer zufriedenstellend,
da der Faktor Mensch die Hauptrolle spielte.
In der Automatisierung der Dokumenterfassung bzw. Indizierung liegt also enormes
Wertschöpfungspotenzial: aufwändige manuelle Tätigkeiten werden ebenso überfl
üssig wie das zeitraubende Weiterleiten von Papier zwischen verschiedenen
Abteilungen.
Die Formularerkennung erschließt dieses Potenzial. Ihr kompletter Geschäftsprozess
wird dadurch einfacher und schneller:
Dokumente klassifi zieren, Dokumente auslesen, OCR-Ergebnisse überprüfen, Werte
gegebenenfalls nachbearbeiten, Daten und Images exportieren – alles automatisiert,
von der Erfassung bis zum Ablegen im ERP-System bzw. im Archiv.
Mit der Formularerkennung gewinnen Sie in kürzester Zeit alle Informationen aus
Ihren Geschäftsdokumenten, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen. Auf der
Basis erweiterbarer Interpretationsregeln durchsucht das Programm Ihre Formulare,
Dokumente und Belege nach den gewünschten Informationen. Sie können das
System dabei selbst „trainieren“ und jederzeit an geänderte Geschäftsprozesse
anpassen. Flexibler geht es nicht!
Die Formularerkennung REDUZIERT DURCHLAUFZEITEN, ist die effi ziente
Lösung zur Dokumenten-Erkennung und -Analyse. Daten können aus sämtlichen
Geschäftsdokumenten
- als Images importiert,
- klassifi ziert,
- interpretiert,
- bearbeitet und
- exportiert werden.
Die Formularerkennung ist ein branchenübergreifendes Software-Produkt für Banken,
Behörden, Handel, Industrie, Dienstleister und Versicherungen, sowie für alle anderen
Unternehmen und Institute in denen Dokumente automatisch eingelesen und
analysiert werden müssen. Viele Anforderungen stehen bereits mit der Standardversion
Formularerkennung zur Verfügung. Mit unseren Zusatzmodulen, komfortablem
Customizing und der individuellen Systemintegration erfüllen wir auch Ihre unternehmensspezifi
schen Anforderungen. Über unsere Großinstallationen bei namhaften
Kunden informieren wir Sie gerne ausführlich, natürlich auch bei Ihnen vor Ort.

intex Solutions
Wir entwickeln im Hause intex eine Vielzahl von Solutions
mit hohem Mehrwert für EASY-Anwender
intex
Solutions
intex-Importer
Die Lösung für schnelles und sicheres Archivieren
intex-DataMover
Der Daten-Transformer für den perfekten Ablauf von Belegprozessen
intex-ParsFile
Überprüft, splittet und formt Daten individuell nach Projektanforderungen
intex-DBLink
Ideale Aufbereitung der Dokumente und Daten für die EASY-Archivierung
intex-Importsplitter
Universelle Überprüfung und Zuordnung von Quellendokumenten in EASY-Archiven
intex-Versandmanager
Der Versandmanager bietet viele manuelle und automatische Exportfunktionen
aus EASY-Archiven
intex-web
Reduzieren der Suchzeiten über Browserrecherche aus Partnerapplikationen
in EASY
intex-XML2EASY
Die komfortable Bridge vom Belegleser in den Workflow
intex-LSV2SID
Vereinfacht den Import von Daten in das EASY-Archiv
intex-Offline Client
Mobiles Arbeiten mit Mappen und Informationen aus dem EASY-Archiv
intex-Workflow Control
Erweiterte Vorgangsübersicht im EASY-Documents-Workflow

Auszug aus unserer
Kundenliste
Auszug aus
unserer
Kundenliste
Volkswagen Motorsport
GmbH

Kontakt
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intex Informations-Systeme GmbH
Am Winkelsteig 1a
D-91207 Lauf bei Nürnberg
Tel. +49 9123 / 98 96-0
Fax +49 9123 / 98 96-29
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