Alle Frachtpapiere von zentraler Stelle im Zugriff - intex Informations ...

Ein- und
Ausgangsrechnungen
fließen ins
Archiv ein
Ein- und Ausgangsrechnungen fließen ins Archiv ein
Neben den Ablieferbelegen werden mit der neuen Lösung die speditionsbezogenen
Rechnungen zentral archiviert, sowohl aus- wie eingehende. Die monatlich
zwischen 3.000 und 4.000 ausgehenden Frachtfahrer-Rechnungen werden aus C-
Logistic heraus zweimal ausgegeben: Einmal in Papier für den Versand an den
Kunden, parallel wird ein PDF ans Archiv übergeben.
Die zwischen 300 und 500 Eingangsrechnungen stammen von den Frachtführern,
also beauftragten Speditionsunternehmen, es sind aber auch Schadens- oder ähnliche
Rechnungen darunter. Sie durchlaufen zunächst in Papierform den üblichen
Prüfungsprozess. Im Verlauf dessen gehen sie in der Leistungsabrechnungs-Abteilung
ein, welche im Rahmen der Vereinnahmung die Rechnungsdaten mit dem
Auftrag in C-Logistic abgleicht. Gibt es Mengen- oder Preisabweichungen, erhält
der Disponent in der Fachabteilung die Papierrechnung zur Prüfung. Ist alles in
Ordnung, legt der Mitarbeiter der Leistungsstelle einen Rechnungsdatensatz in der
Speditionssoftware an, die Rechnung wird gebucht und abschließend gescannt. Dabei
erhält auch sie einen Barcode mit der Rechnungsnummer aus C-Logistic und
wird der Sendungsakte im Archiv zugeordnet.
Seit 2012 ist die WECK+POLLER Spedition dabei, für die nicht-speditionsbezogenen
eingehenden Kostenrechnungen zusätzlich einen digitalen Workfl ow zu installieren.
Technische Basis dafür ist EASY-DOCUMENTS. Die Kostenrechnung scannt
ein Mitarbeiter dabei über EASY-CAPTURE vorab ein und über den webbasierten
Workfl ow wird sie anschließend als Scan zusammen mit den dazugehörigen Rechnungsdaten
zur Freigabe an die verschiedenen Stellen im Unternehmen verschickt.
Für Mirko Dominiak ist der sofortige Zugriff auf alle mit einer Sendung verbundenen
Dokumente aus C-Logistic heraus der große Vorteil des intex-Systems. „Unseren
Kunden gegenüber sind wir nun viel schneller auskunftsfähig“, so der Organisationsleiter.
Diese werden ab Mitte 2013 noch einmal mehr von dem System profi tieren:
Derzeit bereitet das Speditionsunternehmen die Einrichtung einer internationalen
Plattform für die Auftragsabwicklung vor. Auf dieser können WECK+POLLER-Kunden
per Browser ihre Bestellungen als Datensatz über den Fortras-Standard übermitteln.
Im Gegenzug erhalten sie im Portal Statusnachrichten über den Verlauf
ihrer Sendung und können dann auch auf die Lieferdokumente im EASY-Archiv zugreifen.