news - Immobilien Basel-Stadt

ZRD
news
Der Kanton honoriert somit jede Rückgabe von
nicht benötigten Flächen, immer aber unter der
Voraussetzung, dass die Einsparung nicht aufgrund
externer Faktoren erfolgte. Das Ziel des
grosszügigen Anreizmodells ist, mittel- bis längerfristig
durch Raumrochaden und Standortoptimierungen
nur die effektiv benötigte Flächen
den Nutzern zur Verfügung zu stellen und
dadurch Flächen und Kosten zu sparen.
Interne Mietverträge
Die Einführung der internen Mieten erfolgt im
ersten Jahr budgetneutral. Dies bedeutet, dass
die Nutzer im Budget 2008 eine Budgeterhöhung
für die internen Mieten erhalten werden.
Die Fakturierung der internen Mieten erfolgt über
interne Verrechnungen (IVR) auf eigens dafür
vorgesehenen Konten. Der Budgetbetrag für das
Jahr 2008 ist identisch mit den Kosten für die
genutzten Räume und Flächen per 1.1.2008.
Die internen Mietvereinbarungen bestehen aus
zwei Teilen:
Dem internen Mietreglement, welches kürzlich
von der Regierung verabschiedet wurde.
Es regelt die übergeordneten Bestimmungen
zum Mietverhältnis. Es vergleichbar
mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen
im Mietrecht.
Dem internen Mietvertrag, welcher vom Nutzer
und dem internen Vermieter unterzeichnet
wird. Er enthält eine Beschreibung der gemieteten
Flächen sowie deren Kosten.
Entsteht dem Nutzer neuer Raumbedarf – beispielsweise
aufgrund neu zu übernehmender
Aufgaben –, so müssen die Kosten dieses
Mehrbedarfs an Raum inskünftig im Rahmen
des gesamten Projekts, das zur Raumausdehnung
führt, berücksichtigt und gegebenenfalls
der Regierung beantragt werden. Raumkosten
sind somit wie jede andere Kostenart auch zu
planen und zu budgetieren.
Ansprechpartner in der ZLV für sämtliche Fragen
Zusätzliche Exemplare und Anpassungen des
November 2006 • 3 im Zusammenhang mit den internen Mie-
Verteilers bei: Sekretariat ZLV, Tel. 061 267 99 29
November 2006 •
3
ten sowie der Raumplanung ist René Wolf,
Leiter der neuen Abteilung Raumbewirtschaftung
innerhalb des Geschäftsbereichs Facility
Management. Die Abteilung befindet sich derzeit
im Aufbau und ist mit dem Projekt der
Datenerhebung und der Vorbereitung der internen
Mietverträge stark gefordert. Es stehen
daher nur beschränkt Kapazitäten für Spezialfälle
einzelner Dienststellen zur Verfügung. Die
Abteilung Raumbewirtschaftung wird bis im
Frühjahr 2007 auf alle Nutzer zukommen, um
die internen Mietverträge abzuschliessen.
Die Einführung der budgetrelevanten Mietverrechnung
wird in der ganzen Verwaltung auf
den 1. Januar 2008 vorgenommen.
Wir werden Sie weiterhin in den ZRD News über
Neuerungen und den Verlauf des Projekts informieren.
Ansprechpartner bei der ZLV:
Gesamtprojekt ZRD:
– Clemens von Radowitz,
Leiter Finanzen & Controlling,
Projektleiter ZRD
Teilprojekt Raum- und Flächenmanagement:
– Peter Schäuble,
Leiter Facility Management, Teilprojektleiter
– René Wolf,
Leiter Raumbewirtschaftung
ZRDnews
ZLV, Fischmarkt 10, 4001 Basel
ZRD
news
ZRD – Viele Teilprojekte
konnten abgeschlossen
werden
Im März 2006 berichteten wir letztmals
über das Projekt Zentrale Raumdienste
(ZRD). Mittlerweile konnten bereits drei
der insgesamt fünf Teilprojekte abgeschlossen
werden. Ein weiteres steht
kurz davor. Am Kern des Projekts im Teilprojekt
2 „Raum- und Flächenmanagement“
wird aber nach wie vor mit Hochdruck
gearbeitet. Der Schwerpunkt dieser
ZRD News liegt auch auf diesem
Teilprojekt.
Stand der Projektarbeiten
Das gesamte Projekt ist gut voran gekommen
und befindet sich sowohl zeitlich wie auch kostenmässig
auf Kurs.
Das Teilprojekt 1 „Investitionsablauf“ wurde
bereits Ende 2005 abgeschlossen. Der Ablauf
mit dem neuen Rollenmodell (Dienstellen
und Departemente als Nutzer, HPA-H als Hochbaudienste
und ZLV als Eigentümervertretung)
Editorial
Liebe Leserinnen, liebe Leser
Das Gesamtprojekt ZRD besteht bekanntlich
aus fünf Teilprojekten. Drei davon konnten
bereits abgeschlossen werden, ein viertes
steht kurz davor. Somit verbleibt nur
noch das „Raum- und Flächenmanagement“
als letztes aktives Teilprojekt (TP).
Darin werden die Grundlagen und Modalitäten
rund um die Verrechnung der internen
Mieten geregelt. Es ist auch das Teilprojekt,
in dessen Rahmen die ganzen Flächenerhebungen
durchgeführt werden.
Das TP2 ist somit das Teilprojekt mit den
spürbarsten Auswirkungen auf die Nutzer.
Aus diesem Grund wurden in den vergangenen
Monaten Präsentationen in den
Geschäftsleitungen aller Departemente
durchgeführt, um das Projekt näher vorzustellen.
Der Abschluss der meisten Teilprojekte
bedeutet nun aber nicht, dass sich die
Verantwortlichen zufrieden zurücklehnen
könnten. Vielmehr gilt es jetzt, die Umsetzung
zügig an die Hand zu nehmen. Das
heisst: die Konzepte mit Leben füllen, die
Philosophie des Projekts ZRD aktiv leben
und in die Verwaltung hinaustragen und
aus gemachten Erfahrungen lernen. Es
wird ein langer Lernprozess sein, bis die
neuen Abläufe und Strukturen überall in
Fleisch und Blut übergegangen sind.
In diesem Sinne danke ich allen Involvierten
ganz herzlich für Ihren bisher geleisteten
Einsatz und wünsche viel spannende
Erfahrungen bei der Umsetzung!
Clemens von Radowitz
Projektleiter ZRD
Kanton Basel-Stadt
Kanton Basel-Stadt

ZRD
news
ZRD
news
hat sich mittlerweile etabliert und die Akzeptanz
ist bei allen Beteiligten gut. Kleinere Verbesserungen
sind aufgrund der im 2006 gemachten
Erfahrungen bereits am Konzept vorgenommen
worden.
Das Teilprojekt 2 „Raum- und Flächenmanagement“
befindet sich seit März in der anspruchsvollen
Phase der Raum- und Flächenerhebung.
Der weitaus grösste Teil der staatlich
genutzten Flächen wurde mittlerweile
durch die externen Spezialisten vor Ort besichtigt
und die notwendigen Daten für das Raumund
Flächenmanagement erhoben. Die konsequente
Qualitätskontrolle bei der Datenerhebung
zahlt sich aus. Unklarheiten und Fehler
können dadurch rechtzeitig erkannt und bereinigt
werden, bevor die Daten definitiv übernommen
wurden. Die Abteilung Raumbewirtschaftung
der ZLV hat Kontakt mit den ersten internen
Mietern aufgenommen, um die Mietvereinbarungen
auszuarbeiten. Bis zum Abschluss
der Budgetphase im Mai 2007 sollen dann alle
Mietvereinbarungen unter Dach und Fach sein,
damit die Budgetierung rechtzeitig und in hoher
Qualität erfolgen kann.
Erstmals in der Geschichte des Kantons Basel-
Stadt besteht ein Gesamtüberblick über die
selbst genutzten Flächen. Ausserdem kann den
Dienststellen und Departementen eine umfassende
Liste mit deren gesamter Flächenbelegung
präsentiert und auch die dazugehörenden
Pläne vorgelegt werden. Die Transparenz
nimmt dadurch enorm zu, was eine Grundvoraussetzung
für ein funktionierendes Anreizsystem
zur wirtschaftlichen Raumnutzung ist.
Das Teilprojekt 4 „Finanzielle Führung Immobilien“
befindet sich kurz vor dem Abschluss.
Die Gesamtprojektleitung hat den Bericht der
Arbeitsgruppe TP4 bereits genehmigt. Die
Verabschiedung durch die RR-Del. sollte noch
dieses Jahr erfolgen. Kennzahlen für die Immobilein
wurden definiert und geeignete IT-Systeme
beschafft. Die Parametrisierung und das
Customizing der IT-Systeme sollten im ersten
Quartal 2007 abgeschlossen werden können.
Das Teilprojekt 5 „Personal- und Organisationsentwicklung
ZLV“ konnte ebenfalls im August
definitiv abgeschlossen werden.
Verrechnung Interner Mieten
Datenerhebung
Wie schon weiter oben erwähnt, läuft derzeit
noch die Verifizierung der Geschosspläne und
die Aufnahme der Flächendaten durch die
externen Spezialisten. Insgesamt werden über
800‘000 m2 aufgenommen. Dies entspricht
einer Fläche von etwa 120 Fussballfeldern.
Bis Ende Jahr sollen alle Räume und Flächen,
welche in einer ersten Phase für die Verrechnung
der internen Mieten definiert wurden,
erhoben sein. Es wurden bewusst nicht sämtliche
Flächen von Beginn an in die Datenerhebung
einbezogen, da die Begehungen vor Ort
kostenintensiv sind und nicht unbedingt für jede
Nutzung Sinn machen. Das Projektteam hat
aber die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Flächen
der Datenerhebung zu unterziehen.
Der Bericht zum Teilprojekt 3 „Baubuchhaltung“
wurde im August durch die regierungsrätliche
Bei der Datenerhebung kann es zu Mehrfach-
TP3 Bau-Buchhaltung
Delegation (RR-Del.) genehmigt und das begehungen vor Ort kommen, was zu einer
Teilprojekt abgeschlossen. Die Umsetzung der Störung der Nutzer führen kann. Vor allem das
TP4 Finanzielle Führung Immobilien
Empfehlungen der Projektgruppe wurde durch Team, welches zur Qualitätskontrolle und -sicherung
beigezogen wurde, kann seine Arbeit
die betroffenen Linienorganisation angegangen.
Die Schnittstellen zwischen der Baubuchhaltung erst dann verrichten, wenn die Daten von den
TP5 Personal- und Organisationsentwicklung
des HPA-H und der Immobilienbuchhaltung der eigentlichen Erfassungsteams schon erhoben
Grobkonzept
Detailkonzept / Vorbereitung Einführung
ZLV werden weiter optimiert. Die Integration der wurden. Wir bitten an dieser Stelle die betroffenen
Projekt Zentrale Raumdienste (ZRD), Stand 30.06.2006
November 2006 • 3 Systeme schreitet gut voran.
Nutzer um Verständnis. Die ersten Erfah-
November 2006 •
3
rungen aufgrund der Resultate des Qualitätssicherungsteams
bestätigen, dass dessen Einsatz
durchaus gerechtfertigt ist.
Trotz den meist gewissenhaft durchgeführten
Datenerhebungen lassen sich Fehler wegen
der enormen Menge an zu begehenden Räumen
nicht vollständig vermeiden. Auch die
nachgelagerte Qualitätskontrolle erfolgt aus
Kosten- und Effizienzgründen nur stichprobenweise
und kann nicht flächendeckend erfolgen,
da sonst jeder Raum immer zweimal vermessen
werden müsste. Die letzte Qualitätskontrolle
wird somit in den Gesprächen mit den internen
Mietern stattfinden, wenn diese die Pläne
und Belegungsdaten im Rahmen der Mietvertragsabschlusses
prüfen.
Mietmodell mit Anreizen
Das Mietmodell wurde in der letzten Ausgabe
der ZRD News beschrieben. Es gilt ein Bezugszwang
bei der ZLV. Mit dem neuen Mietmodell
des Kantons werden aber auch starke finanzielle
Anreize für die Nutzer gesetzt. Konkret
bedeutet dies, dass der Nutzer durch die Rückgabe
nicht mehr benötigter Flächen einen Teil
der eingesparten Miete wiederkehrend und zu
seiner freien Verfügung im Budget behalten
darf. Der andere Teil verbleibt dem Kanton für
gesamtstaatliche Einsparungen. Grundvoraussetzung,
um in den Genuss eines solchen finanziellen
Anreizes zu gelangen, ist jedoch, dass
die Reduktion des Flächenbedarfs aufgrund
eigener Anstrengungen erfolgte. Nicht anreizberechtigt
sind Raumeinsparungen wegen
externer Faktoren, beispielsweise aufgrund von
Restrukturierungen wegen eines reduzierten
Leistungsauftrags.
Es gibt zwei Stufen des finanziellen Anreizes.
Entscheidend ist dabei, ob die zurückgegebene
Fläche an Dritte weitervermietbar ist. In einem
solchen Fall erhält der Nutzer wiederkehrend
50% der eingesparten Miete zu seiner
freien Verfügung. Kann die Fläche hingegen
keiner externen Nutzung zugeführt werden (weil
es sich beispielsweise um einen einzelnen
Raum innerhalb einer Dienststelle handelt), so
verbleiben dem Nutzer 20% der eingesparten
Miete in seinem Budget. Der tiefere Prozentsatz
reflektiert die kurz- bis mittelfristig unvermeidbaren
Leerstände. Erst bei grossen Raumrochaden
oder Standortoptimierungen kann dieses
Einsparungspotential realisiert werden.
Projektablauf
2001 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Politikplan 2002 - 2006
Grobkonzept
Das neue Rollenverständnis
TP1 Investitionsablauf
TP2 Raum- und Flächenmanagement
Kanton Basel-Stadt
Kanton Basel-Stadt