Langzeitspeicherung und Archivierung Möglichkeiten und Grenzen ...
Langzeitspeicherung und Archivierung Möglichkeiten und Grenzen ...
Langzeitspeicherung und Archivierung Möglichkeiten und Grenzen ...
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Bayerisches Landesamt für Steuern<br />
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
<strong>und</strong><br />
<strong>Archivierung</strong><br />
Möglichkeiten <strong>und</strong> <strong>Grenzen</strong><br />
einer Basiskomponente
Agenda<br />
1.<br />
2.<br />
3.<br />
4.<br />
Vorstellung<br />
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
<strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2.<br />
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Bayerisches Landesamt für Steuern<br />
Bayerisches<br />
Landesamt<br />
für Steuern<br />
Bereich Bereich<br />
Steuern<br />
Steuern<br />
Steuern<br />
Bereich Bereich<br />
IuK<br />
IuK<br />
IuK<br />
Abteilung IuK 1<br />
Anwendungsentwicklung<br />
Steuer<br />
Abteilung IuK 2<br />
Zentrale Services<br />
Steuer<br />
Abteilung RZ-Nord IuK 3<br />
Rechenzentrum<br />
der bayer.<br />
Staatsverwaltung<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
RZ Nord<br />
Das RZ-Nord ist der Dienstleister der öffentlichen<br />
Verwaltung in Bayern für moderne Informations-<br />
<strong>und</strong> Kommunikationstechnik (IuK).<br />
• Standorte: Nürnberg, München<br />
• Belegschaft: ca. 340 Mitarbeiter<br />
• Betreuung von mehr als 30.000 Anwendern<br />
• Insgesamt mehr als 2500 qm Stellfläche<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2. Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
BSI TR<br />
CAS<br />
Capture<br />
TransiDok<br />
OCR<br />
COLD<br />
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
DMS<br />
Aussonderung<br />
Schnittstellen zur<br />
Fachanwendung<br />
ArchiSig<br />
Hashtree<br />
Vertrauenswürdige<br />
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
Metadaten<br />
ZPO<br />
ArchiSafe<br />
TIFF/G4<br />
OAIS<br />
Qualifizierte elektronische Signatur<br />
SigG/SigV<br />
WORM<br />
Aufbewahrungsfrist<br />
HSM<br />
NESTOR<br />
PDF/A<br />
revisionssicher<br />
XML<br />
DOMEA<br />
Barcode<br />
Cache<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
Das Verwaltungsverfahren<br />
Beginn<br />
Fachanwendung/VBS<br />
Papierakte/DMS<br />
Langzeitspeicher<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
Das Verwaltungsverfahren<br />
Heiße Phase<br />
Fachanwendung/VBS<br />
Papierakte/DMS<br />
Langzeitspeicher<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
Das Verwaltungsverfahren<br />
Zu den Akten<br />
Fachanwendung/VBS<br />
Papierakte/DMS<br />
Langzeitspeicher<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
Das Verwaltungsverfahren<br />
Aussonderung <strong>und</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Fachanwendung/VBS<br />
Ingest<br />
Papierakte/DMS<br />
Langzeitspeicher<br />
Digitales Archiv<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2. Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Ausgangssituation<br />
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
- Geschäftsprozesse teilweise oder vollständig digital<br />
- Vielzahl von elektronischen Dokumenten in<br />
unterschiedlichsten <strong>und</strong> propreitären Formaten<br />
• Verfügbarkeit der darstellenden Systeme<br />
• Erhaltbarkeit der verwendeten Formate<br />
- Die einheitliche Akte existiert defacto nicht<br />
- Bei der Erstellung von Systemen werden<br />
Anforderungen unzureichend betrachtet bzw. sind<br />
nicht vorhanden<br />
- Bei der Entstehung der elektronischen Dokumente<br />
können diese Mängel nur unvollständig geheilt werden<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
Anforderungen<br />
- Datenschutz <strong>und</strong> Datensicherheit<br />
• Der Zugang für Berechtigte<br />
• Protokollierung<br />
- Authentizität<br />
• Kann das Dokument dem Ersteller zugeordnet werden<br />
(Erzeugung oder Transformation)<br />
- Integrität<br />
• Sind Veränderungen nachweisbar<br />
• Ist der Zugangszeitpunkt nachweisbar<br />
- Schutz vor Verlust oder Veränderung<br />
• Wahl des Speichermediums<br />
• Wahl des Speicherformates<br />
- Recherchierbarkeit<br />
• Wahl <strong>und</strong> Vergabe geeigneter <strong>und</strong> dokumentierter<br />
Metadaten<br />
• Volltextsuchen sind nicht ausreichend<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
Umsetzung der Anforderungen<br />
- Datenschutz <strong>und</strong> Datensicherheit<br />
• User- <strong>und</strong> Berechtigungsverwaltung<br />
- Authentizität<br />
• Qualifizierte elektronische Signatur<br />
- Integrität<br />
• Qualifizierter Zeitstempel, Qualifizierte elektronische<br />
Signatur<br />
- Schutz vor Verlust<br />
• WORM oder Content based Protection<br />
• PDF/A (ISO-Standard)<br />
- Recherchierbarkeit<br />
• Wahl <strong>und</strong> Vergabe geeigneter <strong>und</strong> dokumentierter<br />
Metadaten<br />
• Volltextsuchen sind nicht ausreichend<br />
• Datenbank gestützte Suche<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Architekturmodell<br />
KUNDE<br />
E-Mail<br />
(DOXiS 4 Gateway)<br />
WebCube WinCube … …<br />
RZ-Nord<br />
Schnittstelle<br />
Aufbewahrung<br />
Web-Service API COLD File-Import …<br />
OUT<br />
SER DOXiS 4 CSB<br />
Archivobjekt-ID<br />
IN<br />
K<strong>und</strong>e 1<br />
K<strong>und</strong>e 2<br />
K<strong>und</strong>e 3<br />
K<strong>und</strong>e n<br />
Datenbank 1<br />
Datenbank 2<br />
Datenbank 3<br />
Datenbank n<br />
Speicherung<br />
HDS HCAP<br />
NetApp<br />
BayLfSt<br />
USPV<br />
AMS<br />
2300<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2. Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Archivierung</strong><br />
Gesetzlicher Auftrag BayArchivG<br />
Art. 2 I (Begriffsdefinition)<br />
- Unterlagen sind vor allem Akten, Urk<strong>und</strong>en <strong>und</strong><br />
andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film-<br />
<strong>und</strong> Tonmaterial <strong>und</strong> sonstige Datenträger sowie<br />
Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung<br />
erforderlichen Programme.<br />
Art. 4 (Aufgaben)<br />
- Fachbehörde<br />
- <strong>Archivierung</strong><br />
- Beratung<br />
- Bereitstellung<br />
(Verwaltung der Archivalien)<br />
- Preservation Planing<br />
Art. 9 (Verwaltung der Archivalien)<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
OAIS (ISO 14721:2003) das Modell<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
OAIS (ISO 14721:2003) - die Begriffe<br />
SIP (Submission Information Package)<br />
- Transportpaket zur Anlieferung der Archivalien<br />
- Container aus Objekten <strong>und</strong> Metadaten<br />
AIP (Archival Information Package)<br />
- Archivarische Einheit<br />
- Container aus Objekten <strong>und</strong> Metadaten<br />
DIP (Dissemination Information Package)<br />
- Transportpaket zur Auslieferung von Archivgut<br />
Ingest<br />
- Geordnete Übernahme von Transportpaketen in<br />
das Archiv<br />
Access<br />
- Möglichkeit des Zugriffs<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Archivierung</strong><br />
Unterschied zur <strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
- Archive sind per se Vertrauenswürdig<br />
• Kein Beweiserhalt von Signaturen (QES)<br />
- Unendliche Aufbewahrungsdauer<br />
• Zwingende Formatmigration (Preservation)<br />
- Einheitliche fachübergreifende Beschreibung<br />
• Technische Metadaten PREMIS<br />
• Fachliche Metadaten Dublin Core<br />
- Speicherung in Containern (AIP)<br />
- Zugang über Findmittel<br />
• Findbücher mit Archivfachlichen Metadaten<br />
• Speicherung der Metadaten ebenfalls als AIP (EAD)<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Aussonderung nach DOMEA<br />
SIP<br />
I<br />
N<br />
G<br />
E<br />
S<br />
T<br />
AIP<br />
AIP<br />
VBS/Fachanwendung<br />
Langzeitspeicher<br />
ARCHIV<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Archivierung</strong> – die Begriffe<br />
Vierstufiges Bewertungsverfahren<br />
Abgebende Behörde<br />
Erstellen der Anbieteliste<br />
Archivbehörde<br />
Einlesen der<br />
Anbieteliste<br />
Durchführung der<br />
Bewertung<br />
Einlesen<br />
Bewertungsverzeichnis<br />
Bewertungsverzeichnis<br />
Durchführung der<br />
Aussonderung<br />
Erstellen des SIP<br />
Übernahme des SIP<br />
INGEST<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
<strong>Archivierung</strong> – die Begriffe<br />
Zweistufiges Bewertungsverfahren<br />
Abgebende Behörde<br />
Archivbehörde<br />
Erstellen des<br />
Aussonderungspaketes<br />
Übernahme des<br />
Aussonderungspaketes<br />
Strukturierung des<br />
Paketes (PreIngest)<br />
Erstellen des SIP<br />
Übernahme des SIP<br />
INGEST<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Architekturmodell Archiv<br />
KUNDE<br />
E-Mail<br />
(DOXiS 4 Gateway)<br />
WebCube ProDEA … …<br />
RZ-Nord<br />
Schnittstelle<br />
Aufbewahrung<br />
Web-Service API Cold File-Import ProDEA<br />
CSB<br />
OUT<br />
Archivobjekt-ID<br />
IN<br />
ProDEA Workflow Server<br />
K<strong>und</strong>e 1<br />
K<strong>und</strong>e 2<br />
K<strong>und</strong>e 3<br />
K<strong>und</strong>e n<br />
Datenbank 1<br />
Datenbank 2<br />
Datenbank 3<br />
Datenbank n<br />
Speicherung<br />
HDS HCAP<br />
NetApp<br />
BayLfSt<br />
USPV<br />
AMS<br />
2300<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2. Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?!<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Basiskomponente !<br />
Leistungsspektrum einer Basiskomponente<br />
- Einheitliche Bereitstellung Komplexer<br />
Basisfunktionen<br />
• Rechts- <strong>und</strong> Revisionssichere Speicherung<br />
• Konvertierungsfunktion (PDF/A)<br />
• Medienmigration (Speichermigration)<br />
- Betriebssicherheit <strong>und</strong> Automatisierbarkeit<br />
- Unterstützung von Fachprozessen durch<br />
Bereitstellung einheitlicher Schnittstellen<br />
- Ergänzung von Fachanwendungen<br />
- Bündelung von KnowHow<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Basiskomponente ?<br />
Nicht Leistungsspektrum einer<br />
Basiskomponente<br />
- Abbildung von Fachprozessen<br />
- Ersetzen von Fachanwendungen<br />
- Umsetzung notwendiger<br />
Organisationsänderungen<br />
- Durchsetzung notwendiger<br />
Organisationsänderungen<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Nebenwirkungen einer Basiskomponente<br />
Mögliche positive Auswirkungen<br />
- Festlegung auf einheitliche anwendbare<br />
Standards<br />
- Bewertungs- <strong>und</strong> Aussonderungsfunktion<br />
integrierbar<br />
- Qualitätsgesichertes Metadatenmapping<br />
- Keine Aufwandsverlagerung von der Fachbehörde<br />
zum Archiv<br />
- Know How noch vorhanden<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Auswirkungen einer Basiskomponente<br />
Nebenwirkung – natürlich positive<br />
Unstrukturierte Daten<br />
Fachanwendung<br />
Manuelle Tätigkeit<br />
VBS<br />
DMS<br />
SIP<br />
Ingest<br />
Langzeitspeicher<br />
AIP<br />
Digitales Archiv<br />
AIP<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Agenda<br />
1. Vorstellung<br />
2. Begriffe <strong>und</strong> Anforderungen<br />
3. <strong>Langzeitspeicherung</strong> / <strong>Archivierung</strong><br />
4. Basiskomponente?<br />
5. Fazit<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
Fazit<br />
Notwendigkeit einer Basiskomponente für<br />
<strong>Langzeitspeicherung</strong><br />
- Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben<br />
- Einsparungsmöglichkeit von verdeckten Kosten<br />
(Format- <strong>und</strong> Softwaremigration)<br />
Vorteile für alle Beteiligten<br />
- Einheitliche Schnittstelle für verschiedene<br />
Fachanwendungen<br />
- Einheitliche Schnittstelle für Archive<br />
- Erweiterbarkeit <strong>und</strong> Integrierbarkeit in<br />
Bürgerportale (Zentraler Dokumenteingang)<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
…<br />
Vielen Dank für Ihre<br />
Aufmerksamkeit?<br />
2. Bayerisches Anwenderforum eGovernment 2010 BayLfSt<br />
Werner Lehner
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