MVG-Leitfaden - der Personalabteilung

08.08.02 update
Leitfaden
für Gespräche zwischen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und Vorgesetzten
Damit die Technische Universität Berlin zu einem modernen, leistungsstarken
Dienstleistungsunternehmen werden kann, müssen die Beschäftigten in die Veränderungen
und die Zielfindung an der Hochschule eingebunden werden. Alle Beschäftigten
der TUB sind am Erfolg der Hochschule maßgeblich beteiligt und für ihn verantwortlich.
Um diese Beteiligung zu ermöglichen, ist es entscheidend, dass im Sinne
des „management by objectives“ Ziele und Vorstellungen über alle Ebenen ausgetauscht
werden, um erfolgversprechende und erreichbare Ziele für jede einzelne
Beschäftigte/jeden einzelnen Beschäftigten zu finden und zu erreichen. Damit
vorhandene Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter-Potenziale erkannt, genutzt und gefördert
werden, Arbeitsstrukturen hinterfragt und optimiert und die Flexibilität jeder
Einzelnen/jedes Einzelnen gefördert werden kann, sollen einmal im Jahr Gespräche
zwischen Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern und Vorgesetzten im Sinne dieses Leitfadens
geführt werden.
Ziele, Grundsätze und Merkmale des Gesprächs
Führen Sie das Gespräch zwischen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und Vorgesetzten
mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter mindestens einmal im Jahr als
Einzelgespräch durch. Mit neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern findet ein erstes
Gespräch bereits nach 3 Monaten ihrer Tätigkeit statt.
Dieses Gespräch findet also zusätzlich zu den Gesprächen statt, die Sie zu bestimmten
Anlässen bereits mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen (z.B.
vorgangsbezogene Informationen und Anweisungen, Arbeitsbesprechungen und Sitzungen,
Konfliktgespräche oder Beurteilungsgespräche).
Das Gespräch zwischen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und Vorgesetzten unterscheidet
sich durch seine Ziele, die notwendige Vorbereitung und die strukturierte
Form der Durchführung auch grundlegend von den üblichen „Tür- und Angelgesprächen“,
die Führungskraft und Beschäftigte spontan und zwischendurch miteinander
führen.
Ein wichtiges Merkmal ist, dass die Gesprächsergebnisse von beiden Gesprächspartnerinnen/-partnern
gemeinsam erarbeitet werden.
Vorbereitung
Einen festen Termin abstimmen (2 Stunden Zeitspanne) mit ausreichendem Zeitraum
für die Vorbereitung (i.d.R. 2-3 Wochen).
Sich Zeit nehmen und reflektieren zu folgender Fragestellung:
Wie läuft zur Zeit die Arbeit (der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters?) und unsere
Zusammenarbeit?
Wie sollte sie in Zukunft laufen?
1

Welche Ziele sollen erreicht werden, und was ist hierfür sinnvoll zu tun, zu verändern?
Sich zu den Eindrücken und Ideen Notizen machen und diese ins Gespräch mitnehmen.
Es ist hilfreich, die folgenden Stichworte als Denkanstöße zu den o.g. Fragen zu nutzen:
Zusammenarbeit und Führung
Erleben des Führens und geführt
Werdens
Entscheidungsspielraum
Unterstützung und Förderung
Loyalität
Informationsfluss
Umgang mit Konflikten
Arbeitsaufgaben
fordernd, über-, unterfordernd
besondere Stärken
Interessen
Ziele
Notwendigkeiten
Leistung (Qualität und Menge)
Arbeitsumfeld
Zusammenarbeit mit Kolleginnen/Kollegen
Zusammenarbeit mit anderen
Bereichen
Arbeitsabläufe
Arbeitsplatzausstattung, Ergonomie
Berufliche Entwicklung
Perspektiven /Veränderung
Stellenwechsel
Job-Enrichment, Job-Enlargement
Rotation
Fortbildung
Merkmale des Gesprächs
Ort und Zeit :
-in einem störungsfreien Raum
-unter vier Augen zwischen Führungskraft , Mitarbeiterin oder Mitarbeiter
-Dauer: in der Regel 60 bis maximal 90 Minuten
Themen, Gesprächsergebnisse
Die Gesprächsthemen werden gemeinsam gefunden.
Beide Gesprächspartnerinnen/-partner bereiten sich entsprechend vor. Zu Beginn
klären beide Gesprächspartnerinnen/-partner, welche Themen sie im Gespräch
schwerpunktmäßig ansprechen wollen. Hierbei soll die gesamte Themenbreite
(Zusammenarbeit und Führung, Arbeitsaufgaben, Arbeitsumfeld, berufliche
Entwicklung) berücksichtigt werden.
2

Ein Leitfaden als Handlungsempfehlung
1. Einstieg und Gesprächseröffnung
Kontakt herstellen und sich aufeinander einstimmen, Anspannung lösen
Den Rahmen des Gespräches setzen: Wie wollen wir (jede einzelne/jeder einzelne) das Gespräch
gestalten:
Was wollen wir, was wollen wir nicht?
Vorschlag zum Vorgehen .
2. Themensammlung und Auswahl
Vor der Besprechung der einzelnen mitgebrachten Themen alle vorbereiteten
Punkte beider Gesprächspartnerinnen/-partner auf einem Zettel sichtbar zusammentragen
klären, mit welchem Punkt Sie sinnvollerweise beginnen.
und
Jeder Gesprächspunkt wird in den folgenden Schritten besprochen:
3. Analyse des Ist-Zustands (mit allen positiven und negativen Aspekten)
Eine/einer der Gesprächspartnerinnen/-partner (stellt seine Sichtweise der momentanen Situation
dar (z.B. „In meinen Augen läuft ... gut, bei ... fühle ich mich .../ habe ich den Eindruck,
daß ich zu viel/zu wenig ...“), während die/der andere Gesprächspartnerin/-partner versucht zu
verstehen (aktiv zuhören, nachfragen, Verstandenes kontrollieren).
Erst wenn sie/er deren/dessen Sichtweise verstanden hat, wechseln die Rollen:
Die/der zuvor Zuhörende stellt ihre/seine Sichtweise neben die der/des anderen und diese/
dieser versucht nun zu verstehen.
Im leichtesten Fall gleichen sich die Sichtweisen. Aber auch in den Fällen,
bei denen unterschiedliche Wahrnehmungen oder Bewertungen deutlich
werden, kommt es hier nicht darauf an, wer Recht hat sondern mehr, die
Sichtweise der/des anderen zu kennen und für die Zukunft berücksichtigen zu können.
3

4. Veränderungen für die Zukunft
Wichtig ist es nun, die Weichen für die Zukunft zu stellen:
Wie soll dieser Punkt in Zukunft geregelt werden? Was soll erreicht werden?
Was soll sich ggf. verändern?
An dieser Stelle sind beide gefragt, ihre/seine Vorstellungen, ihren/seinen eigenen Beitrag
zur Erreichung der Ziele sowie ggf. Erwartungen an die/den andere/n zu formulieren.
Hier stellt sich für beide die Frage: Was kann ich erreichen, gewährleisten,
verantworten und unter welchen Bedingungen?
5. Ziele und Vereinbarungen
Das beste, für beide Seiten tragbare, gemeinsam formulierte Ergebnis / Ziel,
wird mit den dafür ggf. notwendigen Maßnahmen/Bedingungen konkret
und verbindlich festgelegt und von einem der Gesprächspartner notiert.
Was soll bis wann erreicht werden? Mit welchen Mitteln und Ressourcen?
Wer ist für was verantwortlich?
Wann und wie wird das Erreichen der (Zwischen-) Ziele geprüft?
Für den Fall, dass noch keine konkreten Vereinbarungen getroffen werden können
(da z.B. noch zusätzliche Informationen eingeholt werden sollten oder aber
Bedenkzeit nötig ist), sollte das weitere Vorgehen in der Sache vereinbart
werden (Wann sehen wir uns wieder, und was soll bis dahin erreicht sein?).
Übergehen zum nächsten Besprechungspunkt.
Am Ende der Liste oder Zeit
6. Gesprächsabschluss und Nachbereitung
Nach Bearbeitung aller Punkte erhält jede/r Gesprächspartnerin/-partner ein Exemplar der
mitgeschriebenen Ergebnisvereinbarung (Kopie).
Sind noch weitere Punkte unbearbeitet oder offen geblieben , empfiehlt es sich, schon den
nächsten Gesprächstermin möglichst zeitnah zu vereinbaren.
4