julitecCRM Dokumentation
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julitec GmbH<br />
Customer Relationship Management<br />
für kleine und mittelständische Unternehmen<br />
<strong>julitecCRM</strong> <strong>Dokumentation</strong><br />
© 2012, julitec GmbH<br />
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julitec GmbH<br />
julitec GmbH<br />
Flößaustraße 22 a<br />
90763 Fürth<br />
Telefon: +49 911 979070-0<br />
Fax: +49 911 979070-14<br />
software@julitec.de<br />
www.julitec.de<br />
julitec CRM<br />
© 2012, julitec GmbH<br />
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser <strong>Dokumentation</strong> darf ohne<br />
schriftliche Genehmigung von julitec verbreitet, vervielfältigt oder<br />
reproduziert werden.<br />
Erwähnte Produktnamen sind teilweise eingetragene Marken oder<br />
Warenzeichen und insofern geschützt.<br />
Die Erstellung aller Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt<br />
vorgenommen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen<br />
werden. Der Hersteller kann für fehlerhafte Angaben und Folgen, die<br />
aufgrund fehlerhafter Angaben entstanden sind, weder die juristische<br />
Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für<br />
Verbesserungsvorschläge ist der Herausgeber dankbar.<br />
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julitec GmbH<br />
1. Neuigkeiten in der Version 6.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4<br />
1.1 Aufgaben - Arbeitspakete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5<br />
1.2 Aufgaben - Soll und Ist-Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6<br />
1.3 Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und Projekten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7<br />
1.4 E-Mail - Senden an Benutzergruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8<br />
1.5 E-Mails - Sicherheitsabfrage beim Senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />
1.6 E-Mails - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />
1.7 Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter verwendet werden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11<br />
1.8 Faktura - Dauerrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12<br />
1.9 Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13<br />
1.10 Faktura - Druckassistent für Aufträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14<br />
1.11 Faktura - Teilabrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15<br />
1.12 Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />
1.13 Helpdesk - Soll und Ist-Zeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17<br />
1.14 Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />
1.15 Termine - Benutzerrechte pro Kategorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />
1.16 Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
1.17 Termine - iCal Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
1.18 Termin - Platzhalter für wiederholende Termine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />
1.19 Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />
1.20 Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />
1.21 Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26<br />
1.22 Weitere Änderungen in der Version 6.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />
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julitec GmbH<br />
Neuigkeiten in der Version 6.5<br />
Aufgaben - Arbeitspakete — Es gibt eine hierarchische Struktur für Aufgaben.<br />
Aufgaben - Soll und Ist-Zeit — In Aufgaben können Soll und Ist-Zeiten definiert werden.<br />
Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und Projekten — Die aus den erweiterten Listen bereits bekannte<br />
Funktion bedingte Formatierung steht nun auch in den Listen der eigenen Tabellen innerhalb von Adressen und Projekten zur<br />
Verfügung.<br />
E-Mail - Senden an Benutzergruppen — Als E-Mailempfänger können ganze Benutzergruppen ausgewählt werden.<br />
E-Mails - Sicherheitsabfrage beim Senden — Um ein unbeabsichtigtes Versenden von Einzel-E-Mails zu vermeiden kann eine<br />
zusätzliche Sicherheitsabfrage aktiviert werden.<br />
E-Mails - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten E-Mails — Bereits abgelegte E-Mails, die aus Outlook importiert wurden,<br />
werden bei allen Usern als abgelegt markiert.<br />
Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter verwendet werden — In der erw. Liste kann eine Spalte eingefügt<br />
werden, die mit anderen Spalten rechnen kann.<br />
Faktura - Dauerrechnungen — Es können nun Dauerrechnungen erstellt und verwaltet werden.<br />
Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen — Mithilfe eines Assistenten können Rechnungen anhand von<br />
Dauerrechungen erstellt werden.<br />
Faktura - Druckassistent für Aufträge — Damit nicht jeden Auftrag einzeln ausgedruckt werden muss, kann der Druckassistent für<br />
Aufträge verwendet werden.<br />
Faktura - Teilabrechnungen — Aufträge können als Teilabrechnungen weitergeführt werden.<br />
Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken — In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble<br />
Tickets stehen die Folgeaktivitäten zur Verfügung.<br />
Helpdesk - Soll und Ist-Zeit — In Trouble Tickets können Soll und Ist-Zeiten definiert werden.<br />
Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster — Im Telefonnotizfenster kann direkt eine Folgeaktivität gestartet werden.<br />
Termine - Benutzerrechte pro Kategorie — In der Terminkategorieverwaltung können Benutzerrechte pro Kategorie erstellt werden.<br />
Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen — Zu Terminen können automatisch Einladungen per E-Mail an externe<br />
Teilnehmer versendet werden.<br />
Termine - iCal Export — Termine können per Knopfdruck in einen webbasierten Kalender exportiert werden.<br />
Termin - Platzhalter für wiederholende Termine — Es gibt den Platzhalter #Termin.DauerMitWiederholungInTagen#<br />
Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen — Inhalte aus eigenen Tabellen können flexibel per Platzhalter in<br />
Textvorlagen eingebunden werden.<br />
Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste — Es steht nun eine erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung.<br />
Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung — Die Folgeaktivität Zeiterfassung ist an den entsprechenden Stellen verfügbar.<br />
Weitere Änderungen in der Version 6.5<br />
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julitec GmbH<br />
Aufgaben - Arbeitspakete<br />
Änderungsort<br />
Im Kontextmenü einer Aufgabe gibt es die Auswahlmöglichkeit "Neue Teilaufgabe".<br />
Beschreibung<br />
Es gibt eine hierarchische Struktur für Aufgaben. Somit besteht die Möglichkeit Aufgaben in Teilaufgaben (Arbeitspakete) aufzuteilen und<br />
diese zu einzeln per Zeiterfassung abzurechnen.<br />
Beispiel<br />
In unserem Beispiel (Bild 1) erstellen wir zur Aufgabe "Angebot zusenden" eine Teilaufgabe "Angebot erstellen" (Bild 2). Diese Teilaufgabe<br />
kann nun seperat per Zeiterfassung abgerechnet werden und die erfasste Zeit wird der Gesamtzeit der Überaufgabe hinzugerechnet.<br />
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julitec GmbH<br />
Aufgaben - Soll und Ist-Zeit<br />
Änderungsort<br />
In Aufgaben stehen unter dem Reiter "Zeiterfassung" die Felder "Soll-Zeit" und "Ist-Zeit" zur Verfügung.<br />
Beschreibung<br />
In Aufgaben können Soll und Ist-Zeiten definiert werden.Die "Soll-Zeit" wird entweder fest in der Aufgabe vergeben oder ergibt sich aus der<br />
Summe mehrerer Arbeitspakete, wobei die "Ist-Zeit" sich aus gebuchten Zeiterfassungen zu der entsprechenden Aufgabe errechnet.<br />
Beispiel<br />
Im Bild ist zu sehen, dass für die Aufgabe ein "Soll-Zeit" von 10 Stunden angesetzt wurden. Bisher wurden 2:51 Stunden als "Ist-Zeit"<br />
gebucht. Daraus ergibt sich eine Restzeit von +7:09 Stunden.<br />
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julitec GmbH<br />
Eigene Tabellen - Bedingte Formatierung für Listen in Adressen und<br />
Projekten<br />
Änderungsort<br />
Im Kontextmenü der eigenen Tabellen steht die neue Funktion Bedingte Fomatierung zur Verfügung. (gilt nur für Benutzern mit<br />
Adminrechten)<br />
Voraussetzungen<br />
Das Zusatzmodul "Eigene Tabellen" muss lizensiert sein, um diese Funktion nutzen zu können.<br />
Beschreibung<br />
Die aus den erweiterten Listen bereits bekannte Funktion bedingte Formatierung steht nun auch in den Listen der eigenen Tabellen<br />
innerhalb von Adressen und Projekten zur Verfügung.So lassen sich die Einträge farblich gruppieren und schneller erkennen. Das<br />
Kontextmenü wird mit einem Klick auf den Pfeil oberhalb der Gesamtübersicht geöffnet (siehe Bild 1). Dort können nun bedingte<br />
Formatierungen ausgewählt werden. Die entsprechenden Bedingungen können mittels Bedingungsassistent angelegt werden.<br />
Beispiel<br />
Im obigen Beispiel (siehe Bild 1) werden die verschiedenen Supportstufen in der Kompakt- oder Detailansicht nach den aufgestellten<br />
Bedingungen der bedingten Formatierung (siehe Bild 2) farbig markiert.<br />
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julitec GmbH<br />
E-Mail - Senden an Benutzergruppen<br />
Änderungsort<br />
Beim Schreiben einer E-Mail gibt es die Möglichkeit im Auswahlmenü für "Empfänger", "Cc Empf." oder "Bcc Empf." Benutzergruppen<br />
auszuwählen.<br />
Beschreibung<br />
Als E-Mailempfänger können ganze Benutzergruppen ausgewählt werden.<br />
Beispiel<br />
Als E-Mail Empfänger wird eine Benutzergruppe ausgewählt (Bild 1). In Bild 2 sind die beiden Gruppen (Marketing und Geschäftsleitung) als<br />
Empfänger eingetragen.<br />
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julitec GmbH<br />
E-Mails - Sicherheitsabfrage beim Senden<br />
Änderungsort<br />
In den Allgemeinen Einstellungen unter Kommunikation -> E-Mail ausgehend -> E-Mail schreiben<br />
Beschreibung<br />
Um ein unbeabsichtigtes Versenden von Einzel-E-Mails zu vermeiden kann eine zusätzliche Sicherheitsabfrage aktiviert werden. Diese kann<br />
in den Allgemeinen Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden (siehe Bild 1). Nach Aktivierung erscheint beim Versenden einer E-Mail<br />
der Hinweis "Möchten Sie die Nachricht jetzt senden?"(siehe Bild 2), der nun Bestätigt oder Abgelehnt werden kann.<br />
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julitec GmbH<br />
E-Mails - Verbesserte Erkennung von bereits abgelegten E-Mails<br />
WICHTIG: Bereits abgelegte E-Mails verlieren nach dem Update ihre "abgelegt" Markierung. Daher ist es unbedingt<br />
notwendig vor einspielen des Updates alle E-Mails abzulegen.<br />
Änderungsort<br />
Die Änderung ist im "E-Mail verwalten" -Bereich zu finden.<br />
Beschreibung<br />
Bereits abgelegte E-Mails, die aus Outlook importiert wurden, werden bei allen Usern als abgelegt markiert. Oft erhält man E-Mails, die auch<br />
Kollegen (z.B. per CC) erhalten haben. Natürlich sollen E-Mails abgelegt werden, doch meist weiß man nicht, ob vielleicht schon ein Kollege<br />
die Ablage durchgeführt hat. So werden hin und wieder E-Mails mehrfach abgelegt, was zum einen Arbeitszeit und zum anderen besonders<br />
bei großen E-Mails etwas mehr Speicherplatz benötigt. Mit der neuen Funktion kann jeder Benutzer gleich erkennen, ob eine E-Mail schon<br />
von ihm selbst oder einem Kollegen abgelegt wurde. Eine doppelte Ablage ist damit fast ausgeschlossen.<br />
Hinweis:<br />
Bei POP3 sowie IMAP wurden schon vor dem Update die globale Ablage unterstützt.<br />
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julitec GmbH<br />
Erweiterte Listen - In Spalten können Textvorlagenplatzhalter<br />
verwendet werden<br />
Änderungsort<br />
Diese Funktion ist in allen erweiteren Listen verfügbar<br />
Beschreibung<br />
In der erw. Liste kann eine Spalte eingefügt werden, die mit anderen Spalten rechnen kann. In der erweiterten Auftragsliste kann eine Spalte<br />
über die "Anlegen"-Schaltfläche erzeugt werden, für die in einem neuen Memo-Feld eine Formel auf Basis der Textvorlagen-Platzhalter<br />
hinterlegt wird. Die Formel kann sich auf das jeweilige Objekt (#Auftrag.#) der Listenzeile beziehen. Alle verknüpften Objekte sind<br />
ebenfalls verwendbar (#Auftrag.Adresse.#).<br />
In der Formel kann per #Berechne # und #Setze # auch mit Variablen gearbeitet werden. Diese Variablen sind jedoch jeweils nur innerhalb<br />
der aktuellen Zelle verfügbar und können NICHT innerhalb anderer Zellen der gleichen Spalte, anderen Spalten oder dem<br />
Zusammenfassungsbereich weiterverwendet werden.<br />
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julitec GmbH<br />
Faktura - Dauerrechnungen<br />
Änderungsort<br />
Es gibt die neue Auftragsart "Dauerrechnungen" in einem Auftrag.<br />
Vorraussetzungen<br />
Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) sowie das Zusatzmodul julitec AUFTRAG PLUS muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
Es können nun Dauerrechnungen erstellt und verwaltet werden. Somit besteht die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Leistungen<br />
automatisch, in einen bestimmten Intervall und Zeitraum, abrechnen zu lassen. Dauerrechnungen sind selbst keine echten Rechnungen,<br />
sondern dienen als Vorlage für die tatsächliche Rechnung. Der Status einer Dauerrechnung kann entweder auf "Aktiv", "Pausiert", oder<br />
"Beendet" gestellt werden.<br />
Beispiel<br />
Es werden jeden Monat die Rechnung für den Mobilfunkvertrag automatisch erstellt.<br />
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julitec GmbH<br />
Faktura - Assistent für Rechnungserstellung aus Dauerrechnungen<br />
Änderungsort<br />
Es gibt in der erweiterten Auftragsliste im oberen Menü einen Button für den "Dauerrechnungsassistent" .<br />
Vorraussetzungen<br />
Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) sowie das Zusatzmodul julitec AUFTRAG PLUS muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
Mithilfe eines Assistenten können Rechnungen anhand von Dauerrechungen erstellt werden. Der Dauerrechnungsassistent ist für das<br />
automatische Erzeugen der regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen aus den Dauerrechnungen verantwortlich. Hierfür muss der Assistent<br />
aus der entsprechenden erweiterten Auftragsliste heraus gestartet werden. Diese enthält die gewünschten Dauerrechungen für die<br />
Weiterführung. Daraufhin führt der Assistent in 3 Schritten durch die Rechnungserstellung.<br />
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julitec GmbH<br />
Faktura - Druckassistent für Aufträge<br />
Änderungsort<br />
Es gibt in der erweiterten Auftragsliste im oberen Menü einen Button für den "Druckassistent für Aufträge" .<br />
Vorraussetzungen<br />
Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
Damit nicht jeden Auftrag einzeln ausgedruckt werden muss, kann der Druckassistent für Aufträge verwendet werden.<br />
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julitec GmbH<br />
Faktura - Teilabrechnungen<br />
Änderungsort<br />
Im Kontextmenü eines Auftrags gibt es die Auswahlmöglichkeit "Teilweise weiterführen...".<br />
Vorraussetzungen<br />
Die Erweiterung julitec FAKTURA (Bestandteil von julitec CRM) muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
Aufträge können als Teilabrechnungen weitergeführt werden.Somit besteht die Möglichkeit nur Teile eines Auftrags weiterzuführen, ohne das<br />
die Verknüpfung zum ursprünglichen Auftrag verloren geht.<br />
Beispiel<br />
In Bild 1 wir eine Rechnung mit zwei Positionen teilweise weitergeführt wird. Nun wird nur die Position "Schulungstag vor Ort" als<br />
Lieferschein weitergeführt (Bild 2). Der resultierende Lieferschein enhält jetzt nur noch die Position "Schulungstag vor Ort", ist aber mit der<br />
ursprünglichen Rechnung weiterhin verknüpft.<br />
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julitec GmbH<br />
Folgeaktivät in Bearbeitungsmasken<br />
Änderungsort<br />
In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble Tickets kann mithilfe des Pfeils neben dem<br />
Speicher-Button eine Folgeaktivität gestartet werden.<br />
Beschreibung<br />
In der Bearbeitungsmaske von Terminen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Historien und Trouble Tickets stehen die Folgeaktivitäten zur<br />
Verfügung.Mit einem Klick auf den Schwarzen Pfeil neben dem Speichern-Button erscheint ein Menü mit der Option "Speichern mit<br />
Folgeaktivität". Klickt man auf diesen Menüeintrag, so erscheint ein Untermenü, in dem alle verfügbaren Folgeaktivitäten aufgelistet werden.<br />
Wird eine davon ausgewählt, öffnet sich die Bearbeitungsmaske der Folgeaktivität.<br />
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julitec GmbH<br />
Helpdesk - Soll und Ist-Zeit<br />
Änderungsort<br />
In Trouble Tickets stehen unter dem Reiter "Zeiterfassung" die Felder "Soll-Zeit" und "Ist-Zeit" zur Verfügung.<br />
Vorraussetzungen<br />
Die Erweiterung julitec HELPDESK muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
In Trouble Tickets können Soll und Ist-Zeiten definiert werden. Die "Soll-Zeit" wird fest im Trouble Ticket vergeben, wobei die "Ist-Zeit" sich<br />
aus gebuchten Zeiterfassungen zu der entsprechenden Aufgabe errechnet.<br />
Beispiel<br />
Im Bild ist zu sehen, dass für das Trouble Ticket eine "Soll-Zeit" von 2 Stunden angesetzt wurden. Bisher wurden aber schon 3 Stunden als<br />
"Ist-Zeit" gebucht. Daraus ergibt sich eine Restzeit von - 1 Stunden.<br />
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julitec GmbH<br />
Historie - Folgeaktivität im Telefonnotizfenster<br />
Änderungsort<br />
Im Telefonnotizfenster steht ein Auswahlmenü mit Folgeaktivitäten.<br />
Vorraussetzungen<br />
Das Zusatzmodul julitec CTI muss aktiviert sein.<br />
Beschreibung<br />
Im Telefonnotizfenster kann direkt eine Folgeaktivität gestartet werden.Öffnet sich das Telefonnotizfenster bein einem Anruf, kann dort direkt<br />
eine Folgeaktivität aus dem Auswahlmenü ausgwählt werden. Beim Speichern des Eintrags öffnet sich automatisch die entsprechende<br />
Bearbeitungsmaske der Folgeaktivität.<br />
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julitec GmbH<br />
Termine - Benutzerrechte pro Kategorie<br />
Änderungsort<br />
Die Änderung wird in der Terminkategorieverwaltung vorgenommen. Diese finden Sie unter "Extras" -> "Allgemeinen Einstellungen".<br />
Beschreibung<br />
In der Terminkategorieverwaltung können Benutzerrechte pro Kategorie erstellt werden. Somit kann konfiguriert werden, welche Kategorien<br />
der Benutzer sehen, aber nicht bearbeiten oder setzen darf.<br />
Beispiel<br />
Jeder Benutzer kann die Kategorie "Urlaub" sehen, aber nur bestimmte Mitarbeiter können Termine dieser Kategorie bearbeiten oder<br />
vergeben.<br />
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julitec GmbH<br />
Termine - Externe Teilnehmer werden per Mail eingeladen<br />
Änderungsort<br />
Die Änderung ist an 2 Orten zu finden:<br />
1.<br />
2.<br />
Um das Feature zu aktivieren müssen Sie unter den Allgemeine Einstellungen -> Termine-> Termineinladungen den Haken bei<br />
Standardmäßig Termineinladung an Benutzer schicken setzen. (Bild 1)<br />
Um Das Feature zu nutzen, müssen Sie beim anlegen eines Termins den Haken bei Teilnehmer bei Mail einladen setzen. (Bild 2)<br />
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julitec GmbH<br />
Beschreibung<br />
Zu Terminen können automatisch Einladungen per E-Mail an externe Teilnehmer versendet werden. Zuvor muss die Option in den<br />
Allgemeinen Einstellungen (siehe Bild 1) aktiviert werden. Anschließend können externe Teilnehmer mit setzten des Haken per Mail über<br />
diesen Termin informiert werden (siehe Bild 2). Der Teilnehmer kann nun in dieser Mail zum Termin Ab- oder Zusagen (siehe Bild 3). Der<br />
Veranstalter des Termins erhält daraufhin eine Antwort des externen Teilnehmers zugesandt. Die Zusage/Absage wird erst verarbeitet, wenn<br />
die E-Mail in <strong>julitecCRM</strong> geöffnet wurde.<br />
Zu Beachten:<br />
Wenn Sie in Outlook die Einladung erhalten bekommen Sie die Option, unter Vorbehalt zuzusagen. Wird diese Option genutzt, wir<br />
dies in <strong>julitecCRM</strong> als Zusage gewertet.<br />
Bei dem CRM Benutzer muss eine E-Mail Adresse hinterlegt sein.<br />
Funktioniert mit den Versionen 2003, 2007 und 2010 von MS Outlook.<br />
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julitec GmbH<br />
Termine - iCal Export<br />
Änderungsort<br />
Unter "Extras" gibt es die Auswahlmöglichkeit "Als Internetkalender veröffentlichen".<br />
Die FTP Daten werden unter "Extras" -> "Allgemeine Einstellungen" -> "Kalender" -> "Internetkalender" definiert.<br />
Beschreibung<br />
Termine können per Knopfdruck in einen webbasierten Kalender exportiert werden.Dabei werden die Termine des angemeldeten Users auf<br />
einen FTP-Server abgelegt. Folgende Termine werden nach iCal exportiert:<br />
Wiederholende Termine<br />
Private Termine<br />
Zugesagte Termine<br />
Termine, zu denen der User eingeladen wurde<br />
Nach dem Export können die Daten mit jedem Programm abgerufen werden, das iCal unterstützt.<br />
Diese Funktion steht nur für den Export zur Verfügung. Änderungen im Kalender können nicht importiert werden.<br />
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julitec GmbH<br />
Termin - Platzhalter für wiederholende Termine<br />
Änderungsort<br />
Überall dort, wo Platzhalter eingesetzt werden können.<br />
Beschreibung<br />
Es gibt den Platzhalter #Termin.DauerMitWiederholungInTagen# Damit kann die Gesamtdauer in Tagen eines Termins inklusive<br />
dazugehörigen wiederholenden Terminen ausgegeben werden.<br />
Beispiel<br />
Ein Meeting findet jede Woche über einen Zeitraum von 12 Wochen statt und hat eine Dauer von 2 Stunden. Der Platzhalter<br />
#Termin.DauerMitWiederholungInTagen# wird das Ergebnis 1 sein, da die Gesamtzeit 24 Stunden beträgt.<br />
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julitec GmbH<br />
Textvorlagen - Zugriff auf markierte Einträge eigener Tabellen<br />
Änderungsort<br />
Neue Platzhalter in den Textvorlagen zur Einbindung der Inhalte aus Eigenen Tabellen verfügbar.<br />
Voraussetzungen<br />
Das Zusatzmodul "Eigene Tabellen" muss lizensiert sein, um diese Funktion nutzen zu können.<br />
Beschreibung<br />
Inhalte aus eigenen Tabellen können flexibel per Platzhalter in Textvorlagen eingebunden werden. Hat man einen oder mehrere Einträge<br />
einer eigene Tabelle markiert (siehe Bild 1) und klickt anschließend auf "E-Mail" - Schaltfläche versenden, wird der Inhalt aus der markierten<br />
eigenen Tabelle gelesen. Ist eine entsprechende Textvorlage definiert, werden diese Informationen automatisch in die E-Mail eingefügt.<br />
Beispiel<br />
Wird in der Textvorlage der Platzhalter<br />
#EigeneDatenInhaltAuswahl Start##EigeneDatenInhaltAuswahl.Vertragsstatus# - Support für<br />
#EigeneDatenInhaltAuswahl.Betreff#<br />
Laufzeit: #EigeneDatenInhaltAuswahl.Startdatum# - #EigeneDatenInhaltAuswahl.Endedatum#<br />
verwendet, gibt dieser bei Auswahl der eigenen Tabelle aus Bild 1 folgenden Text aus:<br />
On Demand - Support für julitecWORKFLOW<br />
Laufzeit: 29.11.2011 - 29.11.2013<br />
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julitec GmbH<br />
Zeiterfassung - Erweiterte Zeiterfassungsliste<br />
Änderungsort<br />
Unter dem Reiter "Aktivitäten" steht die erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung<br />
Beschreibung<br />
Es steht nun eine erweiterte Zeiterfassungsliste zur Verfügung.<br />
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julitec GmbH<br />
Zeiterfassung - Folgeaktivität Zeiterfassung<br />
Änderungsort<br />
Überall dort, wo eine Folgeaktivität verfügbar ist.<br />
Beschreibung<br />
Die Folgeaktivität Zeiterfassung ist an den entsprechenden Stellen verfügbar. Relavante Daten werden automatisch in die Zeiterfassung<br />
übernommen.<br />
Beispiel<br />
Im obigen Beispiel (siehe Bild 1) wird aus einem Termin die Folgeaktivität Zeiterfassung gestartet. Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske<br />
(siehe Bild 2), wobei z.B. Datum, Dauer, Benutzer und Adresse schon vorbefüllt sind.<br />
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julitec GmbH<br />
Weitere Änderungen in der Version 6.5<br />
Weitere Veränderungen und Fehlerbehebungen an verschiedenen Programmbereichen:<br />
E-Mail: Bugfix beim Versenden von E-Mails, deren Anhang ein "/" im Titel haben.<br />
E-Mail: Unterstützung für S-MIME signierte E-Mails.<br />
E-Mail: Update auf Redemption Version 5.2.<br />
Erweiterte Listen: Datumseinschränkung "-1W" funktioniert auch, wenn das Feld nicht vom Anwender verändert werden kann.<br />
Erweiterte Listen: SQL Optimierung für die Einschränkung des Zeitraums -> bessere Performance.<br />
Faktura: Im Feld "Rabatt in Prozent" in der Auftragsposition und im Auftrag kann eine Kommazahl eingegeben werden.<br />
Faktura: Zahlungsbedingungen enthalten ein Zahlungsziel in Tagen und können per Platzhalter #Auftrag.Zahlungsziel# ausgegeben<br />
werden.<br />
Oberfläche: Ein Rechtsklick auf einen Ordner im E-Mail-Schreiben-Fenster (und im E-Mail-Ablage-Fenster) selektiert den Ordner<br />
automatisch.<br />
Oberfläche: Im Fenstermodus werden Scrollbalken eingeblendet, wenn Masken zu groß für das Fenster sind.<br />
Skript: Erinnerungsfunktionen lassen sich einfach konfigurieren.<br />
Technische Vorbereitung für Personalkontenhaltung.<br />
Workflow: Zugriffsrecht können mithilfe von Variablen gesetzt werden (z.B. nur bearbeitbar für #Historie.Angelegtvon.ID#).<br />
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