Weitere Informationen / Produktflyer - COBUS ConCept

Mit einem integrierten DMS stehen Dokumente
in der Anwendung bereit. Dort wo sie
direkt
werden ­ in einer logischen und
gebraucht
zeitlichen Abfolge.
Integriertes Dokumentenmanagement
Dokumente schnell, einfach und sicher verfügbar
an jeder Stelle im Geschäftsprozess
von der Entstehung bis zur Archivierung zertifiziert und
Dokumente
verwalten
revisionssicher
Mit unserem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für den produzierenden
Mittelstand optimiert ist, steht Ihnen eine zertifizierte und revisionssichere Lösung für das
Management all Ihrer Dokumente zur Verfügung.
davon ob die Dokumente in Papierform oder digital, gescannt oder selbst erstellt,
Unabhängig
oder extern erzeugt sind. Durch die vollständige Integration in alle Funktionsbereiche
intern
Ihres ERP oder Ihres CRM werden Dokumente in die Geschäftsprozesse eingebunden. Von der
Erstellung bis zur Archivierung stehen damit die erforderlichen Dokumente direkt an der Stelle
im Prozess zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Erledigung von Aufgaben
Die
Geschäftsprozessen wird
in
der direkten Verknüpfung
mit
Dokumente zu den
der
Vorgängen deutlich
einzelnen
und beschleunigt.
erleichtert
und
Doppelarbeit
entfallen.
Doppelerfassung
Von der Entstehung bis zur Archivierung eines Dokuments
der Entstehung eines Dokuments, dem Erstellen oder Scannen und Digitalisieren, der Speicherung und
Von
über die (mehrfache) Bearbeitung bis hin zur (Langzeit­) Archivierung erstreckt sich der Lebenszyklus
Verwaltung,
eines Dokuments.
Sie sich anhand der einzelnen Abschnitte des Lebenszyklus eines Dokuments von der Leistungsfähigkeit
Überzeugen
integrierten Dokumentenmanagementsystems.
unseres
Abb: Lebenszyklus eines Dokuments
Erstellung oder Erfassung von Dokumenten
Dokumente, also direkt im ERP oder CRM erstellte Belege wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen
Interne
Aufträge, werden automatisch archiviert. Mit Schlagworten, Volltextindex, Berechtigungen und Zuordnung zu
oder
und Vorgängen sind diese dauerhaft und strukturiert abgelegt. Das gilt auch für die MS Office Integration.
Objekten
Dokumente wie z.B. papiergebundene werden gescannt und stehen im TIF­Format zur Verfügung. E­Mails
Externe
E­Mail­Anhänge werden ebenfalls mit Hilfe von Schlagworten, Volltextindex und Berechtigungen Vorgängen
und
und archiviert.
zugeordnet
Speichern von Dokumenten
Dokumente werden auf einem zentralen Dokumentenserver gespeichert. Als Basistechnologie kommen
Alle
SQL­Server oder Oracle zum Einsatz. Der Betrieb des Dokumentenmanagementsystems benötigt in der
Microsoft
Regel keinen separaten Server.
Verwaltung von Dokumenten
Abb: Zeichnungsverwaltung und Produktdatenmanagement
Ihrer Dokumente wird beim Hinzufügen zur Dokumentenverwaltung unter einem bestimmten
Jedes
abgelegt. Mit den Dokumententypen wird die Dokumentenverwaltung strukturiert. Die wichtigsten
Dokumententyp
Dokumententypen werden voreingestellt ausgeliefert.
Wichtige Funktionen sind:
­ Steuerung von Versionierbarkeit und Schreibschutz als Vorgabe je
•
Dokumententyp
­ Zuordnung von Benutzerrechten
•
­ Aufbau neuer Dokumententypen über vordefinierte Feldfunktionen
•
­ Freie Definition eigener Dokumententypen
•
­ Strukturierung beliebiger Daten (pdf, tif, dwg, doc, xls, jpg, ...)
•
• ­ Freier Aufbau von Projekt­ bzw Bauakten

Dokumente suchen
Dokumentensuche ermöglicht den schnellen und strukturierten Zugriff auf sämtliche Dokumente. Der Zugriff
Die
dabei direkt aus der Anwendung des ERP heraus, sodass der Anwender in seiner gewohnten Umgebung
erfolgt
arbeitet.
Das beschleunigt und erleichtert die Suche:
Suche über frei definierbare Schlagworte
•
Freitextsuche in gängigen Dokumententypen wie z.B. MS Word/Excel
•
Die Recherche­Oberfläche entspricht dem „Look and Feel“ der übrigen im ERP implementierten Masken
•
Kontextsensitive Hilfefunktion
•
Bearbeitung von Dokumenten / Dokumentenverlauf
Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass Dokumente dauerhaft wiederaufgefunden und reproduziert werden
Die
können.
vom Dokumententyp ist die Änderung, Löschung oder Neuversionierung von Dokumenten möglich. Diese
Abhängig
werden lückenlos protokolliert und können im sogenannten Dokumentenverlauf ausgewertet werden.
Vorgänge
Die Protokollierung ist wesentlicher Bestandteil einer revisionssicheren Archivierung.
Wichtige Funktionen im Dokumentenverlauf:
Protokollierung von Neuanlage, Öffnen, Änderung, Neuversionierung, Löschen und Export
•
Such­ und Gruppierungsmöglichkeiten für die Recherche innerhalb des Dokumentenverlaufs
•
Verwahrung / Archivierung
DMS stellt Ihnen ein Archiv zur Verfügung, das alle geschäftsrelevanten Informationen rechtskonform,
Das
und damit sicher aufbewahrt.
dauerhaft
Abb: Scannen mit Workflow­Integration

Vorteile eines integrierten Dokumentenmanagementsystems
Bedeutung bekommt die DMS­Anwendung durch die volle Integration in das ERP­System
Besondere
CRM­System.
bzw.
nutzen Sie alle Vorteile, die Ihnen eine integrierte Softwarelösung im Vergleich zu Stand­alone­
Damit
bietet:
Produkten
Schnelle Verfügbarkeit im Unternehmen wegen einmaliger Installation
•
geringer Schulungsaufwand, da Ihren Mitarbeitern die Oberfläche bereits vertraut ist
•
Einfache und schnelle Anpassung der Anwendung an neue Geschäftsprozesse
•
Unbeschränkte Wachstumsmöglichkeiten bei Benutzern, Mandanten, Standorten und Sprachen
•
Kein zusätzlicher Installations­ und Administrationsaufwand
•
Einheitliche Benutzerrechteverwaltung in ERP, CRM und DMS
•
Einheitliche Namensgebung in ERP, CRM und DMS
•
in der Regel keine zusätzliche Hardware
•
Über COBUS ConCept
Consulting und Software für den Mittelstand
Lösungen basieren auf den modernsten Architekturen für Unternehmenssoftware. Auf diesem technologisch anspruchsvollen Fundament bietet COBUS ConCept dem
COBUS
alles aus einer Hand: Von ERP über Businesslösungen mit CRM, DMS, Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Controlling sowie der gesamten IT­Infrastruktur bis
Mittelstand
hin zum professionellen Projektmanagement inklusive Beratung und Schulung.
COBUS around COM
Modulkatalog "around COM" bietet nicht nur dieses eine, sondern viele weitere nützliche Module, die sich nahtlos in Ihr ERP­System einfügen lassen und für Ihren
Der
Erfolg sorgen. Die Auswahl und die Reihenfolge der Implementierung ist beliebig. Sie erhalten alle Werkzeuge um Ihre Prozesse zielgerichtet aufzusetzen und
strategischen
kundenorientiert zu gestalten.
haben individuellen Bedarf? Fragen Sie uns, vielleicht haben wir die Lösung bereits zur Hand. Sprechen Sie uns an auf Workflow, Dokumentenmanagement (DMS), Kunden­
Sie
Lieferantenbeziehungsmanagement (CRM, SRM), Vertragsmanagement, Fuhrparkmanagement, Projektmanagement, OP­Verwaltung und Mahnwesen,
und
Servicemanagement, mobiles Business (Apps), u. a. m.
Gerne senden wir Ihnen ausführliche Information zu:
COBUS ConCept GmbH
Nickelstraße 21
33378 Rheda­Wiedenbrück
Deutschland
• in der Regel keine zusätzliche Datenbanklizenz
Qualitätssicherung durch Zertifizierung nach IDW PS 880
der Zertifizierung nach IDW PS 880 wird unserem Dokumentenmanagement bescheinigt, dass es
Mit
den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
•
Grundsätzen ordnungsmäßiger DV­gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
•
• Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Bei der Prüfung standen die Kriterien Ordnungsmäßigkeit, Verfügbarkeit, Unveränderbarkeit,
entspricht.
Vollständigkeit, Richtigkeit, Stabilität und Sicherheit im Vordergrund. Mit dem
Nachvollziehbarkeit,
wird bescheinigt, dass unser Dokumentenmanagementsystem bei sachgerechter
Prüfungsergebnis
die entsprechenden Kriterien und Anforderungen erfüllt. Das gibt Ihnen Sicherheit bei
Anwendung
Handels­ und steuerrechtlicher Ordnungsmäßigkeit.
Telefon: +49 5242 4054­0
Fax: +49 5242 4054­199
E.Mail: info@cobus­concept.de
URL: http://www.cobus­concept.de