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FALLSTUDIE BOFROST* „So spät wie möglich, so früh wie nötig“ Der Tiefkühlspezialist muss die Zahlungen von über 2,5 Millionen Kunden in die richtigen Bahnen lenken – und hat sich deshalb früh mit der SEPA-Problematik beschäftigt Viele Kunden – viele Zahlungsvorgänge. Für Gundolf Hallmann, Leiter Finanzen der bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG, war klar, dass durch die SEPA-Transformation einiges auf ihn zukommen würde. Denn schließlich ist bofrost*, 1966 in Issum am Niederrhein gegründet, europäischer Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten. Insgesamt mehr als vier Millionen Menschen kaufen bei bofrost. „Die Beziehung zu unseren Kunden, die die Verkäufer regelmäßig zu Hause bedienen dürfen, ist sehr eng. Darum legen wir großen Wert auf eine einfache und vor allem sichere Zahlungsweise“, erklärt Hallmann. bofrost* bietet in Deutschland und im Ausland – das Familienunternehmen ist in 13 europäischen Ländern vertreten – verschiedene Zahlungsverfahren an. Immer mehr setzt sich dabei die bofrost*- Kundenkarte durch, die gegen Erteilung einer Einzugsermächtigung ausgegeben und zur Bezahlung mittels Lastschriftverfahren eingesetzt wird. Mehr als die Hälfte der Kunden regelt die Rechnung inzwischen so. Täglich verarbeiten die Rechner bei bofrost* rund 50 000 Lastschriften. bofrost* wollte bewusst kein First Mover in Sachen SEPA werden: „Der Nutzen ist für unser Unternehmen begrenzt. Deshalb galt die Maxime: So spät wie möglich, so früh wie notwendig“, erklärt Hallmann. Angefangen hat die bofrost*-Mannschaft daher im März 2012. „Seitdem sind drei Mitarbeiter rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit SEPA beschäftigt“, sagt Projektleiterin Monika Hermanns. Im ersten Schritt wurden Überweisungen und Kreditorenzahlungen SEPA-fähig gemacht. Wichtig ist für bofrost*, dass das neue Verfahren mit allen Banken im In- und Ausland getestet wird und die unterschiedlichen „SEPA- Dialekte“ funktionieren: „Fast jedes Teilnehmerland hat seine Besonderheiten“, erklärt Hermanns. Für eminent wichtig hält sie, dass im SEPA-Team verschiedene Fachbereiche vertreten sind. Schließlich sind zahlreiche Unternehmensteile betroffen: das Rechnungswesen und das Controlling, der Vertrieb und die IT. Bis Weihnachten 2013 sollen die SEPA-Systeme bei bofrost* laufen. „Dann wird es spannend“, sagt Hermanns: „Denn auch bei den Banken und Clearing-Stellen wächst durch das XML-Format die Datenmenge enorm an. Wir gehen aber davon aus, dass im Februar 2014 alles reibungslos funktioniert.“ zone umwandeln. In den 27 EU-Mitgliedstaaten sowie in Norwegen, Island, Liechtenstein, der Schweiz und Monaco wird es keinen Unterschied mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Euro- Zahlungen geben. „Für Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit dem Thema beschäftigt haben, wird die Zeit extrem knapp“, weiß Thomas Eberle, Leiter Trade Finance und Cash Management bei der Deutschen Bank in Frankfurt und SEPA-Experte. Denn am 1. Februar 2014 wird SEPA verbindlich eingeführt: „Wer jetzt unter Hochdruck die Einführung organisiert, sollte die Erfahrungen der Unternehmen nutzen, die schon länger damit beschäftigt sind“, sagt Eberle. Unternehmen müssen bei der Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften in Euro ab 2014 bestimmte Anforderungen erfüllen und deshalb technische Umstellungen vornehmen sowie Prozesse anpassen. Neben der IBAN und für eine Übergangszeit auch der Internationalen Bankleitzahl BIC ist vor allem die Verwendung des ISO-20022-XML-Formats bei elektronischen Einlieferungen zu beachten. FOTOS: STEFAN KEWITZ, BOFROST* bofrost*-Verkäufer, SEPA-Projektleiterin Hermanns: „Bei der Umstellung müssen viele kleine Besonderheiten beachtet werden“ Christina Kuss mochte nicht durch Verzögerungen in Zugzwang kommen: „Wenn sich regulatorische Vorschriften ändern, dann sollte man sie möglichst frühzeitig vollziehen“, sagt die Kaufmännische Leiterin der Frankfurter FrischeParadies KG, eines 100-prozentigen Tochterunternehmens der Oetker-Gruppe. Das Unternehmen betreibt acht Niederlassungen in sieben deutschen Großstädten und in Wien. Sein Konzept lau- 10_results_Deutsche Bank
MANAGEMENT_SEPA Vier Schritte zur SEPA-Einführung Je kürzer der Zeithorizont, desto wichtiger ist die konkrete Planung. Wer jetzt erst in die SEPA-Vorbereitungen einsteigt, braucht ein klares Handlungsgerüst: Eine Checkliste mit wichtigen Punkten hilft. Vorbereitung 1 Strategische 2 Organisatorische 3 Organisatorische 4 • Ernennen Sie einen SEPA- Fragestellungen Umsetzung Basisdaten Umsetzung Lastschrift Beauftragten. • Lohnen sich höhere • Geben Sie Ihre Bankverbindung • Holen Sie unverzüglich eine • Bilden Sie eine Projektgruppe Investitionen in IT-Systemumstellungennungen mit IBAN und BIC an. nummer bei der Deutschen auf allen Formularen und Rech- Gläubiger-Identifikations- aus allen betroffenen Unternehmensbereichen. • Lassen sich durch SEPA • Wählen Sie die für Sie Bundesbank ein. • Binden Sie Ihre Banken und zusätzliche Marktchancen sinnvollste Lösung zur IBAN-/ • Entscheiden Sie über eine geeignete Logik zur Vergabe einer Ihre Softwareanbieter ein. erschließen? BIC-Ermittlung. • Analysieren Sie Ihren • Können Sie kurz- oder • Prüfen Sie, ob Ihre Finanzbuchhaltung und Zahlungsver- • Passen Sie die Abläufe für Last- Mandatsreferenz. Zahlungsverkehr und die SEPA- lang fristig die Zahl der Konten Auswirkungen. im In- und Ausland reduzieren? kehrs-Software SEPA-fähig ist. schrifteinzüge an. • Legen Sie einen SEPA- • Kann Ihr Unternehmen • Beachten Sie die neuen Fristen Umsetzungszeitplan mit durch SEPA sein Liquiditätsmanagement verbessern? und Informationspflichten im Etappenzielen fest. Lastschriftverfahren. tet: Feinkost für Sterneköche. In mehr als 30 Ländern der Welt werden Delikatessen eingekauft und über Nacht geliefert. An den Standorten selbst können neben den Profis aber auch Privatleute kaufen, die ambitioniert mit besten Zutaten kochen wollen. Kuss ging das SEPA-Thema bereits 2009 an. Damals begann sie mit den Arbeiten an der SEPA-Überweisung. „Das passte gut, weil wir gleichzeitig einen SAP- Release-Wechsel hatten“, erinnert sie sich. Für das Sammeln der IBAN reichte ein Quartal aus. Die Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens erwies sich als wesentlich komplexer. Organisatorisch musste Christina Kuss dabei durchaus Pionierarbeit leisten, beim Lastschriftverfahren war eine intensive Korrespondenz mit den beteiligten Banken notwendig. Das kam auch den Kunden zugute: „In unserer Branche ist das Lastschriftverfahren eine gute Alternative zur sofortigen Barzahlung oder zur Überweisung. Dem Kunden stehen die liquiden Mittel länger zur Verfügung, und er muss nicht selbst aktiv werden. Wir organisieren die pünktliche Zahlung seiner Rechnungen“, erklärt Kuss. Kurz vor Schluss des SEPA-Projekts weiß Christina Kuss, dass zwei Elemente wesentlich für den SEPA- Erfolg sind: „eine intensive Betreuung durch die Hausbank und ein SAP- System, in dem die Daten für alle Abteilungen eines Unternehmens up to date sind“. Große finanzielle Einsparungen wird SEPA der Frische- Paradies KG nicht bringen. „Diese Früchte der europäischen Zusammenarbeit haben wir schon 2004 mit der Einführung der Europäischen Standard über weisung geerntet“, sagt Kuss. Gleichwohl bietet die europa weite SEPA-Lastschrift mehr Sicherheit. „Jetzt gibt es eine klare Widerspruchsfrist von acht Wochen. Früher waren es in Deutschland sechs Wochen nach Kenntnisnahme der Belastung. Damit dauerte die Periode bis zur Genehmigung der Lastschrift erheblich länger, und es konnte, etwa bei Insolvenz eines Kunden, noch Monate nach der Lieferung zu bösen Überraschungen kommen.“ SEPA bietet den Unternehmen je nach ihrer bisherigen Organisationsstruktur die Möglichkeit, verschiedene Vorteile zu realisieren, ist Thomas Eberle von der Deutschen Bank überzeugt: „Einheitliche Gebühren im SEPA-Raum, die Möglichkeit zur Kontozentralisierung und Kontoreduzierung und positive Auswirkungen auf Treasury und Cash Pooling sind definitiv Fortschritte.“ Allerdings müssen für eine reibungslose Umstellung verschiedene Abteilungen Hand in Hand arbeiten: „Legal, Compliance, Buchhaltung, Personal, Vertrieb und IT sind von SEPA tangiert“, sagt Thomas Eberle. Die Deutsche Bank war eine der ersten Banken mit umfangreicher SEPA-Kompetenz, und sie ist selbst natürlich schon seit Jahren SEPA-fähig. Sie unterstützt ihre Kunden mit strategischer Beratung, mit Informations veranstaltungen und einem laufend aktualisierten SEPA-Guide. Schwierig wird es aber für Unternehmen, die in der IT mit selbstgestrickten Programmen arbeiten, die den neuen Anforderungen noch nicht gerecht werden. „Die IT-Aufgaben können wir unseren Kunden leider nicht abnehmen“, erklärt Eberle. Europaweite Lastschrift bietet mehr Sicherheit results_Deutsche Bank_11
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