HIS:Forum Hochschule 4 | 2013 - Hochschul-Informations-System ...

Softwareeinführung als Organisationsprojekt
weil sie unterschiedliche Interessen für Statusgruppen vertreten, sondern weil sie über ein spezifisches
Organisationswissen verfügen. Damit Arbeitsabläufe mithilfe der Software tatsächlich
abgebildet und modelliert werden können, muss dieses Expertenwissen zunächst expliziert werden.
Vor allem ist nämlich ein Überblickswissen notwendig, das über das Organisationswissen
einzelner Personen hinaus geht. Denn schließlich ist das Projektziel einer ERP-Einführung die Integration
verschiedener Arbeitsaufgaben und Arbeitsabläufe in der Organisation. In vielerlei Hinsicht
ähnelt das Organisationsprojekt der Softwareeinführung diesbezüglich einem Forschungsprojekt,
in dem erforscht und entdeckt wird. In diesem Fall wird „erforscht“, wie die Organisation
Hochschule eigentlich funktioniert. Die Organisation Hochschule wird so im Organisationsprojekt
selbst zum Untersuchungsgegenstand. Dabei spielt der besondere Projektmodus einer Softwareeinführung
eine besonders wichtige Rolle. Den Möglichkeiten der Projektorganisation und
ihren Beschränkungen widmen wir uns im folgenden Kapitel.
2 Projektorganisation der Softwareeinführung
Die Hochschulleitung gibt mit einem Organisationsprojekt einen Rahmen vor, in dem das Vorhaben
der Softwareeinführung umgesetzt werden soll. Sie „entlastet“ so die Gesamtorganisation,
die sich auf das „Tagesgeschäft“ konzentrieren und sich den vorrangigen Zwecken der Forschung
und Lehre widmen kann. Die Projektorganisation lässt sich als Teil der Kommunikationswegeregelung
der Organisation Hochschule (siehe oben) begreifen. Aus unterschiedlichen Abteilungen
werden Organisationsmitglieder zusammengezogen, um das zeitlich befristete Vorhaben der
Softwareeinführung in Zusammenarbeit mit externen Beratern umzusetzen. Es müssen zahlreiche
Entscheidungen bezüglich der künftigen Anwendungsbereiche der Software, der notwendigen
Modifikationen oder auch in Hinblick auf Änderungen in der Organisation selbst getroffen
werden (vgl. Gosain 2004: 161).
Diese Entscheidungen erfordern unterschiedliches Expertenwissen über die Funktionsweise
der Software und über die Arbeitsabläufe in der Organisation. Der Techniksoziologe Thomas
Malsch spricht in diesem Zusammenhang von einem notwendigen Prozess der „Transformation
von Erfahrungswissen in Planungswissen“ (Malsch 1987). Während der Konzeptionsphase eines
Softwareeinführungsprojektes kommen beispielsweise im Bereich des Bestellwesens folgende
Fragen auf: Welche Personengruppen in den verschiedenen Fachbereichen bestellen überhaupt
Arbeitsmaterialien? Welches Wissen ist für unterschiedliche Arten von Bestellungen notwendig?
Inwieweit kann die Vielzahl von Bestellprozessen in einer Hochschule tatsächlich vereinheitlicht
werden? Die Antworten auf solche Fragen, die für das Customizing der Software (Planungswissen),
eine wichtige Rolle spielen, können letztlich nur diejenigen geben, die über ein konkretes Organisationswissen
der Arbeitsabläufe in der Hochschule (Erfahrungswissen) verfügen. Die jeweiligen
Antworten auf die sich anschließende Frage, inwiefern sich die Arbeitsabläufe tatsächlich mit der
Software abbilden lassen, können wiederum nur diejenigen geben, die sich mit den entsprechenden
Modulen der Software auskennen. Im Folgenden werden wir zunächst die unterschiedlichen
Wissensformen explizieren und die damit einhergehende Unsicherheit bei der Softwareeinführung
näher betrachten, auf deren Grundlage eine Hochschule zahlreiche Entscheidungen treffen
muss. Den Projektmodus der Softwareeinführung, der die gemeinsame Problembearbeitung
von externen Beratern und Organisationsmitgliedern kennzeichnet, illustrieren wir anschließend.
30 | IT und Organisation in Hochschulen