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Branche | Leuchtsysteme
Anwenderbericht
Ein leuchtendes Beispiel
Seit der Gründung im Jahr 1912 stellt die TRILUX
GmbH & Co. KG wegweisende lichttechnische Produkte
her. Das international tätige Unternehmen steht für
Innovation und Kompetenz. So leuchtet es ein, dass
TRILUX auch bei der Verwaltung seiner Verträge auf
modernste Technologie vertraut.
»Wir können
die Struktur
unseres
Unternehmens
optimal in
CONTRACT
abbilden.«
Rolf Konrad,
Mit CONTRACT verfügt nicht nur der Zentraleinkauf des
TRILUX GmbH & Co. KG
renommierten Leuchtenherstellers über ein passendes
Werkzeug für zeitgemäßes Vertragsmanagement. Rund
1400 Mitarbeiter beschäftigt TRILUX am Hauptsitz in
Arnsberg. Durch Tochtergesellschaften und Partner in
zahlreichen europäischen Ländern sowie durch Partner in
Asien, Nordamerika und im Mittleren Osten ist TRILUX
weltweit präsent.
Schnelle Produktivität
Nach ausgiebiger Recherche fiel die Wahl des geeigneten
Anbieters auf die otris software AG. Dabei war die
Rolf Konrad ist im Zentraleinkauf bei der TRILUX tätig:
»Unmittelbar nach der Entstehung unserer Abteilung
beschäftigten wir uns intensiv mit dem Thema Vertragsverwaltung.
Wir wollten die Verträge des Unternehmens
zentral verwalten, um noch effektiver zu sein und nicht
ständig Aktenordner durchsuchen zu müssen.«
Bedienerfreundlichkeit von CONTRACT und das gute
Preis-Leistungsverhältnis ein Pluspunkt, aber auch die
räumliche Nähe zu den Dortmunder Softwareexperten
spielte eine Rolle. Rolf Konrad: »Wir haben vor Einführung
des Systems ausgehend von unserer Organisationsstruktur
ein entsprechendes Konzept erstellt, um
CONTRACT optimal einzusetzen. Diese Struktur konnten
wir unkompliziert abbilden und die Anwendung lief dann
sehr schnell produktiv.«
Intensive Schulung auf Live-System
Nach nur zwei Tagen für Installation und Schulung ging
CONTRACT bei TRILUX in Betrieb, lediglich die
Eingabefelder wurden vorab individuell angepasst. »Da
wir auch SAP einsetzen, ist ein Feld für die SAP-Lieferantennummer
sehr sinnvoll. So können wir in CONTRACT

Branche | Leuchtsysteme
einfach die SAP-Nummer eingeben, und schon haben
wir eine eindeutige Zuordnung des Vertrages zum
Lieferanten. Somit vermeiden wir eine doppelte Stammdatenpflege.«
Die Schulung der TRILUX-Mitarbeiter
erfolgte direkt auf einem Live-System. »Dies war sehr
praktisch, da sich unsere Mitarbeiter unmittelbar mit der
Anwendung anfreunden konnten«, sagt Rolf Konrad.
Verträge der Fachbereiche Marketing, Finanzen,
IT und Fuhrpark
Rund 1400 Mitarbeiter beschäftigt
TRILUX am Hauptsitz in Arnsberg.
Durch Tochtergesellschaften
und Partner in zahlreichen europäischen
Ländern sowie durch
Partner in Asien, Nordamerika und
im Mittleren Osten ist TRILUX
weltweit präsent.
Die unterschiedlichsten Verträge sind seit Juni 2007 bei
TRILUX via CONTRACT verfügbar: Leasing-, Miet- und IT-
Verträge sowie Kontrakte mit Lieferanten und Beratern.
Rolf Konrad: »Momentan sind 280 Verträge bereitgestellt,
davon bilden die KFZ-Leasingverträge den Hauptteil.
relevanten Papiere zu scannen und im System anzulegen.
Aber es hat sich gelohnt, denn jetzt haben wir alles in
Sekundenschnelle parat«, erläutert Rolf Konrad.
Allerdings sind noch nicht alle Dokumente erfasst, die
Unterlagen von weiteren Unternehmensbereichen
kommen noch dazu. Derzeit sind die Verträge der Fachabteilungen
Einkauf, IT, Finanzen und Marketing sowie
des Fuhrparks inklusive aller Fristen, Dokumente und
Dateien im System hinterlegt.«
Schneller Zugriff über Browser
Nicht nur die Mitarbeiter im Zentraleinkauf können – je
nach Berechtigung – die Dokumente über den normalen
Web-Browser einsehen und nach Lieferanten, Vertragsarten
oder Kündigungsfristen recherchieren und die
Vorgänge bearbeiten. »Dank CONTRACT haben wir die
Bisher wurden die Verträge nur von den Mitarbeitern des
Zentraleinkaufs nach CONTRACT übertragen, später
sollen auch die jeweiligen Fachabteilungen direkt neue
Verträge im System anlegen können. »Es war eine Fleißarbeit,
die Ordner mit den Dokumenten zu sichten, die
Eckdaten aller Verträge und jedes KFZ-Kennzeichen im
Blick«, sagt Rolf Konrad. Spannend wird es vier Wochen
vor Vertragsende. Dann versendet das System
automatisch eine E-Mail, falls ein Kontrakt ausläuft und
verlängert werden muss. Rolf Konrad: »So wird kein
Vertrag ohne Prüfung verlängert und wir versäumen keine
Frist. CONTRACT gibt uns Planungssicherheit.«
CONTRACT unterstützt Budgetplanung
Durch die übersichtliche Darstellung in CONTRACT sind
otris software AG
Königswall 21
D-44137 Dortmund
Fon +49 (0)231 958069 - 0
Fax +49 (0)231 958069 - 44
info@otris.de
alle Kosten, die mit den Verträgen verbunden sind,
transparent. So verfügt auch das Controlling über ein
wirkungsvolles Instrument bei der Budgetplanung. Rolf
Konrad: »CONTRACT lässt sich einfach bedienen und ist
sehr übersichtlich. Es ist ein gutes Werkzeug und kann –
wie unsere Leuchten – den Arbeitsalltag erhellen.«
www.otris.de