Mitgliederverwaltung - Nordbayerischer Musikbund e.V.

Hinweis für ComMusic-Nutzer
Viele Vereine setzen für die interne Vereinsverwaltung das Programm ComMusic ein. Dieses bietet
die Möglichkeit, eine Jahresmeldung zu erstellen, die dann per E-Mail oder auf einem Datenträger
(Diskette/CD) an die Geschäftsstelle gesendet werden kann.
Für diese Vereine gilt: Es ist nicht nötig, zweigleisig die Mitgliederdaten sowohl in ComMusic als
auch in der neuen Mitgliederverwaltung zu pflegen!
Sie können wie bisher einmal pro Jahr Ihre Jahresmeldung über ComMusic erstellen und diese an die
Geschäftsstelle senden. Die Geschäftsstelle wird Ihre Daten mittels einer Import-Funktion in die
Mitgliederverwaltung übernehmen. Sie selbst nutzen dann die Mitgliederverwaltung lediglich für die
Lehrgangsanmeldung, das Ehrungswesen oder sonstige zukünftige Verbandsanwendungen.
Für den Import durch die Geschäftsstelle gilt:
Zur Zuordnung zwischen den Personen aus Ihrer ComMusic-Datenbank und der
Mitgliederverwaltung wird die Kombination Name-Vorname-Geburtsdatum verwendet.
Diese Werte sollten daher, wenn einmal angelegt, nicht mehr geändert werden.
(Namensänderungen durch Hochzeit o. ä. werden jedoch berücksichtigt, sofern in ComMusic
das Feld „Geburtsname“ korrekt ausgefüllt wird.)
Die Daten zu den einzelnen Mitgliedern werden aktualisiert (d. h. die Daten in der
Mitgliederverwaltung werden durch ihre Daten überschrieben).
Verbandsspezifische Daten wie z. B. Informationen zu den Lehrgängen, an denen ein Mitglied
teilgenommen hat, bleiben aber natürlich bestehen.
Wichtig: Sie können wie bisher nur 1-mal im Jahr eine Jahresmeldung durchführen!
Beachten Sie daher bitte folgendes:
Falls sich während des Jahres die Zusammensetzung im Vorstand ändert, so bitten wir Sie,
diese Änderungen manuell über die Mitgliederverwaltung einzupflegen. Damit ist
sichergestellt, dass in der Geschäftsstelle der richtige Ansprechpartner für Ihren Verein
bekannt ist (z. B. auch für Anschreiben).
Nur in den seltensten Fällen kann es nötig sein, während des Jahres ein neues Mitglied
nachzumelden. Erfassen Sie dann das neue Mitglied manuell in der Mitgliederverwaltung,
achten Sie dabei aber darauf, dass Name, Vorname und Geburtsdatum in ComMusic und in
der Mitgliederverwaltung übereinstimmen, um eine korrekte Aktualisierung mit der
nächsten Jahresmeldung zu gewährleisten.
Wir sind sicher, dass es nur wenige Fälle gibt, in denen es nötig ist, eine Änderung über ComMusic
hinaus auch nochmals in der Mitgliederverwaltung durchführen zu müssen. Dieser mögliche
Mehraufwand wird aber durch die Vorteile des neuen Systems bei weitem wieder aufgefangen.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 6/25