Mitgliederverwaltung - Nordbayerischer Musikbund e.V.

Verbandsverwaltung des
NBMB
Mitgliederverwaltung
Handbuch für die Vereine
Version 1.00

Hinweis: Um die Lesbarkeit zu vereinfachen, wird in diesem Handbuch das generische Maskulinum
eingesetzt, wenn allgemeine Begriffe zur Bezeichnung von Personen gleich welchen Geschlechts
verwendet werden. Ein „1. Vorsitzender“ bezeichnet also immer auch eine „1. Vorsitzende“. Wir bitten
um Verständnis.
© 2011 Nordbayerischer Musikbund e.V.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 2/25

Inhalt
Einführung ..........................................................................................................................................5
Hinweis für ComMusic-Nutzer ............................................................................................................6
Anmeldung und Hauptmenü ...............................................................................................................7
Menüpunkt „Hilfe“ .............................................................................................................................8
Menüpunkt „Abmelden“.....................................................................................................................9
Menüpunkt „Aufgaben“......................................................................................................................9
Menüpunkt „Aufgaben Übersicht“ ..............................................................................................9
Menüpunkt „Aufgaben Verein verwalten“ ................................................................................ 10
Drucken der Vereinsdaten ......................................................................................................... 10
Ändern der Vereinsdaten .......................................................................................................... 11
Ändern der Angaben zum 1. Vorsitzenden................................................................................. 11
Ändern der Angaben zu den Vereinsfunktionären ..................................................................... 12
Ändern der Angaben zu den Orchestern .................................................................................... 12
Menüpunkt „Aufgaben Mitglieder verwalten“ .......................................................................... 13
Funktion „Mitglieder hinzufügen“ ............................................................................................. 16
Funktion „erweitertes Filtern“ ................................................................................................... 17
Funktion „Adressliste“............................................................................................................... 17
Funktion „Exportieren“ ............................................................................................................. 18
Funktion „Drucken“................................................................................................................... 18
Menüpunkt „Aufgaben Jahresmeldung einreichen“ .................................................................. 19
Menüpunkt „Aufgaben Lehrgänge“ ........................................................................................... 19
Menüpunkt „Mein Konto“ ................................................................................................................ 20
Anhänge ........................................................................................................................................... 21
Verwendete Motive (Icons) und ihre Bedeutung ........................................................................... 21
Der Mitgliedstatus ........................................................................................................................ 22
Das Dateiformat PDF ..................................................................................................................... 23
Das Dateiformat CSV ..................................................................................................................... 24
Kontakt & Hilfe ................................................................................................................................. 25
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 3/25

NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 4/25

Einführung
Mit dem Januar 2012 hat der NBMB ein neues online-basiertes Verbandsverwaltungsprogramm
eingeführt. Dieses Programm besteht aus einzelnen Modulen, die nach und nach freigeschaltet
werden.
Eines der ersten Module ist die Mitgliederverwaltung (Lehrgangs- und Ehrungsmodul werden folgen).
Hierüber können die Mitgliedsvereine bzw. -vereinigungen des NBMB Ihre Vereins- und
Mitgliederdaten pflegen und daraus automatisch die Jahresmeldung erstellen.
Damit entfällt die bisherige Praxis, Änderungen zeitaufwändig in Papierform oder per E-Mail unserer
Geschäftsstelle zu melden. Zudem wird durch das neue System die Fehlerhäufigkeit reduziert: So
werden Geschäftsstelle, Bezirke und Kreisverbände in Zukunft für Anschreiben auf die Daten der
Mitgliederverwaltung zurückgreifen können, die dann immer tagesaktuell sind.
Natürlich hat der NBMB auch an jene Vereine gedacht, die bereits das Programm ComMusic für die
Vereinsverwaltung einsetzen: Diese Vereine haben die Möglichkeit, Ihre Daten aus ComMusic in die
Mitgliederverwaltung importieren zu lassen, so dass doppelter Aufwand vermieden wird.
Dem Schutz der Daten wird mit der neuen Plattform Rechnung getragen: Im Zuge der Erstellung des
Systems wurde ein Rechtsanwalt einbezogen, der die Umsetzung des Datenschutzgesetzes in die
Programmabläufe berücksichtigt hat.
Der Programmaufruf für die Mitgliederverwaltung erfolgt über gängige Internetbrowser wie z.B.
Internet Explorer oder Firefox. Ein zusätzliches Programm ist nicht erforderlich.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle (Tel. 09367 / 988 689-0) oder senden Sie
eine E-Mail an mitgliederverwaltung@nbmb-online.de.
Hinweis 1: Die Mitgliederverwaltung konzentriert sich auf die Anforderungen des Verbands und ist
kein vollwertiger Ersatz für ein entsprechendes Vereinsverwaltungsprogramm.
Hinweis 2: Auf nbmb-online.de steht Ihnen eine weitere Vereinsverwaltung zur Verfügung, über die
Sie die Vereinsdaten, die auf nbmb-online.de erscheinen, pflegen sowie Meldungen und Termine
einstellen können. Beachten Sie bitte, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen diese Daten NICHT
automatisch mit den Daten aus der Mitgliederverwaltung abgeglichen werden! Sollte es also
personelle Änderungen in der Führung Ihres Vereins bzw. Ihrer Vereinigung geben, so ändern Sie
diese bitte nicht nur in der Mitgliederverwaltung, sondern überprüfen Sie auch die Daten in der
Vereinsverwaltung.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 5/25

Hinweis für ComMusic-Nutzer
Viele Vereine setzen für die interne Vereinsverwaltung das Programm ComMusic ein. Dieses bietet
die Möglichkeit, eine Jahresmeldung zu erstellen, die dann per E-Mail oder auf einem Datenträger
(Diskette/CD) an die Geschäftsstelle gesendet werden kann.
Für diese Vereine gilt: Es ist nicht nötig, zweigleisig die Mitgliederdaten sowohl in ComMusic als
auch in der neuen Mitgliederverwaltung zu pflegen!
Sie können wie bisher einmal pro Jahr Ihre Jahresmeldung über ComMusic erstellen und diese an die
Geschäftsstelle senden. Die Geschäftsstelle wird Ihre Daten mittels einer Import-Funktion in die
Mitgliederverwaltung übernehmen. Sie selbst nutzen dann die Mitgliederverwaltung lediglich für die
Lehrgangsanmeldung, das Ehrungswesen oder sonstige zukünftige Verbandsanwendungen.
Für den Import durch die Geschäftsstelle gilt:
Zur Zuordnung zwischen den Personen aus Ihrer ComMusic-Datenbank und der
Mitgliederverwaltung wird die Kombination Name-Vorname-Geburtsdatum verwendet.
Diese Werte sollten daher, wenn einmal angelegt, nicht mehr geändert werden.
(Namensänderungen durch Hochzeit o. ä. werden jedoch berücksichtigt, sofern in ComMusic
das Feld „Geburtsname“ korrekt ausgefüllt wird.)
Die Daten zu den einzelnen Mitgliedern werden aktualisiert (d. h. die Daten in der
Mitgliederverwaltung werden durch ihre Daten überschrieben).
Verbandsspezifische Daten wie z. B. Informationen zu den Lehrgängen, an denen ein Mitglied
teilgenommen hat, bleiben aber natürlich bestehen.
Wichtig: Sie können wie bisher nur 1-mal im Jahr eine Jahresmeldung durchführen!
Beachten Sie daher bitte folgendes:
Falls sich während des Jahres die Zusammensetzung im Vorstand ändert, so bitten wir Sie,
diese Änderungen manuell über die Mitgliederverwaltung einzupflegen. Damit ist
sichergestellt, dass in der Geschäftsstelle der richtige Ansprechpartner für Ihren Verein
bekannt ist (z. B. auch für Anschreiben).
Nur in den seltensten Fällen kann es nötig sein, während des Jahres ein neues Mitglied
nachzumelden. Erfassen Sie dann das neue Mitglied manuell in der Mitgliederverwaltung,
achten Sie dabei aber darauf, dass Name, Vorname und Geburtsdatum in ComMusic und in
der Mitgliederverwaltung übereinstimmen, um eine korrekte Aktualisierung mit der
nächsten Jahresmeldung zu gewährleisten.
Wir sind sicher, dass es nur wenige Fälle gibt, in denen es nötig ist, eine Änderung über ComMusic
hinaus auch nochmals in der Mitgliederverwaltung durchführen zu müssen. Dieser mögliche
Mehraufwand wird aber durch die Vorteile des neuen Systems bei weitem wieder aufgefangen.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 6/25

Anmeldung und Hauptmenü
Für die Anmeldung hat Ihr Verein ein entsprechendes Schreiben erhalten, in dem Benutzername und
Passwort aufgeführt sind. Falls Ihnen das Schreiben nicht vorliegt, so wenden Sie sich bitte an die
Geschäftsstelle des NBMB (Tel. 09367 / 988 689-0) oder senden Sie eine E-Mail an
mitgliederverwaltung@nbmb-online.de.
Um sich in der Verbandsverwaltung anzumelden, ist über den Browser folgende Adresse aufzurufen:
https://www.nbmb-verwaltung.de
Aus Sicherheitsgründen wird das HTTPS-Protokoll genutzt, das die Verbindung zwischen Ihrem
Browser und der Verbandsverwaltung verschlüsselt.
Es erscheint eine Eingabemaske, in der Sie Benutzername und Passwort eintragen können:
Aus Sicherheitsgründen wird der Zugang zum System für 10 Minuten gesperrt, wenn Sie dreimal
hintereinander ein falsches Kennwort eingeben (Ihr Kennwort bleibt aber unverändert!).
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 7/25

Das System heißt Sie mit ein paar einführenden Worten willkommen:
In der oberen Leiste sehen Sie das so genannte Hauptmenü mit den Menüpunkten „Aufgaben“,
„Mein Konto“ sowie den Motiven (Icons) (für „Hilfe“) und (für „Abmelden“).
Des Weiteren sind im Text zwei Links „Daten Ihres Vereins“ und „Liste Ihrer Vereinsmitglieder“ zu
finden.
Der Menüpfad 1 zeigt Ihnen an, wo Sie sich jeweils im Menü befinden. Sie können damit den von
Ihnen eingeschlagenen Pfad wieder rückwärts folgen.
Hinweis: In einer zukünftigen Version wird auf der Willkommensseite noch eine Liste der für den
Verein relevanten Termine angezeigt.
Menüpunkt „Hilfe“
Über das Motiv rufen Sie einen Hilfetext für das System auf. Der Hilfetext wird in einem neuen
Fenster geöffnet.
1 Für Menüpfade wird auch gerne der englische Begriff „Breadcrumbs“ verwendet, der mit „Brotkrümel“ zu
übersetzen ist. Entlehnt wurde dieser Begriff dem Märchen von Hänsel und Gretel. Siehe auch Wikipedia:
http://de.wikipedia.org/wiki/Breadcrumbs
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 8/25

Menüpunkt „Abmelden“
Über das Motiv
beenden Sie die aktuelle Sitzung.
Aus Sicherheitsgründen wird die Sitzung automatisch beendet, wenn längere Zeit keine
Benutzeraktion stattfindet. Sie können darüber hinaus selbst zur Sicherheit des Systems beitragen,
indem Sie sich immer abmelden anstatt einfach nur das Browserfenster zu schließen.
Menüpunkt „Aufgaben“
Wenn Sie „Aufgaben“ öffnen, sehen Sie die möglichen Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Hierzu gilt:
Mit „Übersicht“ kommen Sie jederzeit wieder auf die Willkommensseite zurück.
Mit „Verein verwalten“ können Sie die Angaben zu Ihrem Verein ändern. Alternativ können
Sie auch auf der Willkommensseite den Textlink „Daten Ihres Vereins“ anklicken.
Über „Mitglieder verwalten“ erhalten Sie eine Liste Ihrer Vereinsmitglieder und können diese
aktualisieren. Alternativ können Sie auch auf der Willkommensseite den Textlink „Liste Ihrer
Vereinsmitglieder“ anklicken.
Über „Jahresmeldung einreichen“ können Sie einmal im Jahr die entsprechende
Jahresmeldung durchführen.
Der Menüpunkt „Lehrgänge“ ist derzeit noch nicht aktiv (und wird daher in der derzeitigen
Version des Handbuchs noch nicht näher beschrieben). Hierüber werden Sie in Zukunft Ihre
Mitglieder zu Lehrgängen anmelden können.
Menüpunkt „Aufgaben Übersicht“
Über diesen Menüpunkt kommen Sie jederzeit wieder auf die Willkommensseite zurück.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 9/25

Menüpunkt „Aufgaben Verein verwalten“
Über diesen Menüpunkt erreichen Sie die Übersicht zu Ihren Vereinsdaten (alternativ können Sie
stattdessen auch den Textlink „Daten Ihres Vereins“ auf der Willkommensseite anklicken):
Hinweis: Rechts oben sehen Sie den Link „zur Mitgliederübersicht“. Dies ist neben dem Menüpunkt
„Aufgaben/Mitglieder verwalten“ und dem Textlink „Liste Ihrer Vereinsmitglieder“ auf der
Willkommensseite die dritte Möglichkeit, in die Verwaltung der Mitglieder zu wechseln.
Bestimmte Informationen lassen sich ändern, indem Sie neben der zu ändernden Rubrik das Bleistift-
Motiv
anklicken.
Einige wichtige Hinweise:
Die Auswahl des 1. Vorsitzenden erfolgt nur über die Rubrik „1. Vorsitzender“ (nicht über
„Vereinsfunktionäre“).
Im Internet Explorer werden unter „Statistiken“ keine interaktiven Werte im
Kuchendiagramm angezeigt.
Stichtag für die Altersberechnung in der Statistik ist der 01.01. des aktuellen Jahres.
Drucken der Vereinsdaten
Um die Daten Ihres Vereins auszudrucken, können Sie rechts neben dem Vereinsnamen das Drucker-
Motiv anklicken. Hierdurch wird ein PDF-Dokument 2 generiert, das Sie im Anschluss nicht nur
drucken, sondern auch auf Ihrem Computer abspeichern können.
2 Siehe Erläuterung zu „Das Dateiformat PDF“ auf Seite 23.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 10/25

Ändern der Vereinsdaten
Klicken Sie das Bearbeiten-Motiv
neben der Rubrik „Vereinsdaten“ an.
Bitte beachten Sie:
Die Felder „Verbandsmitglied seit“ und „GEMA-Modell“ werden von der Geschäftsstelle des
NBMB verwaltet.
Die Auswahlliste „Postadresse“ enthält nur Mitglieder, für die eine vollständige Postadresse
hinterlegt ist.
Unter Historie/Gründungsdatum muss eine 4-stellige Jahreszahl angegeben werden.
Ändern der Angaben zum 1. Vorsitzenden
Klicken Sie das Bearbeiten-Motiv
neben der Rubrik „1. Vorsitzender“ an:
Sie können nun aus der Liste der Vereinsmitglieder den Vorsitzenden auswählen (ergänzen Sie ggf.
zuerst die Angaben zu den entsprechenden Mitgliedern).
Der Wechsel des 1. Vorsitzenden erfolgt hierbei in mehreren Schritten:
Zunächst wird der neue 1. Vorsitzende aus der Liste der Mitglieder ausgewählt.
Anschließend wird festgelegt, ob sich gleichzeitig auch die Postadresse des Vereins ändern
soll.
Sobald ein neuer 1. Vorsitzender festgelegt wurde, werden neue Zugangsdaten erzeugt und
als E-Mail an den neuen 1. Vorsitzenden versandt. Die alten Zugangsdaten verlieren
umgehend ihre Gültigkeit.
Ist für den 1. Vorsitzenden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, so können die neuen
Zugangsdaten telefonisch bei der Geschäftsstelle (Tel. 09367 / 988 689-0) erfragt werden.
Beachten Sie bitte: Die Liste für die Auswahl des neuen 1. Vorsitzenden enthält nur Mitglieder, für
die eine vollständige Postadresse hinterlegt ist. Aktualisieren Sie also ggf. zuerst die Adresse des
neuen 1. Vorsitzenden.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 11/25

Ändern der Angaben zu den Vereinsfunktionären
Die Rubrik „Vereinsfunktionäre“ listet alle Vereinsmitglieder mit speziellen Funktionen innerhalb des
Vereins auf. Um die Liste zu ändern, klicken Sie auf das Bearbeiten-Motiv :
Hierbei gilt: Der Wechsel einer Vereinsfunktion erfolgt durch Löschen der bisherigen und Hinzufügen
der neuen Zuordnung. Um also den 2. Vorsitzenden zu ersetzen, löschen Sie zuerst die bestehende
Zuweisung durch Anklicken des Papierkorb-Motivs
und fügen Sie anschließend durch Anklicken
des Plus-Motivs einen neuen Eintrag hinzu. Die erlaubten Funktionärsbezeichnungen werden in
einer Auswahlliste angezeigt.
Die Definition der verfügbaren Funktionärsbezeichnungen erfolgt durch den NBMB.
Beachten Sie, dass Sie danach das Disketten-Motiv
anklicken, um die Änderungen zu speichern.
Hinweis: Die Funktion „Vereinsjugendleitung“ wird grundsätzlich fett und am Ende der Liste
aufgeführt.
Ändern der Angaben zu den Orchestern
Die Rubrik „Orchester“ listet die verschiedenen Orchester auf, die der Verein besitzt. Um die Liste zu
ändern, klicken Sie auf das Bearbeiten-Motiv :
Bestehende Einträge löschen Sie durch Anklicken des Papierkorb-Motivs . Ein weiteres Orchester
fügen Sie durch Anklicken des Plus-Motivs hinzu. Sie erhalten dann eine Auswahlliste.
Die Definition der verfügbaren Orchestertypen erfolgt durch den NBMB.
Beachten Sie, dass Sie danach das Disketten-Motiv
anklicken, um die Änderungen zu speichern.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 12/25

Menüpunkt „Aufgaben Mitglieder verwalten“
Über „Mitglieder verwalten“ erhalten Sie eine Liste Ihrer Vereinsmitglieder (alternativ können Sie
auch auf der Willkommensseite den Textlink „Liste Ihrer Vereinsmitglieder“ anklicken):
Hinweis: Rechts oben sehen Sie den Link „zum Verein“. Dies ist neben dem Menüpunkt
„Aufgaben/Verein verwalten“ und dem Textlink „Daten Ihres Vereins“ auf der Willkommensseite die
dritte Möglichkeit, in die Verwaltung der Vereinsdaten zu wechseln.
Die Mitgliederliste führt alle Mitglieder des Vereins tabellarisch auf. Die Liste ist standardmäßig nach
dem Namen sortiert, erkennbar durch das Motiv neben dem Namen. Der nach oben gerichtete
Pfeil steht für eine aufsteigende Sortierung von A bis Z.
Alternativ können Sie auch nach Vorname und Geburtstag sortieren, indem Sie einfach die
Überschrift anklicken. Indem Sie eine Überschrift doppelt anklicken, können Sie die
Sortierreihenfolge von „aufsteigend“ nach „absteigend“ ändern. In diesem Fall ändert sich das
Sortier-Motiv in .
Für die Felder Name, Vorname, Geburtstag, Instrumente, Mitgliedstatus 3 , „GEMA frei“ und „In
Ausbildung“ können sogenannte Filter definiert werden. Soweit freier Text möglich ist, wirken sich
Filter derart aus, dass alle Einträge gefunden werden, die das gewählte Textelement enthalten. Der
Filter „andr“ unter Vorname liefert deshalb sowohl Mitglieder mit dem Vornamen „Andreas“ als auch
„Sandra“ zurück. Die Option „Filter entfernen“ setzt alle Filter auf die Ausgangswerte zurück.
3 Der Mitgliedstatus wird im Anhang auf Seite 22 näher erläutert.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 13/25

Durch Anklicken eines Listeneintrags mit der linken Maustaste öffnet sich unter dem Eintrag ein
blauer Bereich, der weitere Informationen zum Mitglied enthält:
Über das in der Spalte „Optionen“ enthaltene Drucker-Motiv kann das Datenblatt eines Mitglieds
gedruckt werden. Hierdurch wird ein PDF-Dokument 4 generiert, das Sie im Anschluss nicht nur
drucken, sondern auch auf Ihrem Computer abspeichern können.
4 Siehe Erläuterung zu „Das Dateiformat PDF“ auf Seite 23.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 14/25

Um die Angaben zu einem Mitglied zu ändern, können Sie in der Spalte „Optionen“ auf das Bleistift-
Motiv klicken. Es erscheint dann ein Formular, in dem Sie wiederum an den entsprechenden
Stellen das Bleistift-Motiv anklicken können, um die gewünschten Daten zu ändern:
Über der tabellarischen Liste der Mitglieder sehen Sie eine Reihe von Funktionen:
Nachfolgend werden diese Funktionen näher beschrieben.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 15/25

Funktion „Mitglieder hinzufügen“
Das Anklicken dieser Funktion öffnet eine Eingabemaske für das Erfassen eines neuen Mitglieds:
Felder, in denen Werte eingetragen werden müssen, sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Klicken Sie nach dem Eintragen von Name, Vorname und Geburtsdatum auf „Weiter“. Sie erhalten
ein Formular für weitere Angaben. Klicken Sie „Speichern“, um den Eintrag zu sichern:
Hinweis: Der Mitgliedstatus wird im Anhang auf Seite 22 näher erläutert.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 16/25

Das System überprüft Ihre Eingaben auf ähnliche, d. h. doppelte Einträge (sogenannte „Dubletten“).
Wird ein ähnlicher Eintrag gefunden, so wird dieser angezeigt, um das versehentliche doppelte
Erfassen von Mitgliedern zu verhindern. Ein möglicher Hinweis könnte wie folgt aussehen:
Falls Sie feststellen sollten, dass ein Mitglied bereits eingetragen ist, so können Sie es direkt in der
Liste anklicken, um die Daten zu diesem Mitglied zu bearbeiten.
Funktion „erweitertes Filtern“
Nach Anklicken dieser Funktion stehen weitere Filterkriterien zur Verfügung. So kann die
Mitgliederliste nach den Funktionärsbezeichnungen gefiltert werden:
Funktion „Adressliste“
Die Funktion „Adressliste“ erstellt eine sogenannte CSV-Datei 5 , die die Adressen der ausgewählten
Mitglieder inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthält (weitere Angaben wie Geburtsdatum
etc. werden nicht mit ausgegeben). „Ausgewählte Mitglieder“ bezeichnet dabei jene Mitglieder, die
die Filterkriterien erfüllen. Die CSV-Datei können Sie herunterladen und lokal auf Ihrem Rechner
speichern.
CSV-Dateien können in Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder OpenOffice CALC
geladen werden, um sie dort weiterzuverarbeiten. In Verbindung mit einem
Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer können so auch
Serienbriefe erstellt werden.
5 Siehe auch Erläuterung zu „Das Dateiformat CSV“ auf Seite 24.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 17/25

Funktion „Exportieren“
Die Funktion „Exportieren“ funktioniert ähnlich wie die Funktion „Adressliste“ (siehe Seite 17). Auch
sie erstellt eine CSV-Datei 6 , die aber nicht nur die Adressen der ausgewählten Mitglieder enthält. Sie
enthält vielmehr folgende Angaben:
Eindeutige Nummer des Mitglieds in der Mitgliederverwaltung
Nummer des Vereins
Name des Mitglieds
Vorname
Geburtsdatum
Geschlecht
Straße
PLZ
Ort
Mitglied seit
Mitgliedstatus (siehe hierzu Erläuterung im Anhang auf Seite 22)
GEMA frei (ja/nein)
in Ausbildung (ja/nein)
Die CSV-Datei können Sie herunterladen und lokal auf Ihrem Rechner speichern.
CSV-Dateien können in Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder OpenOffice CALC
geladen werden, um sie dort weiterzuverarbeiten.
Funktion „Drucken“
Die Funktion „Drucken“ erstellt ein PDF-Dokument 7 , das Sie nicht nur drucken, sondern auch auf
Ihrem Computer abspeichern können.
Aufgelistet sind in dem PDF-Dokument die ausgewählten Mitglieder mit folgenden Angaben:
Name/Vorname des Mitglieds
Geburtsdatum
Geschlecht
Instrument(e)
Aktiv?
GEMA frei?
6 Siehe auch Erläuterung zu „Das Dateiformat CSV“ auf Seite 24.
7 Siehe Erläuterung zu „Das Dateiformat PDF“ auf Seite 23.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 18/25

Menüpunkt „Aufgaben Jahresmeldung einreichen“
Nach Auswahl dieses Menüpunkts sehen Sie folgende Seite:
Wichtig: Die Jahresmeldung kann nur einmal pro Jahr erstellt werden! Den Hinweisen zur
Jahresmeldung sollte daher besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden!
Vor der Aktivierung der Option „Einreichen“ ist es ratsam, anhand der Mitgliederliste die Richtigkeit
aller eingegebenen Daten sorgfältig zu prüfen. Falls nicht bereits geschehen, können Sie die
Mitgliederliste über den Textlink „Mitgliederliste“ aufrufen.
Menüpunkt „Aufgaben Lehrgänge“
Dieser Menüpunkt ist derzeit noch nicht aktiv (Sie erhalten vorerst noch eine leere Lehrgangsliste
angezeigt).
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 19/25

Menüpunkt „Mein Konto“
Unter dem Menüpunkt „Mein Konto“ finden Sie derzeit nur eine einzelne Funktion „Kennwort
generieren“. Wenn Sie diese anklicken, erscheint folgender Hinweis:
Bitte beachten Sie: Wenn Sie an dieser Stelle „Generieren“ anklicken, so wird ohne weitere
Nachfrage ein neues Kennwort (Passwort) erstellt. Dieses wird per Mail an die E-Mail-Adresse
versendet, die für den Vorsitzenden des Vereins hinterlegt ist. Ist für den 1. Vorsitzenden keine E-
Mail-Adresse hinterlegt, so kann das Kennwort bei der Geschäftsstelle erfragt werden (Tel. 09367 /
988 689-0).
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 20/25

Anhänge
Verwendete Motive (Icons) und ihre Bedeutung
Abmelden
Die aktuelle Sitzung wird beendet.
Hilfe
Bearbeiten/Öffnen
Abbrechen
Eine kontextspezifische Hilfedatei (PDF) wird angezeigt,
Öffnet ein Datenblatt (Verein, Mitglied, Lehrgang …) oder eine
Eingabemaske innerhalb eines Datenblattes
Schleißt eine Eingabemaske ohne zu speichern.
Speichern
Schleißt eine Eingabemaske und speichert alle Änderungen.
Speichern und Weiter
Hinzufügen
Löschen
Speichert alle Änderungen und ruft den nächsten Schritt der Eingabe
auf.
Fügt einen neuen Eintrag zur entsprechenden Liste hinzu.
Wichtig: Neue Einträge werden nur gespeichert, wenn abschließend
'Speichern' gewählt wird.
Löscht den entsprechenden Datensatz.
männlich
weiblich
alle
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 21/25

Der Mitgliedstatus
Jedes Mitglied besitzt einen Status „aktiv“, „passiv“ oder „ehemalig“.
Es gilt:
Der Nordbayerische Musikbund meldet jährlich seine aktiven Mitglieder an das Bayerische
Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst. Dieses stellt entsprechende
Fördermittel auf Basis der Mitgliedszahlen zur Verfügung.
Für aktive sowie gemeldete passive Mitglieder ist ein Verbandsbeitrag zu entrichten.
Der Verein kann für seine Mitglieder Versicherungsschutz beantragen. Dies betrifft alle
gemeldeten Mitglieder, also sowohl aktive als auch passive Mitglieder.
Hier nochmals die Erläuterung jedes Status:
aktiv
Ein aktives Mitglied (Musiker/in, Dirigent/in usw.) wird vom Verband an das
Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst gemeldet.
Für ein aktives Mitglied ist der Verbandsbeitrag zu entrichten.
Hat der Verein Versicherungsschutz beantragt, so ist das aktive Mitglied
versichert.
passiv
Ein passives Mitglied wird nicht an das Bayerische Staatsministerium für
Wissenschaft, Forschung und Kunst gemeldet.
Für ein passives Mitglied ist der Verbandsbeitrag zu entrichten.
Hat der Verein Versicherungsschutz beantragt, so ist das passive Mitglied
versichert. Hiermit können z. B. Vereinsfunktionäre (Vorsitzende, Schriftführer
etc.) abgesichert werden, die nicht selbst aktiv Musik machen.
ehemalig
Ein ehemaliges Mitglied wird nicht an das Bayerische Staatsministerium für
Wissenschaft, Forschung und Kunst gemeldet.
Für ein ehemaliges Mitglied ist KEIN Verbandsbeitrag zu entrichten.
Versicherungsschutz besteht nicht, auch wenn der Verein Versicherungsschutz
beantragt hat.
Bitte beachten Sie: Gegenüber dem Bayerischen Staatsministerium für
Wissenschaft, Forschung und Kunst ist der Nordbayerische Musikbund
verpflichtet, die Angaben zu den gemeldeten Mitgliedern über 10 Jahre
aufzubewahren (Nachweispflicht).
Mitglieder, die nicht mehr aktiv oder passiv sind, werden daher nicht sofort
gelöscht, sondern über besagten Zeitraum als „ehemalig“ weitergeführt.
Hinweis für ComMusic-Nutzer: Personen, die gemeldet waren, in der aktuellen
Jahresmeldung aber fehlen, werden in der Mitgliederverwaltung automatisch auf
„ehemalig“ gesetzt.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 22/25

Das Dateiformat PDF
Aus der Wikipedia (http://de.wikipedia.org/wiki/Pdf):
Das Portable Document Format (PDF; deutsch: (trans)portables Dokumentenformat) ist ein
plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, das vom Unternehmen Adobe Systems
entwickelt und 1993 veröffentlicht wurde.
Ziel war es, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, das diese unabhängig vom
ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform
originalgetreu weitergeben kann. Ein Leser einer PDF-Datei soll das Dokument immer in der Form
betrachten und ausdrucken können, die der Autor festgelegt hat. Die typischen
Konvertierungsprobleme (wie zum Beispiel veränderter Seitenumbruch oder falsche Schriftarten)
beim Austausch eines Dokuments zwischen verschiedenen Anwendungsprogrammen entfallen.
Neben Text, Bildern und Grafik kann eine PDF-Datei auch Hilfen enthalten, die die Navigation
innerhalb des Dokumentes erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel anklickbare Inhaltsverzeichnisse
und miniaturisierte Seitenvorschauen.
PDF ist mittlerweile weit verbreitet und wird z. B. von vielen elektronischen Zeitschriften (E-
Journals) genutzt. Mittlerweile gibt es auf dem Markt zahlreiche Softwareprodukte, die Dateien als
PDF erzeugen können, wenn sie auch nicht immer den vollen Funktionsumfang von Adobe Acrobat
bieten.
Der Adobe Acrobat Reader ist kostenlos für verschiedene Betriebssysteme wie Windows, Linux etc.
sowie auch für Smartphones erhältlich. Sie können den Adobe Acrobat Reader hier herunterladen:
http://get.adobe.com/de/reader
Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Programme, mit denen Sie PDF-Dokument
anzeigen und ausdrucken können.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 23/25

Das Dateiformat CSV
Aus der Wikipedia (http://de.wikipedia.org/wiki/CSV_(Dateiformat)):
Das Dateiformat CSV beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch
einfach strukturierter Daten. Die Dateiendung .csv ist eine Abkürzung für Comma-Separated Values
(selten Character Separated Values). […]
In CSV-Dateien können Tabellen oder eine Liste unterschiedlich langer Listen abgebildet werden. […]
Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer CSV-Datei um eine reine Textdatei, in der pro Zeile ein
Eintrag mit mehreren Werten zu finden ist (z. B. Name, Vorname, Adresse etc.). Die einzelnen Werte
sind mit einem Komma oder einem anderen eindeutigen Zeichen getrennt. Ein Beispiel für eine
einfache CSV-Datei mit 3 Einträgen, die jeweils die Werte Vorname, Nachname, Straße+Hausnr, PLZ
und Ort haben:
Meier,Beate,Friedenstraße 7,91522,Ansbach
Müller,Egon,Hauptstraße 5,97070,Würzburg
Schmidt.Annegret,Bahnhofsstraße 43,92224,Amberg
CSV-Dateien können in Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel oder OpenOffice CALC
geladen werden, um sie dort weiterzuverarbeiten. Handelt es sich bei den Inhalten der CSV-Datei um
Adressen, können diese dann auch für die Serienbrieffunktion von Microsoft Word oder OpenOffice
Writer genutzt werden.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 24/25

Kontakt & Hilfe
Sollten Sie Fragen zur Mitgliederverwaltung haben, so können Sie sich an die Geschäftsstelle in
Unterpleichfeld wenden:
Nordbayerischer Musikbund e.V.
Geschäftsstelle
An der Spielleite 12
97294 Unterpleichfeld
Telefon: 09367 / 988 689-0
Telefax: 09367 / 988 689-9
Verwenden Sie für Anfragen per E-Mail bitte die Adresse mitgliederverwaltung@nbmb-online.de.
NBMB MV-HA 12/11 – Version 1.0 25/25