Erfolgsfaktoren aus der Praxis des Projektmanagements
Erfolgsfaktoren aus der Praxis des Projektmanagements
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<strong>Erfolgsfaktoren</strong> <strong>aus</strong> <strong>der</strong><br />
<strong>Praxis</strong> <strong>des</strong><br />
<strong>Projektmanagements</strong><br />
Manfred Geißendörfer<br />
Forschungsgruppe ART<br />
FH Weihenstephan<br />
21.11.2005<br />
Fachtagung Bad Alexan<strong>der</strong>sbad
Themen<br />
Was ist Projektmanagement?<br />
Erprobte Prinzipien eines<br />
erfolgreichen <strong>Projektmanagements</strong><br />
Erfahrungen <strong>der</strong> bayerischen<br />
Aktionsgruppen<br />
Erfolge und <strong>der</strong>en<br />
Rahmenbedingungen<br />
Fehler und Schwierigkeiten<br />
Fazit
Was ist Projektmanagement?<br />
(Zu) viele Definitionen existieren und verwirren, eine<br />
davon <strong>aus</strong> dem Internet:<br />
<br />
<br />
Projektmanagement ist <strong>der</strong> systematische<br />
Prozess zur erfolgreichen Durchführung eines<br />
Projektes o<strong>der</strong> Programms. Erfolgreiche<br />
Projekte und Programme haben gemeinsam,<br />
dass die gestellten Anfor<strong>der</strong>ungen unter<br />
Einhaltung <strong>der</strong> vorgegebenen Kosten- und<br />
Zeitrahmen voll erfüllt werden.<br />
DIN 69901: „Die Gesamtheit von<br />
Führungsaufgaben, -organisation, -techniken<br />
und –mittel für die Abwicklung eines Projekts“.
„Arbeiten in Teams, genaue Planung, exaktes<br />
Zeitmanagement und denken in überschaubaren<br />
Arbeitspaketen sind unser Rezept für erfolgreiche<br />
Auftragsabwicklung.“
Projektmanagement:<br />
Wo anfangen und wo aufhören?
Erprobte Prinzipien <strong>des</strong> <strong>Projektmanagements</strong><br />
Strukturierung von Projekten mit<br />
verbindlichen Zielvorgaben,<br />
starke Zielgruppen- und<br />
Bedarfsorientierung,<br />
hohe Gewichtung <strong>der</strong> vorbereitenden<br />
Arbeiten (Analysen, Planung usw.) und<br />
<strong>der</strong> Organisation <strong>des</strong> Projekts,<br />
Personifizierung <strong>der</strong> Verantwortung; diese<br />
muss sich am spezifischen<br />
Leistungsvermögen <strong>der</strong> beteiligten<br />
Akteure bzw. Partner orientieren,
Erprobte Prinzipien <strong>des</strong> <strong>Projektmanagements</strong><br />
höchstmögliche Transparenz für alle<br />
Beteiligten, z.B. durch Wochenrückblicke<br />
<strong>der</strong> Projektträger und -partner<br />
(Innenbeziehungen) sowie<br />
Zwischenberichte für Entscheidungsträger<br />
und Finanzpartner (Außenbeziehungen),<br />
frühzeitiges Erkennen von Risiken, rasche<br />
Reaktion auf Störungen im Projektablauf,<br />
Entwickeln von Lösungen,<br />
Respektierung einer maximalen<br />
Eigenverantwortung <strong>des</strong> Projektträgers im<br />
Projektverlauf.
Planen mit Methode:<br />
Projekt - Cycle - Management (PCM)<br />
informieren planen motivieren steuern informieren planen motivieren steuern<br />
Projektidee<br />
Identifizierungs<br />
phase<br />
Projekt-<br />
Zielsystem<br />
Konzipierungs<br />
phase<br />
Projekt-Plan<br />
Phasen <strong>der</strong><br />
Durchführung<br />
Ziel erreicht<br />
Projektende<br />
Ausgangslage klären<br />
Zielsystem bestimmen<br />
Projektkonzept <strong>aus</strong>arbeiten<br />
Entscheidung über<br />
Projektdurchführung<br />
herbeiführen<br />
Planung operationalisieren<br />
Planung durchführen,<br />
anpassen, fortschreiben
Von Zielen zu Ergebnissen:<br />
Strukturierung von Projektabläufen
Projektziele systematisch entwickeln<br />
Identifizierungsphase: Die richtigen Dinge tun!?<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Wer hat einen konkreten Verän<strong>der</strong>ungsbedarf, ein Problem identifiziert?<br />
Welche Situation soll verän<strong>der</strong>t werden?<br />
Wer hat Interesse an einer Verän<strong>der</strong>ung? Wer ist betroffen? Wer sind<br />
die wichtigsten Akteure <strong>der</strong> Situation und wie sind ihre Beziehungen<br />
zueinan<strong>der</strong>?<br />
Ist genug „Energie“ für eine Verän<strong>der</strong>ung bei den Akteuren vorhanden?<br />
Welche Projektidee passt am besten auf die Problemlage? Ist die<br />
Eingrenzung <strong>des</strong> Problems pl<strong>aus</strong>ibel?<br />
Welche Verän<strong>der</strong>ungen sind aufgrund <strong>der</strong> Rahmenbedingungen<br />
denkbar? Wer profitiert, wer hat Nachteile?<br />
Welche Unterschiede und Gemeinsamkeiten gibt es in den<br />
Zielvorstellungen <strong>der</strong> Beteiligten?<br />
Welche Kriterien zur Bewertung <strong>der</strong> Ziele gelten?<br />
=> Abgestimmte, handlungsanleitende, , messbare Ziele (z.B. SMART)
Identifikation von Leistungspaketen zur<br />
Erreichung <strong>des</strong> Projektziels<br />
Ergebnisse sind quasi Teilziele auf dem<br />
Weg zum Projektziel<br />
Ergebnisse sind dann erreichbar, wenn<br />
Einzelschritte und Arbeitspakte auf sie<br />
zugeschnitten wurden<br />
Je konkreter die Zieldefinition ist, <strong>des</strong>to<br />
leichter können die zu realisierenden<br />
Maßnahmen <strong>aus</strong>gewählt werden und in<br />
einer schlüssigen Projektstruktur (-planung)<br />
zusammengefügt werden.
Beispiel: Einrichtung eines<br />
Radwan<strong>der</strong>wegenetzes<br />
Projektziel: Das verbesserte Angebot <strong>der</strong> Region als<br />
Radwan<strong>der</strong>-Gebiet wird von neu gewonnen Gästen genutzt<br />
Ergebnis<br />
Radwan<strong>der</strong>wege<br />
sind baulichtechnisch<br />
ohne<br />
Probleme nutzbar<br />
Radwan<strong>der</strong>karte(n)<br />
sind entwickelt<br />
Fahrrad-Service ist<br />
aufgebaut<br />
Attraktionen sind<br />
eingebunden<br />
Marketing läuft<br />
Aktivitäten<br />
Einvernehmen mit Grundeigentümern und Gemeinden<br />
Haftungsfragen geklärt, Sicherheit gewährleistet<br />
Kennzeichnung ist durchgeführt<br />
Laufende Pflege ist geregelt<br />
Kartenmaterial beschaffen und Routenplanung einzeichnen,<br />
Attraktionen einfügen, Druck organisieren<br />
Verleih, Reparatur-Dienstleistungen, Transport-Service<br />
(Fahrrä<strong>der</strong>, Gepäck)<br />
Errichtung von Attraktionen, Einbindung <strong>der</strong> Gastronomie und<br />
Beherbergungs-Betriebe<br />
Werbe-Flyer, Messeauftritt, Event mit Promis (Landrat on<br />
Tour), Inserate in Fachzeitschriften
Fragen in <strong>der</strong> Vorbereitungsphase<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Welche Maßnahmen (Aktivitäten, Leistungen) sind im<br />
Hinblick auf das Projektziel notwendig?<br />
Woran soll erkennbar sein, ob die Ziele erreicht<br />
worden sind (Indikatoren)?<br />
Welche Ressourcen sind erfor<strong>der</strong>lich (Mengen, Kosten,<br />
Eigenleistungen)?<br />
Welche Rahmenbedingungen beeinflussen die<br />
Projektstrategie (Annahmen)?<br />
Welche unerwünschten Wirkungen sind zu befürchten<br />
(z.B. auf die Umwelt o<strong>der</strong> die Situation von Frauen)?<br />
Welche Risiken ergeben sich dar<strong>aus</strong>?<br />
Wer führt das Projekt durch? Wer ist <strong>der</strong><br />
verantwortliche Projektträger?<br />
Welcher Partner hat welche Verantwortung und<br />
Kompetenzen?
Projektstrukturplan<br />
Projekt: Kauf und Einrichtung eines Regionalladens<br />
Analyse <strong>des</strong><br />
Immobilienmarktes<br />
Finanzierung und<br />
Organisationsform<br />
Kauf <strong>des</strong> geeigneten<br />
Objekts<br />
Renovierung und<br />
Einrichtung<br />
Koordination <strong>der</strong><br />
Lieferanten<br />
Planung <strong>der</strong><br />
Eröffnung<br />
Beratung über<br />
Finanzierungsmodelle<br />
Besichtigungen vor Ort<br />
Installationen <strong>der</strong><br />
Handwerker<br />
A, B, C<br />
Preis-, Termin- und<br />
Mengenverhandlungen<br />
Einladungen an<br />
Prominenz und<br />
Handwerker<br />
Rechtsberatung<br />
Erstellung eines<br />
Baugutachtens<br />
Einrichten <strong>der</strong> Theken,<br />
Kassen und EDV<br />
Qualitätskontrolle<br />
Eröffnungsangebote<br />
Darlehenszusage<br />
Abschluss <strong>des</strong><br />
Kaufvertrages<br />
Logistik<br />
Präsente,<br />
Aktionen<br />
Teilaufgaben<br />
Arbeitspakete<br />
Startwerbung, PR<br />
<br />
<br />
Was ist im Projekt zu tun?<br />
Zerlegung in Teilaufgaben
Projekt: Entwicklung einer Imagebroschüre<br />
Balken-Ablaufdiagramm<br />
Projektauftrag<br />
Jahr 2002 Jahr 2003<br />
Beauftragter Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan<br />
Erste Kontakte mit Bürgermeistern<br />
Sammeln <strong>der</strong> Beiträge<br />
Sammeln vorhandener Bil<strong>der</strong>/Neue Bil<strong>der</strong> erstellen<br />
Adressen von Grafikbüros <strong>aus</strong>suchen<br />
Grobkonzept für Ausschreibung<br />
Briefing <strong>der</strong> Grafikbüros und Auswahl<br />
Beratung über Basis-Layout<br />
Endfassung <strong>der</strong> Texte und <strong>des</strong> Basis-Layouts<br />
Montage<br />
Erste Korrekturfahne/Rücksprache mit Entscheidungsträgern<br />
Zweite Korrekturfahne<br />
Endfassung <strong>des</strong> Layouts<br />
Druck<br />
Präsentation / Pressekonferenz<br />
Vertrieb<br />
Zerlegung in übersichtliche Phasen und Arbeitspakete
Projektauftrag<br />
Welche Aufgabenstellung ist zu lösen?<br />
In welchem Zusammenhang steht <strong>der</strong> Auftrag<br />
mit dem Projektziel?<br />
Für welche Projektpartner ist mein Auftrag<br />
wichtig (für das „Vorwärtskommen“)?<br />
Welche Aktivitäten sollen durchgeführt werden?<br />
Werden dadurch die geplanten Ergebnisse<br />
erreicht?<br />
Welcher Arbeitsaufwand wird kalkuliert?<br />
Welche Termine sind einzuhalten?<br />
Wann sind Rückmeldungen erfor<strong>der</strong>lich?<br />
Welcher Kostenrahmen ist einzuhalten?
Fehler im Projektmanagement<br />
Das Projekt trifft nicht die „Nachfrage“: falsche<br />
Annahmen zum Bedarf<br />
Die Ziel-/Nutzergruppen <strong>des</strong> Projekts sind zu<br />
wenig sensibilisiert<br />
Zu knappe/unrealistische Terminplanung<br />
Kaum Erfahrung mit <strong>der</strong> Projektleitung usw.<br />
zu wenig Unterstützung (Promotoren, externer<br />
Sachverstand)<br />
Konflikte im Projekt-Team, Abspringen<br />
wichtiger Projekt- und Finanzierungspartner<br />
…
II. Teil<br />
Was ist Projektmanagement?<br />
Erprobte Prinzipien eines<br />
erfolgreichen <strong>Projektmanagements</strong><br />
Erfahrungen <strong>der</strong> bayerischen<br />
Aktionsgruppen<br />
Erfolge und <strong>der</strong>en<br />
Rahmenbedingungen<br />
Fehler und Schwierigkeiten<br />
Fazit
Welche Anfor<strong>der</strong>ungen sind typisch<br />
für Projektentwicklung in LEADER+<br />
Projektidee ist noch<br />
nicht „innovativ“<br />
genug für LEADER+<br />
keine effiziente Regelung<br />
<strong>des</strong> Verfahrensablaufes<br />
Motivation und<br />
Entwicklung von<br />
Projektideen erfor<strong>der</strong>lich<br />
Geplante Projekte (REK)<br />
sind nur „grob“ definiert<br />
(kein Projektträger, keine<br />
Finanzierungspartner)<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an<br />
regionale Projekte bei<br />
Projektträgern zu wenig<br />
bekannt
Ein Beispiel: „Fußball“<br />
Spielerfolge sind abhängig von …<br />
Welche Spieler haben wir?<br />
Halten sich alle an die „Spielregeln“<br />
Klappt das Zusammenspiel?<br />
Motivation: <strong>der</strong> Trainer und die Spielpsychologie<br />
Unterstützung durch Club-Leitung: Finanzierung<br />
Kommen genügend Zuschauer?<br />
Tore schießen nicht vergessen!<br />
Gute Kritiken in <strong>der</strong> Presse<br />
…
Erfolge sind abhängig von …<br />
… Projektträgern<br />
… <strong>der</strong>en Know-how und Projekterfahrung<br />
… <strong>der</strong> „Nachfrage“: wer wird in welchem<br />
Umfang die Projektleistungen nutzen?<br />
… professioneller Unterstützung<br />
(Promotoren, externer Sachverstand)<br />
…Kooperationsbereitschaft <strong>der</strong> Projekt- und<br />
Finanzierungspartner<br />
…Spielregeln: Informationsfluss,<br />
Projektpsychologie, Vereinbarungen usw.
Erfolge sind abhängig vom Zusammenspiel<br />
Akzeptanz und<br />
Beteiligung<br />
Organisation und<br />
Ziele<br />
Ressourcen und<br />
Finanzierung<br />
Projekte<br />
Reg.<br />
Management<br />
Erfolg =<br />
Mehr ...<br />
Eigeninitiative,<br />
Wirtschaftlicher und<br />
sozialer Nutzen,<br />
Zusammenarbeit,<br />
Image,<br />
Vernetzung und<br />
Wissenserwerb
Erfolge sind abhängig vom Zusammenspiel:<br />
Die Zusammensetzung <strong>der</strong> LAG<br />
Fachbehörden<br />
Sonstige<br />
Fachinstitutionen<br />
Wissenschaftliche<br />
Institute<br />
Tourismusorganisationen<br />
Bildungseinrichtungen<br />
Internationale<br />
Kontakte<br />
Soziale<br />
Einrichtungen<br />
Lokale Aktionsgruppen,<br />
außerhalb<br />
Private<br />
Kommunen<br />
Verbände<br />
Innungen<br />
Vereine<br />
Initiativen
Projekte: Was hat sich bewährt?<br />
• Projektplanungen gemeinsam mit den Zielgruppen angehen und<br />
an <strong>der</strong> regionalen Strategie <strong>aus</strong>richten: konkreten individuellen<br />
und regionalen Nutzen anbieten<br />
• Bezug zu regionalen Stärken und Schwächen wahren:<br />
keine einseitige Ausrichtung auf einzelne Themen/Sektoren<br />
Projekte an Potenzialen und Engpässen <strong>aus</strong>richten<br />
• Regionale Beson<strong>der</strong>heiten zur Profilbildung nutzen: PR …<br />
• Zügig Projekte planen und realisieren; die Bürger auf LAG u.<br />
Regionalmanagement aufmerksam machen, aktivieren und das<br />
Medieninteresse wecken<br />
• Projekte anstoßen und durchführen, von denen Impulswirkungen<br />
für weitere Projekte <strong>aus</strong>gehen und die Wertschöpfung erhöhen
FAZIT: Was ist <strong>der</strong> Lerneffekt?<br />
<br />
<br />
<br />
Hinreichend Zeit für Motivation und Einbindung von Partnern<br />
und Akteuren einplanen, dazu gehört ein hohes Maß an<br />
Kommunikationsfähigkeit und Mobilisierungskraft.<br />
Ausreichende Ressourcen<strong>aus</strong>stattung für die Umsetzung<br />
<strong>der</strong> gebietsspezifischen Strategie. Dazu ist eine „kritische<br />
Masse“, z.B. an finanziellen Partnern, erfor<strong>der</strong>lich, die<br />
wie<strong>der</strong>um eine Min<strong>des</strong>tgröße <strong>des</strong> Gebiets o<strong>der</strong> eine hohe<br />
Akquisitionskraft im Hinblick auf „Fundraising„<br />
Fundraising“ “ vor<strong>aus</strong>setzen.<br />
Kontinuierlich arbeiten<strong>des</strong>, qualifiziertes<br />
Regionalmanagement, auch unabhängig von<br />
För<strong>der</strong>programmen: Es sichert die Vorteile einer<br />
fachübergreifenden koordinierten und eigenständigen<br />
Regionalentwicklung mit Hilfe <strong>des</strong> bottom up-Ansatzes.
FAZIT: Was ist <strong>der</strong> Lerneffekt?<br />
Nachhaltigkeit <strong>des</strong> initiierten (pilothaften(<br />
pilothaften) ) Prozesses muss<br />
durch eine aktivierte Verwaltung ebenso gewährleistet<br />
werden, wie durch die Netzwerkbildung mit relevanten<br />
Partnern in Wirtschaft und Gesellschaft (Fortführung <strong>der</strong><br />
LAG-Partnerschaft) und die Fortschreibung <strong>des</strong><br />
Entwicklungskonzepts („Strategiedynamik“).<br />
Einsatz und Entwicklung von Know-how und<br />
regionsangepassten Innovationen. Bündelung von<br />
Kompetenzen in <strong>der</strong> Region. Dazu sollten thematische<br />
Entwicklungen überprüft und passende<br />
Lösungsmöglichkeiten in die LEADER-Strategie<br />
aufgenommen werden.<br />
Projektplanungen müssen mit den Zielgruppen gemeinsam<br />
erarbeitet werden und einen konkreten Nutzen bieten,<br />
gleichzeitig zur Profilbildung <strong>der</strong> Region beitragen. Dazu<br />
bedarf es engagierter Projektträger mit regionalem Bezug.
Prozess-Steuerung -<br />
die Ansatzpunkte <strong>des</strong> LAG- und Regionalmanagements<br />
Organisation Akteure Ressourcen Projekte<br />
Beteiligungsmöglichkeiten<br />
schaffen für<br />
relevante<br />
Interessengruppen<br />
und sensibilisieren<br />
Informelle Netzwerke<br />
für Themenbereiche<br />
mit öffentlichen und<br />
privaten Akteuren<br />
aufbauen<br />
RM<br />
Kommunikationsmuster<br />
<strong>der</strong> Akteure<br />
Kontakt-Intensität<br />
<strong>der</strong> Schlüsselakteure<br />
Erwirken eines<br />
gemeinsamen<br />
regionalen<br />
Lösungswillens<br />
RM<br />
RM<br />
Personelle und<br />
finanzielle<br />
(projektbezogene)<br />
Unterstützung<br />
durch bestehende<br />
Institutionen<br />
Kow-how und<br />
spezifisches<br />
regionales Wissen<br />
Kooperative<br />
Kompetenzen <strong>der</strong><br />
„Networker“<br />
RM<br />
Gemeinsame<br />
Zielfindung und<br />
Operationalisierung<br />
mit Überwindung<br />
<strong>der</strong> „Trittbrettfahrer“-<br />
Barriere<br />
Aktivierung von<br />
Kreativpotenzial und<br />
Bündelung bzw.<br />
Ergänzung <strong>der</strong><br />
Kompetenzen<br />
Ergebnis- und<br />
umsetzungsorientierte<br />
Ausrichtung
Change language