Artikelverwaltung:

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Jetzt geht es los!
1. Ganz Grundlegendes
Melden Sie sich an die Artikelverwaltung mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Achten
Sie bitte auf die korrekten Datenbank und – wenn vorhanden – die richtige Eingabe im Feld
„Mandant“!
Es wird Ihnen beim Aufruf des Moduls eine Datenbank vorgeschlagen, diese können Sie aber
überschreiben.
Zur Anlage eines neuen Artikels benötigen Sie mindestens folgende Angaben:
- Warengruppe
- Artikelgruppe
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung 1
- Mengenschlüssel
- Währung (vorbelegt mit Stammwährung)
- Mehrwertsteuer (vorbelegt mit Mehrwertsteuer der Stammdaten der Firma)

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Bewegen Sie sich bitte bei der Eingabe eines Artikels mit der Tab-Taste vorwärts, oder mit der Maus
durch Anklicken des nächsten Feldes.
Überall dort, wo blaue Pfeile sind, verbirgt sich eine im System hinterlegte Liste, aus der Sie einen
Parameter auswählen müssen. Neueingaben solcher Parameter werden in den Schulungsunterlagen
behandelt.
Ist in einem Feld, an dem sich ein blauer Pfeil befindet, bereits ein Eintrag vorhanden, löschen Sie bitte
zuerst den vorhandenen Eintrag und rufen dann über den Pfeil oder F2 die Auswahl auf.
Selbst wenn Sie einen Parameter genau kennen und entsprechend eintragen, gehen Sie bitte danach
wieder auf F2, damit die im System hinterlegte Tabelle angezogen wird!
Die Suchfunktion über F2 ist eines der mächtigsten Werkzeuge in APERTUM – auf die Funktionalität
gehen wir im einzelnen noch ein.
Es gibt einige wichtige Funktionstasten:
F1 Hilfe
F2 Suchen
F3 Beenden
F4 Ändern
F11 Aufrufen der „Minibase“ (APERTUM Schnellstartleiste)
F12 Datenbankinfo

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2. Anlage eines Artikels, einfach
Situation: Sie wollen die Software testen, oder wollen beginnen Ihre Artikel in das neue System zu
übertragen, haben aber bisher noch nicht damit gearbeitet.
Der Cursor steht im Feld Warengr.,

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über F2 oder die Eingabe des ersten Zeichens der Warengruppe bekommen Sie die Auswahl der zur
Verfügung stehenden Warengruppen angezeigt:
Markieren Sie bitte die passende Warengruppe und bestätigen Ihre Auswahl durch OK.
Verfahren sie bitte genauso im Feld Artikelgruppe. Über die Waren- und Artikelgruppen können Sie
später Auswertungen fahren und zudem wird die Erlöskontenfindung über die Waren- und
Artikelgruppen gesteuert.
Bei der Eingabe der Artikelnummer kommt es darauf an, wie das Programm eingestellt ist, Sie können
entweder eine Artikelnummer frei, auch alphanumerisch vergeben, oder das System schlägt Ihnen eine
Artikelnummer vor.
In der Artikelbezeichnung 1 geben Sie bitte die für Sie korrekte Bezeichnung des Artikels ein.
Wichtig ist auch der Mengenschlüssel, den Sie wieder über den blauen Pfeil oder F2 auswählen
können. Sollte keiner der vorhandenen Mengenschlüssel passen, lesen Sie bitte die
Schulungsunterlagen, das Handbuch, oder fragen Ihren Projektleiter.
Die Felder für die Währung und die Mehrwertsteuer sind mit den Standardwerten aus dem
Firmenstamm vorbelegt, können aber geändert werden.
Wichtig: Wenn in dem Feld bereits ein Eintrag vorhanden ist, sie aber einen anderen Eintrag dort
einfügen möchten: erst den bestehenden Eintrag löschen, danach ist die Auswahl wieder möglich!
APERTUM sucht bei der Suche über F2 nach dem Inhalt des Feldes.

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So können Sie durch Eingabe von W (und F2) alle Einträge anzeigen lassen, die mit W beginnen (oder
durch Eingabe von SU alle die mit SU beginnen und so weiter).
Natürlich können Sie auch nach Einträgen suchen, die bestimmte Worte oder Zeichensequenzen
enthalten. Hierzu sollten Sie jedoch zunächst einige Artikel angelegt haben, damit Sie diese anhand der
Suchfunktionen dann testhalber heraussuchen können.
Bestätigen Sie bitte die Eingaben mit OK, beziehungsweise drücken die Enter-Taste.
Schön: Jetzt haben Sie den ersten Artikel angelegt!
Vorsicht: Ihr Artikel hat keinen Verkaufspreis, keinen Einkaufspreis, kein Lager, keinen Bestand und
auch keinen Lieferanten.

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3. Anlage eines Artikels, auch noch einfach
Sie beherrschen die einfache Anlage eines Artikels wie im Schlaf und wollen nun weitere
Informationen bei Ihrem Artikel hinterlegen.
3.1. Preise für einen Artikel hinterlegen
Suchen Sie sich bitte den Artikel heraus, dem Sie nun Preise zuordnen wollen. Dies können Sie über
die Lupe am rechten oberen Bildschirmrand oder über die Tastenkombination Strg und s auf. Sie
erhalten dann folgende Suchmaske:
Der Cursor steht im Feld Artikelbez. 1: Wenn Sie sich hinsichtlich der Artikelbezeichnung 1 ganz
sicher sind, können Sie diese hier eingeben, andernfalls können Sie sequentiell nach Artikeln suchen, in
dem Sie das %-Zeichen davor setzen.
Wenn Sie etwa einen Artikel suchen, in dem irgendwo das Wort „Vectra“ vorkommt, können Sie im
Feld Artikelbez. 1 daher %vectra eingeben. Wenn Sie das Suchergebnis weiter einschränken wollen,
können Sie zum Beispiel durch Eingabe von %vectra%mt die Suche dahingehend vornehmen, dass
nur Artikel angezeigt werden, die in der Artikelbezeichnung 1 die Worte „Vectra“ und „MT“
enthalten. Beachten Sie bitte, dass auch Leerzeichen für das System Buchstaben sind!

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Ansonsten können Sie auch nach allen anderen zur Verfügung stehenden Parametern suchen, aber
auch hier gilt, wenn ein blauer Pfeil vorhanden ist, müssen Sie eine dahinterliegende Angabe
auswählen!
Generell gilt: je weniger Einschränkungen Sie durch Eingaben in der Suchmaske vornehmen, desto
mehr Ergebnisdatensätze wird Ihnen das System vorschlagen.
Wenn Sie Ihren Artikel gefunden haben, erscheint er entweder innerhalb einer Liste:

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aus der Sie durch markieren und OK den gewünschten Datensatz in die Hauptmaske zur weiteren
Bearbeitung übernehmen können. Oder Ihre Eingaben waren so eindeutig, dass er sofort in der
Hauptmaske zur Verfügung steht.
Um dem Artikel Preise zu hinterlegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Gehen sie auf den Menüpunkt Details, dort unter Preise, es öffnet sich eine neue Maske:
Geben Sie bitte bei VK1 Ihren normalen Verkaufspreis ein. Auf die Bedeutung der weiteren VK-Preise,
des Pfeiles und des Fragezeichens wird in den Schulungsunterlagen näher eingegangen.
Im Feld EK-Preis geben Sie bitte Ihren normalen Einkaufspreis ein. Das Feld mit DB bei Pr. 1: füllt sich
nun automatisch. Es steht für Deckungsbeitrag in Prozent bei Preis 1.
Sowohl die runden Buttons (Radio-Buttons) als auch die weiter aufgeführten Preise werden sowohl im
Handbuch als auch in den Schulungsunterlagen detailliert beschrieben.
Wenn Sie Ihre Eingaben beendet habe, verlassen Sie das Fenster mit OK.

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In Ihrer Artikelmaske können Sie nun auf einen Blick den Verkaufspreis 1 ersehen:
3.2. Dem Artikel einen oder mehrere Lieferanten hinterlegen
Häufig ist es so, dass Sie einen Artikel entweder bei einem oder zumindest nur bei einigen Lieferanten
beziehen. Wenn Sie die Funktionalität der auftragsbezogenen Bestellvorschläge nutzen möchten, ist es
sinnvoll dem Artikel direkt eine Auswahl an Lieferanten oder den Lieferanten mitzugeben.
Das setzt allerdings voraus, dass Sie bereits einige oder zumindest einen Lieferanten in Ihrem System
als Stammdatensatz haben.
Suchen Sie sich bitte wie eben eine zu bearbeitenden Artikel heraus, gehen wieder unter Details –
Preise, und hier bitte diesmal auf das Feld Lieferant am unteren linken Fensterrand. Oder Sie gehen
über Details, Lieferant auf die gleiche Maske.
Es öffnet sich die Maske, mit der Sie die Lieferanten für Ihren Artikel eingeben können:

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Um einen neuen Lieferanten einzupflegen, gehen Sie bitte auf den Button „Neu“, der Cursor steht
jetzt in der ersten Spalte der Tabelle unter Liefer.nr.. Entweder Sie kennen die Nummer Ihres
Lieferanten (das ist die Nummer, die Sie in Ihrem System dem Lieferanten zugeordnet haben) und
drücken F2, oder Sie rufen über F2 alle Lieferanten auf, oder Sie gehen mit der Tab-Tasten eine Spalte
weiter und geben den Namen des Lieferanten (sicherheitshalber für die sequentielle Suche mit einem
%-Zeichen davor) ein und drücken F2.
Sollten Sie Ihren Lieferanten auf keine der angegebenen Weisen finden, spricht viel dafür, dass er noch
nicht angelegt ist. Haben Sie ihn gefunden, hinterlegen Sie bitte in der Spalte Einkaufspreis den
Einkaufspreis, den Sie speziell bei diesem Lieferanten für diesen einen Artikel erhalten. In der nächsten
Spalte können Sie einen Rabattsatz hinterlegen. Die Währung, die in der nächsten Spalte angegeben
ist, wird mit der Währung befüllt, die bei Ihrem Lieferanten hinterlegt ist und sollte daher nur in
Ausnahmefällen geändert werden.
Sie müssen noch zwingend eine Preiseinheit und eine Gebindeeinheit hinterlegen. Die Auswahl der zur
Verfügung stehenden Einheiten erreichen Sie jeweils über F2. Das System schlägt hier Standardwerte
vor.
Die weiteren Spalten sind mit selbsterklärenden Bezeichnungen versehen, die Sie entsprechend
tätigen können. Wenn Sie eine Artikelnummer des Lieferanten eingeben, wird bei einem automatisch

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erzeugten Bestellvorschlag auf diesen Lieferanten diese Nummer mit auf die Bestellung gedruckt und
erleichtert so Ihrem Lieferanten die Bearbeitung Ihrer Bestellung.
Wenn alle Eingaben korrekt und vollständig sind, gehen Sie bitte auf OK. Wollen Sie weitere
Lieferanten eintragen, gehen Sie bitte wieder auf Neu.
Solange eine Eingabe in einer Tabelle nicht gespeichert ist, steht davor ein Pfeil, nach dem Speichern
verschwindet dieser Pfeil. Wollen Sie einen Eintrag löschen, steht vor der Tabelle zunächst ein Kreuz,
das auch nach dem Speichern verschwindet.
In der Artikelmaske erscheint nun auch der eingegebene Lieferant.
3.3. Dem Artikel ein Lager zuweisen
Ihr Artikel ist schon ganz gut mit Informationen versorgt, aber Sie haben noch immer keinen Bestand.
Dafür muss der Artikel zunächst einem oder mehreren Lägern zugeordnet werden.
Suchen beherrschen Sie ja bereits perfekt, deswegen gehen Sie bitte wieder auf Details und Alles zum
Lager und dort auf Lager.

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Um ein Lager neu einzugeben, gehen Sie bitte auf Neu. Der Cursor springt in die Spalte L.-Nr. für
Lager-Nummer. Wenn Sie die Lagernummer kennen, geben Sie sie bitte hier ein und drücken F2. Falls
Sie die Lagernummer nicht kennen, können Sie auch direkt F2 drücken. In der Spalte Lager können Sie
auch nach der Bezeichnung des Lagers suchen.
Wenn Sie Ihr Lager gefunden haben, können Sie an dieser Stelle nur noch eine kommisionierte Menge
eintragen. Zu deren Funktion und Besonderheiten finden Sie im Handbuch/ den Schulungsunterlagen
weitere Informationen.
Bestätigen Sie bitte Ihre Eingaben mit OK.

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3.4. Dem Artikel einen Lagerbestand hinterlegen
Um Ihren aktuellen Lagerbestand des Artikels zu erfassen, gehen Sie bitte auf Aktion und dann auf
Lagerzu- /abgang.
Als erstes suchen Sie sich bitte über F2 die Nummer des Lagers heraus, das dem Artikel zugeordnet
ist. In der Spalte Zu-/Abgang geben Sie bitte die Menge des Bestandes auf diesem Lager an, den EK,
können, aber müssen Sie nicht verändern. Wenn Sie einen Lagerabgang erfassen wollen, geben Sie
bitte die Menge mit einem Minus-Zeichen ein.

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4. Besonderheiten, wenn Sie die Kostenrechnung installiert haben
Sollte bei Ihnen auch die Kostenrechnung Plus installiert sein, empfiehlt es sich, direkt bei der Anlage
eines Artikels zumindest einige Daten für die Kostenrechnung zu hinterlegen. Das hat den
Hintergrund, dass weder ein Lieferschein noch eine Rechnung erstellt werden können, wenn der
Artikel nicht alle Daten für die Kostenrechnung hinterlegt hat.
Gehen Sie bitte auf Details und dann auf Kosten
Über die Pfeile oder über F2 können Sie sich den entsprechenden Parameter heraussuchen. Sie
benötigen zwingend eine Erlöskostenart, eine Kostenstelle und einen Kostenträger um Rechnungen
und Lieferscheine drucken zu können. Sehr oft ist es aber so, dass die Kostenstelle erst dann feststeht,
wenn ein Auftrag erfasst wurde. Sie haben im Auftrag auch die Möglichkeit eine Kostenstelle zu
zuweisen, daher können Sie hier die Kostenstelle beim Artikel entweder leer lassen, oder falls die
gewünscht und sinnvoll ist, eine Auffang-Kostenstelle hinterlegen.
Das Kostenprojekt und die Gemeinkosten müssen Sie nicht hinterlegen. Bei der Auswahl, welche
Kostenart, Kostenstelle, Kostenträge Sie für welchen Artikel eintragen sollten, ist eine Rücksprache
mit dem Bereich Controlling oder Buchhaltung in Ihrem Hause unerlässlich.

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5. Kleinigkeiten, die das Leben erleichtern
Wenn sie ganz schnell, möglichst viele Artikel nacheinander erfassen wollen, die sich alle ähnlich sind,
kopieren Sie sich den Artikel über das Symbol mit dem blauen Pfeil von links oben nach rechts unten.
Achten Sie aber bitte darauf, welche Einstellungen alle mitkopiert werden und ob das für Sie sinnvoll
ist.
Um die Maske für die Neuanlage eines Artikels schnell leer zu kriegen, gehen Sie bitte auf den Button
NEU links oben in der Menüleiste.
Wenn Sie die Artikelbezeichnungen 3. – 8. sehen wollen, gehen Sie bitte auf das Symbol mit den
beiden horizontalen Linien (viertes von links in der Menüleiste).