à f f e n t l i c h - Relexa Hotels
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Dokumentation des<br />
Verfahrensverzeichnisses<br />
der<br />
<strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong><br />
Version 1.6<br />
01.12.2011<br />
it.sec GmbH & Co. KG<br />
Bernhard C. Witt<br />
E-Mail: bernhard.witt@it-sec.de<br />
Tel: +49 731 20589 11<br />
Ö f f e n t l i c h<br />
it.sec GmbH & Co. KG<br />
Einsteinstr. 55<br />
89077 Ulm<br />
Tel : 0731/20589-0<br />
Fax: 0731/20589-29<br />
Standort München:<br />
Trimburgstr. 2<br />
81249 München<br />
Tel: 089/680940-30<br />
Fax: 089/680940-31<br />
www.it-sec.de<br />
info@it-sec.de<br />
© 2011 it.sec GmbH & Co. KG
Projektbezeichnung Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong><br />
Verantwortlich Bernhard C. Witt<br />
Erstellt am 01.12.2011 10:46:00<br />
Zuletzt geändert 01.12.2011 12:58<br />
Zustand<br />
Freigegeben<br />
Dokumentablage P:\Datenschutz\<strong>Relexa</strong>-<strong>Hotels</strong>\Berichte\Verfahrensverzeichnis_public_v1-6_2011.doc<br />
Änderungsverzeichnis<br />
Nr. Datum Version Beschreibung der Änderung Autor<br />
1 20.05.2008 0.5 Erstellt Bernhard C. Witt<br />
2 21.05.2008 0.6 Ergänzung Bernhard C. Witt<br />
3 28.05.2008 0.7 Ergänzung Bernhard C. Witt<br />
4 29.05.2008 0.8 Ergänzung Bernhard C. Witt<br />
5 30.05.2008 0.9 Ergänzung Bernhard C. Witt<br />
6 02.06.2008 1.0 Fertigstellung und Freigabe Bernhard C. Witt<br />
7 06.06.2008 1.1 Änderung des Fonts auf Kundenwunsch Bernhard C. Witt<br />
8 15.07.2008 1.2 Häuserspezifische Eintragungen (Teil 1) Bernhard C. Witt<br />
9 22.07.2008 1.3 Häuserspezifische Eintragungen (Teil 2) Bernhard C. Witt<br />
10 30.07.2008 1.4 Häuserspezifische Eintragungen (Teil 3) Bernhard C. Witt<br />
11 17.12.2008 1.5 Häuserspezifische Eintragungen (Teil 4) Bernhard C. Witt<br />
12 01.12.2011 1.6 Aktualisierung und Freigabe Bernhard C. Witt<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 2/8
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong>................................................................................................. 4<br />
1.1 Bezeichnung der verantwortlichen Stelle ........................................................................................ 4<br />
1.2 Einzelverantwortliche der verantwortlichen Stelle ..................................................................... 4<br />
1.3 Anschrift der verantwortlichen Stelle ................................................................................................. 5<br />
1.4 Verfahrensbezeichnung und Zweckbestimmung .......................................................................... 6<br />
1.5 Beschreibung der Betroffenengruppen und Datenkategorien ................................................. 6<br />
1.6 Empfänger der Daten der Verfahren ................................................................................................... 7<br />
1.7 Löschungsfristen ........................................................................................................................................... 7<br />
1.8 Übermittlung in Drittstaaten ................................................................................................................... 7<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 3/8
1 Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong><br />
1.1 Bezeichnung der verantwortlichen Stelle<br />
relexa hotel GmbH<br />
mit den Niederlassungen:<br />
Oranien Hotelbetriebs GmbH relexa hotel Stuttgarter Hof in Berlin<br />
relexa Schlosshotel Cecilienhof in Potsdam<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel Bellevue in Hamburg<br />
relexa hotel GmbH in Bad Salzdetfurth<br />
relexa hotel Harz-Wald Braunlage<br />
relexa hotel Ratingen City<br />
relexa hotel Airport Düsseldorf/Ratingen<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel Frankfurt/Main<br />
relexa hotel GmbH relexa Waldhotel Schatten in Stuttgart<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel Bad Steben<br />
1.2 Einzelverantwortliche der verantwortlichen Stelle<br />
Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer, Direktoren oder sonstige gesetzliche oder nach der<br />
Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der<br />
Datenverarbeitung beauftragten Personen (insbesondere IT-Leitung; aber auch<br />
Personalleitung):<br />
Zentrale:<br />
Geschäftsführung: Axel Steinwarz<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 4/8
Niederlassungen:<br />
Niederlassung Direktion Personalleitung IT-Leitung Sonstige<br />
Berlin<br />
Christiane Christiane Frank<br />
Molzen Molzen Kaufmann<br />
---<br />
Potsdam Ingrid Diwald Ingrid Diwald<br />
Frank<br />
Kaufmann<br />
---<br />
Hamburg Olaf Dierich Renate Wente Olaf Dierich ---<br />
Bad Salzdetfurth Eberhard Haist<br />
Eberhard Haist,<br />
Birke Stadie<br />
Horst Susok ---<br />
Braunlage<br />
Wilfried N.<br />
Eulderink<br />
Jana Haist Eberhard Haist ---<br />
Ratingen City Tim Zerr<br />
Nadine<br />
Udo Büsch ---<br />
Airport Düsseldorf<br />
/ Ratingen<br />
Tim Zerr<br />
Christofzik<br />
Nadine<br />
Christofzik<br />
Udo Büsch ---<br />
Frankfurt/Main Heinz Feller Christa Pfohl Mirko Neumann<br />
Stuttgart Sascha Schaub --- Dieter Kern ---<br />
Bad Steben<br />
Josef H.<br />
Matheus<br />
Sabine Frank Thomas Frenzel ---<br />
Verwaltungsassistent:<br />
Jeffrey Nather<br />
1.3 Anschrift der verantwortlichen Stelle<br />
Zentrale:<br />
Carmer Str. 6<br />
10623 Berlin<br />
Niederlassungen:<br />
Bezeichnung und Ortsangabe<br />
Oranien Hotelbetriebs GmbH relexa hotel<br />
Stuttgarter Hof<br />
Schloss Cecilienhof Hotel GmbH relexa<br />
Schlosshotel Cecilienhof<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel Bellevue<br />
relexa hotel GmbH<br />
relexa hotel Harz-Wald Braunlage<br />
relexa hotel Ratingen City<br />
relexa hotel Airport Düsseldorf/Ratingen<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel<br />
Frankfurt/Main<br />
relexa hotel GmbH relexa Waldhotel<br />
Schatten<br />
relexa hotel GmbH relexa hotel Bad Steben<br />
Anschrift<br />
Anhalter Str. 8-9, 10963 Berlin<br />
Neuer Garten, 14469 Potsdam<br />
An der Alster 14, 20099 Hamburg<br />
An der Peesel 1, 31162 Bad Salzdetfurth<br />
Karl-Röhrig-Str. 5a, 38700 Braunlage<br />
Calor-Emag-Str. 7, 40878 Ratingen<br />
Berliner Str. 95-97, 40880 Ratingen<br />
Lurgiallee 2, 60439 Frankfurt am Main<br />
Magstadter Str. 2-4, 70569 Stuttgart<br />
Badstr. 26-28, 95138 Bad Steben<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 5/8
1.4 Verfahrensbezeichnung und Zweckbestimmung<br />
Folgende Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten werden bei<br />
den <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> eingesetzt:<br />
Nummer Verfahrensbezeichnung<br />
V-01 Beherbergung von Gästen<br />
V-02 Allgemeine Personalverwaltung<br />
V-03 Gehalts- und Reisekostenabrechnung<br />
V-04 elektronische Kommunikation<br />
V-05 Videoüberwachung (nicht bei den Niederlassungen in Bad Steben, Potsdam und<br />
Stuttgart)<br />
Mit den eingesetzten Verfahren werden folgende Zwecke erfüllt:<br />
Zweckbestimmung<br />
bei Verfahren<br />
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen V-01, V-02, V-03<br />
Vertragsanbahnung V-01, V-02, V-04<br />
Vertragsabwicklung V-01, V-02, V-03, V-04<br />
Überwachung der Finanzströme V-01, V-03<br />
Qualitätssicherung V-01<br />
Direktmarketing V-01<br />
Personal- und Ressourcenverwaltung V-02, V-03, V-04<br />
Kommunikation und Datenaustausch V-04<br />
Schutz vor Diebstahl und Sachbeschädigung V-05<br />
Einhaltung mitbestimmungsrechtlicher<br />
Verpflichtungen<br />
V-02, V-03 (nur bei den Niederlassungen in<br />
Berlin, Stuttgart und Potsdam)<br />
1.5 Beschreibung der Betroffenengruppen und Datenkategorien<br />
Die eingesetzten Verfahren betreffen folgende Betroffenengruppen:<br />
Betroffenengruppe<br />
bei Verfahren<br />
Gäste V-01, V-04, V-05<br />
Interessenten V-01, V-04, V-05<br />
Bewerber V-02<br />
Mitarbeiter V-02, V-03, V-04, V-05<br />
ehemalige Mitarbeiter V-02<br />
Lieferanten V-04, V-05<br />
Sonstige V-05<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 6/8
Bei den eingesetzten Verfahren werden folgende Datenkategorien automatisiert verarbeitet:<br />
Datenkategorie<br />
bei Verfahren<br />
Namensdaten V-01, V-02, V-03, V-04<br />
Bilddaten V-02, V-04, V-05<br />
Sonstige Identifikationsdaten V-02, V-03, V-04<br />
Kontaktdaten V-01, V-02, V-03, V-04<br />
Vertragsdaten V-01, V-02, V-03, V-04<br />
Verhaltensdaten V-01, V-02, V-05<br />
Bewerbungsdaten V-02<br />
Leistungsdaten V-02<br />
Qualifikationsdaten V-02<br />
Verbindungsdaten V-04<br />
ggf. Inhaltsdaten V-04<br />
1.6 Empfänger der Daten der Verfahren<br />
Die automatisiert verarbeiteten Daten werden jeweils folgenden Stellen weitergeleitet:<br />
empfangende Stelle<br />
bei Verfahren<br />
interne Stellen zur Aufgabenerledigung V-01, V-02, V-03<br />
öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher V-01, V-02, V-03, V-04, V-05<br />
Bestimmungen<br />
ggf. Auftraggeber V-01<br />
Auftragnehmer zur Aufgabenerledigung V-01, V-03, V-04<br />
Kreditinstitute zur Aufgabenerledigung V-03<br />
ggf. anspruchsberechtigte Dritte V-03, V-05<br />
ggf. Betroffene (bei Auskunft) V-01, V-02, V-03, V-04, V-05<br />
1.7 Löschungsfristen<br />
Die gesetzlich vorgeschriebene Frist zur Löschung personenbezogener Daten wird in allen<br />
Verfahren unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere im Hinblick auf<br />
die steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften als auch der melderechtlichen Vorgaben)<br />
eingehalten.<br />
1.8 Übermittlung in Drittstaaten<br />
Eine Übermittlung in Drittstaaten ist bei keinem Verfahren vorgesehen.<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 7/8
Impressum<br />
it.sec GmbH & Co. KG<br />
Einsteinstr. 55<br />
D-89077 Ulm<br />
USt Id Nr.: DE 225547544<br />
Steuernummer: 88012/53709<br />
Amtsgericht Ulm: HRA 3129<br />
vertreten durch den Geschäftsführer Dipl. Ing. (FH) Holger Heimann.<br />
Haftender Komplementär:<br />
it.sec Verwaltungs GmbH<br />
Amtsgericht Ulm: HRB 4593<br />
Einsteinstr. 55<br />
D-89077 Ulm<br />
Hauptsitz Ulm/Donau<br />
it.sec<br />
GmbH & Co. KG<br />
Einsteinstr. 55<br />
89077 Ulm/Donau<br />
Tel: 0731/20589-0<br />
Fax: 0731/20589-29<br />
Zweigniederlassung München<br />
it.sec<br />
GmbH & Co. KG<br />
Trimburgstr. 2<br />
81249 München<br />
Tel: 089/680940-30<br />
Fax: 089/680940-31<br />
info@it-sec.de<br />
www.it-sec.de<br />
Verfahrensverzeichnis der <strong>Relexa</strong> <strong>Hotels</strong> 2011 Seite 8/8
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