Verrechnen von Gutschriften in HAPAK-pro

Verrechnen von Gutschriften in HAPAK-pro
1. Was sind Gutschriften:
Gutschriften sind nichts anderes als Rechnungen, bei denen der Leistungsempfänger
und der Leistungserbringer vertauscht sind. In der Praxis werden Gutschriften
hauptsächlich angewandt, um z.B. fälschlich abgerechnete Lieferungen und
Leistungen gutzuschreiben.
In diesen Fällen haben also Gutschriften einen Rechnungsbezug.
2. automatische Verrechnung von Gutschriften mit offenen Rechnungen
Dies kann natürlich nur funktionieren, wenn Rechnung noch nicht vollständig bezahlt
ist.
Genereller Ablauf:
1. Öffnen der Rechnung, mit der eine Gutschrift verrechnet werden soll
2. Umwandeln der Rechnung in eine Gutschrift
3. Löschen aller Positionen, die nicht gutgeschrieben werden sollen, das können auch
durchaus alle Positionen sein, wenn man nur einen Pauschalbetrag gutschreiben
will.
4. Wenn man alle Positionen gelöscht hat, dann eine manuelle Position (z.B. Leistung
einfügen mit der Menge 1 und der Bezeichnung „Gutschrift lt. Vereinbarung
wegen ………….“
5. Abschluss einfügen
6. Gutschrift speichern
7. Gutschrift drucken
8. ACHTUNG: Bei Übernahme in das Rechnungsbuch wird nun der
Gutschriftsbetrag mit dem noch offenen Betrag der Rechnung verrechnet. Diese
Verrechnung wird auch im Rechnungsbuch bei der Rechnung und bei der
Gutschrift jeweils zur Anzeige gebracht.
3. Gutschriften aus schon bezahlten Rechnungen
Hat der Kunde seine Rechnung schon bezahlt, kann man natürlich nicht einen
Gutschriftsbetrag mit einem noch offenen Betrag verrechnen, weil keiner da ist.
Dennoch ist der Ablauf derselbe bis 7. wie unter Pkt. 2.
9. ACHTUNG: Bei der Übernahme in das Rechnungsbuch wird nun vorgeschlagen,
dass der Gutschriftsbetrag ausgezahlt werden muss. Eine Verrechnung mit einem
offenen Posten kann ja nicht erfolgen. Sprich: Der Kunde bekommt Geld zurück.
10. Dementsprechend zahlen Sie ihm das Geld aus. Damit das Bankkonto auch in
HAPAK stimmt, führen Sie dazu eine freie Zahlung oder einen laufenden
Geschäftsvorfall aus.
4. Gutschriften ohne Rechnungsbezug
Der Autor dieses Artikels sagt dazu immer „Spende“. Er möchte damit darauf
hinweisen, dass eine Gutschrift sich eigentlich immer auf eine erbrachte Lieferung
oder Leistung beziehen sollte und somit immer einen Rechnungsbezug haben sollte.
Natürlich gibt es auch Ausnahmen, wie z.B. Bonuszahlungen.

Diese beziehen sich nicht auf geschriebene Rechnungen und können dementsprechend
auch nicht mit solchen standardmäßig verrechnet werden.
Aber HAPAK-pro hat dafür auch einen Weg:
1. Öffnen Sie das Rechnungsbuch/Mahnwesen
2. Klicken Sie oben auf Bearbeiten.
3. Die Gutschrift, die Sie über die Dokumentbearbeitung – Datei neu – Gutschrift
erstellt haben, wird rot unterlegt dargestellt.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die rote Gutschriftszeile.
5. Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü den Eintrag Verrechnen mit
Ausgangsrechnung.
6. Rechnung auswählen
7. usw…usf…