Anforderungen an ein Fahrtenbuch

IWW Online-Service
Checklisten
Fahrtenbuch: Voraussetzungen
Anforderungen des BFH
• Vollständige, fortlaufende und zeitnahe Führung: Der Nachweis des
Verhältnisses von dienstlichen zu privaten Fahrten setzt neben vollständigen
und fortlaufenden Aufzeichnungen voraus, dass das Fahrtenbuch zeitnah
geführt wird. Das ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im
Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird,
selbst wenn die Angaben stimmen (Urteil vom 9.11.2005, Az: VI R 27/05).
• Geschlossener Charakter: Das Fahrtenbuch muss zu den beruflichen
Reisen Angaben zu Datum, Ziel, Grund und pro Fahrt den
Gesamtkilometerstand des Pkw enthalten. Ein Verweis auf ergänzende
Unterlagen ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn der geschlossene
Charakter der Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird (Urteil vom 16.3.2006,
Az: VI R 87/04).
• Computergestützte Aufzeichnung: Aufzeichnungen mit Hilfe eines
Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel reichen nicht, weil der
eingegebene Datenbestand nachträglich verändert werden kann. Das ist zwar
grundsätzlich kein Ausschlussgrund. Doch Korrekturen im Nachhinein
müssen bei einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch dokumentiert werden,
was bei Excel zwar möglich, aber nicht zwingend vorgesehen ist (Urteil vom
16.11.2005, Az: VI R 64/04).
• Gerundete Kilometer-Angaben: Gerundete Kilometer-Angaben machen das
Fahrtenbuch fehlerhaft (Beschluss vom 31.5.2005, Az: VI B 65/04).
• Zuzahlung der Mitarbeiter: Auch wenn der Mitarbeiter für seine
Privatfahrten ein angemessenes Entgelt zahlt, verhindert das nicht die
Anwendung der „Ein-Prozent-Regelung“. Auch hier kann ein geringerer zu
versteuernder geldwerter Vorteil nur über ein Fahrtenbuch erreicht werden
(Urteil vom 7.11.2006, Az: VI R 95/04).
© IWW-Institut

IWW Online-Service
Mindestangaben
• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich
oder beruflich veranlassten Fahrt.
• Reiseziel, Reisezweck, Route bei Umwegen und aufgesuchte
Geschäftspartner.
• Motiv der dienstlichen Fahrt, wie beispielsweise ein Kundenbesuch.
• Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei
ergibt.
• Enthält eine dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilometerstand vor
und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen.
• Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.
• Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht jeweils ein kurzer
Vermerk im Fahrtenbuch.
• Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und
Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie
selbst erklärend sind.
Wichtiger Hinweis: Der Inhalt ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Er
wird regelmäßig auf Aktualität überprüft und gegebenenfalls angepasst. Gleichwohl machen es
die Komplexität und der ständige Wandel der behandelten Materie erforderlich, Haftung und
Gewähr auszuschließen.
© IWW-Institut