Was verstehen wir unter technischer Dokumentation? - Weka Media

Grundlagen
Was verstehen wir unter technischer Dokumentation? 1)
1) Autor: Carl-Heinz Gabriel
„Technische Dokumentation“ ist ein Sammelbegriff für alle Dokumente über technische Prozesse und über die Entwicklung, Produktion, Verwendung,
Instandhaltung und Entsorgung technischer Produkte. Sie beinhaltet alle erforderlichen technischen Informationen, die von einem Hersteller/Vertreiber
parallel zum Produktlebenszyklus erstellt werden und die einerseits zum Nachweis der Erfüllung der Sorgfaltspflicht im Streitfall herangezogen werden und
die andererseits dem Benutzer eines Produkts für den sicheren und wirtschaftlichen Umgang damit übergeben werden.
Wo und warum wird welche Bezeichnung verwendet? Wir verschaffen Ihnen einen Überblick über das Bezeichnungswirrwarr.
Das folgende Bild zeigt den Gesamtbereich der technischen Dokumentation und seine Unterteilung in die beiden Teilbereiche, die interne und die externe
Dokumentation.
Abb. 1: Überblick über die technische Dokumentation (siehe auch Richtlinie VDI 4500)
Der Produktlebenszyklus
Jedes Produkt durchläuft in vorgegebenen Schritten einen Produktlebenszyklus, in dem zu verschiedenen Aktivitäten und unterschiedlichen Zeiten laufend neue
Informationen anfallen. Diese Informationen und ihre Dokumente sind für die interne und externe technische Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Als
Beispiel werden hier die Phasen des Produktlebenszyklus in Anlehnung an die Norm DIN ISO 15226 „Technische Produktdokumentation – Lebenszyklus und
Zuordnung von Dokumenten“ herangezogen.
Diese Phasen sind:
Abb. 2: Phasen des Produktlebenszyklus
Alle im Produktlebenszyklus durchgeführten Aktivitäten wie Konkretisierungen, Veränderungen oder Ergänzungen müssen erfasst und vollständig dokumentiert
werden. Jedes Unternehmen legt die Aktivitäten für die interne technische Dokumentation, die für sein Produkt erstellt werden muss, nach eigenen und
übergeordneten rechtlichen Forderungen fest und bestimmt, welche Informationen in den einzelnen Phasen des Produktlebenszyklus anfallen und dokumentiert
werden sollten, damit bei der unternehmensinternen Weiterentwicklung des Produkts alle angefallenen Informationen nachvollziehbar erfasst und ausgewertet
werden können.
Abb. 3: Dokumentenfluss beim Durchführen einer Aktivität (nach DIN ISO 15226)

Zu folgenden Schwerpunkten sollten die betriebsinternen Zuständigkeiten, Verantwortungen und Aktivitäten festgelegt und alle Informationen erfasst werden:
Funktionen
(z.B. Einsatzbereich [bestimmungsgemäßer oder vernünftigerweise vorhersehbarer Gebrauch], Leistungsumfang und technische Daten des Produkts)
Sicherheit
(z.B. Einhalten der gesetzlichen Vorschriften zur Sicherheit)
Umwelt
(z.B. Verzicht auf umweltgefährdende Materialien, z.B. Cadmium und Blei)
Fertigung
(z.B. Fertigungspläne, Gefahrendokumentation für Zwischenprodukte)
Prüfungen
(z.B. produktgerechte und anwendungsbezogene Prüfverfahren)
Service
(z.B. Instandhaltungsintervalle)
Entsorgung
(z.B. wiederverarbeitungsgerechte Materialauswahl und Materialkennzeichnung)
Die interne technische Dokumentation
Die interne technische Dokumentation beinhaltet alle technischen Informationen über ein Produkt, die im Unternehmen verbleiben; diese werden in
unterschiedlichen Dokumenten nachvollziehbar festgehalten. Weiterhin umfasst sie alle notwendigen Angaben zu Entwicklung, Fertigung, Qualitätsmanagement,
anwendungsbezogener Prüfung, Instandhaltung, Produktbeobachtung und Entsorgung. Über den Umfang einer internen technischen Dokumentation zu einem
Produkt entscheidet immer allein der Hersteller entsprechend den gesetzlichen Forderungen und der Verantwortung gegenüber den Kunden.
Aufgaben der internen technischen Dokumentation
Aufgabe der internen technischen Dokumentation ist es, den Unternehmen in allen Phasen des Produktlebenszyklus aussagefähige Nachweise über ihre Produkte
und deren Eigenschaften zu ermöglichen. Die interne Dokumentation ist erforderlich, damit das Produkt entwickelt, geplant, gefertigt und vertrieben werden kann
und damit die Entwicklungsschritte des Produkts nachvollziehbar bleiben. Damit geht vorhandenes Wissen nicht verloren, das für spätere Aufgaben, z.B.
Weiterentwicklung, Erstellen von Werbedokumentation, betriebswirtschaftliche Betrachtungen und externe Produktdokumentationen, benötigt wird. So lässt sich
sicherstellen, dass bei den Verfahren und der Organisation von Dienstleistungen sowohl bei Konzeption, Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und
Prüfung der einzelnen Produkte
die unternehmerischen Erfordernisse berücksichtigt werden,
die rechtlichen Anforderungen aus den verschiedenen Rechtsbereichen erfüllt werden und
der Stand der Technik eingehalten wird.
Die interne technische Dokumentation dient der qualitätsgerechten, umweltbewussten und ökonomischen Herstellung von Produkten und umfasst den gesamten
Produktlebenszyklus. Auch unter juristischen Gesichtspunkten ist die interne technische Dokumentation notwendig, um die Erfüllung der Herstellerpflichten
(Konstruktionspflicht, Produktionspflicht, Organisationspflicht und Produktbeobachtungspflicht) nachweisen zu können. Insbesondere für Produkte, für die eine
Gefahr von gesundheitlichen oder materiellen Schäden nicht auszuschließen ist, ist eine lückenlose Dokumentation über die gesamte Produktlebensdauer
unerlässlich, um so die Sorgfaltspflichten des Unternehmens zu erfüllen und wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.
Beispiele für interne Dokumente
Es folgen einige Beispiele für interne Dokumente, wobei aufgrund der Verschiedenartigkeit der Produkte nur eine Grobstruktur als Anhaltspunkt vorgegeben
werden kann.
Werksnormen, Vorgaben und Regelwerke
(z.B. EG- Richtlinien, relevante Gesetze, Verordnungen, Normen, Unfallverhütungsvorschriften, betriebsinterne Verfahrensanweisungen)
Entwicklungsdokumentation
(z.B. Stücklisten, Zeichnungen, Berechnungen, Produktbeschreibungen, Produktkenndaten, Produktprüfunterlagen, Schaltungsunterlagen,
Softwareunterlagen, Testberichte, Erprobungsergebnisse)
Sicherheitsdokumente
(z.B. Risikobeurteilung, Verfahren zur Risikominimierung, konstruktiv, durch technische Schutzmaßnahmen oder durch organisatorische Maßnahmen nicht
abzuwendende Restgefahren)

Betriebsanweisungen für betriebliche Arbeitsplätze
Instandhaltungsdokumentation
(z.B. Ersatzteillisten, Zeichnungen, notwendige Prüfunterlagen und Wartungsvorgaben, Demontage- und Montagevorschriften)
Schulungsdokumentation für Verkäufer, Monteure, Servicepersonal
Zulassungsdokumente
(z.B. Abnahmedokumentation der zuständigen Zertifizierungs- oder Klassifizierungsgesellschaften, Qualitätschecklisten, Konformitätsdokumentation,
Umweltschutz- und Entsorgungsnachweise, Werkstoffzeugnisse, Prüfbescheinigungen)
Produktbeobachtungsdokumente
(z.B. Anfahrprotokolle, einsatzbezogene Leistungsprotokolle, Marktberichte [auch Wettbewerbsprodukte], Schadensberichte, Besuchsberichte; die
Produktbeobachtung ist bei der internen technischen Dokumentation aufgeführt. Vorgaben zur Produktbeobachtung werden von den zuständigen Bearbeitern
der internen technischen Dokumentation erstellt und den Verantwortlichen für die externe technische Dokumentation übergeben)
Die externe technische Dokumentation
Die externe Dokumentation umfasst alle technischen Produktinformationen, die von einem Hersteller/Vertreiber für Vertrieb, Anwender und Verbraucher bestimmt
sind. Die Qualität und die Verständlichkeit der externen technischen Dokumentation bestimmen, ob und inwieweit die jeweiligen Zielgruppen die angebotenen
Leistungen und Funktionen der Produkte und Prozesse vorteilhaft für sich nutzen können.
Aufgaben der externen technischen Dokumentation
Die externe technische Dokumentation für Marketing/Vertrieb dient dazu, potenziellen Kunden die Eigenschaften, Leistungen und Funktionen darzustellen,
um den Kaufwunsch zu wecken. Dabei sollte darauf geachtet werden, durch die Darbietung keine falschen Sicherheitserwartungen zu erzeugen.
Die externe technische Dokumentation für die Nutzung dient dazu, den Kunden/Anwender nach dem Kauf zum korrekten und sicheren bestimmungsgemäßen
Gebrauch anzuleiten. Hierfür sind unterschiedliche Bezeichnungen gebräuchlich wie z.B. Begleitunterlagen, Betriebsanleitung, Gebrauchsanleitung,
Gebrauchsanweisung.
Dazu gehören:
- technische Beschreibungen
- grundlegende Sicherheitshinweise und handlungsbezogene Warnhinweise
- Anleitungen zu Vorbereitung, Montage/Installation, Inbetriebnahme, Betrieb und Instandhaltung
- Entsorgung
Die externe technische Dokumentation muss sachlich richtig, aktuell und vollständig in übersichtlicher und logischer Form alle Informationen bereitstellen, die
zweckentsprechend von ihr erwartet werden, z.B. für Akquisition, Verkauf, Montage, Betrieb, Instandhaltung und Entsorgung.
Die externe technische Dokumentation für die Nutzung ist überwiegend Gegenstand dieses Werks und wird in den weiteren Kapiteln konkretisiert.
Bei der Entsorgung ist das Umweltrecht zu befolgen. Die externe technische Dokumentation sollte stets für das Ende der Produktnutzung Hinweise enthalten, z.B.
für
eine umweltgerechte Entsorgung der Betriebsstoffe,
eine sichere Demontage und
ein umweltgerechtes Zuführen zum Wiederverwenden oder Entsorgen der Wert- und Gefahrstoffe.
Beispiele für die externe Dokumentation
Zur externen Dokumentation gehören z.B.:
Vertriebsunterlagen
(z.B. Produktkatalog, Produktprospekte, Datenblätter, Teilekataloge, Aufstellungspläne, Preislisten, Pflichtenheft, Lastenheft oder technische
Leistungsbeschreibung, Lieferscheine)
Schulungsunterlagen für Kunden
Verpackungskennzeichnung
Kennzeichnungen am Produkt
(z.B. Typenschild, Warnhinweise, Kurzanleitungen, Wartungshinweise)
Benutzerinformationen
(z.B. Produktbeschreibung, Montageanleitung, Betriebsanleitungen [Gebrauchsanweisungen, Bedienungsanleitungen], Diagnoseunterlagen, Wartungs- und
Instandhaltungsunterlagen, Entsorgungsunterlagen)
Prüfbescheinigungen
Feedbackbogen
Terminologiearbeit gegen Bezeichnungswirrwarr
In diesem Kapitel erfahren Sie
die Bedeutung von terminologischen Festlegungen,
den Unterschied zwischen Betriebsanleitung und Betriebsanweisung und
welche verschiedenen Bezeichnungen für die mit dem Produkt auszuliefernden Informationen verwendet werden.
Leider ist zu beklagen, dass gegen die Grundsätze Widerspruchsfreiheit und Einheitlichkeit verstoßen wird, wo Disziplin in der Wahl der Bezeichnungen
angebracht ist. Dadurch entstehen Missverständnisse, Rechtsunsicherheit und auch Kosten für klärende Nachfragen für die Personen, die sich im Rahmen ihrer
Berufstätigkeit mit technischer Dokumentation auseinandersetzen müssen. Der Ausweg liegt in konsequenter Terminologiearbeit.
Der Unterschied zwischen Betriebsanleitung und Betriebsanweisung
Nicht verwechselt werden darf die Betriebsanleitung mit der Betriebsanweisung. Deshalb ist auch die Abkürzung BA, die man häufig sieht, nicht eindeutig und
sollte nicht verwendet werden. Die ähnlich klingenden Bezeichnungen sind definiert und lassen sich so gut auseinanderhalten.

Betriebsanleitung
Die Betriebsanleitung ist der Teil der externen technischen Dokumentation, den der Hersteller mit dem Produkt ausliefern muss. Sie soll den Anwender zum
sicheren Umgang mit dem Produkt anleiten. Die EG-Maschinenrichtlinie legt z.B. folgende Mindestanforderungen an die Betriebsanleitung fest (Auszüge):
Jeder Maschine muss eine Betriebsanleitung in der oder den Amtssprachen der Gemeinschaft des Mitgliedstaats beiliegen, in dem die Maschine in Verkehr
gebracht und/oder in Betrieb genommen wird. Die Betriebsanleitung ist nach den im Folgenden genannten Grundsätzen abzufassen.
Allgemeine Grundsätze für die Abfassung der Betriebsanleitung:
a) Die Betriebsanleitung muss in einer oder mehreren Amtssprachen der Gemeinschaft abgefasst sein. Die Sprachfassungen, für die der Hersteller oder sein
Bevollmächtigter die Verantwortung übernimmt, müssen mit dem Vermerk „Originalbetriebsanleitung“ versehen sein.
b) Ist keine Originalbetriebsanleitung in der bzw. den Amtssprachen des Verwendungslandes vorhanden, hat der Hersteller oder sein Bevollmächtigter oder
derjenige, der die Maschine in das betreffende Sprachgebiet einführt, für eine Übersetzung in diese Sprache(n) zu sorgen. Diese Übersetzung ist mit dem
Vermerk „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“ zu kennzeichnen.
c) Der Inhalt der Betriebsanleitung muss nicht nur die bestimmungsgemäße Verwendung der betreffenden Maschine berücksichtigen, sondern auch jede
vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung der Maschine.
d) Bei der Abfassung und Gestaltung der Betriebsanleitung für Maschinen, die zur Verwendung durch Verbraucher bestimmt sind, muss dem allgemeinen
Wissensstand und der Verständnisfähigkeit Rechnung getragen werden, die vernünftigerweise von solchen Benutzern erwartet werden können.
Betriebsanweisung
Die Betriebsanweisung gehört zu den vom Arbeitgeber zu erstellenden Anweisungen zum Schutz der Arbeitnehmer. Die Pflicht zur Erstellung von
Betriebsanweisungen ist geregelt in § 20 GefStoffV und in verschiedenen Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften.
Anforderungen an die Betriebsanweisung
Eine Betriebsanweisung ist in verständlicher Form und in der Sprache der Beschäftigten abzufassen und an geeigneter Stelle in der Arbeitsstätte bekannt zu
machen. In der Betriebsanweisung sind auch Anweisungen über das Verhalten im Gefahrenfall und über die Erste Hilfe zu treffen. Eine Betriebsanweisung ist eine
verbindliche Anweisung im Wortsinn, die der Unternehmer im Rahmen seines Direktionsrechts erlässt. Die Arbeitnehmer werden durch die
Unfallverhütungsvorschriften verpflichtet, diesen Anweisungen zu folgen.
Bezeichnungswirrwarr in Gesetzen, Verordnungen, EG-Richtlinien und Normen
Synonym werden in verschiedenen Gesetzen, Verordnungen, Normen, Richtlinien und Leitfäden die Bezeichnungen „Gebrauchsanweisung“,
„Gebrauchsanleitung“, „Bedienungsanleitung“, „Benutzerinformation“ und andere mehr verwendet. Sie sind unabhängig voneinander entstanden und meinen
weitgehend das Gleiche, wobei die Bezeichnung „Benutzerinformation“ in der Norm EN ISO 12100:2010 Abs. 3.22 „Sicherheit von Maschinen – Allgemeine
Gestaltungsgrundsätze – Risikobeurteilung und Risikominimierung“ (ehemals DIN EN ISO 12100-2 „Sicherheit von Maschinen – Grundbegriffe, allgemeine
Gestaltungsleitsätze“) und in der VDI-Richtlinie 4500-1 „Technische Dokumentation – Begriffsdefinitionen und rechtliche Grundlagen“ eine übergeordnete
Bedeutung erhält. Es ist ratsam, in Verträgen zur Lieferung von technischer Dokumentation konkret zu definieren, was genau gemeint ist.
Gebrauchsanleitung, beigegebene Hinweise, Betriebsanleitung
Das Produktsicherheitsgesetz fordert eine Gebrauchsanleitung, eine Bedienungsanleitung, spricht aber auch von Betriebsanleitung.
Die erste Verordnung zum Geräte- und Produktsicherheitsgesetz fordert die Angabe von wesentlichen Merkmalen auf den Produkten oder beigegebenen
Hinweisen. Sie verwendet aber auch den Ausdruck „Gebrauchsanleitung“.
Die 9. Verordnung zum Produktsicherheitsgesetz fordert entsprechend der EG-Richtlinie „Maschinen“ eine Betriebsanleitung.
Sind EG-Richtlinien eindeutiger?
Während die Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) eine Betriebsanleitung fordert, die durch die Mindestanforderungen relativ gut erläutert ist, findet sich in der
Richtlinie zur Angleichung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten für persönliche Schutzausrüstung (89/686/ EWG) die Bezeichnung
„Informationsbroschüre“, aber auch Gebrauchsanweisung.
Für aktive implantierbare medizinische Geräte (90/385/EWG) und für Medizinprodukte (93/42/ EWG) fordern die Richtlinien eine Gebrauchsanweisung, eine
Gebrauchsanleitung oder Gebrauchsinformationen gemäß Richtlinie 2007/47/EG.
Die Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG verwendet die Bezeichnungen „Besondere Hinweise und Gebrauchsvorschriften, die für gefährliches Spielzeug erforderlich
sind“. An anderer Stelle heißt es „dem Spielzeug beigefügte Unterlagen“, und schließlich werden auch die Bezeichnungen „Gebrauchsanweisungen“ sowie
„technische Unterlagen“, „Gebrauchsanleitung“ und „Sicherheitsinformationen“ verwendet.
Wie ist es bei den Normen?
In den europäischen Normen, die die EG-Richtlinien konkretisieren, finden wir ebenfalls die unterschiedlichen Bezeichnungen wieder.
Die europäische Norm EN ISO 12100 „Sicherheit von Maschinen“ verwendet die Bezeichnungen „Benutzerinformation“, „Begleitunterlagen“ und
„Betriebsanleitung“.
Die europäische Norm EN 60204 „Elektrische Ausrüstung von Maschinen“ fordert mitzuliefernde Informationen in Form von Zeichnungen, Schaltbildern,
Schaubildern, Tabellen und Betriebsanleitungen. Anschließend fordert sie die technische Dokumentation, die mindestens bestimmte Angaben, eine
Bedienungsanleitung und eine Instandhaltungsanleitung enthalten muss. Eine zu erstellende Geräteliste wiederum muss u.a. Angaben zur technischen
Dokumentation enthalten.
Die Normenfamilie DIN EN 60601 „Medizinische elektrische Geräte“ fordert für medizinische Geräte verschiedener Art einheitlich eine Gebrauchsanweisung.
Terminologiearbeit ist notwendig
Die Unklarheit einer Terminologie ist ebenso gefährlich wie der Nebel für die Schifffahrt, ja sogar gefährlicher, weil man sich dieser Unklarheit meistens nicht
bewusst ist. Wer z.B. eine Betriebsanleitung vertraglich zusagt, aber eine Betriebsanweisung abliefert, oder wer von einem Gütesiegel spricht, wenn er die CE-
Konformitätskennzeichnung meint, bei dem sind Missverständnisse und eventuell haftungsrechtliche Probleme vorprogrammiert.
Schon Konfuzius soll gesagt haben: „Wenn du den anderen verstehen willst, so ordne die Begriffe.“
Die in der technischen Dokumentation verwendete Terminologie muss vor Beginn der Arbeiten und vor dem Abschluss von Verträgen abgestimmt und festgelegt
werden.
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