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Bürokostenanalysen – Weltweit,
in Europa und Deutschland
Welchen Nutzen haben sie für Eigentümer, Investoren und Mieter?
Office
Die Bedeutung und die Notwendigkeit von Bürokostenanalysen wird
nicht nur dadurch unterstrichen, dass etwa 75 % der Folgekosten auf
die Qualität der Erstellungsplanung zurückzuführen sind, denn allein die
Betriebskosten nach einer Nutzungsdauer von 30 Jahren (oft noch früher)
entsprechen den Investitionskosten. Bei einer 100-Jahres-Be wer tung
betragen die Nutzungskosten sogar ein Vielfaches der Inves titionskosten
– 20 % Investitionskosten – 80 % Nutzungskosten (Betriebskosten und
Renovierungs-/Umzugskosten).
Insofern besitzt eine Auseinan der setzung
mit diesem Thema einen hohen
Stellenwert. Zunächst wird ein Blick auf
die Kostensituation weltweit und in Europa
geworfen, danach auf die Bürokostenentwicklung
in Deutschland.
Nach einer Befragung der DTZ, einem
der weltweit führenden Immobilien berater,
von Investoren, Inhabern, Mie tern
und Projektentwicklern in 113 Städten
und 44 Ländern, lagen die Bürokosten
2005 in Westeuropa am höchsten, gefolgt
von Nordamerika, Osteuropa und
Südamerika. Am günstigsten waren sie
in Asien und Afrika. Im Durchschnitt
lagen sie bei 4720 € pro Arbeitsplatz im
Tabelle 1: Bürokosten 2005 – Weltweit nach
Kontinenten und Regionen
Jahr bzw. bei 23 € pro m2 und Monat.
Die Mietfläche pro Arbeitsplatz lag zwischen
12,4 m2 in Osteuropa und 21,6 m2
in Nordamerika, im Mittel bei 16,8 m2.
Die niedrigen Werte und starken Ab weichungen
resultieren überwiegend aus
unterschiedlichen Mietflächendefini tionen,
die im übrigen mit deutschen Normen
kaum vergleichbar sein dürften.
Die gleiche Untersuchung mit der
Fokussierung auf Europa zeigt, dass mit
London und Paris zwei europäische
Metropolen auch weltweit an der Spitze
stehen. Interessant ist sicherlich, dass
sich in den Top 10 mit Frankfurt und
München zwei deutsche Städte befinden,
unter den teuersten 25 Städten mit
Düsseldorf, Hamburg und Berlin noch
drei weitere. Im Durchschnitt lagen die
Bürokosten bei 35 €/m2/Monat (29 €
oder 83 % Miete und 6 € oder 17 % umlegbare
Nebenkosten), ohne Einbe ziehung
der beiden extrem teuren Städte
London und Paris bei 25 € (21 € + 4 €).
Die Mietfläche schwankte zwischen 10
und 25 m2 pro Arbeitsplatz, im Mittel
lag sie bei 18 m2. Für die einbezogenen
fünf deutschen Großstädte ergab sich
ein annähernd identischer Flächenwert
von 22 m2, der sicherlich aus eindeutigeren
Flächenzuordnungen nach DIN
oder GIF (Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche
Forschung in Berlin) resultiert.
Damit sind Büroräume incl. Zwischenwände
und Bürozusatzflächen, die
nur vom Mieter genutzt werden, gemeint.
Allgemeine Flächen, die auch von anderen
genutzt werden, hingegen nicht.
Welt- und europaweit gesehen kann
man zusammengefasst sagen, dass die
Bürokosten in etwa auch den weltwirtschaftlichen
Stellenwert der Länder bzw.
Regionen widerspiegeln, von Ausnah men
einmal abgesehen.
Region Städte Bürokosten 2005 je Arbeitsplatz/Jahr Netto-Nutzfläche
oder Mietfläche
Bürokosten 2005
pro m²/Monat
Anzahl %
US-Dollar
(Mittelwerte)
Euro
(Mittelwerte)
je Arbeitsplatz
(Mittelwerte) (Mittelwerte)
Westeuropa 29 26 9170 $ 6920 € 16,9 m² 34 €
Nordamerika 32 29 6490 $ 4900 € 21,6 m² 19 €
Zentral-/Osteuropa 7 6 5050 $ 3810 € 12,4 m² 26 €
Zentral-/Südamerika 6 5 4960 $ 3740 € 17,4 m² 18 €
Asien/Pazifik 33 29 4370 $ 3300 € 13,2 m² 21 €
Mittlerer Osten/Afrika 6 5 3610 $ 2720 € 15,3 m² 15 €
Mittelwerte 113 100 6260 $ 4720 € 16,8 m² 23 €
= Maximum Global Office Occupancy Costs Survey 2005 von DTZ Consulting & Research, Frankfurt
= Minimum Befragung von Investoren, Inhabern, Mietern und Entwicklern in 113 Städten und 44 Ländern weltweit
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Office
Baunutzungs- und Bewirtschaftungskosten
nach DIN 18960
Betreiben und Bewirtschaften von
Gebäuden nach DIN 32736
Kostengruppe
Bezeichnung
100 Kapitalkosten
110 Fremdkapital
120 Eigenkapital
200 Verwaltungskosten
210 Personalkosten
220 Sachkosten
230 Verwaltungskosten, sonstiges
300 Betriebskosten
310 Ver- und Entsorgung
320 Reinigung und Pflege
330 Bedienung technischer Anlagen
340 Inspektion/Wartung Baukonstruktion
350 Inspektion/Wartung technische Anlagen
360 Kontroll- und Sicherheitsdienste
370 Abgaben und Beiträge
380 Betriebskosten, sonstiges
Abkürzung Bezeichnung
TGM
IGM
KGM
Technisches Gebäude-Management
Betreiben, Bedienen und Warten, Dokumentieren,
Energiemanagement, Informationsmanagement,
Modernisieren, wiederkehrende bauaufsichtliche
Prüfungen, Bauunterhaltung, Umbauen, Verfolgen
der technischen Gewährleistung
Infrastrukturelles Gebäude-Management
Verpflegungsdienste, DV-Dienstleistungen, Gärtnerdienste,
Hausmeisterdienste, Interne Postdienste,
Kopier- und Druckereidienste, Parkraumbetreiberdienste,
Reinigungs- und Pflegedienste, Sicherheitsdienste,
Umzugsdienste, Waren- und Logistikdienste,
Winterdienste, zentrale Kommunikationsdienste,
Entsorgen, Versorgen
Kaufmännisches Gebäude-Management
alle kaufmännischen Leistungen aus den Bereichen
Technisches + Infrastrukturelles Gebäudemanagement,
unter Beachtung der Gebäudeökonomie
400 Bauunterhalt
410 Instandsetzung der Baukonstruktion
420 Instandsetzung der technischen Anlagen
430 Instandsetzung der Außenanlagen
440 Instandsetzung der Ausstattung
FLM
Flächen-Management
Flächenmanagement ist eine Querschnittsaufgabe
innerhalb des Gebäudemanagements und
stellt seine Daten dem TGM, IGM und KGM zur
Verfügung. Von Bedeutung: Raumnummer und
-bezeichnung, Lage (Gebäude, Ebene), Flächenund
Nutzungsart nach DIN 277, Raumausstattung
(Bodenbelag, DV-Anschlüsse, Beleuchtung usw.),
Kostenstellen, Mitarbeiterzuordnung usw.
Tabelle 2: Baunutzungs- und Bewirtschaf tungskosten
nach DIN 18960 und DIN 32736
Grafik 1: Umlagefähige und nicht umlagefähige
Betriebskosten für wohnungswirtschaftliche
Immobilien
Wenden wir uns nun der Bürokosten analyse
für Deutschland zu. Baunutzungsund
Bewirtschaftungskosten oder Betriebs-
und Unterhaltungskosten sind
in der DIN 18960 und in der erweiter ten
Betrachtung des gesamten Le benszyklus
einer Immobilie im Facility Management
in der DIN 32736 definiert (siehe
Tabelle 2). Schwieriger wird schon die
Unterschei dung zwischen umlagefähi gen
und nicht umlagefähigen Betriebs kos ten.
Während für wohnungswirt schaft liche
Im mobilien eindeutige Re ge lungen vorliegen,
ist das für gewerb liche und somit
auch für Bü roimmo bilien (noch) nicht
eindeutig geregelt. Eine anerkannte Hilfsgröße
stellt dazu ein Richtli nien entwurf
der GEFMA und GIF dar (Grafik 1und 2).
Umlagefähige Betriebskosten
Keine Betriebskosten
„Warme“ Betriebskosten
1 Heizung
2 Warmwasser
3 Warmwasserversorgungsanlagen
• Verordnung über wohnungswirtschaftlich
Berechnun gen (Zweite
Berechnungsverordnung – II. BV
von 1990 = BetrKV))
• Verordnung über die Heiz kostenabrechnung
(Heizkostenverordnung von 1989)
• Vorschriften des Bürgerlichen
Gesetzbuches
„Kalte“ Betriebskosten
4 Grundsteuer
5 Wasser
6 Abwasser
7 Fahrstuhlkosten (Personen-/Lastenaufzug)
8 Straßenreinigung und Müllabfuhr
9 Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
10 Gartenpflege
11 Allgemeinbeleuchtung
12 Schornsteinreinigung
13 Sach-/Haftpflichtversicherungen
14 Hausmeister
15 Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel
16 Maschinelle Wascheinrichtungen
(Strom, Reinigung, Prüfung Betriebssicherheit)
17 Sonstige Betriebskosten (z.B. Sauna,
Schwimmbad, Feuerlöscher, Müllschlucker)
• Verwaltungskosten/Instandhaltungsrücklagen
• Regieaufschläge (= Verwaltungskosten)
• Beiträge zu Grundeigentümervereinen
• Bankgebühren
• Portokosten
• Wartungskosten Klingelsprechanlage
• Wartungskosten Türschließanlage
• Wartungskosten Rauchabzugsanlage
• Kosten für Druck-/Dichtigkeitsprüfung der allgemeinen
Gasleitung
• Zinsen für Kredit zum Kauf von Heizöl
• Zinsabschlagssteuer auf Instandhaltungsrücklagen
• Gastankmiete
• Reparaturkostenversicherung
• Mietausfallversicherung
• Umweltschädenversicherung
• Spülung Fußbodenheizung
• Kosten + Pflege Dachbegrünung
• Reinigung Vordächer/Fassaden/Dachrinnen
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Die aus den anerkannten, jährlich
erschei nenden Untersuchungen von
ATIS REAL Müller im Key-Report-
Office und von Jones Lang LaSalle in
OSCAR-Büronebenkostenanalysen abgeleiteten
Mittelwerte von derzeit rund
800 Büro gebäuden mit rund 10 Mio. m2
in deutschen Großstädten zeigen folgende
Ergebnisse:
■ Die umlegbaren Betriebs- und
Unterhaltungskosten blieben mit
rund 3 €/m2/Monat nahezu gleich,
die nutzerspezifischen Kosten hingegen
sanken um rund 17 %.
■ Die Mietkosten gingen um rund 14 %
zurück, die gesamten Bürokosten –
also Betrieb/Unterhaltung und Miete/
Nutzung – um rund 12 %.
■ Die Kostenrelation zwischen Miete/
Nutzung und Betrieb/Unterhaltung
von 70 % zu 30 % blieb in den letzten
vier Jahren unverändert!
Nutzungsabhängige Bewirtschaftungskosten
• Abfallentsorgung
• Beheizung, Belüftung, Beleuchtung
(Normalbetrieb)
• Unterhaltsreinigung
• Hausverwaltung
• Objektschutz auf Mietflächen
• beliebige weitere Services auf der Fläche
Die Bürokosten weichen von der zuvor
dargestellten DTZ-Untersuchung zum
Teil erheblich ab. Die Begründung liegt
in den eindeutigen Flächen- und Kosten-
FLÄCHENBEWIRTSCHAFTUNGSKOSTEN
Nutzungsabhängige Bewirtschaftungskosten
• Grundsteuer/Grundbesitzabgaben
• Versicherungen (Sach- Haftpflichtversicherung)
• Hausverwaltung (Grundleistungen)
• Grundreinigung
• Energie für Grundbeheizung (Frostfreiheit)
• Betriebsführung (für Grundbetrieb)
• Inspektion und Wartung (für Grundbetrieb)
• Straßenreinigung
• Pflege der Grünanlagen
• Winterdienste
• Sachverständige (z.B. für Aufzüge)
GEFMA – German Association for Facility Management
Deutscher Verband für Facility Management e.V., Bonn
GIF – Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V., Wiesbaden
Entwurf Richtlinie 130 Flächenmanagement – Flächenkostengliederung
Grafik 2: Nutzungsabhängige und nutzungsunabhängige
Bewirtschaftungskosten für gewerbliche-/Büro-Immobilien
Office
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Office
25,00
Mittelwerte in € pro m² pro Monat
20,50
19 ,3 5
umlegbare Kosten 16 %
nutzerspezifische Kosten 14 %
Betrieb + Unterhaltung 30 %
Miete oder Nutzung 70 %
Gesamtbürokosten 100 %
20,00
17,9 0
18 ,0 0
15,00
14 ,50
13 ,50
12 ,50
12 ,50
10,00
5,00
0,00
2,85
2002
3,15
6,00
2,85
2003
3,00
5,85
2004
3,05
5,40
2,35
2,60
2,90
2005
5,50
Bürokosten von etwa 800 Gebäuden mit rund 10 Mio.
m² in deutschen Großstädten. Mittelwert aus Key-Report
Offi ce von ATIS REAL Müller und OSCAR von Jones Lang
LaSalle.
Gesamtrückgang 2002 bis 2005 = 12 %
(Betrieb/Unterhaltung = 8 % – Miete = 14 %)
Grafik 3: Bürokostenentwicklung 2002 bis
2005 in Deutschland
zuordnungskriterien in Key-Report Of -
fice und OSCAR. Viel wichtiger jedoch
ist die Erkenntnis, dass in beiden Fällen
die Kosten für Miete bzw. Nutzung die
herausragende Stellung einnehmen! Das
wird zusammengefasst aus der abschließenden
Grafik noch einmal deutlich:
Interessant dabei ist auch die Tatsache,
dass bei den Betriebs- und Unterhal-
tungs kosten auf Vollkostenbasis (umlegbare
und nicht umlegbare Kosten)
■ rund 70 % auf Dienstleistungskosten
(Wartung/Unterhaltung/Reinigung/
Bewachung/Verwaltung),
■ rund 20 % auf Energiekosten
(Heizung/Klima/Strom/Wasser)
■ und 10 % auf Steuer/Abgaben/
Versicherungen
Grafik 4: Bürokostenzusammenfassung 2005
in Deutschland. Die Grafik enthällt Mittelwerte
(excl. MWST) klimatisierter und unklimatisierter
Bürogebäude in deutschen Großstädten aus
dem Key-Report Office 2005 (rd. 400 Gebäude
mit über 4 Mio. m² NGF) von ATIS REAL Müller
und der Büronebenkostenanalyse OSCAR 2005
(rd. 390 Gebäude mit über 6 Mio. m² NGF) von
Jones Lang LaSalle
auf den Mieter
umlegbare
Nebenkosten
2,90 €/m²/Monat
zusätzliche Nebenkosten
Instandsetzung/Unterhaltung
nutzerspezifische Kosten
2,60 €/m²/Monat
Betrieb/Unterhaltung
auf
Vollkostenbasis
5,50 €/m²/Monat
1,77 = 30 %
Wartung/Unterhaltung/
Instandhaltung
Betriebs- und
Unterhaltungskosten
5,50 €/m²/Monat
30 %
Energiebilanz
Dienstleistungsbilanz
bisheriger Ansatz
1,13 = 20 %
Energie
1,04 = 19 %
Reinigung
Nutzung/Belegung
oder Miete
Nutzungs-/
Flächenbilanz
0,59 = 11 %
Abgaben/Versicherung
12,50 €/m²/Monat
70 %
0,49 = 9 %
0,48 = 9 %
Verwaltung
Bewachung
neuer Ansatz
Betriebs- und Unterhaltungskosten
5,50 €/m²/Monat
Gesamtbürokosten
18,00 €/m²/Monat
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Office
entfallen. Bisher bezogen sich die Analysen
in der Regel auf die Betriebs- und
Unterhaltungskosten, nicht so sehr auf
die Kosten für Miete bzw. Nutzung. Der
neue Ansatz sieht also eine ganzheitliche
Analyse der Gesamtbürokosten vor.
Neben der Energie- und Dienstleis tungsbilanz
wird vor allem eine Nut zungsund
Flächenbilanz erstellt.
Die vorgestellten Untersuchungsergebnisse
decken sich hinsichtlich der Kernaussagen
für Deutschland mit den umfangreichen
Empiriken des Büros des
Verfassers aus über 30-jähriger Planungs-
und Berufserfahrung. Durch
gezielte Bürokostenanalysen können
Optimierungs- und Kostensenkungsressourcen
aufgespürt und nutzbar
gemacht werden.
Diese liegen vor allem in der Nutzung
der Flächen, nicht so sehr in Betrieb und
Unterhaltung. Dazu ist ein strategisches
Vorgehen erforderlich, indem die Werkzeuge
der Organisationsarchitektur genutzt
werden:
Die vom Büro des Verfassers ermittelten
quantifizierbaren Einsparungspotentiale
liegen bei einer Verwaltung mit 250 Mitarbeitern
bei immerhin rund 0,25 Mio. €
pro Jahr. Damit werden die enor men Potentiale
im Bürobereich eindrucksvoll
unterstrichen, die allerdings gegenüber
dem mittlerweile fast perfektionierten
Produktionsbereich bei weitem noch
nicht ausgeschöpft sind. Insofern kann
die im Untertitel gestellte Frage eindeutig
dahingehend beantwortet werden,
das Bürokostenanalysen für Eigentümer,
Investoren und Mieter einen hohen
Stellenwert besitzen (müssten).
Neben den quantifizierbaren Einsparungs
potentialen ergeben sich bei einem
strategischen Vorgehen auch zahlreiche,
nicht quantifizierbare Optimierungsmöglichkeiten,
die aus der abschließenden
Darstellung zum Teil ablesbar sind.
Denn Effizienz ist auch die Betrachtung
in Relation zum Wohlbefinden und zur
Arbeitsplatzqualität oder das Wirkungsgefüge
von Architektur, Innenausbau,
Büroform, Möblierung, Ablaufor ganisation
und Mitarbeitermotivation.
Grafik 5: Organi sationsarchitektur
Unternehmenskultur
Arbeitsplatzqualität
Nutzungsflexibilität
Ergonomie
Einmaligkeit
Identität
Organisationsarchitektur = Planung von innen nach außen
Organisations-
Inventur
Projektentwicklung
Planung
Klassische Bedarfsplanung
ist nachfrageorientiert
• Erforschung Nutzerwünsche
• Ziel ist Bedarfsdeckung
• Fortschreitung alter Gewohnheiten
Analyse/Bewertung
Qualifiziertes
Bedarfsmanagement
Zukünftige Bedarfsplanung
ist angebotsorientiert
• Einbeziehung von Nutzerprofilen
• Bedarfsdeckung und -weckung
• Neue Arbeitsformen und Visionen
Qualifiziertes Bedarfsmanagement erfordert ein intelligentes Projektmarketing:
Hauszeitschriften, Infomärkte, Veranstaltungen, Befragungen, Foren,
Workshops, Intranet…
Das Büro der Zukunft
mit eigenständigem Charakter
statt Einheitsimmobilie
Reversibles Büro oder Lean
Office?
Unterschiedliche Büroformen
„unter einem Dach“?
Das Büro mit Struktur
Nachhaltigkeit und Effizienz
Gebäude-
Inventur
Realisierung
Nutzung
Organisationsarchitektur = Optimierung der Arbeits- und Gebäudeorganisation
Qualifiziertes Bedarfsmanagement anstelle von Wunschzetteladditionen…
…übrigens, Effizienz ist auch die Betrachtung in Relation zum Wohlbefinden und Arbeitsplatzqualität
oder das Wirkungsgefüge von Architektur, Innenausbau, Büroform, Möblierung,
Ablauforganisation und Mitarbeitermotivation
Tabelle 3: Qualifizierung Bedarfsmanagement
Marketing
(Außen-)Wirkung
Organisation
Funktionalität
Wirtschaftlichkeit
Kosten-Nutzen
Paul J. Franke,
Beratersozietät Franke & Partner,
58313 Herdecke
…übrigens, New-Work-Konzepte können in allen Büroformen umgesetzt werden!
Stichwort: Non-Territoriale Büros ohne feste Zuordnung von Arbeitsplätzen und Mitarbeitern
Grafik 6: Büro der Zukunft
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