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Effizienzsteigerungen und Kostensenkungspotentiale im Büro

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Office<br />

<strong>Effizienzsteigerungen</strong> <strong>und</strong><br />

<strong>Kostensenkungspotentiale</strong> <strong>im</strong> <strong>Büro</strong><br />

Warum werden die enormen Wertschöpfungsmöglichkeiten<br />

häufig nicht genutzt?<br />

In der Vergangenheit wurde der Produktionsbereich <strong>im</strong>mer<br />

weiterentwickelt <strong>und</strong> mittlerweile u. a. durch die Opt<strong>im</strong>ierung<br />

der Arbeitsorganisation, die Einbeziehung externer Dienstleister<br />

oder die Anwendung neuer Arbeitsformen perfektioniert.<br />

Dort hat jedes Schräubchen seinen festen Platz, den jeder<br />

Mitarbeiter kennen muss. In <strong>Büro</strong>s hingegen stapeln sich<br />

Unterlagen, die nur einer kennt – der jeweilige Mitarbeiter!<br />

Nach Recherchen des Fraunhofer<br />

IAO werden 50 bis 80% der<br />

Arbeitszeit für die Suche nach benötigten<br />

Informationen gebraucht.<br />

Lediglich 20% der Unternehmensdaten<br />

liegen nach dem Gilbane<br />

Report on Open Information and<br />

Dokument Systems in strukturierter<br />

Form (z.B. in Datenbanken) vor,<br />

80% hingegen sind unstrukturiert<br />

Raum- <strong>und</strong> Flächenvorgaben pro Arbeitsplatz<br />

Fläche/Arbeitsplatz in Mehrpersonenbüros 6 m 2<br />

Doppelz<strong>im</strong>mer für Schreibkräfte 12 m 2<br />

Doppelz<strong>im</strong>mer für Mitarbeiter/Sachbearbeiter 18 m 2<br />

Einzelz<strong>im</strong>mer für Mitarbeiter 9 m 2<br />

Einzelz<strong>im</strong>mer für Sachbearbeiter 12 m 2<br />

Einzelz<strong>im</strong>mer für Sachgebietsleiter 18 m 2<br />

Einzelz<strong>im</strong>mer für Abteilungsleiter 24 m 2<br />

Einzelz<strong>im</strong>mer für Verwaltungsleiter 30 bis 36 m 2 für drei Jahre<br />

Tabelle 1: Raum- <strong>und</strong> Flächenvorgaben pro Arbeitsplatz<br />

Chef Sekretariat<br />

geringe<br />

Fackentnisse<br />

Planung/Auswahl<br />

<strong>Büro</strong>einrichtung <strong>und</strong> <strong>Büro</strong>ausstattung<br />

intern extern<br />

Facility<br />

Management<br />

Arbeitssicherheit<br />

gewisse<br />

Fachkenntnisse<br />

<strong>Büro</strong>möbelhersteller<br />

<strong>Büro</strong>möbelfachhandel<br />

Planung nicht<br />

neutral, Verdienst<br />

durch Verkauf<br />

Grafik 1: Planung <strong>und</strong> Auswahl der <strong>Büro</strong>einrichtung bzw. <strong>Büro</strong>ausstattung<br />

Chef Sekretariat<br />

geringe<br />

Fackentnisse<br />

(z.B. E-Mails). Zwar wird viel über<br />

neue <strong>Büro</strong>formen diskutiert, passiert<br />

hingegen ist nicht viel. Woran liegt<br />

es, dass der <strong>Büro</strong>bereich diesbezüglich<br />

noch <strong>im</strong>mer weit hinter dem<br />

Produktionsbereich rangiert, obwohl<br />

ja gerade durch die Veränderung<br />

zur Dienstleistungsgesellschaft<br />

in Zeiten einer nicht mehr aufzuhaltenden<br />

Globalisierung der Wirtschaft<br />

vor allem bei uns in den <strong>Büro</strong>s die<br />

größten Wertschöpfungsmöglichkeiten<br />

bestehen? Werden die dafür<br />

erforderlichen Veränderungsprozesse<br />

durch Führungskräfte blockiert<br />

oder sogar verhindert?<br />

Hierarchiedenken <strong>und</strong> Besitzstandswahrung<br />

ist sicherlich ein nicht wegzudiskutierender<br />

Aspekt. So sind<br />

zum Beispiel in der so genannten<br />

RLBau (Richtlinie für die Durchführung<br />

von Bauaufgaben von 1996, die<br />

sogar noch in 2003 für den Freistaat<br />

Sachsen novelliert wurde) <strong>im</strong>mer<br />

noch Raum- <strong>und</strong> Flächenvorgaben<br />

pro Arbeitsplatz in Abhängigkeit zur<br />

Hierarchie verbindlich verankert<br />

(siehe Tabelle 1).<br />

Derartige Vorgaben sind funktionell<br />

unbegründet <strong>und</strong> führen zu erheblichen<br />

Einschränkungen der Nutzungsflexibilität<br />

von <strong>Büro</strong>flächen/<br />

-gebäuden sowie Unwirtschaftlichkeiten<br />

in kommunalen Verwaltungsgebäuden.<br />

Leider ist diese „Denke“<br />

auch in der Wirtschaft – vor allem<br />

bei Konzernen – anzutreffen.<br />

36 6/2005 www.fm.baunetz.de


Ein weiteres, nicht zu unterschätzendes<br />

Hemmnis liegt in der häufig anzutreffenden<br />

Übermöblierung der<br />

<strong>Büro</strong>s, die zum Teil mit den vorgenannten<br />

Planungsmustern in Zusammenhang<br />

steht, <strong>im</strong> Wesentlichen<br />

jedoch mit unzureichender Kompetenz<br />

der Entscheider begründet ist<br />

(siehe Grafik 1).<br />

Wie bereits <strong>im</strong> Produktionsbereich<br />

erfolgreich praktiziert, ist auch <strong>im</strong><br />

<strong>Büro</strong>bereich die Herstellung von<br />

Nutzungs-, Flächen- <strong>und</strong> Kostentransparenz<br />

unabdingbar. Dafür ist<br />

eine ganzheitliche Betrachtung des<br />

„Arbeitssystems <strong>Büro</strong>“ erforderlich:<br />

Um die Kernfrage dieses Beitrages<br />

besser beantworten zu können, wird<br />

zunächst ein Blick auf die Entwicklung<br />

der <strong>Büro</strong>kosten in den letzten<br />

drei Jahren geworfen: Danach sanken<br />

die monatlichen <strong>Büro</strong>kosten pro<br />

Quadratmeter um 13%, wobei die<br />

www.fm.baunetz.de<br />

Grafik 2: Das Arbeitssystem <strong>Büro</strong><br />

Mieten mit 14% fast <strong>im</strong> gleichen<br />

Umfang zurückgingen, während die<br />

Betriebs- <strong>und</strong> Unterhaltungskosten<br />

insgesamt um 10% fielen. Interessant<br />

dabei ist, dass die auf den Mieter<br />

Arbeitssystem <strong>Büro</strong><br />

<strong>Büro</strong>gebäude<br />

<strong>Büro</strong>räume<br />

<strong>Büro</strong>umgebung<br />

<strong>Büro</strong>mittel<br />

<strong>Büro</strong>organisation<br />

Auftrag Produkt<br />

Prozesse<br />

K<strong>und</strong>e<br />

Prozesse<br />

umlegbaren Kosten leicht um 7%<br />

stiegen, während sich die Kosten für<br />

Instandhaltung/Unterhaltung <strong>und</strong><br />

nutzerspezifischen Kosten um 25%<br />

reduzierten. Wichtiger jedoch ist die<br />

6/2005<br />

Office<br />

37


Office<br />

identische Relation von 70% Mietkosten<br />

zu 30% Betriebs- <strong>und</strong> Unterhaltungskosten.<br />

Mit anderen Worten:<br />

Die Miete oder besser gesagt die<br />

Nutzung ist entscheidend, nicht so<br />

sehr die Kosten für Betrieb <strong>und</strong><br />

Unterhaltung!<br />

BAUWERKSFLÄCHEN NACH DIN 277 - TEIL 2<br />

Hauptnutzfläche HNF<br />

Wohnen <strong>und</strong> Aufenthalt HNF1<br />

<strong>Büro</strong>arbeit HNF2<br />

Produktion, Hand- u. Maschinenarbeit HNF3<br />

Lagern, Verteilen <strong>und</strong> Verkaufen HNF4<br />

Bildung, Unterricht <strong>und</strong> Kultur HNF5<br />

Heilen <strong>und</strong> Pflegen HNF6<br />

DIN 277 GEFMA Jones Lang LaSalle<br />

in % m 2 /AP<br />

HNF 62 23,9<br />

NNF 4 1,5<br />

NF 66 25,4<br />

VF 20 7,7<br />

Vergleichswert 86 33,1<br />

FF 3 1,2<br />

NGF 89 34,3<br />

KF 11 4,2<br />

BGF 100 38,5<br />

Bruttogr<strong>und</strong>fläche<br />

BGF<br />

Nettogr<strong>und</strong>fläche<br />

NGF<br />

Grafik 3: <strong>Büro</strong>flächen nach DIN<br />

<strong>Büro</strong>kostenentwicklung (7/m 2 pro Monat)<br />

Nutz<br />

fläche<br />

NF<br />

Insofern ist zunächst eine gr<strong>und</strong>sätzliche<br />

Flächenbetrachtung erforderlich.<br />

Dabei haben sich in der<br />

Praxis die Datenermittlungen in<br />

Anlehnung an die DIN 277 <strong>und</strong> die<br />

daraus abgeleitete, so genannte GIF-<br />

Richtlinie bewährt (siehe Grafik 3<br />

Art 2002 2003 2004<br />

Instandsetzung/Unterhaltung<br />

nutzerspezifische Kosten<br />

3,15 3,00 2,35<br />

auf den Mieter umlegbare Kosten 2,85 2,85 3,05<br />

Betrieb + Unterhaltung auf<br />

Vollkostenbasis<br />

6,00 5,85 5,40<br />

Mieten 14,50 13,50 12,50<br />

<strong>Büro</strong>kosten 20,50 19,35 17,90<br />

Quelle: Mittelwerte kl<strong>im</strong>atisierter <strong>und</strong> unkl<strong>im</strong>atisierter <strong>Büro</strong>gebäude in deutschen Großstädten<br />

aus Key-Report-Office von ATIS REAL Müller <strong>und</strong> OSCAR von Jones Lang LaSalle<br />

Tabelle 2: Die <strong>Büro</strong>kostenentwicklung der vergangenen Jahre<br />

Hauptnutzfläche<br />

HNF<br />

Reine<br />

<strong>Büro</strong>fläche<br />

RBF<br />

<strong>Büro</strong>zusatzfläche<br />

<strong>und</strong> 4): Wesentliche Ursachen für<br />

überhöhte Miet- bzw. Nutzungskosten<br />

sind:<br />

Gebäudespezifische Faktoren:<br />

■ Lage <strong>und</strong> Ausstrahlung,<br />

■ Erschließung <strong>und</strong><br />

Orientierbarkeit,<br />

■ Ver- <strong>und</strong> Entsorgung,<br />

■ Technische Infrastruktur <strong>und</strong><br />

Innenarchitektur.<br />

Nutzerspezifische Faktoren:<br />

■ Raumkonzept <strong>und</strong><br />

Gr<strong>und</strong>rissorganisation,<br />

■ Flächenverhältnisse <strong>und</strong><br />

Flächenrelationen,<br />

■ Servicedienste <strong>und</strong><br />

Sonderfunktionen,<br />

■ Ergonomie <strong>und</strong><br />

Arbeitsplatzqualität.<br />

Da mit den gebäudespezifischen<br />

Faktoren die Hoch-/Innenarchitektur<br />

<strong>und</strong> Haus-/Bautechnik<br />

angesprochen <strong>und</strong> somit nicht<br />

Kernthemen dieses Beitrages sind,<br />

wenden wir uns den nutzerspezifischen<br />

Faktoren zu (siehe Grafik 5).<br />

Allein durch die schematischen Darstellungen<br />

werden die wesentlichen<br />

Nachteile von Gruppen- <strong>und</strong> Großraumbüros<br />

deutlich:<br />

■ ernorme Arbeitsplatzqualitätsunterschiede<br />

zwischen den Innenzonen<br />

mit wenig Tagesbelichtung<br />

<strong>und</strong> Außenzonen an der Fassade,<br />

■ hoher haustechnischer Aufwand<br />

mit Teil- bzw. Vollkl<strong>im</strong>atisierung,<br />

■ geringe Erfüllbarkeit von Anforderungen<br />

der so genannten „Drei<br />

L's“ = Licht, Luft <strong>und</strong> Lärm.<br />

Traditionelle Zellenbüros mit<br />

unterschiedlich großen Räumen<br />

schränken vor allem die Nutzungsflexibilität<br />

ein, während standardisierte<br />

Formen das verhindern. Insofern<br />

sollte eine Weiterentwicklung<br />

dieses „Plattform-Prinzips“ – wie<br />

z. B. <strong>im</strong> Automobilbau – mit alternativen<br />

Ausstattungsvarianten bei<br />

gleicher Gr<strong>und</strong>struktur verfolgt<br />

werden.<br />

Kombi-<strong>Büro</strong>lösungen führen zu<br />

■ höherem Verkehrsflächenbedarf<br />

<strong>und</strong> somit zu ungünstigen Nutzflächenverhältnissen,<br />

■ Schwierigkeiten bei späteren Umnutzungen<br />

von in Mittel- bzw.<br />

Gemeinschaftszonen liegenden<br />

38 6/2005 www.fm.baunetz.de<br />

BZF<br />

Sonderraumfläche<br />

SRF<br />

Nebennutzfläche<br />

NNF<br />

Funktionsfläche<br />

FF<br />

Verkehrsfläche<br />

VF<br />

Konstruktionsfläche<br />

KF<br />

- <strong>Büro</strong>räume mit<br />

Arbeitsplätzen<br />

- Besprechungsräume<br />

- Prüfungsräume<br />

- Bibliothek<br />

- Besucherräume<br />

- Meeting-Points<br />

-Empfang<br />

- DV-Räume<br />

- Vervielfältigung<br />

- Aktenräume<br />

- Sitzungssäle<br />

- Casino/Cafeteria<br />

- Ausstellung/Foyer<br />

- Allg. Dienste<br />

- Archiv/Lagerräume<br />

- WC-Anlagen<br />

- Putz-/Abstellräume<br />

- Garagen<br />

- Schutzräume<br />

- Müllräume<br />

- Heizzentrale<br />

- Maschinenräume<br />

- Haustechnik<br />

- Eingangshallen<br />

- Verkehrswege<br />

- Treppenhäuser<br />

- Aufzüge<br />

- Stützen<br />

- Schächte<br />

- Wände


Flächen zu Räumen mit 1 A-<br />

Qualität direkt an der Fassade,<br />

■ haustechnischem Mehraufwand<br />

für die Innenzonen in Bezug auf<br />

Teilkl<strong>im</strong>a <strong>und</strong> Brandschutz.<br />

Hinzu kommt, dass eine ausgeprägte<br />

„Klosterarchitektur“ mit Einzeldenkerstruktur<br />

den heutigen, vor allem<br />

aber den zukünftigen Kommunikationsanforderungen<br />

eher nicht<br />

entsprechen dürfte. Fehlt noch der<br />

Hinweis, dass die zunehmend diskutierten<br />

„Flex-Office“- oder „Desk-<br />

Sharing“-Modelle als so genannte<br />

non-territorale <strong>Büro</strong>lösungen wegen<br />

des mangelnden bzw. fehlenden<br />

Unternehmens- bzw. Verwaltungsbezugs<br />

kritisch zu betrachten sind.<br />

Daher wird der diesbezügliche Beitrag<br />

„Wie sieht das <strong>Büro</strong> der Zukunft<br />

aus?“ auf der Handelsblatt-<br />

Tagung „Immobilienmärkte in<br />

Bewegung“ von Miriam M. Beul<br />

nachfolgend auszugsweise wiedergegeben:<br />

„Das <strong>Büro</strong> der Zukunft<br />

sollte kreiert werden, doch die künstlich<br />

herbeigeführte Arbeitsorganisation<br />

ohne eigenes <strong>Büro</strong>, ohne<br />

Tische, Papier <strong>und</strong> persönliches<br />

Equipment endete in einem Desaster.<br />

Das ehrgeizige Vorhaben des<br />

Agenturchefs Jay Chiat der berühmten<br />

Werbeagentur TBWA, liebstes<br />

Kind deutscher Trendforscher <strong>und</strong><br />

auch <strong>im</strong> Office 21-Programm des<br />

IAO erwähnt, war nach sechs Jahren<br />

Probezeit <strong>im</strong> Alltag gescheitert. Von<br />

unterwegs aus, papierlos <strong>und</strong> nur<br />

mit Handy <strong>und</strong> Laptop ausgestattet,<br />

arbeitet dort niemand mehr. Ein<br />

theoretisches Axiom – die Unterscheidung<br />

zwischen „eigenem Raum“<br />

<strong>und</strong> „privatem Raum“, nach der Mitarbeiter<br />

eine zum Denken <strong>und</strong> Arbeiten<br />

an<strong>im</strong>ierende Privatheit auch<br />

an wechselnden Arbeitsplätzen entwickeln<br />

<strong>und</strong> mit Hilfe von geliehenen<br />

Gerätschaften genauso gut wie<br />

mit eigenen durchführen zu können<br />

– zerschlug sich offensichtlich an<br />

einem Gr<strong>und</strong>bedürfnis: dem nach<br />

„Gewohnheit.“ Im Übrigen lassen<br />

sich Desk-Sharing-Modelle o.ä. in<br />

allen <strong>Büro</strong>formen realisieren. Sie sind<br />

also keine eigenständigen Lösungen.<br />

Neben dem <strong>Büro</strong>raumkonzept spielt<br />

die Gr<strong>und</strong>rissorganisation eine nicht<br />

www.fm.baunetz.de<br />

seien hier nur folgende Einflussgrößen,<br />

die sich auf Raumqualität,<br />

Funktionalität <strong>und</strong> Wirtschaftlichkeit<br />

auswirken:<br />

■ Orientierbarkeit <strong>und</strong><br />

Tagesbelichtung,<br />

Tabelle 3: Flächenverhältnisse/Flächenrelationen<br />

zu unterschätzende Rolle. Erwähnt Grafik 4: Gr<strong>und</strong>flächen nach GIF<br />

Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. in Wiesbaden (GIF)<br />

Richtlinie zur Berechnung der Mietfläche für <strong>Büro</strong>raum (MF-B)<br />

HNF<br />

NNF<br />

Hauptnutzfläche<br />

Nebennutzfläche<br />

<strong>Büro</strong>fläche<br />

Archivräume<br />

Sanitärräume<br />

Putzräume<br />

Gardeobe<br />

Teeküchen<br />

terrassierte Gebäudeflächen,<br />

Balkone<br />

VF Verkehrsfläche<br />

innenliegende Flure/Gänge (volle<br />

Mietfläche)<br />

Erschließungsflure (anteilige<br />

Mietfläche)<br />

Eingangshalle (anteilige Mietfläche)<br />

Empfangsbereich (volle Mietfläche)<br />

Aufzugsvorräume (anteilige Mietfläche)<br />

Fluchtbalkone/Notausgänge<br />

Aufzugsschächte<br />

Treppenpodeste/Treppenläufe<br />

Rampen<br />

FF Funktionsfläche 1)<br />

Hausanschlussräume<br />

Heizungsräume<br />

sämtl. Haustechnikräume<br />

begehbare Versorgungsschächte<br />

Aufzugs- <strong>und</strong> Förderanlage<br />

KGF Konstruktions-<br />

Gr<strong>und</strong>fläche 2)<br />

Konstruktionswände<br />

Stützen, Pfeiler, Säulen<br />

Schornsteine<br />

nicht begehbare Schächte<br />

■ Erreichbarkeit <strong>und</strong> Teilbarkeit<br />

von Flächen sowie<br />

■ Wandelbarkeit <strong>und</strong><br />

Nutzungsflexibilität.<br />

Wichtige Indikatoren für Wertschöpfungsmöglichkeiten<br />

<strong>im</strong> <strong>Büro</strong><br />

Fläche nach DIN/GIF Flächenverhältnisse Flächenrelationen<br />

(Richtwerte nach GEFMA- (abgeleitete <strong>Büro</strong>flächen-<br />

Deutscher Verband für kennziffern aus einer Be-<br />

Facility Management) fragung von 246 Mietern<br />

in 2003 durch Jones Lang<br />

LaSalle)<br />

Abkürzung Bezeichnung<br />

HNF Haupt-Nutz-Fläche 62 % 23,9 m 2 /AP<br />

NNF Neben-Nutz-Fläche 4 % 1,5 m 2 /AP<br />

NF Nutz-Fläche 66 % 25,4 m 2 /AP<br />

VF Verkehrs-Fläche 20 % 7,7 m 2 /AP<br />

MF Miet-Fläche 86 % 33,1 m 2 /AP<br />

FF Funktions-Fläche 3 % 1,2 m 2 /AP<br />

NGF Netto-Gr<strong>und</strong>-Fläche 89 % 34,3 m 2 /AP<br />

KF Konstruktions-Fläche 11 % 4,2 m 2 /AP<br />

BGF Brutto-Gr<strong>und</strong>-Fläche 100 % 38,5 m 2 /AP<br />

NF MF-B<br />

1) Ausnahme: Räume individueller betriebstechnischer Anlagen des Nutzers sind Mietfläche<br />

2) Ausnahme: Die KGF von nicht ortsgeb<strong>und</strong>enen Wänden sind Mietfläche (z.B. <strong>Büro</strong>zwischenwände ohne<br />

statische Bedeutung, da zur individuellen Raumaufteilung des Nutzers gehörig)<br />

GIF in Zusammenarbeit mit Deutschem Verband Chartered Surveyors DVCS e.V. <strong>und</strong> Normausschuss Bau DIN 277<br />

Nutzfläche<br />

Mietfläche<br />

NGF BGF<br />

Netto-Gr<strong>und</strong>fläche<br />

6/2005<br />

Brutto-Gr<strong>und</strong>fläche<br />

Office<br />

39


Office<br />

12 - 13 m<br />

12 - 13 m<br />

Standardisierte Zellenbüros<br />

1 bis 5 Arbeitsplätze<br />

Traditionelles Zellenbüro<br />

1 bis 5 Arbeitsplätze<br />

Möblierung<br />

Einrichtung<br />

Raumkonzept<br />

Raumnutzung<br />

Ergonomie<br />

Qualität<br />

?<br />

Gruppenbüro<br />

5 bis 8 Arbeitsplätze = Kleingruppenbüro<br />

bis 20 Arbeitsplätze = Großgruppenbüro<br />

Grafik 5: Gr<strong>und</strong>satzdarstellung alternativer <strong>Büro</strong>formen<br />

Grafik 6: Typische <strong>Büro</strong>raumsituation (siehe hierzu auch Tabelle 4)<br />

Organisationsarchitektur<br />

Ziele<br />

■ Steigerung der Nutzungsflexibilität<br />

■ Synchronisierung der Arbeits- <strong>und</strong> Gebäudeorganisation<br />

■ Definierung der Einrichtungs- <strong>und</strong> Ausstattungsstandards<br />

■ Erhöhung der Arbeitsplatzqualitäten <strong>und</strong> Unternehmenskulturen<br />

■ Verbesserung der Vermietungs- <strong>und</strong> Vermarktungschancen<br />

■ Min<strong>im</strong>ierung der Investitions- <strong>und</strong> Folgekosten<br />

Effekte<br />

■ Belegungsänderungen in den <strong>Büro</strong>räumen<br />

■ D<strong>im</strong>ensionierung <strong>und</strong> Nutzungsfrequenz von <strong>Büro</strong>zusatzflächen<br />

■ Umwandlung von Nebenflächen <strong>und</strong> Nutzungsflächen<br />

■ Bereinigung der Einrichtungsstrukturen<br />

■ Nutzungsressource r<strong>und</strong> 650 7/Arbeitsplatz/Jahr 10 % von 33 m 2 = 3 m 2 x<br />

18 7 x 12 Monate = 650 7<br />

■ Einrichtungsressource r<strong>und</strong> 1.000 7/Arbeitsplatz<br />

Konzepte<br />

■ Qualifiziertes Nutzungs- <strong>und</strong> Bedarfsmanagement<br />

■ Basis für Architektur <strong>und</strong> Haustechnik<br />

■ Organisationsentwicklung für die Gebäudeverwaltung<br />

■ Projektentwicklung für das Facility Management<br />

■ Unternehmens-/verwaltungsspezifische Standards<br />

■ Leitlinien zur Nutzung <strong>und</strong> Planung von <strong>Büro</strong>s<br />

Grafik 7: Opt<strong>im</strong>ierung der Arbeits- <strong>und</strong> Gebäudeorganisation<br />

Kombi-<strong>Büro</strong><br />

Einzeldenkzellen mit Gemeinschaftszone<br />

Großraumbüro<br />

ab 25 Arbeitsplätze<br />

Mindestgröße etwa 400 m 2<br />

Organisation<br />

Hierarchie<br />

Unternehmenskultur<br />

Corporate Identity<br />

Licht-Luft-Lärm<br />

die „3 L's“<br />

sind zweifelsfrei die Flächenverhältnisse<br />

<strong>und</strong> Flächenrelationen, die<br />

anhand nachfolgender Richtwerte<br />

<strong>und</strong> Kennziffern verdeutlicht werden<br />

sollen. Parallel zu den Flächendaten<br />

ist die Flächennutzung zu<br />

analysieren. Nach den Erfahrungen<br />

des Verfassers liegen die Wertschöpfungspotentiale<br />

flächentechnisch in<br />

folgenden Bereichen:<br />

■ Abbau traditioneller Denkmuster<br />

<strong>und</strong> Besitzstandswahrung mit<br />

überd<strong>im</strong>ensionierten <strong>und</strong> unkontrollierbaren<strong>Büro</strong>flächenzuweisungen<br />

<strong>und</strong> hohen Einzelraumanteilen,<br />

■ Vermeidung abteilungsbezogener<br />

Sekretariate <strong>und</strong> dezentraler<br />

Räume für Besprechung, Ablage,<br />

Kopier-/<strong>Büro</strong>technik sowie<br />

Teeküchen,<br />

■ Organisation der zentralen<br />

Dienste (Empfang, Poststelle etc.)<br />

<strong>und</strong> Sonderfunktionen (Meeting,<br />

Konferenz, Restaurant etc.),<br />

■ Umnutzung von Nebennutz- <strong>und</strong><br />

Verkehrsflächen.<br />

Diese Potentiale liegen etwa bei r<strong>und</strong><br />

10% der Mietfläche oder bei etwa<br />

3m 2 pro Arbeitsplatz. Unter Zugr<strong>und</strong>elegung<br />

der aktuellen Gesamtbürokosten<br />

mit etwa 18 7 pro m 2 pro<br />

Monat ergibt sich somit eine Ressource<br />

von etwa 650 7 pro Arbeitsplatz<br />

<strong>und</strong> Jahr. Darüber hinaus<br />

ist noch auf die eingangs bereits<br />

erwähnte <strong>und</strong> in der Praxis häufig<br />

anzutreffende Übermöblierung von<br />

<strong>Büro</strong>räumen mit aufwendigen Arbeitsplatzkonfigurationen<br />

<strong>und</strong> teuren<br />

Schränken für Ablage hinzuweisen:<br />

Die Begründung liegt in unzureichender<br />

<strong>und</strong> nicht neutraler Fachkompetenz<br />

bei den Entscheidern<br />

<strong>und</strong> an ausbleibenden Analysen der<br />

Arbeitsorganisation (Stichwort: Dokumenten-Management-Systeme<br />

mit<br />

reduzierter Originalablage). Auch<br />

die aufgezeigten Einsparpotentiale<br />

durch eine reduzierte Möblierung<br />

von r<strong>und</strong> 1000 7 pro Arbeitsplatz<br />

müssten Anstoß geben, sich diesem<br />

Thema schnell zu widmen.<br />

Die Frage „Warum werden die enormen<br />

Wertschöpfungsmöglichkeiten<br />

<strong>im</strong> <strong>Büro</strong>bereich nicht genutzt?“ kann<br />

wie folgt beantwortet werden: Auch<br />

heute erfolgen viele <strong>Büro</strong>planungen<br />

40 6/2005 www.fm.baunetz.de<br />

14 - 15 m


profil<br />

<strong>und</strong> <strong>Büro</strong>sanierungen ohne eine<br />

Analyse der Arbeitsorganisation.<br />

Wenn also die organisatorischen<br />

Einflussgrößen, die sich auf den<br />

Raum- <strong>und</strong> Flächenbedarf auswirken,<br />

nicht untersucht werden,<br />

ist der Misserfolg quasi vorprogrammiert.<br />

Wer nicht „von innen<br />

nach außen plant“, auf Nutzungs-,<br />

Flächen- <strong>und</strong> Kostentransparenz<br />

verzichtet <strong>und</strong> kein qualifiziertes<br />

Bedarfsmanagement durchführt,<br />

kann die enormen Ressourcen auch<br />

nicht nutzen. Vielfach ist auch das<br />

spezielle Wissen für derartige Projekte<br />

nicht vorhanden, vor allem bei<br />

kleineren <strong>und</strong> mittleren Unternehmen<br />

bzw. Verwaltungen. Insofern ist<br />

die Einschaltung externer Spezialisten<br />

ratsam, zumal damit auch Sachverhalte<br />

objektiviert werden.<br />

Dadurch können auch eher traditionelle<br />

Denkmuster <strong>und</strong> Besitzstandswahrungen<br />

aufgebrochen<br />

werden.<br />

Um ein abgesichertes Konzept entwickeln<br />

zu können, ist eine Inventur<br />

der Arbeits- <strong>und</strong> Gebäudeorganisation<br />

zwingend erforderlich. Nur<br />

wer den ganzheitlichen Planungsansatz<br />

mit der Teildisziplin „Organisationsarchitektur“<br />

akzeptiert, wird<br />

auch die enormen Wertschöpfungsmöglichkeiten<br />

<strong>im</strong> <strong>Büro</strong>bereich<br />

nutzen, die Arbeitsplatzqualitäten<br />

verbessern <strong>und</strong> das <strong>Büro</strong> auch als<br />

Marketinginstrument einsetzen können:<br />

Das Management von Raum ist<br />

vielleicht (noch) das am wenigsten<br />

beachtete, jedoch wirksames Werkzeug<br />

für <strong>Büro</strong>s mit Struktur, um aus<br />

dem Kostenfaktor <strong>Büro</strong> einen Erfolgsfaktor<br />

<strong>Büro</strong> zu machen.<br />

Paul Franke,<br />

Franke & Partner,<br />

58313 Herdecke<br />

Die Versandbuchhandlung<br />

<strong>im</strong> Bauverlag<br />

www.fm.baunetz.de<br />

Typische <strong>Büro</strong>raumsituation<br />

Einrichtungkosten pro Arbeitsplatz Reduzierungsmöglichkeiten<br />

1 Schreibtisch 300 7<br />

1 CPU-Halterung 50 7<br />

1 Druckertableau 100 7 Entfall 100 7<br />

1 Verbindungsplatte 150 7 Entfall 150 7<br />

1 Standcontainer 350 7 Minderpreis Rollcontainer 50 7<br />

1 Arbeitsstuhl 500 7<br />

2 Arbeitsplatztheken 500 7 1 Arbeitsplatztheke 250 7<br />

2 Aktenschränke 900 7 1 Aktenschrank 450 7<br />

(davon einer mit<br />

Garderobenteil)<br />

2 850 7 1000 7 oder 35 %<br />

Tabelle 4: Typische Einrichtungskosten <strong>im</strong> <strong>Büro</strong> <strong>und</strong> Reduzierungsmögichkeiten<br />

Die wünschenswerte Nutzungsflexibilität wird durch eine intelligente Standardisierung<br />

des <strong>Büro</strong>- <strong>und</strong> Einrichtungskonzeptes unterstützt. Das gilt zunehmend auch für die<br />

Gebäudeinfrastruktur, um mit geringem Aufwand auf künftige Nutzungsanforderungen<br />

<strong>und</strong> die Alterung von Gebäudesystemen reagieren zu können:<br />

■ Klare Trennung von Teilsystemen mit leicht zugänglichen Nahtstellen,<br />

■ Vermeidung von Heizungsrohren <strong>und</strong> Kabeln in Trennwänden <strong>und</strong> Heizkörpern, die<br />

Fensterachsen überschreiten <strong>und</strong> Trennwände, deren Umbau Eingriffe in abgehängte<br />

Decken erfordern,<br />

■ <strong>Büro</strong>trennwände als Organisationsmobiliar frei von Installationen,<br />

■ Sicherstellung einfacher, späterer Belegungsänderungen <strong>und</strong> Umwandlung<br />

von <strong>Büro</strong>räumen in Sonderräume <strong>und</strong> umgekehrt.<br />

Vorausdenken hilft also Ressourcen sparen, was an wahrscheinlichen Systemwechseln<br />

für <strong>Büro</strong>gebäude verdeutlicht werden soll:<br />

■ Rohbau = Plattform etwa 50 Jahre<br />

■ Ausbau = Betriebssystem etwa 15 bis 25 Jahre<br />

■ <strong>Büro</strong>konzept = Programm etwa 10 Jahre<br />

■ Einrichtung = Anwendung etwa 5 bis 10 Jahre<br />

■ IT-System = Werkzeug etwa 3 bis 5 Jahre<br />

Unternehmen - K<strong>und</strong>e<br />

Verwaltung - Bürger<br />

Planung + Gestaltung<br />

■ Städtebau<br />

■ Hochbau<br />

■ Innenräume<br />

■ Außenanlagen<br />

Arbeitswissenschaft<br />

■ Arbeitsmedizin<br />

■ Arbeitspsychologie<br />

■ Arbeitsphysiologie<br />

■ Regelungen<br />

Grafik 8: Ganzheitlicher Planungsansatz<br />

Ganzheitlicher Planungsansatz für <strong>Büro</strong>s<br />

Unternehmenskultur<br />

Inhaber - Mitarbeiter<br />

Statik + Haustechnik<br />

■ Konstruktion<br />

■ Elektrotechnik<br />

■ Akustik<br />

■ Kl<strong>im</strong>a<br />

Organisationsarchitektur<br />

■ Arbeitsorganisation<br />

■ Gebäudeorganisation<br />

■ Bedarfsmanagement<br />

■ Nutzungsmanagement<br />

Entwicklung von Leitlinien für die<br />

Planung <strong>und</strong> Nutzung von <strong>Büro</strong>s<br />

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6/2005<br />

Office<br />

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