Elektronische Ersatzteilkataloge bei Dräger ... - Docware GmbH

Effiziente Katalogerstellung
Ausgangssituation
Vor der Einführung des aktuellen Systems
stellte Dräger Medical seine Ersatzteilinformationen
über ein hausinternes
Dokumentenverteilungssystem
auf CD und im Intranet bereit. Es handelte
sich um einfache Ersatzteillisten,
die mit hohem manuellen Aufwand
zusammengestellt und als PDF-Dokumente
aus einer Access-Oberfläche
aufgerufen werden mussten. Mit Acrobat
Reader ließen sich die Dokumente
durchsuchen. Listeninformationen und
Illustrationen waren nicht verlinkt, beschreibende
Dokumente nicht eingebunden
und eine Bestellfunktion nicht
integriert.
Anforderungen und Ziele
Mit der Einführung eines elektronischen
Ersatzteilkatalogsystems wollte
Dräger Medical die Qualität und Präsentation
der bereitgestellten Serviceund
Ersatzteilinformationen verbessern
sowie eine höhere Aktualität, Vollständigkeit
und bessere Verlinkung zusammengehöriger
Informationen erzielen.
Außerdem sollte die Gerätestruktur
besser nachvollziehbar sein. Auch sollte
eine integrierte Bestellfunktion dazu
beitragen, die Qualität der Ersatzteildokumentation
zu verbessern.
Weiterhin war angestrebt, die Prozesse
bei der Erstellung der Ersatzteildokumentation
effektiver und wirtschaftlicher
zu gestalten. Der manuelle
Aufwand für die Erzeugung von Ersatzteillisten
beziehungsweise -katalogen
sollte auf ein Minimum reduziert werden.
Ersatzteil- und Serviceinformationen,
die bereits im ERP- oder im PLM-
System vorliegen, sollten unmittelbar in
die Ersatzteil- und Servicedokumentation
einfließen und in allen Publikationsmedien
– Print, DVD und Intranet – redundanzfrei
erscheinen. Weitere Ziele
waren die weitgehende Automatisierung
der Katalogproduktion und -aktualisierung
sowie der Ausschluss von Fehlerquellen
bei der Erstellung der Kataloge.
Auswahlverfahren
Vor der Einführung eines geeigneten
Systems analysierte Dräger Medical die
Software unterschiedlicher Softwareanbieter
für Ersatzteilkataloge. Die
Evaluation umfasste zwei Teile: Erstens
wurden die in der engeren Auswahl stehenden
Katalogsysteme anhand einer
vorgegebenen Bewertungsmatrix nach
unterschiedlich gewichteten Kriterien
beurteilt. Zu diesen Kriterien zählten
beispielweise Funktionen, Kosten, Integrationsmöglichkeiten,
Skalierbarkeit
und Zukunftssicherheit. Zweitens führte
eine Auswahl zukünftiger Kataloganwender
einen praktischen Handhabungstest
durch, während dem sie die
Anwenderfreundlichkeit von Demokatalogen
überprüften, die mit der Software
unterschiedlicher Anbieter erstellt
worden waren. Der Praxistest erfolgte
anhand vorgegebener Aufgaben, die
dem Arbeitsalltag eines Servicetechnikers
entnommen waren. Die Entscheidung
fiel auf die Ersatzteilkatalog-Software
Parts-Publisher von Docware.
Das ausgewählte Produkt
Die Katalog-Anwendung ist eine konfigurierbare,
modular aufgebaute und
an individuelle Kundenanforderungen
anpassbare Standardsoftware, mit der
Ersatzteilkataloge und Service-Informationssysteme
automatisiert erstellt
und aktualisiert werden können. Die
Software besteht aus einer Datenbank,
der so genannten Workbench und der
Viewer-/Browsersoftware.
Die Datenbank bündelt Ersatzteil-,
Service- und Produktdaten, zum Beispiel
Stücklisten, Explosionszeichnungen, Fotos,
3D-Modelle, Baupläne, Preise oder
beschreibende Dokumentationen wie
Handbücher aus verschiedenen Datenquellen.
Solche Datenquellen können
das ERP-, PLM-, CAD-System oder Dokumentenmanagementsystem
sein. Als
Formate für die Datenbank sind Oracle,
MS SQL Server, MySQL oder eine integrierte
lokale Datenbank wählbar.
Die Daten und Dokumente können
je nach Bedarf über vorhandene,
konfigurierbare Schnittstellen direkt in
die Datenbank einfließen oder manuell
eingepflegt werden. Die Übernahme
der Stücklisten in das System erfolgt
als hierarchische Stücklisten im CSVoder
Excel-Format. Zeichnungen übernimmt
die Anwendung als TIFF, PNG,
cognitas
210 x 105
812003280207
Daten folgen neu
technische kommunikation 01/07
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