Elektronische Ersatzteilkataloge bei Dräger ... - Docware GmbH
Elektronische Ersatzteilkataloge bei Dräger ... - Docware GmbH
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Schwerpunkt<br />
Effiziente Katalogerstellung<br />
<strong>Elektronische</strong> <strong>Ersatzteilkataloge</strong> <strong>bei</strong><br />
<strong>Dräger</strong> Medical AG & Co. KG<br />
Einmal gepflegt, mehrfach genutzt<br />
Von Reno Sprater<br />
In Lübeck erstellt <strong>Dräger</strong> Medical die Service- und Ersatzteildokumentation zum gesamten<br />
Produktportfolio des international agierenden Unternehmens. Für rund 800 Geräte oder Anlagen<br />
werden etwa 200 <strong>Ersatzteilkataloge</strong> auf DVD und im Intranet bereitgestellt und aktualisiert. Um<br />
die Prozesse <strong>bei</strong> der Produktion der Service- und <strong>Ersatzteilkataloge</strong> zu optimieren, führte <strong>Dräger</strong><br />
Medical ein elektronisches Ersatzteilkatalogsystem ein, das auf einer Standardsoftware basiert.<br />
Dipl.-Ing. Reno Sprater ist Leiter<br />
der Service Dokumentation<br />
der <strong>Dräger</strong> Medical AG & Co. KG<br />
in Lübeck.<br />
Die Implementierung der Anwendung<br />
benötigte lediglich<br />
wenige Wochen, bereits nach<br />
zwei Monaten kam das System produktiv<br />
zum Einsatz. Dem weltweiten Team<br />
von Servicetechnikern und Mitar<strong>bei</strong>tern<br />
konnten so Service- und <strong>Ersatzteilkataloge</strong><br />
zeitnah bereitgestellt werden.<br />
Ein reibungslos funktionierendes<br />
Wartungs- und Instandhaltungsmanagement<br />
medizintechnischer Geräte<br />
ist in Krankenhäusern oder anderen<br />
medizinischen Einrichtungen unerlässlich.<br />
Maximale Verfügbarkeit von Geräten<br />
sowie minimale Ausfall- und Reaktionszeiten<br />
<strong>bei</strong> Gerätestörungen sind<br />
entscheidende wirtschaftliche Faktoren<br />
und Voraussetzung für die optimale<br />
Versorgung von Patienten. Medizintechnikanbieter<br />
sind gefordert, den<br />
sicheren und wirtschaftlichen Betrieb<br />
ihrer Geräte und Anlagen sowie möglichst<br />
kurze Reaktionszeiten im Servicefall<br />
und <strong>bei</strong> Instandsetzungsmaßnahmen<br />
zu gewährleisten. Prompter<br />
und qualifizierter Service steht und fällt<br />
mit dem Zugriff auf benötigte Serviceund<br />
Ersatzteilinformationen.<br />
Ein Unternehmen, das den Forderungen<br />
nach maximaler Wirtschaftlichkeit,<br />
Ausfall- und Betriebssicherheit<br />
seiner Systeme mit einem ausgefeilten<br />
Instandhaltungskonzept und einem der<br />
modernsten Servicenetzwerke der Medizintechnik<br />
begegnet, ist <strong>Dräger</strong> Medical<br />
in Lübeck. Um sein weltweit agierendes<br />
Serviceteam auf effektive Art<br />
und Weise mit umfassenden, aktuellen<br />
Service- und Ersatzteilinformationen<br />
zu versorgen, betreibt <strong>Dräger</strong> Medical<br />
ein elektronisches Service-Informationssystem,<br />
über das elektronische <strong>Ersatzteilkataloge</strong><br />
mit integrierter Service-Dokumentation<br />
auf DVD und im<br />
Intranet bereitgestellt werden. Damit<br />
können Servicemitar<strong>bei</strong>ter im Innenund<br />
Außendienst im Servicefall auf aktuelle<br />
Ersatzteildaten und Servicedokumente<br />
zugreifen und Ersatzteile direkt<br />
aus dem Ersatzteilkatalog heraus bestellen.<br />
<strong>Dräger</strong> Medical, ein Joint Venture<br />
der <strong>Dräger</strong>werk AG (65 Prozent)<br />
und der Siemens AG (35 Prozent), ist<br />
mit einem Umsatz von 1,1 Mrd. Euro<br />
in 2005 der umsatzstärkste Teilkonzern<br />
der <strong>Dräger</strong>werk AG. Das Unternehmen<br />
Mengengerüst der Ersatzteil- und Servicedokumentation<br />
Anzahl der Produkte<br />
(Geräte, Anlagen)<br />
Mengengerüst <strong>Ersatzteilkataloge</strong><br />
entwickelt, produziert und vertreibt<br />
medizintechnische Produkte, Dienstleistungen<br />
und integrierte CareArea-<br />
Lösungen entlang der Patientenprozesskette:<br />
von der Notfallmedizin, über<br />
den perioperativen Bereich, die Intensiv-<br />
und Perinatalmedizin bis hin zu<br />
Home Care. <strong>Dräger</strong> Medical ist in über<br />
190 Ländern vertreten und beschäftigt<br />
rund 6.000 Mitar<strong>bei</strong>ter. Vertriebs- und<br />
Servicetochtergesellschaften in rund 50<br />
Ländern stehen für eine hohe Präsenz<br />
vor Ort.<br />
Mit der zentralen Bereitstellung<br />
<strong>Elektronische</strong>r <strong>Ersatzteilkataloge</strong> für<br />
das gesamte, weltweit agierende Serviceteam<br />
spielt die Abteilung „Service<br />
Dokumentation“ von <strong>Dräger</strong> Medical<br />
in Lübeck eine tragende Rolle im Servicekonzept<br />
des Unternehmens.<br />
Einen Überblick über die Abteilung<br />
Service Dokumentation und das Mengengerüst<br />
der bereitgestellten Ersatzteil-<br />
und Servicedokumentation gibt<br />
die folgende Tabelle:<br />
• zirka 800<br />
• zirka 10.000 servicerelevante Teile<br />
• zirka 200 <strong>Ersatzteilkataloge</strong> (ETK)<br />
• zirka 2.000 Explosionszeichnungen<br />
• zirka 3.500 Fotos<br />
Medien<br />
DVD, Intranet<br />
Aktualisierung der Kataloge<br />
Dreimal pro Jahr<br />
Sprache der Kataloge<br />
Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch<br />
Ersatzteillieferungen pro Jahr zirka 40.000<br />
Anwender der <strong>Ersatzteilkataloge</strong><br />
Über 1.000 Anwender im Außen- und Innendienst<br />
30 01/07 technische kommunikation
Effiziente Katalogerstellung<br />
Ausgangssituation<br />
Vor der Einführung des aktuellen Systems<br />
stellte <strong>Dräger</strong> Medical seine Ersatzteilinformationen<br />
über ein hausinternes<br />
Dokumentenverteilungssystem<br />
auf CD und im Intranet bereit. Es handelte<br />
sich um einfache Ersatzteillisten,<br />
die mit hohem manuellen Aufwand<br />
zusammengestellt und als PDF-Dokumente<br />
aus einer Access-Oberfläche<br />
aufgerufen werden mussten. Mit Acrobat<br />
Reader ließen sich die Dokumente<br />
durchsuchen. Listeninformationen und<br />
Illustrationen waren nicht verlinkt, beschreibende<br />
Dokumente nicht eingebunden<br />
und eine Bestellfunktion nicht<br />
integriert.<br />
Anforderungen und Ziele<br />
Mit der Einführung eines elektronischen<br />
Ersatzteilkatalogsystems wollte<br />
<strong>Dräger</strong> Medical die Qualität und Präsentation<br />
der bereitgestellten Serviceund<br />
Ersatzteilinformationen verbessern<br />
sowie eine höhere Aktualität, Vollständigkeit<br />
und bessere Verlinkung zusammengehöriger<br />
Informationen erzielen.<br />
Außerdem sollte die Gerätestruktur<br />
besser nachvollziehbar sein. Auch sollte<br />
eine integrierte Bestellfunktion dazu<br />
<strong>bei</strong>tragen, die Qualität der Ersatzteildokumentation<br />
zu verbessern.<br />
Weiterhin war angestrebt, die Prozesse<br />
<strong>bei</strong> der Erstellung der Ersatzteildokumentation<br />
effektiver und wirtschaftlicher<br />
zu gestalten. Der manuelle<br />
Aufwand für die Erzeugung von Ersatzteillisten<br />
beziehungsweise -katalogen<br />
sollte auf ein Minimum reduziert werden.<br />
Ersatzteil- und Serviceinformationen,<br />
die bereits im ERP- oder im PLM-<br />
System vorliegen, sollten unmittelbar in<br />
die Ersatzteil- und Servicedokumentation<br />
einfließen und in allen Publikationsmedien<br />
– Print, DVD und Intranet – redundanzfrei<br />
erscheinen. Weitere Ziele<br />
waren die weitgehende Automatisierung<br />
der Katalogproduktion und -aktualisierung<br />
sowie der Ausschluss von Fehlerquellen<br />
<strong>bei</strong> der Erstellung der Kataloge.<br />
Auswahlverfahren<br />
Vor der Einführung eines geeigneten<br />
Systems analysierte <strong>Dräger</strong> Medical die<br />
Software unterschiedlicher Softwareanbieter<br />
für <strong>Ersatzteilkataloge</strong>. Die<br />
Evaluation umfasste zwei Teile: Erstens<br />
wurden die in der engeren Auswahl stehenden<br />
Katalogsysteme anhand einer<br />
vorgegebenen Bewertungsmatrix nach<br />
unterschiedlich gewichteten Kriterien<br />
beurteilt. Zu diesen Kriterien zählten<br />
<strong>bei</strong>spielweise Funktionen, Kosten, Integrationsmöglichkeiten,<br />
Skalierbarkeit<br />
und Zukunftssicherheit. Zweitens führte<br />
eine Auswahl zukünftiger Kataloganwender<br />
einen praktischen Handhabungstest<br />
durch, während dem sie die<br />
Anwenderfreundlichkeit von Demokatalogen<br />
überprüften, die mit der Software<br />
unterschiedlicher Anbieter erstellt<br />
worden waren. Der Praxistest erfolgte<br />
anhand vorgegebener Aufgaben, die<br />
dem Ar<strong>bei</strong>tsalltag eines Servicetechnikers<br />
entnommen waren. Die Entscheidung<br />
fiel auf die Ersatzteilkatalog-Software<br />
Parts-Publisher von <strong>Docware</strong>.<br />
Das ausgewählte Produkt<br />
Die Katalog-Anwendung ist eine konfigurierbare,<br />
modular aufgebaute und<br />
an individuelle Kundenanforderungen<br />
anpassbare Standardsoftware, mit der<br />
<strong>Ersatzteilkataloge</strong> und Service-Informationssysteme<br />
automatisiert erstellt<br />
und aktualisiert werden können. Die<br />
Software besteht aus einer Datenbank,<br />
der so genannten Workbench und der<br />
Viewer-/Browsersoftware.<br />
Die Datenbank bündelt Ersatzteil-,<br />
Service- und Produktdaten, zum Beispiel<br />
Stücklisten, Explosionszeichnungen, Fotos,<br />
3D-Modelle, Baupläne, Preise oder<br />
beschreibende Dokumentationen wie<br />
Handbücher aus verschiedenen Datenquellen.<br />
Solche Datenquellen können<br />
das ERP-, PLM-, CAD-System oder Dokumentenmanagementsystem<br />
sein. Als<br />
Formate für die Datenbank sind Oracle,<br />
MS SQL Server, MySQL oder eine integrierte<br />
lokale Datenbank wählbar.<br />
Die Daten und Dokumente können<br />
je nach Bedarf über vorhandene,<br />
konfigurierbare Schnittstellen direkt in<br />
die Datenbank einfließen oder manuell<br />
eingepflegt werden. Die Übernahme<br />
der Stücklisten in das System erfolgt<br />
als hierarchische Stücklisten im CSVoder<br />
Excel-Format. Zeichnungen übernimmt<br />
die Anwendung als TIFF, PNG,<br />
cognitas<br />
210 x 105<br />
812003280207<br />
Daten folgen neu<br />
technische kommunikation 01/07<br />
31
Effiziente Katalogerstellung<br />
eSIS WEB-<br />
Frontend<br />
eSIS-Online (Intranet only)<br />
PARTS-PUBLISHER<br />
Workbench (Workstation)<br />
WEB-Server<br />
(Tomcat)<br />
Documentation<br />
Files<br />
Atlas\Fileserver<br />
eSIS System (ESI)<br />
Provide<br />
Technical Service<br />
Documentation<br />
PLM-Import<br />
Data<br />
SAP-Import<br />
Data<br />
Data-Interface<br />
Type ODBC<br />
SAP-Export<br />
Data<br />
PLM-Export<br />
Data<br />
Oracle DB<br />
(ELMT)<br />
eSIS-Offline DVD<br />
SAP<br />
Material Data<br />
PLM<br />
Material Data,<br />
Parts Catalogue<br />
Abb. 1: Systemübersicht<br />
medical language service –<br />
Wir übersetzen Medizin<br />
www.medical-ls.com<br />
medical language service <strong>GmbH</strong><br />
BioTechPark Freiburg<br />
Engesserstraße 4b<br />
79108 Freiburg<br />
Tel.: 0761 20895-0<br />
Fax: 0761 20895-29<br />
E-Mail: service@medical-ls.com<br />
32 01/07 technische kommunikation<br />
32 01/07 technische kommunikation<br />
JPG, SVG oder XVL (3D) in das Katalogsystem.<br />
Beschreibende Dokumente<br />
lassen sich in unterschiedlichsten Formaten<br />
integrieren, zum Beispiel PDF,<br />
Office-Dateien, HTML, XML, RTF<br />
oder als Animationen. In der Katalogdatenbank<br />
werden die Daten medienneutral<br />
gehalten.<br />
Die Workbench ist die Redaktionsbeziehungsweise<br />
Produktionsumgebung,<br />
mit der Kataloge für Print, CD/<br />
DVD oder Internet automatisiert erstellt<br />
werden. Grundlage ist das Single-<br />
Source-Verfahren, also eine Datenquelle<br />
bestückt verschiedene Medien.<br />
Alternativ oder ergänzend zum<br />
konfigurierbaren Import und zur automatisierten<br />
Katalogerstellung kann der<br />
Aufbau von Katalogen, also Stücklisten,<br />
Stammdaten, oder Katalogstruktur, interaktiv<br />
erfolgen. Die Ausgabe der Daten<br />
in die verschiedenen Medien geschieht<br />
<strong>bei</strong> Bedarf und auf Knopfdruck.<br />
Der gesamte Erstellungsprozess (Datenimport,<br />
Hotspot-Generierung für die<br />
Zeichnungen, Konsistenzprüfung und<br />
Medienproduktion) lässt sich über eine<br />
Automatisierungsschnittstelle (Einbindung<br />
der Workbench als COM-Objekt)<br />
auch vollständig ohne manuelle Eingriffe<br />
im Batch-Betrieb durchführen.<br />
Mit der kostenfreien Viewer-Software<br />
können die mit der Workbench<br />
erzeugten CD/DVD und/oder Internetkataloge<br />
auf jedem PC oder Notebook<br />
mit dem Betriebssystem Windows<br />
genutzt werden. Der CD-Viewer<br />
ist ein Windows-Programm, das <strong>bei</strong>m<br />
Einlegen der Katalog CD/DVD automatisch<br />
gestartet wird. Der Internet-<br />
Viewer unterstützt alle javafähigen<br />
Browser. Der Internet-Katalog basiert<br />
auf dem Industriestandard „J2EE“. Es<br />
handelt sich da<strong>bei</strong> um eine so genannte<br />
3-Tier-Architektur, die einfach skalierbar<br />
und auch für sehr große Datenmengen<br />
geeignet ist. Für die Anzeige genügt<br />
ein javafähiger oder .NET-kompatibler<br />
Browser. Eine Installation der Katalogsoftware<br />
oder potenziell riskanter Active-X-Komponenten<br />
<strong>bei</strong>m Anwender<br />
ist nicht nötig.<br />
Kurze Implementierungsphase<br />
Innerhalb von zwei Monaten wurde<br />
gemeinsam mit dem Softwarehersteller<br />
ein auf Parts-Publisher basierendes<br />
Ersatzteilkatalogsystem mit Namen<br />
„eSIS“ eingeführt. Die Implementierungsphase<br />
umfasste folgende Schritte:<br />
• Festlegung des Prozessablaufs (Datenquellen,<br />
Datenfluss)<br />
• Definition der Schnittstellen für verschiedene<br />
Datenarten/Aufbau des<br />
Datenmodells/Konfiguration der<br />
Export/Reportfunktion im PLMbeziehungsweise<br />
ERP-System. Ziel:<br />
Generieren hierarchischer Stücklisten,<br />
die für den Import in die Katalogsoftware<br />
geeignet sind.<br />
Konfiguration der Kataloge, Erstellung<br />
der Katalogvorlagen<br />
• Fünftägige Schulung<br />
<strong>Dräger</strong> Medical stellt in seinen <strong>Ersatzteilkataloge</strong>n<br />
Stücklisten, Materialstammdaten<br />
mit Preisen und Mengenangaben,<br />
Zeichnungen sowie<br />
beschreibende Dokumente bereit.<br />
Die Daten stammen aus dem PLM<br />
System Axalant der Firma Eigner, jetzt<br />
Agile, und aus dem ERP-System SAP<br />
R/3. Die Daten fließen über Schnittstellen<br />
in die Katalogsoftware ein. Auch die<br />
Integration des Katalogsystems in das<br />
Sicherheitskonzept von <strong>Dräger</strong> Medical<br />
ließ sich über eine Security Schnittstelle<br />
der Katalogsoftware problemlos<br />
umsetzen
Effiziente Katalogerstellung<br />
Datenquellen und Datenfluss<br />
Datenverwaltung und Datenfluss <strong>bei</strong><br />
der Produktion von <strong>Ersatzteilkataloge</strong>n<br />
stellen sich <strong>bei</strong> <strong>Dräger</strong> Medical heute<br />
folgendermaßen dar: Das führende System<br />
ist das PLM-System. Dort werden<br />
alle Zeichnungsdaten, Strukturstücklisten<br />
und beschreibende Dokumente<br />
vom Fileserver verwaltet. SAP R/3 stellt<br />
die Materialstammdaten mit Preisen<br />
und Mengenangabe zur Verfügung. Für<br />
die Erstellung der Kataloge werden die<br />
Daten aus <strong>bei</strong>den Systemen exportiert<br />
und in die Datenbank beziehungsweise<br />
die Produktionsumgebung der Katalogsoftware<br />
importiert. Dort erfolgt die<br />
automatisierte Weiterverar<strong>bei</strong>tung und<br />
Aufbereitung für die Ausgabe der Kataloge<br />
für Print, DVD und Intranet.<br />
Hierarchische Stücklisten<br />
Der Export aus dem PLM-System generiert<br />
so genannte hierarchische Stücklisten,<br />
die für die automatisierte Weiterverar<strong>bei</strong>tung<br />
der Stücklistendaten in der<br />
Workbench Voraussetzung sind. Hierarchische<br />
Stücklisten bilden die Struktur<br />
der zu erzeugenden Kataloge ab. Sie<br />
beherbergen die Informationen über<br />
die Zusammengehörigkeit von Stücklistendaten<br />
und Zeichnungen. Dies ist<br />
Voraussetzung für die Verlinkung zusammengehöriger<br />
Informationen und<br />
entscheidend dafür, dass jede Information<br />
im Katalog den richtigen Platz findet.<br />
Wie die hierarchischen Stücklisten<br />
auszusehen haben, wurde in der Phase<br />
der Implementierung (Schnittstellendefinition)<br />
festgelegt. Einmal eingerichtet,<br />
werden mit der Exportfunktion des<br />
PLM-Systems nun Stücklisten erzeugt,<br />
die für den Import in die Katalogsoftware<br />
und die dort folgenden Aufbereitungsautomatismen<br />
geeignet sind.<br />
Prozess der Katalogproduktion<br />
Mit der Integration der Katalogsoftware<br />
in die bestehende IT-Landschaft<br />
wurde innerhalb von acht Wochen die<br />
Voraussetzung für den weitgehend automatisierten<br />
Produktivbetrieb des Katalogsystems<br />
geschaffen. Für die Erstellung<br />
der Kataloge – vom Datenimport<br />
Katalog<br />
Baugruppen<br />
in die Produktionsumgebung bis zur<br />
fertig ablauffähigen DVD beziehungsweise<br />
zum Intranetkatalog – sind jetzt<br />
fünf bis zehn Mausklicks nötig. Die<br />
Produktion der Kataloge erfolgt aus einer<br />
einzigen Datenquelle.<br />
Der Prozess der automatisierten Katalogerstellung<br />
gliedert sich in folgende<br />
Einzelschritte:<br />
• Import der Strukturstücklisten und<br />
Zeichnungen (TIFF, JPG) aus dem<br />
PLM System<br />
• Import der Materialstammdaten aus<br />
dem ERP-System<br />
• Import der beschreibenden Dokumentation<br />
aus dem Dateisystem<br />
Struktur und<br />
Einzelteile<br />
Abb. 2: Stammdatenaufwuchs<br />
und Strukturen im<br />
PLM-System<br />
Noxum<br />
210 x 148<br />
812006320107<br />
Daten folgen neu<br />
technische kommunikation 01/07<br />
33
Effiziente Katalogerstellung<br />
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tekom-QualiAssistent<br />
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Windows XP SP2, Windows Server 2003 Internet Explorer<br />
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Hauptspeicher (512 MB empfohlen) QualiAssistent basiert<br />
auf dem Microsoft .NET 2.0-Framework, das mit dem Setup<br />
von QualiAssistent installiert wird. Auf Systemen, auf denen<br />
das Microsoft .NET 2.0-Framework lauffähig ist, ist auch der<br />
QualiAssistent lauffähig.<br />
Fax: 0711/65704-99<br />
Name<br />
Firma<br />
Abteilung<br />
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PLZ, Ort<br />
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Ja, ich bestelle<br />
34 01/07 technische kommunikation<br />
Datum/Unterschrift<br />
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Vorauskasse Versand direkt nach Zahlungseingang <br />
Änderungen und Irrtümer vorbehalten.<br />
Automatische Erzeugung von Hotspots<br />
auf die Positionsnummern in<br />
Zeichnungen, automatische Verlinkung<br />
zusammengehöriger Daten<br />
• Erzeugung der Katalogdatenbank<br />
• Erzeugung der Kataloge<br />
• Erzeugung der Medien<br />
Hotspots automatisch setzen<br />
Voraussetzung für die automatische<br />
Verlinkung der Stücklisten und der<br />
zugehörigen Zeichnungen sind so genannte<br />
Hotspots. Das sind mit Hyperlinks<br />
hinterlegte Flächen, die auf Positionsnummern,<br />
auf alphanumerische<br />
Bestellnummern oder auf grafische<br />
Komponenten gelegt werden können.<br />
Mit der neuen Katalogsoftware können<br />
Bilder unterschiedlicher Art und Größe<br />
(Raster-Zeichnungen, Illustrationen,<br />
Grafiken und Fotos, A4, A3, A2 und<br />
größer) automatisiert und im Batch-<br />
Betrieb mit Hotspots versehen werden.<br />
Konfigurationsmöglichkeiten<br />
34 01/07 technische kommunikation<br />
Die Anwendung bietet die Möglichkeit,<br />
Kataloge mit wenigen Mausklicks individuell<br />
zu konfigurieren. Die Konfiguration<br />
umfasst zum Beispiel das Aussehen<br />
des Viewers, die Benennung der<br />
Datenfelder für die Stücklisten nach<br />
Sachnummer, Benennung oder Preis<br />
sowie die Reihenfolge der einzelnen<br />
Stücklistenspalten im Katalog. Zudem<br />
werden die Sprachen bestimmt, die<br />
in den Katalog einfließen sollen. Die<br />
Sprachauswahl kann für Datenbank,<br />
Workbench und Katalog-Viewer getrennt<br />
erfolgen. Auch die Definition<br />
der Suchfelder und Suchbegriffe, der<br />
Bestellfelder und der Filter erfolgt <strong>bei</strong><br />
der Konfiguration. Die Definition der<br />
Filter spielte <strong>bei</strong> der Umsetzung des<br />
<strong>Dräger</strong> Sicherheitskonzepts eine besondere<br />
Rolle. Denn über die Filterfunktion<br />
regelt <strong>Dräger</strong> <strong>bei</strong>spielweise,<br />
welche Daten welchen Katalognutzern<br />
zugänglich sind. Sowohl der Umfang<br />
der Geräte, auf die einzelne Nutzergruppen<br />
zugreifen können, als auch die<br />
Zugriffstiefe werden über die Filteroption<br />
gesteuert.<br />
In der Phase der Systemimplementierung<br />
und auch während der Schulung<br />
unterstützte der Softwarehersteller<br />
<strong>bei</strong> der Konfiguration der Kataloge.<br />
Die Erstellung neuer Katalogtemplates<br />
ist aber auch weiterhin jederzeit möglich<br />
und kann von <strong>Dräger</strong> Mitar<strong>bei</strong>tern<br />
auch ohne externe Unterstützung<br />
ausgeführt werden. Dazu sind keine<br />
Programmierkenntnisse erforderlich.<br />
Es können beliebig viele Katalogkonfigurationen<br />
(Katalogtemplates) gespeichert,<br />
<strong>bei</strong> Bedarf abgerufen, wieder<br />
verwendet oder geändert und unter<br />
neuem Namen abgelegt werden.<br />
Aktualisierung<br />
Datenaktualisierungen im PLM- beziehungsweise<br />
ERP-System fließen über<br />
Export und Import direkt in das Katalogsystem<br />
ein und sind redundanzfrei<br />
in allen Medien abrufbar.<br />
Gesteigerte Effektivität<br />
Mit dem elektronischen Ersatzteilkatalogsystem<br />
hat <strong>Dräger</strong> Medical die Prozesse<br />
<strong>bei</strong> der Bereitstellung der Serviceund<br />
Ersatzteilinformationen optimiert.<br />
Von der Erzeugung der Stücklisten bis<br />
zur Produktion der Medien konnte der<br />
gesamte Ar<strong>bei</strong>tsablauf der Katalogerstellung<br />
und -aktualisierung optimiert<br />
und beschleunigt werden.<br />
Die Steigerung der Effektivität und<br />
Einsparungen <strong>bei</strong> der Katalogerzeugung<br />
beruhen im Wesentlichen auf folgenden<br />
Faktoren:<br />
• Anbindung der Datenquellen<br />
• Zentrale Datenorganisation<br />
• Automatisierung des Datenimports<br />
Automatisierung der Datenaufbereitung/Katalogerstellung<br />
Ein Datenbestand für alle Medien<br />
• Flexible Weiter- und Mehrfachverwendung<br />
des Datenmaterials<br />
Fazit<br />
Mit der Einführung des elektronischen<br />
Ersatzteilkatalogsystems wurde nicht<br />
nur die Effizienz der Dokumentationsabteilung<br />
gesteigert, auch die Qualität<br />
der bereitgestellten Service- und<br />
Ersatzteildokumentation ließ sich verbessern.<br />
Durch die Automatisierung<br />
der Datenaufbereitung werden Übertragungsfehler,<br />
wie sie <strong>bei</strong> der manuellen<br />
Übernahme und Bear<strong>bei</strong>tung von<br />
Daten vorkommen, weitgehend ausgeschlossen.<br />
Die anschauliche und strukturierte<br />
Präsentation komplexer Informationen<br />
wird von den Anwendern der<br />
Kataloge ebenso positiv bewertet wie<br />
die einfache Bedienung und die Aktualität<br />
der Kataloge. Ein einziges Informationssystem<br />
zu haben, in dem sämtliche
Effiziente Katalogerstellung<br />
Ausgangssituation<br />
(ohne Ersatzteilkatalogsystem):<br />
Aufwendig, teuer, fehlerbehaftet<br />
Ist-Situation (mit integriertem<br />
Ersatzteilkatalogsystem):<br />
Einfach, kostengünstig, sicher<br />
Katalogerstellung Dezentrale Datenhaltung Zentrale Datenhaltung<br />
Fehlende Einbindung in eine<br />
Anbindung an ERP- und PLM-System<br />
vorhandene IT-Landschaft<br />
Manuelle Zusammenführung von<br />
Daten<br />
Automatisierte Zusammenführung von<br />
Daten, standardisierter Datenimport<br />
Hoher Anteil manueller Ar<strong>bei</strong>tsschritte<br />
<strong>bei</strong> der Datenaufbereitung und<br />
Katalogerstellung<br />
Hoher Automatisierungsgrad <strong>bei</strong> der<br />
Datenaufbereitung und Katalogerstellung<br />
Qualität der<br />
Ersatzteil-/<br />
Servicedokumentation<br />
Direkte Bestellmöglichkeit<br />
aus<br />
dem Katalogsystem<br />
heraus<br />
Mehrfachbear<strong>bei</strong>tung der Daten<br />
für die Ausgabe in verschiedenen Medien<br />
Medienbrüche, Redundanzen<br />
Hoher Aufwand <strong>bei</strong> Aktualisierungen<br />
Ersatzteillisten als PDF<br />
Illustrationen (Zeichnungen, Fotos)<br />
nicht mit Ersatzteillisten verlinkt<br />
Beschreibende Dokumentation (zum Beispiel<br />
Handbücher) nicht eingebunden<br />
Einfache Suchfunktion innerhalb<br />
eines PDFs<br />
• Mangelnde Aktualität<br />
• Mangelnde Eindeutigkeit<br />
• Optimierbare Anschaulichkeit<br />
nicht vorhanden<br />
Medienneutrale Haltung und Aufbereitung<br />
der Daten, freie Wahl des Ausgabemediums,<br />
Produktion aller Medien (Cross-<br />
Media-Publishing) aus einem Datenpool<br />
heraus (Single Source-Publishing)<br />
Konsistente Daten ohne Redundanzen<br />
Aktualisierungen erfordern minimalen<br />
Aufwand, Datenänderungen im PLM<br />
und/oder ERP System fließen direkt in<br />
die Katalogdatenbank ein (über Import/Export)<br />
Alle service- und ersatzteilrelevanten<br />
Informationen (Stücklisten, Zeichnungen,<br />
beschreibende Dokumente) in einem<br />
System vereint, zusammengehörige<br />
Informationen verlinkt<br />
Umfassende Suchfunktionen,<br />
Volltextsuche über alle Kataloge<br />
• Aktuelle Daten<br />
(minimaler Aktualisierungsaufwand<br />
ermöglicht laufende<br />
Katalog-Updates)<br />
• Nutzerspezifische<br />
Datenbereitstellung<br />
• Optimierte Anschaulichkeit<br />
(Zeichnungen, Fotos integriert,<br />
verlinkt, Zoom, Pan Window)<br />
vorhanden<br />
Schema<br />
1/3 Seite hoch,<br />
72 x 297 mm<br />
4c<br />
Nr. 812904850107<br />
Daten folgen neu<br />
Service- und Ersatzteilinformationen<br />
gesammelt und sinnvoll verlinkt vorliegen,<br />
vereinfacht die Recherche nach benötigten<br />
Ersatzteilen inklusive zugehöriger<br />
Service-Dokumente enorm.<br />
Einen Vergleich der Bereitstellung<br />
von Ersatzteilinformationen <strong>bei</strong> <strong>Dräger</strong><br />
Medical mit und ohne elektronischem<br />
Ersatzteilkatalogsystem zeigt die folgende<br />
Tabelle:<br />
Autorenanschrift<br />
Reno Sprater<br />
<strong>Dräger</strong> Medical AG & Co. KG<br />
reno.sprater@draeger.com<br />
www.draeger.com<br />
technische kommunikation 01/07<br />
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technische kommunikation 01/07<br />
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