HR-Tipp N° 1: Abklärung des Schulungsbedarfs - Digicomp

HR
Tipps
HR-Tipp N° 1:
Abklärung des Schulungsbedarfs
Mit der Reihe «Digicomp HR Tipps» möchten wir Sie an den Erfahrungen erfolgreicher Praktiker
und unserer jahrelangen Arbeit im Bildungsbereich teilhaben lassen. Den Auftakt zu den HR-
Tipps macht das Thema «Abklàrung des Schulungsbedarfs».
Die Abklärung des Schulungsbedarfs erfolgt auf drei Ebenen:
■ Strategisch auf Organisationsebene (Strategisches Bildungsmanagement)
■ Operationell auf der Job- und Tätigkeitsebene (HR zusammen mit Abteilungsleitung)
■ Individuell auf der Ebene des einzelnen Mitarbeitenden (im Rahmen von Mitarbeitergesprächen)
Hier zwei Beispiele zur Verdeutlichung:
Strategischer Entscheid, Beispiel
Job- und Tätigkeitsebene
Anwenderschulung
Unternehmensweite Migration auf
Office 2013
Welche Jobs/Tätigkeits-bereiche benötigen
welche Programme/Funktionen?
Methodenschulung
Ausrichtung der IT an ITIL®
In welcher Tiefe ist es sinnvoll, die einzelnen
Mitarbeiter zu schulen?
Mitarbeitende
Welchen individuellen Bedarf haben die einzelnen Mitarbeitenden?
Vor allem auf der «Job- und Tätigkeitsebene» gilt es, zahlreiche Fragen zu beantworten.
Denn ist es wirklich immer sinnvoll, mehrere Hundert Mitarbeitende pauschal in Office 2013 (Word, Excel, PowerPoint) zu schulen
oder ein Team von 100 Personen nach ITIL® Foundation zu zertifizieren?
Die Antwort lautet aus zwei Gründen «nein». Mehrheitlich ist eine solch breit angelegte Schulung nicht bedarfsgerecht und in
Zeiten zunehmenden Kostendrucks auch nicht förderlich für weitere Schulungsprojekte. Mehrwert der Schulung und aufgebrachte
Kosten stehen somit in keinem «gesunden» Verhältnis.
Vielmehr sollte man detailliert analysieren, welche Jobprofile welchen Bedarf haben. Ein Controller braucht sicherlich weit mehr
Excel-Kenntnisse als der Kundendienst. Animierte PowerPoint-Präsentationen sind hingegen eher von Nutzen für Verkauf und
Marketing.
190213
Auch für eine Umstiegsschulung zum Beispiel von Office 2003 auf 2013 gilt es, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in die Schulungskonzeption
einfliessen zu lassen. Ein sinnvoll zusammengestellter Migrationskurs für alle Mitarbeitenden kann einfach
mit fakultativen Vertiefungen in einzelnen Applikationen ergänzt werden. Sinnvollerweise werden dazu begleitende informelle
Massnahmen wie E-Learning, Wissensbibliothek und ein FAQ-Forum geplant.
Digicomp Academy AG
Zürich, Bern, Basel, St. Gallen, Luzern, Genève, Lausanne, Bellinzona
Seite 2 von 3
Drive your life.

Digicomp Bedarfsanalyse
Warum also nicht mit einer Online-Umfrage, der Digicomp Bedarfsanalyse, abgestimmt auf die zu schulenden Programme und
Funktionen (Basis bildet in dem Fall das Office Schulungsangebot von Digicomp) den Bildungsbedarf zuvor ermitteln? Aufgrund
eines Vorgesprächs mit den Verantwortlichen der Bildungsmassnahme und Digicomp kann diese Umfrage entsprechend individualisiert
werden. Sie liefert darüber hinaus weitere Informationen z.B. über Bildungsstand der Teilnehmenden und benötigte
Sprache der Schulung.
Die Umfrage hat den Vorteil, dass die Schulungen anschliessend aufgrund des tatsächlichen Bedarfs aufgesetzt werden. Zudem
werden die einzelnen Teilnehmenden frühzeitig in die Bildungsmassnahme einbezogen. Die Akzeptanz der Schulungen ist somit
viel höher.
Digicomp Assessement Tool
Handelt es sich nicht um eine Erst- oder Migrations-Schulung, sondern vielmehr um ein Fresh-up, um die Produktivität der Mitarbeitenden
zu steigern, kann anstelle der Umfrage ein Assessment Test (Digicomp Tool zur Ermittlung der Wissenslücken und der
optimalen Schulung für die benötigten Kenntnisse) durchgeführt werden.
Bei Methodenschulungen wie zum Beispiel ITIL® geht es darum zu ermitteln, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die einzelnen
Mitarbeitenden zur Methode benötigen.
Stellen Sie in diesem Fall folgende Fragen:
■ Braucht es nur eine Overview-Schulung, ggf. kombiniert mit einer Simulation oder einem Best-Practice-Vortrag, um die Mitarbeitenden
zu informieren und auf eindrückliche Weise den Mehrwert der Methode aufzuzeigen und somit die Akzeptanz für
das Projekt zu erhöhen?
■ Wo braucht es tiefergehende Kenntnisse auf der Ebene von ITIL® Foundation, sodass die Lifecycle-Phasen, die Prozesse und
Rollen bekannt sind und somit ein einheitliches Wording genutzt wird?
■ Wer ist der Projektverantwortliche? Er benötigt Zusatzqualifikationen in einzelnen oder allen Phasen.
Digicomp Jobrollen-Profile
Unterstützen können wir Sie bei den genannten Beispielen und auch allen anderen Jobrollen mit den Digicomp Jobrollen-Profilen.
Die Digicomp Jobrollen-Profile verbinden gängige Jobrollen und das Digicomp Kursportfolio (mit allen gängigen IT-Zertifizierungen
und den benötigten Management-Fähigkeiten) sinnvoll miteinander, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Seminare
für welche Jobrolle von Nutzen sind.
Zertifizierungen – Ja vs. Nein
Aus strategischen Gründen sollten Sie sich fragen, inwieweit zertifizierte Mitarbeitende für Ihre Unternehmung von Bedeutung
sind. Nehmen Sie an Ausschreibungen teil und werden zertifizierte Mitarbeitende entsprechend vom Markt gefordert? Oder
sind Zertifizierungen in erster Linie Anreizsysteme für Ihre Mitarbeitenden, was entsprechend Ihre Attraktivität als Arbeitgeber
steigert?
Was ist hier Ihre Strategie?
Aus Sicht des Bildungsanbieters können wir diese Frage ganz klar zugunsten der Zertifizierungen beantworten. Wir befinden
uns aktuell in einer sehr «zertifikatsgetriebenen» Welt. Unser Ziel ist es, Ihnen alle bedeutenden IT-Zertifizierungen anbieten
zu können. Bei dem Ziel, Sie und Ihre Mitarbeitenden erfolgreich durch den Zertifizierungsprozess zu begleiten, verlieren wir
die Praxis, die Transferorientierung und den nachhaltigen Erfolg der Schulung nicht aus den Augen und richten alle Bildungsmassnahmen
nach einem entsprechenden Schulungskonzept aus.
Seite 3 von 3
Digicomp Academy AG
Zürich, Bern, Basel, St. Gallen, Genève, Lausanne, Lugano, Bellinzona
Drive your life.

Ihre persönliche Digicomp Academy
Nachdem Sie Ihren Schulungsbedarf ermittelt haben, Sie also wissen, welche Themen wie oft in welcher Region und Sprache
benötigt werden, können Sie die einzelnen Kurse mit Ihrer persönlichen Digicomp Academy (Online-Tool zum Administrieren der
Schulungen: Ausschreibung, Buchung, Bestätigung, Teilnehmermanagement) ausschreiben und zur Buchung freigeben.
Machen Sie sich im Zusammenhang mit der Ausschreibung auch Gedanken, wie die Seminare zeitlich gelagert werden sollen. Ggf.
sind ganze Teams von einer Massnahme betroffen, die nicht gesamtheitlich in einen Kurs eingeteilt werden können. Wie sieht es
aus mit Schulungen am Abend oder am Wochenende? Ist dies inhaltlich sinnvoll? Und kann dies den Mitarbeitenden aufgrund
ihrer beruflichen und familiären Situation zugemutet werden (massgebliche Fragestellung für Akzeptanz und Lernerfolg)?
Sorgen Sie frühzeitig für Akzeptanz Ihrer Massnahme!
Und zum Abschluss noch ein Tipp: Sorgen Sie frühzeitig für die Akzeptanz Ihres Projekts und der damit verbundenen Bildungsmassnahme.
Es sollte sichtbar sein, dass das Management hinter der Massnahme steht (Entscheid wird vom Management
kommuniziert, das Management ist möglichst bei Kick-offs oder Schulungen anwesend). Die Beteiligten sollten früh involviert
werden und der Mehrwert des Changes sollte ihnen möglichst plastisch aufgezeigt werden (z.B. mit einer Simulation oder einem
Erfahrungsbericht aus einer Unternehmung, die diesen Change bereits erfolgreich vollzogen hat).
Ihre persönliche Checkliste für die Vorbereitung der nächsten Bildungsmassnahme
1. Gibt es aufgrund eines strategischen Entscheids einen aktuellen Bildungsbedarf?
2. Wie sieht es auf der Job- und Tätigkeitsebene der einzelnen Teams aus? Besteht hier aktuell ein Bildungsbedarf?
3. Haben einzelne Mitarbeitende Interesse an entsprechenden Bildungsmassnahmen angemeldet?
4. Welche Schulungsinhalte sind von Interesse? Wie können diese sinnvoll gebündelt werden?
5. In welchen Regionen sollen die Massnahmen angeboten werden? In welchen Sprachen soll die Schulung stattfinden?
6. Involvieren Sie frühzeitig die einzelnen Anspruchsgruppen in die Massnahmen (z.B. bei der Bedarfsabklärung).
7. Braucht es abschliessende Zertifizierungen? Fordert dies der Markt? Fordern dies die Mitarbeitenden? Oder geht es Ihnen
ausschliesslich um die Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden?
8. Wie kann die Bildungsmassnahme zeitlich optimal angelegt werden? Tagsüber, Abends? Am Wochenende?
Intervall-Training?
9. Machen Sie das Management Commitment sichtbar.
10. Kurzum: Werben Sie frühzeitig für die Akzeptanz Ihres Projekts.
Digicomp Academy AG
Zürich, Bern, Basel, St. Gallen, Genève, Lausanne, Lugano, Bellinzona
Drive your life.